Quellensteuer abrechnen

Hier finden Sie die wichtigsten Informationen zur Abrechnung von quellensteuerpflichtigen Arbeitnehmern und zu unserem Quellensteuerabrechnungsystem eQuest.

Inhaltsverzeichnis

Neuerung ab 1. Januar 2021

Die Quellensteuer ist für Fälligkeiten ab dem 1. Januar 2021 direkt mit dem anspruchsberechtigten Kanton und nach dessen Modell (Monats-oder Jahresmodell) abzurechnen. 

Mit einem Wechsel von Ihrer Lohnbuchhaltung zu der Verwendung der swissdec-zertifizierten Lohnbuchhaltung nutzen Sie die Vorteile der elektronischen Lohnmeldung. Mit dem einheitlichen Lohnmeldeverfahren (ELM), werden die Quellensteuern automatisch mit dem richtigen Kanton und nach dem richtigen Modell (Monats- oder Jahresbasis) abgerechnet.

Tarifbestimmung der Quellensteuer

Der Tarifeinstufungsrechner ist ein Hilfsmittel für die Tarifbestimmung der Quellensteuer bei Lohnzahlungen und Ersatzeinkünften. Sie werden durch einen Fragenkatalog geführt, welcher den massgebenden Tarif ermittelt.

Anspruchsberechtigter Kanton

   
Bei Arbeitnehmern mit Wohnsitz in der Schweiz Wohnsitzkanton
Bei Arbeitnehmern mit Ansässigkeit im Ausland und mit Wochenaufenthaltsstatus Wochenaufenthaltskanton
Bei Arbeitnehmern mit Ansässigkeit im Ausland und ohne Wochenaufenthaltsstatus Sitzkanton des Arbeitgebers

Allgemeines zur Quellensteuerabrechnung

Als Schuldner der steuerbaren Leistung (SSL) erstellen Sie periodisch die Abrechnung über die abgezogenen Quellensteuern und reichen diese bei der zuständigen Steuerbehörde ein.

Grundsätzlich reichen Sie die Abrechnungen monatlich ein. Beschäftigt der Schuldner der steuerbaren Leistung weniger als zehn quellensteuerpflichtige Arbeitnehmer, so kann die monatliche oder die vierteljährliche Abrechnungsperiode gewählt werden. Ungeachtet dessen haben die Schuldner der steuerbaren Leistung die Möglichkeit, beim kantonalen Steueramt, Division Quellensteuer, eine längere Abrechnungsperiode zu beantragen. Wird eine übermonatliche Abrechnungsperiode gewährt, bitten wir Sie, die Quellensteuerdaten pro Arbeitnehmer und pro Monat auszuweisen.

Legen Sie der Quellensteuerabrechnung die notwendigen Unterlagen (z.B. das Kalendarium, die Bescheinigung über die geldwerten Vorteile aus Mitarbeiterbeteiligungen) bei.

Die Quellensteuerabrechnungen sind innert 30 Tagen nach Ablauf der Abrechnungsperiode einzureichen. Der Schuldner der steuerbaren Leistung kann innert dieser Frist eine Fristerstreckung verlangen. Für verspätet abgerechnete Quellensteuern können, unabhängig von gewährten Fristerstreckungen, Ausgleichszinsen in Rechnung gestellt werden.

Arbeitgebernummer / SSL-Nummer

Die Arbeitgebernummer, auch SSL-Nummer genannt (SSL steht für «Schuldner der steuerbaren Leistung»), dient zur eindeutigen Identifikation im Verarbeitungsprozess der Quellensteuerabrechnung. Auf den Abrechnungen ist deshalb die Arbeitgeber- bzw. SSL-Nummer zwingend aufzuführen. 

Muss die Quellensteuer mit mehreren Kantonen abgerechnet werden, so wird von allen betroffenen Kantonen eine Arbeitgebernummer benötigt.

Wenn Sie noch keine Arbeitgeber- bzw. / SSL-Nummer besitzen, können Sie diese unter folgendem Link beantragen.

Abrechnungsmöglichkeiten

Im Kanton Zürich stehen folgende drei Abrechnungsmöglichkeiten zur Verfügung:

Abrechnungsmöglichkeiten Wie abrechnen Empfohlene Arbeitnehmeranzahl
eQuest (Webportal) Bis max. 50
Einheitliches Lohnmeldeverfahren ELM Implementierung des schweizweit gültigen Standards in Ihre Lohnbuchhaltungssoftware unbeschränkt
Papierformular Kantonales Abrechnungsformular oder standardisierter und von der Steuerverwaltung genehmigter Ausdruck aus der Lohnbuchhaltung unbeschränkt
Vereinfachtes Abrechnungsverfahren Anmeldung über die zuständige Ausgleichskasse unbeschränkt

Wir empfehlen Ihnen unser Portal eQuest für die Abrechnung der Quellensteuer zu benutzen.

eQuest (Webportal)

Das Webportal eQuest ist ein eService der Transaktionsplattform ZHservices Business. Dieser Bereich umfasst spezielle Online-Angebote für Unternehmen. Schuldner der steuerbaren Leistungen können über ZHservices bzw. über eQuest die Quellensteuern abrechnen.

Nach der Registrierung im Webportal eQuest können alle natürlichen und juristischen Personen, die als Arbeitgeber quellensteuerpflichtige Personen beschäftigen folgende Steuerdaten ihrer Mitarbeiter elektronisch übermitteln:

  • Anmeldung von neuen Arbeitnehmern
  • Angaben zu den Arbeitnehmern mutieren
  • Mitarbeiterstammdaten exportieren und importieren
  • Quellensteuerabrechnungen erfassen, importieren oder korrigieren
  • Delegation der Quellensteuerabrechnung an Treuhänder
  • Quellensteuer berechnen
  • Adressänderungen zum Standort oder zu einer Abrechnungsstelle vornehmen.

Ab 2021 können Versicherer welche Ersatzeinkünfte ausrichten dieselben Stammdaten ihrer Versicherten elektronisch übermitteln.

Verwenden Sie die folgenden Bedienelemente, um die Informationen zu den einzelnen eQuest-Themen ein- oder auszublenden.

Informationen zu eQuest

Verwenden Sie die Akkordeon-Bedienelemente, um die Sichtbarkeit der jeweiligen Panels (unterhalb der Bedienelemente) umzuschalten.

Folgende Bedingungen müssen erfüllt sein:

  • Schuldner der steuerbaren Leistung (Arbeitgeber, Versicherer, usw.), welche eine UID-Nummer (Unternehmensidentifikationsnummer) besitzen. Schuldner der steuerbaren Leistung (i.d.R. natürliche Personen), welche über keine UID-Nummer verfügen, sind von der Teilnahme am Webportal eQuest ausgeschlossen.
  •  Schuldner der steuerbaren Leistung sind im Besitz der Sozialversicherungsnummern (AHVN13) von allen Arbeitnehmern, für welche er Quellensteuern abrechnet.

Dieser Webservice setzt eine starke Authentisierung voraus. Dabei muss die Identität des Benutzers einwandfrei festgestellt werden. Dies wird mittels eines elektronischen Zertifikats (SuisseID) oder dem mTAN Verfahren (mobile Transaktionsnummer) sichergestellt.

Die Registrierung für das Webportal eQuest erfolgt in zwei Schritten:

  1. Einmalige Registrierung bei ZHServices. Hier reichen Sie den Antrag zur Online-Abwicklung der Quellensteuern ein. 
  2. Ihr Antrag wird geprüft und Sie erhalten die temporären Zugangsdaten per Post. Nun können Sie die Registrierung bei ZHServices Business abschliessen (aus Datenschutzgründen werden die erstmaligen Zugangsdaten an die UID-Adresse geschickt).

Im Webportal haben Sie jederzeit eine Übersicht der erfassten quellensteuerpflichtigen Arbeitnehmer. Hier melden Sie neue Arbeitnehmer an oder mutieren bereits erfasste Arbeitnehmerdaten.

Erfassen oder ändern von Anstellungsverhältnissen

Sie haben die Möglichkeit, ein neues Anstellungsverhältnis (Eintritt eines neuen quellensteuerpflichtigen Arbeitnehmers) zu erfassen, zu ändern oder zu beenden.

Arbeitnehmerdaten importieren oder exportieren

Sie können die Stammdaten Ihrer quellensteuerpflichtigen Arbeitnehmer mittels einer Excel-Datei ins Webportal importieren. Bitte beachten Sie, dass die zu importierende Excel-Datei exakt unserer Vorlage entsprechen muss, ansonsten ist kein Import möglich.

Alle aktiven Arbeitnehmer können in einer Excel-Datei gespeichert und exportiert werden. Die Excel-Datei wird automatisch erstellt und kann lokal gespeichert werden. Diese kann gleichzeitig auch als Vorlage für einen Import verwendet werden.

Mutieren der Arbeitnehmerstammdaten

Alle tarifrelevanten Mutationen werden ab dem Folgemonat wirksam.

Alle nicht tarifrelevanten Mutationen, wie Angaben zu Namen, Nationalität, Arbeitsstunden, Arbeitspensum, Ferienanspruch und Bruttolohn sind ab dem Ereignisdatum gültig.

Nachdem Sie alle Arbeitnehmer in der Mitarbeiterverwaltung erfasst haben, können Sie mit der Erstellung der Quellensteuerabrechnung fortfahren.

Sollten Sie eine Mutation Ihrer Arbeitnehmer vergessen haben, können Sie diese ebenfalls direkt aus der Quellensteuerabrechnung einreichen.

Bitte beachten Sie, hier jeweils die Quellensteuerabrechnung zu aktualisieren.

Neue Benutzer erfassen und deren Berechtigungen verwalten

Sie erfassen neue Mitarbeiter Ihres Unternehmens und weisen Ihnen die gewünschte Rolle (Administrator oder Sachbearbeiter) zu. Die neuen Nutzer erhalten die Zugangsdaten per E-Mail.

Standorte Ihres Unternehmens neu erfassen und verwalten

Sie haben jederzeit die Übersicht der erfassten Standorte Ihres Unternehmens. Von hier aus können Sie die vorhandenen Standorte bearbeiten und neue Standorte erfassen.

Delegation Abrechnungsstelle

Nach dem Sie sich als Schuldner der steuerbaren Leistung für das Webportal registriert haben und sich erfolgreich angemeldet haben, können Sie ihre Abrechnungsstelle Ihrem Treuhänder delegieren. Der Treuhänder muss ebenfalls für die Anwendung Treuhandregister registriert sein. Sie erhalten einen neuen Zugangscode. Teilen Sie diesen Ihrem Treuhänder mit. Beachten Sie, dass Sie als SSL nur noch Leserechte auf die Daten haben. Sollte der Treuhänder Ihnen die Delegation wieder zurückgeben, werden Ihnen die bis zu diesem Zeitpunkt erstellten Geschäftsfälle, inklusive der delegierten Geschäftsfälle, wieder zur Verfügung gestellt und der Treuhänder hat keine Einsicht mehr.

Bei folgenden Quellensteuer-Vorgängen wird jeweils ein eigener Geschäftsfall generiert:

  • Arbeitnehmer-Anmeldung und -Mutation
  • Erfassung einer neuen Quellensteuerabrechnung oder deren Korrektur
  • Erfassung oder Mutation von Abrechnungsstellen 

Sobald Sie ein Geschäftsfall beendet haben, können Sie diesen einreichen. Im Anschluss erhalten Sie eine Bestätigung, dass Sie den Geschäftsfall erfolgreich eingereicht haben. 

Die Geschäftsfälle werden nicht sofort übermittelt, sondern sind für die nächste Übermittlung vorgesehen. Dies verschafft Ihnen genügend Zeit, an einem Geschäftsfall nachträglich Korrekturen vorzunehmen. Die Geschäftsfälle werden jeweils ein Mal pro Tag um 20 Uhr definitiv übermittelt.

Sie können einen Geschäftsfall bis zur definitiven Übermittlung belie­big anpassen. Danach sind keine Anpassungen mehr möglich.

Die Anwendung Vorgänge

In der Anwendung «Vorgänge» finden Sie die Übersicht der von Ihnen eingereichten Quellensteuer-Vorgänge. Diese sind anhand des aktuellen Status in Kategorien unterteilt und können sortiert werden.

Einheitliches Lohnmeldeverfahren (ELM)

Als Arbeitgeberin oder Arbeitgeber haben Sie die Möglichkeit, die erforderlichen Lohn- und Abrechnungsdaten mittels «Einheitlichem Lohnmeldeverfahren» (ELM) elektronisch an die Sozialversicherungen sowie an die kantonalen Steuerämter  zu übermitteln.

Im Bereich Quellensteuer können folgende Daten übermittelt werden:

Quellensteuerabrechnung

  • Die Quellensteuerabrechnung ELM erfolgt monatlich an die ausgewählten Steuerkantone und nach deren Modell (Monats- oder Jahresbasis).
  • Die Übermittlung wird pro Kanton quittiert.
  • Es können keine Ergänzungen in der Abrechnung vorgenommen werden.

Korrektur vorgängiger Quellensteuerabrechnungen

  • Korrekturen erfolgen gemäss Swissdec-Richtlinien in der Quellensteuerabrechnung des Folgemonats.
  • Grundsätzlich ist es möglich die gesamte Abrechnung zu ersetzen. Die korrigierte Abrechnung bleibt bestehen und wird als Rektifikat markiert. Erkundigen Sie sich diesbezüglich bei Ihrem Softwarehersteller.  

Anmelden und Mutationen von quellensteuerpflichtigen Arbeitnehmern

  • Die Anmeldungen und Mutationen von quellensteuerpflichtigen Arbeitnehmern werden im Rahmen des monatlichen Abrechnungsverfahrens automatisch übermittelt.

Verwenden Sie die Akkordeon-Bedienelemente, um die Sichtbarkeit der jeweiligen Panels (unterhalb der Bedienelemente) umzuschalten.

Sollten Sie Fragen zur technischen Umsetzung innerhalb Ihrer Lohnbuchhaltungssoftware haben, wenden Sie sich direkt an Ihren Softwareberater.

Abrechnung in Papierform

Sie haben folgende Möglichkeiten, die Quellensteuern in Papierform abzurechnen:

Kantonales Abrechnungsformular

  • für die Quellensteuerabrechnung auf Lohneinkommen (siehe nachfolgend Abrechnungsformular Quellensteuer)
  • für die Quellensteuerabrechnung auf geldwerten Vorteilen aus exportierten Mitarbeiterbeteiligungen (siehe nachfolgend Abrechnung über die Quellensteuern von geldwerten Vorteilen aus exportierten Mitarbeiterbeteiligungen).

Genehmigter, standardisierter Ausdruck aus der Lohnbuchhaltung

  • siehe nachfolgend Standardisierung der Quellensteuerabrechnung.

Die Zustellung dieser Abrechnungen hat auf dem Postweg zu erfolgen.

Die Abrechnungen in Papierform müssen zwingend alle erforderlichen Daten enthalten. Damit diese Daten eingescannt und anschliessend elektronisch verarbeitet werden können sind die Formvorschriften einzuhalten. Insbesondere ist das PDF vollständig mittels Computer auszufüllen, da Handeintragungen nicht gescannt werden können.

Nicht korrekt ausgefüllte Abrechnungsformulare werden retourniert und allenfalls muss die Bezugsprovision gekürzt oder gestrichen werden.

Abrechnungsformulare für Fälligkeiten ab 1. Januar 2021

Verwenden Sie die Akkordeon-Bedienelemente, um die Sichtbarkeit der jeweiligen Panels (unterhalb der Bedienelemente) umzuschalten.

Vereinfachtes Abrechnungsverfahren über die zuständige Ausgleichskasse

Arbeitgeber, die nur kleinere Lohneinkommen vergüten, haben die Möglichkeit, für alle ihre Arbeitnehmer (auch für Schweizer) neben den sozialversicherungspflichtigen Leistungen auch die Quellensteuern mit ihrer Ausgleichskasse abzurechnen. Der Arbeitgeber meldet sich dafür bei seiner Ausgleichskasse an und erhält in der Folge die entsprechende Berechtigung von der Ausgleichskasse.

Abrechnungskorrekturen

Arbeitgeber können Fehler bei der Quellensteuerabrechnung nachträglich korrigieren. Die korrigierte Abrechnung muss aber bis spätestens Ende März des Folgejahres beim kantonalen Steueramt, Division Quellensteuer, eingereicht
werden.

Dabei gilt es folgendes zu beachten:

  • Es können einzig Fehler bei der Ermittlung des steuerbaren und des satzbestimmenden Bruttolohnes sowie bei der Tarifanwendung korrigiert werden.
  • Die erforderlichen Korrekturen sind auf einer nachfolgenden Abrechnung aufzuführen und müssen dem betroffenen Monat zugewiesen werden.
  • Es können keine jahresübergreifenden Korrekturen gemacht werden.
  • Die falsch abgerechneten Daten sind auf der Korrekturabrechnung nicht als Storno auszuweisen. 
  • Die deswegen zu viel oder zu wenig abgerechneten Quellensteuern müssen dem Pflichtigen gutgeschrieben oder bei diesem nachgefordert werden. 
  • Wer über ELM abrechnet, hat die Korrekturen nach den Richtlinien von Swissdec vorzunehmen. Die Frist von Ende März des Folgejahres muss auch bei Korrekturen über ELM gewahrt werden.

Können die Korrekturen nicht bis Ende März des Folgejahres dem kantonalen Steueramt, Division Quellensteuer, überliefert werden, ist das Vorgehen mit dem kantonalen Steueramt abzusprechen.

Die Rechnung bezahlen

Nach der Verarbeitung der Quellensteuerabrechnung erhält der Schuldner der steuerbaren Leistung eine Mitteilung zur geschuldeten Quellensteuer mit allfälligen Abweichungsbegründungen. Die entsprechende Rechnung wird mit separater Postsendung an die vom Schuldner der steuerbaren Leistung angegebene Zahlstelle zugestellt .
Zur Begleichung der Rechnung ist ausschliesslich der zugestellte Einzahlungsschein zu verwenden.

Bei verspäteter Zahlung können Verzugszinsen verfügt werden.

Zahlungserleichterungen

Bei besonderen Verhältnissen können Zahlungserleichterungen (Stundung, Ratenzahlungen oder Steuererlass) beantragt werden. Insoweit ist die Dienstabteilung Inkasso des kantonalen Steueramtes zuständig. Über nachfolgenden Link kann ein entsprechendes Gesuch eingereicht werden.

Zahlungsmöglichkeiten

  • Bei Zahlungen aus dem INLAND verwenden Sie ausschliesslich den zugestellten Einzahlungsschein.
  • Bei Zahlungen aus dem AUSLAND verwenden Sie die nachfolgenden Kontodaten.
   
Konto lautend auf Kantonales Steueramt Zürich Bändliweg 21 Division Quellensteuer 8090 Zürich
Kontonummer 80-2977-6 
IBAN-Nr. CH10 0900 0000 8000 2977 6 
SWIFT-Code POFICHBEXXX
Zahlungszweck Wir bitten Sie, immer die Arbeitgeber-Nummer oder die Register-ID anzugeben.

Gut zu wissen

Bei Fragen zu folgenden Punkten wenden Sie sich bitte direkt an das Kantonale  Steueramt Zürich, Dienstabteilung Rechnungswesen & Controlling, Bändliweg 21, 8090 Zürich, darc-rechnungswesen@ksta.zh.ch:

  • Zahlungsabklärungen
  • Umbuchungs- und Verrechnungsanfragen
  • Rückzahlungsanfragen

Kontakt

Kantonales Steueramt – Division Quellensteuer

Adresse

Bändliweg 21
Postfach
8090 Zürich
Route anzeigen

   

Telefon

+41 43 259 37 00


Öffnungszeiten

Montag bis Freitag
08.00 bis 11.45 Uhr und
13.30 bis 17.00 Uhr

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