A. Vorbemerkungen

1 Diese Weisung regelt die Ablieferung von Papier-Steuerakten an das kantonale Steueramt und an das vom kantonalen Steueramt beauftragte Scan Center der Stadt Zürich.

2 Die Triage der Papier-Steuerakten erfolgt durch die Gemeindesteuerämter oder in ihrem Auftrag durch die Scan Center.

B. Allgemeine Grundsätze für die Ablieferungen an das kantonale Steueramt und an das vom kantonalen Steueramt beauftragte Scan Center der Stadt Zürich 

I. Abzuliefernde Akten

1.Provisorische Steuererklärungen natürlicher Personen

3 An das kantonale Steueramt sind nur Papier-Steuererklärungen gemäss der aktuell gültigen «Checkliste für Triagierung» abzuliefern. Die übrigen Papier-Steuererklärungen sind an das vom kantonalen Steueramt beauftragte Scan Center der Stadt Zürich abzuliefern.

Abzuliefern sind

• die Steuererklärung und das Wertschriftenverzeichnis natürlicher Personen,    
• bei elektronisch eingereichter Steuererklärung die Freigabequittung (bis Steuerperiode 2019; für unterjährige Steuererklärungen bis Steuerperiode 2020).

4 In die Steuererklärung einzulegen sind alle mit der Steuererklärung oder an ihrer Stelle eingereichten Unterlagen, einschliesslich Wertschriftenverzeichnis mit Beilagen.

5 Bei elektronisch eingereichter Steuererklärung ist die Freigabequittung samt Beilagen in die vorgeschriebene Dossierhülle einzufügen.

6 Nicht beizulegen sind Korrespondenzen über Fristerstreckungen und Ausweise über zugestellte Mahnungen zur Einreichung der Steuererklärung.

2.Definitive Steuererklärungen natürlicher Personen

7 Durch das Gemeindesteueramt eingeschätzte Steuererklärungen natürlicher Personen sind zusammen mit dem dazugehörigen Wertschriftenverzeichnis, samt Beilagen und Belegen sowie allfällig nachgereichter Unterlagen, Auflagen, Entscheide usw. an das vom kantonalen Steueramt beauftragte Scan Center der Stadt Zürich abzuliefern. Bei elektronisch eingereichten Steuererklärungen ist anstelle der Steuererklärung und des Wertschriftenverzeichnisses die Freigabequittung abzuliefern (bis Steuerperiode 2019; bei unterjähriger Steuererklärung bis Steuerperiode 2020).

II. Ort der Ablieferung

1.Provisorische Steuererklärungen natürlicher Personen

8 Provisorische Steuererklärungen oder Freigabequittungen sind gemäss der aktuell gültigen «Checkliste für Triagierung» an das kantonale Steueramt oder an das vom kantonalen Steueramt beauftragte Scan Center der Stadt Zürich abzuliefern.

2.Definitive Steuererklärungen natürlicher Personen

9 Definitive Steuererklärungen oder Freigabequittungen sind ausschliesslich an das vom kantonalen Steueramt beauftragte Scan Center der Stadt Zürich abzuliefern.

10 Adressen:

• Postadresse:
         Kantonales Steueramt Zürich
         Bändliweg 21
         8090 Zürich

• Postadresse:
         Scan Center der Stadt Zürich Lagerverwaltung
         Badenerstrasse 230
         8004 Zürich

III. Sortieren der Ablieferungen

11 Die an das kantonale Steueramt abzuliefernden Steuererklärungen natürlicher Personen samt Wertschriftenverzeichnis im Original oder, im Falle elektronisch eingereichter Steuererklärungen, die Freigabequittungen sind samt Belegen wie folgt abzuliefern:

• nach Steuerperioden getrennt (innerhalb Steuerperiode nicht sortiert),
• nach Gemeinden getrennt,         
• Steuergruppe M in einem verschlossenen Couvert.

12 Die an das vom kantonalen Steueramt beauftragte Scan Center der Stadt Zürich abzuliefernden Steuererklärungen natürlicher Personen samt Wertschriftenverzeichnis im Original oder im Falle elektronisch eingereichter Steuererklärungen die Freigabequittungen sind samt Belegen wie folgt abzuliefern:

• mit Kennzeichnung «definitiv» auf dem Deckblatt pro Bündel, falls es sich um definitiv eingeschätzte Steuererklärungen handelt, und getrennt von den provisorischen Steuererklärungen,
• mit Kennzeichnung «provisorisch» auf dem Deckblatt pro Bündel, falls es sich um provisorische Fälle handelt, und getrennt von den definitiv eingeschätzten Steuererklärungen,

• nach Steuerperioden getrennt (innerhalb Steuerperiode nicht sortiert),
• nach Gemeinden getrennt.

IV. Zeitpunkt der Ablieferung

1.Fehlblätter

13 Fehlblätter (StA Form. 109) von steuerpflichtigen Personen, die trotz Mahnung keine Steuererklärung eingereicht haben und die nicht durch das Gemeindesteueramt nach pflichtgemässem Ermessen eingeschätzt werden, sind durch die Gemeindesteuerämter ins elektronische Archiv (ARTS) zu stellen und die Daten sind unverzüglich über die Schnittstelle Veranlagung zu übermitteln. Das Gemeindesteueramt hat monatlich eine Ablieferungsliste zu erstellen und diese per E-Mail an das vom kantonalen Steueramt beauftragte Scan Center der Stadt Zürich (scancenter@zuerich.ch) zu senden. Die Gemeinde und die Art des Fehlblattes sind auf der Liste hervorzuheben. Pro Eintrag in der Liste sind aufzuführen: Steuerperiode, AHVN13 als Text, AHVN13 als Barcode (Code128), Name, Vorname des Steuerpflichtigen. Die Liste muss nach Steuerperioden sortiert sein. Wenn keine Ablieferungsliste erstellt werden kann, gilt Rz. 3 sinngemäss.

2.Ermessenseinschätzungen durch die Gemeindesteuerämter

14 Die Gemeindesteuerämter übermitteln die Angaben der Fehlblätter (StA Form. 49) ins elektronische Archiv (ARTS) des kantonalen Steueramtes. Damit die entsprechenden Eingänge im ARTS festgestellt werden können, hat das Gemeindesteueramt monatlich eine Ablieferungsliste zu erstellen und diese per E-Mail an das vom kantonalen Steueramt beauftragte Scan Center der Stadt Zürich (scancenter@zuerich.ch) zu senden. Die Gemeinde und die Art des Fehlblattes sind auf der Liste hervorzuheben. Pro Eintrag in der Liste sind aufzuführen: Steuerperiode, AHVN13 als Text, AHVN13 als Barcode (Code128), Name, Vorname des Steuerpflichtigen. Die Liste muss nach Steuerperiode sortiert sein. Wenn keine Ablieferungsliste erstellt werden kann, gilt Rz. 7 sinngemäss.

3.Provisorische Steuererklärungen natürlicher Personen

3.1 Ablieferungsfristen

15 Die durch das kantonale Steueramt einzuschätzenden provisorischen Steuererklärungen mit Eingang bis 31. März sind bis spätestens bis 30. Juni abzuliefern.

16 Nach dem 31. März eingehende Steuererklärungen sind, sofern sie nicht durch das Gemeindesteueramt eingeschätzt werden, innert 90 Tagen nach Eingang abzuliefern.

17 Für elektronisch eingereichte Steuererklärungen gelten die gleichen Ablieferungsfristen.

3.2 Ablieferungsrhythmus

18 Zur Sicherstellung eines ständigen Arbeitsvorrates ist es erforderlich, dass die Gemeindesteuerämter die durch das kantonale Steueramt einzuschätzenden provisorischen Steuererklärungen mindestens einmal pro Monat abliefern. Die elektronische Übermittlung der Deklarationsdaten muss laufend erfolgen. Abweichende Regelungen müssen rechtzeitig bei der Chefin oder beim Chef der zuständigen Gebietsdivision beantragt werden. Mehrfacheingänge (Steuererklärungen auf F109, Rektifikate etc.) sind umgehend abzuliefern (Ablieferung gemäss aktuell gültiger «Checkliste für Triagierung»).

4.Definitive Steuererklärungen natürlicher Personen

19 Die durch die Gemeindesteuerämter eingeschätzten Steuererklärungen natürlicher Personen sind jeweils innert 30 Tagen nach erfolgter Einschätzung an das vom kantonalen Steueramt beauftragte Scan Center der Stadt Zürich abzuliefern.

C. Inkrafttreten

Diese Weisung ersetzt die Weisung vom 6. Dezember 2011 und gilt ab dem 1. Januar 2021.