Einreichung eines neuen Forschungsprojekts nach Humanforschungsgesetz (HFG)

Registrieren Sie sich auf der Einreicheplattform der Ethikkommissionen BASEC.

Konkretes Vorgehen

1. Loggen Sie sich ein.
2. Wählen Sie «Submit an application» und danach den obersten Punkt «Research Project Application Form».(Für klinische Studien mit Medizinprodukten gibt es ab dem 01.05.2021 ein eigenes Formular – siehe unten)
3. Füllen Sie die Formulare gemäss Ihrem Studientyp aus. Beginnen Sie bitte auf dem ersten Screen, da die gemachten Angaben die Art und Anzahl der Felder auf den folgenden Screens beeinflussen.
4. Nachdem Sie alle Angaben gemacht haben, gehen Sie auf den Upload Screen. Dieser ist gemäss Ihrem Studientyp zusammengestellt worden und verlangt automatisch alle geforderten Dokumente.

Einreichung einer klinischen Studie mit Medizinprodukten oder In-vitro-Diagnostika

1. Loggen Sie sich im BASEC ein.
2. Wählen Sie «Research Project apllication form for Medical Devices / In vitro Diagnostic Medical Devices» 
3. Füllen Sie die Formulare aus. (Beginnen Sie bitte auf dem ersten Screen, da die gemachten Angaben die Art und Anzahl der Felder auf den folgenden Screens beeinflussen.)
4. Nachdem Sie alle Angaben gemacht haben, gehen Sie auf den Upload Screen. Dieser ist gemäss Ihrem Studientyp zusammengestellt worden und verlangt automatisch alle geforderten Dokumente.

Dabei besonders zu beachten:

Gesuche der Kategorien C1, C2 und C3 müssen gleichzeitig auch bei Swissmedic eingereicht werden.
Sie erhalten bei allen Medizinproduktestudien/In-vitro-Diagnostikastudien innerhalb von 10 Tagen eine Bestätigung, dass die Unterlagen vollständig sind oder eine Mängelliste. Um diese Mängelliste zu beheben haben Sie 10 Tage Zeit. ACHTUNG! Sollten Sie diese Frist nicht einhalten können, so wird auf das Gesuch nicht eingetreten!
Sobald die Ethikkommission ein formal korrektes Gesuch hat, wird über dieses innerhalb von 40 Tagen entschieden. Bei Nachfragen oder inhaltlichen Mängeln geht das Gesuch zurück an den Sponsor. Dieser erhält eine Frist, um Fragen zu beantworten und Mängel zu beheben Während dieser Bearbeitungszeit steht für die KEK die Bearbeitungsfrist still (sog. «clock-stop»).

Einreichung eines Forschungsprojekts mit humanen embryonalen Stammzellen

Das BASEC ist primär auf Forschungsanträge gemäss Humanforschungsgesetz (HFG) ausgerichtet. Wenn Sie einen Antrag für Forschung mit humanen embryonalen Stammzellen einreichen möchten, verwenden Sie bitte auf BASEC das Formular für eine allgemeine Anfrage: Submit an application → Clarification of responsibility / Support Request → Type: «Research Project which involves embryos in accordance with StRA» .
So erhalten Sie eine «Req-yyyy-xxxx» Nummer als Referenz und die Möglichkeit, die notwendigen Dokumente einzureichen.

Bei Unklarheiten zum Vorgehen erkundigen Sie sich am besten direkt bei uns. Wir helfen Ihnen gerne weiter.

Mehrere Studienzentren

Wenn ein Forschungsprojekt nach dem gleichen Prüfplan an mehreren Zentren durchgeführt wird, sind allenfalls mehrere Ethikkommissionen beteiligt. Für die Bewilligung ist jene Ethikkommission zuständig, die am Tätigkeitsort der das Projekt koordinierenden Person zuständig ist.

Diese Ethikkommission wird dann «Leit-Ethikkommission» genannt. Die anderen Ethikkommissionen sind «beteiligte Ethikkommissionen». Die Leit-Ethikkommission koordiniert das Bewilligungsverfahren mit den beteiligten Ethikkommissionen. Der Beschluss der Leit-Ethikkommission umfasst alle eingereichten Zentren. 

Im folgenden Dokument wird das multizentrische Verfahren im Detail erklärt und auch auf Sonderfälle eingegangen:

Einreichung eines multizentrischen Projekts

Ein Projekt mit mehreren Zentren muss ein Gesuch nur einmal in BASEC bei der Leit-Ethikkommission eingereicht werden. Es gibt nur eine BASEC Nummer, die für alle Zentren gilt.

Für die beteiligten Zentren müssen die lokalen Unterlagen ebenfalls unter BASEC hochgeladen werden. Auf Screen 1 müssen Sie dazu «several sites in Switzerland» und dann die beteiligten Ethikkommissionen anwählen. Wenn mehrere Zentren in unserem Zuständigkeitsgebiet liegen, müssen Sie die Ethikkommission Zürich auch bei den beteiligten Ethikkommissionen nochmals auswählen. Dadurch werden mehr Uploadscreens freigeschaltet, auf denen die lokalen Unterlagen hochgeladen werden müssen.

Wenn nach der Bewilligung zusätzliche Zentren hinzukommen, so sind diese als Amendment einzureichen.

Änderung bei der koordinierenden Person

Wenn eine koordinierende Prüfperson / Projektleitung ändert, so hat das keinen Einfluss auf die bereits gewählte Leit-Ethikkommission. (Ausnahme: die Studie wurde noch nicht begutachtet.) Selbst wenn am Ende kein Prüfzentrum im Zuständigkeitsbereich der gewählten Leit-Ethikkommission eröffnet wird, bleibt die Leit-Ethikkommission dieselbe.

Fristen

Das Humanforschungsgesetz gibt Fristen vor, in denen die Ethikkommission ein Gesuch bearbeiten sollte. Es handelt sich dabei um Ordnungsfristen. Bedenken
Sie, dass die Frist während offizieller Feiertage stillsteht.

Achtung: Bei der Fristsetzung im Sinne des Art. 12 Abs. 1 KlinV-Mep wegen formaler Mängel der Gesuchsunterlagen für eine Medizinproduktestudie handelt es sich um eine Verfallsfrist. Wenn diese Frist vom Antragsteller nicht eingehalten wird, wird auf das Gesuch nicht eingetreten.

Projekte mit einem Zentrum in der Schweiz:

• Sieben Tage Vollständigkeitsprüfung
• plus 30 Tage inhaltliche Prüfung bis zum Erstentscheid

Gesuche mit mehreren Zentren in verschiedenen Kantonen (multizentrisches Verfahren)

Plus 15 Tage

Gesuche, die eine Stellungnahme zum Strahlenschutz vom Bundesamt für Gesundheit (BAG) benötigen

Plus 15 Tage

Fristen bei klinischen Studien mit Medizinprodukten

• Zehn Tage Vollständigkeitsprüfung (+5 Tage bei multizentrischen Anträgen)
• Frist für den Sponsor: Zehn Tage, um Unterlagen zu vervollständigen (Verfallsfrist!!!) (auch hier +5 Tage bei multizentrischen Anträgen)
• danach 40 Tage für die inhaltliche Prüfung bis zum Entscheid (falls das Gesuch wegen Rückfragen oder Mängeln an den Antragsteller zurückgeht, steht die Frist für die KEK still.)

Kosten

Die Kosten sind von der Art der Finanzierung und vom
Begutachtungsverfahren abhängig. Massgebend ist auch, ob eine oder mehrere Ethikkommissionen am Entscheid beteiligt sind.