Sichere Mailsysteme

Normale E-Mail sind wie Postkarten: sie können abgefangen, mitgelesen oder sogar manipuliert werden.

Sichere Mailsysteme lösen genau diese Probleme:

Vorteile:

• Sie verschlüsseln die Inhalte.
• Sie schützen und garantieren die Identität der Absender/innen und Empfänger/innen.   
• Sie machen die Zustellung nachweisbar (Signierte Übermittlungsbestätigung).

Diese Vorgaben erfüllen aktuell nur die beiden Zustellplattformen IncaMail (ein Angebot der Schweizerischen Post) und PrivaSphere (ein Produkt der PrivaSphere AG mit Sitz in der Schweiz). Bei beiden Lösungen fallen Kosten an.

Qualifizierte Elektronische Signatur (QES)

Für elektronische Eingaben per rechtskonformem E-Mail muss Ihre Eingabe (beispielsweise ein Gesuch) für den Identifikationsnachweis mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES) versehen werden. 

Die Qualifizierte Elektronische Signatur (QES) ist der einzige Signaturtyp, welcher der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt ist. Sie
bezieht sich deshalb auch immer auf eine bestimmte Person und kann nur von dieser Person angebracht werden.

Registrierung plus Identifikation 

Vorteile:

• Für eine QES braucht es neben der Registrierung bei einem Anbieter (siehe unten) immer auch ein Identifikation. Dies geschieht durch das Vorweisen eines amtlichen Ausweises vor Ort oder per Videoanruf (sog. «Videoident»).
• Für die Verwendung einer QES können Kosten anfallen.

Validierung von elektronischen Unterschriften

Elektronische Signaturen können auf mehreren Wegen überprüft werden. Der einfachste Weg ist direkt über Adobe Acrobat Reader: Mit einem Doppelklick auf das Signaturfeld wird der Staus der Signatur überprüft und anschliessend als gültig/ungültig oder unbekannt angezeigt.

Für eine rechtlich verbindliche Prüfung muss der Validator des Bundes verwendet werden. Dort kann ein Dokument hochgeladen und überprüft werden. Anschliessend wird ein Prüfbericht im PDF generiert, welcher wiederum mit einem elektronischen Siegel versehen ist.  

Da in dieser Webversion das Dokument vollständig übertragen wird sollte überprüft werden, ob die Nutzung mit den jeweiligen Vorschriften bezüglich Geheimhaltungspflicht und Datenschutz zulässig ist. 

Einrichten

1. Anmelden bei einem Anbieter
   
   Zur Nutzung von sicheren Mailsystemen muss bei einem Anbieter – IncaMail oder PrivaSphere (siehe oben) – ein Konto erstellt werden. Die Erstellung ist bei beiden Anbietern kostenlos.
2. Freischalten eingeschriebener E-Mails (mit Identitätsnachweis)
   
   Eingaben können nur dann rechtsgültig verschickt werden, wenn sie mit der Versandart «Einschreiben» verschickt werden.
   Um eingeschriebene E-Mails versenden beziehungsweise empfangen zu können, ist ein minimaler Identitätsnachweis und die explizite Zustimmung nötig.
   Die Freischaltung zum Empfang eingeschriebener Mails erfolgt bei den beiden Anbietern unterschiedlich.
   Aleitungen finden Sie bei IncaMail bei PrivaSphere.
   Mit der Freischaltung ist auch ein Eintrag ins eGOV-Teilnehmerverzeichnis verbunden, in dem die Adresse dann auffindbar ist.
3. Einrichten einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES) (mit Idenditätsnachweis)
   
   Gesuche und Eingaben (und eventuell weiter relevante Dokumente) müssen mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES) versehen werden. Diese ist der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt. Sie bezieht sich auf eine bestimmte Person und kann nur von dieser Person angebracht werden.
   Für das Einrichten einer QES braucht es eine Registrierung bei einem Anbieter (siehe oben).
   Zudem ist eine Identifikation durch das Vorweisen eines amtlichen Ausweises vor Ort oder per Videoanruf (sog. «Videoident») erforderlich.
   Für die Verwendung einer QES können Kosten anfallen.
4. Versand und Empfang
   
   Versand: Die mit einer QES versehenen Dokumente können nun mit eingeschriebenen E-Mails als Eingabe versendet werden (kostenpflichtig). Die Verrechnung kann per Mail (PrivaSphere) oder mit einem monatlichen Abo erfolgen (IncaMail).
   Empfang: Je nach Anbieter erhalten Sie eingehende E-Mails direkt in der entsprechenden Mailanwendung, oder Sie erhalten eine E-Mail mit einem Link, über den Sie die Antwort der Behörde im Browser öffnen können.