Ausgangslage

In der Initialisierungsphase wurde die in der Verwaltung verbreitete Arbeitsweise mit einem interdisziplinären Team analysiert und als Ergebnis integrale Vision für die künftige Arbeitsumgebung erarbeitet. Die Ambition «Arbeiten für den Kanton Zürich und wie es zu meinem Leben passt» erfordert eine gleichberechtigte Betrachtung der Dimensionen Organisation, Arbeitsmodell, Raum und Technologie.

Mit der Einführung von neuen Endgeräten und entsprechender Software wurden in der kantonalen Verwaltung die technologischen Voraussetzungen für eine neue Form der digitalen Zusammenarbeit geschaffen. Diese technologische Möglichkeit soll genutzt werden, um die weiteren Dimensionen des Arbeitens so weiterzuentwickeln, dass eine abgestimmte Arbeitsweise im Sinne der Ambition möglich wird.

Vorgehen und Ergebnisse

Die Staatskanzlei führte ein Pilotprojekt durch, das zum Ziel hatte, für alle vier Dimensionen (Organisation, Arbeitsmodell, Raum, Technologie) konkrete Lösungen zu erarbeiten. Damit die Direktionen und Ämter von diesem Vorgehen lernen können, wurde monatlich eine Open Werkstatt durchgeführt. Die Open Werkstatt mündete Ende 2022 darin, dass die Community of Practice von Vertreterinnen und Vertretern dreier Direktionen und der Staatskanzlei selbstorganisiert weitergeführt wird.

Strategische Einordnung

Das Projekt war Teil des Impulsprogramms Digitale Verwaltung (IP 6.5).

Status 

Das Projekt wird per Q1/2023 abgeschlossen und direktional weitergeführt.

Die Webapplikation eBaugesucheZH ist seit Anfang Februar 2020 in Betrieb. Um einen durchgängig elektronischen Baubewilligungsprozess zu ermöglichen, der keine Papierdokumente erfordert, muss einerseits die Applikation technisch weiterentwickelt werden, andererseits sind Änderungen der Rechtsgrundlagen erforderlich.

Strategische Einordnung

Das Projekt ist Teil des Projektportfolios egovpartner.

Ausgangslage

Der Kanton bietet eine Vielzahl von Leistungen an. Die Kunden bezahlen die Leistungen direkt an den jeweiligen Schalter- und Verkaufsstellen, über einen Webshop oder sie erhalten eine Rechnung. Im Rahmen des Projekts Bargeldlose Zahlungsabwicklung werden die eingesetzten Zahlungsmittel und -systeme analysiert und Optimierungen in Bezug auf die bargeldlose Zahlungsabwicklung angestrebt. Das Projekt bezieht sich auf alle Zahlungseingänge an allen Schalter- und Verkaufsstellen der Verwaltungseinheiten des Kantons Zürich (inklusive Behörden und Rechtspflege, exklusive selbstständige Anstalten und ZVV (vgl. Kapitel 5.2 HBR), unabhängig vom Verkaufskanal (d.h. auch Online-Zahlungen). Die Rechnungsstellung ist vom Projekt ausgeschlossen, weil diese durch das Projekt elektronischer Rechnungsaustausch (IP 2.4) abgedeckt wird.

Ziele

Sämtliche Leistungen des Kantons können bargeldlos bezahlt werden.
Alle Schalter und Verkaufsstellen der Verwaltung akzeptieren die gleichen Zahlungsmittel.

Strategische Einordnung

Das Projekt war Teil des Impulsprogramms Digitale Verwaltung (IP 2.5).

Status

Das Projekt befindet sich in der Einführungsphase.

Ausgangslage

Seit dem 19. Jahrhundert wird jährlich eine gedruckte Ausgabe eines Behörden- und Verwaltungsverzeichnisses herausgegeben, vormals unter der Bezeichnung «Regierungsetat», später mit dem Titel «Staatskalender». Der Staatskalender kann kostenpflichtig von jeder Person bei der KDMZ bestellt oder im Internet als PDF kostenlos heruntergeladen werden. Bestimmte Informationen im Staatskalender werden bereits heute durch die zuständigen Stellen im Internet bereitgestellt. Dazu zählen im Wesentlichen die Internetauftritte von Bund, Kanton, Gemeinden sowie selbstständigen Anstalten.

Ziele

Im Rahmen der Initialisierungsphase werden zwei Gegenstände geprüft:

1. Bereitstellung eines elektronischen Behördenverzeichnisses (eDirectory):
   Es muss geklärt werden, ob zusätzlich zu den bestehenden Internetauftritten von Bund, kantonalen Stellen und Institutionen und den Gemeinden ein Bedürfnis für eine öffentlich zugängliche Web-Anwendung zur Abfrage der geltenden Organisation der Behörden und der Verwaltung sowie deren personelle Besetzung vorhanden ist. Es soll skizziert werden, wie eine derartige Lösung aufgebaut werden kann. In diesem Unfang soll auch geprüft werden, ob ein Bedürfnis für ein standardisiertes eDirectory (eCH Standard) in anderen Kantonen und auch beim Bund besteht und wie ein mögliches Zusammenarbeitsmodell aussehen würde.
2. Produktion des Staatskalenders:
   Es soll untersucht werden, ob der gedruckte Staatskalender weiterhin produziert werden soll und ob bei einer Weiterführung der Druckausgabe eine teilautomatisierte Produktion sinnvoll ist.

Ziele der Initialisierungsphase ist die Erstellung einer Studie und eines Planes, die aufzeigen, mit welcher Lösungsvariante das Projekt durchgeführt werden soll und welche weiteren Schritte dazu nötig sind.

Zielbild

Die Dateneingabe in das zentrale eDirectory erfolgt idealerweise über eine standardisierte eCH-Schnittstelle. Alternativ können die Daten auch manuell eingespeist werden. Je nach Ausgabekanal können für die/den Endbenutzer/in mehr oder weniger Informationen dargestellt werden.

Status

Das Projekt befindet sich in der Initialisierungsphase.

Strategische Einordnung

Das Projekt ist Bestandteil des Projektportfolios der Staatskanzlei.

Im Rahmen der Digitalisierung stellen immer mehr öffentliche Organe auf elektronische Informationsverwaltung um. Damit stellt sich auch die Frage der Archivierung. Die Gemeinden, Städte und der Kanton sind dringend auf Plattformen angewiesen, mit denen sie ihre Daten gemäss nationalen und internationalen Standards archivieren können.

Strategische Einordnung

Das Projekt ist Teil des Projektportfolios egovpartner.

Ausgangslage

Die Transaktionsplattform ZHservices ist seit 2009 in Betrieb. Sie ermöglicht Amtsgeschäfte mit der kantonalen Verwaltung über einen sicheren digitalen Kanal. Benutzt wird ZHservices von Privatpersonen, Unternehmen und speziell Treuhandfirmen. Insgesamt gibt es heute 30 verschiedene Services. Dazu gehören namentlich die Steuererklärung ZHprivateTax, Stipendiengesuche, das Lehrbetriebsportal oder Dienstverschiebungen (Militär und Zivilschutz). Derzeit gibt es über 300'000 aktive Benutzerkonten. Diese haben seit 2009 über 1,5 Mio. Geschäftsfälle abgewickelt.

Ziele

Die erneuerte Transaktionsplattform Zhservices soll

• die einfache Aufnahme weiterer digitaler Angebote in die Transaktionsplattform und ein möglichst unterbruchfreies Deployment ermöglichen.
• eine bessere Skalierbarkeit und Integrationsfähigkeit aufweisen.
• barrierefreie Webanwendungen und aktuelle und verbreitete Technologien unterstützen.
• die Möglichkeit bieten, dass Entwicklungsaufträge können von verschiedenen Lieferanten wahrgenommen werden können.

Strategische Einordnung

Das Projekt war Teil des Impulsprogramms Digitale Verwaltung (IP 7.4).

Status

Das Projekt befindet sich in der Realisierungsphase und wird per Ende 2022 abgeschlossen. Die Pilotanwendung eEinbürgerungZH wird umgesetzt.

Vorgehen und Ergebnisse

Die Staatskanzlei hat die kantonalen Angebote für Unternehmen in den Bereichen der Arbeitsbewilligungen und der Unternehmensgründungen überprüft. Im Zentrum stand die Ausrichtung der Angebote auf die Bedürfnisse der Unternehmen und die Schnittstelle zu Angeboten für Unternehmen auf Bundesebene. Als Resultat konnten zwölf Handlungsempfehlungen herausgearbeitet werden, die einen wesentlichen Beitrag zur Optimierung der Angebote für Unternehmen leisten. 

Strategische Einordnung

Das Projekt war Teil des Impulsprogramms Digitale Verwaltung (IP 1.7) und wird im Rahmen der Strategischen Initiative Leistungen umgesetzt. 

Status

Umsetzungsplanung.

Die 162 Städte und Gemeinden des Kantons Zürich setzen bei ihrem Webauftritt auf verschiedene technische Lösungen und inhaltliche Konzepte. Viele der Websites sind mittlerweile in die Jahre gekommen und entsprechen nicht mehr den aktuellen Anforderungen der unterschiedlichen Nutzergruppen.

Strategische Einordnung

Das Projekt ist Teil des Projektportfolios egovpartner.

Vorgehen und Ergebnisse

Die Geschäftsabwicklung innerhalb und zwischen den Direktionen und Ämtern muss elektronisch erfolgen. Dazu sind gegenwärtig verschiedene Hilfsmittel im Einsatz. Im Rahmen einer Vorstudie wurde ein gemeinsame technisches Verständnis zu den Anforderungen und Funktionalitäten einer elektronischen Geschäftsabwicklung erarbeitet und das Verhältnis zwischen Geschäftsverwaltungssoftware und Dokumentenmanagementsystem geklärt. Als Kernergebnis der Arbeiten steht ein neues technisches Zielbild für die Geschäftsfallbearbeitung im Kanton Zürich bereit, dessen Praxistauglichkeit inkl. Standardisierung in einem Nachfolgeprojekt geprüft und erstellt werden sollen.

In einem weiteren Schritt soll das technische Zielbild um die organisatorische und rechtliche Sicht ergänzt und anschliessend im Rahmen anhand eines Beispiels überprüft werden.

Strategische Einordnung

Das Projekt war Teil des Impulsprogramms Digitale Verwaltung (IP 6.6).

Status

Vorprojekt zur Ergänzung des technischen Zielbilds um organisatorische und rechtliche Aspekte.

Ausgangslage

Die Digitalisierung und die damit einhergehende Digitale Transformation beeinflusst unsere Interaktion mit der Bevölkerung aber auch wie wir innerhalb der Verwaltung zusammenarbeiten, Leistungen gegen aussen erbringen und Projekte umsetzen. Mit den herkömmlichen Rahmenbindungen, Denkansätzen, Führungs- und Arbeitsmodellen werden wir diese Herausforderungen aber wohl kaum bewältigen können. Ein Umdenken ist gefordert. Die Organisationskultur gilt dabei als zentraler Hebel für die Veränderung unserer Arbeits- und Verhaltensweisen.

Die im 2020 durchgeführte Initialisierungsphase hatte zum Ziel ein kantonsweites Verständnis zum Thema Kulturwandel zu schaffen. Rund 180 Mitarbeitende aus allen Direktionen und der Staatskanzlei haben in mehreren Workshops die Facetten der aktuellen und angestrebten Kultur der kantonalen Verwaltung beschrieben sowie Massnahmen zur Kulturentwicklung diskutiert und priorisiert. Daraus ergaben sich verschiedene Handlungsfelder.

Parallel dazu wurde im Projekt IP 5.4 «Digital Skills Offensive» eine Vorstudie erstellt, die nötige Schlüsselkompetenzen unserer Mitarbeitenden im Umgang mit der digitalen Transformation beleuchtet und eine Empfehlung zur Entwicklung dieser enthält.

Aus den Überlegungen dieser beiden Vorhaben ergaben sich schliesslich die Ziele für das aktuell laufende Pilotprojekt «Kultur- und Kompetenzentwicklung».

Ziele

• Erhöhung der interdisziplinären und organisationsübergreifenden Vernetzung
• Stärkung der Kunden-, Prozess- und Lösungsorientierung
• Förderung der Veränderungsbereitschaft / -fähigkeit und Innovationsfreude
• Erhöhung der Digitalen Anwendungs-, Gestaltungs- und Führungskompetenzen

Strategische Einordnung

Das Projekt war Teil des Impulsprogramms Digitale Verwaltung (IP 5.2).

Status 

Aktuell werden im Rahmen eines Pilotprojekts verschiedene Formate ausprobiert und evaluiert, die insbesondere zur organisationsübergreifenden Vernetzung, Veränderungsbereitschaft und Innovationsfreude beitragen. Auf Basis dieser Erfahrungen und Erkenntnisse wird schliesslich ein Betriebskonzept entwickelt.

Beschreibung

Das neue Mitarbeitendenportal löst das bestehende Intranet des Kantons Zürich ab. Es verbindet die Mitarbeitenden und ist der zentrale Ausgangspunkt für das individuelle digitale Arbeiten. Das Mitarbeitendenportal bringt die Funktionen der Kommunikation und der Kollaboration sowie wichtige Prozesse für die Mitarbeitenden personalisiert an einem «Ort» zusammen. Es vereinfach damit die tägliche digitale Arbeit und fördert die Zusammenarbeit und Effizienz. Es unterstützt dabei, innen das zu leben, was gegen aussen vermittelt wird: Die kantonale Verwaltung ist eine effiziente und effektive, vernetzt denkende und kundenorientierte Organisation.

Ziele

• mehr Effizienz und Innovation in den Behördenprozessen (dank schnellem Auffinden von Informationen, verstärkter Zusammenarbeit, Austausch und vernetztem Arbeiten),
• höhere Qualität in der Aufgabenausführung (z. B. durch besseres Wissen und Lerneffekte aufgrund besserer Vernetzung),
• laubwürdige Positionierung gegen aussen (z. B. dank durchgängiger Digitalisierung und vernetzter Arbeitsweise),
• verstärktes Engagement (z. B. durch Entlastung von Routineaufgaben, Wissenstransfer oder schnelleres Auffinden der relevanten Informationen),
• grössere Attraktivität als Arbeitgeber (z. B. durch moderne Arbeitsmittel und -kultur)

Strategische Einordnung

Das Projekt war Teil des Impulsprogramms Digitale Verwaltung (IP 5.1).

Status

Das Projekt befindet sich in der Konzeptionsphase.

Vorgehen und Ergebnisse

Im Projekt Online-Bewilligungen sollen Formulare als Erstkontakt mit der Verwaltung vereinheitlicht und vereinfacht werden.

Das Projekt greift die Tatsache auf, dass die internen Prozesse zur Bearbeitung von Anfragen, Bewilligungen und Gesuchen sehr unterschiedlich und nicht durchgängig digital ablaufen. Im Rahmen des Projekts werden Muster-Geschäftsfälle aus der Gesundheitsdirektion, der Sicherheitsdirektion und der Volkswirtschaftsdirektion systematisch überprüft, wo notwendig angepasst und digitalisiert. Diese Muster-Geschäftsfälle dienen zudem dazu, den im Rahmen der «Geschäftsarchitektur E-Government» entwickelten Referenzprozess anzuwenden, zu prüfen, zu verifizieren und anzupassen. Aus den Ergebnissen und Erkenntnissen werden «Good Practices» für das weitere Vorgehen im gesamten Kanton abgeleitet.

Strategische Einordnung

Das Projekt war Teil des Impulsprogramms Digitale Verwaltung (IP 1.4).

Status

Die Realisierungseinheit 1 wurde im Sommer 2021 abgeschlossen und damit wurden Formulare aus der Gesundheitsdirektion und der Volkswirtschaftsdirektion an den Betrieb übergeben. In der Realisierungsphase 2 werden jene Vorhaben realisiert, die als Frontend ZHservices oder easygov.swiss (betrieben durch das SECO) einbinden werden. Diese Umsetzung geschieht in Form von Teilprojekten, deren Lead bei der jeweiligen Verwaltungseinheit liegt und die individuelle Realisierungsfahrpläne haben.
Die Erfahrungen im Sinne von «Good Practice» werden im Projekt zentral konsolidiert und fliessen in einen Werkzeugkasten für künftige Vorhaben ein.

Ausgangslage

Für eine umfassende digitale Transformation der öffentlichen Organe des Kantons Zürich ist die Ausbreitung eines durchgängigen und medienbruchfreien elektronischen Geschäftsverkehrs eine wichtige und dringliche Voraussetzung. Insbesondere für den rechtsgültigen elektronischen Geschäftsverkehr zwischen Privaten und den öffentlichen Organen fehlen die gesetzlichen Grundlagen, weshalb dieser weiterhin analog erfolgen muss. Davon betroffen sind beispielsweise Eingaben von Privaten sowie Zustellungen an Private im formellen Verwaltungshandeln.

Ziele des Projekts

Es sollen die notwendigen gesetzlichen Grundlagen für einen weiteren wichtigen Schritt in der digitalen Transformation der öffentlichen Organe des Kantons Zürich geschaffen werden. Insbesondere soll die Entwicklung umfassender digitaler Services ohne Medienbruch im formellen Geschäftsverkehr in Zukunft auf dem elektronischen Weg ermöglicht werden.

Strategische Einordnung

Das Projekt verfolgt die Lösung von Fragestellungen besonderer strategischer Bedeutung für die umfassende Realisierung einer digitalen Verwaltung. Es war Teil des Impulsprogramms Digitale Verwaltung (IP 2.1).

Status

Der Regierungsrat hat am Juli 2021 die Staatskanzlei ermächtigt, das Vernehmlassungsverfahren durchzuführen (RRB Nr. 822/2021). Der Vorentwurf sieht Änderungen im Verwaltungsrechtspflegegesetz (VRG) sowie Nebenänderungen in einzelnen weiteren Gesetzen vor. Die Vernehmlassung hatte bis zum 26. November 2021 gedauert. Die Änderungen des Verwaltungsrechtspflegegesetzes wurden Mitte Juli 2022 dem Kantonsrat beantragt (RRB Nr. 1038/2022). Die Vorlage befindet sich seit Herbst 2022 in Beratung.

Die Arbeiten zur Erstellung einer dazugehörigen Verordnung wurden mit dem Ziel eines gleichzeitigen Inkrafttretens aufgenommen.

Ausgangslage

In der offiziellen Gesetzessammlung des Kantons Zürich werden jährlich rund 160 Erlasse (Neuerlasse, Änderungen und Aufhebungen) veröffentlicht. Diese werden von der kantonalen Verwaltung und durch Dritte wie Kantonsrat, Gerichte, selbstständige Anstalten, Kirchen und weitere Stellen ausgearbeitet. Während für die Publikation von Erlassen im Kanton Zürich die bereits über 20 Jahre alte zentrale Lösung ZH-Lex existiert, gibt es derzeit für die Planung und Abwicklung von Rechtsetzungsverfahren kein entsprechendes elektronisches System, welches eine effiziente und transparente Erarbeitung unterstützen würde.

Ziele

Im Rahmen des Projekts soll eine Lösung für die durchgängige elektronische Abwicklung das gesamten Rechtsetzungsverfahrens von der Planung, über die Produktion bis zur Publikation der Erlasse geschaffen werden. Diese soll nicht nur für Rechtsetzungsverfahren des Kantons, sondern auch von den Gemeinden und Dritten genutzt werden können und soll folgende grundsätzliche Funktionen umfassen:

• Planung, Steuerung und Überwachung der Rechtsetzungsverfahren
• Erstellung und Bearbeitung der Erlassentwürfe in allen Phasen des Rechtsetzungsprozesses
• Durchführung von Vernehmlassungen
• Verwaltung der in Kraft gesetzten, in Kraft stehenden und aufgehobenen Erlasse sowie deren Publikation

Strategische Einordnung

Das Projekt war Teil des Impulsprogramms Digitale Verwaltung (IP 6.2).

Status

Nach einem ausführlichen und erfolgreichen Proof of Concept hinsichtlich einer Einführung von international anerkannten offenen Standards in der Gesetzgebung, wie Semantic Web und XML (Akoma Ntoso), konnte der Projektauftrag erteilt werden. Das Projekt befindet sich in der Konzipierung der konkreten Lösungen für den Kanton Zürich.

Vorgehen und Ergebnisse

Über ein Benutzerkonto sollen kantonale Leistungen wie zum Beispiel Gesuche oder Bewilligungen einfach und durchgängig digital abgewickelt werden können. Dazu bildet das «Zürikonto» einen zentralen Einstiegspunkt für natürliche Personen und später auch für juristische Personen. Dieser Einstiegspunkt orientiert sich an den Erwartungen und Bedürfnissen der Nutzerinnen und Nutzer (vgl. dazu Studie «Front Office»).

Das Zürikonto wird in vier Teilprojekten bearbeitet:

• Teilprojekt 1: Vision und Stakeholdermanagement
• Teilprojekt 2: Kontofunktionen
• Teilprojekt 3: Leistungen
• Teilprojekt 4: Betrieb und Weiterentwicklung

Strategische Einordnung

Das Projekt war Teil des Impulsprogramms Digitale Verwaltung (IP 2.7) und wird in die Strategische Initiative Leistungen überführt.

Status

Die verschiedenen Teilprojekte haben unterschiedliche zeitliche Kritikalität und Abhängigkeiten. Sie befinden sich daher in unterschiedlichen Stadien.
Das Teilprojekt 1 konnte mit Erstellung der Vision per Oktober 2022 abgeschlossen werden.
Das Teilprojekt 2 wird per Februar 2023 von der Konzeptphase in die Realisierungsphase übergehen.
Für die Teilprojekte 3 und 4 wird die Konzeptphase bis Ende April 2023 verlängert.

Zwischenergebnis: die Vision

Das Projektteam hat die Vision für das Zürikonto ausgearbeitet und dafür möglichst viele Perspektiven eingeholt:

• Von Vertreterinnen und Vertretern von kleinen Gemeinden und grossen Städten
• Aus dem Verband der Gemeindepräsidien des Kantons Zürich
• Aus dem Verein der Zürcher Gemeineschreiber und Verwaltungsfachleuten
• Aus der Politik
• Von Fachpersonen aus der kantonalen und kommunalen Verwaltung.

Die Rückmeldungen dieser Personen bildeten die Grundlagen der Vision. Diese ist mit ihren 8 Grundsätzen im folgenden Dokument genauer erläutert:

Beschreibung

Aufbauend auf den Ergebnissen aus dem Projekt IP7.3 Geschäftsarchitektur DVE sollen weitere Ausbauschritte hin zu einer einfachen, nutzerorientierten, aber umfassenden Architekturlandschaft unternommen werden: Die Zusammenhänge und das Zusammenspiel zwischen Geschäfts-, Anwendungs-, Daten- und Technologie-Architekturen sollen ausgearbeitet werden. Es ist ein gemeinsamer Governance-Ansatz zur Steuerung der Architekturlandschaft zu erarbeiten. Die Gesamtarchitektur wird mit Bund, Kantonen und Gemeinden abgestimmt und als eCH-Standard festgelegt.

Strategische Einordnung

Das Projekt war Teil des Impulsprogramms Digitale Verwaltung (IP 7.5).

Status

Das Projekt soll 2022 gestartet werden, erste Vorbereitungsarbeiten zwischen der Staatskanzlei und dem Amt für Informatik sind angelaufen.

Ausgangslage

Der Bewilligungsprozess von der Eingabe bis zur Abnahme eines Bauvorhabens ist für alle Beteiligten komplex und papierlastig. Zwischen Gesuchstellenden und öffentlicher Verwaltung soll der Datenaustausch zu Baugesuchen vereinfacht, automatisiert und transparent gestaltet werden. Zu diesem Zweck hat der Kanton Zürich die elektronische Webplattform «eBaugesucheZH» entwickelt. Kernstück dieser Dienstleistung ist das neu konzipierte Online-Baugesuchsformular. Die Plattform versteht sich als Daten- und Informationsdrehscheibe für die vernetzte Zusammenarbeit zwischen Bauherrschaften, Planern und Behörden.

Ziele

• Einfache, benutzergeführte Baugesuchseingabe
• Transparenz für alle Beteiligten über Status und Ablauf des Baugesuchs
• Einfacher Zugang zu den Baugesuchsunterlagen für beurteilende Stellen
• Möglichkeit zur Meldung des Baufortschritts

Strategische Einordnung

Das Projekt war Teil des Impulsprogramms Digitale Verwaltung (IP 1.1) und des Projektportfolios egovpartner.

Status

Die Online-Plattform eBaugesucheZH hat Anfang Februar 2020 den öffentlichen Betrieb aufgenommen. Das Projekt wurde Ende November 2020 abgeschlossen.

Ausgangslage

Das Gemeindeamt des Kantons Zürichs (GAZ) und weitere Stellen auf Gemeinde-, Kantons- und Bundesebene beurteilen jährlich rund 7200 Gesuche um eine ordentliche Einbürgerung von Bewerberinnen und Bewerbern. Das Staatssekretariat für Migration des Bundes leitete dem Kanton Zürich in den letzten Jahren jährlich 2700 bis 3300 Gesuche um eine erleichterte Einbürgerung weiter.

Die Bewerberin oder der Bewerber um eine ordentliche Einbürgerung reicht die Akten dem GAZ in Papierform ein. Die beiden Verfahren laufen heute zwischen den involvierten Parteien überwiegend auf dem Postweg und nicht digital ab. Diese Medienbrüche verursachen einen zusätzlichen Bearbeitungsaufwand und bergen das Risiko, dass bei der Übergabe und Erfassung von Geschäftsdaten Informationen verloren gehen. Weiter kann die Bewerberin oder der Bewerber den aktuellen Stand des Gesuchs nicht einsehen, sondern muss die jeweils zuständige Stelle (falls bekannt) anfragen. Auch die öffentlichen Organe können den aktuellen Stand der Geschäftsfälle nicht einsehen.

Ziele

• Bereitstellen einer digitalen Plattform zur Erfassung und Abwicklung von Einbürgerungsgesuchen für Bewerberinnen und Bewerber sowie für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowohl beim Kanton Zürich als auch bei Zürcher Gemeinden
• Ermöglichen der elektronischen Einreichung des Gesuchs für Bewerberinnen und Bewerber       
  
• «digital only»-Verarbeitung des Gesuchs innerhalb der Verwaltung
• Aufhebung von physischen Dossiers und konsequente Reduktion von elektronischen Dokumenten

Strategische Einordnung

Das Projekt war Teil des Impulsprogramms Digitale Verwaltung (IP 1.2) und des Projektportfolios egovpartner.

Status

Das digitale Angebot eEinbürgerung auf ZHservices wurde im Juni 2022 für die ersten elektronischen Gesuche um eine ordentliche Einbürgerung freigeschalten. Anfang 2023 hat die Fachapplikation Einbürgerungen den Betrieb aufgenommen. Das Projekt wurde Ende Februar 2023 abgeschlossen.

Ausgangslage

Die Nutzung der Blockchain-Technologie ist in der kantonalen Verwaltung hinsichtlich Einsatzgebiet und generiertem Nutzen für Verwaltung und Bevölkerung nicht systematisiert.

Vorgehen und Ergebnisse

Im Projekt IP1.5 «Einsatz der Blockchain-Technologie» wurde geklärt, welche Aspekte dieser Technologie sinnvollerweise für Projekte und Vorhaben in der kantonalen Verwaltung genutzt werden können. Die Resultate wurden in einer Studie veröffentlicht. Zudem wurde ein Leitfaden entwickelt, mit dem Verwaltungsstellen prüfen können, ob Geschäftsfälle für die Blockchain-Anwendung geeignet sind. Der Leitfaden wurde anhand konkreter Beispiele aus den Direktionen in der Praxis getestet. Aufgrund der positiven Tests konnte der Leitfaden allen Verwaltungseinheiten zur Verwendung zur Verfügung gestellt werden.

Per Projektende ist noch ein Pilotprojekt anhand dessen die konkrete Umsetzung demonstriert werden kann, offen. Spätestens bei der Kosten-/Nutzenanalyse musste ein Einsatz der Blockchaintechnologie bei den geeigneten Usecases jeweils verworfen werden.

Strategische Einordnung

Das Projekt war Teil des Impulsprogramms Digitale Verwaltung (IP 1.5). Das Thema «Blockchain in der Verwaltung» wird innerhalb der Strategischen Initiative Infrastruktur weiter beobachtet. 

Status 

Das Projekt wurde Ende 2022 abgeschlossen.

Beschreibung

Die Staatskanzlei prüft den Einsatz der KI-Technologie in Zusammenarbeit mit internen und externen Anspruchsgruppen (z.B. Entscheidungsunterstützung, Bots). Zu beachten sind insbesondere auch Fragen der digitalen Ethik.

Strategische Einordnung

Das Projekt war Teil des Impulsprogramms Digitale Verwaltung (IP 6.4).

Status

Die Studie «Einsatz Künstlicher Intelligenz in der Verwaltung: rechtliche und ethische Aspekte» wurde im Februar 2021 abgeschlossen. Die Ergebnisse wurden den Mitarbeitenden der Verwaltung sowie einem weiteren Kreis interessierter Personen im Q3/2021 vorgestellt.

Im Rahmen des Projekts IP3.1 Datenmanagement und Data-Governance wird KI in der Verwaltung als Pilotanwendung weitergeführt.

Ausgangslage

Das Projekt eJustizakte wird als sogenannte Sandbox «eStrafakte.ZH» im Kontext des nationalen Vorhabens Justitia 4.0 bearbeitet. Das Projekt Justitia 4.0 wurde gestartet, um die elektronische Kommunikation zu vereinfachen und die elektronische Akte bei den Strafverfolgungsbehörden und bei Gerichten flächendeckend zu verankern. 

Die Schweiz besitzt die gesetzlichen Grundlagen und die notwendige IT-Infrastruktur. Dennoch bekommen die Justizbehörden nur selten elektronische Eingaben. Die Gründe dafür sind die meist papierbasierte Bearbeitung in den Behörden, die Unterschriftserfordernisse und das Vertrauen in die elektronischen Kommunikationskanäle resp. deren Stabilität. 

Ziele

Im Rahmen des Projekts «eStrafakte.ZH» sollen folgende Ziele erreicht werden:

• Ein erster Schritt zur durchgängigen medienbruchfreien Bearbeitung der Strafakte im Kanton Zürich ist initialisiert und als gemeinsames Ziel anerkannt.
• Das Verständnis für ein gemeinsames elektronisches Zusammenarbeiten zwischen den Kantonalen Staatsanwaltschaften und den Bezirksgerichten anhand einer Pilotanwendung zwischen einer Regionalen Staatsanwaltschaft und einem Bezirksgericht für ausgewählte Prozesse ist geschärft.
• Die Anforderungen an eine eStrafakte.ZH und an die Schnittstellen der Fachapplikationen der Staatsanwaltschaft und der Gerichte liegen vor.
• Die für den Betrieb der eStrafakte.ZH erforderlichen Administrations-, Berechtigungs- und Notifikations-Prozesse sind bekannt.
• Strukturelle, prozessuale und rechtliche Aspekte der Zusammenarbeit sind untersucht und der Handlungsbedarf ist identifiziert.
• Die Arbeiten und der Austausch der Ergebnisse sind mit den Fachgruppen von Justitia 4.0 koordiniert.

Strategische Einordnung

Das Projekt war Teil des Impulsprogramms Digitale Verwaltung (IP 6.1).

Die Veröffentlichung amtlicher Mitteilungen und von systematischen Rechtssammlungen über digitale Medien entspricht dem heutigen Informationsanspruch von Bevölkerung und Wirtschaft. Die Gewährleistung der Rechtssicherheit dieser Online-Dokumente war für die Gemeinden bis anhin mit erheblichem Aufwand verbunden. Das Digitale Amtsblatt Schweiz bietet jetzt eine richtungsweisende Lösung.

Strategische Einordnung

Das Projekt war Teil des Projektportfolios egovpartner.

Ausgangslage

In der zukünftigen Verwaltung stehen die Nutzerinnen und Nutzer im Zentrum. Sie beziehen Verwaltungsdienstleistungen ohne den «Schrecken der Bürokratie»; alles ist einfach, transparent, effizient und verständlich. Die Verwaltung und ihre Dienstleistungen sind exzellent. In diesem Projekt wurden die Vision einer Verwaltung der Zukunft sowie neun handlungsleitende Prinzipien definiert.

Ergebnisse

Die Ergebnisse sind in einer Strategie und Konzept festgehalten.

Strategische Einordnung

Das Projekt war Teil des Impulsprogramms Digitale Verwaltung 2018/2019 (IP 2.3) und des Projektportfolios egovpartner.

Status 

Das Projekt wurde im September 2019 abgeschlossen.

Ausgangslage

Zwar befasst sich die kantonale Verwaltung seit Ende der Neunzigerjahre mit Fragen des E-Government, aber mittlerweile existiert eine Lücke zwischen dem Wunsch nach einer einheitlichen Benutzererfahrung und dem tatsächlichen Angebot der Verwaltung.

• Die Digitalisierungsvorhaben der sieben Direktionen und deren Ämter sowie der Staatskanzlei waren bis 2018 wenig koordiniert und folgten keinem gemeinsamen Plan.
• Für ähnliche Prozesse oder Prozessschritte wurden viele eigene kleine Lösungen eingekauft oder selber programmiert.
• Das führt zu einem uneinheitlichen und dadurch erschwerten Benutzererlebnis.

Ziele

Übergeordnetes Ziel der Geschäftsarchitektur–E–Government ist, dass Entscheidungen rund um die Geschäftsarchitektur–E–Government «richtig», d.h. im Sinne der Bedürfnisse aller Beteiligter und im Hinblick auf die Grundsätze der «Strategie Digitale Verwaltung» (d.h. die Interessen des Kantons als Ganzes), gefällt werden. Dazu sind folgende Schritte notwendig:

• Bereitstellung von Führungs- und Steuerungsinstrumenten
• Systematische und zielorientierte Planung von Digitalisierungsvorhaben (insbesondere von Services an externe Interessengruppen)
• Management der Abhängigkeit zur IKT-Architektur
• Im Rahmen des Impulsprojekts 7.3 wurde in den letzten Monaten diese übergreifende Geschäftsarchitektur–E–Government entwickelt.
• Das Herzstück des Projekts bildet die neue Fachstelle Geschäftsarchitektur–E–Government, mit deren Implementierung und Betrieb die Staatskanzlei beauftragt wurde.

Strategische Einordnung

Das Projekt Geschäftsarchitektur (IP 7.3) ist Teil des Impulsprogramms Digitale Verwaltung. Vorgesehen ist, die Architekturaktivitäten im Rahmen eines Nachfolgeprojekts auf weitere Domänen auszudehnen. Das Projekt Architekturmanagement (IP 7.5) ist ebenfalls im Impulsprogramm Digitale Verwaltung.

Status

Das Projekt ist abgeschlossen. Die Projektergebnisse werden in der Stammorganisation (Staatskanzlei / Abeteilung Digitale Verwaltung & E-Government) aktiv genutzt und stossen auf grosse Akzeptanz. Ausstehend ist lediglich die Bewilligung der Geschäftsarchitekturstelle durch das Gremium SDI; diese wurde als Folge der aktuellen Covid-19-Lage zurückgezogen.

Ausgangslage

In der kantonalen Verwaltung werden heute in fast allen Bereichen Personendaten benötigt. Die kantonalen Amtsstellen beziehen diese Daten aus den kommunalen Einwohnerregistern in unterschiedlicher Form – telefonisch, per Fax, Briefpost oder E-Mail. Dies ist für die Gemeinden als Datenlieferantinnen wie auch für die kantonalen Datenbezüger nicht nur sehr aufwendig und mit Fehlerquellen verbunden, sondern auch aus Sicht der Datensicherheit fragwürdig. Bei einer Erhebung im Jahr 2011 wurde festgestellt, dass rund 200 kantonale Stellen pro Jahr fast 1,8 Millionen Anfragen zur Erfüllung ihrer gesetzlichen Aufgaben ausführten.

Ergebnisse

Die kantonale Einwohnerplattform (KEP) ist seit dem 1. Januar 2019 in Betrieb. Damit wurden die folgenden Ziele erreicht:

• Zentrale Schaffung einer Kopie der kommunalen Einwohnerregister
• Vereinfachung des Prozesses, damit berechtigte öffentliche Organe die Daten beziehen können

Strategische Einordnung

Das Projekt war Teil des Impulsprogramms Digitale Verwaltung 2018/2019 (IP 3.2) und des Projektportfolios  egovpartner.

Status

Das Projekt wurde im Dezember 2018 abgeschlossen. 

Ausgangslage

Im Kanton Zürich ist eine Vielzahl von Formularen für verschiedenste Geschäfte verfügbar. Diese sind über die kantonale Webseite in unterschiedlichen Formaten (Word, PDF, html, weitere) abrufbar und können auf unterschiedliche Weisen ausgefüllt und an die jeweilige kantonale Stelle übermittelt werden: manuell ausgefüllt, elektronisch ausgefüllt, mit oder ohne Unterschrift, mit Versand via E-Mail, Fax oder Post. Diese Formulare sind heute sehr heterogen und im Erscheinungsbild uneinheitlich präsentiert. Für die durchgängig digitale Dateneingabe und Datenverarbeitung (für eine zukünftig durchgängige digitale Serviceabwicklung) entwickelt die Staatskanzlei einheitliche und standardisierte eFormulare, bestehende PDF- und Word-Formulare werden abgelöst unter Berücksichtigung weiterer Digitalisierungsentwicklungen und -vorgaben in der kantonalen Verwaltung.

Ziele

• ZHweb-Formulare werden wirtschaftlich und einheitlich (Layout und Funktion) umgesetzt. Dazu werden die Erkenntnisse aus Musterumsetzungen gesammelt, ausgewertet und soweit möglich harmonisiert und standardisiert.
• Für die kantonsweise Umsetzung ist die nötige Aufbau- und Zusammenarbeitsorganisation definiert und konstituiert.
• In einer festgelegten Zeitspanne von 12 Monaten werden durch die temporäre Projektorganisation 100 Formulare in enger Zusammenarbeit mit bestehenden Organisationseinheiten vorbildlich abgelöst.

Strategische Einordnung

Das Projekt ist Teil des Impulsprogramms Digitale Verwaltung (IP 2.2).

Status

Das Projekt wurde per Ende Juni 2021 abgeschlossen. Im Betrieb ist das Team von ZHweb für alle Anliegen rund um Formulare zuständig.

Ausgangslage

Häufig werden Daten zwar elektronisch verarbeitet – zum Beispiel in Form von eingescannten Dokumenten –, aber nicht in strukturierter Form erhoben, genutzt und gespeichert. Die auf gescannten Unterlagen basierende Arbeit ist häufig anzutreffen, verhindert aber die Medienbruchfreiheit und Durchgängigkeit der Verwaltungsprozesse. Zudem fehlen die notwendigen gemeinsamen Stammdatenregister.

Als Folge der dezentralen Leistungserbringung bewirtschaften die Verwaltungseinheiten die zur Erfüllung ihrer Aufgaben notwendigen Transaktions- und Stammdaten in jeweils spezifischen Fachapplikationen. Über die ganze Kantonsverwaltung gesehen ist von mehreren Hundert Fachapplikationen auszugehen. Damit verfügen sie sowohl über Daten, die sie ausschliesslich zu ihrer fachspezifischen Aufgabenerfüllung benötigen, als auch über Datenbestände, die problemlos gemeinsam genutzt werden könnten. Als Folge davon existieren unterschiedliche Definitionen für gleiche Daten.

Ziele

• Eine Strategie Datenmanagement im Bereich Stammdaten wird erarbeitet. 
• Für den Aufbau und die Einführung eines modernen Stammdatenmanagements werden ein Rolloutkonzept erarbeitet und Zwischenziele definiert.
• Die Prinzipien, welche die konkrete Ausgestaltung und den Handlungsspielraum für die Planung, Umsetzung und den Betrieb des Stammdatenmanagements regeln, werden erarbeitet.
• Ein Geschäftsobjektmodell und ein Datenkatalog werden erarbeitet. 
• Die Technologie- und Plattformanforderungen werden beschrieben und die übergeordneten Technologie-Prinzipien definiert.
• Eine konzeptionelle Vertiefung eines konkreten, fachlichen Geschäftsfalls wird durchgeführt. 
• Ein Geschäftsorganisationskonzept und ein Betriebskonzept definieren Lösungen für organisatorische Aspekte wie Rollen, Dateneigentum, Betrieb, Risiken und Migration. Die Prozesse für das Stammdatenmanagement werden definiert.

Strategische Einordnung

Das Projekt war Teil des Impulsprogramms Digitale Verwaltung (IP 3.1). Die Ergebnisse bilden die Basis für die Strategische Initiative Daten. 

Status

Das Projekt ist abgeschlossen. 

Ausgangslage

Der neue Webauftritt des Kantons Zürich ist ein Schlüsselprojekt zur «Förderung der digitalen Information, Kommunikation und Mitwirkung an der Verwaltungstätigkeit» innerhalb der Strategie Digitale Verwaltung.

Ergebnisse

Kerngedanke des neuen Webauftritts ist die konsequente Ausrichtung der Inhalte auf die Bedürfnisse der Nutzerinnen und Nutzer. Themen stehen im Vordergrund, die Verwaltungsorganisation tritt in den Hintergrund.

Die Organisation «hinter den Kulissen» wurde ebenfalls angepasst und die laufende Weiterentwicklung ist mit dem neuen Web-Team sichergestellt.

Strategische Einordnung

Das Projekt war Teil des Impulsprogramms Digitale Verwaltung (IP 4.1 und IP 4.2).

Status 

Das Projekt wurde abgeschlossen.

Ausgangslage

Die digitale Transformation erfordert von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der kantonalen Verwaltung ein Umdenken: Die Einwohnerinnen und Einwohner möchten unabhängig von organisatorischen Voraussetzungen, einfache und durchgängige Dienstleistungen beziehen. Dies verlangt auf Seiten der kantonalen Verwaltung nach einem übergreifenden Denken, das die Bedürfnisse der Einwohnerinnen und Einwohner sowie ansässigen Unternehmen und ins Zentrum rückt. Damit geht auch einher, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Chancen und Gefahren der Digitalisierung kennen und einen angemessenen Umgang damit entwickeln.

Ziele

Ziel ist es, für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der kantonalen Verwaltung ein Set an notwendigen Kompetenzen zur Digitalen Transformation zu definieren, um darauf basierend Massnahmen zu erarbeiten, die für die Kompetenzentwicklung unterstützend sind.

Strategische Einordnung

Das Projekt war Teil des Impulsprogramms Digitale Verwaltung (IP 5.4).

Ergebnisse

Aus der Vorstudie ist das Kompetenzmodell «Digitale Transformation» resultiert, das das bestehende Kompetenzmodell des Kantons Zürich mit den Schlüsselkompetenzen der digitalen Transformation ergänzt. Es bildet die Basis für Kompetenzentwicklungsmassnahmen, die zusammen mit der Kulturentwicklung angegangen werden (IP5.2 Kultur- und Kompetenzentwicklung).

Ausgangslage

Im Zusammenhang mit dem Legislaturziel «Teilhabe» (Legislaturziel 5, RRZ 5e und 5f) soll geprüft werden, wie die Anforderungen und Ideen interessierter Einwohnerinnen und Einwohner unter Berücksichtigung digitaler Möglichkeiten einfacher erfasst und in die Gestaltung der politischen Prozesse und Behördenprozesse einfliessen können. Konkret geht es um die beiden Teilprojekte:

• Teilprojekt 1: Mittels digitaler Instrumente soll die Teilhabe am politischen Geschehen für Einwohnerinnen und Einwohner im Kanton Zürich einfacher und transparenter gestaltet werden.
  
• Teilprojekt 2: Nutzerinnen und Nutzer im Kanton Zürich sollen in die Erstellung und Erbringung von öffentlichen Dienstleistungen involviert werden, um ihre Bedürfnisse besser zu verstehen, die Prozesse zu optimieren und neue Dienstleistungsfelder zu erschliessen.

Ziele

Die Initialisierungsphase hatte zum Ziel, eine Bestandesaufnahme der digitalen Beteiligungsmöglichkeiten im politischen Prozess und im Behördenprozess durchzuführen. Hierfür wurden zu beiden Prozessarten relevante Trends und Entwicklungen im Bereich Partizipation mittels einer Literaturrecherche zusammengezogen. Weiter wurde untersucht, welche partizipativen Instrumente und Initiativen im Kanton Zürich bestehen respektive geplant sind, und welches Bedürfnis die Bevölkerung hat in Bezug auf digitale Beteiligung. Damit soll verstanden werden, welche Erfahrungen mit digitalen Partizipationsprozessen im Kanton Zürich bestehen und welches Potential digitale Instrumente für die Beteiligung der Bevölkerung bereithalten.

Strategische Einordnung

Das Projekt war Teil des Impulsprogramms Digitale Verwaltung.

Ergebnis    

Das im Rahmen des Projekts IP4.3 Partizipation neu denken erarbeitete Grundlagendokument enthält einen Überblick über bestehende und geplante Instrumente und Initiativen in der politischen Partizipation und Behördenpartizipation im Kanton Zürich. Gestützt auf Interviews mit Partizipationsexpertinnen und- experten sowie einer Umfrage bei der Zürcher Bevölkerung wurden zudem Massnahmen zur Stärkung der digitalen und hybriden Partizipationsangebote entwickelt. Die daraus abgeleiteten Grundsätze partizipativer Prozesse wurden in einem «Partizipationsbaukasten» systematisiert. Die Bevölkerungsbefragung wurde kommuniziert und steht zur Nutzung zur Verfügung.

Beschreibung

Mit jährlich einer Million eingereichter Steuererklärungen von natürlichen Personen ist das Steuererklärungsverfahren der wichtigste Geschäftsfall der kantonalen Verwaltung. Das Steuererklärungsverfahren hat Potenzial zur Verbesserung des Verfahrens zur elektronischen Aufforderung zum Ausfüllen der Steuererklärung via ZHservices-Portal und das Zürikonto. Das vorliegende Projekt hat zum Ziel, das gesamte Steuererklärungsverfahren zu überprüfen und zu vereinfachen. 

Strategische Einordnung

Das Projekt war Teil des Impulsprogramms Digitale Verwaltung (IP1.6)

Ergebnis

Im Projekt IP1.6 Steuerungserklärungsverfahren wurde im Rahmen der Initialisierung eine Studie erstellt, die aufzeigt, wie das Steuererklärungsverfahren im Gesamtprozess digital vorangetrieben werden kann. Dazu wurde auch ein Bezug zu anderen Projekten (z.B. IP7.4 Erneuerung ZHservices und IP2.7 Zürikonto) hergestellt.