Mitglieder des Stiftungsrats eintragen, ändern oder löschen

Anleitung

  1. Benötigte Unterlagen

    Mitglied des Stiftungsrats neu eintragen oder ändern

    • Anmeldung Personalmutationen
    • Protokoll des zuständigen Organs über die Wahl, Konstituierung und Unterschriftenregelung im Stiftungsrat
    • Wahlannahmeerklärung
    • Identitätsnachweis (Kopie ID, Pass oder Ausländerausweis der einzutragenden Person)
    • Unterschriftenmuster (beglaubigt durch Notariat, Stadt- oder Gemeindeammannamt, oder durch uns am Schalter)

    Zu beachten:

    • Ihre Stiftungsurkunde oder das Stiftungsreglement geben vor, wie sich der Stiftungsrat konstituiert und wie Sie Ihre Zeichnungsberechtigung regeln dürfen.
    • Eintragungsbelege sind öffentlich. Nehmen Sie keine schützenswerten Personendaten und/oder Informationen in die Belege auf, die nicht zwingend nötig sind und nicht veröffentlicht werden sollen.

    Mitglied des Stiftungsrats löschen

    • Anmeldung Personalmutationen
    • Protokoll des zuständigen Organs (bei Abwahl oder protokollierter Rücktrittserklärung)
    • Rücktrittserklärung (sofern der Rücktritt nicht an der Stiftungsratssitzung erfolgt ist)

    Zu beachten:

    • Sie können als Mitglied des Stiftungsrates Ihren Rücktritt an der Stiftungsratssitzung erklären oder die Anmeldung im Sinne einer Rücktrittserklärung mitunterzeichnen.

    Personalien ändern

    • Anmeldung Personalmutationen

    Zu beachten:

    • Sie haben Ihren Familiennamen geändert? Dann brauchen wir zusätzlich ein beglaubigtes Unterschriftenmuster und eine Kopie Ihres Ausweises (Pass, ID oder Ausländerausweis).
    • Sie haben Ihre Staatsangehörigkeit oder Ihren Heimatort geändert? Dann brauchen wir zusätzlich eine Kopie Ihres Ausweises (Pass, ID oder Ausländerausweis).

    Merkblätter und Muster

  2. Einreichen

    Anmeldung ablegen

    Speichern Sie die ausgefüllte Anmeldung, die Ausweiskopien und alle weiteren nötigen Dokumente auf Ihrem Computer.

    Wandeln Sie die Dokumente in das PDF/A-Format um:

    Dokumente qualifiziert elektronisch unterschreiben

    • Die Anmeldung ist von den zeichnungsberechtigten Personen elektronisch zu unterschreiben. Das folgende Merkblatt erklärt in Ziffer 1, wer unterschreiben muss:
    • Die übrigen Dokumente sind von allen Personen elektronisch zu unterschreiben, die diese Dokumente auch physisch unterschreiben müssten.
    • Bei öffentlichen Urkunden muss der Notar oder die Notarin eine digitale Ausfertigung der Urkunde anfertigen. Eine digitale Ausfertigung der Urkunde muss nicht mehr zusätzlich qualifiziert elektronisch unterschrieben werden. ACHTUNG: In einigen Kantonen, z.B. im Kanton Zürich, fertigen Notare und Notarinnen keine digitalen Ausfertigungen von öffentlichen Urkunden an. Wenn Sie keine digitale Ausfertigung der öffentlichen Urkunde haben, müssen Sie die Original-Urkunde separat per Post oder bei uns am Schalter einreichen, oder die ganze Handelsregisteranmeldung per Post oder am Schalter einreichen.

    Anbieterinnen von qualifizierten elektronischen Signaturen

    Eine anerkannte qualifizierte elektronische Signatur kann bei verschiedenen Anbieterinnen bezogen werden: 

    Unterschriftenblatt erstellen, wenn neue zeichnungsberechtigte Personen eingetragen werden

    Wenn neue zeichnungsberechtigte Personen eingetragen werden, muss für jede neue zeichnungsberechtigte Person ein Unterschriftenblatt erstellt werden. So gehen Sie vor:

    • Füllen Sie das Unterschriftenblatt aus und unterschreiben Sie es eigenhändig. 
    • Scannen Sie das Unterschriftenblatt ein und speichern Sie es als PDF/A-Dokument.
    • Das Unterschriftenblatt muss elektronisch beglaubigt werden. Entweder durch eine Urkundsperson (Notariat oder Gemeindeammannamt), oder die neue zeichnungsberechtigte Person versieht das Unterschriftenblatt mit einer Erklärung, dass sie die Unterschrift als ihre eigene anerkennt, und versieht das Unterschriftenblatt mit der qualifizierten digitalen Unterschrift (siehe oben).

    Elektronisch übermitteln

    Die Übermittlung der Dokumente an das Handelsregisteramt muss über die Plattform ZHservices des Kantons Zürich erfolgen oder über die vom Bund anerkannten Zustellplattformen (IncaMail der Schweizerischen Post mit Versandart Einschreiben | PrivaSphere Secure Messaging der Firma PrivaSphere AG):

    Einreichen über ZHservices

    • Melden Sie sich bei ZHservices an.
    • Öffnen Sie das Handelsregister-Eingabeformular und füllen Sie alle erforderlichen Felder aus.
    • Laden Sie alle erforderlichen Dokumente auf ZHservices hoch.
      • Die Dokumente müssen das Format PDF/A aufweisen und
      • qualifiziert elektronisch unterschrieben oder durch eine Urkundsperson elektronisch beglaubigt sein.
    • Sie erhalten an die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse eine Mitteilung:
      • sobald die Anmeldung in Bearbeitung ist,
      • wenn die Eintragung vorgenommen wurde,
      • wenn die Eintragung im Schweizerischen Handelsamtsblatt publiziert wurde,
      • wenn die Anmeldung zurückgewiesen wurde, oder
      • wenn die Anmeldung ohne Eintragung als erledigt abgeschrieben wurde.

    Anmeldung ausdrucken

    Drucken Sie die ausgefüllte Anmeldung aus. Stellen Sie sicher, dass alle erforderlichen Personen unterschreiben und die zutreffenden Dokumente (sofern erforderlich) angekreuzt sind. 

    Das folgende Merkblatt erklärt in Ziffer 1, wer unterschreiben muss:

    Unterschriftenbeglaubigung bei neuen zeichnungsberechtigten Personen

    Wenn neue zeichnungsberechtigte Personen eingetragen werden, so müssen diese Unterschriften beglaubigt sein. Die Beglaubigung kann bei einem Notariat oder einem Gemeindeammannamt erfolgen. 

    Alle übrigen Dokumente ausdrucken

    Drucken Sie alle übrigen Dokumente aus. Sie sind von allen Personen original handschriftlich zu unterschreiben. Das Merkblatt Formelle Anforderungen an die Handelsregisterbelege (siehe oben) erklärt, wer das jeweilige Dokument unterschreiben muss.

    Öffentliche Urkunden

    Falls Sie öffentlichen Urkunden einreichen müssen, so müssen diese im Original eingereicht werden.


    Per Post senden

    Senden Sie alle erforderlichen Dokumente an die folgende Adresse:

    Handelsregisteramt

    Adresse

    Schöntalstrasse 5
    Postfach
    8022 Zürich
    Route (Google)

    Öffnungszeiten:

    Schalter: 8.00 bis 16.30 Uhr

    Telefon: 8.00 bis 11.30 Uhr | 13.00 bis 16.30 Uhr

    Anmeldung ausdrucken

    Drucken Sie die ausgefüllte Anmeldung aus. Stellen Sie sicher, dass alle erforderlichen Personen unterschreiben und die zutreffenden Dokumente (sofern erforderlich) angekreuzt sind. 

    Das folgende Merkblatt erklärt in Ziffer 1, wer unterschreiben muss:

    Unterschriftenbeglaubigung bei neuen zeichnungsberechtigten Personen

    Wenn neue zeichnungsberechtigte Personen eingetragen werden, so müssen diese Unterschriften beglaubigt sein.

    Die Beglaubigung kann direkt bei uns am Schalter erfolgen oder vorgängig durch eine Urkundsperson (Notariat oder Gemeindeammannamt).

    Für eine Beglaubigung bei uns am Schalter müssen die betreffenden Personen persönlich anwesend sein und den Pass, die Identitätskarte oder den gültigen Ausländerausweis vorweisen. 

    Alle übrigen Dokumente ausdrucken

    Drucken Sie alle übrigen Dokumente aus. Sie sind von allen Personen original handschriftlich zu unterschreiben. Das Merkblatt Formelle Anforderungen an die Handelsregisterbelege (siehe oben) erklärt, wer das jeweilige Dokument unterschreiben muss.

    Öffentliche Urkunden

    Falls Sie öffentlichen Urkunden einreichen müssen, so müssen diese im Original eingereicht werden.

    Am Schalter einreichen

    Reichen Sie die Anmeldung und alle notwendigen Dokumente bei uns am Schalter ein: 

    Handelsregisteramt

    Adresse

    Schöntalstrasse 5
    Postfach
    8022 Zürich
    Route (Google)

    Öffnungszeiten:

    Schalter: 8.00 bis 16.30 Uhr

    Telefon: 8.00 bis 11.30 Uhr | 13.00 bis 16.30 Uhr

  3. Gebühren

    Ein Handelsregistereintrag ist kostenpflichtig. Je nach Unternehmensform und Komplexität der Eintragung fallen unterschiedliche Gebühren an.

  4. Wie es nun weitergeht

    Die Prüfung Ihrer Unterlagen dauert in der Regel eine Arbeitswoche. Fehlt etwas, werden wir uns bei Ihnen melden. Sind die Unterlagen komplett, nehmen wir den Eintrag vor. Bis der Eintrag im Register ersichtlich ist, dauert es weitere drei Arbeitstage.

Kontakt

Handelsregisteramt

Adresse

Schöntalstrasse 5
Postfach
8022 Zürich
Route (Google)

Öffnungszeiten:

Schalter: 8.00 bis 16.30 Uhr

Telefon: 8.00 bis 11.30 Uhr | 13.00 bis 16.30 Uhr

Telefon

+41 43 259 74 00

Telefon

Öffnungszeiten Jahresende

Das Handelsregisteramt ist vom 24. Dezember bis und mit 5. Januar 2025 geschlossen. Wir sind in dieser Zeit weder telefonisch noch am Schalter erreichbar.

E-Mail

kanzlei.hra@ji.zh.ch

Eintragungen bis Ende 2024

Bitte reichen Sie die vollständigen und korrekten Belege bis zum 2. Dezember ein, damit die Eintragung sicher noch im Jahr 2024 erfolgen kann. Nach diesem Datum eingehende Geschäfte bearbeiten wir so rasch wie möglich im Rahmen der Kapazitäten.