Reporting IAZH: Anleitung und Erläuterungen

Hier finden Sie eine detaillierte Anleitung zum Reporting IAZH und wie dieses mit dem Kostenersatz für Flüchtlinge zusammenhängt.

Inhaltsverzeichnis

Einleitung

Der Kanton verteilt einen Grossteil der Mittel der Integrationspauschale (IP) ab 2021 jährlich nach einem definierten Schlüssel auf die Gemeinden und gibt für jede Gemeinde ein Kostendach vor. Die Mittel sind für die Nutzung von akkreditierten Integrationsangeboten bestimmt. Voraussetzung für die Auszahlung dieser Mittel an die Gemeinden ist die Berichterstattung (Reporting) über die Angebotsnutzung. Die Fachstelle Integration (FI) gibt im Folgenden eine Anleitung zum Reporting und erklärt, wie dieses mit dem Kostenersatz für Flüchtlinge zusammenhängt.

Die Integrationsförderung von vorläufig Aufgenommenen (VA) und Flüchtlingen (FL) im Rahmen der Integrationsagenda Kanton Zürich (IAZH) ist organisatorisch eng verflochten mit der Asylfürsorge (VA) und der Sozialhilfe (FL). Finanziell besteht jedoch eine klare Trennung der Mittel der IP im Rahmen der IAZH und den Mitteln der Sozialhilfe (Kostenersatz für Flüchtlinge).

Die Verwendung der IP ist der Sozialhilfe vorgelagert. Die Sozialhilfe kommt subsidiär zu den Kostendächern der Gemeinden (finanziert über die IP) zum Tragen. Entsprechend erfolgt die Prüfung und Auszahlung des Kostenersatzes für Flüchtlinge seitens des Kantonalen Sozialamts (KSA) erst nachdem die Fachstelle Integration den Einsatz der IP geprüft hat.

Zur Prüfung und Auszahlung des Kostenersatzes sieht das KSA gestützt auf § 34 Abs. 4 der Sozialhilfeverordnung (SHV) ein vereinfachtes Abrechnungsverfahren vor. Allfällige Kosten für akkreditierte Integrationsangebote, die über das Kostendach (IP) hinausgehen, können mittels vereinfachtem Abrechnungsverfahren als Kostenersatz gemäss §44 des Sozialhilfegesetzes (SHG) mit dem KSA abgerechnet werden. Die Details dazu (insbesondere auch zu Fragen der Finanzbuchhaltung) finden sich im Kapitel 18.3.06 des kantonalen Sozialhilfe Behördenhandbuches.

Das Reporting im Rahmen der IAZH über die Verwendung der IP sowie das oben erwähnte vereinfachte Verfahren für den Kostenersatz werden, was die Datenlieferung durch die Gemeinden betrifft, in ein und demselben Prozessschritt abgewickelt: Die Gemeinden reichen dem Kanton eine Datei ein, welche die Grundlage sowohl für das IAZH-Reporting als auch den Kostenersatz bildet.

Aus diesem Grund sind sämtliche Teilnahmen an akkreditierten Angeboten zu erfassen und einzureichen – auch dann, wenn das Kostendach der Gemeinde bereits ausgeschöpft ist. Rapportiert werden ausschliesslich die Teilnahmen an den akkreditierten Angeboten.

Daten erfassen

Die fallführenden Stellen der Gemeinden (FFST) erfassen die Daten gemäss Anhang 5 der Vereinbarungen zwischen der Gemeinde und dem Kanton Zürich vom 29. Oktober 2020 in ihrem Fallführungssystem. Dieser Anhang wurde im Vergleich zur ursprünglichen Version leicht modifiziert. Die wesentliche Änderung besteht darin, dass statt der Zemis- die AHV-Nummer festzuhalten ist. Diese Anpassung bedeutet weniger Aufwand für die Gemeinden, da die AHV-Nummer besser gepflegt ist.

Die Anpassungen der Fallführungssysteme werden von den entsprechenden Softwareunternehmen gemäss eigenen Angaben im ersten Quartal 2021 zur Verfügung stehen. Es handelt sich dabei um wenige zusätzliche Eingabefelder, die programmiert werden müssen. Die wichtigste zusätzliche Funktion im Fallführungssystem ist die Möglichkeit, Angebote aus dem kantonalen Angebotskatalog IAZH auszuwählen. Dafür stellte die FI den Softwareunternehmen die Liste mit den akkreditierten Angeboten zur Verfügung. Die meisten übrigen Informationen, die erfasst werden müssen, sind Stammdaten, die bereits jetzt in den Systemen vorgesehen sind. Bei Fragen zum Fallführungssystem geben die entsprechenden Anbieter Auskunft.

Der kantonale Angebotskatalog IAZH kann sich im Laufe des Jahres verändern. Diese Veränderungen werden in den Fallführungssystemen automatisch übernommen.  

Statt der Fallführungssoftware kann die FFST auch die Excel-Vorlage (Erhebungsvorlage IAZH) verwenden, die der Kanton zur Verfügung stellt. Diese Liste umfasst auch die zusätzlichen Informationen, welche das KSA benötigt (Name, Vorname, Dossiernummer des Kantons Zürich bei Kostenersatz FL, Datum Zuzug in den Kanton). Die Gemeinde kann im Laufe des Jahres auch von der Excel-Lösung auf das Fallführungssystem umstellen. Sie reicht beide Unterlagen (Excel-Datei und Fallführungstool) ein. Die Daten werden beim Kanton schliesslich zusammengeführt.

Daten übermitteln

Die erfassten Daten werden dem Statistischen Amt des Kantons Zürich (STAT) übermittelt. Dafür werden mit Hilfe der Anbieter der Fallführungssysteme elektronische Schnittstellen gebildet, sodass die Daten weitgehend automatisch übermittelt werden können. Genauere Informationen dazu folgen im ersten Quartal 2021. Die bereinigten Daten werden an die Fachstelle Integration und an das Kantonale Sozialamt weitergeleitet.

Gemeinden ohne Exportschnittstelle verwenden die von der FI zur Verfügung gestellte Erhebungs-Vorlage. Diese Datei muss verschlüsselt über eine zentrale Austauschplattform an das Statischtische Amt übermittelt werden. Das STAT wird den fallführenden Stellen vor der ersten Datenlieferung eine Anleitung mit Optionen zur Umsetzung zustellen.

Die fallführenden Stellen können die Daten direkt übermitteln. Die Gemeinde bleibt für die Datenqualität und die Korrektheit der Angaben verantwortlich. Dies gilt auch dann, wenn die fallführende Stelle von Dritten betrieben wird (z.B. AOZ, ORS).

Testlieferung der Daten bis 30. April 2021

Die erste Datenlieferung erfolgt bis zum 30. April 2021 und ist eine Testlieferung. Falls in der Erfassung Fehler passieren, können diese dadurch frühzeitig erkannt und korrigiert werden. Die Daten, die das Statistische Amt durch die Testlieferung erhält, werden nicht für das Reporting ausgewertet. Falls eine FFST oder Gemeinde dies wünscht, kann im September 2021 zu Qualitätszwecken eine weitere Testlieferung stattfinden.

Verbindliche Datenlieferung des Reportings 2021 bis 28. Februar 2022

Die für das Reporting verbindliche Datenlieferung für 2021 erfolgt bis zum 28. Februar 2022 und umfasst den Zeitraum vom 1. Januar bis zum 31. Dezember 2021. Die Gemeinden bzw. FFST müssen alle verfügbaren Daten über den gesamten Zeitraum erfasst und bereinigt haben.

Abrechnungsprüfung

Nachdem das Statistische Amt die Daten bereinigt und aufbereitet hat, nimmt die Fachstelle Integration bis Ende März 2022 die Abrechnungsprüfung vor. Sie ermittelt den Betrag, welcher der Gemeinde auf der Grundlage des Reportings sowie der Vereinbarung (insb. Kostendächer) zusteht. Falls mehrere FFST für die Gemeinde zuständig sind, werden die Reportings zusammengeführt. Es gibt pro Gemeinde nur eine Abrechnungsprüfung.

Die FI prüft u.a. folgende Punkte:

  1. Handelt es sich um Kosten für Angebote aus dem kantonalen Angebotskatalog IAZH?
  2. Handelt es sich um vorläufig Aufgenommene (Status F), Flüchtlinge (Bewilligungen B und Status F) oder um Asylsuchende (Status N)?

Nur wenn beide Fragen mit ja beantwortet werden können, sind die Kosten anrechenbar. Bitte beachten Sie, dass für Asylsuchende (Status N) nur Sprachangebote angerechnet werden (d.h. «Deutsch mit Ziel Arbeitsmarkt», «Deutsch lokal» sowie «Alphabetisierungskurse» im kantonalen Angebotskatalog IAZH).

Der auszuzahlende Betrag der FI an die Gemeinde sind die effektiven Kosten der Angebotsnutzungen bis zur Höhe des Kostendaches. Zudem wird im Rahmen des Reportings geprüft, ob die Gemeinde die Vorgaben der Vereinbarung vom 29.10.2020 einhält. Die FI prüft u.a. folgende Punkte:

  1. Die chancengleiche Förderung von vorläufig Aufgenommen (Status F) und Flüchtlingen (Bewilligung B und Status F).
  2. Die chancengleiche Förderung von Frauen und Männern.

Bis Ende April 2022 informiert die FI die Gemeinde über das Prüfergebnis und bittet um Rechnungstellung. Danach erfolgt die Auszahlung an die Gemeinde. Gleichzeitig informiert die FI das KSA über den Abschluss der Prüfung. Danach startet das KSA die eigene Kostenersatzprüfung in einem neuen Verfahren (vgl. Behördenhandbuch der kantonalen Sozialhilfe Kapitel 18.3.06).

Aus den Reporting-Daten erstellt die FI die Kennzahlen für die Berichterstattung an den Bund. Darüber hinaus dienen die Daten dazu, das Fördersystem zu beobachten und weiterzuentwickeln.

Finanzbuchhaltung

  • Die Angaben zur Verbuchung der Mittel aus den Integrationspauschalen der IAZH finden Sie hier: 
  • Die Angaben zur Verbuchung im Zusammenhang mit der Sozialhilfe finden Sie im Kapitel 18.3.06 des kantonalen Sozialhilfe Beöhrdenhandbuches.

Kontakt

Fragen Reporting

Fachstelle Integration

integration@ji.zh.ch
+41 43 259 25 31

Fragen Kostenersatz

Kantonales Sozialamt - Abteilung Öffentliche Sozialhilfe - Oliver Hänni

oliver.haenni@sa.zh.ch
+41 43 259 55 10

Technische Fragen

Bei technischen Fragen wenden Sie sich bitte an die entsprechenden Stellen (z.B. IT-Abteilung der Gemeinde oder an den Anbieter des Fallführungssystems).

Kontakt

Fachstelle Integration Mehr erfahren

Adresse

Neumühlequai 10
8090 Zürich
Route (Google Maps)