Pflicht zu elektronischen Verfahrenshandlungen untereinander

Ab dem 1. Januar 2027 gilt: Alle Verwaltungsbehörden im Kanton Zürich müssen Verfahrenshandlungen nach dem VRG mit anderen Verwaltungsbehörden elektronisch vornehmen. Das heisst, sie müssen in Verfahren des Kantons dessen Online-Dienstleistungen nutzen.

Im Folgenden finden Sie in aller Kürze relevante Informationen zur Anwendung unserer Online-Dienstleistungen. Gemeinden und Städte finden bei egovpartner weitere Informationen und Hilfestellungen für die Umsetzung ihrer eigenen VRG-relevanten Verfahren.

Welche Behörden betroffen sind

Der Kreis der betroffenen Behörden ist weit. Verwaltungsbehörden im Sinne des VRG sind:

• Behörden der zentralen und dezentralen Verwaltung auf Kantons-, Bezirks- und Gemeindeebene
• Organe der kantonalen öffentlichen Anstalten (z. B. der Universität Zürich oder Gebäudeversicherung Kanton Zürich)
• Organe kantonaler öffentlicher Körperschaften (z. B. der kirchlichen Körperschaften oder der kommunalen Zweckverbände)
• Organe öffentlich rechtlicher Stiftungen (z. B. Zentralbibliothek Zürich) und Genossenschaften des öffentlichen Recht

Welche Verfahren betroffen sind

Formelles vs. informelles Verwaltungshandeln

Bei Verfahrenshandlungen nach VRG handelt es sich um formelles Verwaltungshandeln. Betroffen sind Handlungen aller Verfahrensstadien, die auf Rechtswirkungen bzw. Erlass einer Verfügung («Anordnung») gerichtet ist. Dazu zählen Verfahren auf Erlass einer Verfügung (sog. Verwaltungsverfahren), Rekursverfahren vor gerichtlichen und nicht-gerichtlichen Rekursinstanzen, Rekurs-, Beschwerde- und Klageverfahren vor dem Verwaltungsgericht, Revisionsverfahren sowie die im VRG nicht explizit geregelten Wiedererwägungs-, Erläuterungs- und Berichtigungsgesuche.

Einfaches, nicht formelles Handeln der Verwaltung, ist nicht betroffen. Dazu zählen zum Beispiel Auskünfte oder andere Informationen von Behörden.

Betroffene Verwaltungshandlungen

Das VRG ist nicht auf folgende Handlungen anwendbar (mit zu beachtenden Ausnahmen):

• Geschäfte ohne Verfügung z.B. Abschluss von privat- und verwaltungsrechtlichen Verträgen (wie Leistungsverträgen), 
• Gesetzes- und Kreditvorlagen, 
• Vernehmlassungen zu Erlassentwürfen, 
• Berichte und Anträge zu parlamentarischen Geschäften, 
• der Erlass von Verordnungen, die Beantwortung von Petitionen
• Verwaltungsinterne, auf tatsächliche Wirkung gerichtet Handlungen, z.B. die Konkretisierung dienstlicher Aufgaben in einem Dienstbefehl oder organisatorische Anordnungen im Rahmen einer Reorganisation (werden aber Rechte und Pflichten einer betroffenen Person begründet, geändert oder aufgehoben, dann ist das VRG zu beachten: z.B. bei einer nachhaltigen Änderung der Funktion oder der Arbeitsbedingungen.)
• Rechnungs- und Mahnungswesen: Sofern nicht gleichzeitig eine Verfügung über die in Rechnung gestellte Gebühr versendet und begründet wird oder den Rechnungsadressaten eine Frist angesetzt wird, um eine Verfügung zu verlangen, wenn sie mit der Rechnung nicht einverstanden sind.

Anwendbarkeit anderer Verfahrensrechte

Das VRG gilt bei formellem Verwaltungshandeln nur, sofern kein anderes Verfahrensrecht anwendbar ist.

Online-Dienstleistungen des Kantons

Auffindbar unter zh.ch

Die erweiterten Online-Dienstleistungen im Geltungsbereich des VRG stehen ab dem 1. Januar 2027 auf unserem Webauftritt www.zh.ch zur Verfügung. Am einfachsten finden Sie Ihre gewünschte Online-Dienstleistung über die Suchfunktion. Sie erreichen diese auch über die Themen-Navigation. Sie werden jeweils Schritt für Schritt durch den Ablauf der gewählten Online-Dienstleistung geführt.

Organisationskonto für Behörden mit Behörden-Login AGOV

Für Behörden steht im Zürikonto eine Organisationsverwaltung für Organisationen des öffentlichen Rechts zur Verfügung. Dort können sich Behörden registrieren und festlegen, welche Mitarbeitenden für ihre Behörde Online-Dienstleistungen nutzen dürfen und welche Berechtigungen sie dafür erhalten.

Wenn Sie einer Mitarbeiterin oder einem Mitarbeiter die Berechtigung zur Nutzung des Behördenkontos erteilt haben, kann sich diese Person mit ihrem persönlichen AGOV-Login identifizieren und dem Behördenkonto beitreten. Dort kann sie die Online-Dienstleistungen ihrer Behörde verwalten.
Die persönlichen Daten der Person bleiben dabei geschützt und sind für andere Personen der Organisation nicht zugänglich.

Sichere Mail-Systeme und elektronische Signaturen

Gewisse Online-Dienstleistungen werden über sichere Mailsysteme abgewickelt. Dafür ist ein entsprechendes E-Mail-Konto und eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) notwendig.

Die QES ist eine rechtlich anerkannte elektronische Unterschrift, die der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt ist. Sie stellt sicher, dass von Ihnen eingereichte Dokumente von Ihnen stammen und nicht verändert werden können.

Strittige Verfahren

Justitia.swiss

Strittige Verfahren im Geltungsbereich des VRG können ab dem 1. Januar 2027 über die Plattform justitia.swiss abgewickelt werden. Die entsprechende Erreichbarkeit der Behörden via justitia.swiss wird dem Adressverzeichnis auf der Plattform justitia.swiss sowie dem Behördenverzeichnis zu entnehmen sein.

Profil auf justitia.swiss

Auf der Plattform justitia.swiss stehen verschiedene Profiltypen zur Verfügung. Bei der Registrierung können Sie Ihr Profil wie folgt wählen:

Vorteile:

• Profil als berufsmässig handelnde Vertretung: Dieses Profil eignet sich für Anwältinnen und Anwälte sowie Kanzleien. Es erlaubt das Senden von Eingaben, Beilagen, Stellungnahmen und Akten an Behörden wie auch das Empfangen von Zustellungen oder Akten von Behörden.
• Profil als Behörde: Dieses Profil wählen Gerichte, Staatsanwaltschaften und andere Behörden. Ist die Behörde verfahrensleitend, muss das neu registrierte Profil anschliessend gemäss der Anleitung auf justitia.swiss in ein Behördenprofil umgewandelt werden.

Zur Eröffnung eines Profils auf der Plattform justitia.swiss ist eine Authentifizierung über  AGOV  erforderlich.

Behördenverzeichnis wird ergänzt

Die Staatskanzlei des Kantons Zürich führt ein elektronisches Behördenverzeichnis, in dem die unterschiedlichen Verwaltungsbehörden im Kanton Zürich mit entsprechender Kontaktmöglichkeit aufgeführt sind. Das elektronische Behördenverzeichnis wird nun um die Angaben zur elektronischen Erreichbarkeit für elektronische Verwaltungsverfahren (nach § 5 VEVV) ergänzt.

Verwaltungsbehörden, die derzeit noch nicht im elektronischen Behördenverzeichnis aufgeführt sind, werden ebenfalls ergänzt.

Sobald die Weiterentwicklung des Verzeichnisses zum Ende des 3. Quartals 2026 abgeschlossen ist, werden die Verwaltungsbehörden von der Staatskanzlei aufgefordert, die erforderlichen Angaben zu ihrer elektronischen Erreichbarkeit für elektronische Verwaltungsverfahren initial zu melden. Ab Mitte Dezember 2026 steht das ergänzte Verzeichnis der Webseite der Staatskanzlei zur Verfügung.

Umgang mit Akten

Aktenführung

Akten müssen künftig digital geführt werden. Akten, die sich für die elektronische Führung nicht eignen (z.B. aufgrund von Format oder Verlust der Beweiskraft), werden weiterhin physisch geführt.

Zur Aktenführung gibt es eine Übergangsfrist: Bis spätestens zwei Jahre nach Inkrafttreten (also bis zum 1. Januar 2029) können Akten noch in Papierform geführt werden. Anschliessend sind bestehende Akten von laufenden Verfahren in elektronische Akten umzuwandeln, soweit dies für die Fortführung eines Verfahrens notwendig ist. Akten zu abgeschlossenen Verfahren müssen nicht digitalisiert werden. Die Einsicht in physische Akten erfolgt wie bis anhin.

Wie Akten digital geführt werden müssen

Elektronische Akten werden prinzipiell nach den gleichen Regeln und Standards geführt wie physische Akten. Die Aktenführung und Aufbewahrung richten sich nach den gesetzlichen Aufgaben und den entsprechenden gesetzlichen Grundlagen. Zentral ist, dass die Aktenführung Rechtssicherheit gibt und das Verwaltungshandeln nachvollziehbar macht. Dazu müssen die Unterlagen vollständig geführt und auch rasch wieder auffindbar sein.
Die wichtigsten Vorgaben zur Aktenführung stammen aus dem «Gesetz über die Information und den Datenschutz» (IDG) und die dazugehörenden Verordnungen «Verordnung über die Information und den Datenschutz» (IDV) respektive «Verordnung über die Informationsverwaltung und -sicherheit» (IVSV).

Ablage in Dossiers

In der Praxis ist es wichtig, dass Informationen zu Geschäftsfällen gesammelt in Dossiers abgelegt werden. Diese Dossiers werden in einem Ordnungssystem geführt und mit Metadaten (mindestens Titel, federführende Stelle, Eröffnungs- und Abschlussdatum) versehen. Die federführende Stelle ist während der Aufbewahrungsfrist für die Informationen verantwortlich und auskunftspflichtig.

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist (normalerweise 10 Jahren, gewisse Inhalte aber auch länger) müssen die Unterlagen dem zuständigen Archiv angeboten werden und die nicht übernommenen Bestände vernichtet werden.

Weitere Informationen finden Sie beim Staatsarchiv.

Im Kontext des neuen VRG sind bei der elektronischen Aktenführung speziell zu beachten:

• Digitale Kanäle selbst sind keine geeigneten Ablagen für die Geschäftsfallbearbeitung. Bei den meisten Systemen werden die erzeugten Informationen nach einer bestimmten Frist wieder gelöscht.
• Die Ablage muss in einer geeigneten Fachapplikation oder einem dedizierten System erfolgen.
• Dabei ist zu beachten, dass neben Eingaben, Beilagen und Anordnungen auch die von den digitalen Kanälen erzeugten Quittungen geschäftsrelevante Unterlagen sind und abgelegt werden müssen.

Akteneinsicht

Die Akteneinsicht erfolgt über den bestimmten Kommunikationskanal. Personen, die nicht digital mit den Verwaltungsbehörden verkehren, können die Akten vor Ort bei der zuständigen Verwaltungsbehörde einsehen.