Hinweise zur Umsetzung

Die Inhalte richten sich an direktionale Stellen und Ämter, die das Verwaltungsrechtspflegegesetz (VRG) und die Verordnung über elektronische Verfahrenshandlungen im Verwaltungsverfahren (VEVV) umsetzen müssen.

Zentrale Neuerungen

Diese Neuerungen müssen von den Verwaltungsbehörden im Kanton Zürich zeitlich gestaffelt umgesetzt werden.

Mit Inkrafttreten:

  • elektronischer Empfang und Versand
  • qualifizierte elektronische Signatur
  • elektronischer Verkehr untereinander

Spätestens zwei Jahre nach Inkrafttreten:

  • elektronische Aktenführung

Informations-veranstaltungen

Die Staatskanzlei bietet Informationsveranstaltungen an, die Themen aus der Umsetzung des geänderten Verwaltungsrechtspflegegesetz (nVRG) (Änderung vom 30. Oktober 2023) und der Verordnung über elektronische Verfahrenshandlungen im Verwaltungsverfahren (VE-VEVV) aufgreifen. Es haben bereits folgende Veranstaltungen stattgefunden:

  • Elektronische Signaturen im Verwaltungsverfahren am 30. April 2024
  • Trägerwandlung – Umgang mit Akten am 23. Mai 2024

Informationen und Unterlagen können Sie per Mail (lexgo@sk.zh.ch) erfragen.

Weitere Veranstaltungen sind in Planung. Termine und Details werden hier aufgeschaltet.

Aktualität

Die Inhalte werden laufend ergänzt, insbesondere weil sich die Verordnung über elektronische Verfahrenshandlungen im Verwaltungsverfahren (VEVV) in der Vernehmlassung befindet und Änderungen vorbehalten sind. Daher wird diese als VE-VEVV (Vorentwurf VeVV) ausgezeichnet. Es lohnt sich also regelmässig vorbeizuschauen.

Verwenden Sie die Akkordeon-Bedienelemente, um die Sichtbarkeit der jeweiligen Panels (unterhalb der Bedienelemente) umzuschalten.

Verwaltungsbehörden sind geübt im Umgang mit Schriftstücken innerhalb des Verwaltungsverfahrens. Dokumente in Papierform werden auf dem Postweg versendet oder persönlich überbracht. Künftige elektronische Übermittlungen dürfen nicht über eine beliebige E-Mail-Adresse vorgenommen werden, sondern müssen über Kanäle übermittelt werden, die bestimmte Anforderungen erfüllen.

Mindesterreichbarkeit nach VRG und VE-VEVV

Eine Verwaltungsbehörde ist im Sinne des VRG (Fassung vom 30. Oktober 2023) elektronisch erreichbar, wenn sie sich auf mindestens einer der beiden vom Bund anerkannten Zustellplattformen mit einer elektronischen Adresse registriert hat.

In der Schweiz gibt es derzeit zwei vom Bund anerkannte Zustellplattformen:

Adresse auswählen

Es steht jeder Verwaltungsbehörde frei, ob sie entsprechend ihren Organisationsstrukturen eine einzige elektronische Adresse oder mehrere elektronische Adressen auf einer vom Bund anerkannten Zustellplattform einrichten will.

Für Verwaltungsbehörden, die den elektronischen Posteingang zentral organisieren, wird eine einzige elektronische Adresse ausreichen. Grössere Behörden können nach Bedarf mehrere elektronische Adressen bezeichnen, z.B. eine Adresse pro Amt. Es muss organisatorisch sichergestellt werden, dass die elektronische Post genauso wie die Post in Papierform, regelmässig gesichtet und an die zuständige Stelle oder Person weitergeleitet wird.

Bei Ihren Überlegungen können Ihnen folgende Fragestellung helfen:

  • Wie wird der elektronische Posteingang in meiner Verwaltungsbehörde künftig organisiert?
  • Wie viele auf einer vom Bund anerkannten Plattform registrierte Adressen stelle ich als Verwaltungsbehörde zur Verfügung?

Nutzung der vom Bund anerkannten Zustellplattformen

Um eine vom Bund anerkannte Zustellplattform nutzen zu können, muss sich eine Verwaltungsbehörde auf der Plattform und im Behördenverzeichnis der jeweiligen Zustellplattform registrieren. Grundsätzlich wird davon ausgegangen, dass auf eine registrierte E-Mail-Adresse mehrere Personen Zugriff haben müssen. Dieser Anwendungsfall wird derzeit vom Amt für Informatik (AFI) und weiteren Stellen analysiert.

Hinweis Service AFI

Ein Bestellprozess für Kundinnen und Kunden des AFI wird derzeit definiert. Ziel ist es, dass die Bestellung einer E-Mail-Adresse für eine anerkannte Zustellplattform als Service angeboten werden kann. Das Serviceangebot ermöglicht es von den Vertragsbedingungen und sonstigen damit in Verbindung stehenden Vorteilen zu profitieren. Daher empfiehlt das AFI seinen Kundinnen und Kunden auf die Bereitstellung des Services zu warten. Dieser steht spätestens im Sommer 2024 zur Verfügung.

Hinweis Gemeinden und Städte

Gemeinden und Städte finden bei egovpartner Informationen und Vorgehenstipps zur Auswahl und Einrichtung von Adressen auf vom Bund anerkannten Zustellplattformen.

Interoperabilität der Zustellplattformen

Zugelassene Plattformen müssen die Interoperabilität mit anderen zugelassenen Plattformen gewährleisten. So muss eine Eingabe von Person A auf der Plattform A für eine Verwaltungsbehörde B auf der Plattform B von der Plattform A zur Zustellung an die Plattform B übergeben werden.

Im nicht öffentlichen Teilnehmerverzeichnis sind alle auf einer anerkannten Zustellplattform registrierten E-Mail-Adressen aufgeführt. Das Teilnehmerverzeichnis stellt damit die Grundlage für die Interoperabilität der Zustellplattformen her.

Zusätzliche Möglichkeiten

Neben den vom Bund anerkannten Zustellplattformen können die Verwaltungsbehörden weitere für sie massgebliche Kanäle für rechtsgültige elektronische Übermittlungen anbieten, sofern bestimmte Voraussetzungen erfüllt werden:

  • Übermittlungen müssen vor unrechtmässiger Kenntnisnahme geschützt sein.
  • Die Informationen müssen unverändert übermittelt werden.
  • Der Zeitpunkt sowohl der Abgabe von Eingaben als auch des erstmaligen Abrufens von Anordnungen für die Erstellung von Quittungen muss eindeutig festgestellt werden können.

Die Verwaltungsbehörde kann einen weiteren Kanal entweder für alle ihre Leistungen oder auch für einzelne elektronische Behördenleistungen als massgeblich bezeichnen und anbieten (z.B. die elektronische Abwicklung von bestimmten Gesuchen gestützt auf die Spezialgesetzgebung).

Weiterer massgeblicher Kanal Zürikonto

Das «Zürikonto» kann als weiterer massgeblicher Kanal und zentraler Einstiegspunkt genutzt werden. Verfahrenshandlungen können über das Zürikonto elektronisch abgewickelt werden, soweit es ein entsprechendes digitales Angebot für eine spezifische Behördenleistung gibt, das an das Zürikonto angeschlossen ist. Erfolgt die Eingabe über das Zürikonto, ist das Zürikonto der Rückantwortkanal.

Im Zürikonto kann eine Person angeben, mit der Verwaltungsbehörde grundsätzlich elektronisch verkehren zu wollen. Für die Verwaltungsbehörde bedeutet dieses Einverständnis, dass sie über das Zürikonto mit dieser Person verkehrt und Verfahren einleitet, soweit es ein entsprechendes digitales Angebot gibt.

Ansprechpartner für das Produkt Zürikonto ist Beat Bourquin

Weitere Informationen unter der Produktseite Zürikonto.

Verzeichnis und Meldung der registrierten Adresse

Die Staatskanzlei publiziert ein Verzeichnis auf ihrer Webseite. Im Verzeichnis werden die elektronischen Adressen der Verwaltungsbehörden geführt. Das Verzeichnis wird zum Inkrafttreten der Änderung des VRG und der VEVV zur Verfügung stehen. Es wird rechtzeitig vorher bekannt gegeben, wie die Adressen an die Staatskanzlei gemeldet werden können.

Elektronischer Versand

Natürliche und juristische Personen, die nicht zum elektronischen Geschäftsverkehr verpflichtet sind, können entscheiden, ob sie mit Verwaltungsbehörden analog oder elektronisch verkehren wollen. Die zu Beginn gewählte Form des Eingangs (z.B. der Antragstellung) bestimmt die Form der durch die Behörde erstellten Anordnung (siehe § 4d Abs. 1 lit. c VRG).

Der elektronische Versand erfolgt

  • über denselben massgeblichen Kanal (vom Bund anerkannte Zustellplattform oder weiterer elektronischer Kanal nach § 2 lit b VE-VEVV) über den der Eingang erfolgt ist (z. B. das Gesuch eingegangen ist)
  • oder über den massgeblichen Kanal, auf dem die mitteilungsberechtigte Person zu verstehen gegeben hat, elektronisch verkehren zu wollen.

Folgende Entscheidungshilfe zur visuellen Veranschaulichung.

Grafische Darstellung für die Unterscheidung der Prozesse beim elektronischen bzw. analogen/postalischen Geschäftsverkehr
Entscheidungshilfe Form des Geschäftsverkehrs

Verpflichtende elektronische Eingabe

Das VRG verpflichtet bestimmte Berufsgruppen dazu, Verfahrenshandlungen elektronisch vorzunehmen (§ 4d Abs. 2 VRG). Dies sind:

  • Personen, die berufsmässig Personen vor Verwaltungsbehörden oder Gerichten vertreten, z.B. Treuhänderinnen und Treuhänder.
  • Personen, die Parteien vor schweizerischen Gerichten vertreten dürfen, siehe Bundesgesetz vom 23. Juni 2000 über die Freizügigkeit der Anwältinnen und Anwälte (Anwaltsgesetz, BGFA, SR 935.61), z.B. Anwältinnen und Anwälte.

Was eine qualifizierte elektronische Signatur ist

Eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist eine elektronische Signatur. Eine elektronische Signatur ist ein technisches Verfahren, um die Echtheit eines Dokuments, einer Nachricht, elektronischer Daten sowie die Identität der Person zu überprüfen, durch welche die Signatur erstellt wird. Die elektronische Signatur sind Daten, die an andere Daten in elektronischer Form angehängt werden.

Die qualifizierte elektronische Signatur beruht auf einem qualifizierten Zertifikat und erfüllt die höchste Sicherheitsstufe unter den elektronischen Signaturen. Die QES bietet im Vergleich zu anderen elektronischen Signaturen eine hohe Garantie für die Identität der unterzeichnenden Person, die technische Sicherheit und damit auch mehr Rechtssicherheit. Mit der Teilrevision des Verwaltungsrechtspflegegesetzes (VRG) wird die QES nach Bundesgesetz über die elektronische Signatur (ZertES, SR 943.03) im kantonalen Verwaltungsverfahren zugelassen. Künftig kann durch Anbringen einer QES das Unterschriftserfordernis im Verwaltungsverfahren erfüllt werden.

Der Vernehmlassungsentwurf der Verordnung (VE-VEVV) sieht vor, dass Anordnungen, die im Rahmen von elektronischen Verfahrenshandlungen nach VRG vorgenommen werden, mit einer qualifizierten elektronischen Signatur zu versehen sind.

DigiCert® Document Trust Manager

Das Amt für Informatik (AFI) bietet eine Applikation zum Anbringen von qualifizierten elektronischen Signaturen an (siehe Bestellprozess DigiCert® Document Trust Manager).

Aktuelles

Das Amt für Informatik wird im Herbst 2024 eine neue Lösung anbieten, die für kantonale Stellen dann über das Service-Portal bestellt werden kann. Gemeinden und Städte im Kanton Zürich haben die Möglichkeit von den Vertragsbedingungen des AFIs zu profitieren und die Lösung über ein Mini-Tender zu beziehen. Vorabinformationen hierzu sind auf egovpartner.ch aufgeschaltet. Weitere Informationen folgen im Sommer 2024.

Hinweis Gemeinden und Städte

Gemeinden und Städte finden bei egovpartner Informationen und Vorgehenstipps zur Auswahl und Einführung einer QES.

Elektronisches Siegel

Ein geregeltes elektronisches Siegel darf unter anderem dann zum Einsatz kommen, wenn Anordnungen aufgrund ihrer grossen Anzahl nicht einzeln unterzeichnet werden können (sogenannte «Massenverfügungen»). Ein elektronisches Siegel weist nach, welche Organisation das elektronische Dokument ausgestellt hat. Dadurch werden die Herkunft und die Integrität des Dokuments sichergestellt. Mit dem Produkt SealSign 2.0 können elektronische Siegel angebracht werden.

SealSign 2.0 für elektronische Siegel

Das AFI arbeitet derzeit daran, die technische Infrastruktur aufzubauen, um Seal Sign anbieten zu können. Weitere Infos werden an dieser Stelle bekannt gegeben.

Auswirkungen

Eine Verwaltungsbehörde muss elektronische Anordnungen (Verfügungen), die gestützt auf das VRG (Fassung vom 30. Oktober 2023) und die VE-VEVV erlassen werden, zukünftig elektronisch signieren. Einer elektronischen Anordnung bedarf es beispielsweise dann, wenn der Eingang eines Antrags (z.B. auf eine Leistung) elektronisch erfolgt ist und die darauf folgende Anordnung dementsprechend auch elektronisch erstellt und versendet werden muss.
 

Grafische Darstellung des Prozesses beim elektronischen signieren
Ablauf elektronischen Eingang verarbeiten

Eine qualifizierte elektronische Signatur muss die gesetzlichen Anforderungen gemäss Bundesgesetz vom 18. März 2016 über Zertifizierungsdienste im Bereich der elektronischen Signatur und anderer Anwendungen digitaler Zertifikate (Bundesgesetz über die elektronische Signatur, ZertES, SR 943.03) erfüllen.

Das AFI stellt seinen Kundinnen und Kunden eine Applikation zum Anbringen von QES, den DigiCert® Document Trust Manager, zur Verfügung. Das Anbringen einer QES wird mithilfe einer Zwei-Faktor-Applikation vorgenommen.

Bestellprozess DigiCert® Document Trust Manager

Das Zertifikat, das auf einem Dokument in Form einer QES angebracht wird, ist personenspezifisch. Es ist erforderlich, dass jede und jeder Mitarbeitende, die oder der eine QES benötigt, den Bestell- und Registrationsprozess eigenständig durchläuft. Eine Sammelbestellung von Zertifikaten ist daher nicht möglich.

  • Bestellung für Kundinnen und Kunden des AFI
    • Der DigiCert® Document Trust Manager kann über das Serviceportal AFI beschafft werden. Dort finden Sie auch eine Beschreibung des Produktes und eine Anleitung, wie Sie sich für den DigiCert® Document Trust Manager registrieren können.
  • Bestellung für nicht auf den DAP migrierte kantonale Stellen
    • Noch nicht auf den digitalen Arbeitsplatz (DAP) migrierte Direktionen können sich eine QES gemäss der im Service Center PKI publizierten Anleitung direkt beschaffen.

Für die Einbindung des Document Trust Managers in eine Fachapplikation ist ein gesondertes Vorgehen erforderlich. Über die IT-verantwortliche Person in Ihrer Direktion oder Ihrem Amt können Sie dem AFI über das «Service Leadership Board» gerne Ihr Anliegen mitteilen und ein individuelles Vorgehen entwerfen.

Kosten Document Trust Manager

Die Nutzung des Document Trust Managers ist kostenpflichtig. Die Verrechnung für Kundinnen und Kunden des AFI erfolgt gemäss der IKT-Verrechnungsstrategie über Service Now.

Eingang elektronisch signierter Dokumente

Im Rahmen von elektronischen Verfahrenshandlungen erhalten Verwaltungsbehörden künftig elektronisch signierte Dokumente z.B. in Form eines elektronisch signierten Gesuchs. Eine Validierung der QES ist mit dem Validierungsmechanismus von Adobe Acrobat Reader möglich. Über den Validator des Bundes können Sie eine QES oder ein elektronisches Siegel ebenfalls validieren. Der Validator zeigt Ihnen die Gültigkeit des Dokumentes und der darin enthaltenen Signaturen und Siegel an. Zusätzlich können Sie einen Prüfbericht erstellen lassen.

Validator des Bundes

Den Validator des Bundes gibt es in zwei Anwendungsformen:

  • als Web-Validator mit dem über einen Webbrowser kann ein zu validierendes Dokument geprüft und hochgeladen werden und den
  • als diskreten Validator, der über eine gesicherte Verbindung aus einer Fachanwendung PDF-Dateien validiert. Der diskrete Validator steht sowohl der Bundesverwaltung als auch den Kantonen und Gemeinden zur Verfügung. Um den diskreten Validator nutzen zu können, bedarf es eines Nutzungsvertrags mit der eOperations Schweiz.

Weitere Informationen zum Validator finden Sie auf der Seite des Bundes.

Umgang und Aufbewahrung

Muss eine mit einer elektronischen Signatur versehene Akte in eine physische Akte umgewandelt werden, prüft die aktenführende Verwaltungsbehörde die elektronische Signatur bezüglich:

  • der Integrität des Dokuments,
  • der Identität der unterzeichnenden Person,
  • der Gültigkeit und der Qualität der elektronischen Signatur sowie
  • des Datums und der Uhrzeit der elektronischen Signatur.

Sie können dies grundsätzlich mit dem Validator des Bundes tun und zugleich einen Prüfbericht erzeugen, welcher der ausgedruckten Akte beigelegt werden kann. Eine Prüfung ist auch mit Werkzeugen wie dem Adobe Acrobat Reader möglich.

Zu beachten

Eine elektronische Signatur sind Daten, die an andere Daten in elektronischer Form angehängt werden. Beim Ausdruck eines elektronisch signierten Dokuments (mit einer QES oder einem elektronischen Siegel) geht daher der Informationsgehalt einer QES oder eines elektronischen Siegels verloren.

Infoveranstaltung

Am 30. April 2024 hat die erste online Infoveranstaltung in Zusammenarbeit mit dem Amt für Informatik und egovpartner zum Thema «elektronische Signaturen im Verwaltungsverfahren» stattgefunden. Unterlagen der Veranstaltung können unter lexgo@sk.zh.ch angefragt werden.

Informationen folgen in Kürze.

Durch die Teilrevision des Verwaltungsrechtspflegegesetzes (VRG) wird die elektronische Aktenführung verpflichtend (§ 4c VRG, Fassung vom 30. Oktober 2023). Die Pflicht gilt für Akten, die Bestandteil eines Verwaltungsverfahrens im Sinne des VRG sind.

Grundsätze zur Akten- und Dossierführung sowie der Informationsverwaltung, die z.B. aus dem Gesetz über die Information und den Datenschutz (IDG) und der Verordnung über die Informationsverwaltung und -sicherheit (IVSV) hervorgehen, sind von dieser Regelung nicht berührt und gelten weiterhin.

Ausnahme

Akten, die sich für eine elektronische Aktenführung nicht eignen, werden nach § 4c Abs. 2 VRG physisch geführt. Ein Beispiel dafür sind Papierdokumente, die als Beweismittel dienen und deren Beweiskraft von der Papierform abhängt, weil durch eine Digitalisierung benötigte Informationen verloren gingen. Dies ist z.B. dann der Fall, wenn die Echtheit einer Unterschrift in einem eingescannten Dokument nicht mehr geprüft werden kann.
 

Informationsverwaltung

Auf der Webseite des Staatsarchivs werden die Grundsätze der Informationsverwaltung erläutert und in einem Glossar entsprechende Begriffe geklärt.

Das Staatsarchiv unterstützt öffentliche Organe von Kanton und Gemeinden bei der Informationsverwaltung durch Kurse, Hilfsmittel und individuelle Beratung:

Aufgrund der unterschiedlichen Rahmenbedingungen gibt es Ansprechpersonen für kantonale Organe und Informationen sowie Ansprechpersonen für Gemeinden.
 

Umwandlung physische in elektronische Akten

Die Verordnung regelt in §16 VE-VEVV, welche Prüfschritte bei der Umwandlung einer physischen Akte in eine elektronische Akte (sogenannte Trägerwandlung) zu beachten sind. 

Die elektronische Akte wird mit der Trägerwandlung zum massgeblichen Dokument. Beilagen im Original sind zurückzusenden. Der Versand erfolgt in der Regel an die Person, die das Dokument bei der Behörde eingereicht hat, d.h. an die Absenderin oder den Absender. Die Vernichtung der physischen Akte sollte nach abgeschlossener Trägerwandlung oder nach Abschluss des Verfahrens erfolgen.

Verfügungen in Papier

Verfügung, die in Papierform versendet werden, werden mit einer händischen Unterschrift versehen. In der Praxis wird die Originalverfügung aus Gründen der internen Nachvollziehbarkeit häufig in Kopie in der Akte abgelegt. Kopien von formellem Schriftverkehr müssen keiner Trägerwandlung unterzogen werden und können als normaler Scan in die Akte aufgenommen werden.

Bereits digitalisierte Akten

Die Vorgaben zur Trägerwandlung müssen erst ab Inkrafttreten der VEVV beachtet werden. Akten, die bis zum Zeitpunkt des Inkrafttretens digitalisiert wurden, müssen nachträglich keiner Trägerwandlung unterzogen werden. Das bedeutet, dass nachträglich keine Bestätigung über die Prüfung der Übereinstimmung von physischer und elektronischer Akte in Form einer qualifizierten elektronischen Signatur erforderlich ist. 

Wandlung elektronische in physische Akte

Es kann der Fall eintreten, dass eine elektronische Akte in eine physische Akte gewandelt werden muss.

Die Person, die das Dokument ausdruckt, muss den gesamten Ausdruck mit:

  • ihren Angaben (Vorname, Name, idealerweise Organisationszugehörigkeit und Kürzel),
  • dem Datum und
  • einer Unterschrift versehen.

Damit wird bestätigt, dass der Ausdruck den Inhalt des elektronischen Aktenstücks wiedergibt. Aus den Angaben muss eindeutig hervorgehen, wer die Bestätigung vornimmt.

Hinweis Wandlung QES

Da der Informationsgehalt beim Ausdrucken einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES) verloren geht, bedarf es bei Dokumenten, die mit einer QES versehen sind, eines gesonderten Prüfschritts. Jede QES muss, wie unter dem Abschnitt «qualifizierte elektronische Signatur» aufgeführt ist, validiert werden. Das Ergebnis der Validierung, z.B. der Prüfbericht des Validator des Bundes, muss dem jeweiligen Papierausruck beigelegt werden.

Zeitplanung

Der Kantonsrat hat am 30. Oktober 2023 die Änderung des Verwaltungsrechtspflegegesetzes (VRG) beschlossen. Die Vernehmlassung der Verordnung läuft ab November 2023.

Gesetz und Verordnung werden voraussichtlich per 1. Januar 2025 in Kraft treten. Verwaltungsbehörden können sich bereits jetzt vorbereiten.

Tipps zum Vorgehen

Die Umsetzung von rechtlichen Vorgaben ist für Verwaltungsbehörden ein geübtes Vorgehen. Die Besonderheit bei dieser Teilrevision ist, dass alle Verwaltungsverfahren im Kanton Zürich betroffen sind, die gestützt auf das VRG durchgeführt werden.

Um strukturiert vorzugehen, empfehlen wir folgende Vorgehensweise:

Vorteile:

  • Die Umsetzung der Teilrevision des VRG und der VEVV als Projekt betrachten und umsetzen.
  • Umsetzungsrelevante Grundlagenarbeit für die gesamte Organisation tätigen und zentral koordinieren, um Synergien innerhalb der Organisation zu nutzen (z.B. für mehrere Ämter der Direktion).
  • Standortbestimmung Ihrer Organisation vornehmen: Wo stehen wir heute? Welche Anforderungen, die mit der Teilrevision des VRG und der VE-VEVV gestellt werden, haben wir bereits umgesetzt und welche noch nicht?
  • Verfahren, Prozesse, Geschäftsfälle und Applikationen identifizieren, die von der Teilrevision des VRG betroffen sind, um den Umfang des Umsetzungsprojektes zu bestimmen.
  • Elektronisch durchgeführte Verfahren können für die Mitarbeitenden eine Veränderung in ihrem Arbeitsalltag bedeuten. Es ist wichtig, dass Mitarbeitende in dieser Veränderung begleitet werden.

Betroffene Verfahrenshandlungen

Verfahrenshandlungen sind Handlungen im Verwaltungsverfahren wie Eingaben (z.B. Gesuche, Einsprachen, Rekurse, Stellungnahmen), verfahrensleitende Verfügungen, Anordnungen und Rechtsmittelentscheide.

Von den Regelungen betroffen sind Verfahrenshandlungen im kantonalen Verwaltungsverfahren, die von den Verwaltungsbehörden der Gemeinden, der Bezirke und des Kantons vorgenommen werden (vgl. § 4 VRG).

Bei den Verfahrenshandlungen nach VRG handelt es sich um Vorgänge mit Privaten und zwischen den Verwaltungsbehörden, die auf Rechtswirkungen ausgerichtet sind. Rechtswirkung bedeutet im Allgemeinen, dass Rechtsfolgen ausgelöst beziehungsweise Rechte oder Pflichten begründet werden. Welche Rechte und Pflichten bestehen, ist in der Fachgesetzgebung geregelt. Mit Anordnungen wird die Gesetzgebung auf Sachverhalte angewendet und über diese entschieden.

Im Geltungsbereich des VRG liegen nach § 4 VRG Verfahren zwischen:

Verwaltungsbehörden und Privaten

Darunter fallen Verfahren zwischen natürlichen sowie juristischen Personen und Verwaltungsbehörden der Gemeinden, der Bezirke, sowie des Kantons Zürich, beispielsweise:

  • Erteilung oder Entzug einer Bewilligung;
  • Verfügung, um über ein Gesuch zu entscheiden;
  • Entscheid über eine Rechtsstreitigkeit im Rahmen eines Rechtsmittelverfahrens.

Verwaltungsbehörden untereinander

Darunter fallen Verfahren zwischen Verwaltungsbehörden der Gemeinden, der Bezirke und des Kantons Zürich, beispielsweise:

  • Entscheid einer Behörde A wird durch eine übergeordnete Behörde B im Rahmen eines Rechtsmittelverfahrens überprüft.
  • Eine Aufsichtsbehörde leitet ein Verfahren gegen die von ihr beaufsichtigte Behörde ein, es ergeht eine Verfügung.

Um Verfahrenshandlungen künftig rechtsgültig elektronisch vorzunehmen, sind die Anforderungen des VRG (Fassung vom 30. Oktober 2023, zweiter Abschnitt) und des VE-VEVV zu beachten.

Formen der Schriftlichkeit

Begriff der «Schriftlichkeit»

Schriftliche Verfahrenshandlungen nach dem VRG sind heute an die Papierform gebunden. Durch die Änderung des VRG kann das Erfordernis der «Schriftlichkeit» fortan auch in elektronischer Form erfüllt werden. Dies betrifft alle verwaltungsrechtlichen Verfahrenshandlungen, bei der die kantonale Gesetzgebung die Form der «Schriftlichkeit» verlangt.

In folgender Tabelle werden beispielhaft Formerfordernisse in schriftlichen Verfahren nach VRG (Fassung vom 30. Oktober 2023) und VE-VEVV in Papierform und elektronischer Form gegenübergestellt.

  Schriftliche Verfahren in Papierform Schriftliche Verfahren in elektronischer Form
Form der Eingabe Papier Elektronisch: über Anerkannte Zustellplattformen: PDF (Anlagen können in anderen Formaten beigelegt werden); über weitere massgebliche Kanäle: gemäss Vorgaben
Eingaben an Verwaltungsbehörden Post oder persönliche Abgabe am Schalter Anerkannte Zustellplattformen und/oder
weitere massgebliche Kanäle
Unterschrift auf Eingabe eigenhändige Unterschrift Qualifizierte elektronische Signatur
Form der Anordnung Papier PDF
Unterschrift auf Anordnungen eigenhändige Unterschrift Qualifizierte elektronische Signatur oder geregeltes elektronisches Siegel
Bereitstellung der Anordnung Post Derselbe massgebliche Kanal über den das Gesuch eingegangen ist

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Staatskanzlei, Digitale Verwaltung - Projekt LexGo

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