Beglaubigungen & Apostillen

Die Staatskanzlei beglaubigt amtliche Originaldokumente aus dem Kanton Zürich zum Gebrauch im Ausland. Hier erfahren Sie, wie Sie uns einen Beglaubigungsauftrag erteilen können und welche Voraussetzungen dafür gelten.

Inhaltsverzeichnis

Coronavirus – Änderung der Öffnungszeiten

Der Schalter ist von 9.00 bis 12.00 Uhr und von 13.15 bis 16.00 Uhr geöffnet. Bedient wird nur ein Schalter. Es ist mit Wartezeiten zu rechnen. 

Pro Kundin oder Kunde werden maximal 5 Beglaubigungen bearbeitet (Kartenzahlung oder kontaktlose Zahlung bevorzugt). Eine Abgabe von Aufträgen wird nicht prioritär gegenüber den Postfällen bearbeitet. 

Wir bitten Sie, Aufträge für Beglaubigungen und Anträge für Bewilligungen schriftlich per Post einzureichen. Diese werden speditiv bearbeitet. Mehr Informationen und die Anforderungen an Postaufträge finden Sie unten bei «Auftrag für Beglaubigungen erteilen».

Kundinnen oder Kunden, die Symptome wie Husten, Fieber oder Atemnot haben oder zu den Risikogruppen gehören, bitten wir, ausschliesslich den Postweg zu wählen oder bei dringenden Fällen eine Person ihres Vertrauens zu beauftragen. 

Danke für Ihr Verständnis!

Dienstleistung

Wir bringen für Sie Überbeglaubigungen auf amtlichen Dokumenten aus dem Kanton Zürich zum Gebrauch im Ausland an. Zum Beispiel auf: 

  • Zivilstandsdokumente
  • notarielle Beglaubigungen
  • Beglaubigungen eines Stadt- oder Gemeindeammannamts
  • Wohnsitzbestätigungen
  • Gerichtsurteile 
  • Handelsregisterauszüge, die vom Handelsregisteramt beglaubigt wurden
  • Diplome, die von der Bildungsdirektion des Kantons Zürich bestätigt wurden
  • Fahrzeugausweise, die vom Strassenverkehrsamt des Kantons Zürich gestempelt und unterschrieben wurden
  • KESB-Verfügungen
  • weitere amtliche Dokumente mit Originalunterschriften von kantonalen, kommunalen oder Bezirksbehörden

Welche Dokumente benötigen Sie?

Fragen Sie die ausländische Stelle, die Dokumente von Ihnen verlangt. Die Vorgaben unterscheiden sich je nach Rechtsgeschäft, Land, Region und Empfänger. 

Sprachen

Die Apostillen sind in Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch, Spanisch oder Portugiesisch erhältlich. Die Legalisationen in Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch oder Portugiesisch. 

Glossar

Beglaubigung

Überbegriff für eine amtliche Bestätigung, zum Beispiel eines Sachverhalts, eines Registerauszugs oder einer Unterschrift von Privatpersonen. 

Überbeglaubigung = unsere Art der Beglaubigung

Beglaubigung der Originalunterschrift einer Amtsperson auf einem amtlichen Dokument. Eine Überbeglaubigung ist für die Verwendung des Dokuments im Ausland oftmals nötig. Wir bringen die Überbeglaubigung eines amtlichen Originaldokuments aus dem Kanton Zürich je nach Bestimmungsland in Form einer Apostille oder einer Legalisation an.

Apostille

Überbeglaubigung für Staaten, die der Haager Apostillenkonvention beigetreten sind. 

Legalisation

Überbeglaubigung für Staaten, die der Haager Apostillenkonvention nicht beigetreten sind. In der Regel ist anschliessend zusätzlich ein Stempel der konsularischen Vertretung in der Schweiz nötig.  

Spezialfälle

Verwenden Sie die Akkordeon-Bedienelemente, um die Sichtbarkeit der jeweiligen Panels (unterhalb der Bedienelemente) umzuschalten.

Wir beglaubigen nur Unterschriften des Kantonsärztlichen Dienstes oder des Veterinäramtes. Wenn Sie Arztzeugnisse oder Veterinärdokumente fürs Ausland benötigen, prüfen und bestätigen diese Stellen zuerst die Originalunterschrift der Ärztin / des Arztes (ohne Psychotherapeut/innen) oder der Tierärztin / des Tierarztes aus dem Kanton Zürich. Danach können wir die Dokumente überbeglaubigen. 

Gesundheitsdirektion

Kantonsärztlicher Dienst


+41 43 259 24 09

Gesundheitsdirektion

Veterinäramt


+41 43 259 41 41

Ausländische amtliche Dokumente müssen von den Behörden des Ausstellungslandes überbeglaubigt werden. Auf der Webseite der Haager Apostillenkonvention finden Sie ein Verzeichnis der pro Land zuständigen Stelle. 

Von Konsulaten oder Botschaften in der Schweiz angebrachte Unterschriften können von uns nicht beglaubigt werden. Je nach Gegebenheit, kann die Bundeskanzlei solche Unterschriften überbeglaubigen.  

Eine durch ein Notariat oder ein Stadt- beziehungsweise Gemeindeammannamt erstellte beglaubigte Kopie bestätigt nur, dass diese Kopie mit dem vom Kunden oder von der Kundin als Original bezeichneten Dokument übereinstimmt. Sie bestätigt nicht, dass das Original echt ist. Auch unsere Überbeglaubigung auf einer beglaubigten Kopie bestätigt keine Echtheit des Originals. Deshalb wird eine von uns überbeglaubigte Kopie eines solchen Dokuments im Ausland nicht immer akzeptiert. 

Die Authentizität eines amtlichen Dokuments beziehungsweise der amtlichen Originalunterschrift kann lediglich auf dem  Original überbeglaubigt werden.

Bitte erkundigen Sie sich bei der ausländischen Stelle, der Sie Unterlagen vorlegen müssen, was diese akzeptiert. 

Lehrzeugnisse sowie Diplome und Schulzeugnisse der staatlichen oder anerkannten Bildungsinstitutionen im Kanton Zürich kann die Staatskanzlei nicht direkt beglaubigen. Erst muss sie die kantonale Bildungsdirektion prüfen und bestätigen, dann kann die Beglaubigung erfolgen.

Für Dokumente der ETH Zürich ist die Bundeskanzlei zuständig.

Vorsprache nur nach Absprache:

Berufsabschluss, Fähigkeitszeugnis

Betriebliche Bildung


+41 43 259 77 00

Hochschulen

Amtsleitung / Sekretariat


+41 43 259 23 48

Mittelschulen und Berufsmittelschulen

Amtsleitung / Sekretariat


+41 43 259 78 68

Volksschulen

Amtsleitung / Sekretariat

info@vsa.zh.ch
+41 43 259 53 55

Jeder Kanton beglaubigt nur die amtlichen Dokumente aus dem eigenen Kanton. Der Bund beglaubigt die Dokumente der Bundesbehörden. 

Wir beglaubigen nur Scheidungsurteile, die vom Gericht als rechtskräftig deklariert sind oder die mit einem Rechtskraftstempel versehen sind. Bei anderen Gerichtsurteilen empfehlen wir, auf die ausländische Stelle zuzugehen, die das Dokument benötigt. Sie kann Ihnen sagen, ob ein Rechtskraftnachweis nötig ist.

Unsere Überbeglaubigung bestätigt lediglich die Legitimation der Gerichtsunterschrift und nicht den Eintritt der Rechtskraft.

Gerichtsurteile können wir nicht immer sofort beglaubigen. Manchmal sind Abklärungen nötig. Planen Sie frühzeitig!

Notariate und Stadt- beziehungsweise Gemeindeammannämter erstellen diverse Arten von Beglaubigungen für Private und Firmen, mit unterschiedlichen Aussagen. Klären Sie mit der ausländischen Stelle, für die Sie das Dokument benötigen, welche Beglaubigungsart für Ihr spezifisches Rechtsgeschäft die richtige ist. 

Danach können wir die Unterschriften von Notariaten oder Stadt- beziehungsweise Gemeindeammannämtern aus dem Kanton Zürich überbeglaubigen. 

Siehe auch den Abschnitt «Beglaubigte Kopien» für Einschränkungen in der Aussagekraft. 

Übersetzungen sind im Kanton Zürich keine amtlichen Dokumente. 

Die Vorgaben für Übersetzungen können von Land zu Land und auch innerhalb des Landes von Amt zu Amt unterschiedlich sein – je nach Rechtsgeschäft, lokaler Gesetzgebung und Praxis. Bitte informieren Sie sich deshalb bei der Stelle, der Sie Dokumente vorlegen müssen, nach den Anforderungen. Erkundigen Sie sich insbesondere, 

  • wo Sie die Übersetzung machen dürfen
  • ob und wie diese beglaubigt werden soll
  • und ob Sie das Original und die Übersetzung überbeglaubigen sollen.

Weder die amtlichen Beglaubigungsstellen im Kanton Zürich (Notariat, Stadt-, Gemeindeammannamt) noch wir beglaubigen Inhalte von Übersetzungen.

Zum Teil verlangt die ausländische Stelle, dass die übersetzende Person mit ihrer Unterschrift für den Inhalt einsteht und deren Unterschrift beglaubigt wird. In diesem Fall kann die Übersetzerin oder der Übersetzer die eigene Unterschrift bei einer Beglaubigungsstelle beglaubigen lassen.

In anderen Kantonen und Ländern können andere Regeln gelten. 

Kontakt

Staatskanzlei – Beglaubigungen

Adresse

8090 Zürich
Route anzeigen


Schalter Neumühlequai 8
9.00 bis 12.00 Uhr und
13.15 bis 16.00 Uhr

 

Für dieses Thema zuständig: