Harmonisierter Rekrutierungsprozess

Kompetente und motivierte Mitarbeitende für die vielfältigen Arbeiten in der kantonalen Verwaltung zu gewinnen: Das ist eine der wichtigsten HR-Aufgaben. Ab 2025 nutzen erste Organisationseinheiten dafür die harmonisierten und digitalisierten Teilprozesse im Modul «Recruiting».

Der harmonisierte Rekrutierungsprozess bringt für die kantonalen Verwaltung

• einheitliche Rollen (z. B. HR-Beratung, HR-Services, Führungspersonen);
• einheitliche Prozess-Schritte;
• einheitliche Instrumente (z. B. Checklisten, Dokumente, E-Mail-Vorlagen).

So können wir effizient und professionell rekrutieren.

Digitalisierte Lösung im Modul «Recruiting»

Das Modul «Recruiting» besteht aus den beiden Teilprozessen «Stellenanforderung» und «Selektion», bei denen die Rollen HR-Beratung, HR-Services und Führungspersonen kollaborativ und partizipativ zusammenarbeiten. Die Details zu den beiden Teil-Prozessen sind im Prozessmodelierungs-Tool «Signavio» ersichtlich.

Mit der Lancierung der Welle 1 im Januar 2025 stehen die beiden Teilprozesse im Modul «Recruiting» als eigenständige Lösung zur Verfügung. Folgende Organisationseinheiten nutzen bis zur Einführung der gesamten HXM-Lösung das Modul «Recruiting»:

• Finanzdirektion
• Obergericht
• Kantonspolizei ZH
• Justizdirektion (Generalsekretariat inkl. direktbetreute Ämter/Bereiche sowie Justizvollzug und Wiedereingliederung)

Ab März 2026 können weitere Organisationseinheiten das Modul «Recruting» (Stand-alone) nutzen.

Die Stand-alone-Lösung wird im Herbst 2026 in die HXM-Gesamtlösung integriert.

Teilprozess «Stellenanforderung»

Teilprozess «Selektion»

Das Modul «Recruiting» funktioniert ähnlich wie bisherige Rekrutierungstools.

Details zu den Änderungen

Neue Rollen

Folgende Rollen sind am harmonisierten Rekrutierungsprozess beteiligt:

• Bewerbende
• Führungskräfte (Vorgesetzte, Abteilungsleitende, Amtsleitende usw.)
• HR-Beratung
• HR-Services

Stellenanforderung

Im Teilprozess «Stellenanforderung» werden alle Angaben zur Stellenausschreibung und Rekrutierung erfasst. Die Stellenanforderung wird neu durch die HR-Beratung und die Führungspersonen erarbeitet.

Zentrale für Interviews

In der Zentrale können gleichzeitig mehrere Interviewtermine vereinbart werden. Zudem können Kandidaten/Kandidatinnen übersichtlich aufgrund ihrer Kompetenzen verglichen und bewertet werden.
Die Bewertung kann über das kantonale Kompetenzmodell erfolgen.
Alle Teilnehmenden können die Kandidierenden beurteilen und bewerten.

Prozessschritt «Angebotsgenehmigung»

Die Angebotsgenehmigung ist ein zwingender Prozessschritt. Ohne diesen Schritt kann die Rekrutierung nicht abgeschlossen werden.
Nach der Genehmigung kann die Eintrittsverfügung erstellt werden.
Es kann spontan definiert werden, welche Personen genehmigen müssen/sollen.

Nutzen des Moduls «Recruiting»

Mit den beiden Teilprozessen erreichen wir ab Januar 2025 folgenden Nutzen:

• Digitale Lösung für den harmonisierten Prozess
• Mehr Partizipation der Führungspersonen
• Medienbruchfreier Prozess
• Integration kantonale Kompetenzbibliothek

Die vollständige Umsetzung und Integration des Moduls «Recruiting» in die neue HXM-Lösung erfolgt mit Welle 2 ab Januar 2026. Ab dann werden die Teilprozesse «Stellenanforderung» und «Selektion» mit allen vor- und nachgelagerten HR-Prozessen integriert. Mit der Integration aller vor- und nachgelagerter Prozesse ab 2026 (Welle 2) werden weitere Vorteile spürbar.

Schulungsangebot

Für das Modul «Recruting» gibt es folgende Online-Kurse zum zeit- und ortsunabhängigen Selbststudium:

• Einführung in den harmonisierten und digitalisierten Rekrutierungsprozess;
• Stellenanforderung: Überblick über den Teilprozess und die Anwendung im Modul «Recruiting»;
• Selektion: Überblick über den Teilprozess und die Anwendung im Modul «Recruiting».

Allen weiteren Organisationseinheiten steht das gesamte Schulungsangebot zum ganzen Rekrutierungsprozess im Herbst 2025 zur Verfügung.

Die verlinkten Kurse bleiben also bis Ende 2025 gültig und verfügbar.

Unterstützung nach der Lancierung

In-App-Hilfe

Im Modul «Recruiting» finden Sie eine kontextbezogene In-App-Hilfe – ersichtlich als «Orange» in der Taskleiste. Mit einem Klick auf die «Orange» öffnet sich ein Fenster. Dort werden passende Informationen angezeigt.

Fachliche Anliegen und technische Probleme

Die weitere Unterstützung im Betrieb ist folgendermassen geregelt:

1. Fachliche Anliegen zum harmonisierten und digitalisierten Rekrutierungsprozess:  Wenden Sie sich gerne an Ihre Ansprechpersonen in der HR-Beratung.
   
2. Technische Probleme: Eröffnen Sie ein Ticket im AFI Serviceportal (serviceportal.zh.ch). Nachfolgend finden Sie eine Anleitung zum Erstellen eines Tickets.
   Die Kontaktaufnahme kann auch telefonisch erfolgen: 043 259 19 91 (Montag bis Freitag, 07–18 Uhr).

Die Kommunikation bei technischen Anpassungen (z. B. aufgrund der halbjährlichen Release-Wechseln) erfolgt über die technischen (TAV) und fachlichen (FAV) Applikationsverantwortlichen an die fachlichen Superuser in den Organisationseinheiten.