ProTime

Bei ProTime handelt es sich um eine Standardsoftware, die tausende Mitarbeitende im Kanton Zürich zur Zeit-/Abwesenheits- und Spesenerfassung nutzen. Diese Standardsoftware wurde für die Erfassung und Genehmigung der Vikariatslektionen angepasst. Die Benutzeroberfläche entspricht mehrheitlich dem Standard. Einzelne für das Vikariatswesen relevante Begriffe wurden spezifisch angepasst (z.B. Lektionen statt Stunden).

Auf dieser Webseite finden Vikare und Vikarinnen, Schulleitungen, Schulverwaltungen sowie Schulleitungsassistenzen Anleitungen, wie sie E-Vikariate abwickeln.

Vikariate, welche ab dem 2. April 2024 verfügt wurden, werden elektronisch rapportiert, was auf der Verfügung vermerkt ist. Davor verfügte Vikariate werden noch via Papierraport abgewickelt.

Vikarinnen und Vikare

Vikarinnen und Vikare rapportieren ihre geleisteten Lektionen sowie die abwesenden Lektionen neu elektronisch im ProTime. Die Zugangsdaten für ProTime sendet das Volksschulamt zum Zeitpunkt des ersten kantonalen Vikariats per E-Mail. Die E-Mail hat folgenden Betreff:
«Ihr Benutzer, A123456 für die elektronische Vikariatsrapportierung ist bereit».

Die Zugangsdaten bleiben für jedes weitere Vikariat bestehen. Vikarinnen und Vikare nutzen ProTime kostenlos.

Informationen zum Login und zur Erfassung der Lektionen finden Sie in der Anleitung.

Tutorials

Für Vikarinnen und Vikare stehen zwei Tutorials zur Verfügung.

Schulleitungen

Schulleitungen genehmigen die geleisteten Lektionen sowie die abwesenden Lektionen der Vikarinnen und Vikare neu elektronisch im ProTime. Die Zugangsdaten für ProTime sendet das Volksschulamt zum Zeitpunkt der ersten kantonalen Anstellung als Schulleitung per E-Mail. Die E-Mail hat folgenden Betreff:
«Ihr SL-Benutzer, A123456 für die elektronische Vikariatsrapportierung ist bereit».

Die Zugangsdaten bleiben auch bei einem Gemeindewechsel bestehen. Schulleitende nutzen ProTime kostenlos.

Weitere Informationen zum Login finden Sie in der Anleitung:

Tutorials

Für Schulleitende stehen zwei Tutorials zur Verfügung.

Schulverwaltungen

Die Schulverwaltungen können dieselben Logindaten vom PULS-Portal verwenden und benötigen keine weiteren Lizenzen. Schulverwaltungen steigen mit Benutzernamen und Passwort ein. Die Installation des SAP-Authenticators ist nicht notwendig.

Wenn Schulverwaltungen einen Zugriff auf das PULS-Portal beantragen, ist auch ein Zugriff auf ProTime eingeschlossen.

Tutorials

Für Schulverwaltungen stehen zwei Tutorials zur Verfügung.

Schulleitungsassistenzen

Schulleitungsassistenzen können die geleisteten Lektionen sowie die abwesenden Lektionen der Vikarinnen und Vikare über einen Report prüfen. Die eigentliche Genehmigung der Lektionen muss durch die Schulleitung erfolgen.

Tutorial

Für Schulleitungsassistenzen steht ein Tutorial zur Verfügung.

Fragen und Antworten

Hier finden Sie die Antworten zu häufig gestellten Fragen zum elektronischen Vikariatsrapport im ProTime.

Wie gelange ich zum elektronischen Vikariatsrapport (Pro Time)?

Über diesen Link https://fiori.zh.ch/ gelangen Sie ins Pro Time.
Ihr Benutzer ist Axxxxxx (x = Ihre sechsstellige Personalnummer).
Das Kennwort generieren Sie über den SAP-Authenticator.

Ich habe mein Passwort für den SAP-Authentificator vergessen, was soll ich tun?

Löschen Sie den SAP-Authentificator auf Ihrem Gerät. Verlangen Sie unter puls@vsa.zh.ch einen neuen QR-Code und installieren Sie die App neu.

Warum erhalte ich beim Einstieg in die ProTime Erfassung eine Fehlermeldung unten links?

Diese Meldung können Sie ignorieren. Es handelt sich um eine Fehlanzeige.

Warum sehe ich mein Vikariat nicht?

Bitte klicken Sie auf die Pfeile oben rechts und anschliessend auf das Register «Übersicht Mitarbeiter». Grenzen Sie den Zeitraum des Vikariats ein und deaktivieren Sie den Filter OM. Mit Klick auf Selektieren erscheint Ihr Vikariat. 

Wie kann ich überprüfen, ob ich die Lektionen korrekt eingetragen habe?

Wenn Sie die geleisteten Lektionen gespeichert haben, sehen Sie in der Erfassungsmaske einen grünen Stift. 

Wie kann ich meine Lektionen freigeben?

Bitte beachten Sie das Dokument «Tipps und Tricks».

Wie kann ich nach der Freigabe noch Änderungen vornehmen?

Bitten Sie Ihre Schulleitung, das Freigabedatum zurückzusetzen. 

Warum kann ich die erfassten Lektionen nicht genehmigen?

Achten Sie auf das Datum «MA-Freigabe». Dies entspricht dem Freigabedatum der Vikarin/des Vikars.

Kann ich nach offenen Genehmigungen filtern?

Ja. Die Anwendung der Filterfunktion können Sie aus dem Dokument «Tipps und Tricks» entnehmen.

Wie kann ich überprüfen, ob die Genehmigung funktioniert hat?

Bei «VGA» ist das Häkchen gesetzt.

Wenn die Schulleitung abwesend ist, wer übernimmt die Genehmigung der freigegebenen Lektionen?

In der Regel übernimmt die Genehmigung eine weitere Schulleitung in der gleichen Schuleinheit. Fehlt eine weitere Schulleitung, kann dies eine Schulleitung einer anderen Schuleinheit übernehmen. Notfalls genehmigt die Schulverwaltung die freigegebenen Lektionen.