Weisung des kantonalen Steueramtes über die Ablieferung der Steuererklärungen und Wertschriftenverzeichnisse natürlicher Personen an das kantonale Steueramt und an das kantonale Scan-Center

Inhaltsverzeichnis

Thema
Verfahrensrecht
Titel
Weisung des kantonalen Steueramtes über die Ablieferung der Steuererklärungen und Wertschriftenverzeichnisse natürlicher Personen an das kantonale Steueramt und an das kantonale Scan-Center
Erlassdatum
6. Dezember 2011
Gültig ab
1. Januar 2011
ZStB-Nummer
109a.1
Nummer alt
30/183

A. Vorbereitung der Ablieferung

I. Formelle und materielle Überprüfung der Steuererklärungen und Wertschriftenverzeichnisse

1 Vor der Ablieferung an das kantonale Steueramt oder an das kantonale Scan-Center überprüfen die Gemeinden die Steuererklärungen und Wertschriftenverzeichnisse natürlicher Personen auf formelle Richtigkeit und Vollständigkeit.

2 Bei elektronisch eingereichten Steuererklärungen überprüfen die Gemeinden die entsprechenden Freigabequittungen auf formelle Richtigkeit und die erforderlichen Beilagen auf Vollständigkeit.

3 Massgebend für diese Überprüfungen ist die «Weisung der Finanzdirektion über die Mitwirkung der Gemeindesteuerämter bei der Vorbereitung der Steuereinschätzung».

II. Vorbereitung der Steuererklärungen und Wertschriftenverzeichnisse für das Scanning

4 Vor der Ablieferung an das kantonale Scan-Center ist jede vom Gemeindesteueramt eingeschätzte Steuererklärung (inkl. Wertschriftenverzeichnis) daraufhin zu überprüfen, dass

  • keine Originaldokumente (wie z.B. Postbüchlein, CDs, Ordner, Abschlusszeugnisse, Original-Scheidungsurteile, etc.) mitgeliefert werden;
  • Büro- und Bostitchklammern entfernt sind.

5 Von den Originaldokumenten sind lesbare Kopien zu erstellen und der Steuererklärung oder der Freigabequittung beizulegen.

6 Die kopierten Originaldokumente und/oder Beilagen sind den Steuerpflichtigen zu retournieren.

III. Einschätzung durch die Gemeindesteuerämter

7 Für das Recht und die Pflicht der Gemeinden zur Einschätzung von Steuerpflichtigen ist die «Weisung der Finanzdirektion über die Einschätzung der Staats- und Gemeindesteuern und der direkten Bundessteuer natürlicher Personen durch die Gemeindesteuerämter» massgebend.

8 Für Einschätzungen nach pflichtgemässem Ermessen ist die «Weisung der Finanzdirektion über das Verfahren bei der Einschätzung von Steuerpflichtigen, die trotz Mahnung keine Steuererklärung eingereicht haben», massgebend.

B. Allgemeine Grundsätze für die Ablieferungen an das kantonale Steueramt und an das kantonale Scan-Center

I. Abzuliefernde Akten

1. Provisorische Steuererklärungen natürlicher Personen

9 Zusammen an das kantonale Steueramt abzuliefern sind:

  • die Steuererklärung und das Wertschriftenverzeichnis natürlicher Personen oder bei elektronisch eingereichter Steuererklärung die Freigabequittung.

10 In die Steuererklärung oder in das Fehlblatt einzulegen sind:

  • alle mit der Steuererklärung oder an ihrer Stelle eingereichten Unterlagen, einschliesslich das Wertschriftenverzeichnis mit Beilagen.

11 Bei elektronisch eingereichter Steuererklärung ist die Freigabequittung samt Beilagen in die vorgeschriebene Dossierhülle einzufügen.

12 Zusammen mit der Steuererklärung und dem Wertschriftenverzeichnis bzw. mit der Freigabequittung abzuliefern sind:

  • die Doppel der an die Steuerpflichtigen gerichteten Auflagen. Scan-Gemeinden mit einer Genehmigung des kantonalen Steueramtes (vgl. C. dieser Weisung) legen die Auflagen elektronisch ab.

13 Nicht beizulegen sind:

  • Korrespondenz über Fristerstreckungen und Ausweise über zugestellte Mahnungen zur Einreichung der Steuererklärung.

2. Definitive Steuererklärungen natürlicher Personen

14 Bei vom Gemeindesteueramt eingeschätzten Steuererklärungen natürlicher Personen sind die Steuererklärungen zusammen mit dem dazugehörigen Wertschriftenverzeichnis oder im Falle elektronisch eingereichter Steuererklärungen die Freigabequittungen, einschliesslich der Beilagen und Belege sowie allfällige nachgereichte Unterlagen, Auflagen, Entscheide usw., an das kantonale Scan-Center abzuliefern.

II. Ort der Ablieferung

1. Provisorische Steuererklärungen natürlicher Personen

15 Provisorische Steuererklärungen oder Freigabequittungen sind ausschliesslich an das kantonale Steueramt abzuliefern.

2. Definitive Steuererklärungen natürlicher Personen

16 Definitive Steuererklärungen oder Freigabequittungen sind ausschliesslich an das kantonale Scan-Center abzuliefern.
 

III. Sortieren der Ablieferungen

1. Provisorische Steuererklärungen natürlicher Personen

1.1 Von Pflichtigen der Steuergruppen U, L, S und B sowie E, Q und G

17 Die an das kantonale Steueramt abzuliefernden provisorischen Steuererklärungen oder Freigabequittungen natürlicher Personen der Steuergruppen U, L, S und B sowie E, Q und G sind samt Wertschriftenverzeichnis im Original wie folgt anzuliefern:

  • nach Steuerperioden getrennt (innerhalb Steuerperiode nicht sortiert);
  • unterteilt nach Organisationseinheiten (20, 30, 40, 50, 60 und 70).

1.2 Von Pflichtigen deren Steuerpflicht zufolge Tod endet (Todesfälle)

18 Steuererklärungen von Pflichtigen, deren Steuerpflicht zufolge Tod endet und deren Nachlassaktiven per Todestag den Betrag von Fr. 20'000 übersteigen, sind nach erfolgtem Scanning getrennt verpackt direkt dem kantonalen Steueramt, Wareneingang, Bändliweg 21, 8090 Zürich, abzuliefern.

19 War die verstorbene Person verheiratet oder eine Person in eingetragener Partnerschaft, ist auch die unterjährige Folgesteuererklärung des überlebenden Ehegatten oder des eingetragenen Partners - nach erfolgtem Scanning - getrennt verpackt direkt dem kantonalen Steueramt, Wareneingang, Bändliweg 21, 8090 Zürich, abzuliefern.

1.3 Von Pflichtigen der Steuergruppen A und M

20 Steuererklärungen von Pflichtigen der Steuergruppe A, die irrtümlich beim Gemeindesteueramt eingereicht worden sind, sind von Steuererklärungen Pflichtiger anderer Steuergruppen getrennt verpackt direkt dem kantonalen Steueramt, Division Süd/A-Fall, Bändliweg 21, 8090 Zürich, abzuliefern.

21 Steuererklärungen von Pflichtigen der Steuergruppe M sind von Steuererklärungen Pflichtiger anderer Steuergruppen getrennt verpackt direkt dem kantonalen Steueramt, Leitung DAZA/M-Fall, Bändliweg 21, 8090 Zürich, abzuliefern.

22 Wurde in den Fällen gemäss Rz 20 und 21 die Steuererklärung elektronisch eingereicht, ist die Freigabequittung samt Beilagen dem kantonalen Steueramt entsprechend abzuliefern.

2. Definitive Steuererklärungen natürlicher Personen

23 Die an das kantonale Scan-Center abzuliefernden definitiven Steuererklärungen natürlicher Personen sind samt Wertschriftenverzeichnis im Original oder im Falle elektronisch eingereichter Steuererklärungen die Freigabequittungen samt Belegen wie folgt anzuliefern:

  • es muss gemäss «Weisung der Finanzdirektion über die Einschätzung der Staats- und Gemeindesteuern und der Direkten Bundessteuer natürlicher Personen durch die Gemeindesteuerämter» ersichtlich sein, dass die Steuererklärungen definitiv eingeschätzt worden sind;
  • nach Steuerperioden getrennt (innerhalb Steuerperiode nicht sortiert).

IV. Zeitpunkt der Ablieferung

1. Fehlblätter

24 Fehlblätter (StA Form. 109) von Steuerpflichtigen, die trotz Mahnung keine Steuererklärung eingereicht haben und von der Gemeinde nicht nach pflichtgemässem Ermessen eingeschätzt werden, sind dem kantonalen Steueramt getrennt von den übrigen Steuererklärungen unverzüglich, unter Beachtung der Modalitäten gemäss Ziffer B.II. hiervor, abzuliefern.

2. Ermessenseinschätzungen durch die Gemeinden

25 Die Doppel der Ermessenseinschätzungen sind jeweils innert 30 Tagen nach erfolgter Einschätzung zusammen mit den Beilagen an das kantonale Scan-Center abzuliefern.

26 Gemeinden, die die Doppel der Ermesseneinschätzungen nicht physisch abliefern, übermitteln die Angaben des Form. 49 ins elektronische Archiv (ARTS) des kantonalen Steueramtes. Damit die entsprechenden Eingänge im elektronischen Archiv (ARTS) festgestellt werden können, hat die Gemeinde monatlich eine Ablieferungsliste zu erstellen und diese dem kantonalen Scan-Center per E-Mail an scancenter@steueramt.ch mit Kopie («cc») an zak.rampe@ksta.zh.ch zu senden.

3. Provisorische Steuererklärungen natürlicher Personen

3.1 Ablieferungsfristen

27 Die vom kantonalen Steueramt einzuschätzenden (provisorischen) Steuererklärungen mit Eingang bis 31. März sind bis spätestens am 30. Juni abzuliefern.

28 Nach dem 31. März eingehende Steuererklärungen sind, sofern sie nicht durch das Gemeindesteueramt eingeschätzt werden, innert 90 Tagen nach Eingang abzuliefern.

29 Von Rz 27 und Rz 28 hiervor abweichende Regelungen müssen rechtzeitig beim Chef der zuständigen Gebietsdivision beantragt werden.

30 Für elektronisch eingereichte Steuererklärungen gelten die gleichen Ablieferungsfristen gemäss Rz 27 und 28 hiervor.

3.2 Anlieferzeiten beim kantonalen Steueramt

31 Die vom kantonalen Steueramt einzuschätzenden (provisorischen) Steuererklärungen sind dem kantonalen Steueramt wie folgt abzuliefern:

a. Direktablieferungen, inklusive Branchenfälle (Wareneingang Bändliweg 21, Seite
Bernerstr. Süd, Zürich-Altstetten)

sind unter vorheriger Anmeldung (Telefon oder E-mail) jederzeit möglich.

Ansprechperson: Chef Rampe
(Tel. 043 259 61 75 oder E-mail: zak.rampe@ksta.zh.ch)

b. Postablieferungen

sind jederzeit möglich.

c. Ablieferungsrythmus

zur Sicherstellung eines ständigen Arbeitsvorrates ist es unbedingt erforderlich, dass die Gemeindesteuerämter die vom kantonalen Steueramt einzuschätzenden (provisorischen) Steuererklärungen regelmässig, d.h. mindestens in monatlichen Abständen, abliefern.

4. Definitive Steuererklärungen natürlicher Personen

32 Die von den Gemeindesteuerämtern eingeschätzten Steuererklärungen natürlicher Personen sind jeweils innert 30 Tagen nach erfolgter Einschätzung an das kantonale Scan-Center abzuliefern.

C. Lieferscheine

33 Die Ablieferungen an das kantonale Steueramt und an das kantonale Scan-Center haben ausschliesslich mit dem Lieferschein des kantonalen Steueramtes zu erfolgen. Jeder Sendung ist ein Lieferschein beizulegen.

34 Damit die Kontrolle über sämtliche abgelieferten Steuererklärungen und Freigabe-quittungen gewährleistet ist, hat das Gemeindesteueramt bei jeder Ablieferung von definitiven Steuererklärungen an das kantonale Scan-Center auch eine Kopie des entsprechenden Lieferscheins an das kantonale Steueramt Zürich, Wareneingang, Bändliweg 21, 8090 Zürich, oder per E-mail an zak.rampe@ksta.zh.ch zuzustellen.
 

D. Mitteilung an die Dienstabteilung Bundessteuer

35 Für die Mitteilung an die Dienstabteilung Bundessteuer (Faktorenmeldung, zürcherisches Vermögen, statistische Daten) ist die «Weisung der Finanzdirektion über die Einschätzung der Staats- und Gemeindesteuern und der direkten Bundessteuer natürlicher Personen durch die Gemeindesteuerämter» massgebend.

36 Gemeinden, welche die von der Dienstabteilung Bundessteuer benötigten Angaben physisch auf dem von der Dienstabteilung Bundessteuer zugesandten Meldeformular erstatten, liefern diese Formulare der Dienstabteilung Bundessteuer ab. Die überzähligen Meldungen sind mit allfälligen Mutationsvermerken separat zu retournieren. Bei Fehlen des Meldeformulars ist der Dienstabteilung Bundessteuer eine Kopie der ersten Seite der Steuererklärung oder bei elektronischer Einreichung eine Kopie der Freigabequittung zuzustellen.

37 Gemeinden, welche die Meldeformulare durch das von ihnen verwendete Veranlagungssystem selber erstellen, liefern diese Meldeformulare der Dienstabteilung Direkte Bundessteuer ab.

38 Gemeinden können in Absprache mit dem kantonalen Steueramt die von der Dienstabteilung Bundessteuer benötigten Angaben auch auf elektronischem Weg übermitteln.
 

E. AHV-Steuermeldungen

39 Befinden sich unter den von den Gemeindesteuerämtern abgelieferten, definitiv eingeschätzten Steuererklärungen solche von Pflichtigen, welche AHV-pflichtig sind, hat das Gemeindesteueramt eine AHV-Steuermeldung zu erstellen.

40 Das Gemeindesteueramt hat in folgenden definitiv eingeschätzten Fällen eine AHV-Steuermeldung zu erstellen:

  • Einkommen aus selbständiger (Neben-)Erwerbstätigkeit ab Fr. 2'300;
  • AHV-Rentner, die weiterhin arbeiten und pro Jahr und Auftrag ein Einkommen von mehr als Fr. 16'800 erzielen;
  • Nichterwerbstätige, welche das AHV-Alter noch nicht erreicht haben;
  • Nichterwerbstätige Ehepartner von Pensionierten, welche das AHV-Alter noch nicht erreicht haben.

41 Bei der Bewirtschaftung der AHV-Steuermeldungen ist Folgendes zu beachten:

Die Ablieferungen sind regelmässig, entweder physisch oder elektronisch in Form einer Excel-Tabelle, vorzunehmen.

  • Physisch ist die AHV-Steuermeldung an folgende Adresse abzuliefern:

    Kantonales Steueramt Zürich
    Datenzentrale
    Bändliweg 21
    Postfach
    8090 Zürich
  • Elektronisch ist eine entsprechende Excel-Liste mit dem Titel «AHV-Steuermeldungen» dem kantonalen Steueramt an die folgende E-Mail-Adresse zu senden:

zak.datenaufbereitung@ksta.zh.ch

Mustervorlage Liste «AHV-Steuermeldungen»:

PID Gemeinde Name Vorname Steuerperiode AHV-Nummer
1111111111 Muster Hans 2011 674.70.000.000
1111111112 Muster Peter 2011 674.48.000.000

F. Adressen

42 Kantonales Steueramt Zürich (alle Dienstabteilungen und Divisionen):

  • Postadresse:

    Kantonales Steueramt Zürich
    Bändliweg 21
    8090 Zürich

  • Adresse für Direktablieferungen:

    Kantonales Steueramt Zürich
    Wareneingang Bändliweg 21
    Seite Bernerstr. Süd
    Zürich-Altstetten

Kantonales Scan-Center:

          Scan-Center
          Badenerstrasse 230
          8004 Zürich

G. Inkrafttreten

Diese Weisung ersetzt die Weisung vom 9. November 2007 und gilt ab der Steuerperiode 2011.

 

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