Spesen

Inhaltsverzeichnis

Kapitel
Rechte und Pflichten
Unterkapitel
Spesen
Publikationsdatum
1. Mai 2022

Grundsatz

Als Spesen gelten Auslagen, die den Mitarbeitenden in Ausübung ihrer Tätigkeit am Amtssitz oder auf Dienstreisen anfallen (§ 64 Abs. 1 VVO).

Die Mitarbeitenden haben nur Anspruch auf den Ersatz der Auslagen, die

  • tatsächlich angefallen sind (§ 64 Abs. 1 VVO) und
  • sie zur Erfüllung der Amtsführung notwendigerweise tätigen müssen (§ 64 Abs. 2 Satz 2 VVO).

Die Mitarbeitenden sind verpflichtet, ihre Spesen möglichst tief zu halten (§ 64 Abs. 2 Satz 1 VVO).

Amtssitz und Dienstreise

Der Amtssitz entspricht dem üblichen Arbeitsort.

Eine Dienstreise liegt vor, wenn Mitarbeitende aus geschäftlichen Gründen ihre Aufgaben für den Arbeitgeber ausserhalb des üblichen Arbeitsortes auszuführen haben. Der Arbeitsweg (d.h. die Anreise vom Wohn- zum Arbeitsort und die Rückreise vom Arbeits- zum Wohnort), gilt nicht als Dienstreise. Sind die Voraussetzungen für eine Dienstreise erfüllt, gehen sowohl die Auslagen wie auch die benötigte Arbeitszeit zulasten des Arbeitgebers.

Haben Mitarbeitende zwei oder mehr Arbeitsorte, so liegt eine Dienstreise vor, wenn sie aus dienstlichen Gründen innerhalb eines Tages von einem zum anderen Arbeitsort wechseln müssen. Den Vorgesetzten wird empfohlen, in diesen Fällen eine Amtsanweisung zu verfassen, in der die Handhabung von Dienstreisen im Zusammenhang mit den verschiedenen Arbeitsorten geregelt wird.

Spesenabrechnung und -pauschalen

Spesenabrechnung

Die anfallenden Spesen werden grundsätzlich nach Spesenereignis und gegen Beleg mittels Spesenformular abgerechnet und vergütet (§ 65 Abs. 1 VVO).

Für die korrekte Erfassung von Spesen vgl. Handbuch Rechnungslegung. Die Abrechnungen sind in der Regel am Ende jeden Monats zusammen mit den Belegen und den erforderlichen Angaben einzureichen (§ 73 Abs. 1 VVO). Die oder der Vorgesetzte prüft die Abrechnungen (§ 73 Abs. 2 VVO).

Spesenpauschalen

Die Direktionen, die obersten kantonalen Gerichte oder die von ihnen ermächtigten Amtsstellen können für Mitarbeitende oder Berufsgruppen mit regelmässig anfallenden Spesen Pauschalen festlegen (§ 65 Abs. 2 VVO). Spesenpauschalen sind bei wesentlichen Änderungen der Verhältnisse, mindestens aber alle vier Jahre, zu überprüfen (§ 65 Abs. 2 Satz 2 VVO). Zusätzlich wird empfohlen, Pauschalregelungen vor deren Erlass dem Steueramt im Hinblick auf deren steuerrechtliche Anerkennung zur Prüfung vorzulegen.

Sinn und Zweck von Spesenpauschalen ist eine Vereinfachung der Handhabung und die Verminderung des administrativen Aufwands. Spesenpauschalen orientieren sich an den tatsächlichen Verhältnissen und dürfen weder zu einer Benachteiligung noch zu einer Bevorzugung der Mitarbeitenden führen.

Die Direktionen orientieren das Personalamt über Regelungen, die sie zum Vollzug der Vorschriften über den Ersatz von Barauslagen erlassen (§ 74 Abs. 1 VVO).

Sonderfälle, die durch die allgemeinen Spesenregelungen (§§ 66 ff. VVO) nicht erfasst werden, sind von den Direktionen im Einvernehmen mit dem Personalamt festzulegen (§ 74 Abs. 2 VVO).

Fahrtkosten

Öffentliche Verkehrsmittel

Grundsätzlich sind für Dienstreisen öffentliche Verkehrsmittel zu benützen (§ 68 Abs. 1 VVO). Im Bereich des Zürcher Verkehrsverbundes (ZVV) können Billette zweiter Klasse, ausserhalb des Verbundgebietes solche erster Klasse verrechnet werden (§ 66 Abs. 1 VVO). Wer regelmässig dienstlich öffentliche Verkehrsmittel benützt, erhält die Kosten eines Halbtaxabonnements vergütet. In diesen Fällen werden Billette zur halben Taxe entschädigt, in den übrigen Fällen zur vollen Taxe (§ 66 Abs. 2 VVO).

Die Direktionen oder das oberste kantonale Gericht können bei dienstlichem Interesse Beiträge an weitere Abonnements bewilligen oder solche zur Verfügung stellen (§ 66 Abs. 3 VVO). Die Direktion oder das oberste kantonale Gericht können auch die Anschaffung von (übertragbaren) Firmenabonnements prüfen.

Praxisempfehlung

Den Mitarbeitenden werden Dienstfahrten mit dem öffentlichen Verkehr grundsätzlich zur vollen Taxe vergütet (vgl. § 66 Abs. 2 VVO). 

Jahres-Halbtaxabonnement

Mitarbeitende, die über ein Jahres-Halbtaxabonnement verfügen, werden bis zum doppelten Preis eines Jahres-Halbtaxabonnements (Stand 2022: Fr. 370 bzw. Fr. 330 bei Verlängerung) die Billette zur vollen Taxe vergütet, danach nur noch zur halben Taxe. Ist von vornherein ersichtlich, dass die Kosten der Billette zur vollen Taxe den doppelten Preis eines Jahres-Halbtaxabonnements übersteigen werden, wird den Mitarbeitenden das Jahres-Halbtaxabonnement direkt erstattet. Die Billette werden anschliessend nur noch zur halben Taxe entschädigt.

Beispiel:

Der Mitarbeiter, Fredy Müller, fährt aus geschäftlichen Gründen regelmässig, ca. 5 x pro Jahr, von Zürich nach Bern. Fredy Müller besitzt ein Jahre-Halbtaxabonnement.

Die Fahrten 1. Klasse von seinem Arbeitsort Zürich nach Bern retour kosten zur vollen Taxe Fr. 180 bzw. Total Fr. 900 (= 5 x Fr. 180; Stand 2022). Da die voraussichtlichen Kosten den doppelten Betrag eines Jahres-Halbtaxabonnements übersteigen, wird ihm das Jahres-Halbtaxabonnement direkt erstattet und die fünf Fahrten werden nur noch zur halben Taxe entschädigt.

Strecken-, Zonen oder Generalabonnements

Für Mitarbeitende, die im Besitz eines Strecken-, Zonen- oder Generalabonnements sind, gilt die vorstehende Regelung zum Jahres-Halbtaxabonnement analog. Auch sie erhalten grundsätzlich bis zum doppelten Betrag des Jahres-Halbtaxabonnements die Billette zur vollen, danach nur noch zur halben Taxe vergütet.

Maximal können Kosten bis zum Teil der Abonnementskosten, der dem Verhältnis von privater zu dienstlicher Nutzung entspricht, entschädigt werden; jedoch nicht mehr, als die Hälfte des für die Dienstreisen in Betracht fallenden, kostengünstigsten Abonnements.

Beispiel:

Fredy Müller besitzt ein Generalabonnement 2. Klasse und fährt die Strecke Zürich – Bern (retour) 20 x pro Jahr. Es war von Beginn an nicht absehbar, dass er die Strecke so oft fahren würde.

Fredy Müller werden bis zum doppelten Betrag des Jahres-Halbtaxabonnements die Fahrkosten zur vollen Taxe (1. Klasse) erstattet, danach nur noch zur halben Taxe. Der total erstattbare Betrag wird unter Berücksichtigung der privaten Nutzung festgesetzt, darf aber die Hälfte des Generalabonnements 1. Klasse (= Hälfte des kostengünstigsten Abonnements) nicht übersteigen.

Beiträge des Arbeitgebers

Der Arbeitgeber kann Beiträge an Abonnemente leisten. Die Beiträge sollten in der Regel nicht mehr als die Hälfte des kostengünstigsten Abonnements betragen und das Verhältnis von privater zu dienstlicher Nutzung angemessen widerspiegeln. Wird die Schwelle (Hälfte des kostengünstigsten Abonnements) überschritten, ist die Anschaffung eines Firmenabonnements zu prüfen.

Beispiel:

Fredy Müller fährt die Strecke Zürich - Bern (retour) regelmässig ca. 20 x pro Jahr. Er besitzt weder ein Halbtax- noch ein anderes Abonnement.

Für die Fahrten würden beim Kauf eines Jahres-Halbtaxabonnements Kosten in Höhe von Fr. 2'170 (= Fr. 370 für Jahres-Halbtaxabonnement sowie 20 x Fr. 90) anfallen. Fredy Müller kann ein Beitrag an das Generalabonnement entrichtet werden, sofern kein Firmenabonnement angeschafft und die private Nutzung angemessen berücksichtigt wird.
 

Private Fahrzeuge

Wegen der grundsätzlichen Benützungspflicht von öffentlichen Verkehrsmitteln werden Kosten für den Gebrauch eines privaten Fahrzeuges nur vergütet, wenn durch dessen Benützung eine wesentliche Zeit- oder Kostenersparnis erzielt wird oder die Verwendung der öffentlichen Verkehrsmittel unzumutbar ist oder solche nicht zur Verfügung stehen (§ 68 Abs. 1 und 2 VVO).

Für die Beurteilung, ob eine wesentliche Zeit- oder Kostenersparnis vorliegt, können folgende Aspekte berücksichtigt werden:

  • Die Reisezeit mit den öffentlichen Verkehrsmitteln dauert erheblich länger, als die Reisezeit mit dem privaten Fahrzeug;
  • Vergleich der Höhe der Kosten für die Kilometerentschädigung gegenüber den Billettkosten für den öffentlichen Verkehr;
  • Der Umfang der nicht nutzbaren, aber entschädigungspflichtigen Arbeitszeit;
  • Ökologische Aspekte.

Die Benützung der öffentlichen Verkehrsmittel kann insbesondere dann unzumutbar sein, wenn Waren transportiert werden müssen oder eine körperliche Einschränkung vorliegt.

Öffentliche Verkehrsmittel stehen dann nicht zur Verfügung, wenn zu erreichende Orte gar nicht oder nicht zur massgebenden Tageszeit erschlossen sind.

Bei berechtigter Benützung des Privatfahrzeugs beträgt die Kilometerentschädigung (§ 68 Abs. 3 VVO):

  • für Autos: 70 Rappen;
  • für Motorräder (mit Hubraum über 50 cm3): 40 Rappen;
  • für Motorfahrräder und Fahrräder: 30 Rappen.

Massgebend für die Kilometerentschädigung ist der kürzeste oder schnellste Weg vom Wohnort via die Dienststelle oder direkt nach den auswärtigen Arbeitsorten und von dort via die Dienststelle oder direkt zurück. Sofern das private Fahrzeug täglich für den Arbeitsweg benutzt wird, werden nur die zusätzlich zum normalen Arbeitsweg zurückgelegten Kilometer vergütet (§ 68 Abs. 4 VVO).

Zur Kaskoversicherung bei dienstlicher Verwendung privater Motorfahrzeuge vgl. Merkblatt des Generalsekretariats der Finanzdirektion.

Verpflegungskosten

Es besteht kein genereller Anspruch auf Entschädigung der auswärtigen Verpflegung (§ 69 Abs. 1 VVO).

Entstehen Auslagen für die Verpflegung im Zusammenhang mit dienstlichen Tätigkeiten, werden lediglich die tatsächlichen Kosten, welche Fr. 15 übersteigen, höchstens aber Fr. 30, vergütet (§ 69 Abs. 2 VVO).

Vorausgesetzt wird, dass die berufliche Verpflichtung ein dienstliches Essen erfordert (bspw. aus Höflichkeitsgründen). Ersetzt werden sollen damit ausserordentliche Mehrauslagen, welche gegenüber einem «normalen» Mittagessen anfallen. Nicht vergütet wird das normale Mittagessen von Mitarbeitenden, das sie im Rahmen ihrer auswärtigen Tätigkeit einnehmen.

Betragsmässig gehen damit in jedem Fall Fr. 15 zulasten der bzw. des Mitarbeitenden und zwar unabhängig davon, ob die Verpflegungskosten durch Lunch-Check oder in anderer Form durch den Arbeitgeber vergünstigt werden. Die Obergrenze bildet der Betrag von Fr. 30. Übersteigen die Kosten der Verpflegung diesen Betrag, gehen sie zulasten der/des Mitarbeitenden.

Beispiel:

Ein Revisor trifft eine Gemeindeschreiberin zu einem Arbeitsessen, das der Revisor aus Höflichkeitsgründen nicht ablehnen kann. Der Revisor kann den Betrag, der Fr. 15 übersteigt, maximal jedoch Fr. 30, als Spesen einfordern.

Beispiel:

Der Revisor geht während er bei einer Gemeinde auf Revision ist im Dorfrestaurant essen. Der Revisor kann keine Verpflegungskosten geltend machen, da es sich um seine normale Verpflegung handelt und das Essen nicht in Zusammenhang mit der dienstlichen Tätigkeit steht.

Liegt es im dienstlichen Interesse, können Mitarbeitende Drittpersonen einladen. Unter Drittperson fallen bspw. Kunden oder Geschäftspartner, welche aus dienstlichem Interesse, eingeladen werden, grundsätzlich jedoch nicht andere Kantonsangestellte. Bei solchen Einladungen muss zudem immer sichergestellt werden, dass der Verhaltenskodex eingehalten wird. Es werden die Gesamtkosten vergütet (§ 69 Abs. 4 VVO). Die Gesamtkosten beziehen sich auf die zusätzlichen Kosten, die für die Drittperson anfallen. In diesem Sinne können die Kosten des Gastes in vollem Umfang als Entschädigung zurückgefordert werden. Die bzw. der Mitarbeitende muss weiterhin für sich selber einen eigenen Beitrag von Fr. 15 leisten und gegebenenfalls die Kosten, die über Fr. 45 hinausgehen, selber tragen.

Trinkgelder sind keine notwendigen Auslagen und werden daher nicht erstattet.
 

Übernachtungskosten

Für Übernachtungen im Rahmen von Dienstreisen werden in der Regel die Ansätze für Hotels mittlerer Preislage vergütet (§ 70 Abs. 1 Satz 1 VVO). Vergütet werden die tatsächlichen Hotelkosten einschliesslich Frühstück, aber ohne Privatauslagen (§ 70 Abs. 2 VVO). Bei einer Anreise am Vorabend werden die Übernachtungskosten nur dann vergütet, wenn die frühzeitige Anreise notwendig ist, d.h., eine gleichtägige Anreise unmöglich/unzumutbar oder die Anwesenheit am Vortag aus veranstaltungstechnischen Gründen unabdingbar ist.

Beispiel:

Ein Mitarbeiter muss aus geschäftlichen Gründen um 8.00 Uhr in Lugano sein. Abhängig vom Wohnort des Mitarbeiters muss zuerst geprüft werden, ob eine Anreise am gleichen Tag mit öffentlichen Verkehrsmitteln möglich ist. Stehen keine öffentlichen Verkehrsmittel zur Verfügung oder ist die Nutzung derselben unzumutbar, ist eine Anfahrt mit dem Privatauto, soweit möglich und zumutbar, gegenüber einer Anreise am Vortag grundsätzlich vorzuziehen.

Nebenauslagen

Auf Dienstreisen werden den Mitarbeitenden Nebenauslagen wie Parkgebühren etc. je nach der Dauer der Abwesenheit pauschal gemäss den folgenden Ansätzen vergütet (§ 71 VVO):

  • für Abwesenheiten von mehr als fünf Stunden: Fr. 5;
  • für Abwesenheiten von mehr als acht Stunden: Fr. 10.

Auslandreisen

Dienstreisen ins Ausland bedürfen der Bewilligung durch die Direktion, das zuständige oberste kantonale Gericht oder durch die dazu ermächtigten Ämter, Gerichte und Notariate. Dabei sind den Anträgen ein detailliertes Programm und eine Kostenaufstellung (Formular Auslandreisen) beizulegen (§ 72 Abs. 1 VVO). Im Zusammenhang mit Auslandreisen können die Vergütungen für Verpflegungskosten und Nebenauslagen gemäss §§ 69 und 71 VVO angemessen erhöht werden (§ 72 Abs. 2 VVO).

Bei Flugreisen werden grundsätzlich die Kosten der Economy-Klasse entschädigt, wobei die Vergütung der Business-Klasse in Ausnahmefällen zulässig ist (§ 67 Abs. 1 VVO). Es sind die günstigsten Flugverbindungen zu wählen (§ 67 Abs. 2 VVO).

Exkurs

Spesen im Zusammenhang mit Weiterbildungen

Für Spesen im Zusammenhang mit Weiterbildungen sind allfällige abweichende Spezialregelungen der Direktionen vorbehalten.

Bewerbungsverfahren

Auslagen von Bewerbenden, die im Rahmen des Bewerbungsprozesses entstehen (Reise-, Verpflegungs- oder Übernachtungskosten) werden nicht übernommen.
 

Kontakt

Personalamt – Personalrecht

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Adresse

Walcheplatz 1
8090 Zürich
Route (Google)

Telefon

+41 43 259 48 97

Montag,  Mittwoch und Freitag von 10 bis 12 Uhr.

Die Rechtsauskunft steht HR-Fachpersonen und Führungskräften der kantonalen Verwaltung, der Gemeinden und der öffentlichrechtlichen Betriebe zur Verfügung.

Rechtsberatungsstellen für Mitarbeitende

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