Die Darstellung einer Schule in Form eines Organigramms erleichtert die Verständlichkeit der Organisationsstruktur – sowohl intern als auch extern. Das Organigramm bildet dabei die Ressorts der Schulpflege, die einzelnen Schulen, die Diensteinheiten, die Stabstellen sowie allfällige weitere Gremien ab und zeigt ihre hierarchische Gliederung.  

Ein Funktionendiagramm stellt in übersichtlicher Form die Aufgaben und Kompetenzen aller Beteiligten innerhalb und ausserhalb der Schule dar. Dazu gehören die Behörden, die Schulleitung, die Schulkonferenz, die Lehrpersonen, weiteres Schulpersonal sowie die Eltern. Aus dem Diagramm lässt sich zudem ablesen, wer in welchen Aufgabenbereichen welche Entscheidungskompetenzen hat und wer in die Entscheidungsfindung miteinbezogen oder über einen Entscheid informiert werden muss.  

Die Stellenbeschreibungen für Schulleitung und Schulverwaltung sind im Alltag ein unverzichtbarer Bestandteil der Organisation. Sie regeln die Aufgaben und Kompetenzen sowie die organisatorische Eingliederung einzelner Stellen. Für die Behörden sind sie ein wichtiges Führungsinstrument und zeigen dem Stelleninhaber oder der Stelleninhaberin klar auf, was von ihm oder ihr erwartet wird.  

Analog zu den Stellenbeschreibungen für Schulleitung und Schulverwaltung empfiehlt es sich, auch für die Ressortverantwortlichen der Schulpflege Aufgabenbeschreibungen zu erarbeiten. Viele Schulpflegen regeln die interne Zusammenarbeit in ihrer Geschäftsordnung. Die Aufgabenbeschreibungen können deshalb auch Teil der Geschäftsordnung sein.  

Abläufe, die für die Qualitätssicherung von entscheidender Bedeutung sind, können in Form von Prozessbeschreibungen geregelt werden. Diese halten für den jeweiligen Ablauf fest, welche Schritte notwendig sind, wer zu welchem Zeitpunkt informiert oder miteinbezogen werden muss und welche Entscheidungsgrundlagen vorliegen müssen. Prozessbeschreibungen sind ein gutes Controlling-Instrument für die Schulpflege.