Wie Behörden Informationen verwalten

Öffentliche Organe von Kanton und Gemeinden verwalten eine riesige Menge an Informationen in elektronischer und analoger Form. Das muss effizient und gleichzeitig transparent und nachvollziehbar geschehen. Eine geregelte und strukturierte Informationsverwaltung ist deshalb unabdingbar.

Inhaltsverzeichnis

Grundsätze der Informationsverwaltung

Eine rechtskonforme und geordnete Informationsverwaltung gewährleistet, dass geschäftsrelevante Unterlagen vollständig vorhanden sind. Sie sorgt für Rechtssicherheit und macht das Verwaltungshandeln nachvollziehbar.

Lebenszyklus von Verwaltungsunterlagen

Eine professionelle Informationsverwaltung verläuft entlang den drei Phasen des Lebenszyklus von Verwaltungsunterlagen. Dieser gilt sowohl für Informationen auf Papier als auch für elektronische Unterlagen.

  1. Laufende Ablage: Bearbeitung von Geschäften durch Sachbearbeitende bis zum Geschäftsabschluss
  2. Ruhende Ablage: Aufbewahrung sämtlicher Geschäfte während der gesetzlichen oder internen Aufbewahrungsfrist
  3. Archiv: Bewertung der Geschäfte auf ihre Archivwürdigkeit und Überführung ins Archiv oder Vernichtung

Nachvollziehbarkeit, Transparenz und Effizienz

Seit dem 1. Januar 2020 ist die Verordnung über die Informationsverwaltung und -sicherheit in Kraft. Sie regelt, wie die öffentlichen Organe des Kantons und der Gemeinden ihre Informationen verwalten und schützen müssen. Eine rechtskonforme Informationsverwaltung baut auf drei Säulen auf:

Verwenden Sie die Akkordeon-Bedienelemente, um die Sichtbarkeit der jeweiligen Panels (unterhalb der Bedienelemente) umzuschalten.

Das Reglement zur Informationsverwaltung definiert in verbindlicher Form Verantwortlichkeiten und Abläufe. Das Staatsarchiv unterstützt Organe des Kantons und Gemeinden bei der Erarbeitung eines Reglements.

Die nachfolgende Vorlage richtet sich insbesondere an Gemeinden. Sie können diese individuell anpassen. Das ausgearbeitete Reglement muss der Gemeinderat verabschieden.

Das Ordnungssystem ist Grundlage für die Steuerung der Informationsverwaltung und dient gleichzeitig als Ablage für alle anfallenden Verwaltungsunterlagen über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg. Es ermöglicht, Informationen personenunabhängig und effizient zu verwalten.

Jede Verwaltungsaktivität, jeder Prozess und jede Geschäftshandlung erzeugt ein schriftliches Dossier. Für jeden Geschäftsfall müssen Sie als Mitarbeitende eines öffentlichen Organs eine federführende Stelle benennen und für jedes Dossier Metadaten (Titel, Eröffnungs- und Abschlussdatum, federführende Stelle) erfassen. Indem Sie das Dossierprinzip anwenden, sorgen Sie dafür, dass alle geschäftsrelevanten Unterlagen vollständig und nachvollziehbar vorhanden sind.

Umfangreiche Dossiers können auf Papier wie auch elektronisch schnell unübersichtlich werden. Bei Geschäftsabschluss können Sie nicht geschäftsrelevante Unterlagen aus dem Dossier entfernen bzw. löschen.

Wie erkennen Sie nicht geschäftsrelevante Unterlagen?

Verwenden Sie die Akkordeon-Bedienelemente, um die Sichtbarkeit der jeweiligen Panels (unterhalb der Bedienelemente) umzuschalten.

Die Negativliste hilft Ihnen als federführende Sachbearbeitende, indem sie typische nicht geschäftsrelevante Dokumente auflistet, die Sie nicht in einem Dossier ablegen müssen bzw. die Sie beim Dossierabschluss daraus entfernen sollten.

Elektronische Informationsverwaltung

Behörden müssen den Informationsträger festlegen. Im Normalfall ist dies die elektronische Form. Bei der Umstellung auf elektronische Informationsverwaltung gibt es einige Themen, mit denen Sie sich befassen müssen:

  • Verhältnis von elektronischen Unterlagen zu Unterlagen auf Papier
  • Datensicherheit
  • rechtliche Grundlagen
  • langfristige Haltbarkeit

Für eine rechtskonforme elektronische Informationsverwaltung benötigen Sie eine Geschäftsverwaltungssoftware (elektronisches Records Management System). Die folgenden Merkblätter und Vorlagen helfen Ihnen dabei, Systeme auf ihre Eignung hin zu prüfen und einzuführen. Das Staatsarchiv unterstützt und berät Sie gerne bei der Umstellung auf elektronische Informationsverwaltung.

Verwenden Sie die Akkordeon-Bedienelemente, um die Sichtbarkeit der jeweiligen Panels (unterhalb der Bedienelemente) umzuschalten.

Das Merkblatt hält die besonderen Anforderungen an die elektronische Informationsverwaltung fest, die erfüllt sein müssen, damit elektronische Unterlagen langfristig sinnvoll archiviert werden können.

Diese Arbeitshilfe formuliert organisatorische und benutzertechnische Anforderungen an ein Records Management System. Sie erleichtert Ihnen die Erarbeitung von detaillierten Vorgaben für die Beschaffung eines solchen Systems.

Auch nach der Umstellung auf elektronische Informationsverwaltung brauchen wir gewisse Dokumente noch auf Papier, sei dies aus rechtlichen oder aus arbeitspraktischen Gründen. Die folgende Handreichung gibt Hinweise, welche Unterlagen Sie weiterhin auch auf Papier abgelegen sollen.

Informationsverwaltung in Gemeinden

Die Informationsverwaltung in den Gemeinden unterscheidet sich in ihren Grundsätzen nicht von der Informationsverwaltung in kantonalen Amtsstellen. Dennoch gibt es gewisse Besonderheiten.

Musteraktenpläne für Gemeinden

Das Staatsarchiv stellt Gemeinden und Zweckverbänden Musteraktenpläne (Ordnungssysteme, Registraturpläne) zur Verfügung. Diese bilden die Leitungsaufgaben (Behörden und andere leitende Gremien), die Unterstützungsaufgaben (Personal, Finanzen, Liegenschaften usw.) sowie das operative «Kerngeschäft» der Gemeinden und Zweckverbände ab.

Die Musteraktenpläne enthalten Angaben zur Verantwortung für die Unterlagen, zu den Aufbewahrungsfristen, den dazugehörigen gesetzlichen Grundlagen sowie zur Archivierung. Sie können den Musteraktenplan an die eigenen Bedürfnisse und Strukturen Ihrer Gemeinde anpassen.

Vorlagen Musteraktenpläne

Im Folgenden finden Sie die aktuellen Musteraktenpläne für politische Gemeinden, Schulgemeinden sowie für reformierte und katholische Kirchgemeinden. Die PDF-Datei enthält jeweils eine Einleitung mit Erklärungen zu den Aktenplänen. Die Excel-Datei enthält den kompletten Musteraktenplan sowie zusätzliche Angaben (Aufbewahrungsfristen, Vorschläge für die Archivierung, Federführung). Weiter steht der Aktenplan als vorbereitete elektronische Ordnerstruktur zur Verfügung, die Sie direkt in Ihre Laufwerke übernehmen können.

Verwenden Sie die Akkordeon-Bedienelemente, um die Sichtbarkeit der jeweiligen Panels (unterhalb der Bedienelemente) umzuschalten.

Umstellung auf einen neuen Aktenplan

Sie entscheiden selbst, ob und wann Sie die Ablage für Ihre Gemeinde oder Ihren Zweckverband auf einen neuen Aktenplan umstellen. Gründe für eine Umstellung auf einen neuen Aktenplan sind unter anderem:

  • Fusionen
  • die Umstellung auf elektronische Informationsverwaltung
  • generelle Unzufriedenheit mit dem aktuellen Zustand der Ablage

Umstellung auf elektronische Informationsverwaltung

Die Umstellung auf elektronische Informationsverwaltung stellt eine Gemeinde vor organisatorische und technische Herausforderungen. Das Staatsarchiv hat auf der Grundlage bestehender Vorlagen einen Projektplan für die Einführung der elektronischen Informationsverwaltung erarbeitet.

Gerne beraten wir Sie bei Fragen zur Umstellung und zur Projektorganisation.

Jan Schneebeli

Leiter Bereich Gemeindearchive

jan.schneebeli@ji.zh.ch
+41 43 258 50 10

Gemeindefusionen

Bei Gemeindefusionen schliessen sich zwei oder mehrere kommunale Verwaltungen zusammen. Dies hat direkte Auswirkungen auf die Struktur und den Aufbau der Informationsverwaltung sowie auf die Gemeindearchive.

Das Staatsarchiv beschreibt in der untenstehenden Anleitung, wie Fusionsgemeinden ihre Aktenablagen und Archive am besten neu organisieren. Die Wegleitung bezieht sich auf verschiedene Typen von Fusionen (mehrere politische Gemeinden oder Schulgemeinden, politische Gemeinden mit Schulgemeinden).

Wir empfehlen Ihnen, im Vorfeld einer Gemeindefusion mit dem Staatsarchiv Kontakt aufzunehmen.

Leitfaden zur Führung von Gemeindearchiven

Leitfaden zur Führung von Gemeindearchiven
Leitfaden zur Führung von Gemeindearchiven
Herausgeber und Bezug
Staatsarchiv des Kantons Zürich. Gedruckte Exemplare können Sie unter der Adresse staatsarchivzh@ji.zh.ch bestellen (Kosten: CHF 20 pro Stück).
Publikationsdatum
September 2016

Dienstleistungen für Gemeinden

Das Staatsarchiv bietet interessierten Gemeinden gegen Vollkostenrechnung umfassende Dienstleistungen in den Bereichen Informationsverwaltung und Archivierung an.

Weiterführende Informationen

Verwenden Sie die Akkordeon-Bedienelemente, um die Sichtbarkeit der jeweiligen Panels (unterhalb der Bedienelemente) umzuschalten.

Kontakt

Staatsarchiv Mehr erfahren

Adresse

Winterthurerstrasse 170
8057 Zürich
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