Organisation auf Gemeindeebene

Das Organisationsstatut bildet die Grundlage für die Organisation und die Zuweisung der Kompetenzen der Schulen innerhalb einer Gemeinde.

Inhaltsverzeichnis

Die Bereiche des Organisationsstatuts

Den Rahmen für das Organisationsstatut bilden die kantonale Gesetzgebung und die Gemeindeordnung. Das Statut legt die Zuständigkeiten und das Zusammenwirken aller an der Schule Beteiligten fest, ebenso die Mitwirkung der Eltern sowie der Schülerinnen und Schüler. Zum Organisationsstatut gehören vier Bereiche:

  • Aufbauorganisation:
    Bildet mit Hilfe von Organigrammen die Struktur der Schule ab.
  • Aufgaben- und Kompetenzzuweisung:
    Regelt mit einem Funktionendiagramm sowie Stellen- und Aufgabenbeschrieben die Zuständigkeit in Bezug auf die einzelnen Aufgabenbereiche.
  • Ablauforganisation:
    Definiert mit Hilfe von Prozessbeschreibungen, die viele Schnittstellen haben. Dazu zählen etwa die Personalrekrutierung oder andere Abläufe, die häufig zu Diskussionen führen.
  • Reglemente und Konzepte:
    Regeln oder beschreiben wichtige Bereiche wie die Weiterbildung, die Mitwirkung der Eltern oder die Kommunikation gegenüber der Öffentlichkeit. Im Führungsalltag dienen Reglemente und Konzepte als Entscheidungsgrundlage.
Schematische Darstellung des Organisationsstatuts einer Schule mit den vier Bereichen: Aufbauorganisation, Aufgaben- und Kompetenzzuweisung, Ablauforganisation, Reglemente und Konzepte
Schematische Darstellung des Organisationsstatuts einer Schule

Umsetzung Volksschulgesetz Handreichung geleitete Schule

Die Broschüre hält für Schulleitende, Schulpflegerinnen und Schulpfleger sowie interessierte Lehrpersonen wichtige Grundlagen zur Führung einer Schule bereit.

Elemente des Organisationsstatuts

Verwenden Sie die Akkordeon-Bedienelemente, um die Sichtbarkeit der jeweiligen Panels (unterhalb der Bedienelemente) umzuschalten.

Die Darstellung einer Schule in Form eines Organigramms erleichtert die Verständlichkeit der Organisationsstruktur – sowohl intern als auch extern. Das Organigramm bildet dabei die Ressorts der Schulpflege, die einzelnen Schulen, die Diensteinheiten, die Stabstellen sowie allfällige weitere Gremien ab und zeigt ihre hierarchische Gliederung.  

Ein Funktionendiagramm stellt in übersichtlicher Form die Aufgaben und Kompetenzen aller Beteiligten innerhalb und ausserhalb der Schule dar. Dazu gehören die Behörden, die Schulleitung, die Schulkonferenz, die Lehrpersonen, weiteres Schulpersonal sowie die Eltern. Aus dem Diagramm lässt sich zudem ablesen, wer in welchen Aufgabenbereichen welche Entscheidungskompetenzen hat und wer in die Entscheidungsfindung miteinbezogen oder über einen Entscheid informiert werden muss.  

Die Stellenbeschreibungen für Schulleitung und Schulverwaltung sind im Alltag ein unverzichtbarer Bestandteil der Organisation. Sie regeln die Aufgaben und Kompetenzen sowie die organisatorische Eingliederung einzelner Stellen. Für die Behörden sind sie ein wichtiges Führungsinstrument und zeigen dem Stelleninhaber oder der Stelleninhaberin klar auf, was von ihm oder ihr erwartet wird.  

Analog zu den Stellenbeschreibungen für Schulleitung und Schulverwaltung empfiehlt es sich, auch für die Ressortverantwortlichen der Schulpflege Aufgabenbeschreibungen zu erarbeiten. Viele Schulpflegen regeln die interne Zusammenarbeit in ihrer Geschäftsordnung. Die Aufgabenbeschreibungen können deshalb auch Teil der Geschäftsordnung sein.  

Abläufe, die für die Qualitätssicherung von entscheidender Bedeutung sind, können in Form von Prozessbeschreibungen geregelt werden. Diese halten für den jeweiligen Ablauf fest, welche Schritte notwendig sind, wer zu welchem Zeitpunkt informiert oder miteinbezogen werden muss und welche Entscheidungsgrundlagen vorliegen müssen. Prozessbeschreibungen sind ein gutes Controlling-Instrument für die Schulpflege.

Darstellung des Prozesses für die unvorhersehbare Absenz einer Lehrperson in Form eines Flussdiagramms
Beispiel einer Prozessbeschreibung als Flussdiagramm

Konzepte und Reglemente erlauben es der Schulpflege, für bestimmte wichtige Bereiche einen Rahmen abzustecken. Typische Beispiele sind Kommunikationskonzepte, Weiterbildungsreglemente, Qualitätskonzepte oder Finanzreglemente. Solche Instrumente bilden die Grundlage für Entscheidungen im Alltag, welche die Schulpflege oder die Schulleitung fällen muss. Bei der Erstellung von Konzepten und Reglementen gilt die Devise: So wenig wie möglich, so viel wie nötig. Das gibt der Behörde oder Schulleitung bei Entscheiden einen gewissen Spielraum.

Weiterführende Informationen

Verwenden Sie die Akkordeon-Bedienelemente, um die Sichtbarkeit der jeweiligen Panels (unterhalb der Bedienelemente) umzuschalten.

Kontakt

Volksschulamt – Abteilung Schulführung

Adresse

Walchestrasse 21
8090 Zürich
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Telefon

+41 43 259 22 74

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