Quellensteuer mit eQuest abrechnen

Anleitung

  1. Voraussetzungen prüfen

    Das Webportal eQuest ist ein eService der Transaktionsplattform ZHservices Business. Dieser Bereich umfasst spezielle Online-Angebote für Unternehmen. 

    Um eQuest für Ihre Quellensteuerabrechnung zu nutzen, müssen Sie die folgenden Voraussetzungen erfüllen:

    • Sie müssen im Besitz einer UID-Nummer sein, das heisst Sie müssen im Handelsregister eingetragen sein.
    • Sie haben maximal 50 quellensteuerpflichtige Arbeitnehmende.
    • Ihnen sind die Sozialversicherungsnummern (AHVN13) von allen Arbeitnehmenden bekannt, für welche Sie Quellensteuern abrechnen.
    • Sie haben Zugang zu ZHservices Business für Ihr Unternehmen.

    Wenn Sie alle Voraussetzungen erfüllen, kommen Sie mit folgendem Link direkt zur Anmeldung von ZHservices Business.

    Wie Sie sich für ZHservices Business registrieren, wird im nächsten Schritt erklärt.

  2. Registrierung

    Melden Sie sich mit Ihrem privaten ZHServices-Konto an. Falls Sie noch keinen persönlichen Zugang haben, legen sie ein neues Benutzerkonto an.

    Die Registrierung für das Webportal eQuest erfolgt in zwei Schritten:

    1. In Ihrem privaten ZHservices Benutzerkonto finden Sie bei den Angeboten für Unternehmen die Anwendung «Antrag für die Quellensteuer». Mit dieser können Sie die Nutzung von eQuest beantragen.
    2. Nachdem Ihr Antrag geprüft wurde, erhalten Sie die Zugangsdaten per Post (aus Datenschutzgründen werden die erstmaligen Zugangsdaten an die Adresse des Haupsitzes des Unternehmens geschickt).
  3. Quellensteuer abrechnen

    Nach der Registrierung im Webportal eQuest können Sie folgende Funktionen nutzen:

    • Anmeldung von neuen Arbeitnehmenden
    • Angaben zu den Arbeitnehmenden mutieren
    • Mitarbeiterstammdaten exportieren und importieren
    • Quellensteuerabrechnungen erfassen, importieren oder korrigieren
    • Quellensteuerabrechnung an Treuhänder delegieren
    • Quellensteuer berechnen
    • Adressänderungen vornehmen

    Nachfolgend finden Sie detaillierte Anleitungen zu diesen Funktionen.

Verwenden Sie die Akkordeon-Bedienelemente, um die Sichtbarkeit der jeweiligen Panels (unterhalb der Bedienelemente) umzuschalten.

Im Webportal finden Sie jederzeit eine Übersicht der erfassten quellensteuerpflichtigen Arbeitnehmenden. Hier melden Sie neue Arbeitnehmende an oder mutieren bereits erfasste.

Erfassen oder ändern von Anstellungsverhältnissen

Sie haben die Möglichkeit, ein neues Anstellungsverhältnis (Eintritt einer neuen quellensteuerpflichtigen angestellten Person) zu erfassen, zu ändern oder zu beenden.

Arbeitnehmerdaten importieren oder exportieren

Sie können die Stammdaten Ihrer quellensteuerpflichtigen Arbeitnehmenden mittels einer Excel-Datei ins Webportal importieren. Bitte beachten Sie, dass die zu importierende Excel-Datei exakt unserer Vorlage entsprechen muss, ansonsten ist kein Import möglich.

Alle aktiven Arbeitnehmenden können in einer Excel-Datei gespeichert und exportiert werden. Die Excel-Datei wird automatisch erstellt und kann lokal gespeichert werden. Diese kann gleichzeitig auch als Vorlage für einen Import verwendet werden.

Mutieren der Arbeitnehmerstammdaten

Alle tarifrelevanten Mutationen werden ab dem Folgemonat wirksam.

Alle nicht tarifrelevanten Mutationen, wie Angaben zu Namen, Nationalität, Arbeitsstunden, Arbeitspensum, Ferienanspruch und Bruttolohn sind ab dem Ereignisdatum gültig.

Nachdem Sie alle Arbeitnehmenden in der Mitarbeiterverwaltung erfasst haben, können Sie mit der Erstellung der Quellensteuerabrechnung fortfahren.

Sollten Sie eine Mutation Ihrer Arbeitnehmenden vergessen haben, können Sie diese ebenfalls direkt aus der Quellensteuerabrechnung einreichen.

Bitte beachten Sie, hier jeweils die Quellensteuerabrechnung zu aktualisieren.

Neue Benutzer erfassen und deren Berechtigungen verwalten

Sie erfassen neue Mitarbeitende Ihres Unternehmens und weisen Ihnen die gewünschte Rolle (Administrator oder Sachbearbeiter) zu. Die neuen Nutzer erhalten die Zugangsdaten per E-Mail.

Standorte Ihres Unternehmens neu erfassen und verwalten

Sie haben jederzeit die Übersicht der erfassten Standorte Ihres Unternehmens. Von hier aus können Sie die vorhandenen Standorte bearbeiten und neue Standorte erfassen.

Delegation Abrechnungsstelle

Nach dem Sie sich als Schuldner der steuerbaren Leistung für das Webportal registriert haben und sich erfolgreich angemeldet haben, können Sie ihre Abrechnungsstelle Ihrem Treuhänder delegieren. Der Treuhänder muss ebenfalls für die Anwendung Treuhandregister registriert sein. Sie erhalten einen neuen Zugangscode. Teilen Sie diesen Ihrem Treuhänder mit. Beachten Sie, dass Sie als SSL nur noch Leserechte auf die Daten haben. Sollte der Treuhänder Ihnen die Delegation wieder zurückgeben, werden Ihnen die bis zu diesem Zeitpunkt erstellten Geschäftsfälle, inklusive der delegierten Geschäftsfälle, wieder zur Verfügung gestellt und der Treuhänder hat keine Einsicht mehr.

Bei folgenden Quellensteuer-Vorgängen wird jeweils ein eigener Geschäftsfall generiert:

  • Anmeldung und Mutation von Arbeitnehmenden
  • Erfassung einer neuen Quellensteuerabrechnung oder deren Korrektur
  • Erfassung oder Mutation von Abrechnungsstellen 

Sobald Sie ein Geschäftsfall beendet haben, können Sie diesen einreichen. Im Anschluss erhalten Sie eine Bestätigung, dass Sie den Geschäftsfall erfolgreich eingereicht haben. 

Die Geschäftsfälle werden nicht sofort übermittelt, sondern sind für die nächste Übermittlung vorgesehen. Dies verschafft Ihnen genügend Zeit, an einem Geschäftsfall nachträglich Korrekturen vorzunehmen. Die Geschäftsfälle werden jeweils ein Mal pro Tag um 20 Uhr definitiv übermittelt.

Sie können einen Geschäftsfall bis zur definitiven Übermittlung belie­big anpassen. Danach sind keine Anpassungen mehr möglich.

Die Anwendung «Vorgänge»

In der Anwendung «Vorgänge» finden Sie die Übersicht der von Ihnen eingereichten Quellensteuer-Vorgänge. Diese sind anhand des aktuellen Status in Kategorien unterteilt und können sortiert werden.

Kontakt

Kantonales Steueramt – Division Quellensteuer, Support Webportal eQuest

Adresse

Bändliweg 21
8090 Zürich
Route (Google)

            

Telefon

+41 43 259 37 00


Öffnungszeiten

Montag bis Freitag
08.00 bis 11.45 Uhr und
13.30 bis 17.00 Uhr