A. Anwendungsbereich

Diese Weisung ist anwendbar auf Grundsteuerakten und alle weiteren Steuerakten der Ge­meindesteuerämter wie Quellensteuerakten, Steuerbezugsakten, Steuerabschlüsse, Steuer­erlassakten und Steuerinventare.
Sie ist nicht anwendbar auf Steuerakten, die Gegenstand der Weisung der Finanzdirektion über die elektronische Erfassung und Aufbewahrung von Steuer­akten sowie die Vernichtung von Papierakten (ZStB Nr. 109d.1) sind, d. h. auf Akten, die gemäss den Vorgaben dieser Weisung auf dem zentralen elektronischen Archivsystem des kantonalen Steueramtes (ARTS) abgelegt werden (einschliesslich Akten, die im ARTS-Gemeindeteil abgelegt werden).

B. Elektronische Erfassung und Aufbewahrung

Die Gemeinden sind befugt, ihre in Abschnitt A, Satz 1 erwähnten Steuerakten elektronisch zu erfassen und aufzubewahren.

Die elektronische Erfassung und Aufbewahrung muss vollständig, revisionssicher und rechts­konform erfolgen. Dazu ist ein elektronisches Geschäftsverwaltungssystem (auch Records-Management-System RMS, Geschäftsverwaltung GEVER oder Electronic Content Management System ECM genannt) oder eine Fachapplikation erforderlich. Dieses System bzw. die Applikation muss die folgenden Vorgaben erfüllen:

• Aufgrund von § 120 Abs. 1 des Steuergesetzes dürfen lediglich mit dem Vollzug des Steuer­gesetzes betraute oder dazu beigezogene Personen Einblick in die Steuerakten haben. Es ist somit sicherzustellen, dass nur Personen Zugriff auf die elektronischen Steuerakten haben, die mit dem Vollzug des Steuergesetzes betraut oder dazu beigezogen sind. Die Zuständig­keit zur Erteilung und Verwaltung von Zugriffsberechtigungen auf Steuerakten im Geschäfts­verwaltungssystem oder in der Fachapplikation muss deshalb beim Gemeindesteueramt liegen. Der Zugriff muss auch aufgrund des Gesetzes über die Information und den Daten­schutz (IDG; LS 170.1) eingeschränkt werden, da im Steuerbereich Personendaten und besondere Personendaten bearbeitet werden.
• Das Geschäftsverwaltungssystem bzw. die Fachapplikation muss die Vorgaben des Gesetzes über die Information und den Datenschutz (IDG; LS 170.1) und der Verordnung über die Informationsverwaltung und -sicherheit (IVSV; LS 170.8) erfüllen. Die Gemeinde­steuerbehörden müssen ihre Informationen so verwalten, dass ihr Handeln nachvollziehbar und die Rechenschaftsfähigkeit gewährleistet ist (§ 5 IDG). Daraus ergeben sich diverse Anforderungen (siehe insbesondere §§ 2-13 IVSV). Nähere Erläuterungen zu den zu erfüllenden Vorgaben finden sich im Merkblatt «Anforderungen an eine rechtskonforme und revisionssichere elektronische Informationsverwaltung» und im Leitfaden «Informationsverwaltung und Archivierung für Gemeinden im Kanton Zürich» des Staatsarchivs.

Werden ausnahmsweise einzelne Dokumente (z. B. grosse oder gebundene Dokumente) in Papierform aufbewahrt, ist im elektronischen Dossier ein Hinweis auf die zusätzlichen Papier­unterlagen anzubringen und auf den Papierunterlagen die Bezeichnung (z. B. Dossiernummer) des elektronischen Dossiers zu vermerken.

C. Vernichtung von Papierakten

Steuerakten in Papierform, die gemäss den Bestimmungen der vorliegenden Weisung elektro­nisch erfasst und aufbewahrt werden, sind zu vernichten. Auch bei der Vernichtung der Papier­akten ist die Einhaltung des Steuergeheimnisses (§ 120 Steuergesetz) sicherzustellen.

D. Dauer der elektronischen Aufbewahrung und Archivierung

Einschätzungsrelevante elektronisch aufbewahrte Akten können frühestens 25 Jahre nach Ablauf der in Frage stehenden Steuerperiode gelöscht werden. Übrige Akten, die für die amtliche Tätig­keit nicht mehr benötigt werden, dürfen noch höchstens 10 Jahre lang aufbewahrt werden (§ 5 IDG). Vor der Löschung sind die Akten dem Gemeindearchiv zur Übernahme anzubieten (§ 8 Archivgesetz). Vgl. zur Bewertung der Unterlagen im Hinblick auf die Archivierung das Bewertungskonzept für Unterlagen kommunaler Steuerämter des Staatsarchivs. 

E. Inkrafttreten der Weisung

Diese Weisung gilt ab sofort.