A. Einleitende Bemerkungen

I. Allgemeine Übersicht

1 Natürliche und juristische Personen, haben für jede Steuerperiode, in welcher sie steuerpflichtig waren, eine Steuererklärung für die Staats- und Gemeindesteuern und für die direkte Bundessteuer abzugeben. In der Regel ist die Steuererklärung in dem auf die Steuerperiode folgenden Kalenderjahr einzureichen.

2 Steuerpflichtige, haben für die Steuerperiode, in welcher sie volljährig geworden sind, im darauf folgenden Kalenderjahr erstmals eine eigene Steuererklärung einzureichen.

3 Ausnahmsweise ist sodann bei Beendigung der Steuerpflicht im Kanton bereits im laufenden Kalenderjahr eine Steuererklärung für die Steuerperiode des Kalenderjahres abzugeben (siehe Weisung der Finanzdirektion über das Steuererklärungsverfahren bei Beendigung der Steuerpflicht während des Kalenderjahres).

II. Geltungsbereich der Weisung

4 Diese Weisung regelt das Steuererklärungsverfahren für die Staats- und Gemeindesteuern und die direkte Bundessteuer der natürlichen und juristischen Personen. Sie ordnet ferner das Antragsverfahren für die Rückerstattung der eidgenössischen Verrechnungssteuer.

III. Auskünfte

5 Nähere Auskünfte über die in dieser Weisung behandelten Fragen erteilen folgende Abteilungen des kantonalen Steueramtes:

1. Dienstabteilung Inventarkontrolle/Erbschaftssteuer (Telefon 043 259 37 13);

2. Dienstabteilung Akten- und Datenpflege (Telefon 043 259 37 97).

B. Steuerpflicht

I. Pflicht zur Einreichung einer Steuererklärung

6 Die Einschätzung für die Staats- und Gemeindesteuern und die Veranlagung für die direkte Bundessteuer erfolgen in der Regel in dem der Steuerperiode folgenden Kalenderjahr. Als Grundlage für die Einschätzung bzw. Veranlagung und den endgültigen Bezug der Steuern dient die Steuererklärung der Steuerperiode. Alle steuerpflichtigen natürlichen und juristischen Personen werden daher zur Abgabe einer Steuererklärung aufgefordert. Die Einzelheiten sind in der jährlich neu veröffentlichten Aufforderung zur Einreichung von Steuererklärungen und Verrechnungsanträgen geregelt.

II. Ausnahmen

7 Von der Einreichungspflicht ausgenommen sind lediglich der Quellensteuer für ausländische Arbeitnehmer unterliegende Personen, sofern sie nicht über weiteres im Kanton Zürich zu besteuerndes Einkommen oder Vermögen verfügen oder der nachträglichen ordentlichen Veranlagung unterliegen.

C. Durchführung des Steuererklärungsverfahrens

I. Natürliche Personen

8 Die Durchführung des Steuererklärungsverfahrens für die Staats- und Gemeindesteuern sowie die direkte Bundessteuer sowie die Durchführung des Antragsverfahrens für die eidgenössische Verrechnungssteuer ist Sache des Gemeindesteueramtes.

II. Juristische Personen

9 Die Durchführung des Steuererklärungsverfahrens für die Staats- und Gemeindesteuern sowie die direkte Bundessteuer ist Sache des kantonalen Steueramtes, Dienstabteilung Akten- und Datenpflege.

10 Die Steuererklärungsformulare werden den juristischen Personen durch das kantonale Steueramt, Dienstabteilung Akten- und Datenpflege, zugestellt und sind auch dort einzureichen.

11 Anträge auf Rückerstattung der eidgenössischen Verrechnungssteuer sind der Eidgenössischen Steuerverwaltung in Bern einzureichen.

D. Publikationen (§ 32 VO StG, Art. 124 DBG)

12 Das Steuererklärungsverfahren wird durch eine öffentliche Aufforderung zur Einreichung der Steuererklärung durch das kantonale Steueramt eingeleitet. 

13 Die Steuerpflichtigen werden jeweils im Januar und März durch die Publikation der Aufforderung zur Einreichung der Steuererklärung im kantonalen Amtsblatt auf ihre Rechte und Pflichten aufmerksam gemacht. 

E. Formularverzeichnis

I. Natürliche Personen

14 Für das Steuererklärungsverfahren natürlicher Personen und für die Rückerstattung der Verrechnungssteuer bestehen die nachfolgenden Formulare, die den Gemeindesteuerämtern von der kantonalen Drucksachen- und Materialzentrale (kdmz) geliefert werden.

II. Juristische Personen

15 Für das Steuererklärungsverfahren juristischer Personen bestehen die nachfolgenden Formulare, die bei der Dienstabteilung Akten- und Datenpflege des kantonalen Steueramtes bezogen werden können.

F. Vorbereitung des Versandes

I. Zustellung an natürliche Personen

1. Ordentliches Verfahren, Zustellung eines vollständigen Formularsatzes

16 Natürlichen Personen sind Formulare gemäss nachstehender Aufstellung zuzustellen

a) Allen Steuerpflichtigen 

18 Die Formulare gemäss lit. a sind auch den der Quellensteuer für ausländische Arbeitnehmer unterliegenden Personen zuzustellen, die entweder der ergänzenden oder der nachträglichen Veranlagung unterliegen.

19 Das Formular S-167 ist nur auf Verlangen abzugeben.

20 Offensichtlich nicht unselbständig erwerbstätigen Personen ist das Formular 11 nicht zuzustellen.

b) Besitzern von Liegenschaften 

22 Kein Liegenschaftenverzeichnis benötigen Steuerpflichtige, die nur ein Einfamilienhaus oder eine Eigentumswohnung besitzen.

c) Selbständigerwerbenden 

• Die Landwirte erhalten zusätzlich zu den Formularen unter Abschnitt c)

d) Für ausserhalb des Kantons wohnhafte natürliche Personen mit Liegenschaften oder Betriebsstätten im Kanton Zürich

2. Ordentliches Verfahren, Zustellung eines reduzierten Formularsatzes

26 Steuerpflichtigen, die in der vergangenen Steuerperiode die Steuererklärung mit Unterstützung einer Steuererklärungssoftware ausfüllten, wird künftig nur noch ein reduzierter Formularsatz zugestellt:

3. Ordentliches Verfahren, Zustellung der Zugangsdaten für die Online-Steuererklärung

27 Steuerpflichtigen, die in der vergangenen Steuerperiode die Steuererklärung mit Unterstützung der vom kantonalen Steueramt zur Verfügung gestellten Programme ZHprivate Tax oder ZHprivate Tax-Light online eingereicht haben, wird nur ein Schreiben mit den notwendigen Zugangsdaten für die Onlineeinreichung der Steuererklärung zugestellt, sofern sie nicht einen reduzierten Formularsatz gemäss Ziff. 2 beantragt haben.

4. Nachträgliche Veranlagung von quellensteuerpflichtigen ausländischen Arbeitnehmern

28 Für die nachträgliche Veranlagung sind die gleichen Formulare abzugeben, wie sie den ordentlich Besteuerten zugestellt werden (gleiche Bemessungsgrundlagen).

29 Einzelheiten sind der Weisung der Finanzdirektion über die nachträgliche ordentliche Veranlagung von quellensteuerpflichtigen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern zu entnehmen.

II. Zustellung an juristische Personen

30 Die Dienstabteilung Akten- und Datenpflege stellt den juristischen Personen das Hauptsteuerformular zu.

III. Beschriftung

31 Das Steuererklärungsformular muss die für das Gemeindesteueramt und das kantonale Steueramt notwendigen Angaben enthalten.

32 Bei in ungetrennter Ehe lebenden Steuerpflichtigen sind die Steuererklärungsunterlagen beiden Ehegatten gemeinsam zuzustellen. Deshalb sind bei der Beschriftung stets beide Ehegatten zu nennen (Namen und Vornamen von beiden Pflichtigen). Es kann auch der Allianzname aufgedruckt werden.

33 Bei den in eingetragener Partnerschaft lebenden Steuerpflichtigen sind die Steuerunterlagen beiden Partnerinnen oder Partnern gemeinsam zuzustellen. Bei der Beschriftung sind stets beide Partnerinnen oder Partner zu nennen und zwar in alphabetischer Reihenfolge.

34 Für den Postversand wird das Wertschriftenverzeichnis verwendet, wobei auf dieses nur die Postadresse der Pflichtigen aufzudrucken ist.

IV. Versand

35 Gemeindesteuerämter, welche Endlos-Formulare verwenden, haben Steuererklärung und Wertschriftenverzeichnis entsprechend den Einzelformularen auf genaues A4-Format zuzuschneiden.

36 Die Formulare müssen den Steuerpflichtigen in verschlossenen Umschlägen zugestellt werden.

37 Jeder Sendung ist ein Retourcouvert beizulegen.

V. Fristen (§ 33 VO StG)

38 Die Formularzustellung an die Steuerpflichtigen des Hauptregisters beginnt im Anschluss an die erste Publikation und muss bis Ende Januar abgeschlossen sein.

VI. Begründung und Auflösung der Ehe bzw. der eingetragenen Partnerschaft im Kalenderjahr

39 Bei Heirat bzw. bei Eintragung einer Partnerschaft in das Zivilstandsregister werden die Ehegatten bzw. die Partnerinnen oder Partner für die ganze Steuerperiode gemeinsam besteuert. Bei der direkten Bundessteuer gilt die gleiche Ordnung. 

40 Bei Auflösung der Ehe infolge rechtlicher oder tatsächlicher Trennung oder Scheidung bzw. bei rechtlicher oder tatsächlicher Trennung oder Auflösung der eingetragenen Partnerschaft werden die Ehegatten bzw. die Partnerinnen oder Partner für die ganze Steuerperiode getrennt besteuert. Sie haben daher je eine Steuererklärung einzureichen. Bei Tod eines Ehegatten bzw. einer Partnerin oder eines Partners in der Steuerperiode hat der überlebende Ehegatte bzw. die überlebende Partnerin oder der überlebende Partner eine Steuererklärung für die Zeit ab Todestag bis Ende der Steuerperiode einzureichen. Für die Zeit vom Beginn des Kalenderjahres bis und mit Todestag siehe Weisung der Finanzdirektion über das Steuererklärungsverfahren bei Beendigung der Steuerpflicht während des Kalenderjahres, B.I.2a.

G. Einreichungsfristen und Fristerstreckungen

I. Ordentliche Fristen

1. Natürliche Personen

41 Die Steuererklärung ist – gegebenenfalls zusammen mit dem Wertschriftenverzeichnis – bis 31. März des der Steuerperiode folgenden Kalenderjahres einzureichen.

42 Das Wertschriftenverzeichnis ist ebenfalls bis 31. März einzureichen.

2. Juristische Personen

43 Die Steuererklärung ist bis 30. September des der Steuerperiode folgenden Kalenderjahres beim kantonalen Steueramt, Dienstabteilung Akten- und Datenpflege, einzureichen.

II. Fristerstreckung (§ 39 VO StG, Art. 119 DBG)

1. Durch die Gemeindesteuerämter

44 Die Gemeindesteuerämter können von Amtes wegen die Frist bis am 30. September des der Steuerperiode folgenden Kalenderjahres erstrecken für

a) natürliche, im Kanton wohnhafte Selbständigerwerbende sowie für übrige einer Branchendivision zugewiesene natürliche Personen 

b) ausserhalb des Kantons wohnhafte Steuerpflichtige (L- und B-Fälle).

45 Solche bewilligten Fristerstreckungen sind auf dem Steuererklärungsformular im Feld «Einreichungsfrist erstreckt bis» einzutragen und im Register festzuhalten.

2. Fristerstreckungsgesuche von Steuerpflichtigen

a) Allgemeines

46 Gesuche um Fristerstreckung sind vor deren Ablauf dem Gemeindesteueramt bzw. für Steuererklärungen von juristischen Personen dem kantonalen Steueramt, Dienstabteilung Akten- und Datenpflege, einzureichen, das darüber zu entscheiden hat.

47 Nach Ablauf der ordentlichen oder erstreckten Einreichungsfrist gestellte Fristerstreckungsgesuche sind abzuweisen, denn eine abgelaufene Frist kann nicht mehr erstreckt werden, sondern höchstens noch - falls die Voraussetzungen von § 15 VO StG bzw. Art. 119 Abs. 2 und 124 Abs. 4 DBG erfüllt sind - wieder hergestellt werden.

48 Zuständig für den Entscheid über die Wiederherstellung der Frist zur Einreichung der Steuererklärung ist die Behörde, die in der Sache selbst zuständig ist.

b) Erstmalige Fristerstreckungsgesuche

49 Rechtzeitig eingereichten Fristerstreckungsgesuchen ist entsprechend dem Gesuch, längstens bis 30. November des der Steuerperiode folgenden Kalenderjahres, zu entsprechen.

c) Weitere Fristerstreckungsgesuche

50 Weitere Fristerstreckungsgesuche sind abzuweisen, ausser es können ausserordentliche Gründe glaubhaft gemacht werden. Die Glaubhaftmachung setzt in der Regel eine substanziierte Sachdarstellung voraus; allgemeine Hinweise wie starke berufliche Inanspruchnahme des Vertreters oder fehlende Unterlagen reichen nicht aus.

51 Ist keine Erstreckung angebracht, werden die Steuerpflichtigen aufgefordert, die Steuererklärung innert 30 Tagen einzureichen. In diesem Entscheid ist auf die Möglichkeit einer Beschwerde bei der Finanzdirektion nach § 111 StG hinzuweisen.

d) Besondere Bestimmungen betreffend die Verrechnungssteuer

52 Der Anspruch auf Rückerstattung der Verrechnungssteuer erlischt, wenn er nicht innerhalb dreier Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Verrechnungssteuer fällig geworden ist, geltend gemacht wird. Es darf daher für die Einreichung des Verrechnungssteuerantrages die Frist keinesfalls über diesen Zeitraum hinaus erstreckt werden.

e) Entscheid

53 Rechtzeitig eingereichte erstmalige Fristerstreckungsgesuche gelten ohne gegenteiligen schriftlichen Entscheid als vom Gemeindesteueramt stillschweigend bewilligt. Ein schriftlicher Entscheid erfolgt nur auf ausdrückliches Begehren und bei Fristerstreckungsbegehren nach dem 30. November des der Steuerperiode folgenden Kalenderjahres.

54 In allen übrigen Fällen sind Bewilligung und Ablehnung der Fristerstreckung den Gesuchstellern bekannt zu geben. Ist das Gesuch vom Vertreter der Steuerpflichtigen gestellt worden, so hat die Eröffnung des Entscheides in der Regel an diesen zu erfolgen (§ 10 VO StG).

55 Bewilligungen (StA Form. 40a) brauchen nicht im Doppel ausgefertigt zu werden; ein entsprechender Vermerk auf dem Gesuch genügt.

56 Wird ein Gesuch nur teilweise bewilligt, so ist der Entscheid mit StA Form. 40b zuzustellen.

57 Bei vollumfänglicher Abweisung einer Fristerstreckung müssen die Steuerpflichtigen ebenfalls orientiert werden, mit dem Hinweis auf die Beschwerdemöglichkeit nach § 111 StG.

f) Steuerpflichtige mit Wohnsitz oder Sitz in einem anderen Kanton

58 Bei Steuerpflichtigen mit Wohnsitz oder Sitz in einem anderen Kanton gelten Fristerstreckungsentscheide des Wohnsitz- oder Sitzkantons auch für den Kanton Zürich, sofern der Fristerstreckungsentscheid vor Ablauf der zürcherischen Frist der zuständigen Behörde für das Steuererklärungsverfahren im Kanton Zürich mitgeteilt wird.

III. Nachträgliche Veranlagung von Quellensteuerpflichtigen

59 Betrugen die, dem Steuerabzug an der Quelle unterworfenen Bruttoeinkünfte in der dem Kalenderjahr vorangehenden Steuerperiode oder einem der Vorjahre mehr als Fr. 120'000.-, so hat der Pflichtige mit Wohnsitz im Kanton eine Steuererklärung für die nachträgliche Veranlagung im ordentlichen Verfahren für das gesamte Einkommen und Vermögen einzureichen. Die ordentliche Einreichungsfrist läuft bis 31. März des Kalenderjahres.

60 Die Steuererklärungsformulare sind von jener Gemeinde abzugeben, in welcher der Pflichtige am Ende der Steuerperiode Wohnsitz hatte.

61 Einzelheiten sind der Weisung der Finanzdirektion über die nachträgliche ordentliche Veranlagung von quellensteuerpflichtigen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern zu entnehmen. 

IV. Mahnungen (§§ 132 ff., § 234 StG, § 41 VO StG; Art. 124 - 126, 130, 174 DBG)

1. Allgemeines

62 Steuerpflichtige, welche die Steuererklärung trotz Verpflichtung nicht innert der ordentlichen oder erstreckten Frist einreichen, sind unter Hinweis auf die Folgen der Unterlassung zu mahnen.

2. Zeitpunkt der Mahnung

63 Das Mahnverfahren ist unmittelbar nach Ablauf der Einreichungsfrist einzuleiten.

3. Androhung der Folgen der Nichteinreichung der Steuererklärung

64 Die Mahnung erfolgt unter der Androhung, dass bei Nichtabgabe der vollständig ausgefüllten Steuererklärung innert der Mahnfrist eine Einschätzung nach pflichtgemässem Ermessen erfolgt.

65 Gleichzeitig ist den Steuerpflichtigen für den Unterlassungsfall eine Ordnungsbusse wegen Verletzung einer Verfahrenspflicht im Sinne von § 234 StG bzw. Art. 174 DBG anzudrohen.

4. Mahnfrist

66 Die Mahnfrist beträgt 10 Tage; sie ist nicht erstreckbar (§ 41 Abs. 2 VO StG). 

5. Zustellung

67 Die Mahnungen sind eingeschrieben durch die Post oder gegen Empfangsschein durch den Weibel zuzustellen. Wenn die Pflichtigen die eingeschriebenen Mahnungen bei der Post nicht abholen, kann die Zustellung mit gewöhnlicher Post wiederholt werden.

68 Die Zustellung gilt als vollzogen, wenn sie an die Steuerpflichtigen selbst oder an eine zu ihrer Haushaltung gehörende erwachsene Person oder an eine Person mit Postvollmacht erfolgt und von diesen Personen für die Steuerpflichtigen entgegengenommen worden ist. Wird die Zustellung der eingeschriebenen Postsendung vom Adressaten schuldhaft verhindert, gilt sie als am letzten Tag der von der Post angesetzten Abholungsfrist als erfolgt (§ 9 VO StG). 

69 Für die Mahnungen dürfen vom Steueramt keine Gebühren erhoben werden.

70 Das kantonale Steueramt kann Vorgaben zum Inhalt der Mahnungen machen.

6. Fehlerhafte Zustellung

71 Bei Verletzung der Zustellungsvorschriften gemäss Ziffer 68 ff. verfällt der Anspruch auf den Sonderbeitrag für sämtliche von der Gemeinde mit eigenem Personal vorgenommenen Ermessenseinschätzungen.

H. Kontrolle bei Eingang (§ 40 VO StG)

72 Die Kontrolle der Steuererklärungen bei Eingang und deren weitere Bearbeitung erfolgen nach der Weisung der Finanzdirektion über die Mitwirkung der Gemeindesteuerämter bei der Vorbereitung der Steuereinschätzung ab 2011 natürlicher Personen.

I. Rücksendung mangelhafter Steuererklärungen und Wertschriftenverzeichnisse (§ 41 VO StG)

73 Unvollständige oder formell unrichtige Steuererklärungen und Wertschriftenverzeichnisse sind zur Ergänzung dem Steuerpflichtigen zurückzugeben, wenn das Gemeindesteueramt unbedingt notwendige Ergänzungen oder Berichtigungen nicht selbst vornehmen kann. 

74 «Provisorische» Steuererklärungen, in denen Detailangaben fehlen und denen auch die notwendigen Unterlagen nicht beigegeben sind, sind ebenfalls zur Ergänzung zurückzusenden.

75 Dem Steuerpflichtigen wird zur Behebung der Mängel eine angemessene Frist angesetzt unter Hinweis auf die Folgen bei Nichterfüllung. Das kantonale Steueramt stellt hierfür den Gemeindesteuerämtern das entsprechende Formular (StA Form. 42) zur Verfügung. 

76 Kommt der Steuerpflichtige der Auflage nicht nach, so ist das Mahnverfahren durchzuführen.

J. Verfahren bei Nichtabgabe der Steuererklärung (§ 42 Abs. 3 VO StG)

77 Reicht ein Steuerpflichtiger trotz Mahnung keine Steuererklärung ein, erfolgt das weitere Verfahren gemäss Weisung der Finanzdirektion über das Verfahren bei der Einschätzung von Steuerpflichtigen, die trotz Mahnung keine Steuererklärung eingereicht haben.

K. Ablieferung an das kantonale Steueramt (§ 42 Abs. 1 VO StG)

78 Die Ablieferung der Steuererklärungen und Wertschriftenverzeichnisse erfolgt nach der Weisung des kantonalen Steueramtes über die Ablieferung der Steuererklärungen und Wertschriftenverzeichnisse natürlicher Personen an das kantonale Steueramt und an das kantonale Scan-Center sowie dem Merkblatt des kantonalen Steueramtes für Gemeinden betreffend papierarme Veranlagung im kantonalen Steueramt.

L. Inkrafttreten

Diese Weisung tritt am 1. Januar 2021 in Kraft und gilt erstmals für das Steuererklärungsverfahren im Kalenderjahr 2021 (Steuerperiode 2020). Sie ersetzt die gleich lautende Weisung vom 26. September 2017.