ZHservices

Auf der Transaktionsplattform ZHservices stellt der Kanton der Bevölkerung und den Unternehmen Online-Dienstleistungen zur Verfügung. Hier finden Sie den Link zur Plattform sowie verschiedene Informationen und Anleitungen.

Inhaltsverzeichnis

Transaktionsplattform

ZHservices ist eine Transaktionsplattform und ermöglicht verschiedene digitale Amtsgeschäfte für Privatpersonen, Unternehmen und Treuhandunternehmen mit der kantonalen Verwaltung. Insgesamt gibt es derzeit 30 verschiedene Services, welche über diese Transaktionsplattform laufen.

Für die Nutzung von ZHservices benötigen Sie ein Benutzerkonto. Darüber haben Sie Zugriff auf Ihre eingereichten Daten und sehen den aktuellen Stand Ihres Gesuchs. Alle erfassten Daten, insbesondere personenbezogene Daten, werden ausschliesslich zur Abwicklung des betreffenden Amtsgeschäfts verwendet. Die kantonale Verwaltung gibt keine Daten unbefugt an Dritte weiter. Alle Daten werden verschlüsselt gespeichert und sind vor unbefugter Einsichtnahme geschützt. Weitere Informationen finden Sie unter besondere Nutzungregelungen.

Für Privatpersonen

ZHservices  bietet für Privatpersonen eine Vielzahl von Online-Services an. Sie können beispielsweise die Steuererklärung und verschiedene Gesuche (z.B. Dienstverschiebungen oder kantonale Stipendien) online einreichen. 

Verwenden Sie die Akkordeon-Bedienelemente, um die Texte zu den einzelnen Themen ein- oder auszublenden.

Verwenden Sie die Akkordeon-Bedienelemente, um die Sichtbarkeit der jeweiligen Panels (unterhalb der Bedienelemente) umzuschalten.

Registrierung

Auf ZHservices können sich alle natürlichen Personen registrieren. Die Registrierung ist persönlich und kostenlos. Es werden lediglich Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse und eine Telefonnummer benötigt. Dieses Benutzerkonto können Sie jederzeit wieder löschen, solange kein Geschäftsfall pendent ist.

Zweck der Telefonnummer

Falls Sie Ihr Passwort vergessen haben, können Sie es zurücksetzen lassen und ein neues Passwort festlegen. Aus Sicherheitsgründen erhalten Sie dabei einen SMS-Code an die im Benutzerkonto hinterlegte Telefonnummer. Nach der korrekten Eingabe dieses Codes auf ZHservices können Sie ein neues Passwort festlegen.

Die meisten Anwendungen auf ZHservices, so auch die Online-Steuererklärung, benötigen eine starke Authentisierung. Dafür wird ebenfalls die hinterlegte Telefonnummer verwendet. Je nachdem, welches Verfahren Sie gewählt haben, erhalten Sie einen SMS-Code oder eine Mobile-ID Anfrage auf Ihr Mobiltelefon.

Aktivierung des Benutzerkontos

Zum Abschluss der Registrierung erhalten Sie per E-Mail einen Aktivierungscode. Mit diesem Code können Sie Ihr Konto aktivieren. Falls Sie bei der Registrierung eine falsche oder ungültige E-Mail-Adresse angegeben haben, wenden Sie sich bitte an die bei Kontakt angegebenen E-Mail-Adresse (eine Neuregistrierung ist nicht notwendig).

Probleme bei der Anmeldung

Folgende Gründe können vorliegen: 

  • Die Anmeldung ist erst möglich, nachdem Sie Ihr Benutzerkonto aktiviert haben. Am Ende der Registrierung erhalten Sie per E-Mail einen Aktivierungscode an die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse. Damit stellen wir sicher, dass Sie dem Konto die richtige E-Mail-Adresse hinterlegt haben. Nach der Aktivierung des Kontos können Sie sich mit Ihrem Benutzernamen und dem gewählten Passwort anmelden.
  • Der angegebene Benutzername oder das Passwort ist falsch. Verwenden Sie den korrekten Benutzernamen und das entsprechende Passwort (Gross-/Kleinschreibung beachten).

Abfrage des Benutzernamens

  1. Klicken Sie auf der Anmeldeseite von ZHservices auf «Passwort oder Benutzername vergessen?».
  2. Klicken Sie auf der nächsten Seite auf «Benutzername vergessen?».
  3. Geben Sie die E-Mail-Adresse ein, die in Ihrem Benutzerkonto hinterlegt ist.
  4. Falls zu dieser E-Mail-Adresse ein Benutzerkonto existiert, erhalten Sie den zugehörigen Benutzernamen per E-Mail.

Anfordern eines neuen Passworts

Klicken Sie auf der Anmeldeseite von ZHservices auf «Passwort oder Benutzername vergessen?».

  1. Geben Sie Ihren Benutzernamen ein.
  2. Sie erhalten per E-Mail einen Freischaltcode. Geben Sie diesen Code im entsprechenden Feld ein (oder klicken Sie auf den Link im E-Mail).
  3. Lassen Sie sich einen SMS-Code an die Telefonnummer in Ihrem Benutzerkonto senden.
  4. Geben Sie diesen Code im dafür vorgesehenen Feld auf ZHservices ein und vergeben Sie ein neues Passwort.

Gesperrtes Benutzerkonto

Falls Sie mehrmals ein falsches Passwort eingegeben haben, wird Ihr Benutzerkonto gesperrt. Sie können Ihr Passwort über «Passwort oder Benutzername vergessen?» neu setzen. Gleichzeitig wird damit Ihr Konto entsperrt. Aus Sicherheitsgründen sind Passwörter auf ZHservices 120 Tage gültig. Nach Ablauf dieser Frist werden Sie bei der nächsten Anmeldung aufgefordert, ein neues Passwort zu wählen.

Änderung des Benutzernamens

Der Benutzername stellt für das System eine eindeutige Identifikation dar und kann nicht verändert werden. Es ist aber möglich, sich unter einem anderen Benutzernamen erneut zu registrieren.

Änderung der E-Mail-Adresse

So können Sie die E-Mail-Adresse in Ihrem Benutzerkonto ändern:

  1. Melden Sie sich auf ZHservices an und öffnen Sie die Seite «Profil».
  2. Über «E-Mail-Adresse ändern» können Sie eine neue E-Mail-Adresse angeben.
  3. Sie bekommen ein E-Mail mit einem Bestätigungscode an diese neue Adresse.
  4. Geben Sie diesen Code im entsprechenden Feld ein und klicken Sie auf «Weiter», um die Änderung der E-Mail-Adresse abzuschliessen.

 

Für bestimmte Services gelten erhöhte Sicherheitsanforderungen, z.B. für die Online-Steuererklärung. Nach der Anmeldung mit Benutzername und Passwort erhalten Sie zusätzlich einen SMS-Code auf die Telefonnummer, die Sie in Ihrem Benutzerkonto hinterlegt haben. Geben Sie diesen Code innerhalb von fünf Minuten im dafür vorgesehenen Feld auf ZHservices ein. Sie sind damit stark authentisiert und können den gewünschten Service nutzen.

Aktivierung der starken Authentisierung mit SMS

In der Regel erfassen Sie Ihre Telefonnummer gleich bei der Registrierung. Sie erhalten dann einen SMS-Code, den Sie im dafür vorgesehenen Feld auf ZHservices eingeben müssen. Damit ist das Verfahren mit SMS-Code bereits aktiviert.

Haben Sie Ihrem Benutzerkonto noch keine Telefonnummer hinterlegt, werden Sie bei der nächsten Anmeldung darauf hingewiesen. Über den angegebenen Link gelangen Sie ins Benutzerkonto. Dort können Sie unter «Starke Authentsisierung», «Mit SMS-Code» eine Telefonnummer hinterlegen. Sie erhalten dann einen SMS-Code, den Sie im dafür vorgesehenen Feld auf ZHservices eingeben müssen. Damit ist das Verfahren mit SMS-Code aktiviert.

Verwendung der starken Authentisierung mit SMS

Melden Sie sich an Ihrem Benutzerkonto an und klicken Sie auf der Seite «Profil» auf «Jetzt stark authentisieren». Wenn Sie bereits Geschäftsfälle haben, die eine starke Authentisierung voraussetzen, können Sie sich auch auf der Seite «Vorgänge» stark authentisieren. Möchten Sie ein Angebot mit erhöhten Sicherheitsanforderungen nutzen, werden Sie automatisch aufgefordert, sich stark zu authentisieren.

SMS auf das Festnetz

Sie können auf ZHservices eine Festnetztelefonnummer hinterlegen. Das SMS mit dem Sicherheitscode wird Ihnen als Sprachnachricht vorgelesen. Während der Nacht (zwischen 22.00 und 07.00 Uhr) werden keine Sprachnachrichten zugestellt.

Probleme beim Empfang von SMS

Melden Sie sich bei ZHservices mit Benutzername und Passwort an und überprüfen Sie auf der Seite «Profil» die hinterlegte Telefonnummer. Ist die Telefonnummer korrekt und das SMS nicht im Spam-Ordner Ihres Mobiltelefons zu finden, schalten Sie Ihr Mobiltelefon einmal ganz aus und wieder ein. Fordern Sie anschliessend einen neuen SMS-Sicherheitscode an (z.B. im Profil über «Jetzt stark authentisieren»). Falls Sie weiterhin keine SMS empfangen können, wenden Sie sich bitte direkt an Ihren Provider.

Änderung der Telefonnummer

Aus Sicherheitsgründen können Sie die Telefonnummer in Ihrem Benutzerkonto nur ändern, wenn Sie sich stark authentisiert haben. Falls Sie keinen Zugriff mehr auf diese Telefonnummer haben, wenden Sie sich bitte an die unter Kontakt angegebene E-Mail-Adresse (Support).

Nach der Anmeldung am Konto und der starken Authentisierung können Sie die Nummer auf der Seite «Profil» ändern. Anschliessend erhalten Sie per SMS einen Bestätigungscode. Mit der Eingabe dieses Codes auf ZHservices schliessen Sie die Änderung ab.

Alternativ zum Verfahren mit SMS können Sie Mobile ID für die starke Authentisierung verwenden. Weitere Informationen dazu finden Sie hier.

SuisseID kann für die Anmeldung und die starke Authentisierung auf ZHservices verwendet werden. Weitere Informationen dazu finden Sie hier.

Datenerfassung in mehreren Schritten möglich

Ihre Daten werden automatisch bei jedem Seitenwechsel gespeichert. Sie können die Eingabe jederzeit und beliebig oft unterbrechen und die Erfassung später fortsetzen. Wichtig: Benutzen Sie die Schaltfläche «Speichern», bevor Sie ZHservices verlassen. So können Sie mit einer früher begonnenen Datenerfassung weiterfahren:

  1. Melden Sie sich bei ZHservices mit Benutzername und Passwort an und öffnen Sie die Seite «Vorgänge».
  2. Authentisieren Sie sich stark, falls Sie einen entsprechenden Hinweis bekommen.
  3. Sie sehen nun alle Vorgänge. Klicken Sie auf den Vorgang mit dem Status «In Bearbeitung», um mit der Erfassung fortzufahren.

Hinzufügen von Beilagen

Bei einigen Anwendungen können Sie Dokumente als Beilagen hinzufügen (hochladen). Aus Sicherheitsgründen werden nur folgende Dateitypen akzeptiert: pdf, doc, rtf, xls, txt sowie jpg, png, gif, svg. Die Grösse des einzelnen Dokuments ist auf 5 MB begrenzt.

Änderbarkeit von erfassten Daten

Solange Ihr Vorgang (Gesuch, Steuererklärung) im Status «In Bearbeitung» ist, können Sie die Daten ändern. Mit der Einreichung werden die Daten an die Verwaltung übermittelt und können auf ZHservices nicht mehr geändert werden. Hinweise zur Korrektur einer eingereichten Online-Steuererklärung finden Sie auf der Website des kantonalen Steueramts.

Einreichen von Daten

Nachdem Sie alle Daten erfasst haben, können Sie den Geschäftsfall einreichen. Die entsprechende Funktion finden Sie sich in der Regel auf dem letzten Formular. Damit werden Ihre Daten an die nachgelagerten Systeme übermittelt. Unmittelbar nach dem Einreichen hat der betreffende Geschäftsfall den aktuellen Stand «Daten werden übermittelt». Nach einigen Minuten wechselt der aktuelle Stand auf «Eingereicht». Dies ist die Bestätigung, dass Ihre Daten bei der zuständigen Stelle angekommen sind.

Mitteilung eines Entscheids

Sie werden per E-Mail informiert, dass sich der Status Ihres Gesuchs verändert hat. Aus Datenschutzgründen wird Ihnen der Entscheid nicht via E-Mail mitgeteilt. Sie können ihn über ZHservices einsehen:

  1. Melden Sie sich bei ZHservices mit Benutzername und Passwort an und öffnen Sie die Seite «Vorgänge».
  2. Authentisieren Sie sich stark, falls Sie einen entsprechenden Hinweis bekommen.
  3. Sie sehen nun alle Vorgänge. Klicken Sie auf den betreffenden Vorgang.
  4. Auf der folgenden Seite sehen Sie den Entscheid, allenfalls eine Begründung oder Angaben zum weiteren Vorgehen.

Solange der Status Ihres Gesuchs auf «Eingereicht», «In Bearbeitung» oder auf «Unvollständig» steht, ist noch kein Entscheid gefallen.

Unvollständiges Gesuch

Sie werden per E-Mail informiert, falls Sie ein unvollständiges Gesuch eingereicht haben. Gehen Sie bitte wie folgt vor:

  1. Melden Sie sich bei ZHservices mit Benutzername und Passwort an und öffnen Sie die Seite «Vorgänge».
  2. Authentisieren Sie sich stark, falls Sie einen entsprechenden Hinweis bekommen.
  3. Klicken Sie in der Vorgangsliste auf das Gesuch mit dem Status «Unvollständig».
  4. Unter «Hinweis» erhalten Sie eine Anleitung zur Vervollständigung Ihres Gesuchs.
  5. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche «Bearbeiten» und vervollständigen Sie Ihr Gesuch. Wenn Sie alle geforderten Daten erfasst oder hochgeladen haben, können Sie das Gesuch erneut einreichen.

Die Geschäftsfallnummer

Jeder Geschäftsfall (Gesuch, Antrag, Steuererklärung) auf ZHservices bekommt eine eindeutige Identifikation: die Geschäftsfallnummer. Nach dem Einreichen des Geschäftsfalls wird Ihnen diese Nummer angezeigt. Sie ist ausserdem auf der Seite «Vorgänge» zu jedem Vorgang ersichtlich. Falls Sie mit der zuständigen Stelle Rücksprache nehmen oder sonst eine Frage zu Ihrem Gesuch haben, erleichtert diese Identifikation das Abrufen Ihrer Daten.

Zugriff auf Geschäftsfälle

Nach der Anmeldung an Ihrem Benutzerkonto finden Sie auf der Seite «Vorgänge» alle in diesem Konto erstellten Geschäftsfälle (Gesuche, Anträge, Steuererklärungen). Falls es darunter Geschäftsfälle hat, die eine starke Authentisierung verlangen (wie z.B. die Online-Steuererklärung), sehen Sie einen entsprechenden Hinweis mit der Möglichkeit, sich stark zu authentisieren. Danach werden Ihnen auch diese Geschäftsfälle angezeigt.

Durch Klick auf einen Vorgang wird eine Detailseite angezeigt. Dort können Sie unter anderem den Geschäftsfall als PDF angezeigen lassen, herunterladen oder ausdrucken.

Ein Geschäftsfall ist nur in dem Benutzerkonto sichtbar, in dem er erstellt worden ist. Falls Sie mehr als ein Benutzerkonto auf ZHservices haben, kann sich ein gesuchter Geschäftsfall auch in einem anderen Konto befinden.

Status und aktueller Stand eines Geschäftsfalls

Ein Geschäftsfall durchläuft von der Erfassung bis zum Abschluss einen bestimmten Lebenszyklus. Die Felder «Status» und «aktueller Stand» geben Auskunft, wo sich ein Geschäftsfall in diesem Ablauf gerade befindet.

Der «Status» kann folgende Werte annehmen:

In Bearbeitung

Der Geschäftsfall wurde bei der zuständigen Stelle noch nicht eingereicht. Sie können den Geschäftsfall löschen oder weiterbearbeiten. Erst, wenn Sie Geschäftsfall einreichen, werden die Daten an die zuständige Stelle übermittelt.

Eingereicht

Sie haben Ihren Geschäftsfall erfolgreich eingereicht. Bei einem eingereichten Stipendiengesuch bleibt der Status «in Bearbeitung». Die erfolgreiche Übermittlung eines solchen Gesuchs wird durch den aktuellen Stand «Erfassung beendet» angezeigt. Grundsätzlich können Sie einen eingereichten Geschäftsfall nicht mehr bearbeiten oder löschen.

Abgeschlossen

Der Geschäftsfall wurde von der zuständigen Stelle abgeschlossen. Bei Gesuchen oder Anträgen wurde ein Entscheid gefällt.

Gelöscht

Abgeschlossene Geschäftsfälle können Sie selber löschen. Ansonsten werden sie nach einer bestimmten Zeit automatisch von ZHservices gelöscht. Dabei werden die von Ihnen erfasste Geschäftsdaten gelöscht, da diese im System der zuständigen Stelle vorhanden sind. Auf ZHservices bleiben nur die Prozessdaten erhalten. Diese umfassen die einzelnen Aktionen, die auf dem Geschäftsfall erfolgt sind. Nach zehn Jahren werden auch die Prozessdaten von ZHservices gelöscht.

Der «Aktuelle Stand» gibt noch genauer Auskunft über den aktuellen Bearbeitungsstand. Unter anderem sind folgende Werte möglich:

Gespeichert

Die von Ihnen erfassten Daten sind auf ZHservices gespeichert. Der Geschäftsfall wurde aber noch nicht eingereicht.

Daten werden übermittelt

Wenn Sie Ihren Geschäftsfall einreichen, werden die Daten an die zuständige Stelle übermittelt. Der Empfang der Daten ist noch nicht bestätigt.

Übertragungsfehler

Bei der Einreichung des Geschäftsfalls ist ein Fehler passiert. Sie müssen das erfasste Gesuch erneut einreichen.

Eingereicht

Der Geschäftsfall wurde erfolgreich eingereicht. Dies ist die Bestätigung, dass Ihre Daten bei der zuständigen Stelle angekommen sind.

In Prüfung

Die zuständige Stelle bearbeitet Ihr Gesuch.

Unvollständig

Die zuständige Stelle konnte Ihr Gesuch nicht abschliessend beurteilen, weil noch Daten oder Beilagen fehlen. In diesem Fall wird Ihnen ein Hinweis angezeigt mit weiteren Instruktionen, wie Sie Ihr Gesuch vervollständigen und nochmals einreichen können.

Je nach Typ des Geschäftsfalls sind weitere Stände möglich.
 

Das kantonale Steueramt stellt über ZHservices folgende Online-Dienstleistungen bereit:

  • Privatpersonen können ihre Online-Steuererklärung (ZHprivateTax und ZHprivateTax-Light) erstellen, bearbeiten und einreichen.
  • Treuhänder können einen Antrag für den Zugang zum Treuhandregister einreichen.
  • Unternehmen können sich für die Online-Abwicklung der Quellensteuern anmelden.
  • Quellensteuerpflichtige Arbeitnehmende können einen Antrag auf Neuveranlagung der Quellensteuer einreichen.

Mehr Informationen zur Online-Steuererklärung und zum Zugangscode finden Sie auf der Seite des kantonalen Steueramts.
 

Handelsregisteranmeldungen können Sie wahlweise auf Papier oder in elektronischer Form einreichen.

Einreichung von Handelsregisteranmeldungen über ZHservices

Folgende Anmeldungen können Sie über ZHservices beim Handelsregisteramt einreichen:

  • Anmeldung von Neueintragungen von Unternehmen;
  • Anmeldung von Mutationen bei Unternehmen;
  • Anmeldung von Löschungen von Unternehmen.

Anforderungen an die elektronische Anmeldung und die elektronischen Belege

Elektronische Handelsregisteranmeldungen und -belege müssen im Format PDF/A erstellt und mit einer qualifizierten elektronischen Signatur mit qualifiziertem elektronischem Zeitstempel nach Art.2 Bst. e und j des Bundesgesetzes über die elektronische Signatur (ZertES) sein.

Rechtlicher Vollzug einer Handelsregistereintragung

Eine Handelsregistereintragung ist dann vollzogen, wenn das Eidgenössische Amt für das Handelsregister die Eintragung des kantonalen Handelsregisteramtes genehmigt hat. Dies erfolgt in der Regel ein Tag nach dem Eintrag.

Publikation im Schweizerischen Handelsamtsblatt

Die Publikation einer Eintragung erfolgt in der Regel drei Arbeitstage nach dem Eintrag.

Abschreibung einer Anmeldung als erledigt

Eine Anmeldung wird dann als erledigt abgeschrieben, wenn keine Eintragungspflicht besteht und fehlende Belege auf unser Ersuchen hin nicht nachgereicht wurden.

Mitteilung über den Stand des Verfahrens

Sie erhalten an die von Ihnen unter «Kontaktinformationen» angegebene E-Mail-Adresse eine Mitteilung, sobald sich der Status der Geschäftsbearbeitung geändert hat, nämlich:

  • sobald die Anmeldung in Bearbeitung ist;
  • wenn die Eintragung vorgenommen wurde;
  • wenn die Eintragung im Schweizerischen Handelsamtsblatt publiziert wurde;
  • wenn die Anmeldung zur Ergänzung der Anmeldung und/oder Belege zurückgewiesen wurde;
  • wenn die Anmeldung ohne Eintragung als erledigt abgeschrieben wurde.

Folgende Gesuche können Sie über ZHservices bei Amt für Militär und Zivilschutz einreichen:

  • Dienstverschiebungsgesuch (inkl. Dienstverschiebungsgesuch für Militärdienstpflichtige im Studium)
  • Gesuch um Auslandurlaub
  • Zivilschutzverschiebungsgesuch für kantonale Zivilschutzanlässe
  • Verschiebungsgesuche für Orientierungstag und Rekrutierung (inkl. Wunschzeitpunkt Rekrutenschule)
  • Gesuch um Dispensation von der Schiesspflicht

Militärdienstpflichtige im Studium

Für Militärdienstpflichtige im Studium gibt es das Angebot «Dienstverschiebung für AdA im Studium (Rekrutenschule oder Wiederholungskurs)». Wählen Sie die Anwendung für die entsprechende Bildungsstätte.

Mit dem Einreichen Ihres Gesuchs wird dieses automatisch an die zuständige Beratungsstelle Ihrer Bildungsstätte weitergeleitet. Diese prüft die Angaben, formuliert eine Empfehlung und übermittelt das Gesuch an das Amt für Militär und Zivilschutz. Das Amt entscheidet definitiv über Ihr Gesuch.

Verschiebungsgesuche für eine Dienstleistung einer Zivilschutzorganisation (ZSO)

Auf ZHservices können Sie nur Gesuche für kantonale Zivilschutzkurse einreichen.

Weiterleitung an den Bund

Dienstverschiebungsgesuche für Offiziere und AdA in Spezialfunktionen bearbeitet der Bereich Personelles des Führungsstabs der Armee (FST A).

Wiedererwägungsgesuche

Wenn sich die Entscheidungsgrundlagen seit dem Erstentscheid geändert haben, unterstützt Sie das System beim Einreichen eines Wiedererwägungsgesuchs.

Damit Sie ZHservices nutzen können, muss Ihr Browser JavaScript aktiviert haben und Cookies zulassen. Es werden lediglich temporäre Cookies erzeugt. Informieren Sie sich über die Hilfefunktion Ihres Browsers, wie Sie die erforderlichen Einstellungen vornehmen können.

Die Funktionalität von ZHservices ist für folgende Browserversionen geprüft worden:

  • Edge
  • Internet Explorer 11
  • Safari
  • Mozilla Firefox
  • Google Chrome

Wenn Sie einen der aufgeführten Browser verwenden, können Sie den Funktionsumfang von ZHservices vollständig und ohne Einschränkung nutzen.
 

Für Unternehmen

Der Bereich ZHservices Business umfasst spezielle Online-Angebote für Unternehmen. Hier können Firmen ihre Quellensteuerabrechnung einreichen. Lehrbetriebe können über das Lehrbetriebsportal verschiedene Anwendungen im Bereich Berufsbildung nutzen. Daneben stehen weitere Angebote für Unternehmen zur Verfügung. Um Zugriff auf ZHservices Business zu bekommen, kann eine Firma einen entsprechenden Antrag stellen.

Mitarbeitende einer berechtigten Firma bekommen auf ZHservices Business ein Benutzerkonto. Damit können sie ihre Aufgaben erledigen. Administratoren haben zusätzlich die Möglichkeit, den Firmeneintrag auf ZHservices Business zu verwalten und z.B. Benutzerkonten für neue Mitarbeitende anzulegen.

Alle erfassten Daten, insbesondere personenbezogene Daten, werden ausschliesslich zur Abwicklung des entsprechenden Amtsgeschäftes verwendet. Die kantonale Verwaltung gibt keine Daten unbefugt an Dritte weiter. Alle Daten werden verschlüsselt gespeichert und sind vor unbefugter Einsichtnahme geschützt. Weitere Informationen finden Sie unter «besondere Nutzungsregelungen».

Verwenden Sie die Akkordeon-Bedienelemente, um die Texte zu den einzelnen Themen ein- oder auszublenden.

Verwenden Sie die Akkordeon-Bedienelemente, um die Sichtbarkeit der jeweiligen Panels (unterhalb der Bedienelemente) umzuschalten.

Registrierung

Der Zugang zu einem Angebot erfordert einen Antrag an die zuständige kantonale Stelle. Nach Genehmigung des Antrags erhält das Unternehmen die Zugangsdaten per Post.
Bei bestimmten Angeboten ist eine Selbst-Registrierung möglich. Dabei müssen unternehmensspezifische Identifikationsmerkmale erfasst werden, die berechtigte Unternehmen ebenfalls per Post erhalten.
Zu jedem Firmeneintrag auf ZHservices Business gehört mindestens ein Benutzerkonto mit Administrationsberechtigung. Darüber werden die weiteren Benutzerkonten dieses Unternehmens verwaltet. Es können neue Konten angelegt oder bestehende Konten deaktiviert oder gelöscht werden.

Zweck der Telefonnummer

Falls Sie Ihr Passwort vergessen haben, können Sie es zurücksetzen lassen und ein neues Passwort festlegen. Aus Sicherheitsgründen erhalten Sie dabei einen SMS-Code an die im Benutzerkonto hinterlegte Telefonnummer. Nach der korrekten Eingabe dieses Codes auf ZHservices Business können Sie ein neues Passwort festlegen.

Die meisten Anwendungen auf ZHservices Business benötigen eine starke Authentisierung. Dafür wird ebenfalls die hinterlegte Telefonnummer verwendet. Je nachdem, welches Verfahren Sie gewählt haben, erhalten Sie einen SMS-Code oder eine Mobile ID – Anfrage auf Ihr Mobiltelefon.

Probleme bei der Anmeldung

Folgende Gründe können vorliegen:

  • Erst nach dem vollständigen Abschluss der Registrierung ist eine Anmeldung am Konto möglich. Den Benutzernamen sowie ein temporäres Passwort erhalten Sie per E-Mail. So wird sichergestellt, dass dem Konto die richtige E-Mail-Adresse hinterlegt ist. Akzeptieren Sie die Nutzungsbedingungen für ZHservices. Anschliessend können Sie Ihrem Benutzerkonto eine Telefonnummer hinterlegen. Damit können Sie später bei Bedarf das Passwort zurücksetzen. Nun können Sie sich mit Ihrem Benutzernamen und dem gewählten Passwort anmelden.
  • Der angegebene Benutzername oder das Passwort ist falsch. Verwenden Sie den korrekten Benutzernamen und das entsprechende Passwort (Gross-/Kleinschreibung beachten).

Abfrage des Benutzernamens

  1. Klicken Sie auf der Anmeldeseite von ZHservices Business auf «Passwort oder Benutzername vergessen?»
  2. Klicken Sie auf der nächsten Seite auf «Benutzername vergessen?»
  3. Geben Sie die E-Mail-Adresse ein, die in Ihrem Benutzerkonto hinterlegt ist
  4. Falls zu dieser E-Mail-Adresse ein Benutzerkonto existiert, erhalten Sie den zugehörigen Benutzernamen per E-Mail

Anfordern eines neuen Passworts

  1. Klicken Sie auf der Anmeldeseite von ZHservices Business auf «Passwort oder Benutzername vergessen?».
  2. Geben Sie Ihren Benutzernamen ein.
  3. Sie erhalten per E-Mail einen Freischaltcode. Geben Sie diesen Code im dafür vorgesehenen Feld ein (oder klicken Sie auf den Link im E-Mail).
  4. Lassen Sie sich einen SMS-Code an die Telefonnummer in Ihrem Benutzerkonto schicken
  5. Geben Sie diesen Code im dafür vorgesehenen Feld auf ZHservices ein und legen Sie ein neues Passwort fest.

Gesperrtes Benutzerkonto

Falls Sie mehrmals ein falsches Passwort eingegeben haben, wird Ihr Benutzerkonto gesperrt. Sie können Ihr Passwort über «Passwort oder Benutzername vergessen?» neu setzen. Gleichzeitig wird mit dieser Aktion Ihr Konto entsperrt.

Änderung des Benutzernamens

Der Benutzername stellt für das System eine eindeutige Identifikation dar und kann nicht verändert werden.

Änderung der E-Mail-Adresse

  1. Melden Sie sich auf ZHservices Business an und öffnen Sie die Seite «Profil».
  2. Über «E-Mail-Adresse ändern» können Sie eine neue E-Mail-Adresse angeben.
  3. Sie bekommen ein E-Mail mit einem Bestätigungscode an diese neue Adresse.
  4. Geben Sie diesen Code im entsprechenden Feld ein und klicken Sie auf «Weiter», um die Änderung der E-Mail-Adresse abzuschliessen.

Für bestimmte Services gelten erhöhte Sicherheitsanforderungen. Nach der Anmeldung mit Benutzername und Passwort erhalten Sie zusätzlich einen SMS-Code auf die Telefonnummer, die Sie in Ihrem Benutzerkonto hinterlegt haben. Geben Sie diesen Code innerhalb von fünf Minuten im dafür vorgesehenen Feld auf ZHservices Business ein. Sie sind damit stark authentisiert und können den gewünschten Service nutzen.

Aktivierung der starken Authentisierung mit SMS

Ist Ihrem Benutzerkonto noch keine Telefonnummer hinterlegt, werden Sie bei der Anmeldung darauf hingewiesen. Der Hinweis enthält einen Link in Ihr Benutzerkonto. Dort können Sie unter «Starke Authentisierung», «Mit SMS-Code» eine Telefonnummer hinterlegen. Sie erhalten dann einen SMS-Code, den Sie im dafür vorgesehenen Feld auf ZHservices Business eingeben müssen. Damit ist das Verfahren mit SMS-Code aktiviert.

Verwendung der starken Authentisierung mit SMS

Melden Sie sich an Ihrem Benutzerkonto an und klicken Sie auf der Seite «Profil» auf «Jetzt stark authentisieren». Wenn Sie bereits Geschäftsfälle haben, die eine starke Authentisierung voraussetzen, können Sie sich auch auf der Seite «Vorgänge» stark authentisieren. Möchten Sie ein Angebot mit erhöhten Sicherheitsanforderungen nutzen, werden Sie automatisch aufgefordert, sich stark zu authentisieren.

SMS auf das Festnetz

Sie können auf ZHservices Business eine Festnetztelefonnummer hinterlegen. Das SMS mit dem Sicherheitscode wird Ihnen als Sprachnachricht vorgelesen. Während der Nacht (zwischen 22.00h und 07.00h) werden keine Sprachnachrichten zugestellt.

Probleme beim Empfang von SMS

Melden Sie sich auf ZHservices Business mit Benutzername und Passwort an und überprüfen Sie auf der Seite «Profil» die hinterlegte Telefonnummer.

Ist die Telefonnummer korrekt und das SMS nicht im Spam-Ordner Ihres Mobiltelefons zu finden, schalten Sie Ihr Mobiltelefon einmal ganz aus und wieder ein. Fordern Sie anschliessend einen neuen SMS-Sicherheitscode an (z.B. im Profil über «Jetzt stark authentisieren»). Falls Sie weiterhin keine SMS empfangen können, wenden Sie sich bitte direkt an Ihren Provider.

Änderung der Telefonnummer

Aus Sicherheitsgründen können Sie die Telefonnummer in Ihrem Benutzerkonto nur ändern, wenn Sie sich stark authentisiert haben. Falls Sie keinen Zugriff mehr auf diese Telefonnummer haben, wenden Sie sich bitte an den Administrator oder die Administratorin Ihres Firmeneintrags auf ZHservices Business oder an unseren Support (siehe E-Mail-Adresse unter Kontakt).

Nach der Anmeldung am Konto und der starken Authentisierung können Sie die Nummer auf der Seite «Profil» ändern. Anschliessend erhalten Sie per SMS einen Bestätigungscode. Mit der Eingabe dieses Codes auf ZHservices Business schliessen Sie die Änderung ab.

Alternativ zum Verfahren mit SMS können Sie Mobile ID für die starke Authentisierung verwenden. Weitere Informationen dazu finden Sie hier.

SuisseID kann für die Anmeldung und die starke Authentisierung auf ZHservices verwendet werden. Weitere Informationen dazu finden Sie hier.

Datenerfassung in mehreren Schritten möglich

Ihre Daten werden automatisch bei jedem Seitenwechsel gespeichert. So können Sie die Eingabe jederzeit und beliebig oft unterbrechen und die Erfassung später fortsetzen. Wichtig: Benutzen Sie die Schaltfläche «Speichern», bevor Sie ZHservices Business verlassen.

So können Sie mit einer früher begonnenen Datenerfassung weiterfahren:

  1. Melden Sie sich bei ZHservices Business mit Benutzername und Passwort an und öffnen Sie die Seite «Vorgänge».
  2. Authentisieren Sie sich stark, falls Sie einen entsprechenden Hinweis bekommen.
  3. Sie sehen nun alle Vorgänge. Klicken Sie auf den Vorgang mit dem Status «In Bearbeitung», um mit der Erfassung fortzufahren.

Nachdem Sie alle Daten erfasst haben, können Sie Ihren Geschäftsfall einreichen. Verwenden Sie dazu die Funktion «Einreichen», die in der Regel auf der letzten Seite der Datenerfassung zu finden ist.

Hinzufügen von Beilagen

Bei einigen Anwendungen können Sie Dokumente als Beilagen hinzufügen (hochladen). Aus Sicherheitsgründen werden nur folgende Dateitypen akzeptiert: pdf, doc, rtf, xls, txt sowie jpg, png, gif, svg. Die Grösse des einzelnen Dokuments ist auf 5 MB begrenzt.

Änderbarkeit von erfassten Daten

Solange Ihr Geschäftsfall im Status «In Bearbeitung» ist, können Sie die Daten ändern. Mit der Einreichung werden die Daten an die Verwaltung übermittelt und können auf ZHservices Business nicht mehr geändert werden.

Einreichen von Daten

Nachdem Sie alle Daten erfasst haben, können Sie den Geschäftsfall einreichen. Die entsprechende Funktion finden Sie in der Regel auf dem letzten Formular. Damit werden Ihre Daten an die nachgelagerten Systeme übermittelt. Unmittelbar nach dem Einreichen hat der betreffende Geschäftsfall den aktuellen Stand «Daten werden übermittelt». Nach einigen Minuten wechselt der aktuelle Stand auf «Eingereicht». Dies ist die Bestätigung, dass Ihre Daten bei der zuständigen Stelle angekommen sind.

Statusänderung eines Geschäftsfalls

Sie werden per E-Mail informiert, dass sich der Status Ihres Geschäftsfalls verändert hat. Aus Datenschutzgründen werden Ihnen die entsprechenden Informationen nicht via E-Mail mitgeteilt. Sie können den aktuellen Stand eines Geschäftsfalls über ZHservices Business einsehen:

  1. Melden Sie sich bei ZHservices Business mit Benutzername und Passwort an und öffnen Sie die Seite «Vorgänge».
  2. Authentisieren Sie sich stark, falls Sie einen entsprechenden Hinweis bekommen.
  3. Sie sehen nun alle Vorgänge. Klicken Sie auf den betreffenden Vorgang.
  4. Auf der folgenden Seite sehen Sie den aktuellen Stand und weitere Details zum Geschäftsfall.

Alternativ können Sie auch den Link aus dem E-Mail verwenden, mit dem Sie über die Statusänderung informiert wurden.

Die Geschäftsfallnummer

Jeder Geschäftsfall (Gesuch, Antrag, Steuererklärung) auf ZHservices Business bekommt eine eindeutige Identifikation: die Geschäftsfallnummer. Nach dem Einreichen des Geschäftsfalls wird Ihnen diese Nummer angezeigt. Sie ist ausserdem auf der Seite «Vorgänge» zu jedem Vorgang ersichtlich. Falls Sie mit der zuständigen Stelle Rücksprache nehmen oder sonst eine Frage zu Ihrem Gesuch haben, erleichtert diese Identifikation das Abrufen Ihrer Daten.

Zugriff auf Geschäftsfälle

Nach der Anmeldung an Ihrem Benutzerkonto finden Sie auf der Seite «Vorgänge» alle in diesem Konto erstellten Geschäftsfälle (Gesuche, Anträge, Steuererklärungen). Falls es darunter Geschäftsfälle hat, die eine starke Authentisierung verlangen (wie z.B. die Online-Steuererklärung), sehen Sie einen entsprechenden Hinweis mit der Möglichkeit, sich stark zu authentisieren. Danach werden Ihnen auch diese Geschäftsfälle angezeigt.

Durch Klick auf einen Vorgang wird eine Detailseite angezeigt. Dort können Sie unter anderem den Geschäftsfall als PDF anzeigen lassen, herunterladen oder ausdrucken.

Ein Geschäftsfall ist nur in dem Benutzerkonto sichtbar, in dem er erstellt worden ist. Falls Sie mehr als ein Benutzerkonto auf ZHservices haben, kann sich ein gesuchter Geschäftsfall auch in einem anderen Konto befinden.

Status und aktueller Stand eines Geschäftsfalls

Ein Geschäftsfall durchläuft von der Erfassung bis zum Abschluss einen bestimmten Lebenszyklus. Die Felder «Status» und «aktueller Stand» geben Auskunft, wo sich ein Geschäftsfall in diesem Ablauf gerade befindet.

Der «Status» kann folgende Werte annehmen:

In Bearbeitung

Der Geschäftsfall wurde bei der zuständigen Stelle noch nicht eingereicht. Sie können den Geschäftsfall löschen oder weiterbearbeiten. Erst, wenn Sie Geschäftsfall einreichen, werden die Daten an die zuständige Stelle übermittelt.

Eingereicht

Sie haben Ihren Geschäftsfall erfolgreich eingereicht. Bei einem eingereichten Stipendiengesuch bleibt der Status «In Bearbeitung». Die erfolgreiche Übermittlung eines solchen Gesuchs wird durch den aktuellen Stand «Erfassung beendet» angezeigt. Grundsätzlich können Sie einen eingereichten Geschäftsfall nicht mehr bearbeiten oder löschen.

Abgeschlossen

Der Geschäftsfall wurde von der zuständigen Stelle abgeschlossen. Bei Gesuchen oder Anträgen wurde ein Entscheid gefällt.

Gelöscht

Abgeschlossene Geschäftsfälle können Sie selber löschen. Ansonsten werden sie nach einer bestimmten Zeit automatisch von ZHservices gelöscht. Dabei werden die von Ihnen erfasste Geschäftsdaten gelöscht, da diese im System der zuständigen Stelle vorhanden sind. Auf ZHservices bleiben nur die Prozessdaten erhalten. Diese beinhalten die einzelnen Aktionen, die auf dem Geschäftsfall erfolgt sind. Nach 10 Jahren werden auch die Prozessdaten von ZHservices gelöscht.

Der «Aktuelle Stand» gibt noch genauer Auskunft über den aktuellen Bearbeitungsstand. Unter anderem sind folgende Werte möglich:

Gespeichert

Die von Ihnen erfassten Daten sind auf ZHservices gespeichert. Der Geschäftsfall wurde aber noch nicht eingereicht.

Daten werden übermittelt

Wenn Sie Ihren Geschäftsfall einreichen, werden die Daten an die zuständige Stelle übermittelt. Der Empfang der Daten ist noch nicht bestätigt.

Übertragungsfehler

Bei der Einreichung des Geschäftsfalls ist ein Fehler passiert. Sie müssen das erfasste Gesuch erneut einreichen.

Eingereicht

Der Geschäftsfall wurde erfolgreich eingereicht. Dies ist die Bestätigung, dass Ihre Daten bei der zuständigen Stelle angekommen sind.

In Prüfung

Die zuständige Stelle bearbeitet Ihr Gesuch.

Unvollständig

Die zuständige Stelle konnte Ihr Gesuch nicht abschliessend beurteilen, weil noch Daten oder Beilagen fehlen. In diesem Fall wird Ihnen ein Hinweis angezeigt mit weiteren Instruktionen, wie Sie Ihr Gesuch vervollständigen und nochmals einreichen können.

Je nach Typ des Geschäftsfalls sind weitere Stände möglich.
 

Damit Sie ZHservices nutzen können, muss Ihr Browser JavaScript aktiviert haben und Cookies zulassen. Es werden lediglich temporäre Cookies erzeugt. Informieren Sie sich über die Hilfefunktion Ihres Browsers, wie Sie die erforderlichen Einstellungen vornehmen können.

Die Funktionalität von ZHservices ist für folgende Browserversionen geprüft worden:

  • Edge
  • Internet Explorer 11
  • Safari
  • Mozilla Firefox
  • Google Chrome

Wenn Sie einen der aufgeführten Browser verwenden, können Sie den Funktionsumfang von ZHservices vollständig und ohne Einschränkung nutzen.
 

Anleitung Mobile ID

Als Alternative zum Verfahren mit SMS können Sie auch Mobile ID für die starke Authentisierung nutzen. Voraussetzung ist, dass Ihr Mobiltelefon über eine geeignete SIM-Karte verfügt. Prüfen Sie unter www.mobileid.ch, ob Ihr Mobiltelefon Mobile ID unterstützt.

So aktivieren Sie die starke Authentisierung mit Mobile ID auf ZHservices:

  1. Melden Sie sich auf ZHservices mit Benutzernamen und Passwort an. Öffnen Sie die Seite «Profil».
  2. Sofern die SMS-Authentisierung noch nicht aktiviert ist, aktivieren Sie diese und folgen Sie den Anweisungen (Klick auf «Aktivieren»).
  3. Falls Sie nicht stark authentisiert sind, klicken Sie auf «Jetzt stark authentisieren».
  4. Nun können Sie die Mobile-ID-Authentisierung aktivieren.
  5. Überprüfen Sie die hinterlegte Mobiltelefonnummer. Mit Klick auf «Weiter» wird eine Aktivierungsanfrage an Ihr Mobiltelefon geschickt.
  6. Bestätigen Sie diese durch Eingabe Ihrer Mobile-ID-PIN.
  7. Die starke Authentisierung mit Mobile ID ist nun aktiviert und Sie sind stark authentisiert.

Wenn Sie sich künftig stark an ZHservices authentisieren, wird eine entsprechende Anfrage an Ihr Mobiltelefon geschickt. Diese müssen Sie mit Ihrer Mobile-ID-PIN bestätigen.
Falls Sie die starke Authentisierung mit Mobile ID in ZHservices deaktivieren, ist automatisch wieder das Verfahren mit SMS-Sicherheitscode aktiviert.

Weitere Informationen zur Mobile ID finden Sie unter: www.mobileid.ch

SuisseID

Die SuisseID kann für die Anmeldung und die starke Authentisierung auf ZHservices verwendet werden. Ende 2019 wurde der Verkauf der SuisseID eingestellt. Weitere Informationen dazu finden Sie hier.

Wenn Sie in Ihrem Benutzerkonto auf ZHservices eine SuisseID hinterlegt haben, können Sie diese bis zum Ablauf ihrer Gültigkeit verwenden.

Nach Ablauf der Gültigkeit ist eine starke Authentisierung nur noch möglich, wenn Sie im Benutzerkonto eine gültige Telefonnummer hinterlegt haben. Andernfalls wenden Sie sich bitte an den Support (siehe Kontakt unten).

Verwenden Sie die Akkordeon-Bedienelemente, um die Texte zu den einzelnen Themen ein- oder auszublenden.

Verwenden Sie die Akkordeon-Bedienelemente, um die Sichtbarkeit der jeweiligen Panels (unterhalb der Bedienelemente) umzuschalten.

So können Sie Ihre SuisseID auf ZHservices hinterlegen:

  1. Melden Sie sich auf ZHservices mit Ihrem Benutzernamen und Passwort an.
  2. Öffnen Sie die Seite «Profil» und gehen Sie zum Abschnitt «SuisseID Zertifikat Authentisierung».
  3. Schliessen Sie Ihre SuisseID via USB am Rechner an.
  4. Über «Aktivieren» können Sie nun das SuisseID-Zertifikat laden und Ihrem Benutzerkonto hinzufügen.

 

Wenn Sie auf ZHservices eine gültige SuisseID hinterlegt haben, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Klicken Sie auf der Anmeldeseite von ZHservices auf «Anmelden mit SuisseID» (Benutzername und Passwort müssen Sie nicht eingeben).
  2. Ist die SuisseID am Rechner angeschlossen, werden Sie anhand des Zertifikats erkannt.
  3. Geben Sie die PIN für die SuisseID ein.

Haben Sie sich mit Benutzernamen und Passwort angemeldet, können Sie sich auf der Seite «Profil» stark authentisieren.
 

Besondere Nutzungsregelungen

(Version 2.3; Stand 18. Mai 2020)

Grundsätzlich gelten die Nutzungshinweise, wie sie für das gesamte Internetangebot des Kantons Zürich gelten, auch für ZHservices. In Abweichung bzw. Ergänzung dazu bestehen die nachfolgenden, präzisierenden und dem Angebot speziell angepassten besonderen Nutzungsregelungen für ZHservices.

1. Gegenstand und Ziel von ZHservices

Die Transaktionsplattform ZHservices stellt Online-Dienstleistungen des Kantons Zürich zentral zur Verfügung. Ziel von ZHservices ist es, der Bevölkerung und den Unternehmen die Online-Angebote interaktiv über einen gesicherten Kanal zugänglich zu machen.

2. Geltungsbereich der besonderen Nutzungsregelungen für ZHservices

Die besonderen Nutzungsregelungen beziehen sich ausschliesslich auf die elektronische Benutzung der Dienste und der Infrastruktur von ZHservices. Sie bilden somit insbesondere nicht den Umgang der zuständigen Fachstellen mit den im Rahmen eines Geschäftsfalls erhaltenen Daten ab. Die angebotenen Fachanwendungen liegen in der alleinigen Verantwortung der zuständigen Amtsstellen.

3. Vertraulichkeit von ZHservices

Wenn Benutzende die Website von ZHservices besuchen, werden ihre Daten über einen gesicherten elektronischen Kanal übertragen und verschlüsselt abgelegt. Demgegenüber werden ihnen Informationen betreffend Statusänderungen ihrer Geschäftsfälle per E-Mail und damit auf einem ungesicherten Kanal übermittelt. Somit besteht das Risiko, dass jeweils die Sender- und Empfängeradressen durch Drittpersonen abgefangen und eingesehen werden können.

4. Verwendung der anfallenden Daten bei ZHservices

Sämtliche bei ZHservices anfallenden Daten werden im Rahmen der Datenschutzgesetzgebung bearbeitet und deshalb insbesondere nicht unbefugt weitergegeben. Da sie indessen zu unterschiedlichsten Zwecken gebraucht und deshalb unterschiedlich behandelt werden, ist nach den Datenkategorien Profildaten, Nutzdaten, Prozessdaten und Logdaten zu gliedern.

Profildaten

Jede Benutzerin und jeder Benutzer muss bei ZHservices ein Benutzerkonto erstellt haben, um auf die Plattform und damit auf die konkreten Anwendungen zugreifen zu können. Deshalb müssen bei der Registrierung (Erstanmeldung) die erforderlichen Grundangaben hinterlegt werden.

Benutzername und Passwort werden für jede Anmeldung an ZHservices benötigt. Erst nach einer erfolgreichen Anmeldung können Anwendungen genutzt oder eigene Geschäftsfälle bearbeitet oder eingesehen werden.

Die hinterlegte Telefonnummer wird für die starke Authentisierung oder bei der Zurücksetzung eines vergessenen Passwortes verwendet. Dabei wird jeweils per Gratis-SMS ein Code versendet, der zur Bestätigung korrekt eingegeben werden muss.

Nutzdaten

Die für das Erfassen und Einreichen eines Gesuchs bei ZHservices benötigten Daten sind vom spezifischen Geschäftsfall abhängig und müssen für jedes Gesuch neu erfasst werden. Ausnahmen bilden Fälle, in denen die zuständige Amtsstelle im Rahmen eines hängigen Gesuchs bzw. Geschäftsfalls Zusatzinformationen von der Gesuchstellerin bzw. dem Gesuchsteller einfordert. Zwischen den einzelnen Fachanwendungen bestehen keine Verknüpfungen. Es werden auch keine Daten zu Auswertungs- oder anderen Zwecken verdichtet.

Prozessdaten

Sämtliche Aktivitäten im Zusammenhang mit Nutzdaten (d.h. eingereichten Geschäftsfällen) werden bei ZHservices separat aufgezeichnet und auf einem speziellen Speichermedium abgelegt. Aufgezeichnet wird jeweils:

  • Datum/Zeit
  • Aktion (Eingereicht, Abgerufen, Gelöscht)
  • Status (Übermittelt, In Bearbeitung, Angaben erforderlich etc.)
  • Quelle (ZHservices, Fachanwendung)

Die Prozessdaten referenzieren auf die Nutzdaten nur über die Geschäftsfall-Nummer und sind in diesem Sinn anonym. Einzelne Prozessdaten können von autorisierten Benutzenden, aber nur auf Seiten der Fachanwendung (nämlich durch Fachanwendungsadministratorinnen und -administratoren) mit Eingabe einer spezifischen Geschäftsfallnummer abgerufen und entschlüsselt werden.

Log-Daten

Log-Daten sind automatisch erstellte Daten, die ein Protokoll aller auf ZHservices durchgeführten Aktionen beinhalten. Log-Dateien werden vollständig anonymisiert und zeichnen nur rudimentäre Daten bezüglich der Verwendung der Fachanwendungen auf.

5. Aufbewahrung / Löschung der anfallenden Daten bei ZHservices

  • Die eigenen Profildaten können durch die Benutzenden jederzeit (sofern kein Geschäftsfall pendent ist) manuell gelöscht werden. Nach drei Jahren Inaktivität des Benutzenden werden sie automatisch gelöscht.
  • Die Nutzdaten werden auf den Servern der Betreiberin drei Jahre nach Abschluss des Geschäftsfalls automatisch gelöscht. Vorher können sie durch den Benutzenden manuell gelöscht werden.
  • Bei den zuständigen Amtsstellen werden die Nutzdaten entsprechend den gesetzlichen Vorgaben aufbewahrt.
  • Die Prozessdaten werden über den Zeitraum von zehn Jahren nach Abschluss des Prozesses aufbewahrt und dann automatisch gelöscht.
  • Die Log-Daten werden nach zwei Jahren automatisch gelöscht.

6. Sicherheit von ZHservices

Alle bei Benutzung von ZHservices angefallenen Daten werden verschlüsselt in den Rechenzentren gespeichert. Eine Zugriffsregelung verunmöglicht die unbefugte Kenntnisnahme.

7. Einsichtnahme durch Benutzende bei ZHservices

Jede Benutzerin und jeder Benutzer kann bei ZHservices in der für sie bzw. ihn sichtbaren Vorgangsverwaltung jederzeit und unabhängig vom Bearbeitungsstatus Einblick in die über sie bzw. ihn gespeicherten Daten nehmen.
Antwort auf Fragen sowie weitere Informationen zu den besonderen Nutzungsregelungen: siehe Kontakt unten.
 

Kontakt

Staatskanzlei – ZHservices

Adresse

Postfach
Neumühlequai 10
8090 Zürich
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