Digitale Transformation im HR

Mit der Strategie «Digitale Verwaltung» will der Kanton Zürich die Chancen der Digitalisierung nutzen. Die Strategie ist Auslöser und Leitlinie für diverse Initiativen, Programme und Projekte auf dem gemeinsamen Weg zur digitalen Transformation.

Das Projekt Aurora ist Teil der Digitalisierungsstrategie im Bereich Human Resources. Ziel ist es, das bisherige, historisch gewachsene kantonale Personalmanagement- und Lohnadministrationssystem «PULS (SAP-Stäfa)» durch eine Standardlösung zu ersetzen.

Die neue Lösung folgt dem Ansatz des «Human Experience Management» (HXM) und entspricht dem technisch neusten Stand. Sie unterstützt die im Projekt HR-Geschäftsmodell harmonisierten HR-Prozesse digital, minimiert Medienbrüche und schafft eine einheitliche Interaktionsoberfläche. Rund 70'000 Mitarbeitende der Zentralverwaltung, Gerichte und Behörden sowie selbständigen Anstalten erhalten damit eine moderne, zukunftsgerichtete und ausbaufähige HXM-Lösung.

Vision

Die Mitarbeitenden der kantonalen Verwaltung nutzen eine moderne, zukunftsgerichtete, einheitliche und ausbaufähige HXM-Lösung, mit der sie HR-Prozesse zeit- und ortsunabhängig digital abwickeln können.

Mission

Die Mitarbeitenden der kantonalen Verwaltung erhalten eine HXM-Lösung, die HR-Prozesse digital unterstützt, Medienbrüche eliminiert und eine ansprechende, flexible und intuitiv anwendbare Interaktionsoberfläche bietet.

Gemeinsam digital

Das folgende Video bietet einen Überblick über das Projekt Aurora.

Harmonisierung HR-Prozesse

Prozesslandkarte

HR-Fachpersonen aus allen Direktionen haben gemeinsam die künftigen HR-Prozesse erarbeitet. Diese im Projekt HR-Geschäftsmodell harmonisierten Prozesse sind die Grundlage für die Ablösung des heutigen Personalmanagement- und Lohnadministrationssystems «PULS (SAP-Stäfa)». Die technische Umsetzung der digitalisierbaren HR-Prozesse und -Instrumente erfolgt im Projekt Aurora.

Prozesse und Instrumente

Die Umsetzung der harmonisierten HR-Prozesse erfolgt stufenweise. Alle HR-Prozesse der Prozessgruppen mit Priorität 1 und 2 sind bereinigt und im Prozessmodellierungstool «Signavio» ersichtlich:

• Gewinnung
• Beendigung
• HR-Administration
• Payroll

Zudem wurden die für diese Prozessgruppen erforderlichen Instrumente inventarisiert, überprüft und bereinigt. Zum Beispiel:

• Antragsdokumente
• Checklisten
• Vorlagen

• Textbausteine

Kontakt für Fragen zu den harmonisierten HR-Prozessen:
Gesamtsteuerung Aurora-CC HR P&P

HXM-Lösung

Digitalisierung von HR-Prozessen

Die HXM-Lösung ist die digitale Unterstützung der im Projekt HR-Geschäftsmodell erarbeiteten, harmonisierten HR-Prozesse. Dadurch werden

• Doppelspurigkeiten vermieden; 
• die Qualität und Durchlaufzeit der HR-Prozesse und -Anwendungen optimiert;
• die Arbeitsabläufe vereinfacht. 

Zudem können Synergien über verschiedene Bereiche hinweg genutzt werden. Dies führt zu mehr Effektivität und höherer Effizienz in der täglichen Arbeit der Mitarbeitenden und Vorgesetzten.

Rollenbasierte Self-Services

Die HXM-Lösung folgt dem Prinzip der rollenbasierten Self-Services. Wir kennen solche Services aus unserem privaten Umfeld, wo wir mit E-Banking und Online-Shops vertraut sind.
Der Kanton Zürich als Arbeitgeber will seinen Mitarbeitenden dieselbe Transparenz in Bezug auf die eigenen Daten und HR-Prozesse ermöglichen. Deshalb erhalten alle Mitarbeitenden Zugriff auf die neuen Self-Services, angepasst auf ihre Rolle und Funktion.
Künftig können alle Mitarbeitenden der kantonalen Verwaltung browserbasiert auf ihre eigenen Daten zugreifen. Sie haben auch die Möglichkeit, orts- und zeitunabhängig HR-Prozesse anzustossen.

Datenschutz und Datensicherheit sind in der HXM-Lösung weiterhin jederzeit gewährleistet.

Fragen und Antworten zur HXM-Lösung

Einstiegsplattform «Work Zone»

Als Einstiegsplattform in die HXM-Lösung dient die Work Zone. Über die Work Zone können wir künftig unsere HR-Anwendungen starten und Self-Services beziehen, zum Beispiel die elektronische Lohnabrechnung.
 

Einführung in zwei Wellen

Um eine stabile, zuverlässige und qualitativ hochstehende HXM-Lösung sicherzustellen, wird diese in zwei Wellen eingeführt. Die Realisierung erfolgt in enger Zusammenarbeit zwischen dem Amt für Informatik und dem Personalamt. In die Umsetzung miteinbezogen sind auch Vertreter/innen der beteiligten Organisationseinheiten.

Welle 1

Einstiegsplattform «Work Zone»

Ab 2025 steht allen Mitarbeitenden des Kantons Zürich die Einstiegsplattform «Work Zone» zur Verfügung. Sie bietet einen zentralen Zugriff auf HR-Anwendungen und erste Self-Services. Die Work Zone wird in Etappen für alle kantonalen Organisationseinheiten eingeführt.

Modul «Recruiting»

Seit 2025 nutzen folgende erste Organisationseinheiten das Modul «Recruiting» der künftigen HXM-Lösung:

• Finanzdirektion
• Obergericht
• Kantonspolizei ZH
• Justizdirektion (Generalsekretariat inkl. direktbetreute Ämter/Bereiche sowie Justizvollzug und Wiedereingliederung)

Das Modul «Recruiting» gehört zur Umsetzung harmonisierter Rekrutierungsprozesse, einheitlicher Rollen (z. B. HR-Beratung, HR-Services, Führungspersonen) und Instrumente (z. B. Checklisten, Dokumente).

Mit Welle 1 stehen zunächst Teile dieses Prozesses im Modul «Recruiting» als eigenständige Lösung zur Verfügung. Die vollständige Umsetzung und Integration in die HXM-Lösung erfolgt mit Welle 2 ab 2026.

Welle 2

HXM-Lösung

Die zweite Einführungswelle startet 2026 und umfasst die gestaffelte Einführung der HXM-Lösung.

Die Go-Live-Daten für die gestaffelte Einführung der HXM-Lösung im Überblick:

Lohnverarbeitung (Payroll)

Per 1. Januar 2026 wird die Lohnverarbeitung (Payroll) als Kernfunktionalität der neuen HXM-Lösung eingeführt. Die Löhne werden mit der neuen HXM-Lösung ausbezahlt. Für die HR-Administration bleibt bis zur Einführung der gesamten HXM-Lösung «PULS (SAP-Stäfa)» führend.

Lohnabrechnungen aus H4S4 sind im Chatbot nicht verfügbar. Die Mitarbeitenden können ihre Lohnabrechnungen neu über die Work Zone einsehen.

Die Lohnausweise für 2025 werden allen Mitarbeitenden noch per Post zugestellt. Nachzahlungen, welche eine Lohnabrechnung im Jahr 2026 nach Austritt generieren, werden den Mitarbeitenden während der Übergangsphase per Post zugesandt.

Modul «Recruiting» (standalone)

Das Modul «Recruiting» (standalone) wird ab März 2026 von weiteren interessierten Organisationseinheiten genutzt. Folgende Organisationen haben sich für den Einsatz des Moduls «Recruiting» entschieden:

• Kantonsspital Winterthur (KSW)
• Sozialversicherungsgericht (SVGR)
• Forensisches Institut Zürich (FOR)

Der Entscheid, welche weiteren Organisationseinheiten der Zentralverwaltung das Modul nutzen werden, erfolgt am 11. Dezember 2025.

Die Standalone-Lösung wird im Oktober 2026 in die HXM-Lösung integriert.

ZHspesen und ZHeit 

Die neu entwickelte Anwendung «ZHspesen» für Spesen und Einmalzahlungen kann von allen Organisationseinheiten der Konsolidierungskreise 1-3 genutzt werden.

Das Einführungsdatum für ZHspesen wurde im Rahmen der weiteren Planung angepasst. ZHspesen wird neu in zwei Etappen eingeführt:

Die Ablösung von inova:time erfolgt ab 2027. Dazu wird ein eigenes Projekt initiiert.

UKA-Solutions

Das Tool «UKA-Solutions» wird für alle Organisationseinheiten der Konsolidierungskreise 1-3 eingeführt. Damit können alle Mitarbeitenden des Kantons Zürich Unfallmeldungen digital erfassen. 

Der Einstieg zur Erfassung erfolgt über die Work Zone. Nach der vollständigen Erfassung der Unfallmeldung werden die nötigen Formulare den Mitarbeitenden automatisch per E-Mail zugestellt.  

Die bisherige Lösung des Amtes für Militär und Zivilschutz wird per 01.01.2026 abgelöst; die Eigenentwicklung für das VSA wird per April 2026 durch UKA-Solutions ersetzt.  

HXM-Lösung 

Die gesamte HXM-Lösung wird im Oktober 2026 eingeführt und beinhaltet folgende Systemkomponenten:

• SuccessFactors Employee Central (SF EC)
• SuccessFactors Onboarding (ONB)
• SuccessFactors Recruiting (REC)
• Dokumentenmanagementsystem (OpenText)
• Schuljahreswechsel und Vikariatstool (VSA)
• Reporting-Tools (Query Manager 4 und SAP Analytics Cloud)

Mit der HXM-Lösung können alle im Projekt Aurora umgesetzten harmonisierten HR-Prozesse genutzt werden. Dazu gehören:

• Lohnverarbeitungsprozesse (Payroll)
• Prozesse für Spesen und Einmalzahlungen (ZHspesen)
• Zeitwirtschaftsprozesse für ProTime- und ZLS-User (ZHeit)
• Prozess zur Unfallmeldung (UKA-Solutions)
• Rollenbasierte Self-Services zu Personaladministrationsprozessen, Organisationsmanagement, Schuljahreswechsel, Vikariatsprozessen
• Reportingprozesse
• Rekrutierungsprozesse
• Onboardingprozesse

Digitale Zukunft

Die Digitalisierung der HR-Prozesse ist ein wichtiger Beitrag zur digitalen Transformation der kantonalen Verwaltung. Die Einführung der HXM-Lösung ist ein zentraler Schritt in der Digitalisierungsstrategie im Bereich Human Resources.

Die neue Lösung legt das Fundament für die weitere Digitalisierung auf dem Weg zu einem modernen, zukunftsorientierten kantonalen Human Resources.

Der Weg zur künftigen HXM-Lösung

Die digitale Transformation ist ein herausforderndes Vorhaben, das für uns alle Veränderungen bringt. Um diesen Weg zu gehen, brauchen wir Offenheit und die Bereitschaft zu Neuem. Wir lernen nicht nur, ein neues IT-System anzuwenden. Sondern wir leben in unserem Arbeitsalltag auch neue Prozesse.

Diesen Weg gehen wir alle gemeinsam. Dabei erhalten wir Unterstützung:

• Laufende Informationen zur künftigen HXM-Lösung und den damit verbundenen Veränderungen.
• Diese Webseite zh.ch/aurora mit weitergehenden Informationen. Die Webseite wird laufend ergänzt.
• Ansprechpersonen in unseren Organisationseinheiten und im Projekt Aurora.
• Funktionsspezifische Schulungen zu den harmonisierten Prozessen und deren Anwendung in der neuen HXM-Lösung.
• Eine In-App-Hilfe. Sie wird uns direkt in der Anwendung der HXM-Lösung unterstützen.

Kommunikation und Change Management

Im April/Mai 2025 wurde auf Projektebene analysiert, welche übergreifenden Veränderungen die neuen HR-Prozesse mit sich bringen.

Seit Juni 2025 liegt der Fokus darauf, diese Veränderungen auf die spezifischen Gegebenheiten der einzelnen Organisationseinheiten zu übertragen.

Daraus leiten sich schliesslich die nötigen Massnahmen ab, um die harmonisierten HR-Prozesse und -Instrumente sowie einheitlicher Rollen in den Organisationseinheiten zu etablieren.

Schulungen

Das Schulungskonzept umfasst eine Kombination aus

• Trainer-geführten Online-Kursen,
• Angeboten zum zeit- und ortsunabhängigen Selbststudium und
• einer In-App-Hilfe («Quick Access»).

In der In-App-Hilfe finden wir direkt in der Work Zone oder in der HXM-Lösung weitere Hilfestellungen. Zum Beispiel Schritt-für-Schritt Anleitungen, Dokumentationen oder Verweise auf Online-Kurse.  

Modul «Recruiting»

Für diejenigen Mitarbeitenden, die ab 2025 mit dem Modul «Recruiting» arbeiten, sind Online-Schulungen verfügbar.

Diese Schulungen können orts- und zeitunabhängig im Selbststudium absolviert werden.

Einstiegsplattform «Work Zone»

Für die Work Zone gibt es Anleitungen zum Einstieg auf die Plattform.

Welle 2

Informationen zum Schulungsangebot für alle von der Welle 2 betroffenen Mitarbeitenden folgen.

Projektorganisation und Gesamtsteuerung

Projektauftraggeber ist Finanzdirektor Ernst Stocker. Er hat eine Gesamtsteuerung unter der Leitung von Marc Ehrensperger, Generalsekretär der Finanzdirektion eingesetzt.

Die Zuständigkeiten der Projekte Aurora und Work Zone sowie des Kompetenzzentrums HR-Projekte & -Prozesse (CC HR P&P) sind wie folgt festgelegt:

• Jürg Kasper, Delegierter des Auftraggebers, Amt für Informatik
• Martin Lüthy, Vorsitzender des Projektausschusses, Personalamt
• Michael Geisser, Projektleiter Aurora, Amt für Informatik
• Christoph Hofmann, Projektleiter Work Zone, Amt für Informatik
• Jérôme Weder, Ansprechpartner Kompetenzzentrum HR-Projekte & -Prozesse, Personalamt

Im Übergang zwischen der seit dem 1. Januar 2025 laufenden Betriebsphase und der gestaffelten Einführung der verschiedenen Module aus dem Projekt Aurora, ist das Kompetenzzentrum HR-Projekte & -Prozesse Teil der Gesamtsteuerung. Damit werden die Kräfte bis zur Einführung der neuen HXM-Lösung gebündelt.

Aufgaben der Gesamtsteuerung

• Projektübergreifende Begleitung und Überwachung, in Absprache mit dem Personalamt (CC HR P&P) und dem Amt für Informatik (Projekte Aurora und Work Zone)
• Vorbereitung und Durchführung gemeinsamer Rapport: Abholen von Entscheiden des  Auftraggebers, Klärung von bedeutenden Fachthemen, Festlegung und Monitoring Massnahmen zur Sicherstellung der Zielerreichung

• Steuerung mit externen Partnern (NOVO, SAP, OpenText, tts, BearingPoint, Avenir Group)
• Sicherstellung schneller Entscheidungsverfahren: kurze Wege und rasche Reaktionszeit

Fokus auf projektübergreifende Aufgabenschwerpunkte, u.a.:

• Harmonisierung HR-Prozesse inkl. organisatorische Einbettung in die Verwaltungseinheiten
• Sicherstellung der Realisierung und Einführung «Payroll»
• Information und Abstimmung von Erwartungshaltungen auf Leitungsebenen Konsolidierungskreise 1–3
• Etablierung der Work Zone als zentrale Einstiegplattform für HR- und Finanzanwendungen für die Konsolidierungskreise 1–3

Sitzungsrhythmus der Gremien

• Gemeinsamer Rapport: monatlich
• Steuerung mit externen Partnerunternehmen: zweimonatlich
• Gesamtsteuerungs-Meeting: wöchentlich (Donnerstag)
• Projektoffice Gesamtsteuerung (Jour fix): drei Mal pro Woche (Dienstag, Mittwoch, Freitag)
• Projektleitungsmeeting Aurora: zwei Mal pro Woche (Dienstag, Mittwoch)

Kontakt

gesamtsteuerung_aurora_cchrpp@zh.ch

Kompetenzzentrum HR-Projekte und -Prozesse

Ende 2024 hat das Personalamt das Projekt «HR-Geschäftsmodell» abgeschlossen. Dessen Tätigkeiten wurden in die per Januar 2025 etablierte Betriebsorganisation mit dem Namen Kompetenzzentrum HR-Projekte & -Prozesse überführt.
Auf der Grundlage der im Projekt «HR-Geschäftsmodell» erarbeiteten Ergebnisse wird das kantonale HR im Rahmen der Betriebsorganisation und in Zusammenarbeit mit bestehenden Gremien fortlaufend weiterentwickelt und optimiert.

Leistungen des Kompetenzentrums

Gesamtkantonal harmonisierte HR-Prozesse und Instrumente

• Steuerung, Koordination und Weiterentwicklung von den HR-Prozessen
• laufende Dokumentation, Überwachung und Überprüfung der HR-Prozesse sowie Bereitstellung und Bewirtschaftung einer gesamtkantonalen HR-Prozesslandkarte
• Bereitstellung von Instrumenten zur fachlichen Unterstützung der HR-Prozesse.

Prozessspezifische HR-Anfragen zu HR-Fachapplikationen

• Steuerung und Bearbeitung von Änderungs- und Neuanfragen für HR-Prozesse und -Instrumente
• Koordination der Erarbeitung von Lösungsansätzen für die fachlich inhaltliche Weiterentwicklung der HR-Fachapplikationen. Dies erfolgt auf Grundlage des Neu- oder Veränderungsbedarfes

Information und Befähigung

• Kontinuierliche, adressatengerechte Information der HR-Nutzer/innen der HR-Prozesse über Neuerungen oder Anpassungen in den HR-Prozessen sowie allfälliger Befähigung 

Beratung

• Beratung der HR-Fachabteilungen betreffend den bereits erarbeiteten und neu zu schaffenden HR-Prozessen
• Steuerung und Unterstützung in der Entscheidungsfindung in den Gremien und Schnittstellenfunktion zu verschiedenen Anspruchsgruppen

Projektmanagement

• Sicherstellung eines professionellen Projektmanagements sowie Übernahme und Mitwirkung bei gesamtkantonalen HR-Projekten

Kontakt

paccpp@zh.ch