Wie Behörden Informationen verwalten

Öffentliche Organe von Kanton und Gemeinden verwalten eine riesige Menge an Informationen in elektronischer und analoger Form. Das muss effizient, transparent und nachvollziehbar geschehen. Eine geregelte und strukturierte Informationsverwaltung ist deshalb unabdingbar.

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Inhaltsverzeichnis

Grundsätze der Informationsverwaltung

Informationen müssen rechtskonform und geordnet verwaltet werden. Das gewährleistet, dass alle für ein Geschäft relevanten Unterlagen vollständig vorhanden sind. So ist die Rechtssicherheit gegeben und das Verwaltungshandeln nachvollziehbar.

Lebenszyklus von Verwaltungsunterlagen

Wenn eine Organisation Informationen professionell verwaltet, durchlaufen ihre Unterlagen drei Phasen. Das gilt sowohl für Informationen auf Papier als auch für elektronische Unterlagen.

  1. Laufende Ablage: Sachbearbeitende arbeiten an Geschäften bis zu deren Abschluss.
  2. Ruhende Ablage: Die öffentlichen Organe bewahren sämtliche Geschäfte während der gesetzlichen oder internen Fristen auf.
  3. Archiv: Spezialistinnen und Spezialisten bewerten, welche Geschäfte archivwürdig sind. Je nachdem kommen die Unterlagen ins Archiv oder werden vernichtet.
Grafische Darstellung der drei Phasen des Lebenszyklus von Verwaltungsunterlagen. Phase 1 heisst Laufende Ablage. Hier sind die Sachbearbeitenden verantwortlich für die Geschäftseröffnung die Bearbeitung und den Abschluss des Geschäfts. Beim Geschäftsabschluss wird das Dossier bereinigt. Danach kommt es in die 2. Phase, die Ruhende Ablage. Das Dossier bleibt solange hier, wie die Aufbewahrungsfrist definiert ist. Während dieser Zeitspanne kann jedes Geschäft wieder eingesehen werden. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist erfolgt durch das zuständige Archiv eine Bewertung auf die Archivwürdigkeit. Archivwürdige Geschäfte müssen dem Archiv abgeliefert werden, die übrigen Geschäfte müssen vernichtet werden. Die 3. Phase heisst Archiv. Die archivierten Geschäfte werden vom Archiv dauernd aufbewahrt und sind für die Benutzung zugänglich. Die zuständigen Archive in der Grafik sind das Staatsarchiv Zürich und die Gemeindearchive.
Der Lebenszyklus von Verwaltungsunterlagen mit seinen drei Phasen.

Nachvollziehbarkeit, Transparenz und Effizienz

Seit dem 1. Januar 2020 ist die Verordnung über die Informationsverwaltung und -sicherheit in Kraft. Sie regelt, wie die öffentlichen Organe des Kantons und der Gemeinden ihre Informationen verwalten und schützen müssen. Eine rechtskonforme Informationsverwaltung baut auf drei Säulen auf:

Verwenden Sie die Akkordeon-Bedienelemente, um die Sichtbarkeit der jeweiligen Panels (unterhalb der Bedienelemente) umzuschalten.

Das Reglement zur Informationsverwaltung definiert in verbindlicher Form Verantwortlichkeiten und Abläufe. Das Staatsarchiv unterstützt Organe des Kantons und Gemeinden dabei, ein Reglement zu erarbeiten.

Die nachfolgende Vorlage richtet sich insbesondere an Gemeinden. Sie können diese individuell anpassen. Das ausgearbeitete Reglement muss der Gemeinderat verabschieden.

Das Ordnungssystem ist eine wesentliche Grundlage, um die Informationen zu verwalten, und dient gleichzeitig als Ablage für alle anfallenden Verwaltungsunterlagen über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg. Es macht den Umgang mit Informationen personenunabhängig und effizient.

Jede Verwaltungsaktivität mündet in ein schriftliches Dossier. Für jedes Geschäft müssen Sie als Mitarbeitende eines öffentlichen Organs eine federführende Stelle benennen und für jedes Dossier Metadaten (Titel, Eröffnungs- und Abschlussdatum, federführende Stelle) erfassen. Indem Sie das Dossierprinzip anwenden, sorgen Sie dafür, dass alle geschäftsrelevanten Unterlagen vollständig und nachvollziehbar sind.

Umfangreiche Dossiers können auf Papier wie auch elektronisch schnell unübersichtlich werden. Bei Geschäftsabschluss können Sie nicht geschäftsrelevante Unterlagen aus dem Dossier entfernen bzw. löschen.

Wie erkennen Sie nicht geschäftsrelevante Unterlagen?

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Die Negativliste hilft Ihnen als federführende Sachbearbeitende, indem sie typische nicht geschäftsrelevante Dokumente auflistet. Diese müssen Sie nicht in einem Dossier ablegen bzw. sollten Sie beim Dossierabschluss daraus entfernen.

Begriffe zur Informationsverwaltung

Zum Thema Informationsverwaltung und Archivierung gibt es zahlreiche Fachbegriffe. Dieses Glossar bietet Erläuterungen dazu.

Verwenden Sie die Akkordeon-Bedienelemente, um die Sichtbarkeit der jeweiligen Panels (unterhalb der Bedienelemente) umzuschalten.

Die folgenden Begriffe richten sich grundsätzlich nach der Terminologie der folgenden kantonalen gesetzlichen Grundlagen:

Ablieferung

Übergabe der als archivwürdig bewerteten Unterlagen ans Archiv. Die Ablieferung erfolgt durch die öffentlichen Organe.

Ablieferungspaket (digital)

Archivwürdige Unterlagen aus Datenbanken, Fileablagen oder Geschäftsverwaltungssystemen, Fachanwendungen, Datenbanken oder Fileablagen müssen losgelöst vom Ursprungssystem und strukturiert an ein Archiv abgeliefert werden. Das Ablieferungspaket enthält die eigentlichen (Primär-) Daten sowie die dazugehörigen Metadaten. Ablieferungspakete müssen dem Standard eCH-0160 entsprechen.

Synonym: Submission Information Package (SIP)

Ablieferungsvereinbarung

Hält die Bewertungsentscheide zum Aktenangebot fest und bestimmt, welche Akten archivwürdig sind und welche vernichtet werden müssen.

Synonym: Bewertungsprotokoll

Akten

Akten sind schriftliche, elektronische und andere Aufzeichnungen der öffentlichen Organe sowie ergänzende Unterlagen, insbesondere dazugehörige Verzeichnisse.

Siehe auch: Informationen

Synonym: Unterlagen

Aktenangebot

Auflistung aller Akten, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist und die das öffentliche Organ deshalb dem Archiv zur Übernahme anbietet. Das Aktenangebot enthält mindestens eine Liste der angebotenen Aktengruppen/Serien, deren Laufzeiten (von-bis-Daten) und deren Umfang zusammen mit den Verzeichnissen (Metadaten) zu diesen Aktengruppen/Serien.

Aktenführung

Siehe Informationsverwaltung

Aktengruppe

Eine von der Organisationseinheit zu definierende Gruppe gleichförmiger Geschäftsfälle

Aktenplan

Siehe Ordnungssystem

Anbietepflicht

Gesetzliche Pflicht der öffentlichen Organe, für ihr Verwaltungshandeln nicht mehr benötigte Akten dem zuständigen Archiv anzubieten. «Nicht mehr benötigt» bedeutet, dass die gesetzliche bzw. verwaltungsinterne Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist.

Archiv

Einrichtung zur dauernden authentischen Überlieferung der Tätigkeit der öffentlichen Organe durch Übernahme, Erschliessung, Bewahrung und Vermittlung archivwürdiger Unterlagen. Entspricht der dritten Phase des Lebenzyklus von Unterlagen.

Archivverzeichnis (Gemeinden)

Verzeichnis aller archivierten Unterlagen mit zusätzlichen Informationen wie dem Entstehungszeitraum. Bietet einen Überblick über das gesamte Archiv und ermöglicht eine gezielte Recherche. 

Archivinformationssystem (AIS)

Software zur Erschliessung (Verzeichnung) von Archivalien, zur Recherche im Archivbestand (auch online) und zur Verwaltung von Ablieferungen.

Archivplan (Gemeinden)

Struktur des Archivs und Übersicht über alle Archivteile.

Archivtaugliches Format (digital)

Digitales Dateiformat, das die Anforderungen an die Archivtauglichkeit erfüllt und eine langfristige Lesbarkeit der Informationen ermöglicht. Für Textdateien ist PDF/A-2u das empfohlene Format. Weitere archivtaugliche Formate finden sich im Katalog archivischer Dateiformate.

Archivwürdigkeit

Kriterium für die Übernahme von Unterlagen ins Archiv zur dauernden Aufbewahrung. Archivwürdige Unterlagen sind für die Dokumentation des staatlichen Handelns besonders aussagekräftig und eignen sich als historische Quellen. Das zuständige Archiv bewertet die Archivwürdigkeit der Unterlagen nach Anhörung der öffentlichen Organe.

Aufbewahrungsfrist

Frist, während der das öffentliche Organ abgeschlossene Dossiers in der Ruhenden Ablage aufbewahren muss, weil sie für die Aufgabenerfüllung noch benötigt werden. Bestehen keine gesetzlichen oder verwaltungsinternen Vorgaben, muss die Aufbewahrungsfrist pro Aktengruppe vom betreffenden öffentlichen Organ selber definiert werden.

Aussonderung

Periodische Zusammenstellung der Akten, deren Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind.

Bewertung

Auswahl jener Unterlagen aus einem Aktenangebot, die archivwürdig sind. Wird die Bewertung vor dem eigentlichen Aktenangebot vorgenommen (auf Grundlage des Ordnungssystems), spricht man von prospektiver Bewertung. Die Bewertung findet durch das zuständige Archiv statt. Um die Bewertungsentscheide langfristig nachvollziehbar zu machen, wird die Bewertung dokumentiert.

Bewertungsprotokoll (Gemeinden)

Siehe Ablieferungsvereinbarung

Dossier

Als Dossier gilt die Gesamtheit der relevanten Akten zu einem Geschäft. Grundsätzlich entsteht pro Geschäft ein Dossier (= Dossierprinzip).

Synonym: Geschäftsdossier

Fachanwendung

Software, die beim öffentlichen Organ der Verwaltung und Bearbeitung von Informationen dient und über fachspezifische Funktionen verfügt.

Synonym: Fachapplikation

Federführung

Die federführende Stelle bzw. Person ist dafür verantwortlich, dass das Dossier vollständig und nachvollziehbar geführt wird und alle geschäftsrelevanten Unterlagen darin abgelegt sind.

Findmittel

Hilfsmittel, das die beschreibenden inhaltlichen und technischen Metadaten zu allen Geschäften enthält. Das können beispielsweise Karteien, Auszüge aus Geschäftskontrollen, Journale, elektronische Listen oder Datenbanken sein.

Synonym: Verzeichnis, Register

Geschäftsdossier

Siehe: Dossier

Geschäftsrelevanz

Geschäftsrelevant sind alle Informationen, die zur Nachvollziehbarkeit des Geschäftsverlaufs benötigt werden. Eine entsprechende Beurteilung kann oft erst bei Dossierschluss (im Sinn einer Dossierbereinigung) gefällt werden.

Geschäftsverwaltungssystem (GEVER)

System zur elektronischen Verwaltung von Dossiers in einem Ordnungssystem. Die elektronische Geschäftsverwaltung umfasst drei Elemente: Dossierbezogene Aktenführung, Ablaufsteuerung und Geschäftskontrolle. Ein Geschäftsverwaltungssystem ist Voraussetzung für die rechtskonforme elektronische Informationsverwaltung. Geschäftsverwaltungssysteme enthalten Dossiers in den ersten beiden Phasen des Lebenszyklus von Unterlagen (Laufende Ablage und Ruhende Ablage).

Synonym: Records Management System RMS

Informationen

Alle Aufzeichnungen, welche die Erfüllung einer öffentlichen Aufgabe betreffen, unabhängig von ihrer Darstellungsform und ihrem Informationsträger.

Siehe auch: Akten

Informationsverwaltung

Gesteuertes und geordnetes Erstellen, Bearbeiten, Ablegen, Aufbewahren und Anbieten von Informationen, die im Lauf der Geschäftstätigkeit entstehen. Das öffentliche Organ verwaltet seine Informationen so, dass sie zielgerichtet gesucht werden können, das Verwaltungshandeln nachvollziehbar und die Rechenschaftsfähigkeit gewährleistet ist. Grundlage dafür sind ein Ordnungssystem, das Dossierprinzip und ein Reglement zur Informationsverwaltung und Archivierung.

Synonyme: Aktenführung, Records Management, Schriftgutverwaltung

Laufende Ablage

Ablage (analog oder digital) für die laufenden, noch nicht abgeschlossenen Geschäfte. Entspricht der ersten Phase des Lebenszyklus von Unterlagen.

Lebenszyklus von Unterlagen

Zentrales Konzept der rechtskonformen Informationsverwaltung. Unterscheidet drei Lebensphasen von Unterlagen: Die Laufende Ablage, die Ruhende Ablage und das Archiv.

Metadaten

Beschreibende Informationen, die für die Bearbeitung und Zuordnung eines Geschäftsfalls angelegt werden, z. B. Titel, Eröffnungs- und Abschlussdatum, federführende Stelle, Aktenzeichen usw.

Ordnungssystem

Systematische Einteilung aller anfallenden Dossiers nach Aufgaben und Prozessen eines öffentlichen Organs. Ermöglicht eine zielgerichtete Suche von Informationen und gewährleistet die Erhaltung ihres Entstehungs- und Verwendungszusammenhangs. Umfasst auch die in Fachanwendungen geführten Geschäfte. Kann zusätzlich für die Festlegung von Verantwortlichkeiten, Zugriffsrechten, Aufbewahrungsfristen, Standorten usw. verwendet werden.

Synonyme: Aktenplan, Registraturplan

Records Management

Siehe Informationsverwaltung

Records Management System (RMS)

Siehe: Geschäftsverwaltungssystem

Register

Siehe: Findmittel

Registraturplan

Siehe Ordnungssystem

Ruhende Ablage

Ablage (analog oder digital), in der die abgeschlossenen Geschäfte während einer bestimmten Aufbewahrungsfrist aufbewahrt werden. Die Sicherheit und Lesbarkeit der Informationen muss dauerhaft gewährleistet sein. Entspricht der zweiten Phase des Lebenszyklus von Unterlagen.

Schriftgutverwaltung

Siehe Informationsverwaltung

Submission Information Package (SIP)

Siehe Ablieferungspaket

Unterlagen

Siehe Akten

Verzeichnis

Siehe: Findmittel

Elektronische Informationsverwaltung

Behörden müssen festlegen, ob die Informationen analog, also z. B. auf Papier, oder elektronisch festgehalten werden. Der Normalfall ist die elektronische Form. Wenn Ihre Behörde auf elektronische Informationsverwaltung umstellt, gibt es einige Themen, mit denen Sie sich befassen müssen:

  • Verhältnis von elektronischen Unterlagen zu Unterlagen auf Papier
  • Datensicherheit
  • rechtliche Grundlagen
  • langfristige Haltbarkeit

Um Informationen rechtskonform elektronisch verwalten zu können, benötigen Sie eine Geschäftsverwaltungssoftware (elektronisches Records Management System). Die folgenden Merkblätter und Vorlagen helfen Ihnen dabei, geeignete Systeme zu bestimmen und einzuführen. Das Staatsarchiv unterstützt und berät Sie gerne bei der Umstellung auf elektronische Informationsverwaltung.

Verwenden Sie die Akkordeon-Bedienelemente, um die Sichtbarkeit der jeweiligen Panels (unterhalb der Bedienelemente) umzuschalten.

Das Merkblatt hält fest, welche besonderen Anforderungen für die elektronische Informationsverwaltung gelten. Sie müssen erfüllt sein, damit das zuständige Archiv Ihre elektronische Unterlagen langfristig sinnvoll archivieren kann.

Damit Unterlagen aus Records-Management-Systemen archiviert werden können, müssen einige Voraussetzungen erfüllt sein. Die Koordinationsstelle für die dauerhafte Archivierung elektronischer Unterlagen (KOST) hat dazu einen Anforderungskatalog definiert:

Minimalanforderungen an Records-Management-Systeme aus archivischer Sicht

Auch nachdem Ihre Behörde auf elektronische Informationsverwaltung umgestellt hat, brauchen Sie gewisse Dokumente noch auf Papier. Das kann aus rechtlichen oder aus arbeitspraktischen Gründen sein. Die folgende Handreichung gibt Hinweise, welche Unterlagen Sie weiterhin auch auf Papier ablegen sollen.

Informationsverwaltung in Gemeinden

Die Informationsverwaltung in den Gemeinden unterscheidet sich in ihren Grundsätzen nicht von jener in kantonalen Amtsstellen. Dennoch gibt es gewisse Besonderheiten.

Musteraktenpläne für Gemeinden

Das Staatsarchiv stellt Gemeinden und Zweckverbänden Musteraktenpläne (Ordnungssysteme, Registraturpläne) zur Verfügung. Diese bilden die Leitungsaufgaben (Behörden und andere leitende Gremien), die Unterstützungsaufgaben (Personal, Finanzen, Liegenschaften usw.) sowie das operative «Kerngeschäft» der Gemeinden und Zweckverbände ab.

Die Musteraktenpläne enthalten Angaben dazu, wer für die jeweiligen Unterlagen verantwortlich ist, wie lange ihre Aufbewahrungsfristen dauern, welche gesetzlichen Grundlagen für sie bestehen und wie sie archiviert werden sollten. Sie können den Musteraktenplan an die eigenen Bedürfnisse und Strukturen Ihrer Gemeinde anpassen.

Vorlagen Musteraktenpläne

Im Folgenden finden Sie die aktuellen Musteraktenpläne für politische Gemeinden, Schulgemeinden sowie für evangelisch-reformierte und römisch-katholische Kirchgemeinden. Die PDF-Datei enthält jeweils eine Einleitung mit Erklärungen zu den Aktenplänen. Die Excel-Datei enthält den kompletten Musteraktenplan sowie zusätzliche Angaben (Aufbewahrungsfristen, Vorschläge für die Archivierung, Federführung). Weiter steht der Aktenplan als vorbereitete elektronische Ordnerstruktur zur Verfügung, die Sie direkt in Ihre Laufwerke übernehmen können.

Musteraktenplan für Zweckverbände

Für Zweckverbände stehen Aktenpläne als Excel-Dateien zur Verfügung. Diese enthalten die komplette Struktur des Aktenplans sowie zusätzliche Angaben (Aufbewahrungsfristen, Vorschläge für die Archivierung, Federführung).

Wenn Sie einen Musteraktenplan für Ihren Zweckverband benötigen, der nachfolgend noch nicht zur Verfügung steht, wenden Sie sich bitte an das Staatsarchiv.

Umstellung auf einen neuen Aktenplan

Sie entscheiden selbst, ob und wann Sie die Ablage für Ihre Gemeinde oder Ihren Zweckverband auf einen neuen Aktenplan umstellen. Gründe, um auf einen neuen Aktenplan umzustellen, sind unter anderem:

  • Fusionen
  • die Umstellung auf elektronische Informationsverwaltung
  • generelle Unzufriedenheit mit dem aktuellen Zustand der Ablage

Umstellung auf elektronische Informationsverwaltung

Die Umstellung auf elektronische Informationsverwaltung stellt eine Gemeinde vor organisatorische und technische Herausforderungen. Die elektronische Informationsverwaltung muss jederzeit einer Revision standhalten und rechtskonform sein. Damit sie das tut, muss sie gewisse Anforderungen erfüllen. Das Staatsarchiv hat eine Liste dieser Anforderungen zusammengestellt und stellt Ihnen zudem einen Projektplan zur Verfügung, der Ihnen bei der Einführung der elektronischen Informationsverwaltung als Vorlage dienen kann. 

Gerne beraten wir Sie bei Fragen zur Umstellung und zur Projektorganisation.

Jan Schneebeli

Leiter Bereich Gemeindearchive

jan.schneebeli@ji.zh.ch
+41 43 258 50 10

Empfehlungen zur Dossierführung

Das Staatsarchiv hat für bestimmte kommunale Verwaltungsbereiche spezielle Empfehlungen dazu erarbeitet, wie Dossiers geführt werden sollten. Die Dokumente helfen Ihnen zu entscheiden, welche Unterlagen Ihres Bereichs geschäftsrelevant sind und welche Unterlagen auf Papier aufbewahrt werden sollten. 

Empfehlungen für Behördenmitglieder

Mitglieder von Gemeindebehörden produzieren bei ihrer Behördentätigkeit eine grosse Anzahl Unterlagen. Diese müssen sie übersichtlich und rechtskonform verwalten. Das Staatsarchiv stellt ihnen dazu ein Merkblatt mit den wichtigsten Informationen zur Verfügung. 

Verzeichnis der Informationsbestände (VIB)

Gemeinden müssen ein Verzeichnis ihrer Informationsbestände und deren Zwecke öffentlich zugänglich machen. Das VIB bietet einen Überblick über die in der Gemeinde produzierten und verwalteten Unterlagen und gibt an, ob diese Personendaten enthalten. Mit Hilfe der nachfolgenden Vorlage kann ein gemeindespezifisches VIB erstellt werden. Das VIB sollte aktuell gehalten werden. 

Gemeindefusionen

Bei Gemeindefusionen schliessen sich zwei oder mehrere kommunale Verwaltungen zusammen. Dies hat direkte Auswirkungen auf die Struktur und den Aufbau der Informationsverwaltung sowie auf die Gemeindearchive.

Das Staatsarchiv beschreibt in der untenstehenden Anleitung, wie Fusionsgemeinden ihre Aktenablagen und Archive am besten neu organisieren. Die Wegleitung bezieht sich auf verschiedene Typen von Fusionen (mehrere politische Gemeinden oder Schulgemeinden, politische Gemeinden mit Schulgemeinden).

Wir empfehlen Ihnen, im Vorfeld einer Gemeindefusion mit dem Staatsarchiv Kontakt aufzunehmen.

Leitfaden Informationsverwaltung und Archivierung für Gemeinden im Kanton Zürich

Leitfaden Informationsverwaltung und Archivierung für Gemeinden im Kanton Zürich
Leitfaden Informationsverwaltung und Archivierung für Gemeinden im Kanton Zürich

Dienstleistungen für Gemeinden

Das Staatsarchiv bietet interessierten Gemeinden gegen Vollkostenrechnung umfassende Dienstleistungen in den Bereichen Informationsverwaltung und Archivierung an.

Weiterführende Informationen

Verwenden Sie die Akkordeon-Bedienelemente, um die Sichtbarkeit der jeweiligen Panels (unterhalb der Bedienelemente) umzuschalten.

Kontakt

Staatsarchiv

Mehr erfahren

Adresse

Winterthurerstrasse 170
8057 Zürich
Route (Google)

Lageplan Staatsarchiv

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