Wie können bei Beschaffungen ökologische und soziale Aspekte berücksichtigt werden? Die Beschaffungsleitlinien geben wichtige Empfehlungen dazu. Sie richten sich an alle beschaffenden Stellen des Kantons. Auch Gemeinden sind eingeladen, sie zu nutzen.
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Grundlegendes zu den Beschaffungsleitlinien
Ziel und Zweck
Die Beschaffungsleitlinien konkretisieren die Beschaffungspolitik des Regierungsrates, welche seit dem 1. April 2018 in Kraft ist (RRB Nr. 202/2018). Dabei liegt der Fokus auf der Integration von ökologischen und sozialen Aspekten in die Beschaffung.
Inhalt
Die Beschaffungsleitlinien sind gegliedert nach Produktekategorien, die mengenmässig und aus Sicht der Nachhaltigkeit relevant sind. Für die Umsetzung stehen Empfehlungen und Beispiele für Nachhaltigkeitskriterien zur Verfügung. Geltende Richtlinien oder wichtige Hinweise sind blau hinterlegt.
Zielgruppen
Die Leitlinien richten sich an alle beschaffenden Stellen des Kantons. Auch Gemeinden sind eingeladen, sich an den Leitlinien zu orientieren.
Erarbeitung der Leitlinien
Die Erarbeitung der Leitlinien ist durch die Koordination Bau und Umwelt (KOBU) in Zusammenarbeit mit zwei externen Partnerinnen erfolgt. PUSCH lieferte mit einer Vorlage das Grundgerüst für die Leitlinien für die verschiedenen Produktgruppen. Prozirkula hat das Dokument mit Inputs zur Förderung einer Kreislaufwirtschaft ergänzt. Die Leitlinien orientieren sich an Informationen der Wissensplattform öffentliche Beschaffung (WÖB).
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Die «Leitlinien nachhaltige Beschaffung» des Kantons Zürich sind Vorschläge und Empfehlungen für Kriterien bei der Ausschreibung. Dabei handelt es sich grösstenteils um Eignungskriterien (EK), Technische Spezifikationen (TS) oder Zuschlagskriterien (ZK), welche sich wie folgt unterscheiden:
| Kriterien | |
|---|---|
| Eignungskriterien (EK) | Anhand Eignungskriterien wird beurteilt, ob ein Anbieter zur Erbringung der ausgeschriebenen Leistung geeignet ist. Eignungskriterien sind anbieterbezogen. Erfüllt ein Anbieter die Kriterien nicht, wird er von der Teilnahme ausgeschlossen. |
| Technische Spezifikation (TS) | Technische Spezifikationen beziehen sich auf den Beschaffungsgegenstand, sind also produktbezogen. Die technischen Spezifikationen sind Muss-Kriterien. Das heisst, bei einer Nicht-Erfüllung wird das Angebot ausgeschlossen. |
| Zuschlagskriterien (ZK) | Zuschlagskriterien dienen der Bewertung der gültigen Angebote. Das vorteilhafteste Angebot erhält den Zuschlag. Es werden nebst Preis und Qualität zahlreiche Kriterien wie Zweckmässigkeit, Wirtschaftlichkeit, Lebenszykluskosten, Nachhaltigkeit etc. berücksichtigt. |
Beschaffungsprozesse - von Beginn weg nachhaltig
Nachhaltigkeit entlang des Beschaffungsprozesses
| Schritte des Beschaffungsprozesses | Aufgaben | Zu beachten |
|---|---|---|
| Beschaffungsstrategie | Bedarfsermittlung | - Dialog mit zukünftigen Nutzern - Markanalyse - Dialog mit Lieferanten - Offizielle Ausschreibung? - Innovative Lösungen? - Relevanz von Kreisläufen/der Zirkularität |
| Beschaffungstaktik | Anforderungen und Tendenzen | - Nachhaltigkeits-Hotspots sind definiert - Mindestkriterien für Lieferanten - Richtlinien für jede Produktgruppe - Überprüfbare Nachhaltigkeitskriterien |
| Beschaffungstaktik | Evaluierung und Platzierung | - Gewichtung der Kriterien (Bewertungsmatrix) - Einschätzung von Labels und Standards, Gültigkeit von Zertifikaten - Dialog mit Lieferanten - Gemeinsame Innovationen möglich? - Faire Verträge |
| Operative | Order, Lieferung und Zahlung | - Nachhaltige Produkte und Lieferanten sind gekennzeichnet und in Listen dokumentiert (Bestenlisten, E-Beschaffung, etc.) - Operative Einkäufer/Beschaffende sind trainiert und werden unterstützt - Optimierte Lieferung - Faire Zahlungsbedingungen |
| Operative | Kontinuierliche Verbesserung | - Werden vereinbarte Richtwerte/Ziele eingehalten? - Notwendigkeit eines Audits? - Dialog mit Lieferanten und Entwicklung? - Überwachung (KOIs) - Bericht (an Stakeholder) |
Bedarfsklärung ist entscheidend für eine nachhaltige Beschaffung
Am Anfang eines Beschaffungsprozesses steht die Bedarfsklärung: Welche Bedürfnisse sind vorhanden? Welche Produkte gibt es auf dem Markt? Gibt es innovative Lösungen? Grundsätzlich ist zu diesem Zeitpunkt der Handlungsspielraum für eine Beschaffung mit möglichst geringer Umweltbelastung am grössten.
Fragen für die Bedarfsklärung
- Bedürfnis: Welche leistungsbezogenen Bedürfnisse soll die Beschaffung erfüllen?
- Gebrauchszeit: Kann die Lebensdauer des bisherigen Produktes mit wirtschaftlich vernünftigem Aufwand verlängert werden?
- Bestand: Kann der Bedarf durch bereits bestehende Produkte / Lösungen / Gemeinsame Nutzung oder Miete anderweitig gedeckt werden?
- Angemessenheit: Welche Funktionalitäten, Leistungen und Qualitätsansprüche sind für die Aufgabenerfüllung angemessen?
- Gebraucht: Kann der Bedarf mit Occasion- / Secondhand-Produkten gedeckt werden?
- Temporäre Lösungen: Kann der Bedarf allenfalls auch mittels einer temporären Lösung gedeckt werden?
- Zusätzliches: Braucht es ergänzende Infrastrukturen oder andere add-ons?
Der gesamte Lebenszyklus im Fokus
Klimaschutz, die Umweltbelastung sowie die sozialen Risiken entlang des gesamten Lebenszyklus eines Produkts sind zentral. Die Vorschläge und Empfehlungen für Ausschreibungskriterien fokussieren auf die wichtigsten Aspekte von der Gewinnung des Rohstoffes über dessen Verarbeitung und der Produktnutzung bis hin zur Entsorgung.
Mit Beschaffung Innovationen fördern
Innovationen können in erheblichem Ausmass zur Steigerung der Ressourceneffizienz und auf diese Weise zur Reduktion des ökologischen Fussabdrucks beitragen. Dabei kann es sich um rein technische Innovationen handeln, oder um neuartige Angebote und Dienstleistungen, die bestehende Bedürfnisse decken oder ändern können. Im Beschaffungsvolumen der öffentlichen Hand liegt ein grosser Hebel, der solche Innovationen fördern kann.
Durch die aktive Nachfrage von innovativen Gütern oder Dienstleistungen und den Einkauf hochmoderner Produkte und neuer technischer Lösungen werden Unternehmen angeregt, mehr Innovationen zu entwickeln. Auch könnte einer vielversprechenden technologischen Entwicklung durch eine öffentliche Bestellung, der Weg in den breiten Markt ermöglicht werden. Auf diese Weise leisten öffentliche Auftraggeberinnen und Arbeitgeber einen grossen Beitrag zur Entwicklung neuer Produkte und Dienstleistungen. Ebenfalls werden so Innovationen, welche wirtschaftlich nachhaltige und ressourcenschonende Lösungen darstellen, schneller verbreitet. Durch Einfordern einer Lebenszyklusbetrachtung (primär Total Cost of Ownership) können die Gesamtkosten reduziert werden. Wünschbar wäre die Bewertung der gesamten Lebenszykluskosten (inkl. externe Kosten).
Die vergaberechtskonforme Berücksichtigung von Innovation im Beschaffungsprozess bietet sich insbesondere bei der Leistungsbeschreibung, den technischen Spezifikationen oder den Zuschlagskriterien an. Anforderungen an Kreislauffähigkeit sind ein wichtiger Schritt, um Anbieter zu selektieren, die bisher Innovationspotenzial bewiesen haben.
Checkliste für komplexe Beschaffungen
Für komplexe Produkte oder Produkte und Dienstleistungen, die nicht in die Produktkategorien passen, ist nach der Checkliste vorzugehen. Die Grundsätze der Beschaffungspolitik des Regierungsrats gilt es stets zu berücksichtigen.
Bedarf
- Besteht die Möglichkeit, Occasionsprodukte zu beschaffen?
- Erfordert das Produkt bestimmte Infrastrukturen mit negativen Auswirkungen auf die Umwelt und erhöhten Kosten?
Materialien
- Besteht das Produkt aus Materialien, bei denen es Nachhaltigkeits-Standards gibt? Wenn ja, wie werden diese eingefordert?
- Welches sind die schwersten Komponenten im Produkt? Können diese durch leichtere, umweltfreundlichere ersetzt werden?
- Gibt es Produkte auf dem Markt mit einem hohem Recycling-Anteil?
Lebensdauer
- Gibt es Mietprodukte?
- Wie lange dauern die Garantieleistungen? Können diese verlängert werden?
- Bestehen Service-Leistungen oder Garantieleistungen auf Ersatzteile?
Gebrauch
- Gibt es energiesparende Produkte mit entsprechenden Labels oder Standards zum Vergleich?
- Gibt es ressourcensparende Produkte?
Entsorgung
- Gibt es die Möglichkeit, das Produkt oder Teile davon weiter- oder wiederzuverwenden?
- Können das Produkt oder Teile davon recycliert werden?
- Gibt es die Möglichkeit, das Produkt an den Hersteller zurückzugeben?
Herkunft & Transport
- Wurde das Produkt in einem kritischen Land bezüglich Korruption oder missbräuchlicher Kinderarbeit hergestellt (Risiko- oder Hochrisikoland)?
- Wie weit ist der Transportweg vom Herstellungsland zum Konsumort in der Schweiz?
Weiterführende Informationen
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Kontakt
Baudirektion - Koordinationsstelle für Umweltschutz
8090 Zürich