Weisung der Finanzdirektion über den Sonderbeitrag an die Gemeinden für das Scanning von Steuererklärungen und die elektronische Erfassung von Veranlagungsdaten

Inhaltsverzeichnis

Thema
Verfahrensrecht
Titel
Weisung der Finanzdirektion über den Sonderbeitrag an die Gemeinden für das Scanning von Steuererklärungen und die elektronische Erfassung von Veranlagungsdaten
Erlassdatum
9. Dezember 2011
Gültig ab
1. Januar 2011
ZStB-Nummer
107.2
Nummer alt
30/155

1. Grundlage für den Sonderbeitrag

Gemäss Beschluss des Regierungsrates über Entschädigungen an die Gemeinden im Steuerverfahren erhalten die politischen Gemeinden vom Kanton ab der Steuerperiode 2005 einen Sonderbeitrag von Fr. 5.- für jede von der Gemeinde gescannte Steuererklärung, sofern alle Steuererklärungen der Steuerperiode vollständig (d.h. einschliesslich Beilagen und Belege sowie allfällige nachgereichte Unterlagen, Auflagen, Entscheide usw.) gemäss Weisung der Finanzdirektion über den Sonderbeitrag an die Gemeinden für das Scanning von Steuererklärungen und die elektronische Erfassung von Veranlagungsdaten gescannt und die Bilder im zentralen Archivsystem des Kantons abgelegt werden.

2. Voraussetzungen für die Gewährung des Sonderbeitrags und zu beachtende Richtlinien des kantonalen Steueramtes

Für die Gewährung des Sonderbeitrags sind folgende Voraussetzungen zu erfüllen:

a) Bei physisch eingereichten Steuererklärungen:

aa) Sämtliche Steuererklärungen, einschliesslich der Beilagen und Belege sowie allfällige nachgereichte Unterlagen, Auflagen, Entscheide usw. sind nach den Richtlinien des kantonalen Steueramtes über das Scanning und die einheitliche Indexierung zu scannen.

ab) Mit dem Scannen sind gleichzeitig die Daten, die das Gemeindesteueramt bei der Erfüllung der ihm obliegenden Aufgaben benötigt, elektronisch zu erfassen. Dabei ist insbesondere, über eine so genannte Vollerfassung der deklarierten Einkünfte und Abzüge, zu gewährleisten, dass das Gemeindesteueramt und das kantonale Steueramt auf Grund der so erfassten Veranlagungsdaten in die Lage versetzt werden, die in ihren Zuständigkeitsbereich fallenden Einschätzungsverfahren elektronisch unterstützt zu bearbeiten.

ac) Die gescannten Steuererklärungen, einschliesslich der Beilagen und Belege sowie allfällige nachgereichte Unterlagen, Auflagen, Entscheide usw., sind zudem, unter Beachtung der entsprechenden Richtlinien des kantonalen Steueramtes, auf dem zentralen elektronischen Archivsystem des kantonalen Steueramtes abzulegen.

b) Bei elektronisch eingereichten Steuererklärungen:

ba) Sämtliche in Papierform eingereichten Freigabequittungen, welche von der kantonalen Applikation zur elektronischen Einreichung der Steuererklärung generiert worden sind, einschliesslich der Beilagen und Belege sowie allfällige nachgereichte Unterlagen, Auflagen und Entscheide usw. sind nach den Richtlinien des kantonalen Steueramtes über das Scanning und die einheitliche Indexierung zu scannen.

bb) Die gescannten Freigabequittungen, einschliesslich der Beilagen und Belege sowie allfällige nachgereichte Unterlagen, Auflagen, Entscheide usw., sind zudem, unter Beachtung der entsprechenden Richtlinien des kantonalen Steueramtes, auf dem zentralen elektronischen Archivsystem des kantonalen Steueramtes abzulegen.

Die Zugriffsberechtigung auf das zentrale elektronische Archivsystem richtet sich ebenfalls nach entsprechenden Richtlinien des kantonalen Steueramtes.

Das kantonale Steueramt bezeichnet autorisierte Scanning-Stellen, welche die Voraussetzungen gemäss dieser Weisung und die Richtlinien des kantonalen Steueramtes erfüllen.

Diese Scanning-Stellen sind legitimiert, für Gemeinden, welche den Sonderbeitrag geltend machen wollen, die erforderlichen Scanning-Dienstleistungen zu erbringen.

Der Sonderbeitrag wird gewährt, sofern die Gemeinde in Zusammenarbeit mit einer Scanning-Stelle die Anforderungen der Weisung erfüllt.

Die diesbezüglichen Richtlinien für die technische und organisatorische Umsetzung des Scannings sind auf der Intranetseite http://steueramt.ktzh.ch/home/gemeinden/ arts abrufbar. Bei Fragen gibt das kantonale Steueramt Auskunft.

3. Abnahme des Scanning-Verfahrens durch das kantonale Steueramt als weitere Voraussetzung für die Gewährung des Sonderbeitrags

Die Gewährung des Sonderbeitrags setzt im Weiteren eine Abnahme des betreffenden Scanning-Verfahrens durch das kantonale Steueramt voraus. Dabei ist zu prüfen, ob die Voraussetzungen für die Gewährung des Sonderbeitrags gemäss Ziffer 2 erfüllt werden.

4. Periodische Überprüfung des Scanning-Verfahrens durch das kantonale Steueramt

Das Scanning-Verfahren wird durch das kantonale Steueramt periodisch überprüft. Stellt sich heraus, dass die Voraussetzungen für die Gewährung des Sonderbeitrags gemäss Ziffer 2 nicht mehr erfüllt werden, kann inskünftig ein solcher Beitrag verweigert werden.

5. Geltendmachung des Sonderbeitrags

Sind die Voraussetzungen gemäss Ziffern 2 und 3 erfüllt, kann die Gemeinde für jede gescannte Steuererklärung oder Freigabequittung, sofern alle Steuererklärungen und Freigabequittungen der Steuerperiode vollständig (d.h. einschliesslich Beilagen und Belege sowie allfällige nachgereichte Unterlagen, Auflagen, Entscheide usw.) gemäss Weisung der Finanzdirektion über den Sonderbeitrag an die Gemeinden für das Scanning von Steuererklärungen und die elektronische Erfassung von Veranlagungsdaten gescannt und die Bilder im zentralen Archivsystem des Kantons abgelegt werden, den Sonderbeitrag von Fr. 5.- geltend machen. Die gescannten Steuererklärungen sind im Formular «StA. Form. 911» (Bescheinigung) anzugeben. Dieses Formular ist zusammen mit der Jahres-Abrechnung dem kantonalen Steueramt, Inspektorat, einzureichen.

6. Schlussbestimmungen

Diese Weisung ersetzt diejenige vom 22. März 2006 und gilt ab Steuerperiode 2011.

 

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