Elektronische Unfallmeldung

Ab Mitte April 2026 wird für alle Organisationseinheiten (Konsolidierungskreise 1–3) das Tool «UKA Solutions» für die elektronische Meldung von Unfällen eingeführt. Der Unfallmeldeprozess wird damit standardisiert und digitalisiert.

Überblick «UKA Solutions»

Mit Einführung des neuen Tools «UKA Solutions» wird der Unfallmeldeprozess standardisiert und digitalisiert. Mitarbeitende melden Betriebs- und Nichtbetriebsunfälle künftig über das elektronische Unfallmeldeformular «UKA Send». HR-Fachpersonen bearbeiten diese Meldungen anschliessend digital in UKA Solutions weiter.

Die elektronische Erfassung von Unfallmeldungen ist für alle Organisationseinheiten verbindlich, die «PULS (SAP-Stäfa)» nutzen.

  • Die elektronischen Unfallmeldungen können von Mitarbeitenden, Führungskräften oder HR-Fachpersonen erfasst werden.
  • In Ausnahmefällen kann eine telefonische Meldung an das zuständige HR-Team erfolgen, das die Unfallmeldung digital in UKA Send erfasst.
  • Der Zugang zu UKA Send erfolgt über die Work Zone.
  • UKA Solutions wird auf dem lokalen Arbeitsgerät installiert.
  • Die verschlüsselte Zustellung der Unfallversicherungsdokumente erfolgt in der ersten Phase per Inca-Mail an die Mitarbeitenden.
Prozessbeschreibung digitale Unfallmeldung
Prozessübersicht UKA Solutions

HR-Fachpersonen können den neuen Unfallmeldeprozess in Signavio einsehen («Unfallmeldung BU/NBU» 8.12.1). Er beschreibt den Ablauf bei Eintritt von Berufs- oder Nichtberufsunfällen, vom Unfall- oder Rückfallereignis über eine allfällige Unfallablehnung bis zur Einholung der erforderlichen Unterlagen.

Weitere digitalisierte Prozesse rund um die Unfalladministration (z. B. Taggelder und Case Management) folgen zu einem späteren Zeitpunkt.

Ziele und Mehrwert

  • Vereinheitlichung und Digitalisierung: Der gesamte Prozess der Unfallmeldung ist standardisiert und digitalisiert. UKA Solutions ersetzt die bisherigen unterschiedlichen Systeme und Prozesse, die in den Organisationseinheiten genutzt werden.
  • Effizienzsteigerung: Keine manuelle Datenerfassung mehr – Personaldaten fliessen direkt aus dem kantonalen Personalmanagement- und Lohnadministrationssystem «H4S4» in UKA Solutions ein; Unfalldaten werden durch die Mitarbeitenden selbst erfasst.
  • Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Alle Schritte der Unfallmeldung sind dokumentiert und für alle Beteiligten nachvollziehbar. Dies stärkt das Vertrauen in den Prozess und sorgt für mehr Transparenz in der Verwaltung.

Was ändert sich, was bleibt gleich?

 
Das ändert sich
Das bleibt gleich
Mitarbeitende
  • Unfallmeldung online in UKA Send erfassen (Employee Self Service in der Work Zone)
  • Die vom Unfall betroffene Person im Tool auswählen (berechtigungsgesteuert)​ 
  • Pflichtfelder ausfüllen​
  • Die Mitarbeitenden erhalten vom Unfallversicherer die Schadennummer und -dokumente per Inca-Mail an ihre in UKA Send erfasste E-Mail-Adresse 
  • Relevante Dokumente (z. B. Arztzeugnisse) ebenfalls elektronisch via UKA Send einreichen​
  • Unfallschein
  • Versicherungsschutz bei Berufsunfall (BU) und Nichtberufsunfall (NBU)
  • Rechtsgrundlage und Koordination mit dem Unfallversicherer​
  • Taggeldzahlung
  • Keine automatische Ablage der Arztzeugnisse ins elektronische Personaldossier.​
HR-Services
  • Die in UKA Send ausgefüllten Formulare der Mitarbeitenden werden elektronisch an UKA Solutions übermittelt​
  • Prüft die Unfallmeldung und übermittelt diese via UKA Solutions an den Unfallversicherer (manuelle Erfassung entfällt)
  • Bei Bedarf: Weitere Dokumente (z. B. Arztzeugnisse) in UKA Solutions hochladen
  • Koordination mit Mitarbeitenden, Unfallversicherer, Payroll, Case Manager​
  • Ansprechperson für Mitarbeitende
Führungskräfte
  • In Ausnahmefällen: Unfallmeldung für Mitarbeitende ausfüllen (via UKA Send)​
  

Führungskräfte sind in der Regel nicht direkt in den Prozess involviert. Bei Abwesenheiten müssen Mitarbeitende wie gewohnt ihre Führungskräfte informieren.

Berechtigungen

  • Mitarbeitende erhalten in der Work Zone automatisch Zugriff auf das Unfallmeldeformular (UKA Send).
  • Die jeweiligen HR-Leitungen entscheiden, welche HR-Fachpersonen Zugriff auf UKA Solutions und die Unfallinformationen benötigen.
  • Neue Berechtigungen nach dem Go-Live-Termin müssen via SAP Service Now (SNOW) beantragt werden.

Einführungsplanung

Meilensteine

  • 26. Februar 2026: Kick-off für Change Manager/innen
  • Ab 23. März 2026: Fachtest (Zugang, Schnittstellen, Lohnberechnung, Prozessschritte) mit rund 40 Personen aus allen Konsolidierungskreisen
  • Ab 13. April 2026: Einführung der digitalen Unfallmeldung

Schulungen

Ab Anfang April 2026 stehen für alle Mitarbeitenden Schulungsunterlagen zur Verfügung, die orts- und zeitunabhängig genutzt werden können:

  • Web-based-Training: Prozessverständnis und Gesamtüberblick (für HR-Fachpersonen)
  • Schritt-für-Schritt-Anleitungen

Zudem wird eine In-App-Hilfe zur Verfügung stehen, welche die Nutzenden direkt in UKA Send und UKA Solutions anleitet.

Kommunikation

Informationen für HR-Fachpersonen, Führungskräfte und Mitarbeitende folgen über die jeweiligen Organisationseinheiten ab Mitte März 2026.

Kontakt

Gesamtsteuerung Aurora und CC HR P&P

Adresse

Walcheplatz 1
8090 Zürich
Route (Google)

Für dieses Thema zuständig: