1.Grundsätzliches

Die korrekte Lohnauszahlung und -verbuchung ist durch jede Verwaltungseinheit sicherzustellen und zu verantworten.

Internes Kontrollsystem (IKS)

Die Beurteilung des Risikos und die Einleitung entsprechender Massnahmen ist Bestandteil des internen Kontrollsystems (IKS), für welches jede Verwaltungseinheit bezüglich Umsetzung (§42 Rechnungslegungsverordnung) die Verantwortung trägt. Somit bestimmt jede Organisation die für sie relevanten IKS-Prozesse und Informationstechnologien (Verfügung der Finanzdirektion «Internes Kontrollsystem [IKS] für die Rechnungslegung und Rechnungsführung, den Zahlungsverkehr sowie das Finanzcontrolling», vom 13.10.2009, Ziff. 5).

Datenschutz und rechtliche Grundlagen

Lohndaten sind vertraulich. Es handelt sich um Personendaten (§ 3 IDG), bei deren Bearbeitung die datenschutz- und archivrechtlichen Grundsätze aus dem IDG und dem IDV sowie dem ArchivG und der ArchivV zu beachten sind. Im Personalrecht sind insbesondere die §§ 34 bis 36 PG sowie die §§ 21 bis 31 VVO maßgebend.

2.Prüfung der Lohnauszahlung

Bei allen lohnrelevanten Mutationen muss prozessual im Sinne des IKS bei der Erfassung und vor der Übermittlung einer Schnittstelle mit lohnrelevanten Daten die 4-Augenkontrolle sichergestellt sein und für Revisionszwecke nachgewiesen werden können.

Nachlagernde Kontrollen können von den HR-Organisationen mittels verschiedener Auswertungen erfolgen. Führungskräfte haben weiterhin die Möglichkeit, die Stammdaten ihrer Mitarbeitenden im Selfservice bei Anstellungsveränderungen im HR-Info-Portal zu prüfen und somit sicherzustellen, dass Anpassungen, wie zum Beispiel Prozentsatzänderung, Ein- und Austritte oder weitere Veränderungen in den Stammdaten, angepasst wurden.

Meldepflicht

Bei Unstimmigkeiten in der Lohnauszahlungsprüfung muss eine schriftliche Meldung an die zuständige HR-Administration vor der nächsten Lohnverarbeitung erfolgen.

3.Prüfung der Verbuchung

Kontrolle der korrekten Verbuchung

Die monatliche Kontrolle der korrekten Verbuchung der Lohnarten gemäss Verbuchungsjournal und/oder Buchungsbeleg ist Aufgabe der für die Buchhaltung zuständigen Stellen der Buchungskreise bzw. Kostenstellen. Sie organisieren die Kontrollen im Rahmen des IKS selbstständig. Zu prüfen ist, ob das Total pro Kostenstelle bzw. Lohnart schlüssig ist und ob die Lohnarten auf das richtige Konto verbucht wurden. Die Verbuchungsverantwortlichen können die verbuchten HR-Daten im Anschluss an die monatliche Lohnverbuchung im Finanzsystem oder mit der entsprechenden SAP-Transaktion (PCPO) die Verbuchungsdaten überprüfen. Die notwendigen Rollen für Verbuchungsverantwortliche können beim Amt für Informatik mit einem Ticket beantragt werden. Bei Fragen können die Verbuchungsverantwortlichen sich bei der zuständigen Payrollorganisation melden.

Meldepflicht

Bei einer inkorrekten Erfassung von Beträgen bzw. Kostenstellen im H4S4 ist die zu- ständige HR-Administration zu informieren. Nachträgliche Korrekturen in der Verbuchung sind den zuständigen Buchungsverantwortlichen zu melden.

4.Aufbewahrung

Kontrolldokumente müssen so aufbewahrt werden, dass zugriffsberechtige Stellen entweder in Papierform oder elektronisch darauf zugreifen können.

5.Inkrafttreten

I. Diese Weisung tritt am 01.03.2026 in Kraft.

II. Die Weisung Personalamt vom 1. August 2023 über die Kontrolle der Lohn- und Verbuchungsjournale sowie Buchungsbelege wird aufgehoben.

PERSONALAMT

Martin Lüthy
Chef Personalamt