Staatliche Archive sind die Gedächtnisse der öffentlichen Organe. Sie bewerten, übernehmen und erschliessen Dokumente von Behörden und Verwaltungen, bewahren diese auf und machen damit staatliches Handeln für die Öffentlichkeit dauerhaft nachvollziehbar. Das macht die Archive zu einem wichtigen Element des Rechtsstaats und zu einer unverzichtbaren Grundlage für die historische Forschung.

Die Schweizerische Archivdirektorinnen- und Archivdirektorenkonferenz ADK veröffentlicht nun erstmals eine gesamtschweizerische Statistik mit grundlegenden Kennzahlen. Die Statistik beleuchtet Trends und Entwicklungen der letzten Jahre, aber auch Herausforderungen, mit denen sich die Archive konfrontiert sehen.

Eine Aktenreihe quer durch die Schweiz

Die nun veröffentlichte Archivstatistik dient weniger dem Vergleich zwischen den einzelnen Archiven – zu unterschiedlich sind dafür die jeweiligen Rahmenbedingungen. Aber die Statistik erlaubt es, gesamtschweizerische Aussagen über Trends der Archivarbeit zu machen. Auch wenn gegenwärtig erst drei Jahrgänge erfasst sind, erlauben die Zahlen bereits spannende Beobachtungen.

368 Kilometer Akten für die Öffentlichkeit

Eindrücklich sind die Zahlen zum Gesamtumfang des Papier-Archivguts, das in den kantonalen und nationalen Archiven (ohne Gemeindearchive) aufbewahrt wird: Heute sind es 368 Laufkilometer Dokumente aus über tausend Jahren Geschichte. Die Aktenmenge entspricht damit zurzeit der maximalen West-Ost-Ausdehnung der Schweiz. Allein seit 2013 sind rund 31 Laufkilometer Papierakten dazugekommen – ein eindrückliches Zeichen für die Zunahme der Informationsmenge in der modernen Zeit.

Doch wie wird man in dieser Informationsflut fündig? – Ohne die Erschliessungsarbeit der Archive wäre dies nicht möglich. Heute sind die 368 Laufkilometer Dokumente in gut 16,6 Millionen Datensätzen, so genannten Verzeichnungseinheiten, erschlossen. Für die Papierreihe quer durch die Schweiz hiesse dies, dass etwa alle 2 Zentimeter ein Fähnchen steckt, das den Inhalt bis zum nächsten Fähnchen beschreibt. Seit 2013 sind fast zwei Millionen neue Datensätze dazugekommen. Allerdings zeigt die Archivstatistik auch, dass die Archive kaum nachkommen damit, die immer neu anfallenden Informationsmengen fachgerecht aufzubereiten. Von den rund 31 Laufkilometern, die in den letzten drei Jahren abgeliefert wurden, konnten nur gut 28 Laufkilometer erschlossen und benutzbar gemacht werden. Und die digitalen Dokumente sind in der Statistik noch gar nicht berücksichtigt; zu diesen liegen noch keine stabilen Zahlenreihen vor.

Digitalisierung hat erst begonnen

Ein zeitgemässer Zugang zu Archivgut heisst heute, dass online nach Dokumenten gesucht werden kann. Und wenn möglich sollten die wichtigsten Dokumente auch online konsultiert werden können. Die Archivstatistik liefert auch hier erste, aber noch unvollständige Zahlen. Für die Öffentlichkeit wichtig ist, dass fast die Hälfte der erschlossenen Dokumente in Online-Verzeichnissen recherchierbar ist. Die andere Hälfte unterliegt gegenwärtig noch laufenden Schutzfristen, wird aber früher oder später ebenfalls öffentlich zugänglich.
Die Statistik zeigt aber auch, dass aufwändige und teure Digitalisierungsprojekte heute vor allem in grösseren Archiven realisiert werden können. Viele mittlere und kleinere Archive stehen hier erst ganz am Anfang – und vor grossen Herausforderungen.

Weiterentwicklung der Archivstatistik

Die schweizerische Archivstatistik wird in den nächsten Jahren fortgeführt. Vieles ist noch genauer zu erfassen. Zudem wird die Statistik auch auf der Website des Vereins schweizerischer Archivarinnen und Archivare VSA (vsa-aas.ch) publiziert, und sie soll auch den kommunalen Archiven geöffnet werden, die die öffentliche Überlieferung der Gemeinden, der dritten Staatsebene neben Bund und Kantonen, sichern.

Schweizerische Archivdirektorinnen- und Archivdirektorenkonferenz ADK

Die Schweizerische Archivdirektorinnen- und Archivdirektorenkonferenz ADK wurde 1994 gegründet. Die Konferenz umfasst die Leiterinnen und Leiter der kantonalen Archive, des Bundesarchivs und des Liechtensteinischen Landesarchivs. Als nationale Fachkonferenz setzt sich die ADK mit archivpolitischen und archivrechtlichen Fragen auseinander, nimmt Koordinationsaufgaben wahr und dient als Kommunikationsplattform. Eine wichtige Initiative der ADK war der Aufbau und Betrieb einer Koordinationsstelle für die Archivierung elektronischer Unterlagen (www.kost-ceco.ch), die seit inzwischen zehn Jahren sehr erfolgreich in Betrieb ist.

Aktuell unterstützt die ADK insbesondere die Aufarbeitung der Geschichte der fürsorgerischen Zwangsmassnahmen und setzt sich für einen möglichst einfachen Aktenzugang zugunsten der Betroffenen ein.

(Medienmitteilung des Statistischen Amtes)