Grundsatz

Die Mitarbeitenden haben Anspruch auf regelmässige Beurteilung von Leistung und Verhalten (§ 46 PG). Sie sind deshalb von den Vorgesetzten einmal pro Jahr zu beurteilen (§ 136 Abs. 1 VVO). Zusätzliche Mitarbeiterbeurteilungen ergeben sich aufgrund gesetzlicher Vorgaben, so etwa bei einem Verweis (vgl. § 30 Abs. 3 PG). Auch individuelle Lohnerhöhungen setzen eine Mitarbeiterbeurteilung mit den entsprechenden Qualifikationen voraus (§§ 17 ff. PVO).

Gegenstand der Mitarbeiterbeurteilung

Ziele der Mitarbeiterbeurteilung sind die Förderung des Personals sowie die Beurteilung der Leistung und des Verhaltens (§ 136 Abs. 2 VVO). Beurteilt werden insbesondere die Arbeitsausführung, die Arbeitsergebnisse, die Selbstständigkeit und das Verhalten, aber auch das Erreichen vereinbarter Ziele sowie bei Vorgesetzten die Führungsfähigkeit (§ 136 Abs. 3 VVO).

Aus der Mitarbeiterbeurteilung muss sich für die beurteilte und allenfalls für weitere Personen ein klares und begründbares Bild der Art und Weise der Aufgabenerfüllung durch die Stelleninhaberin oder den Stelleninhaber ergeben. Der sachlich begründete Soll-Ist-Vergleich muss die Grundlage für ein konstruktives Förderungsgespräch sein.

Muster-Beurteilungssystem

Der Regierungsrat hat für die Mitarbeiterbeurteilung ein Muster-Beurteilungssystem erlassen (§ 137 Abs. 1 VVO; vgl. RRB Nr. 785/2023), welches grundsätzlich für alle Mitarbeitenden des Kantons gilt. Das Formular trägt bewusst den Titel «Mitarbeitendendialog», um die Wichtigkeit eines Gesprächs auf Augenhöhe zu betonen (formell ist es das Formular zur Umsetzung der Mitarbeiterbeurteilung, wie sie im PG sowie in der PVO und VVO verankert ist).

Vorbehalten bleiben Beurteilungssysteme, die gestützt auf besondere Rechtsgrundlagen für einzelne Berufsgruppen erlassen werden. Die Direktionen können im Rahmen der Vorgaben des Regierungsrates und im Einvernehmen mit dem Personalamt auf ihre Bedürfnisse abgestimmte Beurteilungssysteme und -verfahren festlegen (§ 137 Abs. 2 VVO).

Hilfsmittel

Zur Vorbereitung für die Mitarbeitenden dient das Dokument «Vorbereitungsblatt Mitarbeitendendialog». Die «Wegleitung Formular Mitarbeitendendialog» erläutert das Vorgehen bei der Durchführung der Gespräche gemäss dem Muster-Formular. 

Durchführung der Mitarbeiterbeurteilung

Die oder der direkte Vorgesetzte bespricht die Einschätzung mit der oder dem Angestellten im Rahmen eines Gesprächs (vgl. § 138 Abs. 1 VVO). Drittpersonen sind grundsätzlich weder auf Arbeitgeber- noch auf Arbeitnehmerseite anwesend. Wird der Arbeitgeber aber während der Mitarbeiterbeurteilung durch zwei Personen vertreten, beispielsweise wegen zu erwartender (Beweis-) Schwierigkeiten, so ist auch der bzw. dem Mitarbeitenden das Recht zu gewähren, sich begleiten zu lassen.

Es ist wichtig, dass die Angestellten die Beurteilungseröffnung und das durchgeführte Gespräch bestätigen. Dies kann entweder durch eine Unterschrift oder auf eine andere geeignete Weise erfolgen (wie z.B. per E-Mail).

Die Mitarbeitenden haben das Recht, eine Beurteilung durch die oder den nächsthöheren Vorgesetzten zu verlangen und für dieses Gespräch eine Drittperson beizuziehen (§138 Abs. 3 VVO). Diese Drittperson kann irgendeine Person ihres Vertrauens sein, wie beispielsweise ein Arbeitskollege, eine Anwältin oder ein Gewerkschaftsfunktionär.

In der Regel werden auch die direkten Vorgesetzten an der Besprechung mit der oder dem nächsthöheren Vorgesetzten dabei sein. Es gibt weder einen Anspruch der Mitarbeitenden, das Gespräch mit der bzw. dem nächsthöheren Vorgesetzten alleine zu führen, noch einen Anspruch der direkten Vorgesetzten, bei der Besprechung dabei zu sein. Über die Teilnahme der bzw. des direkten Vorgesetzten am Gespräch entscheidet einzig die oder der nächsthöhere Vorgesetzte. Letztere oder letzterer entscheidet als Gesprächsleiterin bzw. Gesprächsleiter auch darüber, wie stark sich die Begleitperson der bzw. des Mitarbeitenden einbringen darf. Im Vordergrund steht stets die Gewährleistung eines sachlichen Austausches. Das Gespräch ist zumindest in zusammenfassender Form schriftlich festzuhalten.

Das Formular «Mitarbeitendendialog» bildet Bestandteil der Personalakten. Mitarbeitende erhalten eine Kopie der Beurteilung (§ 138 Abs. 2 letzter Satz VVO).

Wenn sich eine Mitarbeiterin bzw. ein Mitarbeiter weigert, an einer Mitarbeiterbeurteilung teilzunehmen, stellt diese Weigerung eine Verletzung der Dienstpflicht dar. Die oder der Mitarbeitende kann abgemahnt werden. Weigert sich die oder Mitarbeitende weiterhin, stellt dies einen sachlich zureichenden Grund für eine Kündigung dar.

Anfechtbarkeit

Gemäss Lehre und Praxis stellen Mitarbeiterbeurteilungen keine der Anfechtung unterliegenden personalrechtlichen Anordnungen dar (vgl. Entscheid des Zürcher Verwaltungsgerichts vom 3. November 2004, PB.2004.00077, E. 3). Sie dienen lediglich der Sachverhaltsfeststellung und als Begründung der Nicht­gewährung einer individuellen Lohnerhöhung und dergleichen und lassen sich nur im Zusammenhang mit solchen Anordnungen im Rechtsmittelverfahren überprüfen. So kann beispielsweise wegen einer Nichtgewähren einer individuellen Lohnerhöhung, welche sich auf die Qualifikation in einer Mitarbeiterbeurteilung stützt, eine anfechtbare Verfügung erwirkt werden (vgl. Entscheid des Zürcher Verwaltungsgerichtes vom 24. Januar 2007, PB.2006.00025, E. 1b).

Verweis

Im Falle eines Verweises wegen einer Arbeitspflichtverletzung muss zwingend eine Mitarbeiterbeurteilung durchgeführt werden (§ 30 Abs. 3 PG). Die Mitarbeiterbeurteilung soll ein Gesamtbild vermitteln. Anhand dieses Bildes ist zu beurteilen, ob die beanstandete Dienstpflichtverletzung ausreichend schwer ist, um einen Verweis zu rechtfertigen. Deshalb ist die Mitarbeiterbeurteilung in der Regel vor Aussprechen des Verweises durchzuführen. Selbstverständlich kann es aber auch Fälle geben, in welchen ein Einzelereignis bei ansonsten hervorragenden Mitarbeiterbeurteilungen einen Verweis rechtfertigen kann. Auf jeden Fall sind der Verweis und die Mitarbeiterbeurteilung sachlich und zeitlich sehr eng miteinander zu verbinden.

Erfassung Mitarbeiterbeurteilung im PULS (Weisung) 

Die Weisung des Personalamtes vom 2. September 2008 zur Erfassung der Mitarbeiterbeurteilung im PULS regelt die Erfassung der Mitarbeiterbeurteilung im Personalmanagement- und Lohnadministrationssystem (PULS) und richtet sich an die Dateneigentümer/Zugriffsverantwortlichen, deren Vorgesetzte und die Personalverantwortlichen der Direktionen und der Staatskanzlei.