«Work Zone»

Das folgende Video bietet einen Überblick über «Work Zone»:

Funktionalitäten von «Work Zone»

Zu Beginn steht den kantonalen Angestellten folgende Funktionalitäten zur Verfügung:

Vorteile:

• Digitale Lohnabrechnung einsehen und herunterladen
• Digitalen Lohnausweis einsehen und herunterladen
• «Meine Daten»: Eigene Personal-, Organisations- und Anstellungsdaten einsehen
• Zugriff auf E-Vikariatsrapport (Vikarinnen und Vikare sowie Schulleitende)
• Zugriff auf Daten der Mitarbeitenden (für Schulleitende)

Die Funktionalitäten werden voraussichtlich ab Herbst 2026 laufend ausgebaut. Zum Beispiel für folgende Nutzungsmöglichkeiten:

• Mutation der Wohnadresse
• Hinterlegen einer neuen E-Mail-Adresse für Informationen zu «Work Zone»
• Gesuche um Gewährung von Urlauben (unbezahlter Urlaub, Bezug des DAG in Form von Urlaub)

Mehrfaktoren-Authenifizierung

Technische Voraussetzungen für den Zugang

Der Zugang zur Einstiegsplattform «Work Zone» erfolgt über einen Internetbrowser (Empfehlung: «Microsoft Edge»). Für die Mehrfaktoren-Authentifizierung wird eine Authentifizierungs-App auf dem Smartphone benötigt (Empfehlung: «Microsoft Authenticator»).

Lehrpersonen, Vikarinnen und Vikare: Login mit «ZH-Login» 

Für den Zugang auf die Einstiegsplattform «Work Zone» muss im System eine E-Mail-Adresse hinterlegt sein. Lehrpersonen und Vikarinnen und Vikare können ihre E-Mail-Adresse frei wählen. Wir empfehlen eine private E-Mail-Adresse (z.B. vera.muster@gmx.ch).

Das Amt für Informatik verschickt automatisch die notwendigen Informationen für den erstmaligen Zugriff auf «Work Zone» an die hinterlegte E-Mail-Adresse (Absender: «no-reply@zh.ch»). Das E-Mail beinhaltet unter anderem den automatisch generierten Anmeldenamen.

Der automatisch generierte Anmeldename besteht aus den drei Anfangsbuchstaben des Vornamens, einer Laufnummer sowie die Endung @login.zh.ch. Dabei handelt es sich nicht um eine E-Mail-Adresse. Das Login mit diesem Anmeldenamen wird als «Login mit privater E-Mail-Adresse (ZH-Login)» bezeichnet.

Wir empfehlen Ihnen, dieses E-Mail mit dem Anmeldenamen aufzubewahren.

Erstmalige Anmeldung / Registrierung

Verwenden Sie die Akkordeon-Bedienelemente, um die Sichtbarkeit der jeweiligen Panels (unterhalb der Bedienelemente) umzuschalten.

Login mit «ZH-Login» (nach erstmaliger Anmeldung / Registrierung)

Verwenden Sie die Akkordeon-Bedienelemente, um die Sichtbarkeit der jeweiligen Panels (unterhalb der Bedienelemente) umzuschalten.

Passwort vergessen

Schulleitende, Schulverwaltungen und Schulleitungsassistenzen: Login mit «geschäftlicher E-Mail-Adresse ohne technische Verbindung zum Kanton Zürich»

Der Zugang für die Schulleitungsassistenzen auf die Einstiegsplattform «Work Zone» ist in Planung. Der genaue Zeitplan steht noch nicht fest.

Für den Zugang auf die Einstiegsplattform «Work Zone» muss im System eine E-Mail-Adresse hinterlegt sein. Für Schulleitende, Schulverwaltungen und Schulleitungsassistenzen ist zwingend eine persönliche schulische E-Mail-Adresse zu verwenden (z.B. hans.muster@schule.musterberg.ch). Allgemeine E-Mail-Adressen (z.B. info@schule.musterberg.ch) sind nicht zulässig.

Das Amt für Informatik verschickt automatisch an die hinterlegte E-Mail-Adresse die notwendigen Informationen für den erstmaligen Zugriff auf «Work Zone» an die hinterlegte schulische E-Mail-Adresse. (Absender: «no-reply@zh.ch»).

Dieses Login-Verfahren wird als «Login mit geschäftlicher E-Mail-Adresse ohne technische Verbindung zum Kanton Zürich» bezeichnet.

Erstmalige Anmeldung / Registrierung

Login mit «geschäftlicher E-Mail-Adresse» (nach erstmaliger Anmeldung / Registrierung)

Passwort vergessen

Sicherheit und Datenschutz

Die registrierte E-Mail-Adresse wird im HR-System gepflegt, genauso wie übrige Personaldaten (Adresse, Lohndaten usw.). Technisch wird sichergestellt, dass die hinterlegte E-Mail-Adresse nicht in Umsystemen verwendet und kommuniziert wird. Die E-Mail-Adresse wird wie ein persönlicher Briefkasten vor der Haustüre verwendet. Der Arbeitgeber schickt künftig die Informationen in elektronischer Form zu, weshalb es eine Mailbox – und nicht mehr den physischen Briefkasten – braucht.

Postversand von Lohnabrechnungen und Lohnausweisen

Lohnabrechnungen werden seit Oktober 2025 nicht mehr per Post verschickt. Sie können auf «Work Zone» eingesehen und heruntergeladen werden. In der Regel werden alle Lohnabrechnungen und Lohnausweise von kantonalen Anstellungen ab 2011 auf «Work Zone» angezeigt.

Die Lohnausweise 2025 werden im Januar oder Februar 2026 ein letztes Mal per Post versendet. Sie können aber auch auf «Work Zone» heruntergeladen werden.

Ab 2027 werden die Lohnausweise nur noch digital zur Verfügung gestellt. Mitarbeitende mit einem laufenden Arbeitsverhältnis laden ihren Lohnausweis 2026 somit auf «Work Zone» herunter.

Zugang auf «Work Zone» nach Austritt

Der Zugang auf die «Work Zone» wird am ersten Tag nach dem definitiven Austritt aus den kantonalen Anstellungsverhältnissen deaktiviert. Bei einem vorübergehenden Unterbruch (z.B. im Vikariatswesen) ist dies nicht der Fall. Mitarbeitende laden bei Bedarf ihre bis zum Austritt vorliegenden Lohnabrechnungen selbst herunter. Dies muss vor dem Austritt erfolgen.

Ausgetretene Mitarbeitende erhalten einen Core-Share-Link auf ihre beim Austritt angegebene private E-Mail-Adresse. Über den Link können sie ihre nach dem Austritt generierten Lohnabrechnungen direkt aus dem elektronischen Personaldossier herunterladen (nicht via «Work Zone»). Dies gilt sinngemäss auch für den Lohnausweis.

Weitere Informationen dazu folgen.

Nutzungsbedingungen

Die Nutzungsbedingungen regeln die Nutzung der Einstiegsplattform «Work Zone». Darüber können die Nutzenden Anwendungen starten und Informationen beziehen, soweit und solange ihnen die Finanzdirektion den erforderlichen Zugriff gewährt.

Diese Nutzungsbedingungen traten am 1. Januar 2025 in Kraft.

Zudem hat der Regierungsrat per 1. Januar 2026 die Vollzugsverordnung zum Personalgesetz ergänzt. Darin ist geregelt:

• Der Austausch zwischen Arbeitgeber und Angestellten erfolgt grundsätzlich elektronisch.
• Personen, die keine geschäftliche E-Mail-Adresse des Kantons Zürich haben, verwenden dabei eine externe E-Mail-Adresse.
• Für die Beschaffung und Nutzung privater Infrastruktur und einer externen E-Mail-Adresse wird kein Auslagenersatz ausgerichtet.

Link zu: Regierungsratsbeschluss 1019/2025

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