Per 1. Januar 2026 wurde die Lohnverarbeitung (Payroll) als Kernfunktionalität der neuen HXM-Lösung eingeführt. Die Löhne werden mit dem neuen System H4S4 ausbezahlt. Für die HR-Administration bleibt bis zur Einführung der gesamten HXM-Lösung «PULS (SAP-Stäfa)» führend.
Erfolgreiche Einführung
Lohnverarbeitung (Payroll) auf H4S4
Die neue Lohnverarbeitung (Payroll) wurde wie geplant eingeführt. Seit dem 5. Januar 2026 läuft die Lohnverarbeitung (Payroll) auf dem neuen System H4S4.
Das heisst:
- Der System-Freeze der SAP HR-Systeme ist aufgehoben.
- «PULS (SAP Stäfa)» und H4S4 stehen ab sofort zur Datenbearbeitung bereit.
- Benutzer/-innen ohne Single-Sign-On (SSO), die sich bisher im «PULS (SAP Stäfa)» mit Benutzer-ID und Passwort anmelden mussten, haben am 4. Januar 2026 eine E-Mail mit dem Initialkennwort für H4S4 erhalten. Dieses Initialkennwort ist sieben Tage gültig.
- Die HR-Anwendungen in der Work Zone stehen wieder uneingeschränkt zur Verfügung.
Der Projektauftraggeber, Finanzdirektor Ernst Stocker, dankt allen Beteiligten für ihren ausserordentlichen Einsatz – auch während der Festtage.
Abschlusstest und Systemfreigabe
Nach intensiven Migrationsarbeiten sowie umfassenden fachlichen und technischen Vorbereitungen fanden am 29. Dezember 2025 die abschliessenden Tests zur Einführung der neuen Lohnverarbeitung statt.
Vertreter/-innen aus den Bereichen Entwicklung, Payroll, Berechtigungen, Testing und Cutover waren am Walcheplatz 1 anwesend, um gemeinsam mit 27 HR- und Payroll-Fachpersonen aus allen drei Konsolidierungskreisen die Abschlusstests durchzuführen. Ziel: Die Prüfung und Freigabe der Migration und Synchronisation der Lohndaten aus technischer und fachlicher Sicht.
Die 27 Testpersonen erfassten rund 200 Mutationen (Eintritte, ergänzende Zahlungen usw.) im produktiven «PULS (SAP-Stäfa)».
Alle diese Mutationen wurden fehlerfrei in das neue, produktive H4S4 übertragen. Parallel dazu kontrollierten die Testpersonen die Lohnsimulation.
Fazit des Abschlusstests: Der Einführung des Betriebs der Lohnverarbeitung auf dem neuen System H4S4 steht nichts mehr im Wege.
Aufgrund des erfolgreichen Abschlusstests wurde am 31. Dezember 2025 die Systemfreigabe beschlossen.
Schulungen
Unsere Schulungsangebote richten sich an HR- und Payroll-Fachpersonen.
Lohnverarbeitung (Payroll)
Da «PULS (SAP Stäfa)» bis zur Einführung der gesamten HXM-Lösung weiterhin das zentrale Erfassungs- und Eingabesystem bleibt, konzentrieren sich die Lerninhalte auf jene Themen, die sich ab Januar 2026 im Vergleich zur bisherigen Lösung in «PULS (SAP Stäfa)» ändern.
Es stehen Web-based-Trainings (WBT) und zur Verfügung. Diese können zeit- und ortsunabhängig durchgearbeitet werden.
Nach dem Go-Live von H4S4 erhalten Anwenderinnen und Anwender praktische Hinweise und Schritt-für-Schritt-Anleitungen im Arbeitsalltag direkt in «PULS (SAP Stäfa)» und H4S4.
Überblick und Direktlinks
Applikationen:
- Lerneinheit «Einführung in das Lohnverarbeitungssystem H4S4»
- Lerneinheit «Einführung in das Datenmodell von H4S4»
Lernmodule:
- Lerneinheit «Allgemeine Informationen» mit Infos zum Übergang von «PULS (SAP Stäfa)» nach H4S4
- Lerneinheit «HR-Administration» mit Spezifika zur Organisations- und Personalstammdatenpflege
- Lerneinheit «Payroll» mit Spezifika zur Payroll-Verarbeitung
- Lerneinheit «Pensionskasse» zur neuen Pensionskassenlösung
Ausserdem stehen technische Schritt-für-Schritt-Anleitungen zur Verfügung:
- Prozesse (Einführung Payroll auf H4S4)
- Tipps & Tricks für H4S4
Diese Unterlagen finden HR- und Payroll-Fachpersonen seit Dezember 2025 im WebAccess der digitalen Lernplattform «Orange». Dieser kann über die Work Zone oder – für diejenigen Organisationen, die noch keine Work Zone haben – direkt über den Browser geöffnet werden. Der Zeitaufwand beträgt etwa vier Stunden.
Zusätzlich bieten wir für HR- und Payroll-Fachpersonen ca. 30 detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitungen zu allen relevanten Änderungen. Diese sind noch in Arbeit und stehen im Dezember 2025 erst teilweise im WebAccess zur Verfügung.
Ab Januar 2026 stehen sie sowohl im WebAccess als auch kontextbasiert im QuickAccess der «Orange» bereit.
Die Schulungsmaterialien werden laufend ergänzt und aktualisiert.
Es ist also nicht sinnvoll, diese herunterzuladen oder auszudrucken.
Nutzen Sie immer die Online-Version.
Was ist die «Orange»?
Die «Orange» ist eine digitale Lernplattform, die kontextbezogenes Wissen direkt im Arbeitsprozess bereitstellt. Sie wird im Rahmen des Projekts Aurora für die gesamte zentrale Verwaltung, die Rechtspflege, Behörden und selbständigen Anstalten ausgerollt.
Die Plattform bietet Schritt-für-Schritt-Anleitungen, Dokumentationen und interaktive E-Learnings – abrufbar über den WebAccess oder direkt beim Arbeiten in Anwendungen wie «PULS (SAP Stäfa)» oder H4S4 via QuickAccess.
Der WebAccess stellt Lerninhalte strukturiert und hierarchisch dar und ist bereits jetzt für alle Personen mit Zugang zur Work Zone verfügbar. Inhalte können über die Navigation oder die Suchfunktion gefunden werden.
Der QuickAccess ermöglicht zusätzlich eine kontextsensitive Suche. Er steht je nach Organisation in einer von drei Varianten zur Verfügung: lokale Installation (DAP), integrierte Lösung via Work Zone oder als Browser-Plug-in (Edge/Chrome). Die für Ihre Organisation relevante Variante befindet sich derzeit in Abklärung.
Cutover-Phase und Betrieb ab 1.1.2026
Am 5. Dezember 2025 startete der technische Übergang in den ab Januar 2026 geltenden Betrieb (Cutover-Phase). Alle in den Cutover involvierten Projektmitarbeitenden werden über die Projektkommunikation laufend informiert.
Die Einsatzplanung der beteiligten Projektmitarbeitenden ist im Rahmen des Cutover-Plans sowie des Übergangs- und des Einführungskonzepts erfolgt; sie ist mit den entsprechenden Personen abgesprochen.
Weiterbetrieb «PULS (SAP Stäfa)»
Die Datenpflege und Prozesse erfolgen weiterhin ausschliesslich in «PULS (SAP Stäfa)». Es dient nach Abschluss des Dezember-Lohnlaufes 2025 nur noch als Eingabemaske für das neue H4S4-System.
Das heisst: Bis zur Einführung der HXM-Lösung im Oktober 2026 übernimmt «PULS (SAP Stäfa)» die künftige Funktion von Success Factors (ohne integrierte HR-Prozesse).
Was bedeutet das für die Datenpflege?
- Mit dem Wechsel auf H4S4 sind Rückrechnungen vor dem 01.01.2026 nicht mehr möglich.
- Der Verwaltungssatz wurde auf den 01.01.2026 gesetzt (in «PULS (SAP Stäfa)» und auch in H4S4).
- Änderungen für das Jahr 2025 waren nur bis zum letzten Lohnlauf im Dezember 2025 möglich.
- Frist für Eingaben bei allen Input-Schnittstellen, die Daten ins SAP Stäfa übertragen, ware 05.12.2025, 16:00 Uhr.
- Dies gilt insbesondere auch für alle Lohnarten, die vom KEP (ProTime und ZLS) übertragen werden.
Einziger Spezialfall sind die Vikariate/VSA: Die Vikare können auch nach dem 05.12.2025 noch auf ihre alten Anstellungen im Jahr 2025 rapportieren.
Allerdings müssen diese Lohnarten alle mit Gültigkeitsbeginn 01.01.2026 (oder später) ins HEP übermittelt werden.
Achtung: Vikariats-Anstellungen, die zum Zeitpunkt des Dezember-Lohnlaufs noch nicht angelegt wurden, müssen im Jahr 2026 angelegt werden (sogenannte Lohnnachzahlungsanstellungen). - Damit nach dem Wechsel auf H4S4 zwingend notwendige Rückrechnungen simuliert werden können, wird Unterstützung zur Berechnung der manuell zu erfassenden Lohnarten angeboten: Entweder in Form eines separaten Systems oder eines Hilfsmandanten auf dem HEP.
- Dieses Hilfssystem soll die Fachbereiche bei der Simulation von rückwirkenden Änderungen (z. B. Rückrechnungen bei BG-Wechseln usw.) unterstützen. Die Simulation wird mit Stand 11.12.2025 (nach der verbuchten Dezemberabrechnung) aufgebaut.
- Für Mitarbeitende, die im Jahr 2025 ausgetreten sind und eine Nachzahlung im Jahr 2026 gemacht wird, kann die Erfassung, auf der im Jahr 2025 abgeschlossenen Anstellung mit Stand 1.1.2026 gemacht werden.
- Bei einer Anstellung vor 2025 müssen die Daten über eine Lohnnachzahlungsanstellung erfolgen.
Um Rückrechnungen möglichst gering zu halten, sollten alle bekannten Anpassungen für das Jahr 2025 vor dem Dezember-Lohnlauf in «PULS (SAP Stäfa)» erfasst sein. Frist dafür war: 07.12.2025.
Supportorganisation
Lohnverarbeitung (Payroll) ab 2026
Für jede Organisationseinheit wurden zwei Super User für die Lohnverarbeitung auf H4S4 definiert.
Die Super User sind erste Ansprechpersonen für die HR-Fachpersonen/Payroll in der eigenen Organisationseinheit.
Die Super User wurden bereits separat über ihre neue Aufgabe informiert.
Definierte kleine Organisationseinheiten erhalten den Support direkt über das ccpayroll des Personalamts und benennen daher keine Super User.
Für die neu definierten Super User finden im Januar 2026 Q&A-Sessions statt. Die Termineinladungen wurden bereits versandt.
Erfassung von Tickets im Ticketsystem Service Now (SNOW)
Alle Anfragen von Anwendender/innen zu «PULS (SAP Stäfa)» und H4S4 müssen im Ticketsystem Service Now (SNOW) als Ticket erfasst werden.
Anfragen per E-Mail werden künftig nicht mehr bearbeitet.
Bei der Erfassung von Tickets ist zwischen «Störung» und «Frage» zu unterscheiden.
Vorgehen bei der Ticketeröffnung «Störung»
Für die Tickets in SNOW sind bei Störungen im Zusammenhang mit der Lohnverarbeitung zwei Business Services relevant:
- Personal-, Zeit- und Lohnadministration: Diese Tickets werden dem Super User der jeweiligen Organisationseinheit zugewiesen.
- Berechtigungen (Zugriffsprobleme Anmeldung oder Applikation): Diese Tickets werden dem Team «Benutzer & Berechtigungen» des Amts für Informatik (AFI) zugewiesen. Dieses Team kümmert sich um Anliegen zu Zugriffsproblemen bei der Anmeldung (Single Sign-On, Passwort) oder Zugriffsproblemen auf Applikationen (Work Zone, SAP GUI, Applikationsportal, SAC.
Es ist wichtig, dass diese Unterscheidung bei der Ticketeröffnung berücksichtigt wird, damit das Ticket dem richtigen Team zugewiesen wird, die Störungen behoben und Fragen beantwortet werden können.
