Wie Behörden Informationen verwalten

Öffentliche Organe von Kanton und Gemeinden verwalten eine riesige Menge an Informationen in elektronischer und analoger Form. Das muss effizient, transparent und nachvollziehbar geschehen. Eine geregelte und strukturierte Informationsverwaltung ist deshalb unabdingbar.

Inhaltsverzeichnis

Grundsätze der Informationsverwaltung

Informationen müssen rechtskonform und geordnet verwaltet werden. Das gewährleistet, dass alle für ein Geschäft relevanten Unterlagen vollständig vorhanden sind. So ist die Rechtssicherheit gegeben und das Verwaltungshandeln nachvollziehbar.

Lebenszyklus von Verwaltungsunterlagen

Wenn eine Organisation Informationen professionell verwaltet, durchlaufen ihre Unterlagen drei Phasen. Das gilt sowohl für Informationen auf Papier als auch für elektronische Unterlagen.

  1. Laufende Ablage: Sachbearbeitende arbeiten an Geschäften bis zu deren Abschluss.
  2. Ruhende Ablage: Die öffentlichen Organe bewahren sämtliche Geschäfte während der gesetzlichen oder internen Fristen auf.
  3. Archiv: Spezialistinnen und Spezialisten bewerten, welche Geschäfte archivwürdig sind. Je nachdem kommen die Unterlagen ins Archiv oder werden vernichtet.
Grafische Darstellung der drei Phasen des Lebenszyklus von Verwaltungsunterlagen. Phase 1 heisst Laufende Ablage. Hier sind die Sachbearbeitenden verantwortlich für die Geschäftseröffnung die Bearbeitung und den Abschluss des Geschäfts. Beim Geschäftsabschluss wird das Dossier bereinigt. Danach kommt es in die 2. Phase, die Ruhende Ablage. Das Dossier bleibt solange hier, wie die Aufbewahrungsfrist definiert ist. Während dieser Zeitspanne kann jedes Geschäft wieder eingesehen werden. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist erfolgt durch das zuständige Archiv eine Bewertung auf die Archivwürdigkeit. Archivwürdige Geschäfte müssen dem Archiv abgeliefert werden, die übrigen Geschäfte müssen vernichtet werden. Die 3. Phase heisst Archiv. Die archivierten Geschäfte werden vom Archiv dauernd aufbewahrt und sind für die Benutzung zugänglich. Die zuständigen Archive in der Grafik sind das Staatsarchiv Zürich und die Gemeindearchive.
Der Lebenszyklus von Verwaltungsunterlagen mit seinen drei Phasen.

Nachvollziehbarkeit, Transparenz und Effizienz

Seit dem 1. Januar 2020 ist die Verordnung über die Informationsverwaltung und -sicherheit in Kraft. Sie regelt, wie die öffentlichen Organe des Kantons und der Gemeinden ihre Informationen verwalten und schützen müssen. Eine rechtskonforme Informationsverwaltung baut auf drei Säulen auf:

Verwenden Sie die Akkordeon-Bedienelemente, um die Sichtbarkeit der jeweiligen Panels (unterhalb der Bedienelemente) umzuschalten.

Das Reglement zur Informationsverwaltung definiert in verbindlicher Form Verantwortlichkeiten und Abläufe. Das Staatsarchiv unterstützt Organe des Kantons und Gemeinden dabei, ein Reglement zu erarbeiten.

Die nachfolgende Vorlage richtet sich insbesondere an Gemeinden. Sie können diese individuell anpassen. Das ausgearbeitete Reglement muss der Gemeinderat verabschieden.

Das Ordnungssystem ist eine wesentliche Grundlage, um die Informationen zu verwalten, und dient gleichzeitig als Ablage für alle anfallenden Verwaltungsunterlagen über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg. Es macht den Umgang mit Informationen personenunabhängig und effizient.

Jede Verwaltungsaktivität mündet in ein schriftliches Dossier. Für jedes Geschäft müssen Sie als Mitarbeitende eines öffentlichen Organs eine federführende Stelle benennen und für jedes Dossier Metadaten (Titel, Eröffnungs- und Abschlussdatum, federführende Stelle) erfassen. Indem Sie das Dossierprinzip anwenden, sorgen Sie dafür, dass alle geschäftsrelevanten Unterlagen vollständig und nachvollziehbar sind.

Umfangreiche Dossiers können auf Papier wie auch elektronisch schnell unübersichtlich werden. Bei Geschäftsabschluss können Sie nicht geschäftsrelevante Unterlagen aus dem Dossier entfernen bzw. löschen.

Wie erkennen Sie nicht geschäftsrelevante Unterlagen?

Verwenden Sie die Akkordeon-Bedienelemente, um die Sichtbarkeit der jeweiligen Panels (unterhalb der Bedienelemente) umzuschalten.

Die Negativliste hilft Ihnen als federführende Sachbearbeitende, indem sie typische nicht geschäftsrelevante Dokumente auflistet. Diese müssen Sie nicht in einem Dossier ablegen bzw. sollten Sie beim Dossierabschluss daraus entfernen.

Elektronische Informationsverwaltung

Behörden müssen festlegen, ob die Informationen analog, also z. B. auf Papier, oder elektronisch festgehalten werden. Der Normalfall ist die elektronische Form. Wenn Ihre Behörde auf elektronische Informationsverwaltung umstellt, gibt es einige Themen, mit denen Sie sich befassen müssen:

  • Verhältnis von elektronischen Unterlagen zu Unterlagen auf Papier
  • Datensicherheit
  • rechtliche Grundlagen
  • langfristige Haltbarkeit

Um Informationen rechtskonform elektronisch verwalten zu können, benötigen Sie eine Geschäftsverwaltungssoftware (elektronisches Records Management System). Die folgenden Merkblätter und Vorlagen helfen Ihnen dabei, geeignete Systeme zu bestimmen und einzuführen. Das Staatsarchiv unterstützt und berät Sie gerne bei der Umstellung auf elektronische Informationsverwaltung.

Verwenden Sie die Akkordeon-Bedienelemente, um die Sichtbarkeit der jeweiligen Panels (unterhalb der Bedienelemente) umzuschalten.

Das Merkblatt hält fest, welche besonderen Anforderungen für die elektronische Informationsverwaltung gelten. Sie müssen erfüllt sein, damit das zuständige Archiv Ihre elektronische Unterlagen langfristig sinnvoll archivieren kann.

Diese Arbeitshilfe soll Ihnen dabei helfen, detaillierte (organisatorische und benutzertechnische) Anforderungen festzulegen, die ein Records Management System erfüllen muss. Das erleichtert Ihnen die Beschaffung eines solchen Systems.

Auch nachdem Ihre Behörde auf elektronische Informationsverwaltung umgestellt hat, brauchen Sie gewisse Dokumente noch auf Papier. Das kann aus rechtlichen oder aus arbeitspraktischen Gründen sein. Die folgende Handreichung gibt Hinweise, welche Unterlagen Sie weiterhin auch auf Papier ablegen sollen.

Informationsverwaltung in Gemeinden

Die Informationsverwaltung in den Gemeinden unterscheidet sich in ihren Grundsätzen nicht von jener in kantonalen Amtsstellen. Dennoch gibt es gewisse Besonderheiten.

Musteraktenpläne für Gemeinden

Das Staatsarchiv stellt Gemeinden und Zweckverbänden Musteraktenpläne (Ordnungssysteme, Registraturpläne) zur Verfügung. Diese bilden die Leitungsaufgaben (Behörden und andere leitende Gremien), die Unterstützungsaufgaben (Personal, Finanzen, Liegenschaften usw.) sowie das operative «Kerngeschäft» der Gemeinden und Zweckverbände ab.

Die Musteraktenpläne enthalten Angaben dazu, wer für die jeweiligen Unterlagen verantwortlich ist, wie lange ihre Aufbewahrungsfristen dauern, welche gesetzlichen Grundlagen für sie bestehen und wie sie archiviert werden sollten. Sie können den Musteraktenplan an die eigenen Bedürfnisse und Strukturen Ihrer Gemeinde anpassen.

Vorlagen Musteraktenpläne

Im Folgenden finden Sie die aktuellen Musteraktenpläne für politische Gemeinden, Schulgemeinden sowie für evangelisch-reformierte und römisch-katholische Kirchgemeinden. Die PDF-Datei enthält jeweils eine Einleitung mit Erklärungen zu den Aktenplänen. Die Excel-Datei enthält den kompletten Musteraktenplan sowie zusätzliche Angaben (Aufbewahrungsfristen, Vorschläge für die Archivierung, Federführung). Weiter steht der Aktenplan als vorbereitete elektronische Ordnerstruktur zur Verfügung, die Sie direkt in Ihre Laufwerke übernehmen können.

Musteraktenplan für Zweckverbände

Für Zweckverbände stehen Aktenpläne als Excel-Dateien zur Verfügung. Diese enthalten die komplette Struktur des Aktenplans sowie zusätzliche Angaben (Aufbewahrungsfristen, Vorschläge für die Archivierung, Federführung).

Wenn Sie einen Musteraktenplan für Ihren Zweckverband benötigen, der nachfolgend noch nicht zur Verfügung steht, wenden Sie sich bitte an das Staatsarchiv.

Umstellung auf einen neuen Aktenplan

Sie entscheiden selbst, ob und wann Sie die Ablage für Ihre Gemeinde oder Ihren Zweckverband auf einen neuen Aktenplan umstellen. Gründe, um auf einen neuen Aktenplan umzustellen, sind unter anderem:

  • Fusionen
  • die Umstellung auf elektronische Informationsverwaltung
  • generelle Unzufriedenheit mit dem aktuellen Zustand der Ablage

Umstellung auf elektronische Informationsverwaltung

Die Umstellung auf elektronische Informationsverwaltung stellt eine Gemeinde vor organisatorische und technische Herausforderungen. Die elektronische Informationsverwaltung muss jederzeit einer Revision standhalten und rechtskonform sein. Damit sie das tut, muss sie gewisse Anforderungen erfüllen. Das Staatsarchiv hat eine Liste dieser Anforderungen zusammengestellt und stellt Ihnen zudem einen Projektplan zur Verfügung, der Ihnen bei der Einführung der elektronischen Informationsverwaltung als Vorlage dienen kann. 

Gerne beraten wir Sie bei Fragen zur Umstellung und zur Projektorganisation.

Jan Schneebeli

Leiter Bereich Gemeindearchive

jan.schneebeli@ji.zh.ch
+41 43 258 50 10

Empfehlungen zur Dossierführung

Das Staatsarchiv hat für bestimmte kommunale Verwaltungsbereiche spezielle Empfehlungen dazu erarbeitet, wie Dossiers geführt werden sollten. Die Dokumente helfen Ihnen zu entscheiden, welche Unterlagen Ihres Bereichs geschäftsrelevant sind und welche Unterlagen auf Papier aufbewahrt werden sollten. 

Verzeichnis der Informationsbestände (VIB)

Gemeinden müssen ein Verzeichnis ihrer Informationsbestände und deren Zwecke öffentlich zugänglich machen. Das VIB bietet einen Überblick über die in der Gemeinde produzierten und verwalteten Unterlagen und gibt an, ob diese Personendaten enthalten. Mit Hilfe der nachfolgenden Vorlage kann ein gemeindespezifisches VIB erstellt werden. Das VIB sollte aktuell gehalten werden. 

Gemeindefusionen

Bei Gemeindefusionen schliessen sich zwei oder mehrere kommunale Verwaltungen zusammen. Dies hat direkte Auswirkungen auf die Struktur und den Aufbau der Informationsverwaltung sowie auf die Gemeindearchive.

Das Staatsarchiv beschreibt in der untenstehenden Anleitung, wie Fusionsgemeinden ihre Aktenablagen und Archive am besten neu organisieren. Die Wegleitung bezieht sich auf verschiedene Typen von Fusionen (mehrere politische Gemeinden oder Schulgemeinden, politische Gemeinden mit Schulgemeinden).

Wir empfehlen Ihnen, im Vorfeld einer Gemeindefusion mit dem Staatsarchiv Kontakt aufzunehmen.

Leitfaden zur Führung von Gemeindearchiven

Leitfaden zur Führung von Gemeindearchiven
Leitfaden zur Führung von Gemeindearchiven
Herausgeber
Staatsarchiv des Kantons Zürich. Gedruckte Exemplare können Sie unter der Adresse staatsarchivzh@ji.zh.ch bestellen (Kosten: CHF 20 pro Stück).
Publikationsdatum
September 2016

Dienstleistungen für Gemeinden

Das Staatsarchiv bietet interessierten Gemeinden gegen Vollkostenrechnung umfassende Dienstleistungen in den Bereichen Informationsverwaltung und Archivierung an.

Weiterführende Informationen

Verwenden Sie die Akkordeon-Bedienelemente, um die Sichtbarkeit der jeweiligen Panels (unterhalb der Bedienelemente) umzuschalten.

Kontakt

Staatsarchiv Mehr erfahren

Adresse

Winterthurerstrasse 170
8057 Zürich
Route (Google Maps)

Lageplan Staatsarchiv

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