Vorbemerkungen

Mit Wirkung per 1. Februar 2019 hat das Personalamt eine neue Weisung zur Kontrolle der Lohnauszahlung und -verbuchung erlassen.

Neu werden in den Lohnjournalen nur noch lohnwirksame Änderungen im Vergleich zum Vormonat aufgeführt (Verbuchungsjournale und Buchungsbelege bleiben unverändert). Damit wird die Kontrolle der Lohnjournale für Führungspersonen vereinfacht und Papier gespart.

Weisung des Personalamtes vom 1. Februar 2019

Grundsätzliches

Internes Kontrollsystem (IKS)

Die Prüfung der korrekten Lohnauszahlung und -Verbuchung durch die Organisationseinheiten ist ein wesentlicher Bestandteil des internen Kontrollsystems (IKS).

Datenschutz und rechtliche Grundlagen

Lohndaten sind streng vertraulich. Es handelt sich um besondere Personendaten (§ 3 IDG), bei deren Bearbeitung die datenschutz- und archivrechtlichen Grundsätze aus dem IDG und dem IDV sowie dem ArchivG und der ArchivV zu beachten sind. Im Personalrecht sind insbesondere die §§ 34 bis 36 PG sowie die §§ 21 bis 31 VVO massgebend.

Prüfung der Lohnauszahlung

Lohnjournal

Im Lohnjournal sind die Auszahlungen aller Lohnarten pro Person aufgelistet. Ein Auszug wird monatlich nach der Lohnverarbeitung verschickt. Ab 2019 werden darauf nur noch die Mitarbeitenden mit lohnwirksamen Änderungen in der Anstellung im Vergleich zum Vormonat aufgeführt (Differenzjournal). Diese Änderungen sind grau hinterlegt.

Kontrolle der materiellen Richtigkeit

Für die Kontrolle der materiellen Richtigkeit sind grundsätzlich die Vorgesetzten zuständig. Die Direktionen bzw. Organisationseinheiten organisieren die Kontrolle der Lohnjournale im Rahmen des IKS selbstständig und können andere Zuständigkeiten definieren.

Folgende Fragen sind bei sämtlichen Veränderungen zum Vormonat zu beantworten:

1. Stimmen die Mutationen mit den verfügten Änderungen überein?

Beispiele: Eintritte, Austritte, individuelle Lohnerhöhungen, Funktionswechsel, Rückstufungen, unbezahlte Urlaube, Änderungen bei fixen Zulagen und Abzügen oder des Beschäftigungsgrades

2. Sind die aufgeführten Bezüge berechtigt und in der Höhe korrekt?

Beispiele: Pikett, Wochenende, Überzeit, Teer, Mobiltelefon

3. Wurden die nötigen Abzüge vorgenommen?

Beispiele: Parkplatz, Verpflegungsentschädigung, Lunch-Checks.Sozialversicherungsbeiträge werden automatisch vom System generiert. Die Kontrolle beschränkt sich darauf, ob sie aufgeführt sind und plausibel erscheinen.

4. Sind alle ausbezahlten Spesen berechtigt (bewilligt, keine Doppelauszahlung)?

Meldepflicht

Unstimmigkeiten im Lohnjournal müssen der zuständigen HR-Administration rechtzeitig vor der nächsten Lohnverarbeitung gemeldet werden.

Prüfung der Verbuchung

Kontrolle der korrekten Verbuchung

Die monatliche Kontrolle der korrekten Verbuchung der Lohnarten gemäss Verbu-chungsjournal und/oder Buchungsbeleg ist Aufgabe der für die Buchhaltung zuständigen Stellen der Buchungskreise bzw. Kostenstellen. Sie organisieren die Kontrollen im Rahmen des IKS selbstständig. Zu prüfen ist, ob das Total pro Kostenstelle bzw. Lohnart schlüssig ist und ob die Lohnarten auf das richtige Konto verbucht wurden.

Meldepflicht

Bei einer inkorrekten Erfassung von Beträgen bzw. Kostenstellen im SAP HCM ist die zuständige HR-Administration zu informieren. Nachträgliche Korrekturen in der Verbuchung sind den zuständigen Buchungsverantwortlichen zu melden. Die Zuständigkeiten der Buchungskreise sind auf der Intranet-Seite der Finanzverwaltung unter Kantonales Rechnungswesen\Buchführung\Praktiker Handbuch ersichtlich.

Visum und Aufbewahrung

Die geprüften Lohn- und Verbuchungsjournale sowie Buchungsbelege sind von der kontrollierenden Person mit Datum und Unterschrift zu visieren. Die Dokumente sind verschlossen und sicher während zehn Jahren vom Ende des Rechnungsjahres an aufzubewahren und vor unbefugtem Zugriff zu schützen.

Inkrafttreten

I. Diese Weisung tritt am 1. Februar 2019 in Kraft.
II. Die Weisung Personalamt vom 8. Juni 2012 über die Kontrolle der Lohn- und Verbuchungsjournale sowie Buchungsbelege wird aufgehoben.

Personalamt

Anita Vogel

Chefin Personalamt