Hier sind Informationen für HR-Fachpersonen und Change Managers zu finden: Zur Harmonisierung und Digitalisierung der HR-Prozesse, zu Rollen und Instrumenten. Diese Seite wird laufend aktualisiert.
HXM-Lösung
Einführung
Sensibilisierungsvideo für HR-Fachpersonen und Change Managers:
Prozesse
Digitalisierung HR-Prozesse
Die Umsetzung der harmonisierten HR-Prozesse erfolgt stufenweise.
HR-Prozesse, die nicht per 2026 umgesetzt werden (zurückgestellt, «out of scope» Projekt Aurora) werden in die HR IT-Roadmap aufgenommen.
Dazu gehören auch HR-Prozesse mit Digitalisierungspotenzial und weitere HR-Digitalisierungsprojekte.
Weitere Informationen zur HR IT-Roadmap für die Direktionen und die Staatskanzlei folgen.
Übersicht HR-Detailprozesse mit Digitalisierungspotenzial (Welle 1 & 2)
Bereinigte Prozesse zur Digitalisierung
Alle HR-Prozesse der Prozessgruppen mit Priorität 1 und 2 sind bereinigt und im Prozessmodellierungstool «Signavio» ersichtlich (Stand, 27.05.2025):
Verwenden Sie die Akkordeon-Bedienelemente, um die Sichtbarkeit der jeweiligen Panels (unterhalb der Bedienelemente) umzuschalten.
- 4.1.1 Rekrutierungsvorbereitung
- 4.1.2 Stellenanforderung
- 4.1.3 Selektion
- 4.2.1 Eintrittsadministration für Onboarding
- 4.2.2 Onboarding
- 7.1 Kündigung AN
- 7.2 Einvernehmliche Auflösung Arbeitsverhältnis
- 7.3 & 7.4 Prozess Kündigung AG verschuldet/unverschuldet
- 7.6.1 Vorbereitung Altersrücktritt / Erreichen Altersgrenze
- 7.6.2 Erreichen Altersgrenze
- 7.7 Offboarding
- 7.8 Todesfall
- 8.0.1 Vakanzsteuerung pflegen
- 8.0.2 OM Organisationseinheit anlegen
- 8.0.3 OM Organisationseinheit bearbeiten
- 8.0.4 OM Organisationseinheit terminieren
- 8.0.5 OM Richtposition eröffnen
- 8.0.6 OM Richtposition bearbeiten
- 8.0.7 OM Richtposition terminieren
- 8.0.8 OM Planstellen anlegen
- 8.0.9 OM Planstellen bearbeiten
- 8.0.10 OM Planstellen terminieren
- 8.1 Eintrittsadministration
- 8.2 Eintritt für Personen mit Auftragsentschädigung/Honorarzahlung
- 8.3.1 Anstellungsänderung: BG-Wechsel
- 8.3.2 Anstellungsänderung: Versetzung
- 8.3.3 Anstellungsänderung: Funktionswechsel
- 8.3.4 Anstellungsänderung: BG Wechsel und Funktionswechsel
- 8.3.5 Anstellungsänderung: Zulagen
- 8.3.6 Anstellungsänderung: Anstellungsverlängerung
- 8.3.7 Anstellungsänderung: Lohnerhöhung
- 8.3.8 Anstellungsänderung: Änderung Reglement
- 8.3.9 Anstellungsänderung: Rückstufung
- 8.5.1 Nebentätigkeit beantragen
- 8.5.2 Nebentätigkeit beenden
- 8.6 Dienstaltersgeschenk (Erreichen Dienstjubiläum)
- 8.7 Externe Person
- 8.8.1 Anwesenheiten
- 8.8.2 Arbeitszeitmodell
- 8.10 Abwesenheiten
- 8.11.1 Stammdatenmanagement jährliche Überprüfung ohne Genehmigung
- 8.11.2 Stammdatenmanagement Überprüfung mit Genehmigung durch HRS
- 8.11.3 Stammdatenmanagement Überprüfung mit Genehmigung durch PY
- 8.11.4 MA direkte Pflege: Stammdatenmanagement ohne Genehmigung
- 8.11.5 MA direkte Pflege: Stammdatenmanagement mit Genehmigung HRS
- 8.11.6 MA direkte Pflege: Stammdatenmanagement mit Genehmigung PY
- 8.12.1 Unfallmeldung (BU/NBU)
- 8.13 Krankheitsmeldung
- 8.14.1 Austritt verfügen
- 8.14.1.1 Verpflichtungen prüfen
- 8.14.2 Zeitsaldi bei Austritt verfügen
- 8.15.1 Rechtliches Gehör
- 8.15.2 Verfügung erstellen
- 8.15.2.1 Frist für Begründung oder Rechtsmittel
- 9.1.1 Lohnlauf Tag 1
- 9.1.2 Lohnlauf Tag 2
- 9.1.3 Lohnlauf Tag 3
- 9.1.4 Lohnverarbeitungstag
- 9.1.5 Verbuchungstag
- 9.3 Lohnzahlungen mit Verfügung
- 9.4 Ausserterminliche Lohnzahlungen oder VV40
- 9.5 Abrechnung Stundenlöhne und Lektionen
- 9.6 Quellensteuer
- 9.7 Forderung/Minuslohn
- 9.9 Familienzulagen
- 9.10 EO/MSE/VSE/BUE
- 9.11 Jahresendarbeiten
- 9.11.1 Jahresendarbeiten Kontrolle Lohnausweise
- 9.11.2 Jahresendarbeiten Sozialversicherungen
- 9.12 Arbeitgeberbescheinigung / Zwischenverdienst
- 9.14 Teuerung
Die harmonisierten HR-Prozesse sind nicht bearbeitbar.
Für alle abgenommenen und publizierten Prozesse besteht ein Change Freeze bis zum Einführungszeitpunkt.
Allfällige Änderungen nach der Systemeinführung können nur durch Change Requests oder New Requests beantragt werden.
Wie geht es weiter mit den noch nicht digitalisierten HR-Prozessen?
Sie werden ab 2026 priorisiert und in möglichen Folgeprojekten allenfalls harmonisiert und allenfalls digitalisiert.
Behördliches Siegel
Zur Signatur von Dokumenten in den digitalisierten HR-Prozessen wird das kantonale Siegel verwendet, anstelle der qualifizierten elektronischen Signatur (QES). Organisationsspezifische Siegel sind nicht vorgesehen.
Das Behördensiegel wird mit dem Go-Live der HXM-Lösung eingeführt, abgestimmt auf die Teilrevision des geänderten Verwaltungsrechtspflegegesetzes.
Prozesshandbücher
Diese Dokumente dienen zur Übersicht für alle HR-Fachpersonen, die keinen Signavio-Zugang haben.
Die Prozesshandbücher beinhalten:
- Prozessbeschreibung und -ziel,
- Prozessbeteiligte,
- Aktivität mit Tätigkeitsbeschreibung,
- Verantwortung,
- mögliche Instrumente.
- Download Prozesshandbuch Gewinnung (25.09.2025) PDF | 20 Seiten | Deutsch | 94 KB
- Download Prozesshandbuch Beendigung (25.09.2025) PDF | 21 Seiten | Deutsch | 115 KB
- Download Prozesshandbuch HR-Administration (25.09.2025) PDF | 94 Seiten | Deutsch | 371 KB
- Download Prozesshandbuch Payroll (2509.2025) PDF | 36 Seiten | Deutsch | 159 KB
Bestellung Signavio-Zugang
Wenn Sie die gezeichneten HR-Prozesse im Modellierungstool «Signavio» einsehen möchten.
Mit Zugriff auf das AFI Serviceportal
- Bestellung im Serviceportal: Servicekatalog/Kategorie «Standardapplikationen»/Signavio Berechtigung bestellen.
Ohne Zugriff auf das Serviceportal
- Wenn die externe Person einen SAP-Personalstamm hat, der Zugriff aber nicht funktioniert: E-Mail mit Betreff «Störung» an servicenow.platform@zh.ch.
- Wenn die externe Person keinen SAP-Personalstamm hat: Antrag an die zuständige HR-Einheit der eigenen Organisationseinheit, damit die Erfassung in SAP erfolgen kann.
Registrierung
Nach der Bestellung erhalten die HR-Fachpersonen eine E-Mail für die Registrierung (Absender: noreply@signavio.com; bitte auch Spam-Ordner kontrollieren!).
- Download Anleitung Signavio-Registrierung PDF | 5 Seiten | Deutsch | 307 KB
- Download Problembehebung Signavio-Login und Einladungs-Mail PDF | 8 Seiten | Deutsch | 615 KB
- Download Anleitung Signavio-Notifikationen PDF | 4 Seiten | Deutsch | 252 KB
- Download Handbuch Signavio Collaboration Hub PDF | 17 Seiten | Deutsch | 857 KB
Signavio-Notifikationen
Es erfolgen keine grundlegenden inhaltlichen Änderungen!
Die Systemnotifikationen im Signavio-Hub beziehen sich ausschliesslich auf kosmetische Anpassungen an Prozessen oder Tätigkeitsbeschreibungen.
Aktuell werden Prozesse der Priorität 3–4 erstellt. Bestehende Vor- und Nachfolgeprozesse sowie Verlinkungen werden entsprechend angepasst.
In Signavio sind keine Instrumente hinterlegt.
Rollen
Harmonisierte HR-Rollen
Alle HR-Rollen der zentralen Verwaltung sind überprüft und harmonisiert worden. Die harmonisierten HR-Rollen gelten auch für die Rechtspflege, die Behörden und die beteiligten selbständigen Anstalten. Die harmonisierten HR-Rollen werden aktuell in der neuen HXM-Lösung umgesetzt und die digitalisierten HR-Prozesse konsequent darauf ausgerichtet.
Weitere Auswirkungen – wie einheitliche Planstellenbezeichnungen in den technischen Systemen sowie die Anpassung der Richtpositionen – sind in Arbeit.
HR-Leitende sind aufgefordert,
- die harmonisierten HR-Rollen konsequent in Ihrer Organisation umzusetzen,
- bei Bedarf entsprechende organisatorische Änderungen vorzunehmen,
- die harmonisierten HR-Rollen geeignet zu besetzen und
- die dafür eingeplanten Mitarbeitenden entsprechend weiterzuentwickeln.
Funktionstrennung («Segregation of Duty»)
In der HXM-Lösung kann eine Person mehrere Rollen gleichzeitig einnehmen. Zum Beispiel ist eine Führungskraft immer auch ein/e Mitarbeitende/r.
In kleinen Organisationseinheiten können Personen gleichzeitig mehrere HR-Rollen (z. B. HR-Beratung und HR-Services) übernehmen. Die jeweilige Organisationseinheit muss dabei im Sinne der internen Kontrollsysteme sicherstellen, dass die «Segregation of Duty» (SoD) eingehalten wird.
Die SoD soll sicherstellen, dass kritische Prozessschritte – insbesondere in sensiblen Bereichen wie der Personaladministration (Rolle «HR-Services») und der Lohnverarbeitung (Rolle «Payroll») – nicht durch dieselbe Person ausgeführt und kontrolliert werden.
Aktuell existiert keine Weisung, die explizit festlegt, dass die Rollen «HR-Services» und «Payroll» nicht gleichzeitig durch dieselbe Person ausgeübt werden dürfen. Es liegt in der Verantwortung der jeweiligen Organisationseinheiten, entsprechende Massnahmen zur Gewährleistung der SoD sicherzustellen: Benennung der betroffenen Prozessschritte inkl. organisatorische Massnahmen, Kenntnisnahme und Bestätigung der entsprechenden Personen.
Organisationseinheiten, die eine Beratung zur Funktionstrennung durch die IKS-Fachstelle wünschen, wenden sich bitte per E-Mail an: iks@zh.ch.
Rolle «Führungskraft»
Die Rolle «Führungskraft» wird in der neuen HXM-Lösung basierend auf dem Organisationsmanagement automatisch der Leitung der jeweiligen Organisationseinheit zugeteilt.
Bei Abwesenheiten (z. B. Ferien oder Krankheit) kann in diesem Zeitraum für gewisse Aufgaben eine Stellvertretung der Führungskraft definiert und in der HXM-Lösung hinterlegt werden.
In gewissen Prozessen sind die berechtigten Personen nicht fix an die Rolle der Führungskraft geknüpft. Bei diesen Prozessen muss die Führungskraft entscheiden, wer die nachfolgende Person ist, die den Workflow erhalten soll und diese in der HXM-Lösung hinterlegen.
Beispiel: Die Führungskraft selektiert neue Mitarbeitende und wählt in der HXM-Lösung die zuständige Instanz für die Bewilligung der Verfügungen.
Die Wahl der berechtigten Personen hat gestützt auf das kantonale Personalrecht und auf die jeweils geltende organisationsinterne Regelung der Kompetenzen zu erfolgen.
Rollenbeschreibungen
Version 1 (Stand: 26. Mai 2025)
Die Rollen-Beschreibungen beziehen sich auf die Tätigkeiten, der in Signavio dargestellten, digitalisierten HR-Prozesse.
Verwenden Sie die Akkordeon-Bedienelemente, um die Sichtbarkeit der jeweiligen Panels (unterhalb der Bedienelemente) umzuschalten.
Die Fachstelle Lohn ist für die Nachführung und Weiterentwicklung des kantonalen Lohnsystems verantwortlich.
Ihr obliegt in Zusammenarbeit mit der Kommission für Richtpositionsbewertungen (RRB Nr. 915/2011)
- die Überprüfung von bestehenden Richtpositionen im Hinblick auf eine Neueinreihung,
- die Bewertung von neuen oder geänderten Richtpositionen und deren Aufnahme in den Einreihungsplan (Anhang 1 der Vollzugsverordnung zum Personalgesetz, VVO),
- die Überprüfung von Auswirkungen einer angepassten Richtposition auf die übrigen Richtpositionsketten,
- die Aktualisierung der mit den Richtpositionen im Einreihungsplan korrespondierenden Umschreibungen im Handbuch «Vereinfachte Funktionsanalyse».
Ausserdem ist die Fachstelle Lohn in Zusammenarbeit mit den Richtpostionsmanagern für die Nachführung der den Richtpostionen zugewiesenen Funktionscodes (FC) im FC-Verzeichnis besorgt.
- Führungskräfte sind verantwortlich für inhaltliche Entscheide und die Genehmigung der Anträge entlang der HR-Prozesse.
- Sie sind die ersten Ansprechpersonen für Mitarbeitende für HR-relevante Fragen und Anliegen.
- Die Führungskräfte arbeiten eng mit der HR-Beratung zusammen.
Die Rolle der Führungskraft muss je nach Organisationsregelung der Einheit nicht immer der gleichen Person zugeteilt werden. Sondern sie kann je nach Prozess auf unterschiedliche Personen verteilt sein.
- Die HR-Beratung ist die primäre Ansprech- und Sparringpartnerin für die Führungskräfte: bei personalrelevanten Fragestellungen entlang des gesamten Mitarbeitendenzyklus, sofern deren HR-Anliegen nicht über Selfservices oder HR-Services erledigt werden können.
- Sie übernimmt neben den fachlichen Entscheidungen und der Beratung auch operative Aufgaben in definierten Prozessschritten, und sie trägt die Verantwortung für deren Durchführung.
- Die HR-Beratung treibt strategische Personalthemen unter Berücksichtigung der HR-Strategien der Ämter proaktiv voran.
In kleineren Organisationseinheiten kann die Rolle HR-Services durch die HR-Beratung übernommen werden.
Da es dann keine systemseitige Einschränkung (segregation of duty) gibt, muss die Organisationseinheit anderweitig die 4-Augen-Kontrolle gewährleisten, so dass die Prüf- von der Erfassungsrolle getrennt wahrgenommen wird.
- HR-Services erbringt als zentrale Dienstleistungsorganisation operative und administrative HR-Leistungen für Mitarbeitende und Führungskräfte, sofern sie nicht über Selfservices angeboten werden.
- Zudem unterstützt sie HR-Fachpersonen und die HR-Beratung in ihrer Tätigkeit.
- HR-Services ist verantwortlich für die Bearbeitung von administrativen Aufgaben und Anfragen in verschiedenen HR-Prozessen.
In kleineren Organisationseinheiten kann die Rolle HR-Services durch die HR-Beratung übernommen werden.
Da es dann keine systemseitige Einschränkung (segregation of duty) gibt, muss die Organisationseinheit anderweitig die 4-Augen-Kontrolle gewährleisten, so dass die Prüf- von der Erfassungsrolle getrennt wahrgenommen wird.
- Interne Auftraggebende initiieren im Namen des Kantons Zürich interne Aufträge (zum Beispiel die Beauftragung externer Personen als Fachexperten).
- Interne Auftraggebende können Führungskräfte oder Mitarbeitende der Direktionen, Ämter oder Organisationseinheiten sein.
- Sie übernehmen spezifische Aufgaben und Prozessschritte im Zusammenhang mit externen Personen.
- Zudem sind Sie dafür verantwortlich, jährlich zu überprüfen, ob externen Personen weiterhin Zugriff gewährt werden soll.
- Mitarbeitende können HR-bezogene Daten selbst pflegen und Informationen abrufen.
- Sie sind verantwortlich für bestimmte Aufgaben und Prozessschritte, insbesondere die Erfassung und Anpassung der eigenen Personaldaten über Selfservices.
- OM-Manager (Organisationsmanager) sind verantwortlich für die korrekte und vollständige Erfassung sowie Pflege der organisationsrelevanten Daten im System. Dazu gehören insbesondere Stellen und Planstellen.
- Die OM-Manager treffen keine inhaltlichen Entscheidungen in Umstrukturierungen oder Stellenplänen, sondern setzen ausschliesslich genehmigte Anträge um.
- Die Rolle «OM-Manager» kann mit der HR-Services-Rolle kombiniert werden.
Da es dann keine systemseitige Einschränkung (segregation of duty) gibt, muss die Organisationseinheit anderweitig die 4-Augen-Kontrolle gewährleisten, so dass die Prüf- von der Erfassungsrolle getrennt wahrgenommen wird.
- Payroll stellt sicher, dass die im System erfassten lohnrelevanten Daten stimmen und die Löhne korrekt ausbezahlt werden.
- Payroll verantwortet die korrekten sozialversicherungs- und steuertechnischen Abrechnungen.
- Das Personalcontrolling erstellt Statistiken und führt Analysen zu Personaldaten durch.
- Durch die kontinuierliche Analyse der Daten schafft das Personalcontrolling fundierte Grundlagen für personalpolitische Entscheidungen und Finanzplanungen.
- Das Personalcontrolling des Personalamts erstellt den Regierungsratsantrag für den Teuerungsausgleich.
Die zentrale Rolle «Richtpositionsmanager» gibt es
ausschliesslich im Personalamt.
- Richtpositionsmanager (RP-Manager) sind für die operative Pflege der Richtpositionen im Organisationsmanagement (OM) verantwortlich.
- Ihnen obliegt die Terminierung bestehender sowie die Mitwirkung bei der Eröffnung von neuen oder anzupassenden Richtpositionen in Zusammenarbeit mit der Fachstelle Lohn.
- Die RP-Manager stellen sicher, dass die Richtpositionen den im Einreihungsplan (Anhang 1 der Vollzugsverordnung zum Personalgesetz [VVO], LS 177.111) vorgegebenen Lohnklassen zugeordnet sind und der Nomenklatur des Einreihungsplans entsprechen.
- Ausserdem sind RP-Manager in Zusammenarbeit mit der Fachstelle Lohn für die Pflege der den Richtpositionen zugewiesenen Funktionscodes (FC) im OM besorgt und erstellen entsprechende Auswertungen.
- Das technische Payroll verantwortet kantonsweite systembezogene Aufgaben in der Lohnendverarbeitung.
- Es hat Schnittstellen zu kantonsinternen Applikationen, Sozialversicherungen und Steuerämtern.
- Das technische Payroll umfasst den fachlichen Betrieb mit First Level Support für den Konsolidierungskreis 1 und fachlicher Beratung der weiteren Konsolidierungskreise.
Instrumente
Die für die priorisierten Prozessgruppen (Gewinnung, Beendigung, HR-Administration und Payroll) erforderlichen Instrumente wurden inventarisiert, überprüft und bereinigt. Zum Beispiel:
- Antragsdokumente
- Checklisten
- Vorlagen
- Textbausteine
Die Instrumente sind noch nicht final.
Die finalen Versionen stehen frühestens vor den Fachtests 2 zur Verfügung.
Verwenden Sie die Akkordeon-Bedienelemente, um die Sichtbarkeit der jeweiligen Panels (unterhalb der Bedienelemente) umzuschalten.
- Download Anmeldung Freiwillige Unfall-Ergänzungsversicherung PDF | 1 Seiten | Deutsch | 887 KB
- Download Bestellformular Verpflegungsbeitrag und Lunch-Check-Karte PDF | 1 Seiten | Deutsch | 918 KB
- Download Datenschutzerklärung PDF | 2 Seiten | Deutsch | 592 KB
- Download Textbausteine Rekrutierung PDF | 8 Seiten | Deutsch | 809 KB
- Download Workflow Talentpipeline PDF | 1 Seiten | Deutsch | 581 KB
- Download Meldeformular für quellensteuerpflichtige Arbeitnehmende PDF | 3 Seiten | Deutsch | 792 KB
- Download Anmeldung zur freiwilligen Unfall-Ergänzungsversicherung PDF | 1 Seiten | Deutsch | 576 KB
- Download Verpflichtungen prüfen PDF | 1 Seiten | Deutsch | 602 KB
- Download Rechtliches Gehör PDF | 2 Seiten | Deutsch | 666 KB
- Download Anstellungsänderungsantrag PDF | 4 Seiten | Deutsch | 637 KB
- Download Nebenbeschäftigung PDF | 4 Seiten | Deutsch | 618 KB
- Download Hilfsmittel für internen Auftraggeber PDF | 1 Seiten | Deutsch | 612 KB
- Download Personalien-Datenblatt externe Personen PDF | 1 Seiten | Deutsch | 621 KB
Für die Bewirtschaftung der eigenen Formulare und Checklisten sind die jeweiligen Organisationseinheiten verantwortlich.
Verbindlichkeit der HR-Instrumente
Der Projektauftraggeber, Finanzdirektor Ernst Stocker, hat Folgendes entschieden:
- Instrumente, die in die HXM-Lösung integriert sind, sind für die nutzenden Organisationseinheiten verbindlich.
- Die aktuell auf der Website HR-Formulare Kanton publizierten Instrumente sind für alle Organisationseinheiten im Konsolidierungskreis 1 verbindlich.
- Instrumente der Finanzdirektion/des Personalamts können als Muster/Vorlagen verwendet werden.
Veränderungsprozess
High-Level Change-Impact-Analyse
Change-Impact-Analysen Prozesse
Das Kernteam Organisatorisches Change Management (OCM) des Projekts Aurora hat folgende Change-Impact-Analysen erstellt:
- Onboarding
- Beendigung
- Organisationsmanagement
- HR-Administration
- Payroll
Change-Impact-Analysen Linienorganisationen
Die harmonisierten und digitalisierten HR-Prozesse und -Rollen können Auswirkungen auf bestehende HR-Organisationen und -Abläufe haben.
Für die Planung und Durchführung der organisationsspezifischen Change-Impact-Analysen sind die jeweiligen Change Manager/innen verantwortlich – in enger Zusammenarbeit mit ihren Change Leaders.
Elektronisches Personaldossier
eDossier-Struktur
- Die spezifischen Ordner im eDossier sind seit 2020 festgelegt und in Verwendung.
- Die Ablageordner sind für alle drei Konsolidierungskreise identisch.
Die eDossier-Struktur gilt für den gesamten Kanton.
Dossierzugriff ab 2026
Die Ordnerstruktur und die Dokumente im bestehenden eDossier werden in die neue HXM-Lösung überführt. Auf diese migrierten Dokumente werden wie bisher nur HR-Fachpersonen und Führungskräfte Zugriff haben.
Parallel dazu wird in der HXM-Lösung ein zweites eDossier aufgebaut, auf das auch die Mitarbeitenden Zugriff haben. Dieses zweite eDossier wird eine leicht geänderte Ordnerstruktur mit angepassten Schreib- und Leseberechtigungen haben.
Anstellungsrelevante Dokumente, die in einem digitalisierten HR-Prozess erstellt wurden, werden automatisch im eDossier abgelegt.
Weitere Informationen folgen in den Schulungen.
Das bedeutet:
- Bisherige Dokumente sind in der HXM-Lösung in der bekannten Ordnerstruktur für die bisherigen Personen einsehbar, aber nicht mehr änderbar.
- Deshalb braucht es zum beschriebenen Vorgehen keine Bereinigung der bestehenden eDossiers.
- In der Migrationsstruktur können Dokumente gelöscht werden. Es ist jedoch nicht möglich, Dokumente zu ändern oder neue Dokumente abzulegen.
- Die Erstellung und Ablage von neuen Dokumenten wir nur in der neuen Struktur möglich sein.
- Mitarbeitende sehen ausschliesslich neue, das heisst in der HXM-Lösung ab 2026 abgelegte Dokumente.
Übernahme historischer Daten
Der bisher kommunizierte Stichtag für die Migration der Organisations- und Personalstammdaten von «PULS (SAP Stäfa)» nach H4S4 wird aufgrund der gestaffelten Einführung der HXM-Gesamtlösung verschoben: vom 1. Januar 2024 auf den 1. Januar 2026, sowohl für die Lohnverarbeitung (Payroll) als auch für Anstellungsdaten.
Diesen Entscheid hat der Projektauftraggeber, auf Empfehlung der Projektleitung, am 23. Oktober 2025 getroffen. Die Projektleitung hat drei Stichtage (01.01.2024/2025/2026) miteinander verglichen, und sie hat die Vor- und Nachteile der drei Varianten abgewogen. Hauptgründe für die Verschiebung des Stichtags auf den 1. Januar 2026 sind: weniger Komplexität, geringerer Aufwand, einfachere und kürzere Datenmigration.
Details zur Datenmigration von «PULS (SAP Stäfa)» nach H4S4
- Migriert werden alle zum 01.01.2026 aktiven Anstellungen. Relevante Organisations- und Personalstammdaten werden somit mit Stichtag 01.01.2026 übernommen.
- Das heisst: Migriert werden per 01.01.2026 aktive Organisationseinheiten, Stellen, Planstellen und Verknüpfungen sowie Personen mit aktiven Anstellungen (keine aktiven Personen ohne aktive Anstellung und keine inaktiven Anstellungen von aktiven Personen)
Zusatzfunktion für Nachzahlungsanstellungen
- Wichtig: Es gibt in H4S4 keine Rückrechnungen vor dem 01.01.2026.
- Deshalb wird als Unterstützung auf «PULS (SAP Stäfa)» eine Zusatzfunktion zur Verfügung stehen für die automatisierte Anlage von Nachzahlungsanstellungen.
- Zahlungen, die einen Zeitraum vor 31.12.2025 betreffen, werden über diese automatisierten Nachzahlungsanstellungen abgewickelt. Sie sind faktisch neue Zeitscheiben (gültig von 01.01.2026 bis 31.01.2026) innerhalb der bestehenden Anstellungen, für welche diese Beträge anfielen.
- Achtung: diese Nachzahlungsanstellungen werden nur angelegt, wenn die Lohnart mit Gültigkeit 01.01.2026 angelegt wird. Das bedeutet, dass sämtliche Lohnarten – egal, ob direkt oder über eine Schnittstelle aus einem Drittsystem nach «PULS (SAP Stäfa)» – zwingend mit dem Gültigkeitsdatum 01.01.2026 erfasst werden müssen.
- Somit wird ermöglicht, dass diese auf H4S4 abgerechnet werden können.
Projektplanung
Ablösung SAP-Applikationsportal und Fiori Launchpad
Ende 2025 werden das SAP-Applikationsportal (KPP) und das Fiori Launchpad (FLP) deaktiviert und durch die Einstiegsplattform «Work Zone» ersetzt.
Die bestehenden Applikationen im SAP-Applikationsportal werden bis Ende 2025 laufend in die Work Zone überführt. Das gilt u.a. auch für PULS Avanti.
Auch die bestehenden Anwendungen im FLP werden bis Ende 2025 in die Work Zone überführt.
Einige Anwendungen sind bereits auf der Work Zone verfügbar: ProTime-Erfassung, Belegfreigabe (Maxflow), Lohnabrechnungen und Lohnausweise, «Meine Daten».
Bitte fordern Sie die Mitarbeitenden dazu auf, wenn immer möglich die Work Zone zu nutzen.
Damit können sich die Mitarbeitenden an die Work Zone gewöhnen – bevor das SAP-Applikationsportal und das FLP Ende 2025 deaktiviert werden.
Einführung Kernfunktionalitäten
Per 1. Januar 2026 wird die Lohnverarbeitung (Payroll) auf H4S4 eingeführt:
- Die Datenpflege und Prozesse erfolgen weiterhin ausschliesslich auf dem weiter betriebenen «PULS SAP Stäfa», inklusive aller bestehenden Eigenentwicklungen wie PULS Avanti, Verbuchungslogiken, Mehrfachanstellungsinfotypen usw.
- Es wird eine Replikations-Schnittstelle zwischen «PULS (SAP Stäfa)» und H4S4 implementiert: für alle Stamm- und Bewegungsdaten, die für die Lohnverarbeitung relevant sind.
- Die standardisierte Lohnverarbeitung und -verbuchung erfolgt im H4S4.
- Die Schnittstellen für die Payroll-Abrechnungsdaten kommen neu aus H4S4.
- Das Modul «Recruiting» (Standalone) bleibt für die bestehenden Pilotorganisationen in Betrieb.
Im Januar 2026 wird auch die Schnittstelle zur Pensionskasse BVK das erste Mal produktiv eingesetzt. Damit gelten ab 1. Januar 2026 auch die neuen Payroll-Prozesse (Lohnverarbeitung, Schnittstelle-BVK, Lohnverbuchung).
Weiterbetrieb «PULS (SAP Stäfa)»
Die Datenpflege und Prozesse erfolgen weiterhin ausschliesslich in «PULS (SAP Stäfa)».
Es dient nach Abschluss des Dezember-Lohnlaufes 2025 nur noch als Eingabemaske für das neue H4S4-System.
Das heisst: Bis zur Einführung der HXM-Lösung im Verlauf des Jahres 2026 übernimmt «PULS (SAP Stäfa)» die künftige Funktion von Success Factors (ohne integrierte HR-Prozesse).
Was bedeutet das für die Datenpflege?
- Mit dem Wechsel auf H4S4 sind Rückrechnungen vor dem 01.01.2026 nicht mehr möglich.
- Der Verwaltungssatz wird auf den 01.01.2026 gesetzt (in «PULS (SAP Stäfa)» und auch in H4S4).
- Änderungen für das Jahr 2025 sind nur bis zum letzten Lohnlauf im Dezember 2025 möglich.
- Frist für Eingaben bei allen Input-Schnittstellen, die Daten ins SAP Stäfa übertragen, ist 05.12.2025, 16:00 Uhr.
- Dies gilt insbesondere auch für alle Lohnarten, die vom KEP (ProTime und ZLS) übertragen werden.
Einziger Spezialfall sind die Vikariate/VSA: Die Vikare können auch nach dem 05.12.2025 noch auf ihre alten Anstellungen im Jahr 2025 rapportieren.
Allerdings müssen diese Lohnarten alle mit Gültigkeitsbeginn 01.01.2026 (oder später) ins HEP übermittelt werden.
Achtung: Vikariats-Anstellungen, die zum Zeitpunkt des Dezember-Lohnlaufs noch nicht angelegt wurden, müssen im Jahr 2026 angelegt werden (sogenannte Lohnnachzahlungsanstellungen). - Aufgrund der angepassten Projektplanung erfolgt die Migration der Daten aus SAP Stäfa ins H4S4 per 01.01.2025.
So ist die Komplexität der Migration möglichst gering, und das Projekt ist nicht gefährdet. - Damit nach dem Wechsel auf H4S4 zwingend notwendige Rückrechnungen simuliert werden können, wird Unterstützung zur Berechnung der manuell zu erfassenden Lohnarten angeboten: Entweder in Form eines separaten Systems oder eines Hilfsmandanten auf dem HEP.
Dieses Hilfssystem soll die Fachbereiche bei der Simulation von rückwirkenden Änderungen (z. B. Rückrechnungen bei BG-Wechseln usw.) unterstützen. Die Simulation wird mit Stand 11.12.2025 (nach der verbuchten Dezemberabrechnung) aufgebaut. - Für Mitarbeitende, die im Jahr 2025 ausgetreten sind und eine Nachzahlung im Jahr 2026 gemacht wird, kann die Erfassung, auf der im Jahr 2025 abgeschlossenen Anstellung mit Stand 1.1.2026 gemacht werden.
- Bei einer Anstellung vor 2025 müssen die Daten über eine Lohnnachzahlungsanstellung erfolgen.
Um Rückrechnungen möglichst gering zu halten, sollten alle bekannten Anpassungen für das Jahr 2025 vor dem Dezember-Lohnlauf in «PULS (SAP Stäfa)» erfasst sein. Frist dafür: 07.12.2025.
Anwendung für Spesen und Einmalzahlungen (ZHspesen)
Die neu entwickelte Anwendung ZHspesen zur Erfassung und Genehmigung von Spesen und Einmalzahlungen ersetzt die Funktionalität im bestehenden ProTime.
Sie kann neu von allen Organisationseinheiten (Konsolidierungskreise 1–3) genutzt werden.
- ZHspesen ist im SAP-Grundpreis enthalten und verursacht keine Zusatzkosten.
- ZHspesen ist verbindlich für die Organisationseinheiten, die bereits ProTime nutzen. Weil die Anwendung für Spesen und Einmalzahlungen auf demselben System (H4S4) wie die Lohnverarbeitung basiert.
Einführungstermine ZHspesen
- 1. April 2026: für alle Nicht-ProTime-Nutzenden, die ZHspesen nutzen möchten (fakultativ)
- 1. Juli 2026: für alle ProTime-Nutzenden (obligatorisch, zusammen mit der Anwendung für Zeit- und Leistungswirtschaft «ZHeit»)
Weitere Informationen zu ZHspesen folgen.
Modul «Recruiting» (standalone)
Das Modul «Recruiting» (standalone) besteht aus den beiden Teilprozessen «Stellenanforderung» und «Selektion».
Seit Januar 2025 nutzen fünf Pilot-Organisationen bereits das Modul «Recruiting» als eigenständige Lösung ohne Anbindung an Quell- oder Zielsysteme (standalone).
Ab März 2026 kann das Modul von weiteren interessierten Organisationseinheiten genutzt werden. Mit den interessierten Organisationen wird die Umsetzung per 1. März 2026 zeitnah geklärt.
Die Standalone-Lösung wird im Oktober 2026 in die HXM-Gesamtlösung integriert.
Digitale Unfallmeldung UKA-Solutions
Per April 2026 wird das Tool UKA-Solutions für alle Organisationseinheiten (Konsolidierungskreise 1–3) eingeführt.
- Damit können alle Mitarbeitenden des Kantons Zürich Unfallmeldungen digital erfassen.
- Der Einstieg zur Erfassung erfolgt über die Work Zone.
- Nach der vollständigen Erfassung der Unfallmeldung werden die nötigen Formulare automatisch den Mitarbeitenden per E-Mail zugestellt.
Die bisherige Lösung des Amtes für Militär und Zivilschutz wird per 01.01.2026 abgelöst; die Eigenentwicklung für das VSA wird per April 2026 durch UKA-Solutions ersetzt.
Anwendung für Zeit- und Leistungswirtschaft (ZHeit)
Die neu entwickelte Anwendung «ZHeit» für die Erfassung und Genehmigung von Zeiten und Leistungen wird im Juli 2026 eingeführt.
Die Umstellung auf «ZHeit» ist verbindlich für:
- alle bisherigen Nutzenden von ProTime,
- alle bisherigen Nutzenden von inova:time.
Die Ablösung von inova:time erfolgt ab 2027. Dazu wird ein eigenes Projekt initiert
Weitere Informationen zu «ZHeit» folgen.
HXM-Lösung
Die gesamte HXM-Lösung wird im Oktober 2026 eingeführt. Ab dann können alle im Projekt Aurora umgesetzten harmonisierten HR-Prozesse genutzt werden.
Dazu gehören:
- Lohnverarbeitungsprozesse (Payroll)
- Prozesse für Spesen und Einmalzahlungen (ZHspesen)
- Zeitwirtschaftsprozesse für ProTime- und ZLS-User (ZHeit)
- Prozess zur Unfallmeldung (UKA-Solutions)
- Rollenbasierte Self-Services zu Personaladministrationsprozessen, Organisationsmanagement, Schuljahreswechsel, Vikariatsprozessen
- Reportingprozesse
- Rekrutierungsprozesse
- Onboardingprozesse
Dokumentenmanagementsystem
Mit der HXM-Lösung wird das Dokumentenmanagementsystem (DMS) «OpenText» eingeführt. Es löst das bestehende eDossier ab. Das neue DMS ermöglicht, direkt in der HXM-Lösung Verfügungen, Anträge und weitere HR-Dokumente zu generieren.
Schulungen
Lohnverarbeitung (Payroll) auf H4S4
Als Unterstützung zur Einführung der Lohnverarbeitung auf H4S4 richten sich unsere Schulungsangebote gezielt an HR- und Payroll-Fachpersonen.
Da «PULS (SAP Stäfa)» bis zur Einführung der gesamten HXM-Lösung weiterhin das zentrale Erfassungs- und Eingabesystem bleibt, konzentrieren sich die Lerninhalte auf jene Themen, die sich ab Januar 2026 im Vergleich zur bisherigen Lösung in «PULS (SAP Stäfa)» ändern.
Ab dem 8. Dezember 2025 stehen Web-based-Trainings (WBT) und zur Verfügung. Diese können zeit- und ortsunabhängig durchgearbeitet werden.
Nach dem Go-Live von H4S4 erhalten Anwenderinnen und Anwender praktische Hinweise und Schritt-für-Schritt-Anleitungen im Arbeitsalltag direkt in «PULS (SAP Stäfa)» und H4S4.
Die Schulungsmaterialien umfassen:
- Lerneinheit «Einführung in das Lohnverarbeitungssystem H4S4»
- Lerneinheit «Einführung in das Datenmodell innerhalb H4S4»
- Lerneinheit mit allgemeinen Informationen zum Übergang von «PULS (SAP Stäfa)» nach H4S4
- Lerneinheit mit Spezifika zur Organisations- und Personalstammdatenpflege
- Lerneinheit mit Spezifika zur Payroll-Verarbeitung
- Lerneinheit zur neuen Pensionskassenlösung
Diese Unterlagen finden HR- und Payroll-Fachpersonen ab dem 8. Dezember 2025 im WebAccess der digitalen Lernplattform «Orange». Dieser kann über die Work Zone oder – für diejenigen Organisationen, die noch keine Work Zone haben – direkt über den Browser geöffnet werden. Der Zeitaufwand beträgt etwa vier Stunden.
Zusätzlich bieten wir für HR- und Payroll-Fachpersonen ca. 30 detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitungen zu allen relevanten Änderungen. Diese sind noch in Arbeit und stehen am 8. Dezember 2025 erst teilweise im WebAccess zur Verfügung.
Ab Januar 2026 stehen sie sowohl im WebAccess als auch kontextbasiert im QuickAccess der «Orange» bereit.
Was ist die «Orange»?
Die «Orange» ist eine digitale Lernplattform, die kontextbezogenes Wissen direkt im Arbeitsprozess bereitstellt. Sie wird im Rahmen des Projekts Aurora für die gesamte zentrale Verwaltung, die Rechtspflege, Behörden und selbständigen Anstalten ausgerollt.
Die Plattform bietet Schritt-für-Schritt-Anleitungen, Dokumentationen und interaktive E-Learnings – abrufbar über den WebAccess oder direkt beim Arbeiten in Anwendungen wie «PULS (SAP Stäfa)» oder H4S4 via QuickAccess.
Der WebAccess stellt Lerninhalte strukturiert und hierarchisch dar und ist bereits jetzt für alle Personen mit Zugang zur Work Zone verfügbar. Inhalte können über die Navigation oder die Suchfunktion gefunden werden.
Der QuickAccess ermöglicht zusätzlich eine kontextsensitive Suche. Er steht je nach Organisation in einer von drei Varianten zur Verfügung: lokale Installation (DAP), integrierte Lösung via Work Zone oder als Browser-Plug-in (Edge/Chrome). Die für Ihre Organisation relevante Variante befindet sich derzeit in Abklärung.
Unterstützung bei Fragen
Als Teil der Betriebsorganisation wurden Super User in allen Organisationen bestimmt. Sie sind erste Ansprechpersonen für HR- und Payroll-Fachpersonen. Weitere Informationen zur Betriebsorganisation folgen.
Für die Super User werden im neuen Jahr Q&A-Sessions angeboten. Weitere Infos folgen.
Übergang in den Betrieb
Cutover-Phase und Betrieb ab 1.1.2026
Am 5. Dezember 2025 startet der technische Übergang in den ab Januar 2026 geltenden Betrieb (Cutover-Phase). Alle in den Cutover involvierten Projektmitarbeitenden werden über die Projektkommunikation laufend informiert.
Die Einsatzplanung der beteiligten Projektmitarbeitenden ist im Rahmen des Cutover-Plans sowie des Übergangs- und des Einführungskonzeptes erfolgt und ist mit den entsprechenden Personen abgesprochen.
Die Verfügbarkeiten über Weihnachten/Neujahr sind an Werktagen von 07.00 – 17.00 Uhr sicherzustellen. Pikett-Einsätze sind nicht vorgesehen.
Die Organisation der personellen Verfügbarkeiten liegt in der Verantwortung der jeweiligen Organisationseinheiten.
Um eine möglichst reibungslose Umstellung der Systeme zu ermöglichen, gelten im Dezember 2025 besondere Regelungen.
Das Wichtigste für die Lohnverarbeitung im Dezember 2025 und die Systemumstellung
- Input-Schnittstellen ins «PULS (SAP-Stäfa)» sind ab 09.12.2025, 18 Uhr, gesperrt.
- Die Datenbearbeitung im «PULS (SAP-Stäfa)» ist ausnahmsweise bis Sonntag, 07.12.2025, 18:00 Uhr, möglich.
- Die Lohnlauftage finden am 8./9./10.12.2025 statt.
- Der Schlusslauf und die Endjahresverarbeitung erfolgen vom 11.12.2025 bis 15.12.2025, 18:00 Uhr (nur Ansicht, Scannen und Auswertungen möglich).
- Die Migration der Organisations- und Personalstammdaten vom «PULS (SAP-Stäfa)» nach H4S4 dauert vom 16.12.2025 bis 04.01.2026. Während dieses Zeitraums stehen keine produktiven SAP HR-Systeme zur Verfügung, weder für Auswertungen noch zur Ansicht (System-Freeze). Den HR-Bereichen wird empfohlen, vor dem System-Freeze eine flexible MA-Liste zu ziehen und diese datenschutzkonform abzulegen.
- Der System-Freeze gilt sowohl für die Anwender- als auch für die technische Seite und betrifft auch die Avanti-Portale von VSA und MBA.
- Die HR-Anwendungen in der Work Zone stehen während des Freeze-Zeitraums nicht zur Verfügung (z. B. «Meine Lohnabrechnungen»). Ausgenommen davon sind ProTime und alle anderen, nicht HR- bezogenen Anwendungen. Diese können auch während dieser Zeit uneingeschränkt genutzt werden.
- Die Schnittstellen zum «PULS (SAP-Stäfa)» sind während des Freeze-Zeitraums ebenfalls gesperrt (input und output). Output-Schnittstellen, die vor dem System-Freeze noch ausgeführt werden müssen, sind spätestens bis zum 14.12.2025 laufen zu lassen.
- Während des System-Freeze wird die Migration und Synchronisation aus technischer und fachlicher Sicht geprüft und freigegeben. Ansprechpersonen in den Organisationseinheiten werden über das Testmanagement separat informiert.
- Während des Freeze-Zeitraums funktionieren einige Anwendungen nicht oder eingeschränkt.
- Die HR- und Payroll-Fachpersonen haben demnach vom 15.12.2025, 18:00 Uhr, bis und mit 04.01.2026 keinen Zugriff auf die Systeme.
- Gemäss Planung stehen «PULS (SAP-Stäfa)» und H4S4 ab 05.01.2026 zur Datenbearbeitung bereit (Pflege in «PULS (SAP-Stäfa)» mit Synchronisation ins H4S4). Auch die HR-Anwendungen in der Work Zone stehen ab dann wieder uneingeschränkt zur Verfügung.
- Bestimmte Reports aus H4S4 werden erst nach dem Lohnlauf Januar 2026 Daten anzeigen.
Zeiterfassung in ProTime und ZLS während Übergang
Die Erfassung über den Jahreswechsel ist durchgehend gewährleistet, ein expliziter System-Freeze ist nicht vorgesehen.
Die wesentlichen Punkte während der Übergangsphase hier im Überblick:
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Pkt.
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Termin
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Aktivität
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Verantwortlich
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|---|---|---|---|
| 1 | 01.12.2025 / 24:00 Uhr | Abschluss Datenerfassung (Zeit, Leistung & Spesen) für den Zeitraum bis einschliesslich 30.11.2025. | Mitarbeitende |
| 2 | 05.12.2025 / 16:00 Uhr | Genehmigung der erfassten Daten für den Zeitraum bis und mit 30.11.2025. | Vorgesetzte, Vorprüfer etc. |
| 3 | 09.12.2025 / 18:00 Uhr | Letzte automatische Überleitung der lohnrelevanten Daten bis und mit 30.11.2025 aus ProTime ins HEP. | AFI |
| 4 | 09.12.2025 / 18:00 Uhr - 07.01.2026 | Datenerfassung (Zeit, Leistung & Spesen) sowie Freigabe und Genehmigung für den Zeitraum bis 31.12.2025. Wichtig:
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Mitarbeitende |
| 5 | 08.01.2026 | Die erfassten lohnrelevanten Daten (Spesen, Zeitzulagen & Stundenlohn) für den Zeitraum bis 31.12.2025 werden zentral aufbereitet und bis 09.01.2026 den HR-Abteilungen der Organisationen mit ProTime zur Verfügung gestellt. | AFI |
| 6 | 09.01.2026 - 13.01.2026 / 16:00 Uhr | Die aufbereiteten Daten (siehe Punkt 5) müssen geprüft und manuell oder per Excel-Upload in den Infotyp 9003 übernommen werden. | Direktionen / Ämter |
| 7 | 14.01.2026 | 1. Abrechnung Lohnlauf Januar 2026 | Techn. PY |
| 8 | 01.01.2026 | Die Erfassung und Verarbeitung der Daten (Zeit, Leistung & Spesen) für den Zeitraum ab dem 01.01.2026 erfolgt wie gewohnt. | ALLE |
Regelung für das Volksschulamt (Vikariate)
Die Erfassung in ProTime ist durchgehend gewährleistet, ein expliziter System-Freeze ist nicht vorgesehen.
Die wesentlichen Punkte während der Übergangsphase hier im Überblick:
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Pkt.
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Termin
|
Aktivität
|
Verwantwortlich
|
|---|---|---|---|
| 1 | 01.12.2025 / 24:00 Uhr | Abschluss Datenerfassung (Lektionen & Spesen) für den Zeitraum bis einschliesslich 30.11.2025. | Mitarbeitende |
| 2 | 05.12.2025 / 16:00 Uhr | Genehmigung der erfassten Daten für den Zeitraum bis und mit 30.11.2025. | Vorgesetzte, Vorprüfer etc. |
| 3 | 09.12.2025 / 18:00 Uhr | Letzte automatische Überleitung der lohnrelevanten Daten bis und mit 30.11.2025 aus ProTime ins HEP. | AFI |
| 4 | 09.12.2025 / 18:00 Uhr - 07.01.2026 | Datenerfassung (Lektionen & Spesen) sowie Freigabe und Genehmigung für den Zeitraum bis 31.12.2025. Wichtig:
|
Mitarbeitende |
| 5 | 08.01.2026 | Die erfassten lohnrelevanten Daten (Lektionen & Spesen) für den Zeitraum bis 31.12.2025 werden per Stichtag 01.01.2026 in den Infotyp 9003 übergeleitet. | AFI |
| 6 | 09.01.2026 - 13.01.2026 / 16:00 Uhr | Die übergeleiteten Daten (siehe Punkt 5) müssen mit Hilfe des Schnittstellen-Cockpit geprüft werden. | VSA |
| 7 | 14.01.2026 | 1. Abrechnung Lohnlauf Januar 2026 | PY |
| 8 | 01.01.2026 | Die Erfassung und Verarbeitung der Daten (Lektionen & Spesen) für den Zeitraum ab dem 01.01.2026 erfolgt wie gewohnt. | ALLE |
HR-Fachpersonen und Change Manager/innen müssen bis Ende März 2026 mit einem erhöhten zeitlichen Aufwand rechnen.
Das Betriebskonzept ist in Arbeit. Es wird auch Rollenbeschreibungen gemäss IKT Governance enthalten: Super User, fachliche und technische Applikationsverantwortliche, Applikations-Administratoren. Weitere Informationen dazu folgen.
Rechtliche Grundlagen
Verordnungsänderungen
Der Regierungsrat hat am 1. Oktober 2025 Folgendes beschlossen: Die Änderungen der Personalverordnung, der Vollzugsverordnung zum Personalgesetz und der Verordnung zur Nutzung von Internet und E-Mail.
Konkret bedeutet dies rechtlich verbindlich:
- Für den Zugriff auf die Work Zone und die künftige HXM-Lösung benötigen die Nutzenden eine E-Mail-Adresse.
- Personen, die keine geschäftliche E-Mail-Adresse des Kantons Zürich haben, verwenden dabei eine externe E-Mail-Adresse.
- Personen ohne geschäftliche E-Mail-Adresse sind verpflichtet, eine externe E-Mail-Adresse zur Verfügung zu stellen und für den Zugriff auf die HXM-Lösung private Infrastruktur unentgeltlich zu verwenden.
Die Änderungen treten am 1. Januar 2026 in Kraft.
Änderung des Personalgesetzes
Die Überarbeitung der rechtlichen Grundlagen für elektronische Verfahrenshandlungen ist in Arbeit: Der Kanton Zürich als Arbeitgeber und die Angestellten der Direktionen, der Staatskanzlei und unselbständigen Anstalten sollen Verfahrenshandlungen im Anstellungsverhältnis elektronisch vornehmen. Das betrifft auch die elektronische Signatur und Zustellung von Verfügungen.
Die Vernehmlassung zur Änderung des Personalgesetzes wird die Finanzdirektion im November 2025 auslösen. Die Änderung soll ab 1. Januar 2027 gelten.
Fragen & Antworten
Selbststudium
Wir bitten Sie, zuerst die Informationen auf dieser Seite zu lesen und die Antworten auf häufig gestellte Fragen.
Lohnabrechnung
Druck Lohnabrechnung für Mitarbeitende, die ihre private E-Mail-Adresse nicht angeben möchten.
- Bei begründeten temporären Ausnahmefällen übernimmt das Personalamt Druck und Versand bis maximal zwei Lohnabrechnungen auf der Basis der Systemdaten.
- Die HR-Verantwortlichen der jeweiligen Organisationseinheit stellen den entsprechenden Antrag per E-Mail an ccpayroll@pa.zh.ch.
- Nach Ablauf der zweimonatigen Übergangszeit organisieren die HR-Verantwortlichen der jeweiligen Organisationseinheit Druck und Postversand von Lohnabrechnungen.
Verpflichtung zu elektronischen Verfahrenshandlungen
- Diese Rechtsänderungen hat der Regierungsrat am 1. Oktober 2025 beschlossen.
- Die Änderungen umfassen auch die Verwendung privater Infrastruktur und E-Mail-Adressen.
- Das heisst konkret: Ab 2026 sind die Mitarbeitenden verpflichtet, die Work Zone – und damit auch die elektronische Lohnabrechnung – zu nutzen
HXM-Lösung
Verwenden Sie die Akkordeon-Bedienelemente, um die Sichtbarkeit der jeweiligen Panels (unterhalb der Bedienelemente) umzuschalten.
Die Vergabe der Systemrollen erfolgt durch die zuständigen HR-Abteilungen bzw. durch die Change Manager/innen der jeweiligen Organisationseinheiten.
Grundlage dafür sind die im Organisationsmanagement geführten Daten.
Ja, das ist möglich.
Technisch kann dieses Thema nicht gelöst werden. Sollte diese Anforderung auftreten, müsste das über den manuellen Weg gelöst werden.
Fragen zur technischen Umsetzung
Die HXM-Lösung ist erst in Realisierung. Deshalb beantworten wir Fragen zur technischen Umsetzung
- nach den Fachtests und
- in den Schulungen.
Dokumentenmanagementsystem (DMS)
Verwenden Sie die Akkordeon-Bedienelemente, um die Sichtbarkeit der jeweiligen Panels (unterhalb der Bedienelemente) umzuschalten.
Nein. Das DMS kann per 1.1.26 noch nicht verwendet werden. Die Verfügungen werden im PULS erstellt.
Es erfolgt keine Weiterentwicklung. Gesetzlich notwendige Anpassungen und falsche Texte können jederzeit angepasst werden.
Allgemeine Prozessfragen
Verwenden Sie die Akkordeon-Bedienelemente, um die Sichtbarkeit der jeweiligen Panels (unterhalb der Bedienelemente) umzuschalten.
Das Vorgehen wird im Cutover-Plan definiert. Sobald dieser Plan steht, erfolgt die Kommunikation.
Nein. Dennoch ist die Aufgabentrennung ein wesentlicher Bestandteil des Streams «Benutzer & Berechtigungen». Sie sollte bei der Vergabe von Rollen unbedingt berücksichtigt und konsequent umgesetzt werden.
Im bestehenden Berechtigungskonzept konnten möglicherweise nicht alle SoD-Anforderungen vollständig berücksichtigt werden. Falls dies in einer Organisationseinheit zutrifft, muss sie dokumentieren:
• welche Prozessschritte davon betroffen sind;
• welche definierten Abweichungen und Auflagen gelten, um die Einhaltung des SoD-Prinzips dennoch sicherzustellen.
Es ist wichtig, die jeweiligen Abteilungen gezielt auf dieses Thema aufmerksam zu machen und die betroffenen Personen entsprechend zu schulen.
Für die Kompetenzregelung gelten folgende Rahmenbedingungen (Glossareintrag Signavio): Wird in einem Prozess auf die Kompetenzregelung verwiesen, ist die zuständige Instanz innerhalb der Organisationseinheit für die Aufgaben gemäss Aktivität zu ermitteln. Dies geschieht unter Berücksichtigung des kantonalen Personalrechts und gestützt auf die jeweils geltende interne Regelung der Kompetenzen (z. B. Direktionsverordnung, Organisationsreglement).
Gewinnung (Prozessgruppe 4)
Verwenden Sie die Akkordeon-Bedienelemente, um die Sichtbarkeit der jeweiligen Panels (unterhalb der Bedienelemente) umzuschalten.
Ja. Es ist ersichtlich, auf welche Stellen sich diese interne oder externe Person bereits beworben hat.
Zudem wird der Status der Bewerbung angezeigt.
Der Datenabgleich aktiver Anstellungen erfolgt im Prozess 4.2.1 Eintrittsadministration für Onboarding.
Beendigung (Prozessgruppe 7)
Verwenden Sie die Akkordeon-Bedienelemente, um die Sichtbarkeit der jeweiligen Panels (unterhalb der Bedienelemente) umzuschalten.
Nein. Die AFI-Prozesse sind nicht an die HR-Prozesse gekoppelt. Deshalb müssen Austritte noch immer manuell im Serviceportal erfasst werden.
7.2 Einvernehmliche Auflösung Arbeitsverhältnis
Nach einer Freistellung wird das kaum mehr möglich sein. In der Regel werden bei einer Freistellung die Zugriffe gekappt. Hier braucht es eine «nicht digitale» Lösung.
7.6 Erreichung Altersgrenze
Ja. Der «Pensionierungskurs» wird auch zukünftig angeboten.
7.7 Offboarding
Alle Austrittsprozesse verweisen auf den Nachfolgeprozess 7.7., wo der Schritt «Online Austrittsbefragung erhalten und ausfüllen» (Projekt Austrittsprozess) vermerkt ist, ausser natürlich bei 7.8. Todesfall.
7.8 Todesfall
Nein. Der Prozess muss eingehalten werden, da es sonst rechtliche Konsequenzen geben kann.
HR-Administration (Prozessgruppe 8)
Verwenden Sie die Akkordeon-Bedienelemente, um die Sichtbarkeit der jeweiligen Panels (unterhalb der Bedienelemente) umzuschalten.
Und wird das Bewilligungsformular im SF (DMS) ausgefüllt und verarbeitet, sprich genehmigt?
Das Vorgehen ist im Prozess 8.5.1 grob ersichtlich. Alle Prozess-Schritte werden durch die Systeme unterstützt.
Über den Dossierzugriff können die Nebenbeschäftigungen eingesehen werden.
Ja.
Ja, in H4S4 kann der Infotyp «Weiterbildung» von HRS abgefüllt werden. Diese Information wird jedoch nicht in SF angezeigt.
Ja.
Nein, die Prozesse 8.8.1 (Anwesenheiten) und 8.8.2 (Arbeitszeitmodell) wurden harmonisiert ausgearbeitet als Sollprozesse für alle ProTime-User, die Zeiten im H4S4 erfassen müssen.
Diese Prozesse könnten aber übernommen werden, sobald die Umstellung und Ablösung von inova.time geplant ist.
Für andere Zeiterfassungssysteme sind diese Prozesse erstmal nicht geeignet
Diese Aufforderung erfolgt ab Eintrittsdatum jährlich.
Das ist abhängig von der Cutover-Planung.
Warum bekomme ich im Monat xy keinen Lunch Check ausbezahlt bzw. warum wird mein Lunch Check nur teilweise gewährt?
Der Lunch-Check wird bei kürzungsrelevanten Absenzen (z. B. unbezahlter Urlaub, Urlaub Elternteil, Krankheit, Mutterschaftsurlaub, Nicht-Berufsunfall) nach 28 Tagen sistiert.
Massgebend ist, dass nach 28 «Absenztagen» die Sistierung eintritt.
Zu beachten ist, dass Absenzen auch monatsübergreifend gerechnet und durchgehend erfasst werden.
Bei einem Unterbruch der Absenz beginnt der Zähler neu.
8.6 Dienstaltersgeschenk (Erreichen Dienstjubiläum)
Nein.
8.11. Stammdatenmanagement
Ja. HRS und Payroll haben Zugriffe auf das eDossier.
Ja, in SAP H4S4 kann der Infotyp «Weiterbildung» von HRS abgefüllt werden. Diese Information wird jedoch nicht in Sucess Factors angezeigt.
8.14.1 Austritt administrativ verarbeiten:
Ja. Zukünftig werden automatische Einfügungen möglich sein.
8.15.2.1 Frist für Begründung oder Rechtsmittel
Der Fristenlauf bei Zustellung in elektronischer Form ist im rev. VRG § 10 a. geregelt:
«1 Mitteilungsberechtigte Personen werden elektronisch benachrichtigt, sobald eine Anordnung zum Abruf bereitgestellt ist.
2 Die Anordnung gilt als mitgeteilt, wenn sie erstmals abgerufen wird, spätestens jedoch am siebten Tag nach Bereitstellung der Anordnung, sofern die mitteilungsberechtigte Person mit einer Mitteilung rechnen musste.
3 Das System, das die Anordnung zum Abruf bereitstellt, quittiert
den Zeitpunkt des erstmaligen Abrufs.
4 Kann die Benachrichtigung, dass eine Anordnung zum Abruf bereitgestellt ist, elektronisch nicht zugestellt werden oder ruft eine Person, die nicht mit einer Mitteilung rechnen musste, eine Anordnung nicht ab, wird die Anordnung in Papierform mitgeteilt, sofern ein inländisches Zustelldomizil bekannt ist.»
Für weitere Fragen zum revidierten VRG wendet man sich am besten an die SK, die für die entsprechenden Erlasse verantwortlich ist (über den Personalbereich hinaus).
8.15.2.1 Frist für Begründung oder Rechtsmittel
Die Vorgaben an das technische System sind vorgängig definiert. Die für die Einführung des Systems verantwortliche Einheit muss gewährleisten, dass diese Vorgaben eingehalten werden.
Bagatellunfälle können ab dem 05.01.2025 in «PULS (SAP-Stäfa)» erfasst werden.
Dringende Unfallmeldungen, in denen die Unfallnummer sofort benötigt wird, können wie folgt abgewickelt werden:
- Die/der Mitarbeitende meldet den Unfall via Vorlage/Formular an das zuständige HR.
- Das zuständige HR meldet den Unfall der AXA: Unfall/Krankheit melden für das Personal | AXA.
- Das zuständige HRS erhält daraufhin die Schadensnummer.
- Die Erfassung des Unfalls in «PULS (SAP-Stäfa)» inkl. Schadensnummer erfolgt nachträglich, jedoch ohne Übermittlung an die Versicherung, da ansonsten eine weitere Schadensnummer generiert wird. Es soll der Vermerk «Unfall ist bereits am XX.YY.ZZZZ der AXA gemeldet worden» hinterlegt werden.
Dieses Vorgehen ist mit der AXA abgestimmt.
Weiterführende Informationen
Verwenden Sie die Akkordeon-Bedienelemente, um die Sichtbarkeit der jeweiligen Panels (unterhalb der Bedienelemente) umzuschalten.
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