Per 1. Januar 2026 wird die Lohnverarbeitung (Payroll) als Kernfunktionalität der neuen HXM-Lösung eingeführt. Die Löhne werden mit der neuen HXM-Lösung ausbezahlt. Für die HR-Administration bleibt bis zur Einführung der gesamten HXM-Lösung «PULS (SAP-Stäfa)» führend.
Schulungen
Unsere Schulungsangebote richten sich an HR- und Payroll-Fachpersonen.
Lohnverarbeitung (Payroll)
Da «PULS (SAP Stäfa)» bis zur Einführung der gesamten HXM-Lösung weiterhin das zentrale Erfassungs- und Eingabesystem bleibt, konzentrieren sich die Lerninhalte auf jene Themen, die sich ab Januar 2026 im Vergleich zur bisherigen Lösung in «PULS (SAP Stäfa)» ändern.
Es stehen Web-based-Trainings (WBT) und zur Verfügung. Diese können zeit- und ortsunabhängig durchgearbeitet werden.
Nach dem Go-Live von H4S4 erhalten Anwenderinnen und Anwender praktische Hinweise und Schritt-für-Schritt-Anleitungen im Arbeitsalltag direkt in «PULS (SAP Stäfa)» und H4S4.
Überblick und Direktlinks
Applikationen:
- Lerneinheit «Einführung in das Lohnverarbeitungssystem H4S4»
- Lerneinheit «Einführung in das Datenmodell von H4S4»
Lernmodule:
- Lerneinheit «Allgemeine Informationen» mit Infos zum Übergang von «PULS (SAP Stäfa)» nach H4S4
- Lerneinheit «HR-Administration» mit Spezifika zur Organisations- und Personalstammdatenpflege
- Lerneinheit «Payroll» mit Spezifika zur Payroll-Verarbeitung
- Lerneinheit «Pensionskasse» zur neuen Pensionskassenlösung
Ausserdem stehen technische Schritt-für-Schritt-Anleitungen zur Verfügung:
- Prozesse (Einführung Payroll auf H4S4)
- Tipps & Tricks für H4S4
Diese Unterlagen finden HR- und Payroll-Fachpersonen seit Dezember 2025 im WebAccess der digitalen Lernplattform «Orange». Dieser kann über die Work Zone oder – für diejenigen Organisationen, die noch keine Work Zone haben – direkt über den Browser geöffnet werden. Der Zeitaufwand beträgt etwa vier Stunden.
Zusätzlich bieten wir für HR- und Payroll-Fachpersonen ca. 30 detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitungen zu allen relevanten Änderungen. Diese sind noch in Arbeit und stehen im Dezember 2025 erst teilweise im WebAccess zur Verfügung.
Ab Januar 2026 stehen sie sowohl im WebAccess als auch kontextbasiert im QuickAccess der «Orange» bereit.
Was ist die «Orange»?
Die «Orange» ist eine digitale Lernplattform, die kontextbezogenes Wissen direkt im Arbeitsprozess bereitstellt. Sie wird im Rahmen des Projekts Aurora für die gesamte zentrale Verwaltung, die Rechtspflege, Behörden und selbständigen Anstalten ausgerollt.
Die Plattform bietet Schritt-für-Schritt-Anleitungen, Dokumentationen und interaktive E-Learnings – abrufbar über den WebAccess oder direkt beim Arbeiten in Anwendungen wie «PULS (SAP Stäfa)» oder H4S4 via QuickAccess.
Der WebAccess stellt Lerninhalte strukturiert und hierarchisch dar und ist bereits jetzt für alle Personen mit Zugang zur Work Zone verfügbar. Inhalte können über die Navigation oder die Suchfunktion gefunden werden.
Der QuickAccess ermöglicht zusätzlich eine kontextsensitive Suche. Er steht je nach Organisation in einer von drei Varianten zur Verfügung: lokale Installation (DAP), integrierte Lösung via Work Zone oder als Browser-Plug-in (Edge/Chrome). Die für Ihre Organisation relevante Variante befindet sich derzeit in Abklärung.
Übergang in den Betrieb
Cutover-Phase und Betrieb ab 1.1.2026
Am 5. Dezember 2025 startet der technische Übergang in den ab Januar 2026 geltenden Betrieb (Cutover-Phase). Alle in den Cutover involvierten Projektmitarbeitenden werden über die Projektkommunikation laufend informiert.
Die Einsatzplanung der beteiligten Projektmitarbeitenden ist im Rahmen des Cutover-Plans sowie des Übergangs- und des Einführungskonzeptes erfolgt und ist mit den entsprechenden Personen abgesprochen.
Die Verfügbarkeiten über Weihnachten/Neujahr sind an Werktagen von 07.00 – 17.00 Uhr sicherzustellen. Pikett-Einsätze sind nicht vorgesehen.
Die Organisation der personellen Verfügbarkeiten liegt in der Verantwortung der jeweiligen Organisationseinheiten.
Um eine möglichst reibungslose Umstellung der Systeme zu ermöglichen, gelten im Dezember 2025 besondere Regelungen.
Das Wichtigste für die Lohnverarbeitung im Dezember 2025 und die Systemumstellung
- Die Datenbearbeitung im «PULS (SAP-Stäfa)» war ausnahmsweise bis Sonntag, 07.12.2025, 18:00 Uhr, möglich.
- Input-Schnittstellen ins «PULS (SAP-Stäfa)» sind seit 09.12.2025, 18 Uhr, gesperrt.
- Die Lohnlauftage fanden am 8./9./10.12.2025 statt.
- Der Schlusslauf und die Endjahresverarbeitung erfolgten vom 11.12.2025 bis 15.12.2025, 18:00 Uhr (nur Ansicht, Scannen und Auswertungen möglich).
- Die Migration der Organisations- und Personalstammdaten vom «PULS (SAP-Stäfa)» nach H4S4 dauert vom 16.12.2025 bis 04.01.2026. Während dieses Zeitraums stehen keine produktiven SAP HR-Systeme zur Verfügung, weder für Auswertungen noch zur Ansicht (System-Freeze). Den HR-Bereichen wird empfohlen, vor dem System-Freeze eine flexible MA-Liste zu ziehen und diese datenschutzkonform abzulegen.
- Der System-Freeze gilt sowohl für die Anwender- als auch für die technische Seite und betrifft auch die Avanti-Portale von VSA und MBA.
- Die HR-Anwendungen in der Work Zone stehen während des Freeze-Zeitraums nicht zur Verfügung (z. B. «Meine Lohnabrechnungen»).
Ausgenommen davon sind ProTime und alle anderen, nicht HR- bezogenen Anwendungen. Diese können auch während dieser Zeit uneingeschränkt genutzt werden. - Die Schnittstellen zum «PULS (SAP-Stäfa)» sind während des Freeze-Zeitraums ebenfalls gesperrt (input und output).
Output-Schnittstellen, die vor dem System-Freeze noch ausgeführt werden müssen, sind spätestens bis zum 14.12.2025 laufen zu lassen. - Während des System-Freeze wird die Migration und Synchronisation aus technischer und fachlicher Sicht geprüft und freigegeben. Ansprechpersonen in den Organisationseinheiten werden über das Testmanagement separat informiert.
- Während des Freeze-Zeitraums funktionieren einige Anwendungen nicht oder eingeschränkt.
- Die HR- und Payroll-Fachpersonen haben demnach vom 15.12.2025, 18:00 Uhr, bis und mit 04.01.2026 keinen Zugriff auf die Systeme.
- Gemäss Planung stehen «PULS (SAP-Stäfa)» und H4S4 ab 05.01.2026 zur Datenbearbeitung bereit (Pflege in «PULS (SAP-Stäfa)» mit Synchronisation ins H4S4). Auch die HR-Anwendungen in der Work Zone stehen ab dann wieder uneingeschränkt zur Verfügung.
- Bestimmte Reports aus H4S4 werden erst nach dem Lohnlauf Januar 2026 Daten anzeigen.
Weiterbetrieb «PULS (SAP Stäfa)»
Die Datenpflege und Prozesse erfolgen weiterhin ausschliesslich in «PULS (SAP Stäfa)».
Es dient nach Abschluss des Dezember-Lohnlaufes 2025 nur noch als Eingabemaske für das neue H4S4-System.
Das heisst: Bis zur Einführung der HXM-Lösung im Verlauf des Jahres 2026 übernimmt «PULS (SAP Stäfa)» die künftige Funktion von Success Factors (ohne integrierte HR-Prozesse).
Was bedeutet das für die Datenpflege?
- Mit dem Wechsel auf H4S4 sind Rückrechnungen vor dem 01.01.2026 nicht mehr möglich.
- Der Verwaltungssatz wird auf den 01.01.2026 gesetzt (in «PULS (SAP Stäfa)» und auch in H4S4).
- Änderungen für das Jahr 2025 sind nur bis zum letzten Lohnlauf im Dezember 2025 möglich.
- Frist für Eingaben bei allen Input-Schnittstellen, die Daten ins SAP Stäfa übertragen, ist 05.12.2025, 16:00 Uhr.
- Dies gilt insbesondere auch für alle Lohnarten, die vom KEP (ProTime und ZLS) übertragen werden.
Einziger Spezialfall sind die Vikariate/VSA: Die Vikare können auch nach dem 05.12.2025 noch auf ihre alten Anstellungen im Jahr 2025 rapportieren.
Allerdings müssen diese Lohnarten alle mit Gültigkeitsbeginn 01.01.2026 (oder später) ins HEP übermittelt werden.
Achtung: Vikariats-Anstellungen, die zum Zeitpunkt des Dezember-Lohnlaufs noch nicht angelegt wurden, müssen im Jahr 2026 angelegt werden (sogenannte Lohnnachzahlungsanstellungen). - Aufgrund der angepassten Projektplanung erfolgt die Migration der Daten aus SAP Stäfa ins H4S4 per 01.01.2025.
So ist die Komplexität der Migration möglichst gering, und das Projekt ist nicht gefährdet. - Damit nach dem Wechsel auf H4S4 zwingend notwendige Rückrechnungen simuliert werden können, wird Unterstützung zur Berechnung der manuell zu erfassenden Lohnarten angeboten: Entweder in Form eines separaten Systems oder eines Hilfsmandanten auf dem HEP.
Dieses Hilfssystem soll die Fachbereiche bei der Simulation von rückwirkenden Änderungen (z. B. Rückrechnungen bei BG-Wechseln usw.) unterstützen. Die Simulation wird mit Stand 11.12.2025 (nach der verbuchten Dezemberabrechnung) aufgebaut. - Für Mitarbeitende, die im Jahr 2025 ausgetreten sind und eine Nachzahlung im Jahr 2026 gemacht wird, kann die Erfassung, auf der im Jahr 2025 abgeschlossenen Anstellung mit Stand 1.1.2026 gemacht werden.
- Bei einer Anstellung vor 2025 müssen die Daten über eine Lohnnachzahlungsanstellung erfolgen.
Um Rückrechnungen möglichst gering zu halten, sollten alle bekannten Anpassungen für das Jahr 2025 vor dem Dezember-Lohnlauf in «PULS (SAP Stäfa)» erfasst sein. Frist dafür: 07.12.2025.
Supportorganisation
Lohnverarbeitung (Payroll) ab 2026
Für jede Organisationseinheit wurden zwei Super User für die Lohnverarbeitung auf H4S4 definiert.
Sie sind erste Ansprechpersonen für die HR-Fachpersonen/Payroll in der eigenen Organisationseinheit.
Die Super User wurden bereits separat über ihre neue Aufgabe informiert.
Definierte kleine Organisationseinheiten erhalten den Support direkt über das ccpayroll des Personalamts und benennen daher keine Super User.
Für die neu definierten Super User finden im Januar 2026 Q&A-Sessions statt. Die Termineinladungen wurden bereits versandt.
Erfassung von Tickets im Ticketsystem Service Now (SNOW)
Alle Anfragen von Anwendender/innen zu «PULS (SAP Stäfa)» und H4S4 müssen im Ticketsystem Service Now (SNOW) als Ticket erfasst werden.
Anfragen per E-Mail werden künftig nicht mehr bearbeitet.
Bei der Erfassung von Tickets ist zwischen «Störung» und «Frage» zu unterscheiden.
Vorgehen bei der Ticketeröffnung «Störung»
Für die Tickets in SNOW sind bei Störungen im Zusammenhang mit der Lohnverarbeitung zwei Business Services relevant:
- Personal-, Zeit- und Lohnadministration: Diese Tickets werden dem Super User der jeweiligen Organisationseinheit zugewiesen.
- Berechtigungen (Zugriffsprobleme Anmeldung oder Applikation): Diese Tickets werden dem Team «Benutzer & Berechtigungen» des Amts für Informatik (AFI) zugewiesen. Dieses Team kümmert sich um Anliegen zu Zugriffsproblemen bei der Anmeldung (Single Sign-On, Passwort) oder Zugriffsproblemen auf Applikationen (Work Zone, SAP GUI, Applikationsportal, SAC.
Es ist wichtig, dass diese Unterscheidung bei der Ticketeröffnung berücksichtigt wird, damit das Ticket dem richtigen Team zugewiesen wird, die Störungen behoben und Fragen beantwortet werden können.
