Sandra Senft ist Praktikantin in der Personal- und Organisationsentwicklung einer Direktion. Sandra wird von ihrem Vorgesetzten Boris Bossi beauftragt, einen Weiterbildungskurs zum Thema «Arbeiten im Team» für Mitarbeitende der Verwaltung zu organisieren.
Ihr Vorgesetzter verlangt, dass sie beim Versand der Einladungen als Ansprechperson genannt wird. Dazu soll sie ihren Namen, Vornamen, Funktion, ihre geschäftliche E-Mail-Adresse und Telefonnummer angeben. Sandra soll auch ein Foto von sich hochladen, um die Verwaltung «nahbarer» zu machen.
Sandra fühlt sich unwohl. Sie fragt sich, ob diese Anweisungen nicht gegen den Datenschutz verstossen.

Der Verhaltenskodex präzisiert die Treuepflicht. Danach haben Mitarbeitende des Kantons ihre Aufgaben persönlich, sorgfältig, gewissenhaft und wirtschaftlich auszuführen. Neben diesem allgemeinen Grundsatz finden wir im Verhaltenskodex keine weiteren Hinweise für diese Konstellation.

Gemäss Gesetz über die Information und den Datenschutz dürfen nur die Personendaten bearbeitet werden, die für die Aufgabenerfüllung geeignet und erforderlich sind (§ 8 Abs. 1 IDG). Zudem dürfen nur Daten von Personen publiziert werden, die eine Führungsfunktion ausüben oder als Ansprechperson gelten (§ 14 IDG).
Es sind nur Daten zu veröffentlichen, die für die Kontaktaufnahme notwendig sind: Name, Vorname, Funktion, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und gegebenenfalls Arbeitsort und bei Teilzeitarbeitenden die Erreichbarkeitstage.
Eine Veröffentlichung von Personendaten derjenigen Mitarbeitenden, die keine solche Funktion ausüben, ist dann zulässig, wenn diese in die Veröffentlichung einwilligen (§ 16 Abs. 1 lit. b IDG).
Eine Veröffentlichung der Bilder von Mitarbeitenden ist für die Erfüllung der Aufgaben in der kantonalen Verwaltung weder geeignet noch erforderlich. Es gibt dafür auch keine Rechtsgrundlage.

• Sandra Senft muss als Ansprechperson ihre E-Mail-Adresse und Funktion angeben, sofern es für den Weiterbildungskurs keine allgemeine E-Mail-Adresse gibt.
• Ihr Vorgesetzter darf auch verlangen, dass sie ihre geschäftliche Telefonnummer für eine Kontaktaufnahme angibt.
• Für die Veröffentlichung eines Bildes ist jedoch ihre Einwilligung notwendig; Ihr Vorgesetzter Boris Bossi kann dies nicht ohne ihr Einverständnis durchsetzen.

Anna arbeitet bei der Kommunikationsabteilung der Baudirektion und erhält folgende private Grillparty-Einladung von Paul: «Liebe Anna, hiermit lade ich dich zu meiner Grillparty ein - zur Feier meines runden Geburtstags und meiner zehnjährigen Selbständigkeit. Bitte teile mir mit, ob du dabei sein kannst. Herzliche Grüsse, Paul».
Paul arbeitet seit Jahren als externer Kommunikationsberater für die Baudirektion. Er kennt Anna aufgrund von Bauvorhaben, bei denen sie gemeinsam die Projektleitung beraten haben. Anna als interne Kommunikationsberaterin und Paul als externer PR-Berater.
Anna ist unsicher, ob sie diese Einladung annehmen darf: Weil der Gastgeber ein privates und ein geschäftliches Jubiläum feiert. Berufliches und Privates vermischen sich. Zudem weiss sie nicht, wer sonst noch zu dieser Party eingeladen ist. Möglicherweise sind auch andere Auftragnehmer dabei.
Wie verhält sich Anna in der Situation korrekt?

Aufgrund ihrer privaten Nähe zu Paul könnte nach aussen der Anschein der Beeinflussbarkeit entstehen (Verhaltenskodex Ziff. 1 c.)
Die Konstellation wäre weniger heikel,
wenn Paul kein Auftragnehmer des Kantons wäre und
wenn Anna nicht an der Vergabe von Aufträgen beteiligt wäre (oder solche Entscheide zumindest beeinflussen könnte).

Als Mitarbeitende der kantonalen Verwaltung nehmen wir keine Einladungen an, die den Anschein der Beeinflussbarkeit erwecken könnten (Vgl. Verhaltenskodex Ziff. 5 b).
In diesem Fall ist nicht klar, ob Paul an einem laufenden Vergabeverfahren beteiligt ist. Dennoch ist Zurückhaltung angebracht bei Einladungen, die Privates und Berufliches vermischen.
Je nachdem, wie intensiv die Personen in Vergaben involviert sind und wie heikel die Konstellation zwischen den Beteiligten ist, fällt die Beurteilung anders aus.
In der vorliegenden Konstellation wäre selbst eine rein private (zum Beispiel Geburtstagsfeier) oder eine rein geschäftliche (zum Beispiel Jubiläum der Selbstständigkeit) Einladung als heikel zu bewerten.

Anna sollte die Einladung ablehnen, aufgrund der potenziell heiklen Situation.
Vermischungen von privaten und geschäftlichen Aktivitäten können je nach Ausgangslage und Konstellation den Eindruck von Begünstigung und Beeinflussbarkeit erwecken (Verhaltenskodex Ziff. 3). Dieser negative Eindruck ist, wenn immer möglich, zu vermeiden.
Idealerweise suchen kantonale Mitarbeitende in solchen Situationen den Austausch mit ihren Vorgesetzten (Verhaltenskodex Ziff. 2). Sie wägen gemeinsam die Risiken ab und entscheiden, ob die Einladung in Einzelfällen angenommen werden kann oder nicht.

Rudi Ruder arbeitet seit vielen Jahren als IT-Spezialist beim Kanton Zürich. Er ist ein erfahrener Mitarbeitender, der von allen ausserordentlich geschätzt wird und in seiner Abteilung gut vernetzt ist. Deshalb wurde Rudi Ruder mit der Beschaffung von externen IT-Beratungsleistungen beauftragt.

Er weiss, dass sein Arbeitgeber regelmässig auf externe IT-Berater zurückgreift, um die vielen Projekte bewältigen zu können. Sein Sohn hat gerade sein Informatikstudium an der ETH abgeschlossen. Er will sich jetzt mit einer kleinen IT-Consulting-Firma selbständig machen.

Rudi Ruder will seinen Sohn gerne unterstützen. Er spricht deshalb mit ihm ab, wie er die Ausschreibung für externe IT-Beratungsleistungen gestalten könnte. Insgeheim hofft er, dass die Firma seines Sohns bei der Ausschreibung berücksichtigt wird. Schliesslich hat sein Sohn einen sehr guten Abschluss vorzuweisen und preislich würde der Kanton sicherlich auch profitieren. Also eine Win-win-Situation für alle Beteiligten?

Gemäss Ziffer 3 des Verhaltenskodexes prüfen wir regelmässig, ob unsere Privatinteressen und -beziehungen zu Interessenkonflikten in unserer amtlichen Funktion führen oder führen könnten. Das heisst: Wir treten dann in den Ausstand, wenn persönliche, finanzielle oder andere private Interessen mit den beruflichen Pflichten in Konflikt geraten. Allein der Anschein der Beeinflussbarkeit genügt, um in den Ausstand zu treten.

Korruption und Interessenkonflikte sind klassische Compliance-Themen in der Beschaffung. Die Verantwortlichen des Informatikdiensts tragen eine grosse Verantwortung bei der Auswahl und Beauftragung von externen Unternehmen. Sie müssen das Beschaffungsrecht einhalten und insbesondere Interessenkonflikte erkennen und vermeiden. Auch Interessenbindungen sind umgehend offenzulegen. Zur Sicherstellung der Gleichbehandlung aller Anbietenden muss der Eindruck von Vetternwirtschaft und fehlender Integrität unter allen Umständen vermieden werden.

Rudi Ruder darf auf keinen Fall dienstliche Informationen an seinen Sohn weitergeben. Denn das würde diesem einen Wettbewerbsvorteil verschaffen. Rudi Ruder

• muss das Verhältnis zu seinem Sohn offenlegen,
• darf sich nicht am Auswahlprozess im Vergabeverfahren beteiligen,
• muss bei allen Projekten und Entscheidungen, die mit der Firma seines Sohnes zusammenhängen könnten, in den Ausstand treten.

Falls sich der Sohn von Rudi Ruder an der Vorbereitung der Ausschreibung beteiligt und er dadurch einen Vorteil gegenüber den anderen Anbietenden hat, dann darf sein Angebot nicht berücksichtigt werden – selbst, wenn es im Vergleich mit den anderen Angeboten das Vorteilhafteste ist. Ein Entscheid für das Angebot des Sohnes könnte der Verwaltung schaden und zu einem Reputations- und Vertrauensverlust führen.

Roberta Renner arbeitet als administrative Assistentin bei der Bildungsdirektion. Ihr 70-Prozent-Pensum lässt ihr genügend Zeit, ihren Bewegungsdrang auszuleben. Das Fitnesscenter ist zu ihrem zweiten Zuhause geworden. Kürzlich hat Roberta Renner ihre Sportleidenschaft zum Beruf gemacht. Sie arbeitet nebenbei noch als Personal Trainerin. Anfangs waren es nur ein paar Stunden. Mittlerweile ist sie jedoch so gefragt, dass ihre Tätigkeit als Trainerin einem 50-Prozent-Pensum entspricht. Mit der Bürotätigkeit zusammen kommt sie so auf ein Gesamtarbeitspensum von 120 Prozent. Spricht hier aus Compliance-Sicht etwas gegen dieses Pensum?

Gemäss Ziffer 4 des Verhaltenskodex informieren wir unsere Vorgesetzten vorgängig, wenn wir beabsichtigen, dauernd oder vorübergehend bezahlte oder unbezahlte Nebenbeschäftigungen auszuüben. Wir sind uns bewusst, dass Nebenbeschäftigungen Abhängigkeiten und Doppelinteressen schaffen können. Der Kodex präzisiert die Treuepflicht gemäss § 49 Personalgesetz. Danach haben die Mitarbeitenden die Interessen des Kantons in guten Treuen zu wahren. Das bedeutet unter anderem, dass sie die ihnen übertragenen Aufgaben sorgfältig und gewissenhaft ausführen.

Roberta Renner muss ihre Tätigkeit als Personal Trainerin ihrer vorgesetzten Person melden. Auch eine zweite Berufstätigkeit – neben der kantonalen Anstellung – gilt als Nebenbeschäftigung, unabhängig vom Arbeitspensum. Die Nebenbeschäftigung ist grundsätzlich zulässig, wenn sie nicht zu einer Beeinträchtigung der dienstlichen Aufgabenerfüllung führt und mit der dienstlichen Stellung vereinbar ist. Eine Unvereinbarkeit mit ihrer Stellung bei der Bildungsdirektion ist nicht ersichtlich. Vorliegend könnte die amtliche Aufgabenerfüllung beeinträchtigt sein, da nicht genügend Zeit zur Erholung bleibt. Den Arbeitgeber trifft eine Fürsorgepflicht. Die gesamte Arbeitstätigkeit darf weder die Gesundheit gefährden noch die Leistungsfähigkeit beeinträchtigen. Der Kanton Zürich toleriert in der Regel einen Beschäftigungsgrad von insgesamt 110 Prozent.

Roberta Renner muss die Nebenbeschäftigung melden, insbesondere auch eine zwischenzeitliche Erhöhung des Pensums. Ein gesamter Beschäftigungsgrad von 120 Prozent ist unzulässig. Die Ausübung der Nebenbeschäftigung kann (auch nachträglich) verboten werden. Oder sie kann unter der Auflage bewilligt werden, dass die Höchstarbeitszeit von insgesamt maximal 110 Prozent nicht überschritten wird.

Compliance-Passus

Folgender Passus befindet sich in der Einladung:

«Wir wissen um die Sensibilität von Compliance-Regelungen in gewissen Unternehmen. Gegebenenfalls soll Ihnen dieser Compliance-Passus helfen, an unserem Kundenevent teilzunehmen.»

In diesem Fall können Sie bei der Anmeldung den Compliance-Passus ankreuzen:

«Bitte senden Sie mir eine Rechnung zur Übernahme der Veranstaltungskosten (45 Franken pro Person).»

Der Kundenevent wird als «Fachveranstaltung» angepriesen. Eingeladen sind Kantonsangestellte bzw. weitere Kunden der Firma.

Gemäss Verhaltenskodex ist der Besuch von Fachveranstaltungen an klare Vorgaben geknüpft.

Der Inhalt einer Fachveranstaltung zielt primär auf die Vermittlung von Fachwissen ab. Die Fachveranstaltung richtet sich neben Kantonsangestellten auch an die Öffentlichkeit. Die Veranstaltung dauert längstens einen Tag und findet ohne Partner/Partnerin statt. Ausladende Rahmenprogramme und reichhaltige Dinner sind an Fachveranstaltungen nicht üblich.

Der Hinweis auf den Compliance-Passus erweckt den Eindruck, dass der Veranstalter/Dienstleister weiss, dass es sich nicht um eine Fachveranstaltung handelt, sondern um ein Kundenevent, an welchem die «Kundenbeziehungen» intensiv gepflegt werden sollen. Es soll das Wohlwollen bei den Kunden etabliert werden – vor dem Hintergrund auch bei einer nächsten Vergabe «berücksichtigt» zu werden.

Der Kreis der Teilnehmenden, welche am Kundenevent eingeladen sind, ist nicht transparent. Man darf aber davon ausgehen, dass es sich um einen eng gefassten Kundenkreis handelt. Das Vermitteln von Fachwissen steht offenkundig im Hintergrund und dient eher der «Werbung» am Event teilzunehmen. Es sind Partner/Partnerinnen eingeladen, das Rahmenprogramm mit Apéro riche und Networking steht im Vordergrund.

Man darf davon ausgehen, dass die maximale Grenze von 200 Franken pro Person (sozial übliche Geschenke) überschritten wird. Der Kundenevent entspricht nicht den Vorgaben im Verhaltenskodex. Das Team sollte an dem Anlass nicht teilnehmen.

Der Sachverhalt (schriftliche Einladung mit Compliance-Passus) lässt vermuten, dass der Kundenevent auch auf Seiten des Veranstalters als «heikel» angesehen wird. Mit diesem Passus versucht der Veranstalter die Angestellten im Sinne einer Umgehung (fiktive Rechnung) die Teilnahme zu ermöglichen. Gerade deshalb müssen Angestellte des Kantons solche Einladungen kritisch prüfen und im Zweifel absagen. In diesem Fall wäre eine schriftliche Absage mit Hinweis auf den Compliance-Passus angezeigt.

Das Ingenieurbüro «Bau-Schlau» ist regelmässiger Auftragnehmer des Tiefbauamts. Mal erhält es in Submissionen den Zuschlag, ab und zu werden ihm auch kleinere Aufträge freihändig vergeben. Man kennt sich, schätzt die Zusammenarbeit, und die Aufträge wurden in der Vergangenheit jeweils zur vollen Zufriedenheit des Tiefbauamts erledigt.

Das Ingenieurbüro «Bau-Schlau» möchte sich für die langjährige, mittlerweile etablierte Zusammenarbeit bedanken und lädt das Tiefbauamt zur Teilnahme am Plausch-Eishockey-Spiel ein, welches es jedes Jahr organisiert. Die Miete der Ausrüstung und des Eisfelds würde vom Ingenieurbüro bezahlt. Anschliessend soll ein Apéro und ein Nachtessen der beiden Mannschaften stattfinden.

Darf das Tiefbauamt diese verlockende Einladung annehmen?

Diverse Projektleitende des Tiefbauamts stehen in einer geschäftlichen Beziehung zum Ingenieurbüro «Bau-Schlau». Dadurch hat sich bei einigen auch eine persönliche Beziehung etabliert.

Von kantonalen Mitarbeitenden wird erwartet, dass sie stets korrekt und vertrauenswürdig handeln. Gerade im Umfeld der Beschaffung ist ethisches, unabhängiges und integres Verhalten eine zentrale Grundlage. Die Austragung eines Plausch-Eishockey-Spiels hinterlässt in dieser Konstellation eine merkwürdige Art von Nähe. Ist das Tiefbauamt, respektive sind deren Projektleitende in Bezug auf die Auftragsvergabe in der Lage, unabhängig, objektiv und frei von Vorurteilen zu entscheiden?
Der Verhaltenskodex rät, sich in unsicheren Situationen immer zu fragen: «Welcher Eindruck könnte in der Öffentlichkeit durch mein Handeln entstehen?» Handelt es sich bei der Geste um ein Geschenk oder eine Einladung, die genauer abgeklärt werden muss? Ist die Konstellation heikel und könnte mein Handeln den Anschein der Beinflussbarkeit erwecken?
Das Plausch-Eishockey-Spiel wird offenkundig zum Zweck der Beziehungspflege und der Förderung des Wohlwollens ausgerichtet. Das Tiefbauamt muss dies erkennen und entsprechend handeln.

Um uns nicht dem Vorwurf der Korruption auszusetzen, nehmen wir als Mitarbeitende der Verwaltung grundsätzlich keine Geschenke oder sonstige Vorteile an, die im Zusammenhang mit unserer amtlichen Tätigkeit stehen oder stehen könnten. Ausgenommen sind sozial übliche Höflichkeitsgeschenke bis zu einem Marktwert von höchstens 200 Franken pro Geschenk und empfangender Person (Ziff. 5 des Verhaltenskodex).

Unabhängig von diesen Regeln, gilt Nulltoleranz für Höflichkeitsgeschenke in hängigen Beschaffungs- und Entscheidungsprozessen.

Wie geschildert vergibt das Tiefbauamt regelmässig Aufträge an das Ingenieurbüro und steht in einem dauernden und somit heiklen Beschaffungs- und Entscheidungsprozess.

Das Tiefbauamt muss die Einladung zum Plausch-Eishockey-Spiel ablehnen. Es unterstreicht mit der Ablehnung die Professionalität und persönliche Unabhängigkeit der Geschäftsbeziehung.

Eine Mitarbeiterin der Tresorerie in der Finanzverwaltung erhält folgende E-Mail:

Sehr geehrte Frau Müller

Als Dank für die stets sehr gute Zusammenarbeit möchten wir Sie und alle anderen Mitarbeitenden der Tresorerie zu einem gemeinsamen Mittagessen einladen.
Dabei würden wir Sie gleichzeitig auch über die aktuellen Marktentwicklungen informieren. Gerne können wir uns auch über die gegenwärtigen Bedürfnisse des Kantons auf dem Geld- und Kapitalmarkt austauschen.
 
Freundliche Grüsse
Peter Muster
Beste Bank AG

Dürfen die Mitarbeitenden der Tresorerie diese Einladung annehmen?

Hier beziehen wir uns auf die Ziff. 5 b des Verhaltenskodex:

Als Verwaltungsangestellte nehmen wir keine Geschenke an. Ausgenommen von dieser Regelung sind sozial übliche Höflichkeitsgeschenke bis zu einem Wert von 200 Franken.

In laufenden Beschaffungen verzichten die Mitarbeitenden der Verwaltung grundsätzlich auf die Annahme von Geschenken.
In der Finanzverwaltung tragen die Mitarbeitenden die erhaltenen Geschenke zudem in eine Liste ein, damit aus Sicht des Vorgesetzten die Häufigkeit von Geschenken beurteilt werden kann.

In diesem konkreten Fall beträgt der Wert eines üblichen Mittagessens maximal 50 Franken. Das ist kein Problem, zumal aktuell kein Beschaffungsverfahren läuft.

Der stetige Austausch mit Know-how-Trägern am Markt und die Etablierung eines guten Beziehungsnetzes sind wichtige Erfolgsfaktoren für möglichst preisgünstige Geldaufnahmen.

Treffen mit verschiedenen Banken sind im Rahmen der Aufgabenerfüllung erwünscht. Allerdings ist gerade im Finanzbereich eine höhere Sorgfalt angezeigt, um sich nicht ansatzweise dem Eindruck von Begünstigung oder Beeinflussbarkeit auszusetzen.

Daher wird die Bank in diesem Fall zu einem Kaffee in die Finanzabteilung eingeladen.

Um nicht den Anschein der Beeinflussbarkeit zu erwecken, wird die Einladung höflich abgelehnt. Stattdessen lädt die Finanzverwaltung die Bank zum Kaffee ein. So kann das Ziel des Treffens ebenso gut erreicht werden.

Im Rahmen des Einschätzungsverfahrens zur Steuererklärung von Frau Schlau, fordert Steuerkommissär Tüchtig mittels einer Auflage zusätzliche Unterlagen ein. Herr Tüchtig erhält wenige Tage später eine E-Mail von Frau Schlau mit folgendem Inhalt:

Die Versicherungsgesellschaft lädt zu einem halbtägigen kostenlosen Anlass ein. Das Programm:

• 14 – 16 Uhr: Führung durch das Museum X.
• 16 – 17 Uhr: Referat von Prof. Y.: Entwicklungen im Versicherungsrecht
• 17 – 18 Uhr: Referat von CEO Z.: Neuerungen in unserem Angebot
• 18 – 19 Uhr: Apéro
• 19 – 23 Uhr: Dinner

Darf der Leiter des kantonalen Versicherungsdienstes diese Einladung annehmen?

Gemäss Ziffer 6 Buchstabe a des Verhaltenskodex dürfen wir eine Einladung zur Teilnahme an einer Fachveranstaltung annehmen, wenn die Veranstaltung einen fachlichen Charakter aufweist und der oder die Vorgesetzte hat die Teilnahme zudem im Voraus erlaubt. Sie oder er kann verlangen, dass wir den Nutzen für die Erfüllung der amtlichen Aufgaben nach Abschluss der Veranstaltung dokumentieren.

Für den Leiter des Versicherungsdienstes haben die Referate zum Versicherungsrecht und zum Angebot der Versicherungsgesellschaft fachlichen Charakter, weil sie für die Erfüllung seiner Aufgaben von Nutzen sind. In gewissem Masse gilt dies auch für den Apéro, weil er dem Austausch unter den anwesenden Fachleuten dient. Bei der Museumsführung und beim Dinner überwiegen demgegenüber die nichtfachlichen Aspekte.

Die oder der Vorgesetzte wird dem Leiter des Versicherungsdienstes deshalb sinnvollerweise erlauben, an den beiden Referaten und zum Zwecke des fachlichen Austauschs während einer halben Stunde am Apéro teilzunehmen. Am abschliessenden Dinner soll er nicht teilnehmen. Er erhält zudem den Auftrag, an der nächsten Teamsitzung über die wesentlichen Erkenntnisse aus der Veranstaltung zu berichten.

Gerade an Weihnachten werden Sie als Mitarbeitende des Kantons mit Geschenken und Einladungen konfrontiert.

Seien Sie in gesundem Masse kritisch bei «gut gemeinten, die
Freundschaft erhaltenden» Geschenken und Einladungen.

Fragen Sie sich: Muss das sein? Könnte die Annahme der Geschenke zu Missverständnissen führen oder ein schaler Beigeschmack entstehen? Wenn ja, dann bitten Sie die Schenkenden, im nächsten Jahr von Geschenken und Einladungen abzusehen.

Grundsätzlich nehmen wir in der Verwaltung keine Geschenke oder sonstigen Vorteile an, die im Zusammenhang mit unserer amtlichen Tätigkeit stehen oder stehen könnten. Ausgenommen sind sozial übliche Höflichkeitsgeschenke bis zu einem Marktwert von höchstens 200 Franken pro Geschenk und empfangender Person. 

Merke:

• Bargeld- oder Geldersatzmittel (Gutscheine) nehmen wir in keinem Fall an!
• In hängigen Beschaffungs- und Entscheidungsprozessen lehnen wir auch die Annahme von geringfügigen, sozial üblichen Vorteilen stets ab:
  • wenn sie von einer Partei oder Person stammen, die am Prozess beteiligt oder davon betroffen ist oder
  • wenn ein Zusammenhang zwischen der Zuwendung und dem Prozess nicht mit Sicherheit ausgeschlossen werden kann. 

So kommen Sie beschwingt und regelkonform (=compliant) durch die Weihnachtszeit:

• Seien Sie aufmerksam und lehnen Sie Geschenke und Einladungen im Zweifel höflich, aber bestimmt ab.
• Besprechen Sie sich mit Ihren Arbeitskolleginnen und Arbeitskollegen, wie Sie sich korrekt verhalten können.
• Holen Sie sich Unterstützung bei Ihren Vorgesetzen.
• Bei Fragen oder Unsicherheiten dürfen Sie sich jederzeit direkt an die Compliance-Beauftragte Eveline Šandera wenden: compliance-anfrage@zh.ch

Der Verhaltenskodex Ziff. 5 b regelt die folgenden Fragen im Zusammenhang mit Geschenken: Steht potenziell ein weiterer Vertrag an mit diesem Dienstleister?
Falls ja, würde sich das AFI dem Anschein von Beeinflussbarkeit aussetzen. Was könnte der Zweck dieser Einladung sein?
Diese Einladung dürfte der Beziehungspflege und Akquisition dienen. Alles andere macht wirtschaftlich keinen Sinn. Es handelt sich um ein Golfturnier. Dieser Anlass hat mit dem fachlichen Hintergrund der Blubber Consulting AG nichts zu tun. Die Einladung zum Golfturnier ist als «Geschenk» zu werten.
Deshalb ist Vorsicht angebracht.
Der Anschein der Beeinflussbarkeit lässt sich nicht zu 100 Prozent eliminieren. Alleine schon diese Tatsache rechtfertigt, dass Marco Schnell die Einladung nicht annimmt.

Grundsätzlich nehmen wir keine Geschenke oder sonstigen Vorteile an, die im Zusammenhang mit unserer amtlichen Tätigkeit stehen oder stehen könnten. Ausgenommen sind sozial übliche Höflichkeitsgeschenke bis zu einem Marktwert von höchstens 200 Franken pro Geschenk und empfangender Person.

In hängigen Beschaffungs- und Entscheidungsprozessen lehnen wir auch die Annahme von geringfügigen, sozial üblichen Vorteilen immer ab,

• wenn sie von einer Partei oder Person stammen, die am entsprechenden Prozess beteiligt oder davon betroffen ist,
• oder wenn ein Zusammenhang zwischen der Zuwendung und dem Prozess nicht mit Sicherheit ausgeschlossen werden kann.

Marco Schnell muss die Einladung der Blubber Consulting AG höflich ablehnen, um nicht den Anschein der Beeinflussbarkeit zu erwecken, die schriftliche Ablehnung der Einladung muss er dokumentieren.

Frau S. arbeitet seit einem halben Jahr im Strassenverkehrsamt als Schaltermitarbeiterin in der Zulassung.

Seit mehreren Jahren macht Herr G., der in einer Autogarage arbeitet, gratis den Auto-Service von Frau S. Nach dem Motto «Kleine Geschenke erhalten die gute Nachbarschaft».

Auch dieses Jahr fragt Herr G. wieder an, wann er das Auto von Frau S. für den Service abholen kann.

Der Gegenwert des Auto-Service ist klar höher als der im Verhaltenskodex definierte Maximalwert von Geschenken, die man aus Höflichkeit annehmen darf. Besonders heikel sind Geschenke oder Dienstleistungen, die mit dem Kerngeschäft des Amtes zu tun haben. In der vorliegenden Konstellation würde sich Frau S. mit der Annahme des Auto-Service dem Anschein der Beeinflussbarkeit aussetzen, auch wenn diese Gefälligkeit vor ihrer Anstellung beim Kanton Tradition war.

Frau S. darf die frühere Nachbarschaftsgefälligkeit nicht mehr annehmen. Sie erklärt ihrem Nachbarn die Gründe dafür.​

Der Anbieter einer Softwarelösung versucht einen Kantonsmitarbeiter zur Teilnahme an einer kostenlosen Fachveranstaltung zu motivieren.

Ein Angestellter der kdmz erhält eine Einladung eines Anbieters von Software-Lösungen zu einer Weiterbildungsveranstaltung mit sechs Kurzvorträgen.
Der Anbieter fügt folgenden Hinweis hinzu: «Mitarbeitende öffentlicher Institutionen dürfen oft nur in sehr beschränktem Rahmen kostenlose Leistungen entgegennehmen. Falls Sie von einer solchen Regelung betroffen sind, haben Sie bei der Anmeldung die Möglichkeit, eine Rechnung für diese Weiterbildungsveranstaltung zu bestellen. Ansonsten dürfen Sie dieses Feld gerne leer lassen».

Die Einladung muss unter den Gesichtspunkten der Ziff. 5 «Annahme von Geschenken» in Verbindung mit Ziff. 6 «Annahme von Einladungen» des Verhaltenskodex bewertet werden. Es handelt sich um einen hängigen Entscheidprozess im Sinne von Ziff. 5b, in welchem Nulltoleranz bezüglich Annahme von Geschenken angebracht ist. Es soll unter allen Umständen der Anschein der Beeinflussbarkeit vermieden werden. Besonderes Augenmerk gilt dem Hinweis des Lieferanten bezüglich Ausstellung von fiktiven Rechnungen. Solche Angebote lehnen wir per Definition ab, da der Kanton nicht für Leistungen bezahlt, die er theoretisch umsonst erhalten könnte.

Der Mitarbeiter der kdmz hat sich richtig verhalten und die Einladung zu dieser Fachveranstaltung abgelehnt. Er hat den Lieferanten freundlich auf die Regeln, welche im Zusammenhang mit solchen Einladungen/Geschenken gelten, hingewiesen. Zudem hat er den Fall der Compliancebeauftragten gemeldet und an der Teamsitzung geschildert, damit auch seine Kolleginnen und Kollegen daraus lernen können.

Wir nehmen nur dann sozial übliche Geschenke /Vorteile an, wenn wir uns sicher sind, dass der Anschein der Beeinflussbarkeit ausgeschlossen ist. In Zweifelsfällen fragen wir den Vorgesetzten oder die Compliancebeauftragte.

Herr R. arbeitet im RAV als Personalberater. Seine Klientin Frau K. hat unzureichende Nachweise ihrer persönlichen Arbeitsbemühungen erbracht. Sie weiss, dass sie für dieses Versäumnis sanktioniert werden kann. Dies ist Gegenstand des heutigen Gesprächs.

Frau K. überlegt sich schon vor dem Gespräch wie sie ihrem Berater R. eine kleine Freude machen könnte, mit der Idee das Gespräch in eine positive Richtung zu lenken. Aus einem früheren Gespräch weiss sie, dass R. eine Vorliebe für Pralinés hat und besorgt im Vorfeld eine Schachtel mit hochwertigen Pralinés (Wert 50 Franken), welche sie an die Besprechung mitnimmt.

Während der Begrüssung übergibt sie R. die Pralinés-Schachtel und bietet ihm das Du an.

Die Beratung im RAV ist eine amtliche Tätigkeit. Gemäss Ziff. 5 des Verhaltenskodex dürfen Verwaltungsangestellte grundsätzlich keine Geschenke annehmen. Ausgenommen sind sozial übliche Höflichkeitsgeschenke bis zu einem Marktwert von höchstens 200 Franken.

Da mit der Annahme des Du sich zudem das Verhältnis zwischen R. und K. verändert, kann sich Herr R. auf Ziff. 3 des Verhaltenscodex und somit auf den Schutz der Unabhängigkeit beziehen.

In der vorliegenden Konstellation würde sich R mit der Annahme der Pralinés dem Anschein der Beeinflussbarkeit aussetzen. Diese gilt es grundsätzlich in sämtlichen amtlichen Tätigkeiten zu vermeiden.

Ausserdem muss R in seiner Funktion bei Regelverstössen entweder Massnahmen oder Sanktionen aussprechen - dies wird bei einem persönlichen Verhältnis deutlich schwieriger.

• R. darf die Pralinés nicht annehmen, selbst wenn sie unter dem im Verhaltenskodex genannten Betrag von 200 Franken liegen.
• Das Anbieten des «Du» muss abgelehnt werden, da das Verhältnis zwischen Berater und Klientin kein persönliches werden darf.

Frau Fleissig arbeitet in einem 80-Prozent-Pensum in der Abteilung Personal- und Organisationsentwicklung (POE). Nebenbei hat sie sich mit einem Personalvermittlungsbüro selbständig gemacht, aber ihren Arbeitgeber gar nicht darüber informiert.

Frau Fleissig ist unter anderem für die Auswahl von Referierenden zuständig. Seit einiger Zeit versucht sie sich mit einer kleinen Personalvermittlungsunternehmung selbständig zu machen. Da sie über ein ausgezeichnetes Netzwerk verfügt, fällt es ihr leicht an Kontakte zu interessanten Kandidatinnen und Kandidaten zu gelangen.

Sie hat diese Nebenbeschäftigung ihrem Vorgesetzten nicht gemeldet, da sie der Ansicht ist, dass sie die verbleibenden 20 Prozent mit eigenen und persönlichen Interessen ausfüllen kann und dieser Teil den Arbeitgeber nichts angeht.

Verhält sich Frau Fleissig korrekt?

Gemäss Ziff. 4 des Verhaltenskodex sind wir uns bewusst, dass Nebenbeschäftigungen Doppelinteressen schaffen können. Dies ist besonders heikel in der öffentlichen Verwaltung.

Deshalb müssen die Vorgesetzten vorgängig informiert werden, wenn wir beabsichtigen, dauernd oder vorübergehend bezahlte oder unbezahlte Nebenbeschäftigungen auszuüben.

Die Mitarbeitende Fleissig muss gemäss Verhaltenskodex die geplante Nebenbeschäftigung melden, selbst wenn sie der Ansicht ist, dass die ihr aufgrund des Teilzeitpensums von 80 Prozent zur Verfügung stehenden 20 Prozent den Arbeitgeber nichts angehen. Nebenbeschäftigungen, die zu Interessenskonflikten führen, können verboten werden. Gerade in dieser Fallkonstellation führt die geplante Nebenbeschäftigung zu einem Interessenskonflikt, da Fleissig ihre Position in der Abteilung POE für eigene Interessen ausnützen könnte, und somit die Unabhängigkeit nicht mehr ohne weiteres gewahrt werden kann. Gerade diese ist aber schützenswert nach Ziff. 3 des Verhaltenskodex. Zudem könnte es für den Vorgesetzten sehr schwierig sein festzustellen, wann Fleissig für ihr eigenes Unternehmen und wann für den Kanton arbeitet, da die Nebenbeschäftigung ihrer Stelle in der POE sehr ähnlich ist.

Frau Fleissig muss die geplante Nebenbeschäftigung ihrem Vorgesetzten melden.
Dieser kann die Nebenbeschäftigung aufgrund des Interessenskonfliktes verbieten.

Der Gemeinnützige Fonds wird vom Verein «Hans im Glück» zu einem grosszügigen Einweihungsfest eingeladen. Folgendes Schreiben trifft im Büro ein:

Sehr geehrte Damen und Herren

Unter anderem Dank Ihres grosszügigen Beitrages konnten wir die Renovation unseres Heims für Menschen mit Beeinträchtigung erfolgreich umsetzen. Der Kosten- und Zeitrahmen wurde eingehalten.

Gerne laden wir daher die Mitarbeitenden des Gemeinnützigen Fonds zum grossen Einweihungsfest mit Rahmenprogramm ein. Für Speis und Trank ist ebenfalls gesorgt.

Mit freundlichen Grüssen
Hans Dampf, Vereinspräsident

Die Prüfung von Gesuchen, die dem Fonds eingereicht werden, ist eine amtliche Tätigkeit.

Die Annahme von Einladungen sind in Ziff. 6 des Verhaltenskodex geregelt. Für den vorliegenden Fall ist lit. c massgebend. Es ist zu prüfen, ob eine Teilnahme zu Repräsentationszwecken angebracht ist.

Eine Teilnahme aller Mitarbeitenden des Fonds zu Repräsentationszwecken ist nicht notwendig. Zudem könnte der Eindruck entstehen, dass solche Einladungen die Gesuchsprüfung durch den Fonds beeinflussen könnten bzw. sogar voraussetzen. Im Einzelfall kann eine Teilnahme durch einzelne Mitarbeitende des Fonds an Einweihungsveranstaltungen angebracht sein, wobei dies vom Fonds jedoch äusserst zurückhaltend und im Einklang mit den Vorgaben des Verhaltenskodex angewendet wird.

Der Gemeinnützige Fonds darf die Einladung für alle Mitarbeitenden nicht annehmen. Eine Teilnahme durch eine Person oder eine Delegation des Fonds aus Repräsentationszwecken könnte mit Einverständnis der oder des zuständigen Vorgesetzten grundsätzlich angenommen werden. In den allermeisten Fällen wird der Fonds die Einladung mit schriftlicher Verdankung absagen.

Im Rahmen des Einschätzungsverfahrens zur Steuererklärung von Frau Schlau, fordert Steuerkommissär Tüchtig mittels einer Auflage zusätzliche Unterlagen ein. Herr Tüchtig erhält wenige Tage später eine Email von Frau Schlau mit folgendem Inhalt.

«Lieber Herr Tüchtig
Ich beziehe mich auf Ihre nette Auflage vom 30.11.2022, in welcher Sie mich bitten weitere Unterlagen einzureichen, um meine Steuereinschätzung vornehmen zu können. Selbstverständlich komme ich Ihrem Wunsch gerne nach. Allerdings wäre dies eine perfekte Gelegenheit uns etwas besser kennenzulernen, da die Steuererklärung ja etwas sehr persönliches ist. Gerne würde ich Sie zu einem Glas Wein in einem Restaurant in der Nähe des Steueramtes einladen. Bei dieser Gelegenheit könnten Sie mir weitere Fragen zu meiner Steuererklärung erläutern. Zeitlich bin ich sehr flexibel. Für Ihren Vorschlag zu Datum, Zeit und Ort danke ich Ihnen bereits im Voraus.
Liebe Grüsse
Ilona Schlau».

Gemäss Ziffer 5 des Verhaltenskodex dürfen Geschenke ausnahmsweise angenommen werden, sofern sie im Sinne von Höflichkeitsgeschenken sozial üblich sind und mutmasslich unter einem Marktwert von 200 Franken pro Geschenk und empfangender Person liegen. Vorliegend dürfte der «Warenwert» mit grösster Wahrscheinlichkeit die Schwelle von 200 Franken nicht überschreiten. Andererseits steht die Einladung in direktem Zusammenhang mit der amtlichen Tätigkeit von Steuerkommissär Tüchtig, nämlich die Steuererklärung von Frau Schlau einzuschätzen.

Weil diese Art von Einladung sozial unüblich ist, darf Steuerkommissär Tüchtig die Einladung von Frau Schlau nicht annehmen. Die Vermutung liegt nahe, dass Frau Schlau die Objektivität von Steuerkommissär Tüchtig beeinflussen möchte, um im Ergebnis eine für sie günstigere Steuereinschätzung zu erhalten (Ziff.3 des Verhaltenskodex «Schutz der Unabhängigkeit», diese könnte durch die persönliche Beziehung beeinflusst werden).

Um nicht den Eindruck der Beeinflussbarkeit zu erwecken, muss Steuerkommissär Tüchtig die Einladung von Frau Schlau höflich ablehnen und dies in einer entsprechenden Aktennotiz dokumentieren.