HR-Controlling

Das HR-Controlling des Personalamts erstellt Statistiken und führt Analysen zu Personaldaten durch. Durch die kontinuierliche Analyse trägt es dazu bei, eine fundierte Grundlage für personalpolitische Entscheidungen und finanzielle Planungen zu schaffen.

Lohnjournal

Fragen zum Lohnjournal

Zugang
Zugang zur Lohnjournal-App

Angezeigte Daten

Aufgeführt werden alle Arten ...

  • ... des Bruttolohnes,
  • ... der Sozialversicherungs-Abzüge,
  • ... der Spesen (Be- und Abzüge),

die in der jeweiligen Periode zur Anwendung kamen.

Delegation der Kontrolle in Sonderfällen

Müssen «Nicht-Leiterplanstellen» mit der Visierung des Lohnjournals betraut werden (wie dies beispielsweise heute an Kantonsschulen der Fall ist), wird im Organisationsmanagement auf die zu betreuende Organisationseinheit eine Verknüpfung erstellt.

Bitte wenden sie sich dafür an die zuständige HR-Stelle.

Elektronisches Verbuchungsjournal

Das Amt für Informatik löst die bisherige Papierversion des Verbuchungsjournals per sofort durch eine elektronische Version ab.

  • Inhalt: Die Buchungsbelege werden bis auf Ebene Sachkonto aufgelöst. Diese Darstellung entspricht exakt derselben Tiefe wie das bisherige Papier-Buchungsjournal (bis Kostenstelle des jeweiligen Buchungskreises).
  • Zugriff: Der Zugriff erfolgt neu über die HEP Standard Transaktion PCP0 im System HEP 30S.
  • Berechtigung: Die notwendigen Berechtigungen (Rolle HE_FS_BUCHUNGSJOURNAL) sind initial den Personen zugeteilt worden, die das Buchungsjournal bisher schon erhalten haben (Papier und Mail): Auf Anfrage an hr-controlling@pa.zh.ch werden diese Personen bekanntgegeben. Berechtigungen für weitere Mitarbeitende müssen mittels Ticket beantragt werden: Änderungsanforderung.
  • Notwendiger SAP Zugang auf das HEP System: Dafür ist grundsätzlich eine Berechtigung notwendig, welche im Serviceportal zu bestellen ist: 

Serviceportal AFI → Servicekatalog → Applikationen → Fachapplikationen FD → SAP GUI. Dort notieren, dass das HEP benötigt wird.

  • Für weitergehende Bedürfnisse ist jeweils ein Ticket zu eröffnen: Änderungsanforderung
  • Bei Störungen ist ein Ticket anzulegen: Störung 2nd-Level. Gerne im SAP dafür jeweils eine detaillierte Störungsbeschreibung ziehen (N/SU53 in die Kommandoziele des SAP eingeben) und der Störungsmeldung beifügen.

Ablösung von «Cognos»

Das Personalamt und das Amt für Informatik der Finanzdirektion des Kantons Zürich haben im Januar 2024 gemeinsam beschlossen, dass das bisher eingesetzte Programm IBM Cognos Analytics (Cognos) per 30.09.2024 definitiv durch Query Manager 4 (QM4) abgelöst wird.

Wir freuen uns mit QM4 das Thema Reporting auf ein neues Technologie-Level anheben zu können und somit die individuellen Auswertungsbedürfnissen noch besser berücksichtigen zu können.

Keine Anpassungen für Cognos-Reports

Mit dem Entscheid zur definitiven Ablösung von Cognos wurde auch beschlossen, jeglichen Support für bestehende Cognos-Reports einzustellen. Anpassungen an veränderte Organisationseinheiten oder Änderungswünsche können aus Ressourcengründen ab sofort nicht mehr umgesetzt werden.

Wie bereits Ende 2021 kommuniziert, wird Cognos 11 seitens dem Hersteller IBM nicht mehr technisch unterstützt und gewartet. Die Weiterentwicklung sowie der Support und Datenschutz können daher nicht mehr im bisherigen Umfang gewährleistet werden. Zudem werden ab 2025 keine Daten mehr in Cognos zur Verfügung stehen, da das HR-System eine neue Datenstruktur erhält innerhalb des Projektes Aurora.
 

Standardreports im QM4

Sämtliche Standardreports, die heute im Cognos zur Auswertung der Daten aus SAP HCM Stäfa zur Verfügung stehen, werden bis Ende Juni 2024 laufend durch neue Standardqueries in QM4 ersetzt.

Sobald die neuen Standardqueries fertiggestellt sind, werden sie zum Testen an die User freigegeben. Die Information darüber erfolgt jeweils per E-Mail und online im Intranet. Die Testfrist läuft einen Monat. Nach Ablauf dieser Frist und Umsetzung allfälliger Anpassungen und Änderungsvorschlägen, gelten die Queries als abgenommen.

Themenspezifische Schulungen bei Epi-Use

Neben den vom Personalamt angebotenen Grundlagen- und Fortgeschrittenen-Schulungen besteht die Möglichkeit, thematische Schulungen, wie z.B. zu Lohnauswertungen oder umfassende mehrtägige QM4-Schulungen direkt bei Epi-Use, dem Entwickler von QM4, zu belegen.

Angeboten werden zwei viertägige Kurse im Juni (KW 26 und KW 27), Dienstag bis Freitag, jeweils am Morgen. Maximal können sieben Personen pro Kurs teilnehmen. Bei Interesse melden Sie bitte bis Mitte Mai 2024 das Wunschdatum sowie die Teilnehmerzahl an hr-controlling@pa.zh.ch. Vielen Dank.

Spezifische Reports für einzelne Direktionen / Organisationseinheiten

Wie bereits angekündigt, sind die Mitarbeitenden in den Organisationseinheiten selbst dafür verantwortlich, die für sie spezifisch erstellten Cognos-Reports in QM4 nachzubauen.

Zur Entwicklung der eigenen Reports gibt es zwei Möglichkeiten:

  1. Die User erstellen die neuen Queries auf Basis der Standardqueries selbst. Die Schulungen durch das Personalamt bieten die Grundlage dazu.

    Zur Unterstützung findet ab Mai monatlich an jedem 2. Mittwoch um 10.00 Uhr bzw. an jedem 4. Donnerstag um 13.00 Uhr ein Meeting der User-Group statt.

    Weitere Daten:
    • 23. Mai 2024 um 13 Uhr (Themenschwerpunkt: lohnbezogene Abfragen)
    • 12. Juni 2024 um 10 Uhr
    • 27. Juni 2024 um 13 Uhr

    Für die User-Group-Meetings braucht es keine Anmeldung. Die untenstehenden Links führen jeweils direkt in den Teams-Raum:
    ► Mittwochs: Click here to join the meeting
    ► Donnerstags: Click here to join the meeting

    Um sicherzustellen, dass beim Austausch die wichtigen aktuellen Themen besprochen werden, braucht es Vorschläge. Diese können auf der Themenliste bis eine Woche vor Termin gemacht werden. Somit ist ersichtlich, welche Schwerpunktthemen im Meeting besprochen werden.

  2. Die User eröffnen ein Ticket beim Amt für Informatik und legen die Spezifikationen der Query via Formular bei. Das Personalamt und das Amt für Informatik setzen die Spezifikation im Rahmen der ihnen zur Verfügung stehenden Ressourcen und unter Berücksichtigung der Priorität der Anforderung in QM4 um.

 

Berechtigungen

Aktuell gültige Berechtigungen und Rollen von Cognos-Usern (Stichtag per 1.1.2024) werden automatisch auf QM4 übertragen.


Bei Fragen sowie für weitere Informationen steht Ihnen das Team von HR-Controlling des Personalamts gerne zur Verfügung. Die entsprechenden Kontaktdaten sind am unteren Seitenende aufgeführt.

Kontakt

Personalamt - HR-Controlling

Adresse

Walcheplatz 1
8090 Zürich
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E-Mail

hr-controlling@pa.zh.ch