Besondere Nutzungshinweise

(Version 2.6; Stand 04. Dezember 2024)

Die allgemeinen Nutzungshinweise gelten für das gesamte Internetangebot des Kantons Zürich und somit auch für ZHservices. Die nachfolgenden besonderen Nutzungshinweise sind dem Angebot von ZHservices speziell angepasst. Sie präzisieren und ergänzen die allgemeinen Nutzungshinweise und können von diesen abweichen.

Gegenstand und Ziel von ZHservices

Die Transaktionsplattform ZHservices stellt Online-Dienstleistungen des Kantons Zürich zentral zur Verfügung. Ziel von ZHservices ist es, der Bevölkerung und den Unternehmen die Online-Angebote interaktiv über einen gesicherten Kanal zugänglich zu machen.

Geltungsbereich

Die besonderen Nutzungshinweise beziehen sich nur auf die elektronische Benutzung der Dienste und der Infrastruktur von ZHservices. Den Umgang der zuständigen Fachstellen mit den im Rahmen eines Geschäftsfalls erhaltenen Daten bilden sie ausdrücklich nicht ab. Verantwortlich für die Angebote ist allein die zuständige Behörde.

Datenschutz und Informationssicherheit

Die Bearbeitung von Daten auf ZHservices erfolgt nach Massgabe der kantonalen Datenschutzgesetzgebung. Alle bei Benutzung von ZHservices angefallenen Daten werden verschlüsselt gespeichert. Eine Zugriffsregelung verunmöglicht die unbefugte Kenntnisnahme. Wenn Benutzende die Website von ZHservices besuchen, werden ihre Daten über einen gesicherten elektronischen Kanal übertragen und verschlüsselt abgelegt.

Informationen betreffend Statusänderungen von Geschäftsfällen werden den Benutzenden per E-Mail und damit auf einem ungesicherten Kanal übermittelt. Dabei besteht das Risiko, dass jeweils die Sender- und Empfängeradressen durch Drittpersonen abgefangen und eingesehen werden können.

Datenkategorien und ihre Verwendung

Je nach Datenkategorie werden die Daten auf ZHservices unterschiedlich bearbeitet:

Daten für das Benutzerkonto

Jede Benutzerin und jeder Benutzer muss bei ZHservices ein Benutzerkonto erstellt haben, um auf die Plattform und damit auf die konkreten Anwendungen zugreifen zu können. Deshalb müssen bei der Registrierung (Erstanmeldung) die erforderlichen Grundangaben hinterlegt werden.

Benutzername und Passwort werden für jede Anmeldung an ZHservices benötigt. Erst nach einer erfolgreichen Anmeldung können Anwendungen genutzt oder eigene Geschäftsfälle bearbeitet oder eingesehen werden.

Die hinterlegte Telefonnummer wird für die starke Authentisierung oder bei der Zurücksetzung eines vergessenen Passwortes verwendet. Dabei wird jeweils per Gratis-SMS ein Code versendet, der zur Bestätigung korrekt eingegeben werden muss.

Nutzdaten

Die für das Erfassen und Einreichen eines Gesuchs bei ZHservices benötigten Daten sind vom spezifischen Geschäftsfall abhängig und müssen für jedes Gesuch neu erfasst werden. Ausnahmen bilden Fälle, in denen die zuständige Amtsstelle im Rahmen eines hängigen Gesuchs bzw. Geschäftsfalls Zusatzinformationen von der Gesuchstellerin bzw. dem Gesuchsteller einfordert.

Zwischen den einzelnen Fachanwendungen bestehen keine Verknüpfungen. Die Nutzdaten werden nicht ausgewertet und nicht zu anderen Zwecken verwendet.

Prozessdaten

Sämtliche Aktivitäten im Zusammenhang mit Nutzdaten (d.h. eingereichten Geschäftsfällen) werden bei ZHservices separat aufgezeichnet und auf einem speziellen Speichermedium abgelegt. Aufgezeichnet wird jeweils:

• Datum/Zeit
• Aktion (Eingereicht, Abgerufen, Gelöscht)
• Status (Übermittelt, In Bearbeitung, Angaben erforderlich etc.)
• Quelle (ZHservices, Fachanwendung)

Die Prozessdaten referenzieren auf die Nutzdaten nur über die Geschäftsfall-Nummer und sind in diesem Sinn anonym. Einzelne Prozessdaten können von autorisierten Benutzenden mit Eingabe der Geschäftsfallnummer abgerufen und entschlüsselt werden. Das ist nur durch Administratorinnen und Administratoren der Fachanwendung möglich.

Log-Daten

Log-Daten sind automatisch erstellte Daten, die ein Protokoll aller auf ZHservices durchgeführten Aktionen beinhalten. Log-Dateien werden vollständig anonymisiert und zeichnen nur rudimentäre Daten zur Verwendung der Fachanwendungen auf.

Zahlungen

Die Nutzung von ZHservices ist kostenlos. Bei der Nutzung von Dienstleistungen können Gebühren anfallen. Die Zahlungsarten richten sich nach dem jeweiligen Angebot.

Aufbewahrung und Löschung der Daten

Die eigenen Profildaten können durch die Benutzenden jederzeit manuell gelöscht werden, sofern kein Geschäftsfall pendent ist. Nach drei Jahren Inaktivität des Benutzenden werden sie automatisch gelöscht.

Die Nutzdaten werden auf den Servern der Betreiberin drei Jahre nach Abschluss des Geschäftsfalls automatisch gelöscht. Vorher können sie durch den Benutzenden manuell gelöscht werden.

Bei den zuständigen Amtsstellen werden die Nutzdaten entsprechend den gesetzlichen Vorgaben aufbewahrt.

Die Prozessdaten werden nach zehn Jahren nach Abschluss des Prozesses automatisch gelöscht.

Die Log-Daten werden nach zwei Jahren automatisch gelöscht.

Sicherheit von ZHservices 

Alle bei Benutzung von ZHservices angefallenen Daten werden verschlüsselt in den Rechenzentren gespeichert. Eine Zugriffsregelung verunmöglicht die unbefugte Kenntnisnahme.

Einsichtnahme durch Benutzende

Benutzende können bei ZHservices in der für sie sichtbaren Vorgangsverwaltung jederzeit und unabhängig vom Bearbeitungsstatus Einblick in die über sie gespeicherten Daten nehmen.