Pflicht zu elektronischen Verfahrenshandlungen

Für berufliche Vertretungen wie Anwältinnen, Treuhänder, Architekten oder Bauingenieure gilt im Anwendungsbereich des Verwaltungsrechtspflegegesetzes (VRG) neu eine Digital-Only-Pflicht (§ 4d Abs. 2 nVRG). Die Pflicht besteht demnach für Anwältinnen und Anwälte (§ 4d Abs. 2 lit. b nVRG), Substitutinnen und Substituten mit Venia (§ 4d Abs. 2 lit. c nVRG) sowie für weitere Personen, wie etwa Treuhänderinnen und Treuhänder oder Architektinnen und Architekten.

Diese sind ab 1. Januar 2027 verpflichtet, Verfahrenshandlungen im Verwaltungsverfahren elektronisch vorzunehmen. Dies umfasst insbesondere die Einreichung von Eingaben sowie den Empfang von Anordnungen und Entscheiden.

Vorteile für berufliche Vertreter

Berufliche Vertreterinnen und Vertreter profitieren von einer medienbruchfreien Kommunikation, die Zeit spart und rechtssichere elektronische Zustellungen mit Quittung ermöglicht. Gleichzeitig steigern digitale Prozesse die Effizienz, indem sie Abläufe beschleunigen und manuelle Schritte reduzieren. Der zentrale und ortsunabhängige Zugriff auf Dokumente vereinfacht die Zusammenarbeit und erhöht die Flexibilität. Verlässliche Identifikationsverfahren und verbindliche Signaturen gewährleisten zudem ein hohes Mass an Rechtssicherheit.

Welche Verfahren betroffen sind

Betroffen sind Verfahren im Geltungsbereich des VRG, d.h. Verfahren vor den Verwaltungsbehörden der Gemeinden, der Bezirke und des Kantons (siehe § 4 VRG). Auch im Verfahren vor dem Baurekursgericht,  dem Steuerrekursgericht sowie vor dem Verwaltungsgericht (siehe § 70 VRG) kommen die neuen Bestimmungen zur Anwendung.

Nicht betroffen sind Verfahren vor Behörden, die Zivil- oder Strafrecht anwenden, oder Verfahren, die durch Spezialerlasse abweichend vom VRG geregelt sind. Nicht anwendbar ist die Rechtsänderung zu dem vor dem Sozialversichersicherungsgericht.

Strittige Verfahren

Justitia.swiss

Strittige Verfahren im Geltungsbereich des VRG können ab dem 1. Januar 2027 über die Plattform justitia.swiss abgewickelt werden. Die entsprechende Erreichbarkeit der Behörden via justitia.swiss wird dem Adressverzeichnis auf der Plattform justitia.swiss sowie dem Behördenverzeichnis zu entnehmen sein.

Organisations- oder Behördenprofil auf justitia.swiss

Zurzeit gibt es auf der Plattform justitia.swiss Profile für natürliche Personen (z.B. Anwältinnen und Anwälte), für Organisationen (z.B. Anwaltskanzleien) und für Behörden (z.B. Rekursabteilung einer Direktion).

• Organisationsprofil: Das Organisationsprofil erlaubt das Senden von Eingaben, Beilagen, Stellungnahmen und Akten an Justizbehörden wie auch das Empfangen von Zustellungen oder Akten von Justizbehörden. Es eignet sich u.a. für Anwältinnen und Anwälte, für verfahrensbeteiligte Amtsstellen oder Behörden ohne Verfahrensleitung, natürliche oder juristische Personen. Über das Profil kann nur mit verfahrensleitenden Justizbehörden kommuniziert werden.
• Behördenprofil: Das Behördenprofil erlaubt das Empfangen von Eingaben von berufsmässigen Vertretungen, Verfahrensbeteiligten und von Justizbehörden. Mit dem Profil können Zustellungen an berufsmässige Vertretungen, Verfahrensbeteiligte und andere Justizbehörden versendet werden. Zudem ermöglicht es einen Schriftenwechsel sowie die Gewährung der Akteneinsicht. Es eignet sich für Justizbehörden mit Verfahrensleitung. Mit dem Profil kann mit beruflichen Vertretungen, Verfahrensbeteiligten und Justizbehörden kommuniziert werden.

Zur Eröffnung eines Organisationsprofils oder eines Behördenprofils ist eine Authentifizierung über das Behördenlogin erforderlich.

Online-Dienstleistungen des Kantons

Auffindbar unter zh.ch

Die erweiterten Online-Dienstleistungen im Geltungsbereich des VRG stehen ab dem 1. Januar 2027 auf unserem Webauftritt www.zh.ch zur Verfügung.

Am einfachsten finden Sie Ihre gewünschte Online-Dienstleistung über die Suchfunktion. Sie erreichen diese auch über die Themen-Navigation.

Notwendige Angaben oder Dokumente

Sie werden jeweils Schritt für Schritt durch den Ablauf der gewählten Online-Dienstleistung geführt.

Zuerst erfahren Sie was benötigt wird, um die Online-Dienstleistung zu nutzen, etwa bestimmte Angaben oder Dokumente. Allfällige Kosten oder wie lange die Bearbeitung ungefähr dauern kann, werden Ihnen auch mitgeteilt.

Es folgt anschliessend entweder das Login (mit AGOV) oder die Informationen zu den sicheren Mailsystemen.

Behörden-Login AGOV und Zürikonto

Bei vielen Online-Dienstleistungen werden die notwendigen Informationen und Dokumente in Formularen direkt online erfasst. Um zu diesen Formularen zu gelangen, ist ein Login mit verifizierter Identität nötig.

Der Kanton Zürich verwendet hierzu das schweizweite Behörden-Login AGOV, welches auch auf der Plattform justitia.swiss zur Anwendung kommt. Dieses bietet hohen Datenschutz sowie eine einfache und einheitliche Anmeldung für viele Dienstleistungen auf Bundes-, Kantons- und Gemeindeebene – bequem und ganz ohne Passwort.

Sobald sie das AGOV-Login für eine unserer Online-Dienstleistungen angelegt haben, verfügen Sie auch über ein Zürikonto. Darin finden Sie im Nachgang eine Übersicht über alle Ihre laufenden und abgeschlossenen Online-Dienstleistungen mit dem Kanton Zürich. Die offizielle Antwort der Behörde (Verfügung, Bewilligung o.ä.) erhalten Sie ebenfalls auf diesem Weg. Alle zuständigen Mitarbeitenden Ihres Unternehmens respektive Ihrer Kanzlei benötigen deshalb ein AGOV-Login, für welches sie sich einmal identifizieren müssen.

Organisationskonto zur Verwaltung von Zugriffs-Berechtigungen

Unternehmen und Kanzleien führen ein Organisationskonto. Für Berufliche Vertreterinnen und Vertreter wird ein entsprechendes Profil (z.B. Anwaltsprofil) zur Verfügung stehen. Darin können Sie Ihren Mitarbeitenden die notwendigen Berechtigungen zur Nutzung von Online-Dienstleistungen erteilen.

Den Zugang zum Organisationskonto finden Sie entweder im Zürikonto oder direkt bei der Online-Dienstleistung.

Weitere Informationen und eine Anleitung dazu finden Sie ab Herbst an dieser Stelle.

Sichere Mail-Systeme und elektronische Signaturen

Einige Online-Dienstleistungen werden über sichere E-Mail-Systeme abgewickelt.

Sie setzen ein entsprechendes E-Mail-Konto sowie eine Qualifizierte Elektronische Signatur (QES) voraus. Die QES ist eine rechtlich anerkannte elektronische Unterschrift, die der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt ist. Sie stellt sicher, dass von Ihnen eingereicht Dokumente von Ihnen stammen und nicht verändert werden können.

Behördenverzeichnis wird ergänzt

Die Staatskanzlei des Kantons Zürich führt ein elektronisches Behördenverzeichnis, in dem die unterschiedlichen Verwaltungsbehörden im Kanton Zürich mit entsprechenden Kontaktmöglichkeiten aufgeführt sind. Das elektronische Behördenverzeichnis wird nun um die Angaben zur elektronischen Erreichbarkeit für elektronische Verwaltungsverfahren (nach § 5 VEVV) ergänzt.

Verwaltungsbehörden, die derzeit noch nicht im elektronischen Behördenverzeichnis aufgeführt sind, werden ebenfalls ergänzt.

Sobald die Weiterentwicklung des Verzeichnisses zum Ende des 3. Quartals 2026 abgeschlossen ist, werden die Verwaltungsbehörden von der Staatskanzlei aufgefordert, die erforderlichen Angaben zu ihrer elektronischen Erreichbarkeit für elektronische Verwaltungsverfahren initial zu melden. Ab Mitte Dezember 2026 steht das ergänzte Verzeichnis der Webseite der Staatskanzlei vollumfänglich zur Verfügung.

Umgang mit Akten

Akteneinsicht

Neu werden Akten grundsätzlich elektronisch eingesehen. Die Akteneinsicht erfolgt durch Bereitstellung der Unterlagen über den für die Behörde massgeblichen Kanal (§ 8 Abs. 2 nVRG).

Die Akten werden von den Verwaltungsbehörden elektronisch geführt. Bestimmte Akten sind hierfür jedoch ungeeignet und werden daher weiterhin physisch geführt. Physisch geführten Akten können bei der zuständigen Verwaltungsbehörde eingesehen werden. Anwältinnen und Anwälten kann die Verwaltungsbehörde diese Akten zur Einsichtnah¬me zustellen (§ 8 Abs. 3 nVRG).

Für Personen, die nicht elektronisch mit den Verwaltungsbehörden verkehren, besteht zudem die Möglichkeit der Einsicht bei der Verwaltungsbehörde vor Ort (§ 8 Abs. 2 nVRG), etwa an einem Bildschirm.