Besondere Hinweise

(Version 2.5; Stand 31. März 2022)

Grundsätzlich gelten die Nutzungshinweise für das gesamte Internetangebot des Kantons Zürich auch für ZHservices. Die nachfolgenden besonderen Nutzungshinweise sind dem Angebot von ZHservices speziell angepasst. Sie präzisieren oder ergänzen die allgeinen Hinweise und können von diesen abweichen.

Gegenstand und Ziel von ZHservices

Die Transaktionsplattform ZHservices stellt Online-Dienstleistungen des Kantons Zürich zentral zur Verfügung. Ziel von ZHservices ist es, der Bevölkerung und den Unternehmen die Online-Angebote interaktiv über einen gesicherten Kanal zugänglich zu machen.

Geltungsbereich

Die besonderen Nutzungsregelungen beziehen sich ausschliesslich auf die elektronische Benutzung der Dienste und der Infrastruktur von ZHservices. Den Umgang der zuständigen Fachstellen mit den im Rahmen eines Geschäftsfalls erhaltenen Daten bilden sie explizit nicht ab. Die angebotenen Fachanwendungen liegen in der alleinigen Verantwortung der zuständigen Amtsstellen.

Vertraulichkeit

Wenn Benutzende die Website von ZHservices besuchen, werden ihre Daten über einen gesicherten elektronischen Kanal übertragen und verschlüsselt abgelegt.

Informationen zu Statusänderungen ihrer Geschäftsfälle werden ihnen dagegen per E-Mail und damit auf einem ungesicherten Kanal übermittelt. Es besteht das Risiko, dass jeweils die Sender- und Empfängeradressen durch Drittpersonen abgefangen und eingesehen werden können.

Verwendung der Daten

Sämtliche bei ZHservices anfallenden Daten werden im Rahmen der Datenschutzgesetzgebung bearbeitet. Sie werden deshalb insbesondere nicht unbefugt weitergegeben.

Die Daten werden zu unterschiedlichsten Zwecken gebraucht und deshalb unterschiedlich behandelt. Es ist nach den Datenkategorien Profildaten, Nutzdaten, Prozessdaten und Logdaten zu unterscheiden.

Profildaten

Jede Benutzerin und jeder Benutzer muss bei ZHservices ein Benutzerkonto erstellt haben, um auf die Plattform und damit auf die konkreten Anwendungen zugreifen zu können. Deshalb müssen bei der Registrierung (Erstanmeldung) die erforderlichen Grundangaben hinterlegt werden.

Benutzername und Passwort werden für jede Anmeldung an ZHservices benötigt. Erst nach erfolgreicher Anmeldung können Anwendungen genutzt und eigene Geschäftsfälle bearbeitet oder eingesehen werden.

Die hinterlegte Telefonnummer wird für die starke Authentisierung oder bei der Zurücksetzung eines vergessenen Passwortes verwendet. Dabei wird jeweils per Gratis-SMS ein Code versendet, der zur Bestätigung korrekt eingegeben werden muss.

Nutzdaten

Die für das Erfassen und Einreichen eines Gesuchs bei ZHservices benötigten Daten sind vom spezifischen Geschäftsfall abhängig und müssen für jedes Gesuch neu erfasst werden. Ausnahmen bilden Fälle, in denen die zuständige Amtsstelle im Rahmen eines hängigen Gesuchs bzw. Geschäftsfalls Zusatzinformationen von der Gesuchstellerin bzw. dem Gesuchsteller einfordert.

Zwischen den einzelnen Fachanwendungen bestehen keine Verknüpfungen. Es werden auch keine Daten zu Auswertungs- oder anderen Zwecken verdichtet.

Prozessdaten

Sämtliche Aktivitäten im Zusammenhang mit Nutzdaten (d.h. eingereichten Geschäftsfällen) werden bei ZHservices separat aufgezeichnet und auf einem speziellen Speichermedium abgelegt. Aufgezeichnet wird jeweils:

• Datum/Zeit
• Aktion (Eingereicht, Abgerufen, Gelöscht)
• Status (Übermittelt, In Bearbeitung, Angaben erforderlich etc.)
• Quelle (ZHservices, Fachanwendung)

Die Prozessdaten referenzieren auf die Nutzdaten nur über die Geschäftsfall-Nummer und sind in diesem Sinn anonym.

Einzelne Prozessdaten können von autorisierten Benutzenden mit Eingabe einer spezifischen Geschäftsfallnummer abgerufen und entschlüsselt werden. Das ist nur durch Administratorinnen und Administratoren der Fachanwendung möglich.

Log-Daten

Log-Daten sind automatisch erstellte Daten, die ein Protokoll aller auf ZHservices durchgeführten Aktionen beinhalten. Log-Dateien werden vollständig anonymisiert und zeichnen nur rudimentäre Daten zur Verwendung der Fachanwendungen auf.

Aufbewahrung und Löschung der Daten

Die eigenen Profildaten können durch die Benutzenden jederzeit manuell gelöscht werden, sofern kein Geschäftsfall pendent ist. Nach drei Jahren Inaktivität des Benutzenden werden sie automatisch gelöscht.

Die Nutzdaten werden auf den Servern der Betreiberin drei Jahre nach Abschluss des Geschäftsfalls automatisch gelöscht. Vorher können sie durch den Benutzenden manuell gelöscht werden.

Bei den zuständigen Amtsstellen werden die Nutzdaten entsprechend den gesetzlichen Vorgaben aufbewahrt.

Die Prozessdaten werden über den Zeitraum von zehn Jahren nach Abschluss des Prozesses aufbewahrt und dann automatisch gelöscht.

Die Log-Daten werden nach zwei Jahren automatisch gelöscht.

Sicherheit

Alle bei Benutzung von ZHservices angefallenen Daten werden verschlüsselt in den Rechenzentren gespeichert. Eine Zugriffsregelung verunmöglicht die unbefugte Kenntnisnahme.