Hilfe beim Beantragen von Ausbildungsbeiträgen

Für den gesamten Prozess der Gesuchserfassung, -einreichung sowie das weitere Vorgehen nach der Gesuchstellung steht Ihnen eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Verfügung.

Inhaltsverzeichnis

Wegleitung

Das Gesuchsformular steht Ihnen online auf der Plattform ZHservices zur Verfügung. Dort können Sie Ihr Gesuch um Ausbildungsbeiträge auf einem gesicherten elektronischen Kanal erfassen und einreichen. Ihre Daten sind vollumfänglich geschützt. Denken Sie dran, dass Sie jedes Jahr ein neues Gesuch einreichen müssen.

Tutorial Onlinegesuch Ausbildungsbeiträge Tutorial Onlinegesuch Ausbildungsbeiträge
  1. Ersteinschätzung Stipendienrechner

    Prüfen Sie mit dem Stipendienrechner, ob es sich aus finanzieller Sicht lohnt, ein Gesuch um Ausbildungsbeiträge einzureichen. Wir weisen Sie darauf hin, dass der berechnete Betrag als Schätzung zu verstehen ist.

  2. Erstgesuch oder Wiederholungsgesuch

    Erstgesuch

    Registrieren Sie sich auf ZHservices, sofern Sie noch nicht über einen ZHservices-Account verfügen. Eine Schritt-für Schritt-Anleitung für die Registrierung finden Sie hier:

    Direkt zur Registrierung auf ZHservices geht es hier:

    Gemeinden und Institutionen beachten bitte die folgende Wegleitung:

    Klicken Sie in Ihrem ZHservices Account auf «Angebote» und unter Gesuch um Ausbildungsbeiträge (Stipendien) auf «Anwendung starten». Wählen Sie unter «Erstmaliges Gesuch um Ausbildungsbeiträge» erneut «Anwendung starten» und erfassen Sie Ihre Gesuchsdaten. Sie müssen nicht das gesamte Gesuch auf einmal erfassen, sondern können die Eingabe jederzeit unterbrechen und später an derselben Stelle weiterfahren. Benutzen Sie bitte den Speichern Knopf, bevor Sie die Anwendung verlassen.

    Wiederholungsgesuch

    Melden Sie sich auf ZHservices mit Ihrem Account an. Klicken Sie auf «Angebote» und unter Gesuch um Ausbildungsbeiträge auf «Anwendung starten». Wählen Sie unter «Wiederholungsgesuch um Ausbildungsbeiträge» erneut «Anwendung starten». Ihre Stammdaten sind bereits hinterlegt. Vervollständigen Sie Ihre Gesuchsdaten.

    Fristen

    Erstgesuche: Eingang bis spätestens 30 Tage nach Beginn des Ausbildungsjahres

    Wiederholungsgesuch: Eingang vor Beginn des neuen Ausbildungsjahres

    Trifft Ihr Gesuch nach Ablauf dieser Fristen ein, wird der allfällige Ausbildungsbeitrag gekürzt: Die Bemessung erfolgt in diesem Fall pro rata temporis ab dem der Einreichung folgenden Monat. Ihr Gesuch muss spätestens drei volle Monate vor Ende des Ausbildungsjahres eingereicht werden (Poststempel). Beträgt die verbleibende Anspruchsdauer im aktuellen Ausbildungsjahr weniger als drei Monate, wird auf das Gesuch nicht eingetreten.

    Anmeldung ZHservices Business

    Bitte füllen Sie das folgende Formular aus, wenn Ihre Institution noch nicht für die Online-Erfassung von Gesuchen um Ausbildungsbeiträge für Ihre Klientinnen und Klienten registriert ist. Nach der Anmeldung erhalten Sie von uns die Identifikationsmerkmale (UID und Organisations-ID) per Post an die genannte Adresse zugeschickt. Damit können Sie sich unter ZHservices Business vereinfacht für den Institutionszugang zur Erfassung von Online-Gesuchen um Ausbildungsbeiträge für Ihre Klientinnen und Klienten registrieren.

    Formular ausfüllen

    Dies ist ein Pflichtfeld.

    Anrede

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    Bitte geben Sie eine gültige E-Mail-Adresse an.

    Dies ist ein Pflichtfeld.

    +41 __ ___ __ __

    Bitte geben Sie die Telefonnummer im Format +41 XX XXX XX XX ein.

    Dies ist ein Pflichtfeld.

    Vielen Dank.

    Ihre Daten wurden übermittelt.

    Bitte geben Sie eine gültige E-Mail-Adresse an.

    Dies ist ein Pflichtfeld.

        

  3. Beilagen zusammenstellen

    Laden Sie sämtliche erforderlichen Beilagen gemäss der generierten Beilagenliste hoch oder begründen Sie, weshalb Sie die entsprechende Beilage nicht einreichen können. 

    Vorteile:

    • Die AHV-Nr. der Person in Ausbildung (steht auf der Krankenkassenkarte oder dem AHV-Ausweis)
    • Die Angaben zu der Ausbildung, für die die Person in Ausbildung Ausbildungsbeiträge beantragt
    • Die Angaben zum Wohnsitzverhältnis der Person in Ausbildung und ihrer Eltern
    • Die Angaben zum bisherigen zivilrechtlichen Wohnsitz, den bisherigen Ausbildungen, Tätigkeiten und Erwerbstätigkeiten (inkl. Angabe des jeweiligen Lohns) der Person in Ausbildung (mit jeweiliger Datumsangabe von Monat/Jahr).
    • Die Angaben zu den Geschwistern der Person in Ausbildung inkl. ihrer Ausbildung
    • Die Angaben zu den voraussichtlichen Einnahmen der Person in Ausbildung während der Gesuchsperiode sowie die den Stand des Vermögens der Person in Ausbildung zu Beginn des aktuellen Ausbildungsjahres
    • Die Angaben zu den Einkünften der Person in Ausbildung im letzten Ausbildungsjahr
    • Die Angaben zu den Eltern / Stiefeltern der Person in Ausbildung inkl. deren Besteuerung und finanzieller Situation (z.B. Bezug allfälliger Sozialleistungen und/oder Renten)
    • Die Angaben zu allfälligen Kindern der Person in Ausbildung
    • Die Angaben zum allfälligen Partner der Person in Ausbildung inkl. seiner/ihrer finanziellen Situation
    • Die Angaben zum Bezug von Taggelder der IV, Zusatz- und Ergänzungsleistungen zur AHV/IV, Sozialhilfebezug der Person in Ausbildung sowie ihrer Eltern
    • Die Angaben zu Fahrkosten, Schulgeld, Prüfungs- und Exkursionsgebühren der Person in Ausbildung
    • Die IBAN-Nummer des Auszahlungskontos für allfällige Beitragsansprüche und Angaben zum Kontoinhaber (ist auf der Bank- oder Postkarte ersichtlich)

    Einige konkrete Beispiele an Beilagen zur Orientierung

    Bitte beachten Sie, dass die nachfolgende Aufzählung an Beilagen lediglich beispielhaft ist. Nach der Gesuchserfassung wird eine Liste mit den auf die Situation der Person in Ausbildung und der ihr nahestehenden Personen zugeschnittenen und erforderlichen Beilagen automatisch generiert. Diese Beilagen müssen zusammen mit dem Gesuch eingereicht werden.

    Vorteile:

    • Kopie der Identitätskarte oder des Passes bzw. der Niederlassungs- oder Aufenthaltsbewilligung bei ausländischen Staatsbürgern
    • Falls die Person in Ausbildung älter als 18 Jahre ist: Saldobelege sämtlicher Konti (Vermögensstand per Beginn des Ausbildungsjahres)
    • Belege über Schulgeld, Studien- und Prüfungsgebühren
    • Bei Flüchtlingen oder Asylsuchenden: Kopie Asylentscheid oder Kopie vorläufiger Aufnahmeentscheid, aus welchem ersichtlich ist, welchem Kanton die Person in Ausbildung zugewiesen wurde
    • Bei Studium: Immatrikulationsbestätigung
    • Bei Lehre: Lehrvertrag
    • Bei Schule: Aufnahme- bzw. Semesterbestätigung
    • Bei eigenem Haushalt des Gesuchstellenden: Mietvertrag
    • Bei Auslagen für obligatorische Exkursionen: Belege über die Höhe der Kosten
    • Kopie der vollständigen Steuererklärung der Eltern oder Stiefeltern des Vorjahres (z.B. Gesuch für das Ausbildungsjahr 2019/2020: Es muss die Steuererklärung der Eltern oder Stiefeltern für das Jahr 2018 eingereicht werden) bzw. bei Quellensteuerpflicht der Eltern oder Stiefeltern Nachweis über den quellen-besteuerten Bruttolohn des Vorjahres der Eltern und deren Vermögensnachweis per 31.12. des Vorjahres.
    • Sobald vorhanden: Kopie der definitiven Steuerschlussrechnung der Eltern / Stiefeltern des Vorjahres (inkl. Einschätzungsdetails)
    • Bei Personen in Ausbildung, die älter als 18 Jahre alt sind: Kopie der vollständigen Steuererklärung des Gesuchstellenden des Vorjahres (z.B. Gesuch für das Ausbildungsjahr 2019/2020: Es muss die Steuererklärung des Gesuchstellenden für das Jahr 2018 eingereicht werden) sowie, sobald vorhanden, eine Kopie der definitiven Steuerschlussrechnung (inkl. Einschätzungsdetails)
    • Bei Auszahlung der Ausbildungsbeiträge an Sozialamt: Rechtsgültige Abtretungserklärung
    • Bei Rentenbezug (AHV, IV oder Pensionskasse) des Vaters/der Mutter/des Gesuchstellenden: Aktuellste Rentenverfügung(en)
    • Bei Bezug von Zusatz- bzw. Ergänzungsleistungen des Vaters/der Mutter/des Gesuchstellenden: Verfügung der Ergänzungsleistungen
    • Falls Eltern/Mutter/Vater/Gesuchstellende vom Sozialamt unterstützt wird: Aktuellste Leistungsabrechnung bzw. aktuelles Sozialhilfebudget
    • Falls Eltern gerichtlich getrennt oder geschieden: Trennungsvereinbarung oder Scheidungskonvention bzw. Scheidungsurteil betreffend Unterhalts- und Sorgerechtsregelung
    • Bei Erwerbstätigkeit während der Ausbildung: Arbeitsvertrag und aktuellste Lohnabrechnungen
    • Bei Wiederholungsgesuchen: Lohnabrechnungen der Person in Ausbildung, welche das Einkommen der vorhergehenden Gesuchperiode belegen.
    • Bei verheirateten Personen in Ausbildung / Personen in Ausbildung in eingetragener Partnerschaft: Kopie der vollständigen Steuererklärung des Ehepartners des Vorjahres (z. B.: Ausbildungsjahr 2019/2020: Es muss die Steuererklärung des Ehepartners von 2018 eingereicht werden) sowie Ar-beitsvertrag und aktuellste Lohnabrechnungen der letzten drei Monate des Ehepartners (sowie Belege über das Vermögen des Ehepartners per Gesuchseinreichung) und, sobald vorhanden, eine Kopie der definitiven Steuerschlussrechnung (inkl. Einschätzungsdetails)
    • Bei Personen in Ausbildung mit eigenen Kindern: Beleg über die Höhe der Fremdbetreuungskosten sowie Geburtsschein(e) des/der Kind(er)
    • Bei Personen in Ausbildung mit eigenen Kindern und alleinerziehend: Vereinbarung über den Unterhalt bzw. die Alimente für das Kind bzw. Verfügung Alimenten oder Alimenten-Bevorschussung.

    Spezialformular: Eltern im Ausland

    Falls Ihre Eltern im Ausland leben, füllen Sie bitte das Formular «Eltern im Ausland» aus. Sie können das Formular entweder direkt in ZHservices übermitteln oder uns per E-Mail an folgende Adresse zusenden: stipendien@ajb.zh.ch

  4. Übermittlung des Gesuchs um Ausbildungsbeiträge

    Sobald Sie die Erfassung der Gesuchsdaten beendet und die Beilagen hochgeladen haben, können Sie das Gesuch elektronisch übermitteln. Drucken Sie die Gesuchsquittung aus, unterschreiben Sie diese und schicken Sie sie per Post an die Abteilung Stipendien. Falls Sie uns nachträglich Beilagen elektronisch zukommen lassen möchten, schicken Sie diese bitte an die untenstehende E-Mail-Adresse.

    Bitte beachten Sie: Eine Berechnung und der Entscheid sind nur möglich, wenn das Gesuch vollständig ist und die für die Beurteilung notwendigen Beilagen eingereicht wurden.

    Amt für Jugend und Berufsberatung
    Stipendien
    Dörflistrasse 120
    8090 Zürich
    stipendien@ajb.zh.ch

  5. Empfangsbestätigung

    Ihr Gesuch gilt als eingereicht, wenn die Gesuchsquittung bei uns eingetroffen ist.
    Für die Berechnung der Frist ist der Poststempel der Gesuchsquittung massgebend. Die Beweislast für die fristgerechte Einreichung des Gesuches liegt bei der gesuchstellenden Person bzw. der Person in Ausbildung.

    Denken Sie daran: Falls Sie nicht alle notwendigen Unterlagen zum Zeitpunkt der Gesuchseinreichung zur Hand haben, begründen Sie, weshalb Ihnen das Dokument nicht vorliegt.

    Sie erhalten ein Schreiben der Abteilung Stipendien mit einer Bestätigung, an welchem Datum ihr Gesuch eingegangen ist.

  6. Gesuchsbearbeitung

    Die Gesuche werden in der Reihenfolge ihres Eingangsdatums bearbeitet. Informationen zum aktuellen Stand der Gesuchsbearbeitung finden Sie unter Aktuelles.

    Bearbeitungsdauer

    Die Bearbeitungsdauer von vollständigen Gesuchen beträgt ca. 8 Wochen.

    Pro Jahr werden über 7000 Gesuche eingereicht. Drei Viertel davon gehen in den Monaten Juli bis Oktober ein. Diese werden in der Reihenfolge ihres Eingangs und nach verfügbarer Kapazität der Sachbearbeitung zur Prüfung und Bearbeitung zugewiesen. Unvollständig dokumentierte Gesuche müssen dabei zurückgestellt werden. Solche Gesuche gelten zu dem Zeitpunkt als eingegangen, an dem die fehlenden Unterlagen eintreffen. Unvollständige Dossiers verzögern die Entscheidung. Es muss mit Wartezeiten von mehreren Monaten gerechnet werden. Die Abteilung Stipendien hat keine Möglichkeit, aktuelle finanzielle Notlagen zu beheben.

  7. Nachreichen von fehlenden Unterlagen

    Falls Informationen oder Beilagen zu Ihrem Gesuch fehlen oder Ihr Gesuch nicht vollständig ist, erhalten Sie ein Schreiben mit der Aufforderung die fehlenden Informationen bzw. Unterlagen nachzureichen. Senden Sie diese so rasch wie möglich. Notieren Sie auf allen Nachsendungen immer Namen, Vornamen und Geburtsdatum der Person in Ausbildung. Wir setzen Ihnen eine Frist von zwei Monaten für die Nachreichung der Unterlagen. Bei Nichtbeachten der Frist, schicken wir Ihnen Ihr Gesuch inklusive Beilagen zu unserer Entlastung zurück. Bitte nehmen Sie zur Kenntnis, dass wir rückwirkend keine Ausbildungsbeiträge auszahlen.

  8. Entscheid über Stipendienanspruch

    Sie werden schriftlich mittels Verfügung über den Entscheid informiert.

  9. Auszahlung Stipendien

    Im Falle einer Gutheissung werden die Stipendien in zwei Raten ausbezahlt. Falls für die erste Rate Auflagen bestehen, beachten Sie bitte, dass der entsprechende Betrag erst nach Erfüllung der Auflage(n) ausbezahlt wird.

  10. Ausbildungsnachweis

    Für die Auszahlung der zweiten Rate muss immer der Nachweis erbracht werden, dass Sie sich noch in Ausbildung befinden (aktuelle Ausbildungsbestätigung bzw. bei Lehre aktuelle Lohnabrechnungen). Je nach dem sind auch weitere Auflagen zu erfüllen, welche im Entscheid aufgeführt sind.

  11. Meldepflicht

    Ein Abbruch oder ein vorzeitiger Abschluss der Ausbildung sowie sonstige Änderungen in den anspruchsbegründenden Tatsachen, insbesondere spätere Einschätzungsentscheide der Steuerbehörden und Rentenverfügungen, sind unaufgefordert und unverzüglich zu melden oder nachzureichen. Adressänderungen sind innert Monatsfrist zu melden. Bei Wohnsitz im Ausland ist eine Zustelladresse in der Schweiz anzugeben.

Weiterführende Informationen

Verwenden Sie die Akkordeon-Bedienelemente, um die Sichtbarkeit der jeweiligen Panels (unterhalb der Bedienelemente) umzuschalten.

Rechtliche Grundlagen

Kontakt

Amt für Jugend und Berufsberatung – Stipendien

Adresse

Postfach
Dörflistrasse 120
8090 Zürich
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