Digitale Transformation im Bereich Human Resources

Der Regierungsrat will die Chancen der Digitalisierung nutzen und die digitale Transformation auch im Bereich Human Resources vorantreiben. Dazu hat er die folgenden Beschlüsse gefasst:

• RRB Nr. 1170/2019, Initialisierung HR-Informatik 2019–2023;
• RRB Nr. 1480/2021 und Nr. 267/2024, Projekt Aurora: Einführung einer neuen HCM-Standardlösung.

Der Regierungsrat hat die Finanzdirektion beauftragt, das Projekt Aurora durchzuführen; in Zusammenarbeit mit den

• Direktionen und der Staatskanzlei
• Behörden und der Rechtspflege
• beteiligten öffentlich-rechtlichen Anstalten.

Videobotschaft von Regierungsrat Ernst Stocker

HR-Geschäftsmodell

Harmonisierung der HR-Prozesse

HR-Fachpersonen aus allen Direktionen haben gemeinsam die künftigen HR-Prozesse erarbeitet. Diese im Projekt HR-Geschäftsmodell harmonisierten HR-Prozesse sind die Grundlage für die Ablösung des heutigen Personalmanagement- und Lohnadministrationssystems «PULS (SAP-Stäfa)». Die technische Umsetzung der digitalisierbaren HR-Prozesse und -Instrumente erfolgt im Projekt Aurora.

Aurora

Das Projekt Aurora hat zum Ziel, das bisherige kantonale Personalmanagement- und Lohnadministrationssystem «PULS (SAP-Stäfa)» durch eine Standardlösung zu ersetzen.

Die neue Lösung für das künftige «Human Experience Management» (HXM) ist eine Kombination aus

• der SAP HCM Standardlösung (H4S4) und
• SAP SuccessFactors (SF).

Digitalisierung von HR-Prozessen

Die HXM-Lösung ist die digitale Unterstützung der vereinheitlichten und harmonisierten HR-Prozesse.

Dadurch werden

• Doppelspurigkeiten vermieden;
• die Qualität und Durchlaufzeit der HR-Prozesse und -Anwendungen optimiert;
• die Arbeitsabläufe vereinfacht.

Zudem können Synergien über verschiedene Bereiche hinweg genutzt werden. Dies führt zu mehr Effektivität und höherer Effizienz in der täglichen Arbeit der Mitarbeitenden und Vorgesetzten.

Verbindliche Standardlösung

Die HXM-Lösung ist für alle Organisationseinheiten im Konsolidierungskreis 1 verbindlich. 

Bestehende Abläufe im Personaladministrationsbereich sind zu überprüfen und – wenn nötig – anzupassen.

Rollenbasierte Self-Services

Die HXM-Lösung folgt dem Prinzip der rollenbasierten Self-Services. Das bedeutet:

• Transparenz in Bezug auf die eigenen Daten und Prozesse
• Zugriffsberechtigungen auf die neuen Self-Services, angepasst auf Rolle und Funktion
• Sicherer und unkomplizierter Zugriff auf die eigenen Personendaten und Abrechnungen
• Zeit- und ortsunabhängige, digitale Interaktion mit dem zuständigen HR

Einstiegsplattform «Work Zone»

Die Einstiegsplattform «Work Zone» wird 2025 etappenweise für alle kantonalen Organisationseinheiten eingeführt und steht damit über 70’000 Mitarbeitenden des Kantons Zürich (Konsolidierungskreise 1–3) zur Verfügung.

Einstiegsplattform für HR und Finanzen

Die Work Zone bietet einen zentralen Zugriff auf

• HR- und Finanzanwendungen
• Selfservices für Mitarbeitende und Führungskräfte
• Informationen des Personalamts und der Finanzverwaltung

Die Work Zone ergänzt den ZHub für den Konsolidierungskreis 1 (Wissensinhalte, News und Communities).

Projektplanung und Gesamtsteuerung

Koordinierte Planung
 

Gesamtsteuerung

Projektauftraggeber ist Finanzdirektor Ernst Stocker. Er hat eine Gesamtsteuerung unter der Leitung von Marc Ehrensperger, Generalsekretär der Finanzdirektion eingesetzt.

Schulungen

Geplant sind zielgruppenspezifische Schulungen.

Das Schulungskonzept umfasst eine Kombination aus

• Trainer-geführten Online-Kursen,
• Angeboten zum zeit- und ortsunabhängigen Selbststudium und
• einer In-App-Hilfe («Quick Access»).

In der In-App-Hilfe finden wir direkt in der Work Zone oder in der HXM-Lösung weitere Hilfestellungen. Zum Beispiel Schritt-für-Schritt Anleitungen, Dokumentationen oder Verweise auf Online-Kurse.

Veränderungen und Mehrwert

Die digitale Transformation bringt Veränderungen und Mehrwert für alle mit sich.
Um den Veränderungsprozess zu begleiten, wurde das Change-Management-Netzwerk Aurora etabliert.

Für HR-Fachpersonen gibt es bereits jetzt diverse Vorbereitungsarbeiten. Ein Teil dieser Personen ist in die laufenden Fachtests involviert.

Change Impact Führungskräfte

Die HXM-Lösung bringt mehr Transparenz und Verantwortung für Datenqualität und Prozessdurchlauf für die Mitarbeitenden im eigenen Verantwortungsbereich.

Harmonisierte Rolle «Führungskraft»

• Führungskräfte sind verantwortlich für inhaltliche Entscheide und die Genehmigung der Anträge entlang der HR-Prozesse.
• Sie sind die ersten Ansprechpersonen für Mitarbeitende für HR-relevante Fragen und Anliegen.
• Die Führungskräfte arbeiten eng mit der HR-Beratung zusammen.

Change Impact HR-Organisationen

Die HXM-Lösung kann Auswirkungen auf die HR-Organisationen und -prozesse haben. Die bestehenden Abläufe im Personaladministrationsbereich sind zu überprüfen und – wenn nötig – anzupassen.

Für die Planung und Durchführung der organisationsspezifischen Change-Impact-Analysen sind die jeweiligen Change Manager/innen verantwortlich – in enger Zusammenarbeit mit ihren Change Leaders.

Mehrwert für alle

Von der Standardisierung und Digitalisierung im Personalwesen profitieren alle beteiligten Organisationseinheiten der Konsolidierungskreise 1, 2 und 3. Prozesstransparenz führt zu höherer Effizienz, weil Prozess-Schritte, Durchlaufzeiten und Verantwortlichkeiten durch das System vorgegeben sind.