Grundlagen zur Arbeitszeit

Inhaltsverzeichnis

Kapitel
Arbeitszeit
Unterkapitel
Grundlagen
Publikationsdatum
1. Januar 2020

Definition Sollzeit 

Sollzeit ist diejenige Arbeitszeit, welche gemäss den Bestimmungen über die wöchentliche Arbeitszeit und dem individuellen Beschäftigungsgrad im Durchschnitt pro Woche zu leisten ist (§ 118 Abs. 2 Satz 1 VVO). Die tägliche Sollzeit dient zur Berechnung des Arbeitszeitsaldos und darf 8 Stunden und 24 Minuten nicht überschreiten (§ 118 Abs. 2 Satz 2 VVO).

Definition Regelarbeitszeit

Als Regelarbeitszeit gilt die für den Regelfall vereinbarte Aufteilung der wöchentlichen Arbeitszeit. Die Regelarbeitszeit wird innerhalb des Tagesrahmens (zwischen 6.00 und 20.00 Uhr) unter Berücksichtigung der betrieblichen und persönlichen Bedürfnisse vereinbart. Die Vereinbarung kann sich auf die tägliche Sollzeit beschränken oder durch feste zeitliche Einteilung ergänzt werden (§ 118 Abs. 3 und 4 VVO).

Mach mal Pause! (PaRat 113/1187, April 2014)

Gerade bei sehr hohem Arbeitsanfall ist es wichtig, regelmässige Pausen einzuschalten und den Kopf zu «lüften». Dies ist nicht nur ein Recht der Mitarbeitenden, es ist sogar ihre Pflicht. Hier sollen daher die wichtigsten Regeln wieder einmal in Erinnerung gerufen werden.

Gerade im Zusammenhang mit der Zeiterfassung und der Frage nach dem «nachträglichen » Bezug von Pausen kommt es immer wieder zu Missverständnissen, die einfach vermeidbar sind. Wichtig ist dabei insbesondere, dass klar zwischen der Mittagspause (= Freizeit) und den zusätzlichen Pausen am Vor – und Nachmittag, der sogenannten Kaffeepause (= Arbeitszeit), unterschieden wird. Zu beachten ist, dass die nachfolgenden Ausführungen die allgemeinen Regeln aufzeigen. Bei besonderen Verhältnissen wie Schichtbetrieb, Teamarbeit etc. können durch die Direktionen bzw. die ermächtigten Ämter auch besondere Arbeitszeitregelungen festgelegt werden (§ 131 VVO).

Mittagspause

Bei einem Tagespensum von mehr als 6 Stunden ist der Mitarbeiter bzw. die Mitarbeiterin verpflichtet, eine Pause von mindes - tens 30 Minuten einzuhalten (vgl. § 119 Abs. 2 VVO), wobei der Beschäftigungsgrad der Mitarbeitenden keine Rolle spielt. Diese Bestimmung dient insbesondere dem Schutz der Gesundheit der Mitarbeitenden, indem sie die Möglichkeit zur Verpflegung und Erholung erhalten. In diesem Sinne handelt es sich – als Konkretisierung der allgemeinen Fürsorgepflicht – um eine grundsätzliche Verpflichtung des Arbeitgebers, seinen Arbeitnehmenden die Möglichkeit zum tatsächlichen Pausenbezug zu verschaffen. Die Regelung beinhaltet aber auch die Verpflichtung der Mitarbeitenden, tatsächlich eine Pause zu beziehen, um sich zu erholen, die Konzentrationsfähigkeit wieder zu steigern etc. Das heisst, es muss ein tatsächlicher Arbeitsunterbruch stattfinden. Bei dieser Pause handelt es sich klar um Freizeit, eine Anrechnung an die Arbeitszeit findet nicht statt.

Wann die Mittagspause zu beziehen ist, regelt das Personalrecht nicht ausdrücklich. Es ist aber üblich und sicher auch sinnvoll, die Mittagspause nach ungefähr der Hälfte der Arbeitszeit zu beziehen.

Es handelt sich um eine wichtige Führungsaufgabe, die Einhaltung der Pause zu kontrollieren. Da die Mitarbeitenden des Kantons eine persönliche Zeitbuchhaltung führen und diese durch die Vorgesetzten monatlich visiert werden muss (§ 129 VVO), kann diese Führungsaufgabe einfach und zeitnah erledigt werden. Bezieht eine Mitarbeiterin bzw. ein Mitarbeiter keine Pause, muss sie/er darauf aufmerksam gemacht werden, dass künftig eine Pause bezogen werden muss. Werden trotz entsprechender Aufforderung und Ankündigung weiterhin keine Pausen bezogen, kann die 30minütige Pause auch dann von der Arbeitszeit abgezogen werden, wenn gar kein Arbeits - unterbruch stattgefunden hat.

Kommen Mitarbeitende relativ spät zur Arbeit und beziehen ihre Mittagspause bereits nach 2 Stunden, sind nach der bezogenen Pause noch mehr als 6 Stunden Sollarbeitszeit zu verrichten. Dies führt aber nicht dazu, dass zwei Pausen bezogen werden müssen. Die Pflicht von mindestens 30 Minuten Pause ist auf das Tagespensum ausgerichtet. Da aber der Erholungszweck der Norm durch eine solche Arbeitsverteilung vereitelt wird, sollten die Vorgesetzten intervenieren, wenn das regelmässig geschieht.

Kaffeepause

Im Gegensatz zur Mittagspause können für dieKaffeepausen pro halben Arbeitstag (höchs - tens) 15 Minuten auf die Arbeitszeit angerechnet werden (vgl. § 119 Abs. 2 VVO). Es handelt sich hier also nicht um Freizeit. Entsprechend bleibt das Weisungsrecht des Arbeitgebers über diese Zeit bestehen und aus betrieblichen Gründen kann die Pause im Einzelfall auch ersatzlos wegfallen.

Die Kaffeepause ist «in natura» zu beziehen, und zwar während des jeweiligen Halbtags, nicht zu Beginn oder am Schluss einer Arbeitsphase. Die Pause darf also nicht zur Verlängerung z.B. der Mittagspause verwendet werden oder zur Verkürzung der Arbeitszeit am Schluss einer Arbeitsphase. Es ist somit nicht zulässig, eine Stunde Mittagspause zu machen, aber nur 30 Minuten in der Zeiterfassung auszuweisen, mit dem Hinweis auf nicht bezogene Pausen. Diese Vermischung von Freizeit und Arbeitszeit stellt eine falsche Zeiterfassung dar und ist zu unterlassen.

Wird auf die Kaffeepause während des Vor oder Nachmittags verzichtet oder kann diese aus betrieblichen Gründen nicht bezogen werden, ist ein Nachbezug nicht möglich. Die Zusammenlegung der Pausen auf einmal 30 Minuten anstelle je 15 Minuten am Vor- und Nachmittag erachten wir im Ausnahmefall (z.B. bei einem Geburtstag) jedoch als zulässig. Voraussetzung ist jedoch, dass die vorgesetzte Person zustimmt. In diesem Sinne: Viel Spass bei der nächsten Pause! 

Beschäftigungsgrad

Ein Beschäftigungsgrad von 100% entspricht grundsätzlich 42 Stunden pro Woche oder 2184 Stunden brutto pro Jahr (siehe unten wöchentliche und jährliche Arbeitszeit).
Bei Teilzeitbeschäftigten reduziert sich der Beschäftigungsgrad im Verhältnis zur Arbeitszeit. In der Tabelle zur Ermittlung des Beschäftigungsgrads für Teilzeitbeschäftigte findet sich der Beschäftigungsgrad nach Massgabe der wöchentlichen Teilarbeitszeit in Prozenten einer vollen Beschäftigung im Verhältnis zur Arbeitszeit, je ausgerichtet auf Viertelstunden.

Wöchentliche Arbeitszeit

Die Arbeitszeit beträgt bei einem Beschäftigungsgrad von 100% in der Regel 42 Stunden pro Woche und wird grundsätzlich auf fünf Tage verteilt, wobei der Samstag und Sonntag arbeitsfrei sind (vgl. § 116 Abs. 1 VVO).

Jährliche Arbeitszeit 

Die jährliche Arbeitszeit ist in § 116 Abs. 3 VVO geregelt:

Brutto-Jahresarbeitszeit:
Die jährliche Arbeitszeit beträgt bei einem Beschäftigungsgrad von 100% grundsätzlich brutto 2184 Stunden pro Jahr (52 Wochen x 42 Stunden). Bei Teilzeitbeschäftigung wird die jährliche Arbeitszeit aufgrund des reduzierten Beschäftigungsgrads ermittelt.

Netto-Jahresarbeitszeit:
Für die Berechnung der Netto-Jahresarbeitszeit werden der individuelle Ferienanspruch, die auf einen Wochentag fallenden Ruhetage sowie Arbeitszeitreduktionen vor Ruhetagen in Abzug gebracht.

Flexible Arbeitszeit

1.Ausgangslage

Die flexible Arbeitszeitregelung für das kantonale Personal ist ein bewährtes Element der kantonalen Anstellungs- und Arbeitsbedingungen. Sie leistet einen wesentlichen Beitrag für die Attraktivität des Kantons als Arbeitgeber und für die Motivation der Mitarbeitenden.

In der Praxis zeigte sich allerdings, dass die richtige Handhabung der flexiblen Arbeitszeit durch die Vorgesetzten mitunter anspruchsvoll ist und vereinzelt auch Diskussionen im Zusammenhang mit Missbrauchsverdacht auftreten. Zudem ist die Gleichbehandlung der kantonalen Mitarbeitenden nicht mehr gewährleistet, wenn die Gleitzeitregelung bzw. die Praxis zu derselben amts- und direktionsübergreifend unterschiedlich angewandt wird. Der Regierungsrat erteilte deshalb der Finanzdirektion den Auftrag, im Sinne einer Führungshilfe Empfehlungen gemäss § 150 lit. b VVO für den richtigen Umgang mit der Arbeitszeitregelung auszuarbeiten. Das Personalamt erarbeitete daher im Jahre 2007 Empfehlungen, die Antworten zu folgenden Fragen enthalten:

  • Wie kann allfälligen Missbräuchen der grosszügigen Arbeitszeitregelung vorgebeugt werden?
  • Was kann unternommen werden, damit bei der Beendigung eines Arbeitsverhältnisses nicht noch sehr viele Ferientage und Mehrzeitguthaben vergütet werden müssen bzw. die Mitarbeitenden sehr viel früher gehen können, weil sie noch grosse Guthaben abbauen müssen?
  • Wie kann erreicht werden, dass die Mitarbeitenden zuerst ihre Ferienguthaben beziehen und nicht solche auf Reserve anhäufen, indem sie vorab immer wochenweise Mehrzeiten kompensieren?

Im Rahmen der Einführung der fünften Ferienwoche im 2020 wird die Problematik der letzten Frage entschärft, indem der in der Praxis teilweise bereits angewendete Grundsatz «Ferienbezug vor Mehrzeitkompensation» in § 124 VVO ausdrücklich geregelt wird. Demnach ist die zusammenhängende Kompensation von mehr als einem Tag erst nach dem Bezug der Ferien zulässig. Zudem wird in § 81 Abs. 1 VVO die geltende Rechtslage verdeutlicht, dass der Arbeitgeber den Zeitpunkt der Ferien bestimmt, aber soweit möglich auf die Wünsche der Angestellten Rücksicht nimmt. Die Empfehlungen aus dem Jahr 2007 gelten jedoch weiterhin, werden aber im Folgenden um die neuen rechtlichen Bestimmungen aktualisiert:

2.Empfehlungen zur Steuerung von Mehrzeit, Kompensationstagen, Ferien und Überzeit

Die Mitarbeitenden führen auf Vertrauensbasis eine persönliche Zeitbuchhaltung, in der sie die Arbeitszeiten und Abwesenheiten (Ferien, Kompensationstage usw.) aufführen. In der Regel werden elektronische Zeiterfassungssysteme verwendet (z.B. Inovatime, Protime). Die Vorgesetzten können jederzeit Einblick in diese Zeitbuchhaltung nehmen. Sie sind verpflichtet, monatlich die Kenntnisnahme durch ihr Visum zu bestätigen (§ 129 VVO).

Gemäss dieser Regelung ist es eine obligatorische Führungsaufgabe aller Vorgesetzten, die Zeiterfassung ihrer Mitarbeitenden zu kontrollieren. Damit können rechtzeitig auffällige Mehrzeitanhäufungen erkannt werden und falls nötig sind geeignete Massnahmen dagegen zu ergreifen (vgl. dazu auch Ziff. 3). Ebenso kann mit einer vorausschauenden Ferienplanung gesteuert werden, dass Ferien in dem Jahr bezogen werden, in dem der jeweilige Anspruch entsteht. Überzeitguthaben können ohnehin nicht ohne Genehmigung der oder des Vorgesetzten entstehen.

Die Kompensation von Mehr- oder Überzeitguthaben durch Bezug von Frei-Tagen kann ebenfalls durch die Vorgesetzten gesteuert werden. Wie beim Festlegen des Zeitpunkts der «normalen» Ferien müssen Abwesenheiten infolge Kompensation von Mehr- oder Überzeitguthaben mit den Vorgesetzten abgesprochen und von diesen bewilligt werden (vgl. dazu auch Anhang, Lit. D). In aller Regel sollten sich Lösungen oder allenfalls Kompromisse finden, die für beide Seiten zufriedenstellend sind. Können sich die Angestellten gegenseitig nicht vertreten oder sprechen andere betriebliche Gründe (z.B. saisonal oder projektbezogen begründete Mehrarbeit) gegen den gewünschten Zeitpunkt einer Abwesenheit, muss die Kompensation verschoben werden. Zu beachten ist § 124 Abs. 3 VVO, wonach die zusammenhängende Kompensation von Mehrzeit von mehr als einem Tag erst nach dem Bezug der Ferien zulässig ist. Der konsequente Bezug der Ferien vor der Kompensation von Mehrzeitguthaben soll die Anhäufung von Ferien und damit übermässige Rückstellungen verhindern. Dieser Grundsatz gilt allerdings nicht absolut. So ist die Kompensation von Mehrzeit bis zu einem Tag ausgenommen. Möglich bleibt damit insbesondere der Bezug von sogenannten Brückentagen oder der stundenwiese Bezug von Mehrzeit.

Die Steuerung der Mehrzeit-, Überzeit und Ferienguthaben erfolgt durch direkte Gespräche mit den betroffenen Mitarbeitenden. Im Gespräch können die Gründe, für die Entstehung hoher Zeitguthaben ermittelt und das Vorgehen für die Kompensation der Zeitguthaben vereinbart werden (vgl. dazu auch Ziff. 3).

Unter Beachtung dieser Grundsätze kann die Anhäufung von auffälligen Mehr- oder Überzeitguthaben sowie der jährliche Übertrag von grossen Ferien-, Mehrzeit- oder Überzeitguthaben verhindert werden.

Bei Festlegungen durch die Vorgesetzten betreffend dem Zeitpunkt der Gewährung von Ferien und/oder Kompensationstagen handelt es sich um Dienstanweisungen, grundsätzlich nicht Verfügungscharakter haben und entsprechend nicht durch Rekurs anfechtbar sind.

3.Checkliste für den Abbau von Zeitguthaben

Gespräche mit den Mitarbeitenden sind angezeigt, wenn deren Arbeits- oder Feriensaldo «auffällige» Werte annehmen. Eine allgemein gültige Definition von auffälligen Werten ist kaum möglich, da dies von Funktion und Verantwortung des oder der betroffenen Mitarbeitenden abhängt. Zudem sind immer die betriebliche Situation (z.B. Mehrbelastung durch Abschluss eines Projekts) und die persönliche Situation des Mitarbeitenden (z.B. Anhäufung Ferienguthaben durch Mutterschaftsurlaub) zu berücksichtigen.

Als Richtwert sind Gespräche mit den betroffenen Mitarbeitenden angezeigt, wenn die Mehrzeit mehr als 84 Stunden (bei einem Beschäftigungsgrad von 100%) beträgt, da solche Mehrzeit jeweils Ende Jahr gestrichen werden müsste, sofern sie nicht abgebaut ist. Bei Ferienguthaben ist der Übertrag von mehr als 3 Wochen (entspricht 126 Stunden bei einem Beschäftigungsgrad von 100%) in der Regel als auffällig einzustufen.

3.1.Vorbereitung des Gesprächs:

Vorgesetzte/r interpretiert die auffälligen Zeitguthaben der Mitarbeitenden nach seinem eigenen Ermessen: 

  • Beurteilung der Arbeitsbelastung der Mitarbeitenden
  • Beurteilung der Arbeitsweise der Mitarbeitenden (Setzung von Prioritäten, Effizienz, usw.)
  • Besondere Belastung durch Zusatzaufgaben?
  • Auffälligkeit der Zeitguthaben allenfalls auf Arbeitsweise der Mitarbeitenden zurückzuführen?
  • Besondere Ereignisse bezüglich der persönlichen Situation des Mitarbeitenden (z.B. Mutterschaftsurlaub, private Probleme [Scheidung, Todesfall in der Familie, usw.], längere Abwesenheit infolge Krankheit oder unbezahlten Urlaubs, usw.)

3.2.Durchführung des Gesprächs:

Vorgesetzte/r eruiert durch Gespräch mit Mitarbeitender/Mitarbeitendem, was die Ursachen für die auffälligen Zeitguthaben ist:

3.2.1.Abstrakte (neutral, keine Wertung) Information der Mitarbeitenden bezüglich Problematik

  • Auffälligkeit der Zeitguthaben feststellen
  • Problematik von auffälligen Zeitguthaben erklären:

bezüglich Mitarbeitenden:

  • Gesundheit Mitarbeitende/r (z.B. Burn-out Syndrom),
  • work-life balance,
  • Arbeitsweise (z.B. Setzen von Prioritäten),
  • Verfall Ende Jahr bei Mehrzeit

bezüglich Arbeitgeber:

  • Fürsorgepflicht Arbeitgeber
  • Finanzielle Belastung des Betriebes (Rückstellungen)
  • Risiko bei Kündigung Mitarbeitende (lange Abwesenheit oder Auszahlung)

3.2.2.Stellungnahme Mitarbeitende/r

Mitarbeitende/r erklären lassen, aus welchen Gründen hohe Zeitguthaben nach ihrem/seinem Ermessen entstanden sind. 

3.2.3.Feedback Vorgesetzte/r

Vorgesetzter nimmt Stellung zu vorgebrachten Gründen/Ursachen der Zeitguthaben. Evtl. Diskussion bei stark unterschiedlichen Interpretationen zur Entstehung oder zur Auffälligkeit der Zeitguthaben.

3.2.4.Massnahmen definieren

Gemeinsames Erarbeiten des weiteren Vorgehens.

Bei Bedarf: Vereinbarung unterstützender oder organisatorischer Massnahmen (Weiterbildung, Know-how Aufbau, Abgleich Aufgaben - Ressourcen usw.)

Falls Mehrzeit sich im Nachhinein als Überzeit erweist: Nachträgliche Genehmigung Überzeit, falls Abbau nicht möglich ist: Auszahlung der Überzeit

Möglichkeiten zum Abbau von auffälligen Mehrzeit- und/oder Ferienguthaben:

  • Mehrzeitguthaben: kürzere Arbeitstage (Maximum definieren), regelmässiger Bezug von einzelnen oder aufeinanderfolgenden Kompensationstagen vereinbaren, Arbeitszeitmodell vereinbaren (z.B. Jahresarbeitszeit)
  • Ferienguthaben: Jahresplanung der Ferien

Wenn auffällige Mehrzeitguthaben aus betrieblichen Gründen mittelfristig nicht abgebaut werden können:

  • Prüfung grundsätzlicher organisatorischer Massnahmen (Abgleich Aufgaben – Ressourcen)
  • Anordnung von Überzeit, bis die organisatorischen Massnahmen greifen.

3.3.Nachbereitung des Gesprächs

Aktennotiz zu Gespräch erstellen.
Periodische Überprüfung des festgelegten Vorgehens.

4.Mehrzeit-, Überzeit und Ferienguthaben bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses

Trotz laufender Überprüfung der Zeit- und Ferienguthaben weisen Mitarbeiter vor Beendigung des Anstellungsverhältnisses mitunter erhebliche Stundenkonti auf. Grundsätzlich sind diese Guthaben bis zum Ende des Arbeitsverhältnisses auszugleichen. Wenn der Ausgleich aus dienstlichen oder allenfalls auch aus persönlichen Gründen des bzw. der Mitarbeitenden nicht möglich ist, wird der Restsaldo ausbezahlt.

Für die Mehrzeitguthaben ist dies in § 121 Abs. 3 VVO geregelt. Aus zwingenden dienstlichen Gründen kann die Kompensation ganz oder teilweise verweigert werden, was allerdings zur Folge hat, dass die verbleibenden Guthaben als Überzeit gelten, die bis und mit Lohnklasse 16 mit einem Zuschlag auszubezahlen ist. Falls der oder die Mitarbeitende die volle Kompensation wünscht und die vorgesetzte Stelle diesem Wunsch nicht entsprechen will, gelten für die Abwägung der gegenüberstehenden Interessen sinngemäss die gleichen Überlegungen wie für die Anordnung von Überzeit. Einer Kompensation können auch persönliche Gründe der bzw. des Mitarbeitenden entgegenstehen, so z.B. Krankheit. Auch in diesem Fall muss der Restsaldo ausbezahlt werden.

Für Überzeitguthaben gilt im Wesentlichen die gleiche Regelung, vgl. § 126 Abs. 2 VVO. Ist ein Zeitausgleich aus betrieblichen Gründen nicht möglich, wird die Überzeit ausnahmsweise vergütet.

Für Ferienguthaben gilt § 83 lit. a: "Nicht bezogene Ferien werden nicht in bar abgegolten. Ausgenommen bleibt ... der Ferienanspruch im Austrittsjahr, wenn das Arbeitsverhältnis unter Wahrung der Kündigungsfrist aufgelöst wurde, die Ferien jedoch aus dienstlichen oder triftigen persönlichen Gründen vor Ablauf der Kündigungsfrist nicht mehr bezogen werden konnten.» Auch der Ferienbezug kann durch einseitige Anordnung des Arbeitgebers unterbunden werden. Es muss dabei indessen darauf geachtet werden, dass die bzw. der Mitarbeitende grundsätzlich die üblichen Ferienbezüge tätigen kann.

5.Rechtliches zu Arbeitszeit, Überzeit, Ferien und Ruhetagen

6.PaRat

Maximal mögliche Kompensationstage bei Teilzeitmitarbeitenden
(PaRat 100/1021, Juli 2010)

Bei Teilzeitmitarbeitenden werden die jeweiligen Ansprüche für die Kompensation von Mehrzeit im Rahmen gleitender Arbeitszeiten grundsätzlich proportional zum Beschäftigungsgrad gerechnet. Teilzeitmitarbeitenden stehen somit 15 Arbeitstage zum entsprechenden Beschäftigungsgrad für die Kompensation zu bzw. die entsprechende Stundenzahl. Beispiel bei einem Beschäftigungsgrad von 40%: 15 Tage x 8.4 Stunden x 0.4 = 15 Arbeitstage mit zusammen maximal 50.4 Std.

§ 124 der Vollzugsverordnung zum Personalgesetz (VVO) sagt, dass ein positiver Arbeitszeitsaldo stundenweise oder durch den Bezug von ganzen und halben Tagen kompensiert werden kann, pro Jahr aber «höchstens fünfzehn ganze Arbeitstage». Ein «ganzer Arbeitstag » wird dann kompensiert, wenn man gemäss Regelarbeitszeit arbeiten müsste, an diesem Tag aber frei macht. Beispiel: Bei einem Beschäftigungsgrad von 40% arbeitet eine Mitarbeiterin jeweils am Montag den ganzen Tag und am Dienstag und Mittwoch den halben Tag. Nimmt diese Person von Montag bis Mittwoch frei, hat sie 3 Kompensationstage mit insgesamt 16.8 Stunden bezogen. Gesamthaft können auf diese Weise – gleich wie bei den Vollzeitangestellten – fünfzehn Arbeitstage bzw. drei zusätzliche «Ferien»-Wochen generiert werden. Damit sind die maximal 50.4 möglichen Kompensationsstunden bezogen. Nimmt die Person in diesem Beispiel nur am Montag frei, hat sie einen Kompensationstag bezogen und damit 8.4 Stunden der maximal möglichen Kompensationszeit verbraucht. Mit dieser Berechnungsweise ist der Kompensationsanspruch immer gleich gross, unabhängig von der Verteilung der Regelarbeitszeit auf die einzelnen Arbeitstage.

Falls ein grösserer «Freiheitsgrad» erzielt werden will, als dies die Regeln über die Kompensationstage erlauben, muss eine Jahresarbeitszeitvereinbarung nach den Regeln des BAM-V-RRB abgeschlossen werden.

Zu beachten ist, dass eine Kompensation immer nur im Rahmen der betrieblichen Bedürfnisse zulässig ist, was mit andern Worten bedeutet, dass kein unbedingter Rechtsanspruch auf 15 Kompensationstage besteht, vgl. § 124 Abs. 3 VVO. Das «Management» der Kompensationstage durch die Vorgesetzten ist gleich wie die Bestimmung des Ferienzeitpunkts eine wichtige Führungsaufgabe, die im Interesse der Mitarbeitenden und der guten Aufgabenerfüllung möglichst optimal ausgeführt werden sollte. Zu beachten ist schliesslich, dass bei einer «ungünstigen» Verteilung der Arbeitszeit (Regelarbeitszeit) unter Umständen die 15 Kompensationstage früher ausgeschöpft sein können als die maximale Stundenanzahl gemäss Beschäftigungsgrad. Arbeitet jemand mit einem BG von 40% am Montag und Dienstag 6.72 Stunden und von Mittwoch bis Freitag je 1,12 Stunden und kompensiert diese Person beispielsweise immer nur am Freitag, so hat sie die 15 Kompensationstage bereits nach 18 Kompensationsstunden ausgeschöpft. Da es wohl nicht die Regel sein dürfte, dass Mitarbeitende die Arbeitszeit derart verteilt haben, dass sie an gewissen Tagen unter der täglichen Sollarbeitszeit arbeiten, kann dieser kleine Makel in Kauf genommen werden. Der/die Mitarbeitende wird im obigen Beispiel ohnehin nicht immer den Freitag als Kompensationstag wählen.

Überzeit – wenn möglich vermeiden, sonst klar im Voraus anordnen
(PaRat 65/693, September 2001) 

In der Praxis kann verschiedentlich festgestellt werden, dass hohe Mehrzeitsaldi angehäuft werden, wo eigentlich für eine abgegrenzte Periode Überzeit angeordnet werden müsste. Durch geeignete Führungsarbeit sollte jeweils im Voraus Klarheit geschaffen und Überzeit möglichst vermieden werden. Ein Problem stellen vereinzelt sehr hohe Überzeitguthaben dar. Bei Teilzeitmitarbeitenden wird Überzeit durch einen flexiblen Beschäftigungsgrad vermieden.

Als Überzeit gilt Arbeitszeit, welche über die vereinbarte Regelarbeitszeit hinaus für bestimmte, klar abgegrenzte Zeiten und ausserordentliche Aufträge geleistet wird, wenn dadurch bei einem vollen Pensum 42 Arbeitsstunden pro Woche oder bei Schichtdienst die gemäss Dienstplan zu leistende Wochenarbeitszeit überschritten werden (§ 125 VVO). Ist eine Kompensation innerhalb eines Monats möglich, gilt die angeordnete Arbeitzeit nicht als Überzeit. Überzeit ist grundsätzlich durch Freizeit auszugleichen. Sie wird nur ausnahmsweise in Bar abgegolten. Sowohl beim Zeitausgleich als auch bei der Barabgeltung ist bis Lohnklasse 16 ein Zuschlag von 25 % zu gewähren.

Die (ausnahmsweise) Vergütung von Überzeit ist grundsätzlich auf 120 Stunden pro Jahr beschränkt. Weitergehende Vergütungen können nur von der Direktion im Einvernehmen mit dem Personalamt ausgerichtet werden. Aufgrund von Fällen, die dem Personalamt kürzlich zum Einvernehmen unterbreitet wurden, erläutern wir einige Gesichtspunkte, denen Beachtung geschenkt werden sollte:

  • Überzeit einerseits und Mehrzeit im Rahmen der gleitenden Arbeitszeit anderseits sind strikte auseinander zu halten. Mehrzeit wird freiwillig geleistet, während Überzeit ausdrücklich und im Voraus für bestimmte, zeitlich begrenzte Sonderaufträge oder Arbeitsspitzen angeordnet wird. Leider verwischen sich in der Praxis nicht allzu selten die Grenzen, wenn die Arbeitslast zunimmt und keine Zeit für Kompensation bleibt, so dass der Mehrzeitsaldo laufend ansteigt und irgendwann die Forderung nach Auszahlung erhoben wird. Das Personalrecht sieht zwar ausnahmsweise die Möglichkeit vor, Überzeit im Nachhinein als solche zu genehmigen (§ 125 Abs. 2 VVO), dies darf aber nicht zu einer nachlässigen Wahrnehmung der Führungsaufgaben verleiten. Die Vorgesetzten haben die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden im Auge zu behalten und rechtzeitig Überzeit anzuordnen oder Massnahmen zu treffen, damit die Mehrzeitsaldi abgebaut werden können. Das Personalrecht sieht übrigens keine Auszahlung von Mehrzeit während laufendem Arbeitsverhältnis vor (Besonderheit bei Teilzeitarbeit vgl. unten). Eine Auszahlung ist nur via nachträgliche Umwandlung in Überzeit nach § 125 Abs 2 VVO möglich, was zugleich bedeutet, dass bis Lohnklasse 16 der Zuschlag von 25 % gewährt werden muss. Dies ist ein Argument mehr, solche Umwandlungen möglichst zu vermeiden und durch geeignete Rationalisierungsmassnahmen die Arbeitszeiten im Griff zu behalten. 
  • Das Personalamt wurde vereinzelt mit ausserordentlich hohen Überzeitguthaben von mehreren hundert bis – in einem Extremfall – über Tausend Stunden pro Jahr konfrontiert. Im Fall des Informatikers, der wegen erheblichen Schwierigkeiten bei der Einführung eines neuen EDV-Systems ausserordentlich belastet war und während einer begrenzten Zeit 600 Überstunden leisten musste, war die Sache als Ausnahmesituation nachvollziehbar. Im Fall eines Bereichs, wo mehrere Mitarbeitende während längerer Zeit Überzeiten bis über 1'000 Stunden pro Jahr geltend machten, muss hingegen von einem Missstand gesprochen werden, der nicht toleriert werden kann. Abgesehen von der Frage, ob überhaupt in diesem Umfang produktiv gearbeitet werden könne, ist an die Fürsorgepflicht des Arbeitgebers zu erinnern und insbesondere an die Aufgabe aller Vorgesetzen, bei Überbelastung der Mitarbeitenden rechtzeitig die notwendigen Massnahmen einzuleiten. 
  • Grundsätzlich ist die Anordnung von Überzeit auch bei Teilzeitmitarbeitenden möglich. Sie liegt vor, wenn – kumulativ – die angeordnete Arbeit ausserhalb der Regelarbeitszeit liegt und zudem das Wochenpensum gemäss Beschäftigungsgrad überschritten wird. Sie kann angezeigt sein, wenn nicht vorhersehbare Ereignisse zu einem vorübergehenden Bedarf an Mehrarbeit führen. Grundsätzlich und soweit immer möglich sollten Mehrarbeiten aber über eine flexible vorübergehende Erhöhung des Beschäftigungsgrads aufgefangen werden, was natürlich ein gegenseitiges Einvernehmen voraussetzt. So kann etwa vereinbart werden, dass bei einer 50%-Beschäftigung im gegenseitigen Einvernehmen je nach Arbeitsanfall eine Erhöhung des Beschäftigungsgrads bis zu einem bestimmten Prozentsatz möglich ist und die Mehrstunden im Stundenlohn periodisch abgerechnet werden. Eine entsprechende Klausel in der Anstellungsverfügung kann z.B. wie folgt formuliert werden: «In gegenseitiger vorgängiger Absprache kann der Beschäftigungsgrad je nach Arbeitsanfall vorübergehend bis auf maximal xx % erhöht werden. Die daraus resultierenden Mehrstunden werden zweimonatlich abgerechnet und mit der Lohnzahlung des Folgemonats ausbezahlt. Die Mehrstunden werden gemäss Lohnreglement 05 unter Einbezug eines Zuschlags von 13,04% für 4 Wochen Ferien und Feiertage ausbezahlt.»

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