Änderungen (Amendments)

Nachträgliche Änderungen (Amendments) an bewilligten Projekten sind zum Teil bewilligungspflichtig:

• Bewilligungspflichtige Änderungen führen zu einer weiteren Beschlussmitteilung und sind kostenpflichtig. Die Beschlussmitteilung wird Ihnen per Post zugestellt.
• Nicht-bewilligungspflichtige Änderungen werden von der Kantonalen Ethikkommission (KEK) lediglich zur Kenntnis genommen. Die Kenntnisnahme erfolgt über BASEC mit einer Benachrichtigung des Account-Users.

Bearbeitungszeit

Die KEK hat 30 Tage Zeit (+15 Tage, wenn multizentrisch - gilt nicht für klinische Studien mit Medizinprodukten/In-vitro-Diagnostika), um die geplante Änderung zu begutachten und einen Beschluss auszustellen.

Eingereichte Dokumente, welche keinen Beschluss zur Folge haben, werden über BASEC mit einer Benachrichtigung des Account-Users zur Kenntnis genommen. Die Ethikkommission Zürich macht keine «stillschweigenden Kenntnisnahmen». Die Kenntnisnahme erfolgt spätestens innert 30 Tagen nach Eingang. Fragen Sie bitte nach, falls Sie innerhalb der Frist keine Rückmeldung von uns erhalten haben.

Kosten

Je nach Art der Finanzierung und Arbeitsaufwand werden die Gebühren verschieden berechnet:

• Präsidialverfahren mit geringem Aufwand
• Präsidialverfahren mit höherem Aufwand
• vereinfachtes Verfahren, wenn die Änderungen mit besonderen Fragen in ethischer, wissenschaftlicher oder rechtlicher Hinsicht verbunden sind.

Kenntnisnahmen sind kostenlos.

Wann ist eine Änderung bewilligungspflichtig?

Je nach Projekttyp sind Änderungen (Amendments) bewilligungspflichtig oder nicht. Gewisse Änderungen - wie u.a. solche, die bedeutende Auswirkungen auf die Sicherheit, die Gesundheit oder die Rechte der Teilnehmenden haben, sind eindeutig bewilligungspflichtig, andere müssen von Fall zu Fall beurteilt werden. Es gibt auch geplante Änderungen, welche zur Folge haben, dass eine Neueinreichung gemacht werden muss z.B. wenn die Risikokategorie ändert oder eine neue Fragstellung zukommt.

Art. 29 KlinV (Klinische Versuche ohne Medizinprodukte)

Art. 15 KlinV-Mep (Klinische Prüfung von Medizinprodukten oder Leistungsstudien mit In-vitro-Diagnsotika)

Art. 18 HFV (nicht-klinische Versuche mit Personen)

Änderungen in klinischen Versuchen und in Forschungsprojekten mit Personen (Datenerhebung/Probeentnahme)

Die untenstehende Tabelle ist als Orientierungshilfe gedacht. Von Fall zu Fall kann es vorkommen, dass von den Angaben abgewichen wird. Entscheidend sind die entsprechenden Artikel in den Verordnungen.

Ein paar Beispiele nicht bewilligungspflichtiger Änderungen:

• Der PI hat neu eine Professur und möchte seinen Titel auf allen Dokumenten anpassen. 
• Es wurde eine Reihe peinlicher Rechtschreibfehler in der Patienteninformation gefunden, welche korrigiert werden müssen. 
• Im CRF steht noch, dass das volle Geburtsdatum erfasst werde, obwohl gemäss Protokoll die Daten verschlüsselt sind 
• etc.

Wechsel Prüfperson / Projektleitung

Klinische Studien (KlinV & KlinV-Mep)

Der Wechsel der Prüfperson (= Principal Investigator = PI) ist grundsätzlich eine wesentliche Änderung gemäss Art. 29 KlinV bzw. gemäss bzw. gemäss Art. 15 KlinV-Mep. 

Eine vorübergehende Abwesenheit (z.B. Urlaub, Kongress) des PI ist weder melde- noch bewilligungspflichtig. Die Verantwortungen bleiben während dieser Zeit beim PI.

Bei einer «längeren Abwesenheit» (> 1 Monat) kommt es zu einem befristeten PI-Wechsel, was eine bewilligungspflichtige «wesentliche Änderung» (Amendment) darstellt.

In begründeten Ausnahmen ist für die KEK eine Ausdehnung der Monatsfrist akzeptabel. Zum Beispiel, wenn die Behandlung der Studienteilnehmenden bereits abgeschlossen ist und lediglich ein Follow up durchgeführt wird. Die Abwesenheit und die Begründung werden von der KEK zur Kenntnis genommen oder aber als unzureichend beurteilt.

Einzureichende Unterlagen

• Studienprotokoll mit Unterschrift der temporär verantwortlichen Prüfperson bzw. unterzeichneter Zusatz zum Studienprotokoll mit Bezug auf den befristeten Prüfer-Wechsel;
• Lebenslauf
• GCP-Nachweis
• Bei externen Sponsoren: Dokument, aus dem klar hervorgeht, dass auch der Sponsor mit dem befristeten Prüfer-Wechsel einverstanden ist. Wenn der Antrag vom Sponsor oder dessen Vertretung kommt, ist dieser Nachweis bereits erbracht.

Ist schon bei Einreichung der Studie klar, dass es zu einer längeren Abwesenheit der Prüfperson kommt, können die obgenannten Erfordernisse schon im Antrag berücksichtigt werden, d.h. die entsprechenden Dokumente können schon zu diesem Zeitpunkt mit den übrigen Studienunterlagen eingereicht werden.

Nicht-klinische Forschung mit Personen (Erhebung/Entnahme Kategorie A+B, HFV)

Der Wechsel der Projektleitung ist grundsätzlich eine wesentliche Änderung gemäss Art. 18 HFV.

Eine vorübergehende Abwesenheit (z.B. Urlaub, Kongress) der Projektleitung muss nicht gemeldet werden.

Bei einer längeren Abwesenheit (> 1 Monat) kann ein befristeter Wechsel der Projektleitung wie bei einer klinischen Studien Sinn machen. Dies wenn durch den Wechsel Nachteile für die Sicherheit der Forschungsteilnehmenden oder die Güte der Daten entstehen können. Der Prüfleiter, die Prüfleiterin sollte sich vorab bei der KEK erkundigen.

Erneutes Einwilligen nach Änderungen («Re-Consent»)

Wenn sich während einer Studiendurchführungen wesentliche Voraussetzungen ändern, müssen die Teilnehmenden darüber informiert werden.

Wenn die Art der neuen Information negativ ist, dann muss eine erneute Einwilligung («Re-Consent») eingeholt werden.

Beispiele für «negative» Änderungen:

• Die Teilnehmenden werden einem neuen oder zusätzlichen Risiko ausgesetzt.
• Eine neue Intervention ist erforderlich, die zu zusätzlichem Aufwand führt z.B. eine weitere Blutentnahme.

Bei positiven oder neutralen Informationen reicht in der Regel eine schrifliche und/oder mündliche Information aus.

Beispiele für «positive» oder «neutrale» Änderungen:

Änderungen in Projekten der Weiterverwendung, mit Verstorbenen oder mit Embryonen und Föten

Änderungen in Projekten der Weiterverwendung, mit Verstorbenen oder mit Embryonen und Föten, werden entweder zur Kenntnis genommen oder haben eine Anpassung der Bewilligung (Art. 34 HFG) zur Folge.

«Wesentliche Änderungen» wie bei Projekten mit Personen hat der Gesetzgeber aber nicht vorgesehen. Manchmal wird auch eine Neueinreichung des Projekts notwendig.

Vorgehen: Änderungen (Amendment)

Wenn im Projekt etwas ändert, dann verändert sich auch die Dokumentation dazu.

Vorbereitung

Alle anzupassenden Dokumente müssen in einer markierten Version (am besten Track-Change-Modus im MS Word Format) und in einer sauberen («clean») Version erstellt werden. Änderungen, die nicht markiert worden sind, gelten als nicht bewilligt. Achten Sie darauf, ob die Änderung auch Anpassungen in den BASEC-Angaben zur Folge hat, z.B. eine Verlängerung des Projekts hat Einfluss auf das Enddatum in Screen 2; vielleicht ändern auch die Angaben im SNCTP Screen.

Einreichung der Änderung (Amendment)

• Wesentliche Änderungen sollten so bald als möglich eingereicht werden. Sie dürfen erst umgesetzt werden, wenn sie von der zuständigen Ethikkommission bewilligt worden sind.
• Nicht wesentliche Änderungen in klinischen Studien können Sie einmal im Jahr zusammen mit dem jährlichen Sicherheitsbericht zur Kenntnisnahme einreichen. Nicht wesentliche Änderungen in nicht-klinischen Studien können Sie uns zur Kenntnis einreichen, sie sind dazu aber nicht gesetzlich verpflichtet. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob eine Änderung wesentlich ist, können Sie diese jederzeit einreichen oder bei uns nachfragen.

BASEC-Einreichungen

Gehen Sie im BASEC in das bewilligte Projekt ("Manage my applications). Löschen Sie im Uploadbereich (Screen 6) die zu ersetzenden Dokumente. Anstelle der gelöschten Dokumente laden Sie dann die track-change und die clean Version der geänderten Dokumente hoch.

Alle anderen Dokumente bleiben unverändert, wie sie bewilligt worden sind!

Bitte laden Sie auch ein kurzes Begleitschreiben mit hoch, indem die Änderungen begründet werden.

Alte Projekte 

Wenn ein Projekt geändert werden soll, für das noch keine BASEC-Nummer existiert, dann eröffnen Sie ein neues Projekt unter BASEC und vermerken Sie im Cover Letter, dass es sich um ein Amenmdet handelt.

(Achtung: Wenn die Bewilligung bereits abgelaufen ist, muss die Studie ganz neu eingereicht werden.)

PB-Projekte

PB-Projekte, die noch länger als ein Jahr dauern, müssen als neue Studien (s.o.) eingereicht werden. Es werden keine Verlängerungen unter dem PB-Formular bewilligt.

Weitere Informationen finden sie hier:

Unterschriften

Einige Dokumente, z.B. das angepasste Protokoll, müssen wieder unterschrieben werden, um rechtsgültig zu sein. Denken Sie daran, die gescannte Unterschriftenseite ebenfalls hochzuladen, falls die unterzeichnete Unterschriftenseite nicht schon in der clean-Version vorhanden ist.

Verlängerung eines Forschungsprojekts

Wenn ein Forschungsprojekt länger als geplant oder länger als die von der Ethikkommission ausgestellte Bewilligung laufen soll, muss das gemeldet werden. Der Antrag muss eine kurze Begründung enthalten, weshalb das Forschungsprojekt länger als geplant oder bewilligt dauert.

Passen Sie auch im BASEC auf Screen 2 das Enddatum an. Denken Sie daran, dass eventuell die Versicherung erneuert werden muss.

Falls kleinere, nicht wesentliche Änderungen notwendig sind (z.B. Änderung im Studienteam oder neue Telefonnummer), passen Sie diese bitte ebenfalls an.

In diesen beiden Fällen stellt Ihnen die Ethikkommission einen neuen Beschluss mit einer neuen Bewilligungsdauer aus. Diese Beschlussmitteilung ist für Sie kostenlos.

Wenn wesentliche Änderungen dazu kommen, handelt es sich um eine bewilligungspflichtige wesentliche Änderung (Amendment). Der Amendmentbeschluss ist kostenpflichtig. Fpr Änderungen an den Primärenendpunkten oder für neue Studienarme sind in der Regel Neueinreichungen notwendig (s.u.).

Ausweitung eines Forschungsprojekts

Wenn bei einem bewilligten Forschungsprojekt mehr Teilnehmende/Datensätze etc. hinzukommen, spricht man von einer Ausweitung. Eine solche kann eine wesentliche Änderung (Amendment) sein. Falls mit einer neuen Teilnehmendengruppe sogar eine neue Fragestellung beantwortet werden soll, so stellt das ein neues Projekt dar, welches neu über BASEC eingereicht werden muss.

Neue Studienarme in einer klinische Studie ohne komplexes Design hat eine Neueinreichung zur Folge.

Sicherheitsmeldungen (SAE, SUSAR, DSUR etc.)

Alle Meldungen von Sicherheitsereignissen (SE/SAEs, SUSARs, DSUR/ASR, dringende und sonstige Sicherheitsmeldungen) müssen ausschliesslich über das Sicherheitsformular («Safety Form») im BASEC erfolgen. Dazu gehören auch Safety-Dokumente im Rahmen einer Doppelblindstudie. Einreichungen von Sicherheitsereignissen per E-Mail oder über das Hauptantragsformular werden nicht akzeptiert.

Einreichung von Sicherheitsmeldungen

Bei der ersten Einreichung einer Sicherheitsmeldung muss eine neue Safety Form eröffnet werden!

1. Log-in BASEC
2. Submit an application
3. Safety Notification and Reporting

Protokollverletzung

Gemäss den elementaren Grundregeln nach ICH-GCP für klinische Versuche darf der Prüfer, die Prüferin keine Abweichungen und/oder Änderungen des Protokolls vornehmen, ohne die vorherige Zustimmung der verantwortlichen Ethikkommission einzuholen. Davon ausgenommen sind sofortige Sicherheits- und Schutzmassnahmen und kleine administrative Änderungen.

Dennoch müssen Protokollverletzung nicht an die Ethikkommission gemeldet werden. Wenn jedoch aus irgendeinem Grund, Sicherheits- und Schutzmassnahmen getroffen werden müssen, um die Teilnehmer am Forschungsprojekt vor Gefahren zu schützen, so müssen diese der zuständigen Ethikkommission innerhalb von 7 Tagen (2 Tagen bei klinischen Versuchen mit Medizinprodukten) gemeldet werden (KlinV Art. 37, ICH-GCP Ziffer 3.3.7, HFV Art. 20).

Falls Sicherheits- und Schutzmassnahmen dauerhaft eingeführt werden müssen, sind diese der zuständigen Ethikkommissionen in Form einer wesentlichen Änderung (Amendement) des Protokolls einzureichen.

Abschluss- und Abbruchmeldungen

Regulärer Abschluss

Wenn ein Forschungsprojekt abgeschlossen worden ist, muss innerhalb von 90 Tagen eine Abschlussmeldung erfolgen.

Bei klinischen Versuchen mit Medizinprodukten/In-vitro-Diagnostika muss die Meldung bereits innerhalb von 15 Tagen erfolgen.

Abbruch / Unterbruch

• klinischer Versuch: 15 Tage (+ Begründung)
• nicht-klinisches Forschungsprojekt: 90 Tage
• klinischen Studie mit Medizinprodukten/In-vitro-Diagnostika: 24 h! (+Begründung)

Abschlussbericht

Bei klinischen Versuchen muss innerhalb eines Jahres nach Abschluss des Projekts zusätzlich zur Abschlussmeldung ein Abschlussbericht («final report») eingereicht werden. Bei akademischen Versuchen kann das auch eine Kopie der Publikation sein.

Achtung! Bei einem Abbruch einer klinischen Studie mit Medizinprodukten muss der Ethikkommission innerhalb von 3 Monaten nach Abbruch ein Schlussbericht vorgelegt werden.