Ausgangslage und Handlungsbedarf

Im Rahmen des Projekts Aurora werden die Prozesse und Anwendungen für die Zeit- und Leistungswirtschaft harmonisiert und standardisiert. Daraus resultieren Einsparungen von Wartungs- und Lizenzkosten. Mit der neuen Anwendung «ZHeit» werden harmonisierte Zeitwirtschaftsprozesse digitalisiert.

ProTime, ZLS und inova:time entsprechen nicht dem Standard für die Zeiterfassung in der HXM-Lösung. Mit der neuen Anwendung «ZHeit» werden die Zeit- und Leistungswirtschaftsprozesse systemseitig entflechtet.
An ZHeit angebunden sind zwei SAP-Systeme:

• H4S4 (HXP): Erfassung und Genehmigung von Zeiten und Zeitkontingenten sowie Bewertung Zeitzuschläge, Lohnarten, Arbeitszeitberechnung, Arbeitszeitpläne.
• Finanzsystem (Finance/Controlling, KEP): Genehmigung von Leistungen.

ZHeit ist die für alle Nutzenden einheitliche Benutzeroberfläche (Frontend) für diese beiden SAP-Systeme.

Die Realisierung von ZHeit ist eine zwingende Voraussetzung für die Einführung der HXM-Lösung.

Verbindlichkeit und Relevanz

Die Umstellung auf ZHeit ist verbindlich für

• bisherige ProTime- und ZLS-Nutzende (ab 2027);
• bisherige Nutzende von Inova:time (ab 2028).

E3 (Kantonspolizei) und PEP (Psychiatrische Universitätsklinik, Integrierte Psychiatrie Winterthur, Kantonsspital Winterthur) funktionieren als «Stand-alone-Lösungen» und werden weiterhin genutzt. Es gibt Schnittstellen zur neuen SAP-Standardlösung (H4S4). Es werden aber keine neuen Schnittstellen zu Drittsystemen realisiert.

Harmonisierte Zeitwirtschaftsprozesse

Die folgenden Prozesse wurden harmonisiert. Sie sind in Signavio abgebildet und in ZHeit digitalisiert:

• 8.8.1: Anwesenheiten
• 8.8.2: Arbeitszeitmodell
• 8.10: Abwesenheiten
• 8.13: Krankheitsmeldung

Rollen

In ZHeit gibt es folgende Rollen:

• Mitarbeitende
• Führungskräfte
• ZHeit-Verantwortliche/r/HRS (vergleichbar mit ehemaliger ProTime-Rolle).
  Sie wird prinzipiell nur an HR-Fachpersonen vergeben. Begründete Ausnahmen sind möglich.

Hinweise für HR-Fachpersonen:

• Die neue Rolle für Zeitwirtschaft in H4S4 wird nur mit HR-Fachpersonen der harmonisierten Geschäftsrolle «HR-Services» besetzt.
• Bei mehrfachangestellten Mitarbeitenden muss innerhalb von ZHeit zwischen den verschiedenen Anstellungen einer Person gewählt werden.
• ZHeit ist nicht für externe Mitarbeitende und Honorarempfänger verfügbar; sie nutzen weiterhin ProTime für die Leistungserfassung.

Benutzeroberfläche

Die Benutzeroberfläche ähnelt der bisherigen Anwendung ProTime:

Einbindung in die Work Zone

Der Zugriff auf ZHeit erfolgt über die Work Zone. Folgende Kacheln werden zur Verfügung stehen, berechtigungsgesteuert nach Rolle und Funktion:

• Zeiten und Leistungen erfassen (Mitarbeitende)
• Zeiten genehmigen (Führungskräfte)
• Leistungen genehmigen (Führungskräfte und Projektleiter AFI)
• Meine Zeitnachweise

Das bleibt gleich, das ändert sich

• Der Anwenderkreis, inkl. Vorgesetzte der Zeitwirtschaftslösung, bleibt der gleiche.
• Die erfassungsrelevanten Informationen sind identisch mit den heutigen Informationen.
• Die Erfassungsmasken für Zeiten und für Leistungen erscheinen neu direkt beim Aufrufen der Anwendung und sind in separaten Abschnitten.
• Neu werden die aktuell zur Verfügung stehenden Kontingente und Saldi direkt auf der Oberfläche angezeigt, anstatt über einen separaten Report.
• ZHeit ist als Browser-Version auch auf mobilen Geräten verfügbar.
• ProTime (V3 und Web Dynpro) stehen ab 2027 nicht mehr für die Zeit- und Spesenerfassung zur Verfügung.
• Die Genehmigung von Leistungen erfolgt weiterhin in ProTime.

Das Kernteam Organisatorisches Change Management wird bis Ende August 2026 eine detaillierte Change-Impact-Analyse erarbeiten.

Mehrwert von ZHeit

Für Mitarbeitende

• Zeiten und Leistungen übersichtlich und transparent in einer Anwendung
• Zeiten und Leistungen können unabhängig voneinander erfasst werden
• Abwesenheiten können als Zeiträume (von-bis) erfasst werden
• Leicht verständliches und intuitives User Interface (UI)
• Anzeige der Kontingente und Salden in der Übersicht

Für Führungskräfte

• Notifikationen in «Meine Inbox» in der Work Zone
• Genehmigung der Anwesenheiten pro Mitarbeiter/in und pro Periode als ein Satz
• Einzelgenehmigung von Abwesenheiten als Zeiträume und als einzelne Tage
• Massengenehmigung der An- und Abwesenheiten (Zeitraum) pro Mitarbeiter/in

Für Fachpersonen

• Die Zeitwirtschaft zieht aus dem Finanz- ins HR-System um. Integriert sind Organisationsmanagement/Berechtigungen, Personalstammdaten und Payroll.
• Klare Trennung zwischen HR-System (zeitbezogene Daten) und Finanz-/Controlling-System (Leistungen)
• Keine Stammdatenpflege im Finanzsystem für HR mehr nötig
• Abwesenheiten können als Zeiträume (von-bis) erfasst werden
• Weniger administrativer Aufwand
• Weniger Fehler durch die Systemintegration

Projektplanung

Fachtests

• Testphase 1 (abgeschlossen): von 13. Juli bis 21. August 2026
• Testphase 2: von 12. Oktober bis 6. November 2026

Einführung

• Januar 2027: Einführung ZHeit für ProTime- und ZLS-Nutzende

• Januar 2028: Einführung für Nutzende von inova:time.
  inova:time kann von den bisherigen Nutzenden auch im Jahr 2027 weiter genutzt werden.
  Die Ablösung von inova:time ist nicht Teil des Projekts Aurora. Die Realisierung erfolgt in einem separaten Projekt. Co-Projektleitung: Peter Schreiber (Bildungsdirektion) und Urs Neuenschwander (Finanzdirektion).

Kommunikation & Schulungen

Kommunikation

Weitere Informationen erhalten Mitarbeitende, Führungskräfte und Fachpersonen ab Oktober 2026 über die Change Manager/innen der beteiligten Organisationseinheiten.
Zudem wird diese Website laufend aktualisiert.

Schulungen

Im Dezember 2026 werden Schulungsmaterialien in der «Orange» zur Verfügung stehen:

• Lernmodule
• Schritt-für-Schritt-Anleitungen