Verwaltungsbehörden sind geübt im Umgang mit Schriftstücken innerhalb des Verwaltungsverfahrens. Dokumente in Papierform werden auf dem Postweg versendet oder persönlich überbracht. Künftige elektronische Übermittlungen dürfen nicht über eine beliebige E-Mail-Adresse vorgenommen werden, sondern müssen über Kanäle übermittelt werden, die bestimmte Anforderungen erfüllen.

Mindesterreichbarkeit nach VRG und VE-VeVV

Eine Verwaltungsbehörde ist im Sinne des VRG (Fassung vom 30. Oktober 2023) elektronisch erreichbar, wenn sie sich auf mindestens einer der beiden vom Bund anerkannten Zustellplattformen mit einer elektronischen Adresse registriert hat.

In der Schweiz gibt es derzeit zwei vom Bund anerkannte Zustellplattformen:

• PrivaSphere Secure Messaging der PrivaSphere AG
• IncaMail der Schweizerischen Post AG

Adresse auswählen

Es steht jeder Verwaltungsbehörde frei, ob sie entsprechend ihren Organisationsstrukturen eine einzige elektronische Adresse oder mehrere elektronische Adressen auf einer vom Bund anerkannten Zustellplattform einrichten will.

Für Verwaltungsbehörden, die den elektronischen Posteingang zentral organisieren, wird eine einzige elektronische Adresse ausreichen. Grössere Behörden können nach Bedarf mehrere elektronische Adressen bezeichnen, z.B. eine Adresse pro Amt. Es muss organisatorisch sichergestellt werden, dass die elektronische Post genauso wie die Post in Papierform, regelmässig gesichtet und an die zuständige Stelle oder Person weitergeleitet wird.

Bei Ihren Überlegungen können Ihnen folgende Fragestellung helfen:

• Wie wird der elektronische Posteingang in meiner Verwaltungsbehörde künftig organisiert?
• Wie viele auf einer vom Bund anerkannten Plattform registrierte Adressen stelle ich als Verwaltungsbehörde zur Verfügung?

Nutzung der vom Bund anerkannten Zustellplattformen

Um eine vom Bund anerkannte Zustellplattform nutzen zu können, muss sich eine Verwaltungsbehörde auf der Plattform und im Behördenverzeichnis der jeweiligen Zustellplattform registrieren. Grundsätzlich wird davon ausgegangen, dass auf eine registrierte E-Mail-Adresse mehrere Personen Zugriff haben müssen. Dieser Anwendungsfall wird derzeit vom Amt für Informatik (AFI) und weiteren Stellen analysiert.

Interoperabilität der Zustellplattformen

Zugelassene Plattformen müssen die Interoperabilität mit anderen zugelassenen Plattformen gewährleisten. So muss eine Eingabe von Person A auf der Plattform A für eine Verwaltungsbehörde B auf der Plattform B von der Plattform A zur Zustellung an die Plattform B übergeben werden.

Im nicht öffentlichen Teilnehmerverzeichnis sind alle auf einer anerkannten Zustellplattform registrierten E-Mail-Adressen aufgeführt. Das Teilnehmerverzeichnis stellt damit die Grundlage für die Interoperabilität der Zustellplattformen her.

Zusätzliche Möglichkeiten

Neben den vom Bund anerkannten Zustellplattformen können die Verwaltungsbehörden weitere für sie massgebliche Kanäle für rechtsgültige elektronische Übermittlungen anbieten, sofern bestimmte Voraussetzungen erfüllt werden:

• Übermittlungen müssen vor unrechtmässiger Kenntnisnahme geschützt sein.
• Die Informationen müssen unverändert übermittelt werden.
• Der Zeitpunkt sowohl der Abgabe von Eingaben als auch des erstmaligen Abrufens von Anordnungen für die Erstellung von Quittungen muss eindeutig festgestellt werden können.

Die Verwaltungsbehörde kann einen weiteren Kanal entweder für alle ihre Leistungen oder auch für einzelne elektronische Behördenleistungen als massgeblich bezeichnen und anbieten (z.B. die elektronische Abwicklung von bestimmten Gesuchen gestützt auf die Spezialgesetzgebung).

Weiterer massgeblicher Kanal Zürikonto

Das «Zürikonto» kann als weiterer massgeblicher Kanal und zentraler Einstiegspunkt genutzt werden. Verfahrenshandlungen können über das Zürikonto elektronisch abgewickelt werden, soweit es ein entsprechendes digitales Angebot für eine spezifische Behördenleistung gibt, das an das Zürikonto angeschlossen ist. Erfolgt die Eingabe über das Zürikonto, ist das Zürikonto der Rückantwortkanal.

Im Zürikonto kann eine Person angeben, mit der Verwaltungsbehörde grundsätzlich elektronisch verkehren zu wollen. Für die Verwaltungsbehörde bedeutet dieses Einverständnis, dass sie über das Zürikonto mit dieser Person verkehrt und Verfahren einleitet, soweit es ein entsprechendes digitales Angebot gibt.

Ansprechpartner für das Produkt Zürikonto ist Beat Bourquin

Weitere Informationen unter der Produktseite Zürikonto.

Verzeichnis und Meldung der registrierten Adresse

Die Staatskanzlei publiziert ein Verzeichnis auf ihrer Webseite. Im Verzeichnis werden die elektronischen Adressen der Verwaltungsbehörden geführt. Das Verzeichnis wird zum Inkrafttreten der Änderung des VRG und der VeVV zur Verfügung stehen. Es wird rechtzeitig vorher bekannt gegeben, wie die Adressen an die Staatskanzlei gemeldet werden können.

Elektronischer Versand

Natürliche und juristische Personen, die nicht zum elektronischen Geschäftsverkehr verpflichtet sind, können entscheiden, ob sie mit Verwaltungsbehörden analog oder elektronisch verkehren wollen. Die zu Beginn gewählte Form des Eingangs (z.B. der Antragstellung) bestimmt die Form der durch die Behörde erstellten Anordnung (siehe § 4d Abs. 1 lit. c VRG).

Der elektronische Versand erfolgt

• über denselben massgeblichen Kanal (vom Bund anerkannte Zustellplattform oder weiterer elektronischer Kanal nach § 2 lit b VE-VeVV) über den der Eingang erfolgt ist (z. B. das Gesuch eingegangen ist)
• oder über den massgeblichen Kanal, auf dem die mitteilungsberechtigte Person zu verstehen gegeben hat, elektronisch verkehren zu wollen.

Folgende Entscheidungshilfe zur visuellen Veranschaulichung.

Was eine qualifizierte elektronische Signatur ist

Eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist eine elektronische Signatur. Eine elektronische Signatur ist ein technisches Verfahren, um die Echtheit eines Dokuments, einer Nachricht, elektronischer Daten sowie die Identität der Person zu überprüfen, durch welche die Signatur erstellt wird. Die elektronische Signatur sind Daten, die an andere Daten in elektronischer Form angehängt werden.

Die qualifizierte elektronische Signatur beruht auf einem qualifizierten Zertifikat und erfüllt die höchste Sicherheitsstufe unter den elektronischen Signaturen. Die QES bietet im Vergleich zu anderen elektronischen Signaturen eine hohe Garantie für die Identität der unterzeichnenden Person, die technische Sicherheit und damit auch mehr Rechtssicherheit. Mit der Teilrevision des Verwaltungsrechtspflegegesetzes (VRG) wird die QES nach Bundesgesetz über die elektronische Signatur (ZertES, SR 943.03) im kantonalen Verwaltungsverfahren zugelassen. Künftig kann durch Anbringen einer QES das Unterschriftserfordernis im Verwaltungsverfahren erfüllt werden.

Der Vernehmlassungsentwurf der Verordnung (VE-VeVV) sieht vor, dass Anordnungen, die im Rahmen von elektronischen Verfahrenshandlungen nach VRG vorgenommen werden, mit einer qualifizierten elektronischen Signatur zu versehen sind.

Elektronisches Siegel

Ein geregeltes elektronisches Siegel darf unter anderem dann zum Einsatz kommen, wenn Anordnungen aufgrund ihrer grossen Anzahl nicht einzeln unterzeichnet werden können (sogenannte «Massenverfügungen»). Ein elektronisches Siegel weist nach, welche Organisation das elektronische Dokument ausgestellt hat. Dadurch werden die Herkunft und die Integrität des Dokuments sichergestellt. Mit dem Produkt SealSign 2.0 können elektronische Siegel angebracht werden.

Auswirkungen

Eine Verwaltungsbehörde muss elektronische Anordnungen (Verfügungen), die gestützt auf das VRG (Fassung vom 30. Oktober 2023) und die VE-VeVV erlassen werden, zukünftig elektronisch signieren. Einer elektronischen Anordnung bedarf es beispielsweise dann, wenn der Eingang eines Antrags (z.B. auf eine Leistung) elektronisch erfolgt ist und die darauf folgende Anordnung dementsprechend auch elektronisch erstellt und versendet werden muss.
 

Eine qualifizierte elektronische Signatur muss die gesetzlichen Anforderungen gemäss Bundesgesetz vom 18. März 2016 über Zertifizierungsdienste im Bereich der elektronischen Signatur und anderer Anwendungen digitaler Zertifikate (Bundesgesetz über die elektronische Signatur, ZertES, SR 943.03) erfüllen.

Das AFI stellt seinen Kundinnen und Kunden eine Applikation zum Anbringen von QES, den DigiCert® Document Trust Manager, zur Verfügung. Das Anbringen einer QES wird mithilfe einer Zwei-Faktor-Applikation vorgenommen.

Bestellprozess DigiCert® Document Trust Manager

Das Zertifikat, das auf einem Dokument in Form einer QES angebracht wird, ist personenspezifisch. Es ist erforderlich, dass jede und jeder Mitarbeitende, die oder der eine QES benötigt, den Bestell- und Registrationsprozess eigenständig durchläuft. Eine Sammelbestellung von Zertifikaten ist daher nicht möglich.

• Bestellung für Kundinnen und Kunden des AFI
  • Der DigiCert® Document Trust Manager kann über das Serviceportal AFI beschafft werden. Dort finden Sie auch eine Beschreibung des Produktes und eine Anleitung, wie Sie sich für den DigiCert® Document Trust Manager registrieren können.
• Bestellung für nicht auf den DAP migrierte kantonale Stellen
  • Noch nicht auf den digitalen Arbeitsplatz (DAP) migrierte Direktionen können sich eine QES gemäss der im Service Center PKI publizierten Anleitung direkt beschaffen.

Für die Einbindung des Document Trust Managers in eine Fachapplikation ist ein gesondertes Vorgehen erforderlich. Über die IT-verantwortliche Person in Ihrer Direktion oder Ihrem Amt können Sie dem AFI über das «Service Leadership Board» gerne Ihr Anliegen mitteilen und ein individuelles Vorgehen entwerfen.

Kosten Document Trust Manager

Die Nutzung des Document Trust Managers ist kostenpflichtig. Die Verrechnung für Kundinnen und Kunden des AFI erfolgt gemäss der IKT-Verrechnungsstrategie über Service Now.

Eingang elektronisch signierter Dokumente

Im Rahmen von elektronischen Verfahrenshandlungen erhalten Verwaltungsbehörden künftig elektronisch signierte Dokumente z.B. in Form eines elektronisch signierten Gesuchs. Eine Validierung der QES ist mit dem Validierungsmechanismus von Adobe Acrobat Reader möglich. Über den Validator des Bundes können Sie eine QES oder ein elektronisches Siegel ebenfalls validieren. Der Validator zeigt Ihnen die Gültigkeit des Dokumentes und der darin enthaltenen Signaturen und Siegel an. Zusätzlich können Sie einen Prüfbericht erstellen lassen.

Validator des Bundes

Den Validator des Bundes gibt es in zwei Anwendungsformen:

• als Web-Validator mit dem über einen Webbrowser kann ein zu validierendes Dokument geprüft und hochgeladen werden und den
• als diskreten Validator, der über eine gesicherte Verbindung aus einer Fachanwendung PDF-Dateien validiert. Der diskrete Validator steht sowohl der Bundesverwaltung als auch den Kantonen und Gemeinden zur Verfügung. Um den diskreten Validator nutzen zu können, bedarf es eines Nutzungsvertrags mit der eOperations Schweiz.

Weitere Informationen zum Validator finden Sie auf der Seite des Bundes.

Umgang und Aufbewahrung

Muss eine mit einer elektronischen Signatur versehene Akte in eine physische Akte umgewandelt werden, prüft die aktenführende Verwaltungsbehörde die elektronische Signatur bezüglich:

• der Integrität des Dokuments,
• der Identität der unterzeichnenden Person,
• der Gültigkeit und der Qualität der elektronischen Signatur sowie
• des Datums und der Uhrzeit der elektronischen Signatur.

Sie können dies grundsätzlich mit dem Validator des Bundes tun und zugleich einen Prüfbericht erzeugen, welcher der ausgedruckten Akte beigelegt werden kann. Eine Prüfung ist auch mit Werkzeugen wie dem Adobe Acrobat Reader möglich.

Durch die Teilrevision des Verwaltungsrechtspflegegesetzes (VRG) wird die elektronische Aktenführung verpflichtend (§ 4c VRG, Fassung vom 30. Oktober 2023). Die Pflicht gilt für Akten, die Bestandteil eines Verwaltungsverfahrens im Sinne des VRG sind.

Grundsätze zur Akten- und Dossierführung sowie der Informationsverwaltung, die z.B. aus dem Gesetz über die Information und den Datenschutz (IDG) und der Verordnung über die Informationsverwaltung und -sicherheit (IVSV) hervorgehen, sind von dieser Regelung nicht berührt und gelten weiterhin.

Informationsverwaltung

Auf der Webseite des Staatsarchivs werden die Grundsätze der Informationsverwaltung erläutert und in einem Glossar entsprechende Begriffe geklärt.

Das Staatsarchiv unterstützt öffentliche Organe von Kanton und Gemeinden bei der Informationsverwaltung durch Kurse, Hilfsmittel und individuelle Beratung:

Aufgrund der unterschiedlichen Rahmenbedingungen gibt es Ansprechpersonen für kantonale Organe und Informationen sowie Ansprechpersonen für Gemeinden.
 

Umwandlung physische in elektronische Akten

Die Verordnung regelt in §16 VE-VeVV, welche Prüfschritte bei der Umwandlung einer physischen Akte in eine elektronische Akte (sogenannte Trägerwandlung) zu beachten sind. 

Die elektronische Akte wird mit der Trägerwandlung zum massgeblichen Dokument. Beilagen im Original sind zurückzusenden. Der Versand erfolgt in der Regel an die Person, die das Dokument bei der Behörde eingereicht hat, d.h. an die Absenderin oder den Absender. Die Vernichtung der physischen Akte sollte nach abgeschlossener Trägerwandlung oder nach Abschluss des Verfahrens erfolgen.

Wandlung elektronische in physische Akte

Es kann der Fall eintreten, dass eine elektronische Akte in eine physische Akte gewandelt werden muss.

Die Person, die das Dokument ausdruckt, muss den gesamten Ausdruck mit:

• ihren Angaben (Vorname, Name, idealerweise Organisationszugehörigkeit und Kürzel),
• dem Datum und
• einer Unterschrift versehen.

Damit wird bestätigt, dass der Ausdruck den Inhalt des elektronischen Aktenstücks wiedergibt. Aus den Angaben muss eindeutig hervorgehen, wer die Bestätigung vornimmt.