Verwaltungsverfahren vollständig elektronisch abwickeln – das ermöglicht das geänderte Verwaltungsrechtspflegegesetz (VRG). Verwaltungsbehörden und Private können sich bereits jetzt auf das Inkrafttreten vorbereiten.
Ausgangslage
Dank der Änderungen wird es möglich sein, mit den Verwaltungsbehörden im Kanton im Verwaltungsverfahren medienbruchfrei elektronisch zu verkehren. Das heisst insbesondere, dass Eingaben elektronisch eingereicht und Anordnungen der Behörde ebenso elektronisch mitgeteilt werden können.
Inkrafttreten der Änderungen
Der Kantonsrat hat die Änderung des Verwaltungsrechtspflegegesetzes (VRG) am 30. Oktober 2023 beschlossen. Das geänderte Gesetz tritt zusammen mit der neu zu erlassenden Verordnung über elektronische Verfahrenshandlungen im Verwaltungsverfahren (VeVV) voraussichtlich per 1. Januar 2025 in Kraft.
Neuerungen für öffentliche Organe
Für wen die Neuerungen gelten
Die Neuerungen betreffen den 2. Abschnitt des VRG. Dieser wird angewendet von:
- Verwaltungsbehörden des Kantons, der Gemeinden und der Bezirke,
- Organe der kantonalen öffentlichen Anstalten (z.B. Universität Zürich und Gebäudeversicherungsanstalt Kanton Zürich),
- Organe kantonaler öffentlicher Körperschaften (z.B. kirchliche Körperschaften oder kommunale Zweckverbände),
- Öffentliche Stiftungen (z.B. Zentralbibliothek Zürich),
- Genossenschaften des öffentlichen Rechts,
- Baurekursgericht und Steuerrekursgericht für Verfahren vor dem Verwaltungsgericht (§§ 4a–31 gemäss § 70 VRG).
Verwenden Sie die Akkordeon-Bedienelemente, um die Sichtbarkeit der jeweiligen Panels (unterhalb der Bedienelemente) umzuschalten.
Bevölkerung und Unternehmen sollen mit jedem öffentlichen Organ elektronisch verkehren können. Das bedingt, dass jedes öffentliche Organ mindestens eine E-Mail-Adresse auf einer vom Bund anerkannten Zustellplattform registriert hat.
Je nach Bedürfnissen der Organisation können mehrere E-Mail-Adresse (z.B. besondere Zuständigkeiten oder Antragstellung) registriert werden.
Behörden der kantonalen Verwaltung nutzen das Angebot des Amtes für Informatik (AFI).
Zusätzlich zu Adressen auf einer vom Bund anerkannten Zustellplattform können auch elektronische Behördenleistungen, z.B. über eine Webadresse, direkt angeboten werden, sofern sie den Anforderungen aus der Verordnung über elektronische Verfahrenshandlungen im Verwaltungsverfahren (VeVV) genügen.
Im Verfahren verkehren alle öffentlichen Organe untereinander elektronisch.
Dazu stehen ihnen die vom Bund anerkannten Zustellplattformen zur Verfügung.
Statt der eigenhändigen Unterschrift bringen Sie auf elektronischen Anordnungen eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) an. Es können auch mehrere Signaturen angebracht werden.
Eine QES kann über verschiedene Schweizer Anbieter bezogen werden.
Die Behörden der kantonalen Verwaltung können eine QES auch über das AFI beziehen.
Akten werden grundsätzlich elektronisch geführt.
Bis spätestens zwei Jahre nach Inkrafttreten sind bestehende Akten, soweit sie für die Fortführung des Verfahrens verwendet werden, ebenso elektronisch zu führen. Dazu werden physische Akten gemäss VeVV in elektronische umgewandelt.
Sofern sich Akten nicht für die Digitalisierung eignen (z.B. aufgrund von Format oder Verlust der Beweiskraft) können sie in physischer Form geführt werden.
Die Akteneinsicht erfolgt grundsätzlich elektronisch über den im Verfahren genutzten elektronischen Kanal oder vor Ort bei der Behörde.
Bei physisch geführten Akten erfolgt die Akteneinsicht wie bis anhin.
Neuerungen für Bevölkerung und Wirtschaft
Verwenden Sie die Akkordeon-Bedienelemente, um die Sichtbarkeit der jeweiligen Panels (unterhalb der Bedienelemente) umzuschalten.
Künftig können Sie an jedes öffentliche Organ im Kanton eine formelle Eingabe elektronisch einreichen.
Verfassen Sie Ihr Schreiben und unterzeichnen Sie es statt mit Ihrer Unterschrift mit einer qualifizierten elektronischen Signatur gemäss ZertES. Eine qualifizierte elektronische Signatur kann über verschiedene Schweizer Anbieter bezogen werden.
Für Eingaben über eine vom Bund anerkannte Zustellplattform (IncaMail oder PrivaSphere) registrieren Sie sich und melden Sie sich an. Versenden Sie Ihr Schreiben mit etwaigen Beilagen von einer Zustellplattform an das zuständige öffentliche Organ. Die elektronische Adresse des zuständigen öffentlichen Organs für den Versand über eine Zustellplattform ist im Adressverzeichnis der Staatskanzlei publiziert. Möchten Sie den Zeitpunkt der Abgabe quittiert haben, verwenden Sie die Option Einschreiben. Mit einer Abgabequittung können Sie eine fristgerechte Eingabe belegen.
Ihre elektronische Eingabe wird von der zuständigen Behörde ebenso auf dem elektronischen Weg beantwortet.
Sie erhalten die Antwort der Behörde auf demselben elektronischen Kanal, auf dem Sie die Eingabe eingereicht haben, z.B. auf einer vom Bund anerkannten Zustellplattform.
Die Antwort der Behörde ist elektronisch signiert, wodurch ihre Echtheit und Unversehrtheit gewährleisteten ist.
Sie können die QES in Ihrem PDF-Reader oder im Web mit dem Validator des Bundes prüfen.
Die elektronische Adresse des für Ihr Anliegen zuständigen öffentlichen Organs finden Sie im Adressverzeichnis der Staatskanzlei.
Das Adressverzeichnis befindet sich derzeit im Aufbau und steht mit Inkrafttreten des Gesetzes auf der kantonalen Webseite zur Verfügung.
Die Akteneinsicht erfolgt grundsätzlich elektronisch.
Wenn Sie mit der Behörde elektronisch verkehren, erfolgt die Akteneinsicht über denselben elektronischen Kanal, auf dem Sie mit der Behörde in Kontakt sind.
Wenn Sie mit der Behörde in Papierform verkehren, erfolgt die Akteneinsicht am Ort der Behörde.
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