Digitale Transformation im HR

Mit der Strategie «Digitale Verwaltung» will der Kanton Zürich die Chancen der Digitalisierung nutzen. Die Strategie ist Auslöser und Leitlinie für diverse Initiativen, Programme und Projekte auf dem gemeinsamen Weg zur digitalen Transformation.

Das Projekt Aurora ist Teil der Digitalisierungsstrategie im Bereich Human Resources. Ziel ist es, das bisherige, historisch gewachsene kantonale Personalmanagement- und Lohnadministrationssystem «PULS (SAP-Stäfa)» durch eine Standardlösung zu ersetzen.

Die neue Lösung folgt dem Ansatz des «Human Experience Management» (HXM) und entspricht dem technisch neusten Stand. Sie unterstützt die im Projekt HR-Geschäftsmodell harmonisierten HR-Prozesse digital, minimiert Medienbrüche und schafft eine einheitliche Interaktionsoberfläche. Die Mitarbeitenden der Zentralverwaltung, Gerichte und Behörden sowie der selbständigen Anstalten erhalten damit eine moderne, zukunftsgerichtete und ausbaufähige HXM-Lösung.

Vision

Die Mitarbeitenden der kantonalen Verwaltung nutzen eine moderne, zukunftsgerichtete, einheitliche und ausbaufähige HXM-Lösung, mit der sie HR-Prozesse zeit- und ortsunabhängig digital abwickeln können.

Mission

Die Mitarbeitenden der kantonalen Verwaltung erhalten eine HXM-Lösung, die HR-Prozesse digital unterstützt, Medienbrüche eliminiert und eine ansprechende, flexible und intuitiv anwendbare Interaktionsoberfläche bietet.

Gemeinsam digital

Das folgende Video bietet einen Überblick über das Projekt Aurora.

Harmonisierung HR-Prozesse

Prozesslandkarte

HR-Fachpersonen aus allen Direktionen haben gemeinsam die künftigen HR-Prozesse erarbeitet. Diese im Projekt HR-Geschäftsmodell harmonisierten Prozesse sind die Grundlage für die Ablösung des heutigen Personalmanagement- und Lohnadministrationssystems «PULS (SAP-Stäfa)». Die technische Umsetzung der digitalisierbaren HR-Prozesse und -Instrumente erfolgt im Projekt Aurora.

Prozesse und Instrumente

Die Umsetzung der harmonisierten HR-Prozesse erfolgt stufenweise. Alle HR-Prozesse der Prozessgruppen mit Priorität 1 und 2 sind bereinigt und im Prozessmodellierungstool «Signavio» ersichtlich:

• Gewinnung
• Beendigung
• HR-Administration
• Payroll

Zudem wurden die für diese Prozessgruppen erforderlichen Instrumente inventarisiert, überprüft und bereinigt. 

Kontakt für Fragen zu den harmonisierten HR-Prozessen:
Gesamtsteuerung Aurora-CC HR P&P

Kompetenzzentrum HR-Projekte und -Prozesse

Ende 2024 hat das Personalamt das Projekt «HR-Geschäftsmodell» abgeschlossen. Dessen Tätigkeiten wurden in die per Januar 2025 etablierte Betriebsorganisation mit dem Namen Kompetenzzentrum HR-Projekte & -Prozesse (CC HR P&P) überführt.

Auf der Grundlage der im Projekt «HR-Geschäftsmodell» erarbeiteten Ergebnisse wird das kantonale HR im Rahmen der Betriebsorganisation und in Zusammenarbeit mit bestehenden Gremien fortlaufend weiterentwickelt und optimiert.

HXM-Lösung

Digitalisierung von HR-Prozessen

Die HXM-Lösung ist die digitale Unterstützung der im Projekt HR-Geschäftsmodell erarbeiteten, harmonisierten HR-Prozesse. Dadurch werden

• Doppelspurigkeiten vermieden; 
• die Qualität und Durchlaufzeit der HR-Prozesse und -Anwendungen optimiert;
• die Arbeitsabläufe vereinfacht. 

Zudem können Synergien über verschiedene Bereiche hinweg genutzt werden. Dies führt zu mehr Effektivität und höherer Effizienz in der täglichen Arbeit der Mitarbeitenden und Vorgesetzten.

Rollenbasierte Selfservices

Die HXM-Lösung folgt dem Prinzip der rollenbasierten Selfservices. Wir kennen solche Services aus unserem privaten Umfeld, wo wir mit E-Banking und Online-Shops vertraut sind.
Der Kanton Zürich als Arbeitgeber will seinen Mitarbeitenden dieselbe Transparenz in Bezug auf die eigenen Daten und HR-Prozesse ermöglichen. Deshalb erhalten alle Mitarbeitenden Zugriff auf die neuen Selfservices, angepasst auf ihre Rolle und Funktion.
Künftig können alle Mitarbeitenden der kantonalen Verwaltung browserbasiert auf ihre eigenen Daten zugreifen. Sie haben auch die Möglichkeit, orts- und zeitunabhängig HR-Prozesse anzustossen.

Datenschutz und Datensicherheit sind in der HXM-Lösung weiterhin jederzeit gewährleistet.

Basis für die langfristige Optimierung

Die neue HXM-Lösung wird das heutige Personalmanagement- und Lohnadministrationssystem «PULS (SAP Stäfa)» nach rund 15 Betriebsjahren ablösen. Sie wird für die nächsten Jahre die Plattform für standardisierte und harmonisierte HR-Prozesse sein.

Im Gegensatz zum heutigen System wird die neue HXM-Lösung nicht «nur» von HR-Fachpersonen genutzt werden, sondern auch von rund 85›000 Mitarbeitenden und Führungskräften.
Die angestrebte Standardisierung ist notwendig, um die Lösung für so viele Nutzende umzusetzen.

Der Start einer neuen Lösung bedeutet zu Beginn eine geringere Leistungsfähigkeit im Vergleich zum hochoptimierten Altsystem.
Die neue Lösung wird die funktionalen Anforderungen erfüllen. Nach dem Go-Live der HXM-Lösung werden verschiedene Optimierungen angegangen.
So erreichen wir unser langfristiges Ziel einer insgesamt besseren Gesamtleistung.

Fragen und Antworten zur HXM-Lösung

Einstiegsplattform «Work Zone»

Als Einstiegsplattform in die HXM-Lösung dient die Work Zone. Über die Work Zone können wir unsere HR-Anwendungen starten und Selfservices beziehen, zum Beispiel die elektronische Lohnabrechnung.
 

Einführung in zwei Wellen

Um eine stabile, zuverlässige und qualitativ hochstehende HXM-Lösung sicherzustellen, wird diese in zwei Wellen eingeführt. Die Realisierung erfolgt in enger Zusammenarbeit zwischen dem Amt für Informatik und dem Personalamt. In die Umsetzung miteinbezogen sind auch Vertreter/innen der beteiligten Organisationseinheiten.

Welle 1

Einstiegsplattform «Work Zone»

Seit Ende 2025 steht allen Mitarbeitenden des Kantons Zürich die Einstiegsplattform «Work Zone» zur Verfügung. Sie bietet einen zentralen Zugriff auf HR-Anwendungen und erste Selfservices.

Modul «Recruiting»

Das Modul «Recruiting» gehört zur Umsetzung

• harmonisierter Rekrutierungsprozesse, 
• einheitlicher Rollen (z. B. HR-Beratung, HR-Services, Führungspersonen) und 
• Instrumente (z. B. Checklisten, Dokumente).

Mit Welle 1 stehen zunächst Teile dieses Prozesses im Modul «Recruiting» als eigenständige Lösung zur Verfügung.

Die vollständige Umsetzung und Integration in die HXM-Lösung erfolgt mit Welle 2 im Oktober 2026.

Welle 2

HXM-Lösung

Die zweite Einführungswelle startet 2026 und umfasst die gestaffelte Einführung der HXM-Lösung.

Die Go-Live-Daten für die gestaffelte Einführung der HXM-Lösung im Überblick:

Lohnverarbeitung (Payroll)

Per 1. Januar 2026 wurde die Lohnverarbeitung (Payroll) als Kernfunktionalität der neuen HXM-Lösung eingeführt. Die Löhne werden mit dem neuen System H4S4 ausbezahlt. Für die HR-Administration bleibt bis zur Einführung der gesamten HXM-Lösung «PULS (SAP-Stäfa)» führend.

Lohnabrechnungen aus H4S4 sind im Chatbot nicht verfügbar. Der Lohn-Chatbot wurde per 31. März 2026 abgeschaltet. Die Mitarbeitenden können ihre Lohnabrechnungen neu über die Work Zone einsehen.

Die Lohnausweise für 2025 wurden allen Mitarbeitenden noch per Post zugestellt. Nachzahlungen, welche eine Lohnabrechnung im Jahr 2026 nach Austritt generieren, werden den Mitarbeitenden während der Übergangsphase per Post zugesandt.

Modul «Recruiting» (standalone)

Das Modul «Recruiting» (standalone) wird seit März 2026 von weiteren interessierten Organisationseinheiten genutzt. 

Die Standalone-Lösung wird in die HXM-Lösung integriert.

ZHspesen

Die neu entwickelte Anwendung «ZHspesen» für Spesen und Einmalzahlungen kann von allen Organisationseinheiten der Konsolidierungskreise 1-3 genutzt werden.

ZHspesen wird neu in zwei Etappen eingeführt:

Elektronische Unfallmeldung

Das Tool «UKA Send» wurde per 13. April 2026 für alle Organisationseinheiten der Konsolidierungskreise 1-3 eingeführt. Damit können alle Mitarbeitenden des Kantons Zürich Unfallmeldungen elektronisch erfassen. 

Der Einstieg zur Erfassung erfolgt über die Work Zone. Nach der vollständigen Erfassung der Unfallmeldung werden die nötigen Formulare den Mitarbeitenden automatisch per E-Mail zugestellt.  

ZHeit 

Die neu entwickelte Anwendung «ZHeit» für die Erfassung und Genehmigung von Zeiten und Leistungen soll für alle Organisationseinheiten eingeführt werden, die bereits ProTime nutzen.

Die Umstellung auf «ZHeit» ist verbindlich für

• alle bisherigen ProTime-Nutzenden,
• alle bisherigen Nutzenden von inova:time.

Die Realisierung von ZHeit ist eine zwingende Voraussetzung für die Einführung der HXM-Gesamtlösung.

Umsetzungsplanung:

• Per Januar 2027 soll ZHeit für alle ProTime-Nutzenden eingeführt werden.
• Per Januar 2028 wird ZHeit für alle Nutzenden von inova:time eingeführt.
  inova:time kann von den bisherigen Nutzenden auch im Jahr 2027 weiter genutzt werden. Die Ablösung von inova:time wird separat geplant.

Fachtests ZHeit:

• Teil 1: voraussichtlich von 1. Juli 2026 bis 7. August 2026.
• Teil 2 auf dem Live-System: voraussichtlich von 12. Oktober bis 6. November 2026.

HXM-Lösung 

Die gesamte HXM-Lösung beinhaltet folgende Systemkomponenten:

• SuccessFactors Employee Central (SF EC)
• SuccessFactors Onboarding (ONB)
• SuccessFactors Recruiting (REC)
• Dokumentenmanagementsystem (OpenText)
• Schuljahreswechsel und Vikariatstool (VSA)
• Reporting-Tools (Query Manager 4 und SAP Analytics Cloud)

Mit der HXM-Lösung können alle im Projekt Aurora umgesetzten harmonisierten HR-Prozesse genutzt werden. Dazu gehören:

• Lohnverarbeitung (Payroll)
• Spesen und Einmalzahlungen (ZHspesen)
• Zeitwirtschaft für ProTime- und ZLS-User (ZHeit)
• elektronische Unfallmeldung (UKA Send)
• Rollenbasierte Selfservices: Personaladministration, Organisationsmanagement, Schuljahreswechsel, Vikariatsprozesse
• Reporting
• Rekrutierung
• Onboarding

Digitale Zukunft

Die Digitalisierung der HR-Prozesse ist ein wichtiger Beitrag zur digitalen Transformation der kantonalen Verwaltung. Die Einführung der HXM-Lösung ist ein zentraler Schritt in der Digitalisierungsstrategie im Bereich Human Resources.

Die neue Lösung legt das Fundament für die weitere Digitalisierung auf dem Weg zu einem modernen, zukunftsorientierten kantonalen Human Resources.

Der Weg zur künftigen HXM-Lösung

Die digitale Transformation ist ein herausforderndes Vorhaben, das für uns alle Veränderungen bringt. Um diesen Weg zu gehen, brauchen wir Offenheit und die Bereitschaft zu Neuem. Wir lernen nicht nur, ein neues IT-System anzuwenden. Sondern wir leben in unserem Arbeitsalltag auch neue Prozesse.

Diesen Weg gehen wir alle gemeinsam. Dabei erhalten wir Unterstützung:

• Laufende Informationen zur künftigen HXM-Lösung und den damit verbundenen Veränderungen.
• Diese Webseite zh.ch/aurora mit weitergehenden Informationen. Die Webseite wird laufend ergänzt.
• Ansprechpersonen in unseren Organisationseinheiten und im Projekt Aurora.
• Funktionsspezifische Schulungen zu den harmonisierten Prozessen und deren Anwendung in der neuen HXM-Lösung.
• Eine In-App-Hilfe. Sie wird uns direkt in der Anwendung der HXM-Lösung unterstützen.

Kommunikation und Change Management

Im April/Mai 2025 wurde auf Projektebene analysiert, welche übergreifenden Veränderungen die neuen HR-Prozesse mit sich bringen.

Seit Juni 2025 liegt der Fokus darauf, diese Veränderungen auf die spezifischen Gegebenheiten der einzelnen Organisationseinheiten zu übertragen.

Daraus leiten sich schliesslich die nötigen Massnahmen ab, um die harmonisierten HR-Prozesse und -Instrumente sowie einheitlicher Rollen in den Organisationseinheiten zu etablieren.

Schulungen

Schulungskonzept

Das Schulungskonzept umfasst eine Kombination aus

• Angeboten zum zeit- und ortsunabhängigen Selbststudium und
• einer In-App-Hilfe («Quick Access»).

In der In-App-Hilfe finden wir direkt in der Work Zone oder in der HXM-Lösung weitere Hilfestellungen. Zum Beispiel Schritt-für-Schritt Anleitungen, Dokumentationen oder Verweise auf Online-Kurse.  

Einstiegsplattform «Work Zone»

Für die Work Zone gibt es Anleitungen zum Einstieg auf die Plattform.

HR-Administration & Lohnverarbeitung (Payroll)

Per 1. Januar 2026 wurde die Lohnverarbeitung (Payroll) als Kernfunktionalität der neuen HXM-Lösung eingeführt.

Projektorganisation und Gesamtsteuerung

Projektauftraggeber ist Finanzdirektor Ernst Stocker. Er hat eine Gesamtsteuerung unter der Leitung von Marc Ehrensperger, Generalsekretär der Finanzdirektion eingesetzt.

Die Zuständigkeiten der Projekte Aurora und Work Zone sowie des Kompetenzzentrums HR-Projekte & -Prozesse (CC HR P&P) sind wie folgt festgelegt:

• Jürg Kasper, Delegierter des Auftraggebers, Amt für Informatik
• Martin Lüthy, Vorsitzender des Projektausschusses, Personalamt
• Michael Geisser, Projektleiter Aurora, Amt für Informatik
• Christoph Hofmann, Projektleiter Work Zone, Amt für Informatik
• Jérôme Weder, Ansprechpartner Kompetenzzentrum HR-Projekte & -Prozesse, Personalamt

Im Übergang zwischen der seit dem 1. Januar 2025 laufenden Betriebsphase und der gestaffelten Einführung der verschiedenen Module aus dem Projekt Aurora, ist das Kompetenzzentrum HR-Projekte & -Prozesse Teil der Gesamtsteuerung. Damit werden die Kräfte bis zur Einführung der neuen HXM-Lösung gebündelt.

Aufgaben der Gesamtsteuerung

• Projektübergreifende Begleitung und Überwachung, in Absprache mit dem Personalamt (CC HR P&P) und dem Amt für Informatik (Projekte Aurora und Work Zone)
• Vorbereitung und Durchführung gemeinsamer Rapport: Abholen von Entscheiden des  Auftraggebers, Klärung von bedeutenden Fachthemen, Festlegung und Monitoring Massnahmen zur Sicherstellung der Zielerreichung

• Steuerung mit externen Partnern (NOVO, SAP, OpenText, tts, BearingPoint, Avenir Group)
• Sicherstellung schneller Entscheidungsverfahren: kurze Wege und rasche Reaktionszeit

Fokus auf projektübergreifende Aufgabenschwerpunkte, u.a.:

• Harmonisierung HR-Prozesse inkl. organisatorische Einbettung in die Verwaltungseinheiten
• Sicherstellung der Realisierung und Einführung «Payroll»
• Information und Abstimmung von Erwartungshaltungen auf Leitungsebenen Konsolidierungskreise 1–3
• Etablierung der Work Zone als zentrale Einstiegplattform für HR- und Finanzanwendungen für die Konsolidierungskreise 1–3

• Update Masterplan Gesamtsteuerung folgt

Sitzungsrhythmus der Gremien

• Gemeinsamer Rapport: monatlich
• Steuerung mit externen Partnerunternehmen: zweimonatlich
• Gesamtsteuerungs-Meeting: wöchentlich (Donnerstag)
• Projektoffice Gesamtsteuerung (Jour fix): drei Mal pro Woche (Dienstag, Mittwoch, Freitag)
• Projektleitungsmeeting Aurora: zwei Mal pro Woche (Dienstag, Mittwoch)

Kontakt

gesamtsteuerung_aurora_cchrpp@zh.ch