Einleitung

Mehrzeit und Überzeit, Höchstarbeitszeit, Ruhezeitvorschriften, Jahresarbeitszeit oder gar Lebensarbeitszeit – wie steht es um die rechtliche Regelung dieser Begriffe? Nachfolgend finden Sie die wichtigsten Erläuterungen zum Thema Arbeitszeit.

Flexible Arbeitszeit

Grundsatz

Die Arbeitszeit kann nach Massgabe der nachfolgenden Bestimmungen flexibel gestaltet werden (§ 116 Abs. 2 VVO). Bei bestimmten Berufsgruppen kommen aufgrund ihrer Tätigkeit die flexiblen Arbeitszeiten nicht zur Anwendung (z.B. Kantonspolizei, Gesundheitsberufe, Lehrpersonen).

Bedarfsgerechte Arbeitszeitmodelle

Der Regierungsrat hat von seiner Kompetenz zur flexiblen Gestaltung der Arbeitszeit Gebrauch gemacht und weitere Regelungen erlassen (vgl. § 116 Abs. 5 VVO). So stehen den Mitarbeitenden je nach persönlichen und betrieblichen Bedürfnissen und in Absprache mit ihren Vorgesetzten die Jahresarbeitszeit und die Lebensarbeitszeit zur Verfügung.
 

Wöchentliche und jährliche Arbeitszeit

Wöchentliche Arbeitszeit

Die Arbeitszeit beträgt bei einem Beschäftigungsgrad von 100% im Normalfall 42 Stunden pro Woche und wird grundsätzlich auf fünf Tage verteilt, wobei der Samstag und Sonntag arbeitsfrei sind (vgl. § 116 Abs. 1 VVO).

Jährliche Arbeitszeit

Brutto-Jahresarbeitszeit

Die jährliche Arbeitszeit beträgt bei einem Beschäftigungsgrad von 100% grundsätzlich brutto 2184 Stunden pro Jahr (52 Wochen x 42 Stunden; § 116 Abs. 3 VVO).

Netto-Jahresarbeitszeit

Für die Berechnung der Netto-Jahresarbeitszeit werden der individuelle Ferienanspruch, die auf einen Wochentag fallenden Ruhetage sowie die Arbeitszeitreduktionen vor Ruhetagen in Abzug gebracht. Die Netto-Jahresarbeitszeit wird jedes Jahr neu berechnet und kann, je nach Verteilung der Feiertage, vom einen zum andern Jahr leicht abweichen.

Teilzeitmitarbeitende

Bei Teilzeitbeschäftigung wird die jährliche Arbeitszeit aufgrund des reduzierten Beschäftigungsgrads ermittelt (§ 116 Abs. 3 VVO). In der Tabelle zur Ermittlung des Beschäftigungsgrads für Teilzeitbeschäftigte findet sich der Beschäftigungsgrad nach Massgabe der wöchentlichen Teilarbeitszeit in Prozenten einer vollen Beschäftigung im Verhältnis zur Arbeitszeit, je ausgerichtet auf Viertelstunden.
 

Tagesrahmen, Sollzeit, Regelarbeitszeit und Arbeitszeitsaldo

Tagesrahmen

Als Tagesrahmen, innerhalb dessen die Arbeitsleistung zu erbringen ist, gilt die Zeit von Montag bis Freitag zwischen 06.00 und 20.00 Uhr (§ 118 Abs. 1 VVO). An Samstagen und Sonntagen sowie ausserhalb des Tagesrahmes oder des Arbeitsplatzes geleistete Arbeitszeit kann mit Zustimmung des zuständigen Amtes, Gerichtes oder Notariates auf den Arbeitszeitsaldo angerechnet werden (§ 122 VVO).

Sollzeit

Sollzeit ist diejenige Arbeitszeit, welche gemäss den Bestimmungen über die wöchentliche Arbeitszeit und dem individuellen Beschäftigungsgrad im Durchschnitt pro Woche zu leisten ist (§ 118 Abs. 2 Satz 1 VVO). Die tägliche Sollzeit dient zur Berechnung des Arbeitszeitsaldos und darf 8 Stunden und 24 Minuten nicht überschreiten (§ 118 Abs. 2 Satz 2 VVO). Bei einem Beschäftigungsgrad von 100% beträgt die Sollzeit 8 Stunden und 24 Minuten pro Tag, 42 Stunden pro Woche und brutto 2184 Stunden pro Jahr.

Regelarbeitszeit

Als Regelarbeitszeit gilt die für den Regelfall zwischen Mitarbeitenden und Vorgesetzten vereinbarte Aufteilung der wöchentlichen Arbeitszeit (§ 118 Abs. 3 VVO). Die Mitarbeitenden können auch ausserhalb der ordentlichen Dienstzeit und über die vereinbarte Arbeitszeit hinaus in Anspruch genommen werden, wenn es der Dienst erfordert und soweit es den Mitarbeitenden zumutbar ist (vgl. § 52 Abs. 2 PG).

Die Regelarbeitszeit wird innerhalb des Tagesrahmens unter Berücksichtigung der betrieblichen und persönlichen Bedürfnisse vereinbart. Die Vereinbarung kann sich auf die tägliche Sollzeit beschränken oder durch eine feste zeitliche Einteilung ergänzt werden (§ 118 Abs. 4 VVO). Unter festen zeitlichen Einteilungen sind bspw. Blockzeiten (z.B. Schalteröffnungszeit, Erreichbarkeit Hotline) zu verstehen. Die Vereinbarung einer Blockzeit erfolgt normalerweise bereits bei der Anstellung. Soll eine Blockzeit später geändert oder neu eingeführt werden, so ist dies möglich, wenn die Blockzeit einem betrieblichen Bedürfnis entspricht und eine Interessenabwägung vorgenommen wurde. Die Änderung oder Neufestsetzung einer Blockzeit ist zu verfügen, sofern die Blockzeit in der Anstellungsverfügung festgelegt wurde oder die Änderung die Rechte und Pflichten der Mitarbeitenden wesentlich tangiert.

Im Normalfall entspricht die Regelarbeitszeit bei einem Beschäftigungsgrad von 100% der Sollzeit. Die Regelarbeitszeit kann aber auch höher sein als die tägliche Sollzeit. Beispiele: Teilt eine Mitarbeitende mit einem Beschäftigungsgrad von 90% ihre Arbeitszeit gleichmässig auf vier Tage auf, beträgt die Regelarbeitszeit an ihren Arbeitstagen jeweils 9.45 Stunden. Die Sollzeit beträgt dagegen 7.56 Stunden (Beschäftigungsgrad 90%). Teilt ein Mitarbeitender mit einem Beschäftigungsgrad von 60% seine Arbeitszeit auf drei Tage auf, beträgt die Regelarbeitszeit an seinen Arbeitstagen jeweils 8.24 Stunden. Die Sollzeit beträgt dagegen 5 Stunden (gerundet).
 

Arbeitszeitsaldo

Der Arbeitszeitsaldo ergibt sich aus der täglich geleisteten anrechenbaren Arbeitszeit abzüglich der Sollarbeitszeit (§ 120 Abs. 1 VVO). Als anrechenbare Arbeitszeit gilt die während des Tagesrahmens geleistete Arbeitszeit einschliesslich bewilligter und bezahlter Abwesenheiten. Der Arbeitszeitsaldo kann je nach individueller Arbeitszeiteinteilung einer oder eines Mitarbeitenden positiv oder negativ sein. Pro Tag sind grundsätzlich höchstens 11 Stunden anrechenbar, wobei in besonderen Fällen die Höchstarbeitszeit durch die Vorgesetzten ausgedehnt werden kann (§ 120 Abs. 2 VVO).

Arbeitszeiterfassung

Persönliche Zeitbuchhaltung

Die Mitarbeitenden führen auf Vertrauensbasis eine persönliche Zeitbuchhaltung, in der sie die Arbeitszeiten und Abwesenheiten (z.B. Ferien, Kompensationstage) aufführen. Die Vorgesetzten können jederzeit Einsicht in diese Zeitbuchhaltung nehmen und bestätigen monatlich die Kenntnisnahme durch ihr Visum (§ 129 Abs. 1 VVO). Die Mitarbeitenden sind für die Richtigkeit ihrer Zeiterfassung verantwortlich (§ 129 Abs. 2 VVO). Folglich sind sie bei Unstimmigkeiten vorab aufzufordern, die Zeiterfassung selbstständig zu korrigieren. Eine einseitige Korrektur der Zeiterfassung durch Vorgesetzte sollte nur in Ausnahmefällen vorgenommen werden. Die Mitarbeitenden sind in jedem Fall darüber (vorzugsweise schriftlich) in Kenntnis zu setzen und Gelegenheit zur Stellungnahme zu geben. Sollten die Mitarbeitenden der Korrektur nicht zustimmen oder hierdurch in ihren Rechten und Pflichten als Mitarbeitende (insb. finanzieller Natur) tangiert werden, haben sie Anspruch auf Erlass einer anfechtbaren Verfügung.

Krankheit/Unfall und bezahlter Urlaub

Bei bezahlten privaten Abwesenheiten (z.B. im Krankheitsfall, bei einem Unfall oder bei bezahltem Urlaub) wird höchstens die vereinbarte Regelarbeitszeit als Arbeitszeit gutgeschrieben (vgl. § 123 VVO).

Betriebliche Apéros

Über die Teilnahme an Betriebsaktivitäten wie Apéros, Znünis, etc. bestehen keine gesamtkantonalen Regelungen. Der angemessene Umgang mit Anlässen für die interne Kontaktpflege liegt weitgehend im Ermessen der Führung und wird – im Interesse der Rechtsgleichheit – auf Stufe Amt oder Direktion geregelt. Hierbei ist zu berücksichtigen, ob ein Anlass freiwillig ist oder die Teilnahme der Mitarbeitenden erwartet wird. Bei persönlichen Einladungen an betriebliche Anlässe wie z.B. die Pensionierung von langjährigen Mitarbeitenden kann eine angemessene Zeit definiert werden, die als Arbeitszeit aufgeschrieben werden kann.

Pausen

Mittagspause

Bei einem Tagespensum von mehr als 6 Stunden sind Mitarbeitende verpflichtet, eine Pause von mindestens 30 Minuten einzuhalten, wobei der Beschäftigungsgrad der Mitarbeitenden keine Rolle spielt (vgl. § 119 Abs. 1 VVO). Bei dieser Pause handelt es sich um Freizeit, eine Anrechnung an die Arbeitszeit findet nicht statt. Wann die Mittagspause zu beziehen ist, regelt das Personalrecht nicht ausdrücklich. Es ist aber üblich und sicher auch sinnvoll, die Mittagspause nach ungefähr der Hälfte der Arbeitszeit zu beziehen. Sie kann aber auch vorher oder nachher bezogen werden (nicht jedoch am Schluss des Tages). Kommen Mitarbeitende relativ spät zur Arbeit und beziehen ihre Mittagspause bereits nach 2 Stunden, sind nach der bezogenen Pause noch mehr als 6 Stunden Sollarbeitszeit zu verrichten (bei einer Regelarbeitszeit von 8 Stunden und 24 Minuten). Dies führt aber nicht dazu, dass zwei Pausen bezogen werden müssen. Die Pflicht, eine mindestens 30-minütige Pause zu beziehen ist auf das Tagespensum ausgerichtet. Da aber der Erholungszweck der Norm durch eine solche Arbeitsverteilung vereitelt wird, sollten die Vorgesetzten intervenieren, wenn Mitarbeitende ihre Mittagspause regelmässig nicht nach ungefähr der Hälfte der Arbeitszeit beziehen.

Die Mittagspause dient insbesondere dem Schutz der Gesundheit der Mitarbeitenden, indem sie die Möglichkeit zur Verpflegung und Erholung erhalten. In diesem Sinne handelt es sich – als Konkretisierung der allgemeinen Fürsorgepflicht – um eine grundsätzliche Verpflichtung des Arbeitgebers, seinen Mitarbeitenden die Möglichkeit zum tatsächlichen Pausenbezug zu verschaffen. Die Regelung beinhaltet aber auch die Verpflichtung der Mitarbeitenden, tatsächlich eine Pause zu beziehen, um sich zu erholen, die Konzentrationsfähigkeit wieder zu steigern etc. Das heisst, es muss ein tatsächlicher Arbeitsunterbruch stattfinden. Es handelt sich um eine wichtige Führungsaufgabe, die Einhaltung der Pause zu kontrollieren. Beziehen Mitarbeitende keine Pause, müssen sie darauf aufmerksam gemacht werden. Werden trotz entsprechender Aufforderung und Ankündigung weiterhin keine Pausen bezogen, kann die 30-minütige Pause auch dann von der Arbeitszeit abgezogen werden, wenn gar kein Arbeitsunterbruch stattgefunden hat.

Kaffeepause

Im Gegensatz zur Mittagspause können für die Kaffeepausen pro halben Arbeitstag (höchstens) 15 Minuten auf die Arbeitszeit angerechnet werden (vgl. § 119 Abs. 2 VVO). Es handelt sich hier also nicht um Freizeit. Entsprechend bleibt das Weisungsrecht des Arbeitgebers über diese Zeit bestehen. Die Pause kann daher im Einzelfall aus betrieblichen Gründen auch ersatzlos wegfallen oder es können Auflagen (z.B. Aufenthaltsort, Erreichbarkeit) gemacht werden.

Die Kaffeepause ist «in natura» zu beziehen, und zwar grundsätzlich während des jeweiligen Halbtags, nicht zu Beginn oder am Schluss einer Arbeitsphase. Die Pause darf also nicht zur Verlängerung z.B. der Mittagspause verwendet werden oder zur Verkürzung der Arbeitszeit am Schluss einer Arbeitsphase. Es ist somit nicht zulässig, eine Stunde Mittagspause zu machen, aber nur 30 Minuten in der Zeiterfassung auszuweisen, mit dem Hinweis auf nicht bezogene Pausen. Diese Vermischung von Freizeit und Arbeitszeit stellt eine falsche Zeiterfassung dar und ist zu unterlassen. Die Zusammenlegung der Pausen auf einmal (30 Minuten) anstelle je 15 Minuten am Vor- und Nachmittag ist nur in Ausnahmefällen zulässig (z.B. späterer Arbeitsbeginn). Wird auf die Kaffeepause während des Vor- oder Nachmittags verzichtet oder kann diese aus betrieblichen Gründen nicht bezogen werden, ist ein Nachbezug an einem anderen Tag nicht möglich.

Mehrzeit und Minuszeit

Definition

Unter Mehrzeit (auch «positiver Arbeitssaldo» genannt) oder Minuszeit («negativer Arbeitssaldo») wird die täglich geleistete anrechenbare Arbeitszeit abzüglich der Sollzeit, verstanden (vgl. § 120 Abs. 1 VVO). Mehrzeit wird – im Unterschied zur Überzeit – freiwillig geleistet.

Grundsatz: Kompensation

Mitarbeitende sollen ihre Mehrzeit innert angemessener Zeit wieder abbauen. Mehrzeit kann stundenweise oder durch den Bezug von ganzen und halben Tagen kompensiert werden (§ 124 Abs. 1 VVO). Zu beachten gilt es jedoch den Grundsatz «Ferienbezug vor Mehrzeitkompensation» (vgl. Ausführungen unter «Ferienbezug vor Mehrzeitkompensation»). Für die Verteilung der ganzen Kompensationstage sowie für die stundenweise oder halbtageweise Kompensation bestehen keine Vorschriften. Der Bezug von Mehrzeitguthaben muss jedoch mit den Vorgesetzten abgesprochen sowie von diesen bewilligt werden. Die Kompensation kann aufgrund betrieblicher Bedürfnisse (z.B. saisonal oder projektbezogen begründete Mehrarbeit, notwendige Stellvertretung eines anderen Mitarbeitenden) eingeschränkt werden (§ 124 Abs. 4 VVO). Der Bezug von Mehrzeit kann aber auch durch die Vorgesetzten mit angemessener Vorlaufzeit angeordnet werden. Dies kann, wenn z.B. über kurze Zeit weniger Arbeit anfällt, relativ kurzfristig geschehen. Beim Abbau in grösserem Umfang und/oder über längere Zeit, sollte hingegen die Anordnung mit genügend Vorlauf erfolgen. Es liegt im Ermessen der Vorgesetzten, entweder die Kompensation anzuordnen oder Arbeitszeit aufschreiben zu lassen. Das «Management» der Kompensationstage durch die Vorgesetzten ist eine wichtige Führungsaufgabe, die im Interesse der Mitarbeitenden und der guten Aufgabenerfüllung möglichst optimal ausgeführt werden sollte.

Teilzeitmitarbeitende

Bei Teilzeitmitarbeitenden werden die jeweiligen Ansprüche für die Kompensation von Mehrzeit grundsätzlich proportional zum Beschäftigungsgrad gerechnet. Teilzeitmitarbeitenden stehen somit fünfzehn Arbeitstage zum entsprechenden Beschäftigungsgrad für die Kompensation zu bzw. die entsprechende Stundenzahl. Beispiel: Bei einem Mitarbeitenden mit einem Beschäftigungsgrad von 40% ergibt dies 15 Tage x 8.4 Stunden x 0.4 BG = 15 Arbeitstage mit insgesamt höchstens 50.4 Stunden.

Ein «ganzer Arbeitstag» wird dann kompensiert, wenn Mitarbeitende gemäss ihrer Regelarbeitszeit arbeiten müssten, an diesem Tag aber frei nehmen. Bei Teilzeitmitarbeitenden ist das Kompensations-Stundenkonto bzw. sind die Kompensationsstunden massgebend. Kompensieren Teilzeitmitarbeitende einen ganzen Arbeitstag, bei welchem die Regelarbeitszeit nicht 8.4 Stunden beträgt, muss dieser nicht dem Kontingent der Kompensationstage angerechnet werden (die Stunden werden jedoch vom Kompensations-Stundenkonto abgezogen). Damit soll sichergestellt werden, dass auch Teilzeitmitarbeitende ungeachtet der Verteilung ihrer Regelarbeitszeit ihre Mehrzeit im Umfang der berechtigten Höhe beziehen können. Hinweis: nicht alle Zeiterfassungssysteme lassen eine solche Verbuchung zu, weswegen eine manuelle Korrektur vorgenommen werden muss.

Ferienbezug vor Mehrzeitkompensation

§ 124 Abs. 3 VVO regelt den Grundsatz «Ferienbezug vor Mehrzeitkompensation». Dies bedeutet, dass zunächst alle Ferien zu beziehen sind, bevor Mehrzeit kompensiert werden kann. Der konsequente Bezug der Ferien vor der Kompensation von Mehrzeitguthaben soll die Anhäufung von Ferien und damit übermässige Rückstellungen verhindern. Dieser Grundsatz gilt allerdings nicht absolut. So ist die Kompensation von Mehrzeit bis zu einem Tag ausgenommen. Möglich bleiben damit insbesondere der Bezug von sogenannten Brückentagen (z.B. nach Auffahrt) oder der stundenweise Bezug von Mehrzeit (z.B. durch früheren Arbeitsschluss oder auch durch Bezug eines freien Vormittags am Sechseläuten oder Knabenschiessen). Eine systematische Unterbrechung von Kompensationstagen durch den Bezug von Ferientagen oder durch Wochenenden ist nicht zulässig (vgl. RRB Nr. 405/2019, S. 9 f.). Demnach wäre es zulässig, in der Auffahrtswoche den Freitag als sog. Brückentag zu kompensieren, hingegen nicht auch noch den darauf folgenden Montag (sofern noch Ferienguthaben vorhanden sind), da in diesem Fall die Kompensation durch ein Wochenende systematisch unterbrochen werden würde. Gleiches gilt auch bei Teilzeitmitarbeitenden: Es kommt nicht darauf an, in welcher Form die zusammenhängende Kompensation unterbrochen wird. Es ist also auch unzulässig vor und nach einem arbeitsfreien Tag einen Kompensationstag zu beziehen, wenn noch Ferienguthaben vorhanden sind.

Bezug von Mehrzeit während Krankheit

Beim Bezug von Mehrzeit handelt es sich um zu viel geleistete Arbeitszeit, welche «in natura» bezogen wird. Mehrzeit kann nur im Umfang der vorhandenen Arbeitsfähigkeit bezogen werden. D.h. sollten Mitarbeitende zu 100% arbeitsunfähig sein, ist der Bezug von Mehrzeit nicht möglich (im Rahmen von § 121 Abs. 2 und 3 VVO bildet die Krankheit einen persönlichen Grund, der die Kompensation nicht zulässt). Bei einer teilweisen Arbeitsunfähigkeit, bspw. wenn Mitarbeitende zu 50% krankgeschrieben sind, können sie für die übrige Zeit (in welcher sie sonst arbeiten müssten) Mehrzeit beziehen. Dieser Mehrzeitbezug führt zu keiner Unterbrechung der Lohnfortzahlungsdauer.

Übertrag am Jahresende

Mit dem Jahreswechsel darf ein positiver oder negativer Arbeitszeitsaldo im Umfang von höchstens zwei Wochen-Sollzeiten übertragen werden (§ 121 Abs. 1 VVO).

So verfällt am Jahresende grundsätzlich der Teil der Mehrzeit (positiver Arbeitszeitsaldo), welcher 84 Stunden (bei einem Beschäftigungsgrad von 100%) übersteigt. Ausnahmsweise kann ein Übertrag bewilligt werden, wenn eine Kompensation innerhalb des Kalenderjahres aus dienstlichen oder triftigen persönlichen Gründen nicht möglich war (§ 121 Abs. 2 VVO). Im Streitfall liegt die Beweislast beim Mitarbeitenden (Art. 8 ZGB).

Ein den Umfang von zwei Wochen-Sollzeiten übersteigender negativer Arbeitszeitsaldo wird am Jahresende mit Überzeit oder Ferienguthaben (nicht aber mit Dienstaltersgeschenkguthaben) verrechnet (§ 121 Abs. 2 VVO). Falls keine Guthaben mehr vorhanden sind oder diese nicht ausreichen, werden alle Minusstunden ins neue Jahr übertragen. Im Einverständnis der Mitarbeitenden und unter Einhaltung des betreibungsrechtlichen Existenzminimums kann eine Verrechnung mit dem Lohn vorgenommen werden. Dabei ist stets zu beachten, aus welchem Grund negative Saldi entstanden sind (vgl. hierzu die nachfolgenden Ausführungen unter «Auszahlung und Rückforderung bei Austritt). Die Verrechnung ist im Rahmen einer schriftlichen Vereinbarung festzuhalten und gestützt darauf zu verfügen. Andernfalls können Minusstunden nur bei Auflösung des Arbeitsverhältnisses mit dem Lohn verrechnet werden (§ 121 Abs. 3 VVO).

Eine nachträgliche Genehmigung von Überzeit (Umwandlung von Mehrzeit in Überzeit) kommt nur in Frage, wenn effektiv Überzeit vorliegt. Das heisst, nur wenn es sich dabei um Arbeitszeit handelt, welche über die vereinbarte Regelarbeitszeit hinaus für bestimmte, klar abgegrenzte Zeiten und ausserordentliche Aufträge geleistet wird und dadurch bei einem vollen Pensum 42 Arbeitsstunden pro Woche überschritten werden (§ 125 Abs. 1 VVO). Entgegen dem Willen der Mitarbeitenden ist eine nachträgliche Genehmigung bzw. Umwandlung von Mehrzeit in Überzeit problematisch und allenfalls zu verfügen. Beim Entscheid der Vorgesetzten, ob es sich um Mehrzeit oder Überzeit handelt, ist insbesondere das Gleichbehandlungsgebot zu beachten, wonach bei allen Mitarbeitenden – unabhängig der Lohnklasse – die gleichen Kriterien ausschlaggebend sind.

Auszahlung und Rückforderung bei Austritt

Während des laufenden Anstellungsverhältnisses darf keine Mehrzeit ausbezahlt werden. Bei Beendigung des Anstellungsverhältnisses ist der Arbeitszeitsaldo grundsätzlich auf den Zeitpunkt des Austritts auszugleichen. Ist dies nicht möglich, kann die verbleibende Mehrzeit ausbezahlt werden. Ein positiver Arbeitszeitsaldo ist ohne Zuschlag zu vergüten, sofern eine Kompensation bis zum Austritt aus triftigen persönlichen Gründen (z.B. Krankheit der Mitarbeitenden) nicht möglich war. Ist die Kompensation bis zum Austritt aus zwingenden dienstlichen Gründen (z.B. Unterbelegung, dringende Arbeiten) nicht möglich, gilt die Mehrzeit als Überzeit und ist den Mitarbeitenden (bis Lohnklasse 16) mit dem entsprechenden Zuschlag von 25% auszuzahlen (vgl. § 121 Abs. 3 i.V.m. § 127 Abs. 1 VVO). Für die Lohnklassen 17-23 erfolgt die Vergütung ohne Zuschlag. Für Kaderangehörige ab Lohnklasse 24 wird nur Mehrzeit ausbezahlt, wenn sie zusammen mit der Überzeit mehr als 120 Stunden (bei einem Beschäftigungsgrad von 100%) beträgt (§ 121 Abs. 3 VVO). Die Schwelle zur Auszahlung von Mehrzeit wird bei Kaderangehörigen entsprechend dem Beschäftigungsgrad herabgesetzt.

Ein negativer Arbeitszeitsaldo (Minuszeit) kann bei Auflösung des Anstellungsverhältnisses zunächst mit vorhandenen Ferien-, Überzeit-, Dienstaltersgeschenkguthaben und schliesslich mit dem Lohn verrechnet werden (vgl. § 121 Abs. 3 VVO). Dabei ist stets zu beachten, aus welchem Grund negative Saldi entstanden sind. Falls die Minusstunden nicht von den Mitarbeitenden «verschuldet» wurden, sondern aus zwingenden dienstlichen Gründen zustande gekommen sind (z.B. Schichtwechsel aufgrund des Betriebs, organisatorische Gründe wie z.B. weniger Arbeit), handelt es sich faktisch um einen Annahmeverzug des Arbeitgebers. Bei Arbeit nach Dienstplänen ist dies häufig der Fall, da Mitarbeitende nicht einfach länger arbeiten können, um Minusstunden aufzuholen. Folglich können diese Minusstunden nicht verrechnet werden. Wenn Mitarbeitende die Minusstunden aber selbst zu verantworten haben (z.B. zu viel bezogene Ferien, Schichtwechsel auf Wunsch des Mitarbeitenden, zusätzlich gewünschte Frei-Tage), kann der negative Arbeitszeitsaldo grundsätzlich mit dem Lohn verrechnet werden. Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses ist der Arbeitszeitsaldo, sofern betrieblich möglich, auf den Zeitpunkt des Austritts auszugleichen. Es kann aufgrund des Wortlauts von § 121 Abs. 3 VVO jedoch auch gänzlich auf das Nachholen der Stunden bzw. das Verrechnen mit dem Lohn verzichtet werden.

In der Weisung «Auszahlung/Rückforderung von Ferien, Überzeit, Mehrzeit und Minuszeit» wird festgehalten, dass für die Bestimmung der konkreten Auszahlungs- respektive Rückforderungsansprüche auf den Stundenlohn (Grundlohn inkl. 13. Monatslohn) abzustellen ist. Der jeweilige Ansatz lässt sich dem Lohnreglement 05 (LR 05) Spalte 9 entnehmen. Daraus folgt, dass kein zusätzlicher Anteil für Ferien und Feiertage als Zuschlag auf die Mehrzeit ausbezahlt wird.

Überzeit

Definition

Als Überzeit gilt die Arbeitszeit, welche über die vereinbarte Regelarbeitszeit hinaus für bestimmte, klar abgegrenzte Zeiten und ausserordentliche Aufträge geleistet wird, wenn dadurch bei einem vollen Pensum 42 Arbeitsstunden pro Woche oder bei Schichtdienst, die gemäss Dienstplan zu leistende Wochenarbeitszeit überschritten werden (§ 125 Abs. 1 VVO). Überzeit wird entweder durch den Vorgesetzten im Voraus angeordnet oder ausnahmsweise im Nachhinein als solche genehmigt (§ 125 Abs. 2 VVO). Überzeit kann dann angezeigt sein, wenn nicht vorhersehbare Ereignisse zu einem vorübergehenden Bedarf an Mehrarbeit führen. Ist eine Kompensation innerhalb eines Monats aus betrieblichen Gründen möglich, gilt die Arbeitsleistung nicht als Überzeit (§ 125 Abs. 3 VVO, Ausnahme zu § 125 Abs. 1 und 2 VVO). Als Überzeit gilt in jedem Fall die durch die Vorgesetzten angeordnete Beanspruchung an dienstfreien Tagen (§ 125 Abs. 4 VVO). Für Überzeit von mehr als 20 Stunden im Kalendermonat ist die Zustimmung der Direktion oder des zuständigen obersten kantonalen Gerichtes einzuholen (§ 125 Abs. 5 VVO).

Teilzeitmitarbeitende

Grundsätzlich ist die Anordnung von Überzeit auch bei Teilzeitmitarbeitenden möglich. Sie liegt vor, wenn – kumulativ – die angeordnete Arbeit ausserhalb der Regelarbeitszeit liegt und zudem das Wochenpensum gemäss Beschäftigungsgrad überschritten wird. Beispiel: Bei einem Beschäftigungsgrad von 50% liegt dann Überzeit vor, wenn ausserhalb der Regelarbeitszeiten gearbeitet wird, die wöchentliche Arbeitszeit mehr als 21 Stunden beträgt und die Stunden nicht innerhalb eines Monats kompensiert werden können.
Zieht sich der Bedarf an Mehrarbeit absehbar über eine längere Zeit hin, ist die Möglichkeit einer vorübergehenden Erhöhung des Beschäftigungsgrades zu prüfen, was natürlich ein gegenseitiges Einvernehmen voraussetzt.

Grundsatz: Kompensation

Überzeit ist grundsätzlich durch Gewährung entsprechender Freizeit auszugleichen. Der Ausgleich hat, sofern möglich, im gleichen Kalenderjahr, bei Überzeitleistungen während der Nacht überdies so rasch als möglich, zu erfolgen (§ 126 Abs. 1 VVO). Mitarbeitende der Lohnklassen 24-29 dürfen nur jene Überzeit (ohne Zeitzuschlag) kompensieren, die 120 Stunden pro Jahr (bei einem Beschäftigungsgrad von 100%) übersteigt und nur soweit es der Dienst gestattet (§ 128 Abs. 1 VVO; davon kann auch im Rahmen von § 128 Abs. 2 VVO nicht abgewichen werden). Die Schwelle zur Kompensation von Überzeit wird bei Kaderangehörigen entsprechend dem Beschäftigungsgrad herabgesetzt.
 

Ausnahme: Auszahlung

Ist ein Zeitausgleich aus betrieblichen Gründen nicht möglich, wird die Überzeit ausnahmsweise vergütet (§ 126 Abs. 2 VVO). Im Kalenderjahr werden grundsätzlich höchstens 120 Stunden Überzeit (unabhängig vom Beschäftigungsgrad) vergütet (§ 127 Abs. 3 VVO). Folglich können auch Teilzeitmitarbeitenden bis zu 120 Stunden vergütet werden. Die Auszahlung von mehr als 120 Stunden muss durch die Direktion oder das zuständige oberste kantonale Gericht bewilligt werden. Mitarbeitenden bis Lohnklasse 16 wird bei Zeitausgleich für Überzeit ein Zeitzuschlag, bei Barvergütung ein Geldzuschlag von 25% gewährt (§ 127 Abs. 1 VVO). Der Ansatz für die Auszahlung ist für Voll- und Teilzeitmitarbeitende 1/2184 des Grundlohnes inkl.13. Monatslohn. Nacht-, Sonntags- und Schichtdienstzulagen werden zusätzlich ausbezahlt (§ 127 Abs. 2 VVO). Mitarbeitenden in höheren Lohnklassen wird weder ein Zeitzuschlag noch ein Geldzuschlag gewährt. Mitarbeitenden der Lohnklassen 24-29 steht bei Überzeit ausschliesslich für jene Zeit, die 120 Stunden pro Jahr (bei einem Beschäftigungsgrad von 100%) übersteigt, ein Zeitausgleich ohne Zeitzuschlag zu, soweit es der Dienst gestattet (§ 128 Abs. 1 VVO). Über die ausnahmsweise Vergütung bei Mitarbeitenden der Lohnklassen 24-29 entscheidet die Direktion bzw. das zuständige oberste kantonale Gericht (§ 128 Abs. 2 VVO). Von der Streichung der ersten 120 Stunden Überzeit kann dabei nicht abgesehen werden.
 

Empfehlungen für Vorgesetzte

Das Personalamt hat für Vorgesetzte Empfehlungen zur Steuerung von Mehrzeit, Minuszeit, Kompensationstagen, Ferien und Überzeit erarbeitet und eine Checkliste für den Abbau bzw. den Aufbau von Zeitsaldi erstellt. Die Empfehlungen und die Checkliste sollen den korrekten Umgang mit der flexiblen Arbeitszeitregelung direktions- und ämterübergreifend sicherstellen und dienen der Wahrung der Fürsorgepflicht des Arbeitgebers.
 

Höchstarbeitszeit und Ruhezeit

Vorbemerkung

Kantons- und Gemeindeverwaltungen sind vom betrieblichen Geltungsbereich des Arbeitsgesetzes grundsätzlich ausgenommen (Art. 2 Abs. 1 Bst. a Arbeitsgesetz [ArG]). Die Vorschriften über den Gesundheitsschutz (Art. 6, 35 und 36a ArG) sind hingegen direkt anwendbar (Art. 3a Bst. a ArG).

Höchstarbeitszeit

Pro Tag sind grundsätzlich höchstens 11 Stunden anrechenbar, wobei in besonderen Fällen die Höchstarbeitszeit durch die Vorgesetzten ausgedehnt werden kann (§ 120 Abs. 2 VVO). Das kantonale Personalrecht kennt hingegen keine Regelung betreffend die wöchentliche Höchstarbeitszeit, daher ist eine analoge Anwendung des Arbeitsgesetzes angezeigt. Gemäss Art. 9 ArG beträgt die wöchentliche Höchstarbeitszeit 45 Stunden für Arbeitnehmende in industriellen Betrieben sowie für Büropersonal, technische und andere Angestellte, eingeschlossen ist das Verkaufspersonal in Grossbetrieben des Detailhandels; für alle übrigen Arbeitnehmenden beträgt die wöchentliche Höchstarbeitszeit 50 Stunden. Nach ständiger Auskunftspraxis des Personalamtes sollte die wöchentliche Höchstarbeitszeit gemäss Art. 9 ArG nicht überschritten werden. Es besteht jedoch ein Ermessensspielraum der Vorgesetzten.

Ruhezeit

Der Kanton kennt keine ausdrückliche Regelung betreffend Ruhezeiten (abgesehen von § 117 Abs. 4 VVO für den durchgehenden Betrieb). Im Rahmen der Fürsorgepflicht ist der Arbeitgeber jedoch verpflichtet, die Arbeitszeiten so zu gestalten, dass die Gesundheit der Angestellten gewährleistet ist (§ 39 PG). Wir empfehlen aus diesem Grund, die Ruhezeit in Anlehnung an Art. 15a Abs. 1 ArG (d.h. tägliche Ruhezeit von mindestens elf aufeinander folgenden Stunden) zu gestalten.

Mehrfachanstellungen

Aus personalrechtlicher Sicht sollten Mehrfachanstellungen, die zusammen gezählt einen Beschäftigungsgrad von mehr als 100% ergeben, nur in Ausnahmefällen erlaubt werden. Die Höchstarbeitszeit gemäss Arbeitsgesetz darf nicht überschritten werden. Dies auch deshalb, da es versicherungsrechtliche Probleme (etwa bei einem Unfall) sowie Probleme mit der Fürsorgepflicht bei einem höheren Pensum geben kann. Das Limit des gesamten Anstellungspensums liegt damit bei 45 oder 50 Stunden pro Woche. Daraus ergibt sich die Empfehlung, einen gesamten Beschäftigungsumfang von bis ca. 110 % zu tolerieren. Im Einzelfall können sich Abweichungen von dieser Faustregel ergeben. Wobei versicherungsrechtliche Probleme direkt mit der Unfallversicherung abgeklärt werden müssen.

Bei Mehrfachbeschäftigungen ist jede Anstellungsbehörde im Rahmen seiner Fürsorgepflicht verpflichtet, zu überwachen, dass die Mitarbeitenden insbesondere die Arbeits- und Ruhezeiten sowie die tägliche und wöchentliche Höchstarbeitszeit einhalten.

Ruhetage (Feiertage)

Bei Feiertagen ist nicht die Regelarbeitszeit, sondern die Sollarbeitszeit massgebend. Entsprechend wird Teilzeitbeschäftigten bei einem Feiertag nur die Sollarbeitszeit gemäss dem individuellen Beschäftigungsgrad angerechnet, egal ob und wie lange der betreffende Mitarbeitende an diesem Tag gemäss Regelarbeitszeit gearbeitet hätte (vgl. § 117 Abs. 3 VVO; so auch Urteil des Bundesverwaltungsgerichts A-1607/2014 vom 29. September 2014). Beispiel: Fällt ein Feiertag in die Ferienabwesenheit eines Mitarbeitenden, wird dem Mitarbeitenden am Feiertag die Sollarbeitszeit gutgeschrieben. Er muss dann z.B. nur vier anstatt fünf Tage Ferien beziehen und bekommt am Feiertag die Sollarbeitszeit gutgeschrieben. Halbe oder ganze Ruhetage, die auf Samstage oder Sonntage fallen, werden nicht nachgewährt (§ 117 Abs. 2 VVO). Die Zahl der tatsächlichen Ruhetage bzw. die Zahl der jährlichen Nettoarbeitsstunden ist aus diesem Grund und weil Jahresbeginn und -ende nicht immer auf den gleichen Wochentag fallen schwankend.

Neben den Samstagen und den Sonntagen gelten als zusätzliche ganze Ruhetage (§ 117 Abs. 1 VVO):
Neujahrstag, Berchtoldstag, Karfreitag, Ostermontag, 1. Mai, Auffahrtstag, Pfingstmontag, 1. August, Weihnachtstag und Stephanstag. In den Bezirken ausser Zürich gilt auch der Fastnachtsmontag als Ruhetag.

Als zusätzliche halbe Ruhetage gelten:
Der Nachmittag des 24. Dezember, im Bezirk Zürich auch die Nachmittage des Sechseläutens und des Knabenschiessens.

Als Arbeitstage mit einer reduzierten Sollzeit:
Die Tage vor Karfreitag und Auffahrt sowie der Silvester.

Weitere religiöse Feiertage

Die Feiertage sind im kantonalen Personalrecht entsprechend der im Kanton Zürich vorherrschenden Tradition auf die reformierte christliche Konfession ausgerichtet, ergänzt durch säkulare Feiertage wie 1. Mai, 1. August sowie in der Stadt Zürich der Nachmittag des Sechseläutens und Knabenschiessen und in den übrigen Bezirken der Fasnachtsmontag. Im Rahmen der flexiblen Gestaltungsmöglichkeiten für die Arbeitszeit sollte jedoch in aller Regel auf die Bedürfnisse von Angehörigen anderer Konfessionen Rücksicht genommen werden. Zu unterscheiden ist zwischen Personen, die flexible Arbeitszeiten haben, feste Arbeitszeiten haben oder im Schichtdienst arbeiten.

Mitarbeitende mit flexiblen Arbeitszeiten können in aller Regel für wichtige religiöse Feiertage Kompensationstage nach § 124 VVO einziehen oder Ferien beziehen. Mitarbeitenden mit fixen Arbeitszeiten kann Urlaub gewährt werden mit vorgängiger oder anschliessender Kompensation, soweit dies betrieblich möglich ist. Andernfalls kann unbezahlter Urlaub gewährt werden nach § 92 VVO, wenn die dienstlichen Verhältnisse dies erlauben. Mitarbeitende mit Schichtdienst können, wenn sie die Bedürfnisse nach einem freien Tag ausreichend früh anmelden, so eingeteilt werden, dass sie z.B. an den christlichen Feiertagen nach Vorschrift arbeiten und dafür an ihren eigenen Feiertagen die Freitage einziehen können.

Bei der Handhabung dieser Freitag-Regelung ist jeweils eine Interessenabwägung zwischen den dienstlichen Interessen und dem Interesse an der Einhaltung der Feiertage des entsprechenden Bekenntnisses vorzunehmen. Den hohen Feiertagen stehen in der Regel keine derart unüberwindbaren dienstlichen Interessen entgegen, dass nicht frei genommen werden könnte.

Krankheit/Unfall

Bei Krankheit oder Unfall während eines Ruhetages (vgl. § 117 VVO) besteht kein Recht, den Ruhetag nachzubeziehen. Die Feiertage beziehen sich immer auf ein bestimmtes Ereignis. Sie wollen den Mitarbeitenden ermöglichen, einen bestimmten Anlass festlich oder besinnlich zu begehen, eine Erholung steht nicht im Vordergrund.

Verwaltungsschliessung

Der Regierungsrat und die obersten kantonalen Gerichte regeln die Schliessung der Verwaltung und der Rechtspflege über Weihnachten und Neujahr (§ 116 Abs. 4 VVO).