Spesenreglement genehmigen lassen

  1. Voraussetzungen prüfen

    Sämtliche Unternehmen mit Sitz im Kanton Zürich können dem kantonalen Steueramt ein Gesuch um Genehmigung des Spesenreglements einreichen. Die Reglemente sollen sich an den online verfügbaren Musterreglementen orientieren.

    Es können lediglich Spesenreglemente für Mitarbeitende mit Arbeitsvertrag nach Art. 319 ff. OR genehmigt werden.

    Spesenreglemente für selbständig Erwerbstätige, Organe (z. B. Verwaltungs- und Stiftungsräte), freie Mitarbeitende etc. können nicht genehmigt werden.

  2. Gesuch und Unterlagen vorbereiten

    Im Genehmigungsverfahren sind durch die Unternehmung folgende Unterlagen und Angaben einzureichen:

    • Genehmigungsgesuch unter Beilage des/der vollständigen Spesenreglements/-e
    • Angaben der zuständigen Kontaktperson im Unternehmen inkl. Direktwahl und E-Mail Adresse
    • Bei Entrichtung von Pauschalspesen (gemäss Zusatzreglement) eine Liste der Pauschalspesenempfänger mit folgenden Angaben:

    a) Vollständige Namen und Funktionen bzw. Titel

    b) Jahres-Bruttolöhne (inkl. allfälliger Boni)

    c) prozentualer Anteil der Arbeitszeit ausserhalb des üblichen Arbeitsortes (Kundentermine, externe Sitzungen und Präsentationen, Kundenevents etc.)

    Hinweis: diese Angabe entspricht in der Regel nicht dem im Lohnausweis zu bescheinigenden prozentualen Anteil Aussendienst gemäss Randziffer (Rz) 70 der Wegleitung

    d) geplante Pauschalspesen: diese müssen in etwa den effektiven damit abgegoltenen Auslagen entsprechen

    e) steht ein Geschäftsfahrzeug zur Verfügung oder nicht

    f) allfällige Kapital-Beteiligungsverhältnisse bei Beteiligungsquoten über zehn Prozent

  3. Absenden

    Bitte senden Sie die fertigen Reglemente, das Gesuch und die weiteren Unterlagen zur Genehmigung an folgende Adresse:

    Kantonales Steueramt

    Division Nord

    Adresse

    Sekretariat Spesenreglemente
    Bändliweg 21
    8090 Zürich
    Route anzeigen

    Die Bearbeitung des Genehmigungsgesuches erfolgt in der Regel innert 20 Arbeitstagen, sofern sämtliche notwendigen Unterlagen eingereicht wurden. 

Kontakt

Kantonales Steueramt – Division Nord

Adresse

Sekretariat Spesenreglemente
Bändliweg 21
8090 Zürich
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