A. Rechtliches

Die Gemeindesteuerämter sind gemäss § 107 Abs. 2 StG verpflichtet, bei der Einschätzung mitzuwirken. Die Finanzdirektion erlässt Weisungen, in welchen Fällen sie in Vertretung des kantonalen Steueramtes zur Einschätzung berechtigt und verpflichtet sind.  

Die nachfolgenden Bestimmungen regeln die Mitwirkung der Gemeinden bei der Einschätzung der Steuererklärungen natürlicher Personen ab Kalenderjahr 2025. 

B. Vorbereitung der Einschätzung

I. Vormerken des Eingangsdatums 

Auf allen eingehenden Steuererklärungen ist das Datum des Eingangs durch das Scan Center oder das Gemeindesteueramt einzutragen. 

Bei elektronischer Einreichung der Steuererklärung ist der Eingang der Deklarationsdaten zu registrieren. Die Eingangsregistrierung kann durch manuelle Eingangsbuchung oder durch Eingangsbuchung beim Import der Deklarationsdaten vom eGov-Server erfolgen. 

Verspätet eingereichte Steuererklärungen sind ausnahmslos entgegenzunehmen. 

II. Scanning 

Die beim Scan Center oder den Gemeindesteuerämtern eingegangenen Steuererklärungen in Papierform sind gemäss Weisung der Finanzdirektion über die elektronische Erfassung und Aufbewahrung von Steuerakten sowie die Vernichtung von Papierakten (ab Steuerperiode 2020) (ZStB-Nr. 109d.1) zu scannen.

III. Datenfluss und Triagierung 

Sämtliche vom Scan Center erfassten Steuererklärungsdaten sind vom Scan Center elektronisch an das kantonale Steueramt (eGov-Server) weiterzuleiten. Die Daten werden nach dem eCH-Standard 0119 E-Tax Filing (Standard für Deklarationsdaten in strukturierter Form) entgegengenommen und verarbeitet. 

Mittels einer Triage werden die Fälle direkt dem kantonalen Steueramt («K-Fälle») oder den Gemeindesteuerämtern («G-Fälle») zugewiesen. Die Triagierung wird anhand der zum Zeitpunkt des Steuererklärungsversandes im Register gültigen Steuergruppe und Organisationseinheit vorgenommen. Nachträgliche Änderungen werden bei der Triagierung nicht berücksichtigt. In der folgenden Tabelle sind die gültigen Kombinationen aufgeführt. 

*G-Fälle können vom Gemeindesteueramt auch an das kantonale Steueramt abgeliefert werden (Wert ändert von «G» auf «K») 

Erläuterung der Steuergruppen  

A Aufwandbesteuert
B Betriebsstätte
D Diplomat
E Quellensteuerpflichtige mit nachträglicher ordentlicher Veranlagung (NOV) (bis Steuerperiode 2020)
F beschränkte nachträgliche ordentliche Veranlagung (NOV) auf Antrag
G Nachträgliche ordentliche Veranlagung (NOV) von Steuerpflichtigen mit Garantieerklärung (bis Steuerperiode 2020)
L Liegenschaft
M Magistratspersonen
O unbeschränkte nachträgliche ordentliche Veranlagung (NOV)
S Selbständige
U Unselbständige
W beschränkte nachträgliche ordentliche Veranlagung (NOV) von Amtes wegen
Q ergänzende ordentliche Veranlagung zur Quellensteuer (bis Steuerperiode 2020) 

IV. Beilagen zur Steuererklärung (Belegregelwerk) 

Das Gemeindesteueramt prüft die Steuererklärung und das Wertschriftenverzeichnis auf Vollständigkeit, sofern es die Einschätzung vornimmt. Belege, welche im Beilagenverzeichnis der Steuererklärung aufgezählt und nicht eingereicht worden sind, müssen im Auflageverfahren einverlangt werden. Die Auflage und die nachgereichten Unterlagen sind im elektronischen Steuerarchiv (ARTS) abzulegen. 

Wird die Auflage nicht erfüllt, ist diese allenfalls im Mahnverfahren einzufordern. 

V. Kapitalleistungen aus Vorsorge

Ergibt sich aus der Steuererklärung, dass eine Kapitalleistung nicht besteuert wurde, ist der Sachverhalt mit dem Backoffice der zuständigen Abteilung zu klären oder die Steuererklärung dem kantonalen Steueramt zuzuweisen. 

VI. Informationen

Beim Gemeindesteueramt eingehende und für die Einschätzung bedeutsame Informationen sind im elektronischen Steuerarchiv (ARTS) abzulegen (§ 42 Abs. 2 StV). 

C. Mitwirkung bei der Einschätzung

I. Allgemeines

Den Gemeindesteuerämtern steht das Recht und die Pflicht zur Einschätzung der Staats- und Gemeindesteuern und der direkten Bundessteuer sowie zur Festsetzung des Verrechnungssteueranspruchs zu.

Die Gemeindesteuerämter beantragen beim Backoffice der Abteilung Zürich City die Einschätzungskompetenz für ihre Mitarbeitenden per E-Mail.

Als hoheitliche Tätigkeit setzt die Einschätzungskompetenz die Schweizer Staatsbürgerschaft voraus. Das kantonale Steueramt kann Ausnahmen vom Erfordernis des Schweizer Bürgerrechts bewilligen.

II. Compliance

Mitarbeitende der Gemeindesteuerämter, denen die Einschätzungskompetenz erteilt wird, sind berechtigt, hoheitlich tätig zu werden. In Bezug auf die Steuereinschätzung haben sie deshalb die gleichen Rechte und Pflichten wie die Steuerkommissärinnen und Steuerkommissäre des kantonalen Steueramtes.

Tätigkeiten im Bereich der Steuerberatung und/oder des Treuhandwesens sind bei Mitarbeitenden, welche im Bereich der Steuereinschätzung tätig sind, unzulässig. Dies gilt auch für Teilzeit- oder Nebenerwerbstätigkeiten und für Tätigkeiten ausserhalb des Kantons Zürich.

Falls dennoch eine Tätigkeit in diesen Bereichen ausgeübt wird, hat dies den sofortigen Entzug der Einschätzungskompetenz zur Folge. Weitere Massnahmen bleiben vorbehalten.

Die Einschätzungstätigkeit der Gemeindesteuerämter unterliegt der Aufsicht des kantonalen Steueramtes. Dieses ist berechtigt, das Recht und die Pflicht zur Einschätzung der Gemeindesteuerämter einzuschränken (siehe Ziffer IV dieser Weisung). 

Alle Mitarbeitenden mit einem Zugang zu ARTS unterzeichnen eine Geheimhaltungserklärung. 

III. Sichtquote 

Die Gemeindesteuerämter sind verpflichtet, von den eingehenden Steuererklärungen insgesamt 60% der Steuergruppen U, L und O des Bereichs Privatpersonen (Abteilungen Zürich Nord, Zürich Süd, Zürich City und Quellensteuer) einzuschätzen. Angerechnet werden alle dem kantonalen Steueramt im Kalenderjahr (1. Januar bis 31. Dezember) über die Deklarationsdatenschnittstelle übermittelten und exportierten, definitiv eingeschätzten Steuererklärungen (unabhängig von der Steuerperiode). 
 
Sichtquote in % =  100 x Anzahl übermittelte und exportierte Fälle des Kalenderjahres / Anzahl taktgebende Steuerpflichtige der Steuergruppen U, L und O des Bereichs Privatpersonen per 31. Dezember Vorjahr 

IV. Einschätzung der Staats- und Gemeindesteuern und der direkten Bundessteuer durch die Gemeindesteuerämter

Die Einschätzungspflicht und -berechtigung besteht vorbehältlich der unten aufgeführten Ausnahmen für

1. unselbständig Erwerbende der Steuergruppe U der Abteilungen Zürich Nord, Zürich Süd und Zürich City, einschliesslich Abmelde- und Todesfälle;

2. unselbständig Erwerbende der Steuergruppe L der Abteilungen Zürich Nord, Zürich Süd und Zürich City; 

3. Quellensteuerpflichtige der Steuergruppe O der Abteilung Quellensteuer, die obligatorisch oder auf Antrag der nachträglichen ordentlichen Veranlagung unterliegen; 

Von der Einschätzung durch das Gemeindesteueramt sind ausgenommen:

a) Steuerpflichtige, deren Steuerpflicht zufolge Tod endet und deren Nachlassaktiven per Todestag den Betrag von Fr. 20'000 übersteigen oder Grundeigentum oder eine Betriebsstätte im Kanton Zürich beinhalten. Ausgenommen sind in diesen Fällen auch alle noch offenen Steuererklärungen der Vorjahre; 

b) Steuerpflichtige, die während der Steuerperiode geerbt haben oder an unverteilten Erbschaften beteiligt sind (sofern es sich nicht um einfache Fälle handelt);

c) Steuerpflichtige, deren wirtschaftliche Zugehörigkeit zu einem anderen Kanton sich während der Steuerperiode geändert hat;

d) Steuerpflichtige, die eine selbständige Erwerbstätigkeit ausweisen;

e) Steuerpflichtige, die einen Liquidationsgewinn zu versteuern haben;

f) Steuerpflichtige, die vom Arbeitgeber ausgerichtete Abgangsentschädigungen zu versteuern haben;

g) Steuerpflichtige, welche die durch das Steueramt ermittelten Liegenschaftenwerte (Eigenmietwert/Vermögenssteuerwert) bei der Deklaration beanstanden und dies entsprechend begründen;

h) Steuerpflichtige, die an Kollektiv- oder Kommanditgesellschaften oder an ausländischen Personengesellschaften beteiligt sind;

i) Steuerpflichtige, deren Steuerhoheit umstritten ist;

j) Kapitalleistungen aus Vorsorge;

k) Quellensteuerpflichtige (Steuergruppe O),

• bei denen Arbeitgeber die Steuerlasten übernehmen, 
• die besondere Berufskosten als Expatriate geltend machen, 
• die internationale Ausscheidungen geltend machen, 
• die unterjährig zu veranlagen sind,  
• die von im Ausland domizilierten Arbeitgebern entschädigt werden; 

l) Steuerpflichtige mit einem Wertschriftenverzeichnis, welches gemäss Titel V dieser Weisung nicht vom Gemeindesteueramt genehmigt werden darf.

V. Festsetzung des Verrechnungssteueranspruchs

Die Gemeindesteuerämter setzen den Verrechnungssteueranspruch nur dann definitiv fest, wenn die Einschätzung der Staats- und Gemeindesteuern und der direkten Bundessteuer gleichzeitig erfolgen kann.

Der Verrechnungssteueranspruch bzw. das Wertschriftenverzeichnis darf (mit oder ohne Steuerverzeichnis von Banken etc.) nicht definitiv genehmigt werden, wenn

a) keine Steuererklärung eingereicht wurde;

b) viele Mutationen (Depotein- und Depotauslieferungen) ausgewiesen werden und zudem eine nicht nachvollziehbare Vermögensvermehrung oder -verminderung vorliegt;

c) die eingereichten Belege zur Rückerstattung der Verrechnungssteuer ungenügend sind;

d) Gemeinschaftsdepots vorliegen, sofern es sich nicht um einfache Fälle handelt;

e) Mitarbeiterbeteiligungsrechte (Aktien und/oder Optionen) enthalten sind, welche in der betreffenden Steuerperiode erworben oder veräussert wurden, sofern es sich nicht um einfache Fälle handelt;

f) Anteile von nicht kotierten Gesellschaften enthalten sind, welche eine Ausschüttung vorgenommen haben oder wenn solche Anteile gekauft oder verkauft wurden (Mutationen);

g) Positionen mit besonderen Vermerken betreffend Steuerwert und/oder Ertrag, wie «geschätzt», «pauschal», «nicht bewertet» oder «Kurswert unbekannt», enthalten sind;

h) Positionen enthalten sind, die als dem Geschäftsvermögen zugehörig mit «G» gekennzeichnet sind. 

VI. Prüfung der Grunddaten

Bei Einschätzungen durch die Gemeindesteuerämter berücksichtigen diese die relevanten Grunddaten aufgrund ihrer Register. Ebenso müssen allfällige Vertreterangaben auf ihre Richtigkeit geprüft werden.

VII. Einsprache

Geht beim Gemeindesteueramt eine Einsprache gegen eine Einschätzung ein, ist das Eingangsdatum zu vermerken und diese mit sämtlichen Beilagen unverzüglich an das kantonale Steueramt weiterzuleiten (Kanton Zürich, Finanzdirektion, Steueramt, Register/Rechtsmittel, Bändliweg 21, 8090 Zürich). 

Über die Einsprache entscheidet das kantonale Steueramt (§ 45 StV). 

D. Datenübermittlung an das kantonale Steueramt 

I. Angaben bei definitiver Einschätzung von Steuererklärungen natürlicher Personen durch Gemeindesteuerämter 

Die Steuerfaktoren für die Staats- und Gemeindesteuern (steuerbares Einkommen, allenfalls satzbestimmendes Einkommen, steuerbares Vermögen, allenfalls satzbestimmendes Vermögen, steuerbare Kapitalleistungen aus Vorsorge) und für die direkte Bundessteuer (steuerbares Einkommen, allenfalls satzbestimmendes Einkommen, steuerbare Kapitalleistungen aus Vorsorge), die Tarife, der Verrechnungssteueranspruch sowie die statistischen Daten müssen dem kantonalen Steueramt übermittelt werden. Die Gemeindesteuerämter übermitteln die Daten über die digitalen Schnittstellen.

II. Ablieferungsfristen 

Die Deklarationsdaten der durch das kantonale Steueramt einzuschätzenden provisorischen Steuererklärungen mit Eingang bis 31. März sind bis spätestens 31. August zu übermitteln respektive dem kantonalen Steueramt zuzuweisen.

Die Deklarationsdaten von nach dem 31. März eingehenden Steuererklärungen sind, sofern sie nicht durch das Gemeindesteueramt eingeschätzt werden, laufend bzw. innert 150 Tagen nach Eingang zu übermitteln respektive dem kantonalen Steueramt zuzuweisen. 

Die Deklarationsdaten von Steuererklärungen der Organisationseinheit 90 sind, sofern sie nicht durch das Gemeindesteueramt eingeschätzt werden, laufend bzw. innert 360 Tagen nach Eingang zu übermitteln respektive dem kantonalen Steueramt zuzuweisen.

Abweichende Regelungen müssen rechtzeitig bei der Leitung der zuständigen Abteilung des Bereichs Privatpersonen beantragt werden.

III. Ablieferungsrhythmus 

Zur Sicherstellung eines ständigen Arbeitsvorrates ist es erforderlich, dass die Gemeindesteuerämter die Deklarationsdaten der durch das kantonale Steueramt einzuschätzenden provisorischen Steuererklärungen laufend elektronisch übermitteln bzw. zuweisen. Abweichende Regelungen müssen rechtzeitig bei der Leitung der zuständigen Abteilung des Bereichs Privatpersonen beantragt werden.

Ebenfalls sind die Deklarationsdaten der durch die Gemeindesteuerämter eingeschätzten Steuererklärungen natürlicher Personen innert 30 Tagen nach erfolgter Einschätzung über die Schnittstelle an das kantonale Steueramt zu übermitteln. 

E. Massnahmen bei Verletzung der Mitwirkungspflicht

Gemäss Beschluss des Regierungsrates über Entschädigungen an die Gemeinden im Steuerverfahren vom 3. März 2004 (geändert am 22. März 2006 und am 3. März 2010) (ZStB-Nr. 107.1) tragen die politischen Gemeinden die Personal- und Sachkosten für die Tätigkeiten der Gemeindesteuerämter, erhalten jedoch vom Kanton für ihre Mitwirkung im Steuerverfahren verschiedene Beiträge.

Bei einer ungenügenden Mitwirkung bei der Einschätzung hat das Gemeindesteueramt auf Aufforderung des kantonalen Steueramtes schriftlich die Gründe darzulegen (rechtliches Gehör).

Das kantonale Steueramt kann bei Verletzung der Mitwirkungspflicht bei der Finanzdirektion einen begründeten Antrag auf Kürzung der Beiträge (um maximal 60%) oder auf eine angemessene Entschädigung der Kosten für die Übernahme der durch das Gemeindesteueramt nicht erbrachten Leistungen stellen. 

F. Inkrafttreten 

Diese Weisung ersetzt die Weisung der Finanzdirektion über die Einschätzung der Staats- und Gemeindesteuern und der direkten Bundessteuer natürlicher Personen ab Kalenderjahr 2021 durch die Gemeindesteuerämter vom 26. November 2020 (ZStB-Nr. 108.1), die Weisung der Finanzdirektion über die Kürzung von Beiträgen an die Gemeinden im Steuerverfahren bei Verletzung der Mitwirkungspflicht vom 9. Dezember 2011 (ZStB-Nr. 107.3), die Weisung der Finanzdirektion über die Mitwirkung der Gemeindesteuerämter bei der Vorbereitung der Steuereinschätzung natürlicher Personen (ab Steuererklärung 2020) vom 26. November 2020 (ZStB-Nr. 107.4) sowie die Weisung des kantonalen Steueramtes über die Ablieferung der Steuererklärungen und Wertschriftenverzeichnisse natürlicher Personen an das kantonale Steueramt und an das vom kantonalen Steueramt beauftragte Scan Center vom 26. November 2020 (ZStB-Nr. 109a.1). Sie tritt per 1. Januar 2025 in Kraft.