Quellensteuer abrechnen

Als Schuldner der steuerbaren Leistung (SSL) erstellen Sie periodisch die Abrechnung über die abgezogenen Quellensteuern und reichen diese bei der zuständigen Steuerbehörde ein. Hierfür benötigen Sie eine Arbeitgeber-/SSL-Nr.

Arbeitgeber-/SSL-Nummer beantragen

Abrechnungsmöglichkeiten

Im Kanton Zürich stehen folgende vier Abrechnungsmöglichkeiten zur Verfügung:

Für die Abrechnung der Quellensteuern für Künstler, Sportler, Referenten, Verwaltungsräte, Hypothekarzinsen und Vorsorgeleistungen finden Sie hier weitere Informationen.

Wichtiges zur Quellensteuerabrechnung

Der Arbeitgeber bzw. Schuldner der steuerbaren Leistung (SSL) muss die quellensteuerpflichtige Leistung mit dem zuständigen Steueramt abrechnen.

Wer ist Schuldner der steuerbaren Leistung (SSL)?

SSL sind Arbeitgebende bzw. Unternehmen, Versicherungen oder Privatpersonen mit (Wohn-)Sitz in der Schweiz, die quellensteuerpflichtige Leistungen an ihre Arbeitnehmende bzw. Versicherungsnehmende ausrichten. 

Um Quellensteuern abzurechnen, brauchen Sie eine Arbeitgeber-/SSL-Nummer.

Diese dient zur eindeutigen Identifikation im Verarbeitungsprozess der Quellensteuerabrechnung. Auf den Abrechnungen müssen Sie deshalb die Arbeitgeber- bzw. SSL-Nummer zwingend aufführen. 

Quellensteuerpflichtige Leistungen

  • Lohnzahlungen an Arbeitnehmende
  • Ersatzeinkünfte an Versicherungsnehmende
  • Gagen an Künstler, Sportler oder Referenten mit Wohnsitz im Ausland
  • Verwaltungsratshonorare
  • Renten oder Kapitalleistungen aus Vorsorge
  • Grund- oder faustpfandrechtliche gesicherte Zahlungen von Zinsschuldnern

Verwenden Sie die Akkordeon-Bedienelemente, um die Sichtbarkeit der jeweiligen Panels (unterhalb der Bedienelemente) umzuschalten.

Als Schuldner der steuerbaren Leistung haben Sie folgende Pflichten im Quellensteuerverfahren:

  • Prüfen, ob eine Quellensteuerpflicht gegeben ist
  • Die erforderlichen Meldungen sicherstellen (Meldungen von Neuanstellungen und Mutationen)
  • Festlegung des anzuwendenden Tarifs
  • Festlegung der steuerbaren bzw. satzbestimmenden Leistung
  • Fristgerechte Einreichung der Quellensteuerabrechnung
  • Fristgerechte Bezahlung der in Rechnung gestellten Quellensteuern
  • Überwälzung der Quellensteuer auf die quellensteuerpflichtige Person
  • Bescheinigung der abgezogenen Quellensteuer zuhanden der quellensteuerpflichtigen Person

Die Quellensteuern sind direkt mit dem anspruchsberechtigten Kanton und nach dessen Vorgaben abzurechnen.

Anspruchsberechtigter Kanton

Wohnsitz Arbeitnehmende
Anspruchsberechtigter Kanton
Bei Arbeitnehmenden mit Wohnsitz in der Schweiz Wohnsitzkanton
Bei Arbeitnehmenden mit Ansässigkeit im Ausland und mit Wochenaufenthaltsstatus Wochenaufenthaltskanton
Bei Arbeitnehmenden mit Ansässigkeit im Ausland und ohne Wochenaufenthaltsstatus Sitzkanton des Arbeitgebers

Für nicht oder zu wenig abgezogene Quellensteuern haftet der Schuldner der steuerbaren Leistung verschuldensunabhängig.

Bei vorsätzlicher oder fahrlässiger Nichtablieferung der Quellensteuer kann zudem der Tatbestand einer Steuerhinterziehung gegeben sein.

Der Schuldner der steuerbaren Leistung hat im Quellensteuerverfahren wichtige Aufgaben zu erfüllen. Er erhält für seine Mitwirkung eine Bezugsprovision. Verletzt der Schuldner der steuerbaren Leistung seine Mitwirkungspflichten kann die Bezugsprovision gekürzt oder vollständig gestrichen werden.

Die Bezugsprovision beträgt:

  • 2 % des Quellensteuerbetrages
  • 1 % des Quellensteuerbetrages auf Kapitalleistungen aus Vorsorge, jedoch höchstens CHF 50 pro Kapitalleistung

Haben Arbeitnehmende mehrere Erwerbstätigkeiten oder Ersatzeinkünfte, müssen die SSL das satzbestimmende entsprechend Einkommen berechnen. Die Berechnung des satzbestimmenden Einkommens ist im Kreisschreiben 45 ab Kapitel 6.4 ausführlich beschrieben.

Übersicht über die abzurechnenden Quellensteuerarten

Schuldner der steuerbaren Leisung
Quellensteuerpflichtige Person
Steuerbare Leistung
Zuständigkeit
Arbeitgebende
Arbeitnehmende
  • ordentlicher Arbeitslohn
  • Entschädigungen für Sonderleistungen
  • Sämtliche Lohnzulagen
  • Provisionen, Gratifikationen und Bonuszahlungen
  • Dienstalters- und Jubiläumsgeschenke
  • usw.
 Kantonales Steueramt
Versicherer
Versicherungsnehmende
  • Taggelder (IV, UV, ALV, KVG) usw.
  • Ersatzleistungen haftpflichtiger Dritter
  • Teilrenten infolge Invalidität
  • usw.
 Kantonales Steueramt
Veranstalter
Künstler, Sportler, Referenten
  • Lohn, Preisgelder, Honorar, Gage, Trinkgelder 
  • Sämtliche Zulagen
  • Naturalleistungen
  • Spesenvergütungen
 Gemeindesteueramt
Zinsschuldner von grund- oder faustpfandgesicherten Forderungen (z. B. Hypotheken)
Hypothekargläubiger
  • Hypothekarzinsen
 Gemeindesteueramt
Juristische Personen
Verwaltungsräte
  • Tantiemen
  • Sitzungsgelder
  • feste Entschädigungen und ähnliche Vergütungen
  • Verwaltungsratshonorare 
 Gemeindesteueramt
Vorsorgeeinrichtungen
Empfänger von Vorsorgeleistungen
  • Pensionen, Ruhegehälter, Kapitalleistungen oder andere Vergütungen
 Gemeindesteueramt

Abrechnungsverfahren

Verwenden Sie die Akkordeon-Bedienelemente, um die Sichtbarkeit der jeweiligen Panels (unterhalb der Bedienelemente) umzuschalten.

  • Monatlich
  • Vierteljährlich, wenn Sie weniger als zehn quellensteuerpflichtige Arbeitnehmende beschäftigen
  • Längere Abrechnungsperioden auf Antrag

Die Quellensteuerdaten sind pro Arbeitnehmenden und pro Monat auszuweisen. 

Die Quellensteuerabrechnung müssen Sie innert 30 Tagen nach Ablauf der Abrechnungsperiode einreichen. 

Sie können innert der 30-tägigen Frist eine Fristerstreckung verlangen. Für verspätet abgerechnete Quellensteuern stellen wir, unabhängig von gewährten Fristerstreckungen, Ausgleichszinsen in Rechnung.

Wenn Ihnen bei der Festlegung des steuerbaren Einkommens, Quellensteuerabzugs oder Tarifs Fehler passieren, können Sie diese bis 31. März des Folgejahres korrigieren. 

Dabei müssen Sie folgendes zu beachten:

  • Sie müssen die Korrekturen auf einer nachfolgenden Abrechnung aufführen.
  • Sie müssen nur die neuen, korrekten Daten auf der Abrechnung ausweisen (ohne Storno-Angaben von vorherigen falschen Daten).
  • Die deswegen zu viel bzw. zu wenig abgerechneten Quellensteuern müssen Sie den Arbeitnehmenden gutschreiben bzw. abziehen.
  • Wer über ELM abrechnet, muss die Korrekturen nach den Richtlinien von Swissdec vornehmen.

Die Rechnung bezahlen

Nach der Verarbeitung der Quellensteuerabrechnung erhält der Schuldner der steuerbaren Leistung die Rechnung zur geschuldeten Quellensteuer mit allfälligen Abweichungsbegründungen. Die Rechnung wird per Post zugestellt.

Bei verspäteter Zahlung können Verzugszinsen anfallen.

Zahlungsmöglichkeiten

  • Bei Zahlungen aus dem INLAND verwenden Sie ausschliesslich den zugestellten Einzahlungsschein
  • Bei Zahlungen aus dem AUSLAND verwenden Sie die nachfolgenden Kontodaten.
Art der Kontodaten
Kontodaten
Konto lautend auf Kantonales Steueramt Zürich Bändliweg 21 Quellensteuer 8090 Zürich
Kontonummer 80-2977-6 
IBAN-Nr. CH10 0900 0000 8000 2977 6 
SWIFT-Code POFICHBEXXX
Zahlungszweck Wir bitten Sie, immer die Arbeitgeber-Nummer oder die Register-ID anzugeben.

Zahlungserleichterung

Zahlungserleichterungen wie Stundung, Ratenzahlungen oder Steuererlass, können bei der Abteilung Inkasso des kantonalen Steueramts über nachfolgenden Link beantragt werden. 

Gut zu wissen

Bei Fragen zu folgenden Punkten wenden Sie sich bitte direkt an das Kantonale  Steueramt Zürich, Rechnungswesen & Controlling, Bändliweg 21, 8090 Zürich, steuerbuchhaltung-qst@zh.ch:

  • Zahlungsabklärungen
  • Umbuchungs- und Verrechnungsanfragen
  • Rückzahlungsanfragen

Kontakt

Kanton Zürich - Steueramt – Quellensteuer

Adresse

Bändliweg 21
Postfach
8090 Zürich
Route (Google)

   

Telefon

+41 43 259 37 00


Öffnungszeiten

Montag bis Freitag
08.00 bis 11.45 Uhr und
13.30 bis 17.00 Uhr

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