Projekt Aurora

Für kantonal angestellte Personen aus dem Schulfeld bringt das kantonsweite Projekt Aurora etappenweise Neuerungen betreffend HR-Prozessen und -Anwendungen mit sich.

Per 1. Januar 2026 erfolgen die Lohnverarbeitung und die monatliche Gemeinderechnung auf der neuen HXM-Lösung. Die bisherigen HR-Prozesse werden weiterhin auf PULS abgewickelt.

Voraussichtlich im Herbst 2026 werden die HR-Prozesse ebenfalls auf die neue HXM-Lösung integriert.

Aktuell: Systemumstellung per 1. Januar 2026

Am 1. Januar 2026 stellen wir unsere Systeme um. Davor und danach gibt es wichtige Termine zu beachten. Die Umstellung betrifft die Lohnverarbeitung Dezember 2025, Unfallmeldungen, Sofortlohnzahlungen sowie die Lohnauszahlung Januar 2026. Zudem gibt es geplante Systemunterbrüche auf «Work Zone» und PULS.

Lohnverarbeitung 2025

Es gelten folgende Fristen und Aufgaben zur korrekten Abwicklung der Lohnverarbeitung Dezember 2025:

Freitag, 5. Dezember 2025, 16 Uhr

Schulleitende prüfen und genehmigen erfasste Vikariatslektionen. Damit ist sichergestellt, dass die Auszahlung mit dem Dezemberlohn erfolgen kann.

Montag, 8. Dezember 2025, 12 Uhr

PULS-Eingaben müssen bis zu diesem Datum vollständig und mit korrekten Unterlagen beim Volksschulamt eintreffen, damit das Volksschulamt sie im Lohnlauf Dezember 2025 verarbeiten kann. Bei späteren Eingaben ist die Verarbeitung im Lohnlauf Dezember 2025 nicht garantiert.

Montag, 15. Dezember 2025

Daten zur Gemeinderechnung Dezember 2025 stehen nur an diesem Datum zur Verfügung. Die Daten können erst wieder ab Montag, 5. Januar 2026 heruntergeladen werden.

Systemunterbrüche «Work Zone» und PULS

Es kommt zu Systemunterbrüchen bei «Work Zone» und PULS.

16. Dezember 2025 bis 4. Januar 2026

• Auf «Work Zone» stehen die persönlichen Daten (z.B. Lohnabrechnungen) nicht zur Verfügung.
• PULS steht nicht zur Ansicht zur Verfügung – weder für Schulverwaltungen noch für die Mitarbeitenden des Volksschulamtes. Grund dafür ist die Migration der Organisations- und Personalstammdaten auf die neue HXM-Lösung.

Ab 5. Januar 2026

Gemäss Planung können Daten wieder im PULS eingegeben und verarbeitet werden. Auch die Anwendungen auf «Work Zone» stehen wieder uneingeschränkt zur Verfügung.

Unfallmeldungen

Es gelten folgende Fristen und Aufgaben für Unfallmeldungen:

Bis 10. Dezember 2025

Kantonal angestelltes Schulpersonal kann Unfallmeldungen mit dem Formular auf der Webseite erfassen. Das Volksschulamt verarbeitet diese zeitnah und übermittelt sie an die AXA.

Ab 11. Dezember 2025

Unfallmeldungen können weiterhin mit dem Formular auf der Webseite erfasst werden. Allerdings kann das Volksschulamt diese Meldungen erst ab dem 5. Januar 2026 verarbeiten und an die AXA übermitteln.

11. bis 19. Dezember 2025

Die verunfallte Person kann sich in dringenden Fällen per E-Mail an lohn@vsa.zh.ch wenden, z.B. für eine Kostengutsprache.

20. Dezember 2025 bis 4. Januar 2026

Verunfallte Personen wenden sich bei Notfällen direkt an die AXA unter der Telefonnummer: 0800 809 809. Danach informiert die verunfallte Person den Sektor Lohn per E-Mail an lohn@vsa.zh.ch. Bitte erwähnen Sie, dass Sie den Unfall bereits der AXA gemeldet haben.

Sofortlohnzahlungen

Vom 11. Dezember 2025 bis 4. Januar 2026 ist mit Einschränkungen bei den Sofortlohnzahlungen zu rechnen. Das Volksschulamt informiert im Detail zu einem späteren Zeitpunkt.

Lohnauszahlung Januar 2026

Der Verarbeitungszeitraum vor der Lohnzahlung Januar 2026 ist sehr kurz. Entsprechend priorisiert das Volksschulamt Änderungen, die direkt den Januar 2026 betreffen. Die Lohnauszahlung erfolgt am Montag, 26. Januar 2026.

Zudem gilt Folgendes:

• Lohnzahlungen, die noch das Kalenderjahr 2025 betreffen, sind mit einem erheblichen manuellen Mehraufwand verbunden. Deshalb verarbeitet das Volksschulamt Differenzbeträge erst im Folgemonat, z.B. aus einer rückwirkenden Veränderung des Beschäftigungsgrades. Dasselbe gilt für Anmeldungen von Familienzulagen.
• Vikariatslektionen aus dem Vorjahr erfassen und bezahlen wir als Januar-Lektionen aus.

Einstiegsplattform «Work Zone»

Spezifische Informationen und Anleitungen für das Schulfeld zur Einstiegsplattform «Work Zone» sind auf der folgenden Webseite zu finden:

Informationen für Schulverwaltungen

Schulverwaltungen sind für die Personaladministration der kantonal angestellten Lehrpersonen und Schulleitenden zuständig. Bis jetzt nutzten sie dafür PULS. Mit Aurora wird das System durch eine neue SAP-Standardlösung ersetzt. Die neue Lösung folgt dem Ansatz des «Human Experience Management» (HXM). Die harmonisierten neuen HR-Prozesse wurden durch HR-Fachpersonen aus allen kantonalen Direktionen erarbeitet. Die neue HXM-Lösung hilft, diese Prozesse digital zu unterstützen. Zudem minimiert die Lösung Medienbrüche und schafft eine einheitliche Interaktionsoberfläche.

Änderungen ab Anfang 2026

Der bisherige Zugriff sowie das System PULS bleiben unverändert bestehen. Voraussichtlich ab Februar oder März 2026 erfolgt der Zugriff neu via «Work Zone». Das Volksschulamt informiert die Schulverwaltungen, sobald der Zeitplan definitiv bekannt ist.

Die Gemeinderechnungen 2026 (Einzelabrechnung, Monatsrekapitulation, Stellenplan und Korrekturen Vormonate) sind ab Januar 2026 über eine Kachel auf «Work Zone» verfügbar. Die Faktura zur Gemeinderechnung erfolgt neu elektronisch per E-Mail. Die dazu notwendigen E-Mail-Adressen werden im Dezember 2025 erhoben.

Die Daten der Gemeinderechnungen aus früheren Jahren sind weiterhin im PULS einsehbar und herunterladbar.

Änderungen ab Herbst 2026

Voraussichtlich im Herbst 2026 wird PULS ersetzt und die Schulverwaltungen führen die Personaladministration in der neuen HXM-Lösung.

Weitere Informationen und die Schulungsdaten mit den Anmeldemöglichkeiten folgen. Das Volksschulamt informiert frühzeitig.

Informationen für kantonal angestellte Schulleitende

Schulleitende sind einerseits kantonal angestellte Personen. Andererseits sind sie Vorgesetzte. Sie haben also zwei Rollen.

Änderungen für die Rolle als Angestellte

Spezifische Informationen und Anleitungen für das Schulfeld zur Einstiegsplattform «Work Zone» sind auf folgender Website zu finden:

Auf der Einstiegsplattform «Work Zone» finden Sie z.B. ihre digitale Lohn­abrechnung oder den Lohnausweis. Aufgrund der System­umstellung stehen vom 16.12.2025 bis 04.01.2026 die persönlichen Daten auf «Work Zone» nicht zur Verfügung. Während dieser Phase ist es aber weiterhin möglich, Vikariats­lektionen zu genehmigen.

Änderungen für die Rolle als Vorgesetzte

Über die Einstiegsplattform «Work Zone» steht den Schulleitenden der Zugang auf die E-Vikariatsrapporte zur Verfügung. Damit entfällt das Login über den SAP Authenticator.

Informationen für kantonal angestellte Lehrpersonen

Kantonal angestellte Lehrpersonen profitieren vom Projekt Aurora.

Änderungen

Spezifische Informationen und Anleitungen für das Schulfeld zur Einstiegsplattform «Work Zone» sind auf folgender Webseite zu finden:

Auf der Einstiegsplattform «Work Zone» finden Sie z.B. Ihre digitale Lohnab­rechnung oder den Lohnausweis. Aufgrund der Systemumstellung stehen vom 16.12.2025 bis 04.01.2026 die persönlichen Daten auf «Work Zone» nicht zur Verfügung.

Informationen für kantonal angestellte Vikarinnen und Vikare

Als kantonal angestellte Person profitieren Sie vom Projekt Aurora.

Änderungen

Spezifische Informationen und Anleitungen für das Schulfeld zur Einstiegs­plattform «Work Zone» sind auf folgender Webseite zu finden:

Auf der Einstiegsplattform «Work Zone» finden Sie z.B. Ihre digitale Lohnab­rechnung oder den Lohnausweis. Aufgrund der Systemumstellung stehen vom 16.12.2025 bis 04.01.2026 die persönlichen Daten auf «Work Zone» nicht zur Verfügung. Während dieser Phase ist es aber weiterhin möglich, Vikariats­lektionen zu erfassen.

Über «Work Zone» steht Ihnen auch der Zugang auf den E-Vikariatsrapport zur Verfügung. Das Login über den SAP Authenticator ist nicht mehr in Betrieb.