Gestützt auf §§ 55-57 der Verordnung zum Steuergesetz erlässt die Finanzdirektion die nachstehenden Vorschriften über die Abrechnung der Staats- und Gemeindesteuern und die Ablieferung der Staatssteuern.

A. Budget

1 Die Gemeinden melden dem kantonalen Steueramt, Dienstabteilung Rechnungswesen und Controlling, bis Ende November des Kalenderjahres die für das folgende Rechnungsjahr budgetierten einfachen Staatssteuererträge, aufgeteilt auf natürliche und juristische Personen, für die folgende Steuerperiode sowie in Summe für die früheren Steuerperioden.

B. Rechnungsabschlüsse

2 Grundlagen für die Rechnungsabschlüsse bilden die Zusammenzüge und Totalkumulationen gemäss Weisung der Finanzdirektion über die Führung der Steuerregister in den Gemeinden. Die Steuerbuchhaltung ist per Ende des Kalenderjahres abzuschliessen.

I. Jahresabrechnung (JA)

3 In der Jahresabrechnung sind die Aufwendungen und Erträge der Steuerarten, einschliesslich der Entschädigungen gemäss den Beschlüssen des Regierungsrates und der Finanzdirektion über die Kostentragung durch Kanton und Gemeinden im Steuerverfahren und die daraus resultierenden Ablieferungen der Gemeinden an den Kanton und an die staatlich anerkannten Kirchgemeinden in der Gliederung der Abschlussvorlage gemäss lit. E dieser Weisung einzutragen.

II. Solländerungs- und Restanzenabrechnung (SR)

4 Solländerungs- und Restanzenabrechnungen sind pro Steuerperiode zu erstellen. In diesen werden alle Veränderungen der individuellen Konten seit der letzten JA- oder SR-Abrechnung eingetragen. Die Meldung erfolgt in der Gliederung der Abschlussvorlage gemäss lit. E dieser Weisung.

III. Entschädigungen an die Gemeinden

5 Die Gemeinden haben über die ihnen zustehenden Entschädigungen gleichzeitig mit der Meldung der Jahres- bzw. den Solländerungs- und Restanzenabrechnungen jährlich abzurechnen.

6 Die politischen Gemeinden verrechnen den übrigen Gemeinden und den staatlich anerkannten Kirchgemeinden für ihre Jahreskosten eine Bezugsentschädigung in der Höhe von 1% bis 3% des Brutto-Solls der Jahresabrechnung (JA) bzw. des Brutto-Solls der Abrechnung über die Solländerungen und Restanzen (SR) pro Steuerperiode. Dabei ist auch bei einem allfälligen Minderbetrag die Bezugsentschädigung zu belasten.

Für die Berechnung und Erhebung der Bezugsentschädigungen bei den übrigen Steuerabrechnungen können die gleichen Ansätze angewendet werden.
Die Höhe der Bezugsentschädigung (zwischen 1% und 3%) ist durch die zuständige Gemeindebehörde mit Beschluss festzulegen. 

IV. Aufteilung der Zahlungen und Sollminderungen

7 Sämtliche Zahlungen, Zinsen, Erlasse, Abschreibungen und Restanzen sind für alle steuerpflichtigen Personen auf Staat, Gemeindegüter und staatlich anerkannte Kirchgemeinden aufzuteilen.

8 Die Aufteilung kann über einen Verteilungsschlüssel oder effektiv erfolgen:

a) Anwendung eines Verteilungsschlüssels

Der Verteilungsschlüssel stellt die Verhältniszahl der einzelnen Steuern (Gemeinden, Kirchgemeinden etc.) zum gesamten Steuersoll dar. Der Schlüssel ist mindestens auf drei Stellen nach dem Komma auf- oder abzurunden. Massgebend für die Berechnung des definitiven Schlüssels sind die Sollbeträge gemäss Jahresabrechnung (JA).

Die unterjährige, vorläufige Aufteilung der laufenden Periode wird anhand eines per Ende Juni ermittelten provisorischen Verteilungsschlüssels vorgenommen.

b) Anwendung der effektiven Verteilung

Die effektive Aufteilung stützt sich auf die direkt erfassten Zahlungen, Rückzahlungen, Zinsen und Sollminderungen der laufenden Periode jeder steuerpflichtigen Person gemäss Nachweis in der Steuerbuchhaltung. 

C. Monatliches Meldewesen

9 Die Gemeindesteuerämter melden dem kantonalen Steueramt, Dienstabteilung Rechnungswesen und Controlling, für die laufende Steuerperiode sowie für alle früheren, noch nicht definitiv abgeschlossenen Steuerperioden monatlich:

• die Steuersollbeträge (einfache Staatssteuer),
• alle eingegangenen Staatssteuern, reduziert um die der Gemeinde zustehenden Anteile an Quellensteuern und Nachsteuern,
• die geltend gemachten Verrechnungssteuern,
• die bisherigen Ablieferungen an Staatssteuern an die Staatskasse sowie die noch auszuführenden Teilablieferungen. 

10 Die Meldungen sind per Ende eines jeden Monats zu erstellen und müssen bis spätestens am 15. des folgenden Monats beim kantonalen Steueramt, Dienstabteilung Rechnungswesen und Controlling, eingetroffen sein.

D. Ablieferung der Steuern

I. Staatssteuern

11 Die Dienstabteilung Rechnungswesen und Controlling des kantonalen Steueramtes verbucht und koordiniert die Ablieferungen der Staatssteuern und die Verrechnung der Nachsteuern, Quellensteuern und Verrechnungssteuern. Guthaben und Schulden werden in der Regel verrechnet.

12 Die Abrechnungssaldi aus der Jahresabrechnung (JA) und den Solländerungs- und Restanzenabrechnungen (SR) sind bis spätestens 31. Januar des folgenden Jahres an die Staatskasse zu überweisen.

13 Die monatlichen Ablieferungen an den Staat sind bis spätestens 25 Tage nach Ablauf des Abrechnungsmonats zu überweisen.

14 Für die Ablieferungen der Steuerbetreffnisse an die Schul- und Kirchgemeinden gelten die gleichen Termine.

15 Verbleiben nach Verrechnung der kumulierten Saldi aller Steuerperioden für einen Monat weniger als Fr. 10 000 an ablieferungspflichtigen Staatssteuern, dürfen diese auf den Folgemonat übertragen werden und müssen nicht mit der Staatskasse abgerechnet werden.

16 Bei verspäteter Ablieferung können der Gemeinde Verzugszinsen belastet werden (§ 56 Abs. 2 Verordnung zum Steuergesetz).

17 Eine Verrechnung von Guthaben des Staates aus Staatssteuerzahlungen mit Guthaben der Gemeinden aus Staatsbeiträgen oder anderen Guthaben bei anderen kantonalen Stellen ist nicht zulässig.

18 Zahlungen zu Gunsten der Staatskasse des Kantons Zürich sind unter Angabe der Zweckbestimmung an die Zürcher Kantonalbank oder ausnahmsweise auf das Postkonto der Staatskasse zu leisten.

19 Ein Guthaben der Gemeinde in einem Jahr kann mit Guthaben des Staates für andere Jahre verrechnet oder bis zur nächsten Abrechnung stehen gelassen werden. Solche Guthaben werden nicht verzinst. 

II. Verrechnungssteuern

20 Die Gemeinden haben die von den steuerpflichtigen Personen geltend gemachten Verrechnungssteuern monatlich der Dienstabteilung Rechnungswesen und Controlling des kantonalen Steueramtes zu melden. Die Meldung hat getrennt nach Jahren, in denen sie verrechnet worden sind, zu erfolgen. Das kantonale Steueramt nimmt die Verrechnungen vor. In gleicher Weise rechnet es monatlich mit der Eidgenössischen Steuerverwaltung ab.

21 Das Gemeindesteueramt erstellt über jede Abrechnungsperiode monatlich eine Abrechnung über die Verrechnungssteuern. In dieser Abrechnung sind die Namen und Adressen der steuerpflichtigen Personen, das Fälligkeitsjahr und die Beträge aufzuführen. Die aufgeführten Beträge haben mit den Geldanforderungen gegenüber dem kantonalen Steueramt bzw. gegenüber der Eidgenössischen Steuerverwaltung übereinzustimmen.

Die detaillierten Listen zu den geltend gemachten Verrechnungssteuern sind nur auf Verlangen der Dienstabteilung Rechnungswesen und Controlling des kantonalen Steueramtes einzureichen.

22 Übersteigen Nachsteuer-, Quellensteuer- und Verrechnungssteuerguthaben der Gemeinde die dem Staat geschuldeten Staatssteuerbetreffnisse, bleiben diese Guthaben grundsätzlich bis zur nächsten Monatsabrechnung bestehen. Die Guthaben werden nicht verzinst. Die Gemeinde kann jedoch bei der Dienstabteilung Rechnungswesen und Controlling des kantonalen Steueramtes die ganze oder teilweise Rückzahlung des Guthabens beantragen. Der Antrag muss schriftlich und ausreichend begründet sein.

III. Quellensteuer

23 Die Dienstabteilung Rechnungswesen und Controlling des kantonalen Steueramtes stellt den Gemeinden mindestens per Ende März, Ende Juni, Ende September und Ende Dezember des Kalenderjahres die Abrechnungen über Guthaben und Rückforderungen des Gemeindesteueranteils der Quellensteuer aus der Quellensteuerverordnung I (QVO I) zu (provisorische Quartalsabrechnungen). Spätestens per Ende Juni erhalten die Gemeinden die definitive Quellensteuerabrechnung des Vorjahres. Die Gutschriften oder Belastungen daraus werden mit den Ablieferungen aus der Staatssteuer verrechnet.

Die Abrechnungen über die Erträge aus der Quellensteuerverordnung II (QVO II) werden von den Gemeinden bis Ende November dem kantonalen Steueramt, Dienstabteilung Rechnungswesen und Controlling, eingereicht. Der Staatssteueranteil daraus wird mit den Gemeindeanteilen aus der QVO I per Ende Dezember verrechnet.  

IV. Nachsteuern

24 Die Dienstabteilung Rechnungswesen und Controlling des kantonalen Steueramtes stellt den Gemeinden periodisch die Abrechnung über Guthaben und Rückforderungen des Gemeindesteueranteils an den Nachsteuern zu. Die Gutschriften oder Belastungen daraus werden mit den Ablieferungen aus der Staatssteuer verrechnet.

E. Formulare

25 Für die Rechnungs- und Monatsabschlüsse sind die vom kantonalen Steueramt festgesetzten Formulare «Jahresabrechnung über den Bezug der Staats- und Gemeindesteuern» und «Abrechnung über die Staats- und Gemeindesteuer-Solländerungen und Restanzen» zu verwenden. Für weitere Abrechnungen stehen die Formulare «Formular STAUSS», «Formular PASTA», «Abrechnung Nachsteuern», «Formular Abrechnung QVO I» und «Formular Abrechnung QVO II» zur Verfügung.

F. Kontrolle

26 Das kantonale Steueramt überprüft die Gemeindesteuerämter.

27 Missachtet eine Gemeinde trotz Mahnung die Bezugsvorschriften, kann die Finanzdirektion rückständige Arbeiten auf Kosten der Gemeinde durch das kantonale Steueramt ausführen lassen (§ 57 Verordnung zum Steuergesetz). 

G. Inkrafttreten

28 Diese Weisung gilt ab 1. Januar 2019 und ersetzt die Weisung der Finanzdirektion über das Abrechnungswesen der Gemeindesteuerämter vom 28. April 2008 und die Weisung der Finanzdirektion betreffend Meldung der budgetierten Steuererträge durch die Gemeindesteuerämter vom 28. April 2008. 
 

Weisung gültig bis 31. Dezember 2018: