Ausgangslage und Handlungsbedarf

Im Rahmen des Projekts Aurora werden die Prozesse und Anwendungen für die Zeit- und Leistungswirtschaft harmonisiert und standardisiert. Daraus resultieren Einsparungen von Wartungs- und Lizenzkosten. Mit der neuen Anwendung «ZHeit» werden harmonisierte Zeitwirtschaftsprozesse digitalisiert.

ProTime, ZLS und inova:time entsprechen nicht dem Standard für die Zeiterfassung in der HXM-Lösung. Mit der neuen Anwendung «ZHeit» werden die Zeit- und Leistungswirtschaftsprozesse systemseitig entflechtet.
An ZHeit angebunden sind zwei SAP-Systeme:

• H4S4 (HXP): Erfassung und Genehmigung von Zeiten und Zeitkontingenten sowie Bewertung Zeitzuschläge, Lohnarten, Arbeitszeitberechnung, Arbeitszeitpläne.
• Finanzsystem (Finance/Controlling, KEP): Genehmigung von Leistungen.

ZHeit ist die für alle Nutzenden einheitliche Benutzeroberfläche (Frontend) für diese beiden SAP-Systeme.

Die Realisierung von ZHeit ist eine zwingende Voraussetzung für die Einführung der HXM-Lösung.

Verbindlichkeit und Relevanz

Die Umstellung auf ZHeit ist verbindlich für

• bisherige ProTime- und ZLS-Nutzende (ab 2027);
• bisherige Nutzende von Inova:time (ab 2028).

E3 (Kantonspolizei) und PEP (Psychiatrische Universitätsklinik, Integrierte Psychiatrie Winterthur, Kantonsspital Winterthur) funktionieren als «Stand-alone-Lösungen» und werden weiterhin genutzt. Es gibt Schnittstellen zur neuen SAP-Standardlösung (H4S4). Es werden aber keine neuen Schnittstellen zu Drittsystemen realisiert.

Harmonisierte Zeitwirtschaftsprozesse

Die folgenden Prozesse wurden harmonisiert. Sie sind in Signavio abgebildet und in ZHeit digitalisiert:

• 8.8.1: Anwesenheiten
• 8.8.2: Arbeitszeitmodell
• 8.10: Abwesenheiten
• 8.13: Krankheitsmeldung

Rollen

In ZHeit gibt es folgende Rollen:

• Mitarbeitende
• Führungskräfte
• ZHeit-Verantwortliche/r/HRS (vergleichbar mit ehemaliger ProTime-Rolle).
  Sie wird prinzipiell nur an HR-Fachpersonen vergeben. Begründete Ausnahmen sind möglich.

Hinweise für HR-Fachpersonen:

• Die neue Rolle für Zeitwirtschaft in H4S4 wird nur mit HR-Fachpersonen der harmonisierten Geschäftsrolle «HR-Services» besetzt.
• Bei mehrfachangestellten Mitarbeitenden muss innerhalb von ZHeit zwischen den verschiedenen Anstellungen einer Person gewählt werden.
• ZHeit ist nicht für externe Mitarbeitende und Honorarempfänger verfügbar; sie nutzen weiterhin ProTime für die Leistungserfassung.

Kurzdemonstration

Einbindung in die Work Zone

Der Zugriff auf ZHeit erfolgt über die Work Zone. Folgende Kacheln werden zur Verfügung stehen, berechtigungsgesteuert nach Rolle und Funktion:

• Zeiten und Leistungen erfassen (Mitarbeitende)
• Zeiten genehmigen (Führungskräfte)
• Leistungen genehmigen (Führungskräfte und Projektleiter AFI)
• Meine Zeitnachweise

Das bleibt gleich, das ändert sich

• Der Anwenderkreis, inkl. Vorgesetzte der Zeitwirtschaftslösung, bleibt der gleiche.
• Die erfassungsrelevanten Informationen sind identisch mit den heutigen Informationen.
• Die Erfassungsmasken für Zeiten und für Leistungen erscheinen neu direkt beim Aufrufen der Anwendung und sind in separaten Abschnitten.
• Neu werden die aktuell zur Verfügung stehenden Kontingente und Saldi direkt auf der Oberfläche angezeigt, anstatt über einen separaten Report.
• ZHeit ist als Browser-Version auch auf mobilen Geräten verfügbar.
• ProTime (V3 und Web Dynpro) stehen ab 2027 nicht mehr für die Zeit- und Spesenerfassung zur Verfügung.
• Die Genehmigung von Leistungen erfolgt weiterhin in ProTime.

Das Kernteam Organisatorisches Change Management wird bis Ende August 2026 eine detaillierte Change-Impact-Analyse erarbeiten.

Mehrwert von ZHeit

Für Mitarbeitende

• Zeiten und Leistungen übersichtlich und transparent in einer Anwendung
• Zeiten und Leistungen können unabhängig voneinander erfasst werden
• Abwesenheiten können als Zeiträume (von-bis) erfasst werden
• Leicht verständliches und intuitives User Interface (UI)
• Anzeige der Kontingente und Salden in der Übersicht

Für Führungskräfte

• Notifikationen in «Meine Inbox» in der Work Zone
• Genehmigung der Anwesenheiten pro Mitarbeiter/in und pro Periode als ein Satz
• Einzelgenehmigung von Abwesenheiten als Zeiträume und als einzelne Tage
• Massengenehmigung der An- und Abwesenheiten (Zeitraum) pro Mitarbeiter/in

Für Fachpersonen

• Die Zeitwirtschaft zieht aus dem Finanz- ins HR-System um. Integriert sind Organisationsmanagement/Berechtigungen, Personalstammdaten und Payroll.
• Klare Trennung zwischen HR-System (zeitbezogene Daten) und Finanz-/Controlling-System (Leistungen)
• Keine Stammdatenpflege im Finanzsystem für HR mehr nötig
• Abwesenheiten können als Zeiträume (von-bis) erfasst werden
• Weniger administrativer Aufwand
• Weniger Fehler durch die Systemintegration

Projektplanung

Fachtests

• Testphase 1 (abgeschlossen): von 13. Juli bis 21. August 2026
• Testphase 2: von 12. Oktober bis 6. November 2026

Einführung

• Januar 2027: Einführung ZHeit für ProTime- und ZLS-Nutzende

• Januar 2028: Einführung für Nutzende von inova:time.
  inova:time kann von den bisherigen Nutzenden auch im Jahr 2027 weiter genutzt werden.
  Die Ablösung von inova:time ist nicht Teil des Projekts Aurora. Die Realisierung erfolgt in einem separaten Projekt. Co-Projektleitung: Peter Schreiber (Bildungsdirektion) und Urs Neuenschwander (Finanzdirektion).

Kommunikation & Schulungen

Kommunikation

Weitere Informationen erhalten Mitarbeitende, Führungskräfte und Fachpersonen ab Oktober 2026 über die Change Manager/innen der beteiligten Organisationseinheiten.
Zudem wird diese Website laufend aktualisiert.

Schulungen

Im Dezember 2026 werden Schulungsmaterialien in der «Orange» zur Verfügung stehen:

• Lernmodule: «Einführung in die Zeiterfassung», «Einführung in die Leistungserfassung»

• Schritt-für-Schritt-Anleitungen für die Zeit- und Leistungserfassung