Den Gemeindesteuerämtern fallen nach Eingang der Steuererklärung folgende Aufgaben zu:

A. Vormerken des Eingangsdatums

1 Auf allen eingehenden Steuererklärungen ist das Datum des Eingangs durch das Gemeindesteueramt tagfertig einzutragen.

2 Bei elektronischer Einreichung der Steuererklärung ist der Eingang der Deklarationsdaten zu registrieren. Die Eingangsregistrierung kann durch manuelle Eingangsbuchung oder durch Eingangsbuchung beim Import der Deklarationsdaten vom eGov-Server erfolgen.

3 Verspätet eingereichte Steuererklärungen sind ausnahmslos entgegenzunehmen.

B. Einsortieren von Hilfsformularen

4 Das Gemeindesteueramt besorgt das Einsortieren der nachstehenden Hilfsformulare in die einzelnen Steuererklärungen oder stellt den erwähnten Stellen die Daten elektronisch zur Verfügung:

5 Wenn ein Hilfsblatt Wehrpflichtersatzabgabe vorliegt, kennzeichnet das Gemeindesteueramt die Steuererklärungen deutlich mit W (Kreisschreiben des kantonalen Steueramtes an die Gemeindesteuerämter und die Divisionen und Dienstabteilungen über die Mitwirkung bei der Veranlagung der
Wehrpflichtersatzabgabe).

C. Prüfung der Steuererklärung und des Wertschriftenverzeichnisses auf formelle Richtigkeit und Vollständigkeit (§ 40 VO StG)

I. Steuererklärung

6 Bei Einschätzungen durch die Gemeindesteuerämter berücksichtigen diese die relevanten Grunddaten aufgrund ihrer Register.

7 Bei Steuererklärungen, welche nicht durch die Gemeindesteuerämter eingeschätzt werden, müssen im elektronischen Steuerarchiv (ARTS), soweit auf der Steuererklärung nicht vorhanden, folgende Angaben nachgetragen werden:

• AHVN13 der Pflichtigen (bei in ungetrennter Ehe lebenden Ehegatten AHVN13 des Ehemannes);
• wenn die Steuerpflichtigen in der Steuerperiode geheiratet haben, Datum der Heirat und bisheriger Wohnort des Ehepartners;
• Datum der Trennung oder Scheidung, wenn sich die Ehegatten in der Steuerperiode getrennt haben oder geschieden wurden.

8 Das Gemeindesteueramt prüft die Angaben über die Personalien und nimmt Ergänzungen vor, soweit sie sich nicht aus dem Adressfeld ergeben.

9 Die Personalangaben (Name, Vorname, Geburtsdatum und Adresse) der Steuerpflichtigen über unmündige oder in beruflicher Ausbildung stehende mündige Kinder im oder ausserhalb des Haushaltes der Steuerpflichtigen sind vom Gemeindesteueramt zu überprüfen.

10 Bei unterjähriger Steuerpflicht sind die Angaben über die Dauer der Steuerpflicht zu überprüfen. Bei fehlenden oder fehlerhaften Angaben ist gemäss Rz. 29 dieser Weisung vorzugehen.

11 Bezeichnung Organisationseinheit (OE) und Steuergruppe: Bei Abweichungen ist die Datei der Gemeinde anzupassen. Sind Gemeinden an die Züriprimo/NAPEDUV-Schnittstelle angeschlossen, erfolgt die Mutation durch das kantonale Steueramt. Fehler im Register des kantonalen Steueramtes sind der Dienstabteilung Inkasso, Zentrale Dienste, zur Korrektur zu melden.

II. Wertschriftenverzeichnis

12 Die Angaben über die Personalien und Familienverhältnisse sind durch das Gemeindesteueramt zu ergänzen, soweit sie sich nicht aus dem Adressfeld oder der Steuererklärung ergeben.

D. Prüfung der Steuererklärung und des Wertschriftenverzeichnisses auf Vollständigkeit

13 Das Gemeindesteueramt prüft die Steuererklärung und das Wertschriftenverzeichnis auf Vollständigkeit und fordert allenfalls fehlende Beilagen und Belege nach. Die Auflage und die nachgereichten Unterlagen sind dem kantonalen Steueramt elektronisch zur Verfügung zu stellen (ARTS).

14 Die nachfolgenden Beilagen sind vom Gemeindesteueramt nachzufordern, falls sie der Steuererklärung nicht beigelegt sind und die Einschätzung voraussichtlich vom Gemeindesteueramt vorgenommen werden kann.

I. Beilagen zur Steuererklärung (§§ 134 - 136 StG, Art. 125 - 127 DBG)

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1. Unselbständigerwerbende:

• Lohnausweise der Steuerpflichtigen;
• Formulare Berufsauslagen und Versicherungsprämien.

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2. Verwaltungsräte:

• Lohnausweise.

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3. Ganz- oder Teilarbeitslose:

• Bescheinigungen der Arbeitslosenkasse über erhaltene Taggelder.

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4. Liegenschaftenbesitzer:

• Liegenschaftenverzeichnis mit allfälligen Beiblättern (gilt nicht für Pflichtige mit einem Einfamilienhaus oder einer Eigentumswohnung).

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5. Beteiligte an unverteilten Erbschaften:

• Aufstellung über Kapital und Ertrag.

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6. Weitere Beilagen:

Wenn entsprechende Abzüge geltend gemacht werden:

• Aufstellung über Unterhalts- und Verwaltungskosten der Liegenschaften, sofern an Stelle der Pauschale der effektive Aufwand geltend gemacht wird;
• Aufstellung über die übrigen Berufsauslagen, falls der Abzug der tatsächlichen Aufwendungen beansprucht wird;
• Aufstellung über berufsorientierte Aus- und Weiterbildungskosten, falls der Abzug der tatsächlichen Aufwendungen beansprucht wird;
• Bescheinigungen für Beiträge an anerkannte Formen der gebundenen Selbstvorsorge (3. Säule a);
• Schuldenverzeichnis (soweit Angaben nicht direkt in der Steuererklärung erfolgen können);
• Bescheinigungen über Beiträge an Pensionskassen (soweit nicht im Lohnausweis enthalten);
• Aufstellungen über Krankheits- und Unfallkosten sowie über behinderungsbedingte Kosten;
• Aufstellung über gemeinnützige Zuwendungen;
• Aufstellung über Unterstützungsleistungen;
• Aufstellung über Fremdbetreuungskosten für Kinder;
• Aufstellung über Beiträge an politische Parteien.

II. Beilagen und Belege zum Wertschriftenverzeichnis

21 Es sind einzufordern, wenn sie dem Wertschriftenverzeichnis nicht beiliegen:

• Beiblätter, Depotauszüge, Steuerverzeichnisse und Steuerbewertungen, auf welche im Wertschriftenverzeichnis verwiesen wird;
• Gutschriftsanzeigen für Festgeldanlagen mit Verrechnungssteuerabzug;
• Bescheinigungen über Gewinne aus Geldspielen, Lotterien und Geschicklichkeitsspielen zur Verkaufsförderung.

22 Steuerpflichtige, die dem zusätzlichen Steuerrückbehalt USA unterliegende Wertschriften zu versteuern haben oder die Anrechnung ausländischer Quellensteuern verlangen, legen dem Wertschriftenverzeichnis entsprechende Ergänzungsblätter bei. Es sind dies Kopien der Anträge auf Rückerstattung des zusätzlichen Steuerrückbehalts USA bzw. auf Anrechnung ausländischer Quellensteuern, die direkt dem kantonalen Steueramt einzureichen und somit nicht dem Wertschriftenverzeichnis beizulegen sind. Geschieht dies dennoch, scheidet das Gemeindesteueramt zur Vermeidung von Verzögerungen diese Anträge samt den dazugehörenden Bankbelegen aus und leitet sie sofort an das kantonale Steueramt, Dienstabteilung Wertschriften, weiter. Mit Staats- und Gemeindesteuern dürfen solche ausländischen Quellensteuern nicht verrechnet werden.

III. Nichterfüllung von Auflagen

23 Bei Nichterfüllung der Auflagen erfolgt in der Regel das Mahnverfahren im Einschätzungsverfahren.

E. Kontrolle von Steuererklärung und Wertschriftenverzeichnis

I. Wertschriftenverzeichnis

24 Das vom Steuerpflichtigen in Papierform oder elektronisch eingereichte Wertschriftenverzeichnis ist in Bezug auf das Vermögen, den Vermögensertrag und den Verrechnungssteueranspruch nachzurechnen.

25 Die übrigen Angaben sind summarisch zu überprüfen. Zuständig für die Rückerstattung der Verrechnungssteuern ist der Kanton, in dem der Antragssteller am Ende der Steuerperiode bzw. am Ende der schweizerischen Steuerpflicht seinen Wohnsitz hatte.

26 Die vorläufige Verrechnung kann abgelehnt werden, wenn

• die Ermittlung des Verrechnungsanspruches aufgrund der Angaben des Antragstellers nicht möglich ist;
• die Angaben im Wertschriftenverzeichnis unglaubwürdig sind;
• Belege über Gewinne aus Geldspielen, Lotterien und Geschicklichkeitsspielen zur Verkaufsförderung nicht beiliegen und nicht nachgeliefert werden;
• Ansprüche geltend gemacht werden, die schon in einem früheren Antrag enthalten sind;
• der Antrag in einem andern Kanton gestellt werden muss;
• kein Anspruch auf Verrechnung besteht, weil der Steuerpflichtige bei Fälligkeit der Erträge im Ausland wohnhaft war;
• wenn der Rückerstattungsanspruch verjährt ist.

II. Steuererklärung

27 Die Überträge von den Beilagen und dem Wertschriftenverzeichnis in die Steuererklärung sind zu überprüfen.

28 Die Steuererklärung ist vom Gemeindesteueramt nachzurechnen.

III. Kontrollergebnis

29 Festgestellte Mängel oder Fehler in der Steuererklärung und/oder im Wertschriftenverzeichnis sind im elektronischen Steuerarchiv (ARTS) vorzumerken.

IV. Meldung direkte Bundessteuer

30 Es ist die Meldung der Steuerfaktoren und Statistikdaten für die direkte Bundessteuer auszufüllen. Insbesondere sind die statistischen Daten vollständig und korrekt zu ermitteln und einzutragen.

31 Diese Meldungen sind der Dienstabteilung Inkasso des kantonalen Steueramtes abzuliefern. In Absprache mit dem kantonalen Steueramt können die Angaben auf elektronischem Weg gemeldet werden.

F. Ablieferung an das kantonale Steueramt

32 Die Ablieferung der Steuererklärungen an das kantonale Steueramt erfolgt gemäss Weisung des kantonalen Steueramtes über die Ablieferung der Steuererklärungen und Wertschriftenverzeichnisse an das kantonale Steueramt und an das kantonale Scan Center.

G. Informationen (§ 42 Abs. 2 VO StG)

33 Beobachtungen über materiell unrichtige Steuererklärungen (Angaben über Erwerbstätigkeiten wie Nebenverdienste, Liegenschaftenwerte, Besitz von Motorfahrzeugen und Häufigkeit ihrer Benützung für Geschäfts- und Privatzwecke, Aufwand, fruchtlose Pfändung usw.) sind durch einen Vermerk oder in besonderen Berichten dem kantonalen Steueramt zu melden (§ 42 Abs. 2 VO StG).

34 Beim Gemeindesteueramt eingehende und für die Einschätzung massgebende Informationen sind im elektronischen Steuerarchiv (ARTS) zu hinterlegen.

35 Informationen betreffend Steuerpflichtige sind gemäss den Weisungen des kantonalen Steueramtes zu verarbeiten.

H. Inkrafttreten

36 Diese Weisung ersetzt die Weisung vom 9. Dezember 2011 und gilt ab der Steuerperiode 2020.