Pflicht zu elektronischen Verfahrenshandlungen untereinander

Verwaltungsbehörden im Kanton Zürich, die Verfahrenshandlungen nach dem Verwaltungsrechtspflegegesetz (VRG) mit anderen Verwaltungsbehörden vornehmen sind ab 1. Januar 2027 verpflichtet, Verfahrenshandlungen im Verwaltungsverfahren elektronisch durchzuführen.

Das heisst, sie müssen einerseits in Verfahren des Kantons dessen Online-Dienstleistungen nutzen, andererseits für Ihre eigenen VRG-relevanten Verfahren mit der Bevölkerung und Unternehmen digitale Kanäle anbieten.

Im Folgenden finden Sie in aller Kürze relevante Informationen zur Anwendung unserer Online-Dienstleistungen. Gemeinden und Städte finden bei egovpartner weitere Informationen und Hilfestellungen für die Umsetzung ihrer eigenen VRG-relevanten Verfahren.

Welche Behörden betroffen sind

Der Kreis der betroffenen Behörden ist weit. Das VRG gilt für:

• Behörden der zentralen und dezentralen Verwaltung auf Kantons-, Bezirks- und Gemeindeebene
• Organe der kantonalen öffentlichen Anstalten (z. B. der Universität Zürich oder der Gebäudeversicherung Kanton Zürich),
• Kantonal öffentliche Körperschaften (z. B. der kirchlichen Körperschaften oder der kommunalen Zweckverbände),
• der öffentlich-rechtlichen Stiftungen (z. B. Zentralbibliothek Zürich) und Genossenschaften des öffentlichen Rechts.

Bau- und Steuerrekursgerichte sind keine Verwaltungsbehörden, sondern Gerichte. In einem Rekursverfahren wenden sie aber die Bestimmungen des VRG an.

Welche Verfahren betroffen sind

Formelles vs. informelles Verwaltungshandeln

Verfahrenshandlungen nach VRG schliesst nur formelles Verfahrenshandeln ein. Es betrifft also Verwaltungshandeln, das auf Rechtswirkungen bzw. Erlass einer Verfügung («Anordnung») gerichtet ist. Es ist in allen Verfahrensstadien anwendbar. Dazu zählen Verfahren auf Erlass einer Verfügung (sog. Verwaltungsverfahren ), Rekursverfahren vor gerichtlichen und nicht-gerichtlichen Rekursinstanzen, Rekurs-, Beschwerde- und Klageverfahren vor dem Verwaltungsgericht, Revisionsverfahren sowie die im VRG nicht explizit geregelten Wiedererwägungs-, Erläuterungs- und Berichtigungsgesuche.

Einfaches, nicht formelles Handeln der Verwaltung, das direkte Auswirkungen hat, ist nicht betroffen. Dazu zählen zum Beispiel Auskünfte oder andere Informationen von Behörden.

Das VRG ist nicht auf folgende Verfahrenshandlungen anwendbar (mit zu beachtenden Ausnahmen):

• Geschäfte ohne Verfügung
  z.B. Abschluss von privat- und verwaltungsrechtlichen Verträgen (wie Leistungsverträgen), Gesetzes- und Kreditvorlagen, Vernehmlassungen zu Erlassentwürfen, Berichte und Anträge zu parlamentarischen Geschäften, der Erlass von Verordnungen, die Beantwortung von Petitionen
• Verwaltungsinterne, auf tatsächliche Wirkung gerichtet Handlungen
  z.B. die Konkretisierung dienstlicher Aufgaben in einem Dienstbefehl oder organisatorische Anordnungen im Rahmen einer Reorganisation
  (Werden aber Rechte und Pflichten einer betroffenen Person begründet, geändert oder aufgehoben, dann ist das VRG zu beachten: z.B. bei einer nachhaltigen Änderung der Funktion oder der Arbeitsbedingungen.)
• Rechnungs- und Mahnungswesen
  Sofern nicht gleichzeitig eine Verfügung über die in Rechnung gestellte Gebühr versendet und begründet wird oder den Rechnungsadressaten eine Frist angesetzt wird, um eine Verfügung zu verlangen, wenn sie mit der Rechnung nicht einverstanden sind.
• bei Anwendbarkeit anderer Verfahrensrechte
  Das VRG gilt auch bei formellem Verwaltungshandeln nur, sofern kein anderes Verfahrensrecht anwendbar ist.

Online-Dienstleistungen des Kantons

Auffindbar unter zh.ch

Alle Online-Dienstleistungen stehen ab dem 1. Januar 2027 auf unserem Webauftritt www.zh.ch zur Verfügung.

Am einfachsten finden Sie Ihre gewünschte Online-Dienstleistung über die Suchfunktion.

Sie erreichen diese auch über die Themen-Navigation. Wenn Sie zum Beispiel ein Gesuch für Kulturförderung stellen möchten, finden Sie die entsprechende Online-Dienstleistung unter Sport & Kultur - Kulturförderung.

Notwendige Angaben oder Dokumente

Sie werden jeweils Schritt für Schritt durch den Ablauf der gewählten Online-Dienstleistung geführt.

Zuerst erfahren Sie was benötigt wird, um die Online-Dienstleistung zu nutzen, etwa bestimmte Angaben oder Dokumente. Allfällige Kosten oder wie lange die Bearbeitung ungefähr dauern kann, werden Ihnen auch mitgeteilt.

Wenn Sie sich für den digitalen Weg entscheiden, folgt anschliessend entweder das Login (mit AGOV) oder die Informationen zu den sicheren Mailsystemen.

Behörden-Login AGOV und Zürikonto

Bei vielen Online-Dienstleistungen werden die notwendigen Informationen und Dokumente in Formularen direkt online erfasst. Um zu diesen Formularen zu gelangen, ist ein Login mit verifizierter Identität nötig.

Der Kanton Zürich verwendet hierzu das schweizweite Behörden-Login AGOV. Dieses bietet hohen Datenschutz sowie eine einfache und einheitliche Anmeldung für viele Dienstleistungen auf Bundes-, Kantons- und Gemeindeebene – bequem und ganz ohne Passwort.

Sobald sie das AGOV-Login für eine unserer Online-Dienstleistungen angelegt haben, verfügen Sie auch über ein Zürikonto. Darin finden Sie im Nachgang eine Übersicht über alle Ihre laufenden und abgeschlossenen Online-Dienstleistungen mit dem Kanton Zürich. Die offizielle Antwort der Behörde (Verfügung, Bewilligung o.ä.) erhalten Sie ebenfalls auf diesem Weg. Alle zuständigen Mitarbeitenden Ihres Unternehmens benötigen deshalb ein AGOV-Login, für welches sie sich einmal identifizieren müssen.

Organisationskonto zur Verwaltung von Zugriffs-Berechtigungen

Behörden führen ein Organisationskonto. Darin können sie ihren Mitarbeitenden die notwendigen Berechtigungen zur Nutzung von Online-Dienstleistungen erteilen.

Den Zugang zum Organisationskonto finden Sie entweder im Zürikonto oder direkt bei der Online-Dienstleistung.

Weitere Informationen und eine Anleitung dazu finden Sie ab Herbst an dieser Stelle.

Sichere Mail-Systeme und elektronische Signaturen

Einige Online-Dienstleistungen werden über E-Mail-Systeme abgewickelt.

Sie setzen eine entsprechendes E-Mail-Konto sowie eine Qualifizierte Elektronische Signatur (QES) voraus. Die QES ist eine rechtlich anerkannte elektronische Unterschrift, die der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt ist. Sie stellt sicher, dass von Ihnen eingereicht Dokumente von Ihnen stammen und nicht verändert werden können.

justitia.swiss

Strittige Verfahren im Geltungsbereich des VRG können ab dem 1. Januar 2027 über die Plattform justitia.swiss abgewickelt werden.

Organisations- und Behördenprofil auf justitia.swiss

Zurzeit gibt es auf der Plattform justitia.swiss Profile für natürliche Personen (z.B. Anwältinnen und Anwälte), für Organisationen (z.B. Anwaltskanzleien) und für Behörden (z.B. Rekursabteilung einer Direktion).

• Organisationsprofil: Das Organisationsprofil erlaubt das Senden von Eingaben, Beilagen, Stellungnahmen und Akten an Justizbehörden wie auch das Empfangen von Zustellungen oder Akten von Justizbehörden. Es eignet sich für verfahrensbeteiligte Amtsstellen oder Behörden ohne Verfahrensleitung, natürliche oder juristische Personen. Über das Profil kann nur mit verfahrensleitenden Justizbehörden kommuniziert werden.
• Behördenprofil: Das Behördenprofil erlaubt das Empfangen von Eingaben von berufsmässigen Vertretungen, Verfahrensbeteiligten und von Justizbehörden. Mit dem Profil können Zustellungen an berufsmässige Vertretungen, Verfahrensbeteiligte und andere Justizbehörden versendet werden. Zudem ermöglicht es einen Schriftenwechsel sowie die Gewährung der Akteneinsicht. Es eignet sich für Justizbehörden mit Verfahrensleitung. Mit dem Profil kann mit beruflichen Vertretungen, Verfahrensbeteiligten und Justizbehörden kommuniziert werden.

Zur Eröffnung eines Organisationsprofils oder eines Behördenprofils ist eine Authentifizierung über das Behördenlogin erforderlich.

Behördenverzeichnis wird ergänzt

Die Staatskanzlei des Kantons Zürich führt ein elektronisches Behördenverzeichnis, in dem die unterschiedlichen Verwaltungsbehörden im Kanton Zürich mit entsprechender Kontaktmöglichkeit aufgeführt sind. Das elektronische Behördenverzeichnis wird nun um die Angaben zur elektronischen Erreichbarkeit für elektronische Verwaltungsverfahren (nach § 5 VEVV) ergänzt.

Verwaltungsbehörden, die derzeit noch nicht im elektronischen Behördenverzeichnis aufgeführt sind, werden ebenfalls ergänzt.

Sobald die Weiterentwicklung des Verzeichnisses zum Ende des 3. Quartals 2026 abgeschlossen ist, werden die Verwaltungsbehörden von der Staatskanzlei aufgefordert, die erforderlichen Angaben zu ihrer elektronischen Erreichbarkeit für elektronische Verwaltungsverfahren initial zu melden. Ab Mitte Dezember 2026 steht das ergänzte Verzeichnis der Webseite der Staatskanzlei zur Verfügung.

Umgang mit Akten

Aktenführung

Akten müssen künftig digital geführt werden. Akten, die sich für die elektronische Führung nicht eignen (z.B. aufgrund von Format oder Verlust der Beweiskraft), werden weiterhin physisch geführt.

Zur Aktenführung gibt es eine Übergangsfrist: Bis spätestens zwei Jahre nach Inkrafttreten (also bis zum 1. Januar 2029) können Akten noch in Papierform geführt werden. Anschliessend sind bestehende Akten von laufenden Verfahren in elektronische Akten umzuwandeln, soweit dies für die Fortführung eines Verfahrens notwendig ist. Akten zu abgeschlossenen Verfahren müssen nicht digitalisiert werden. Die Einsicht in physische Akten erfolgt wie bis anhin.

Wie Akten digital geführt werden müssen

Elektronische Akten werden prinzipiell nach den gleichen Regeln und Standards geführt wie physische Akten. Die Aktenführung und Aufbewahrung richten sich nach den gesetzlichen Aufgaben und den entsprechenden gesetzlichen Grundlagen. Zentral ist, dass die Aktenführung Rechtssicherheit gibt und das Verwaltungshandeln nachvollziehbar macht. Dazu müssen die Unterlagen vollständig geführt und auch rasch wieder auffindbar sein.

Die wichtigsten Vorgaben zur Aktenführung stammen aus dem «Gesetz über die Information und den Datenschutz» (IDG) und die dazugehörenden Verordnungen «Verordnung über die Information und den Datenschutz» (IDV) respektive «Verordnung über die Informationsverwaltung und -sicherheit» (IVSV).

Ablage in Dossiers

In der Praxis ist es wichtig, dass Informationen zu Geschäftsfällen gesammelt in Dossiers abgelegt werden. Diese Dossiers werden in einem Ordnungssystem geführt und mit Metadaten (mindestens Titel, federführende Stelle, Eröffnungs- und Abschlussdatum) versehen. Die federführende Stelle ist während der Aufbewahrungsfrist für die Informationen verantwortlich und auskunftspflichtig.

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist (normalerweise 10 Jahren, gewisse Inhalte aber über 20 Jahre) müssen die Unterlagen dem zuständigen Archiv angeboten werden und die nicht übernommenen Bestände vernichtet werden.

Weitere Informationen sind auf der Seite des Staatsarchivs zu finden: Wie Behörden Informationen verwalten

Im Kontext des neuen VRG sind bei der elektronischen Aktenführung speziell zu beachten:

• Digitale Kanäle selbst sind keine geeigneten Ablagen für die Geschäftsfallbearbeitung. Bei den meisten Systemen werden die erzeugten Informationen nach einer bestimmten Frist wieder gelöscht.
• Die Ablage muss in einer geeigneten Fachapplikation oder einem dedizierten System erfolgen.
• Dabei ist zu beachten, dass neben Eingaben, Beilagen und Anordnungen auch die von den digitalen Kanälen erzeugten Quittungen geschäftsrelevante Unterlagen sind und abgelegt werden müssen.

Akteneinsicht

Die Akteneinsicht erfolgt über den bestimmten Kommunikationskanal. Personen, die nicht digital mit den Verwaltungsbehörden verkehren, können die Akten vor Ort bei der zuständigen Verwaltungsbehörde einsehen.