Weisung des Personalamts vom 1. Januar 2023 betreffend Kontrolle der Lohnauszahlung und -Verbuchung

1.Grundsätzliches

Internes Kontrollsystem (IKS)

Die Prüfung der korrekten Lohnauszahlung und -Verbuchung durch die Organisationseinheiten ist ein wesentlicher Bestandteil des internen Kontrollsystems (IKS).

Datenschutz und rechtliche Grundlagen

Lohndaten sind streng vertraulich. Es handelt sich um besondere Personendaten (§ 3 IDG), bei deren Bearbeitung die datenschutz- und archivrechtlichen Grundsätze aus dem IDG und dem IDV sowie dem ArchivG und der ArchivV zu beachten sind. Im Personalrecht sind insbesondere die §§ 34 bis 36 PG sowie die §§ 21 bis 31 VVO massgebend.

2.Prüfung der Lohnauszahlung

Lohnjournal

Das Lohnjournal ist in der HR-Applikation im Fiori-App für die Vorgesetzten ersichtlich. Berechtigung sind entlang der Hierarchiestufe sichergestellt und eine administrative Unterstützung durch HR ist möglich. Im Lohnjournal sind die Auszahlungen aller Lohnarten pro Person aufgelistet. Die aktuellen Lohnverarbeitungsinformationen sind im Vergleich zum Vormonat aufgeführt. Veränderungen sind farblich hervorgehoben.

Kontrolle der materiellen Richtigkeit Vorgesetzte müssen die materielle Prüfung vornehmen und die Korrektheit der monatlichen Lohnverarbeitung elektronisch bestätigen

Folgende Kontrollen sind dabei vorzunehmen:

1. Stimmen die Mutationen mit den verfügten Änderungen überein?

Beispiele: Eintritte, Austritte, individuelle Lohnerhöhungen, Funktionswechsel, Rückstufungen, unbezahlte Urlaube, Änderungen bei fixen Zulagen und Abzügen oder des Beschäftigungsgrades

2. Sind die aufgeführten Bezüge berechtigt und in der Höhe korrekt?

Beispiele: Pikett, Wochenende, Überzeit, Teer, Mobiltelefon

3. Wurden die nötigen Abzüge vorgenommen?

Beispiele: Parkplatz, Verpflegungsentschädigung, Lunch-Checks
Sozialversicherungsbeiträge werden automatisch vom System generiert. Die Kontrolle beschränkt sich darauf, ob sie aufgeführt sind und plausibel erscheinen.

4. Sind alle ausbezahlten Spesen berechtigt (bewilligt, keine Doppelauszahlung)?

Meldepflicht

Bei Unstimmigkeiten im Lohnjournal dürfen die Lohndaten nicht freigegeben werden, sondern müssen der zuständigen HR-Administration rechtzeitig vor der nächsten Lohnverarbeitung gemeldet werden. Eine Freigabe im Fiori App darf erst nach abgerechneter Korrektur der fehlerhaften Daten erfolgen.

3.Prüfung der Verbuchung

Kontrolle der korrekten Verbuchung

Die monatliche Kontrolle der korrekten Verbuchung der Lohnarten gemäss Verbuchungsjournal und/oder Buchungsbeleg ist Aufgabe der für die Buchhaltung zuständigen Stellen der Buchungskreise bzw. Kostenstellen. Sie organisieren die Kontrollen im Rahmen des IKS selbstständig. Zu prüfen ist, ob das Total pro Kostenstelle bzw. Lohnart schlüssig ist und ob die Lohnarten auf das richtige Konto verbucht wurden. Die Verbuchungsverantwortlichen erhalten nach dem monatlichen Lohnlauf ein automatisch generiertes File aus der SAP-Transaktion PCP0, welches alle Verbuchungsdaten aufzeigt. Oder die Verbuchungsverantwortlichen können alle Verbuchungsdaten mit dem Aufruf der SAP-Transaktion PCP0 zur Kontrolle aufrufen. (noch in Abklärung)

Meldepflicht

Bei einer inkorrekten Erfassung von Beträgen bzw. Kostenstellen im SAP HCM ist die zuständige HR-Administration zu informieren. Nachträgliche Korrekturen in der Verbuchung sind den zuständigen Buchungsverantwortlichen zu melden. Die Zuständigkeiten der Buchungskreise sind auf der Intranet-Seite der Finanzverwaltung unter Kantonales Rechnungswesen\Buchführung\Praktiker Handbuch ersichtlich.

4.Visum und Aufbewahrung

Die Lohnjournale sind durch die Freigabe der verantwortlichen Person im Fiori App automatisch signiert und können jederzeit zu Kontrollzwecken durch zugriffsberechtigte Stellen aufgerufen werden.

5.Inkrafttreten

I. Diese Weisung tritt am 1. Januar 2023 in Kraft.
II. Die Weisung Personalamt vom 1. Februar 2019 über die Kontrolle der Lohn- und Verbuchungsjournale sowie Buchungsbelege wird aufgehoben.

Personalamt

Martin Lüthy
Chef Personalamt