Überblick

Am 30. Oktober 2023 hat der Kantonsrat die Änderung des Verwaltungsrechtspflegegesetzes (VRG) beschlossen. Gleichzeitig wurden die neue Verordnung über elektronische Verfahrenshandlungen im Verwaltungsverfahren (VEVV) sowie Anpassungen in verschiedenen weiteren Verordnungen verabschiedet.  

Diese neuen Regeln treten am 1. Januar 2027 in Kraft. Ursprünglich war der 1. Januar 2026 vorgesehen gewesen. Dieser Termin wurde verschoben.

Was eine Verfahrenshandlung ist

Verfahrenshandlungen im Sinne des VRG sind Handlungen in einem Verfahren, das auf Rechtswirkungen ausgerichtet ist. Dazu zählen beispielsweise: 

• Gesuche
• Erteilung oder der Entzug einer Bewilligung
• Einsprachen
• Rekurse
• Verfahrensleitende Verfügungen
• Anordnungen
• Rechtsmittelentscheide

Solche Verfahren betreffen:

1. die Kommunikation zwischen Verwaltungsbehörden und Einwohnerinnen und Einwohnern (natürlichen Personen),
2. zwischen Verwaltungsbehörden und Unternehmen (juristischen Personen),
3. zwischen Verwaltungsbehörden untereinander.

Wie ein Verfahren elektronisch geführt wird 

Elektronische Verfahren dürfen nicht über eine beliebige E-Mail-Adresse abgewickelt werden. Es müssen Kanäle verwendet werden, die bestimmte Anforderungen erfüllen. So ein Kanal ist beispielsweise das Zürikonto. Diese Kanäle werden «massgebliche Kanäle» genannt. Zu einem solchen sicheren Kanal gehört insbesondere, dass Informationen geschützt übertragen werden, dass eine eindeutige Identifizierung möglich ist und dass Eingaben und Anordnungen korrekt quittiert werden.  

Verpflichtung zur elektronischen Eingabe 

Das VRG verpflichtet bestimmte Personengruppen und die öffentlichen Organe dazu, Verfahrenshandlungen elektronisch vorzunehmen (§ 4d Abs. 2 VRG): 

• Personen, die berufsmässig Personen vor Verwaltungsbehörden oder Gerichten vertreten, z.B. Treuhänderinnen und Treuhänder. 
• Personen, die Parteien vor schweizerischen Gerichten vertreten dürfen, z.B. Anwältinnen und Anwälte. 
• Öffentliche Organe im Kanton Zürich, die Verfahrenshandlungen nach VRG vornehmen. 

Was für die Bevölkerung und Unternehmen ändert

Digital oder per Post

In Zukunft werden Verfahren von den Behörden auch digital angeboten. Einwohnerinnen und Einwohner und Unternehmen können formelle Eingaben künftig auch elektronisch an die zuständigen Behörden übermitteln.  

Dabei bleibt die Wahlfreiheit bestehen. Sie können selbst entscheiden, wie Sie kommunizieren möchten: 

• digital  
• weiterhin auf dem Postweg  

Die Behörde antwortet über den von Ihnen gewählten Kommunikationsweg. Sie antwortet also entweder elektronisch oder per Post.

Verpflichtend ist die digitale Kommunikation einzig für die oben erwähnten Personengruppen und öffentlichen Organen. 

Einreichen von Eingaben: elektronische Signatur und Anmeldung mit AGOV

Unterschriftsbedürftige Eingaben müssen mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen werden. Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist ein technisches Verfahren, welches die Identität der oder des Unterzeichnenden sowie die Echtheit eines elektronischen Dokuments belegt. Sie wird im Bundesgesetz über die elektronische Signatur geregelt. Die QES ist der eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt.  

Stellt der massgebliche Kanal die Identifikation der eingebenden Person auf andere Weise sicher (z.B. über ein AGOV-Login oder dereinst über die staatliche Schweizer e-ID), ist das Anbringen einer QES nicht notwendig. Die Staatskanzlei wird auf ihrer Webseite ein Verzeichnis mit den Angaben zu den massgeblichen Kanälen der Behörden und den zu verwendenden Adressen publizieren.

Das Verzeichnis befindet sich derzeit im Aufbau und steht mit Inkrafttreten des Gesetzes auf der kantonalen Webseite umfassend zur Verfügung. 

Akteneinsicht 

Die Einsicht erfolgt grundsätzlich elektronisch. Wenn Sie mit der Behörde elektronisch verkehren, erfolgt die Akteneinsicht über denselben elektronischen Kanal, auf dem Sie mit der Behörde in Kontakt sind. 

Wenn Sie mit der Behörde in Papierform verkehren, erfolgt die Akteneinsicht am Ort der Behörde. 

Unternehmen profitieren von einer medienbruchfreien Kommunikation, die Zeit spart und rechtssichere elektronische Zustellungen mit Quittung ermöglicht.  

Was für Verwaltungsbehörden ändert

Für wen die Neuerungen gelten

Die Neuerungen sind Teil des 2. Abschnitts des VRG. Dieser wird angewendet von:

• Verwaltungsbehörden des Kantons, der Gemeinden und der Bezirke,     
• Organen der kantonalen öffentlichen Anstalten (z.B. Universität Zürich und Gebäudeversicherungsanstalt Kanton Zürich),
• Organen kantonaler öffentlicher Körperschaften (z.B. kirchliche Körperschaften oder kommunale Zweckverbände),
• Öffentliche Stiftungen (z.B. Zentralbibliothek Zürich),
• Genossenschaften des öffentlichen Rechts.

Das Baurekursgericht und Steuerrekursgericht sind keine Verwaltungsbehörden, sondern Gerichte. Dennoch wenden sie die im zweiten Abschnitt des VRG enthaltenen Verfahrensbestimmungen über den Rekurs an. Im Verfahren vor dem Verwaltungsgericht finden die Bestimmungen von §§ 4a–31 entsprechend Anwendung (§ 70 VRG). 

Neuerungen zwischen Verwaltungsbehörden und der Bevölkerung und Unternehmen

Bevölkerung und Unternehmen sollen künftig mit jeder Verwaltungsbehörde Verfahrenshandlungen elektronisch vornehmen können. Verwaltungsbehörden sind verpflichtet, auf mindestens einem geeigneten elektronischen Kanal Eingaben entgegenzunehmen. Je nach Bedarf können auch mehrere elektronische Kanäle eingesetzt werden – etwa für unterschiedliche Zuständigkeiten oder spezifische Antragsarten. 

Neuerungen zwischen Verwaltungsbehörden

Verfahren zwischen Behörden erfolgen ab dem 1. Januar 2027 ausschliesslich elektronisch.

Akteneinsicht

Die Akteneinsicht erfolgt über den für die Verwaltungsbehörde massgeblichen elektronischen Kanal. Personen, die nicht elektronisch mit den Verwaltungsbehörden verkehren, können die Akten vor Ort bei der zuständigen Verwaltungsbehörde einsehen. 

Aktenführung

Akten müssen künftig elektronisch geführt werden. Akten, die sich für die elektronische Führung nicht eignen (z.B. aufgrund von Format oder Verlust der Beweiskraft), werden weiterhin physisch geführt.  

Zur Aktenführung gibt es eine Übergangsfrist: Bis spätestens zwei Jahre nach Inkrafttreten können Akten noch in Papierform geführt werden. Anschliessend sind bestehende Akten von laufenden Verfahren in elektronische Akten umzuwandeln, Akten zu abgeschlossenen Verfahren müssen nicht digitalisiert werden. Die Einsicht in physische Akten erfolgt wie bis anhin.