Die neue Anwendung «ZHspesen» zur Erfassung und Genehmigung von Spesen und Einmalzahlungen kann von allen Organisationseinheiten (KK 1–3) genutzt werden. ZHspesen wird 2026 in zwei Etappen eingeführt.
Anwendung für Spesen und Einmalzahlungen
ZHspesen im Überblick
- Die Anwendung «ZHspesen» basiert auf dem System H4S4, das Teil der künftigen HXM-Lösung ist.
- ZHspesen ist im SAP-Grundpreis enthalten und verursacht keine Zusatzkosten.
- Der Einstieg in die Anwendung erfolgt über die Work Zone.
- Nutzende sind interne Mitarbeitende (mit befristeten und unbefristeten Anstellungen).
- ZHspesen ist ein Employee Self Service (ESS) zur Erfassung von eigenen Auslagen (z. B. Spesen). Diese können anschliessend über einen Workflow von einem/einer Genehmiger/in angenommen oder abgelehnt werden.
- Die Anwendung ermöglicht den Upload von entsprechenden Belegen, die im elektronischen FI-Archiv abgelegt werden.
- Bei Genehmigung werden die Auslagen an H4S4 übertragen und in den Infotyp 2010 gespeichert.
- Die genehmigten Auslagen werden im Folgemonat über den Lohn ausbezahlt und auf der Lohnabrechnung ausgewiesen.
- Die Erfassung erfolgt je Anstellung (relevant bei Mitarbeitenden mit Mehrfachanstellungen).
- Mit entsprechenden Berechtigungen (z. B. Führungskräfte) ist eine Erfassung von Auslagen für andere Personen in Ausnahmefällen möglich.
- Abgrenzung: Die Anwendung kann NICHT von Entschädiger/innen, Honorarempfänger/innen und externen Mitarbeitenden genutzt werden.
- Es ist nicht vorgesehen, dass Schnittstellen von und zu Drittapplikationen implementiert werden.
Kurzdemonstration
Details zu ZHspesen ab April 2026
Verwenden Sie die Akkordeon-Bedienelemente, um die Sichtbarkeit der jeweiligen Panels (unterhalb der Bedienelemente) umzuschalten.
- Nutzende sind verantwortliche Personen der vordefinierten Umsysteme.
- Aufruf Lohninput-Schnittstelle (SST):
- Für den Export und die monatliche Ablage der entsprechenden Files auf dem FTP-Server sind die verantwortlichen Personen der vordefinierten Umsysteme zuständig.
- Das «Abholen» der entsprechenden Files auf dem FTP-Server – als Voraussetzung für die Lohnverarbeitung – erfolgt automatisch gemäss «Terminplan Lohnverarbeitung».
- Es erfolgt eine automatische Verarbeitung von Entschädigungen (z. B. Nachtdienstzulagen), die in einem Umsystem generiert und via FTP an H4S4 übertragen wurden.
- Die inhaltliche Prüfung muss vor dem Massenupload in H4S4 erfolgen.
- Die entsprechenden Belege werden nicht im elektronischen FI-Archiv gespeichert.
- Durch die Verarbeitung werden die Daten in den Infotyp 0015 gespeichert.
- Die über den Upload gespeicherten Auslagen werden im Folgemonat über den Lohn ausbezahlt und auf der Lohnabrechnung der entsprechenden Personen ausgewiesen.
Projektplanung
ZHspesen ist verbindlich für die Organisationseinheiten, die bereits ProTime nutzen, weil die Anwendung auf demselben System (H4S4) wie die Lohnverarbeitung basiert.
Für Organisationseinheiten, die nicht ProTime nutzen, ist die Einführung von ZHspesen fakultativ.
ZHspesen wird in zwei Etappen eingeführt
April 2026
Rollout in allen Organisationseinheiten, die ihr Interesse angemeldet haben und nicht ProTime nutzen:
- Staatskanzlei
- Sicherheitsdirektion (Generalsekretariat, Migrationsamt, Sozialamt, Sportamt)
- Finanzdirektion (kdmz, Steueramt)
- Volkswirtschaftsdirektion
- Gesundheitsdirektion
- Bildungsdirektion
- Finanzkontrolle
- Datenschutzbeauftragte
- Psychiatrische Universitätsklinik
Juli 2026
Rollout in allen Organisationseinheiten, die ProTime und ZLS nutzen. Für diese Organisationseinheiten ist die Nutzung von ZHspesen zwingend.
Die Einführung erfolgt zeitgleich mit der Umstellung von ProTime und ZLS auf ZHeit, die neue Anwendung für Zeit und Leistungen. Weitere Informationen zu ZHeit folgen.
Integration in die HXM-Lösung
Im Oktober 2026 wird ZHspesen in die HXM-Lösung integriert.
Details zu ZHspesen in der HXM-Lösung
Verwenden Sie die Akkordeon-Bedienelemente, um die Sichtbarkeit der jeweiligen Panels (unterhalb der Bedienelemente) umzuschalten.
- Nutzende sind ausschliesslich Mitarbeitende HR-Services.
- Der Aufruf der Massen-Uploads erfolgt über: Transaktionen ZHXPY_IT0014_UPDATE bzw. ZHXPY_IT0015_UPDATE direkt in H4S4.
- Der Upload von Auslagen für mehrere andere Personen (z. B. Spesen, Prämien) erfolgt gleichzeitig.
- Die inhaltliche Prüfung muss vor dem Massenupload in H4S4 erfolgen.
- Entsprechende Belege werden nicht im elektronischen FI-Archiv gespeichert.
- Durch den Upload werden die Daten an H4S4 übertragen und in den Infotypen 0014 oder 0015 gespeichert (je nach ausgewählter Transaktion).
- Wenn der Massen-Upload nach dem Stichtag Lohnabrechnung hochgeladen wird: Die über den Upload gespeicherten Auslagen werden im Folgemonat über den Lohn ausbezahlt und auf der Lohnabrechnung der entsprechenden Personen ausgewiesen.
- Nutzende sind Mitarbeitende Payroll und HR-Services.
- Der Aufruf der manuellen Eingabe erfolgt über: Transaktion PA30 oder PA70 direkt in H4S4.
- Die Auslagen (z. B. Spesen) einer anderen Person werden in einem der Infotypen 0014, 0015 oder 2010 innerhalb von H4S4 erfasst.
- Die inhaltliche Prüfung muss vor der Erfassung in H4S4 erfolgen.
- Die entsprechenden Belege müssen manuell im elektronischen FI-Archiv der betreffenden Person gespeichert werden.
- Wenn die manuelle Eingabe nach dem Stichtag Lohnabrechnung erfolgt: Die erfassten Auslagen werden im Folgemonat über den Lohn ausbezahlt und auf der Lohnabrechnung der entsprechenden Person ausgewiesen.
Kommunikation & Schulungen
- Informationen für die Endanwendergruppen HR-Fachpersonen, Führungskräfte und Mitarbeitende folgen über die Change Manager/innen der beteiligten Organisationseinheiten ab Mitte Februar 2026.
- Schulungsmaterialien für HR-Fachpersonen, Führungskräfte und Mitarbeitende stehen ab dem 16.03.2026 in der «Orange» zur Verfügung.
- Die Direktlinks zu den Schulungsmaterialien finden Sie ab diesem Zeitpunkt auf dieser Website und direkt in der Anwendung «ZHspesen».
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