Akteneinsicht

Das im Kanton Zürich geltende Öffentlichkeitsprinzip will das Handeln der staatlichen Behörden und Ämter für Aussenstehende nachvollziehbar und transparent gestalten.

Inhaltsverzeichnis

Grundsätze

Das Handeln der staatlichen Behörden soll für Aussenstehende nachvollziehbar und transparent sein. So will es das im Kanton Zürich geltende Öffentlichkeitsprinzip. Es verpflichtet einerseits staatliche Stellen, mit Informationen von allgemeinem Interesse von sich aus an die Öffentlichkeit zu gelangen, also eine aktive Informationspolitik zu betreiben. Andererseits hat jede Person grundsätzlich das Recht auf Zugang zu Informationen, die bei staatlichen Stellen vorhanden sind. Angefragte staatliche Stellen sind verpflichtet, entsprechende Anfragen zu beantworten.

Aktiv informieren sollen staatliche Stellen über alle Themen, die zur Meinungsbildung und Wahrung der demokratischen und rechtsstaatlichen Belange beitragen, also beispielsweise

  • Leitbilder und Zielsetzungen
  • wichtige Massnahmenpläne
  • Dokumente der Rechtspraxis (Beschlüsse des Regierungsrates, Weisungen, Rechtsgutachten, anonymisierte Rechtsmittelentscheide, Vernehmlassungsunterlagen und –ergebnisse, Expertenberichte und Rechtsschaftsberichte)
  • Bedeutende nicht-öffentliche Anlässe

Staatliche Stellen sind zudem verpflichtet, Informationen über ihren Aufbau, ihre Zuständigkeit und ihre Ansprechpersonen bekannt zu machen. Damit soll die Öffentlichkeit den Verwaltungsaufbau sowie das Verwaltungshandeln besser verstehen und den Kontakt mit staatlichen Stellen leichter abwickeln können.

In der Kantonsverfassung verankert

Das Öffentlichkeitsprinzip ist im Gesetz über die Information und den Datenschutz (IDG) und in der dazu gehörenden Verordnung (IDV) geregelt (siehe Rechtliche Grundlagen unten). Als fundamentale Grundsätze ergeben sich die Pflicht der öffentlichen Organe zu angemessenem Informieren der Allgemeinheit sowie das Recht der interessierten Personen, Zugang zu staatlichen Informationen zu bekommen, bereits aus den einschlägigen Bestimmungen der Kantonsverfassung. 

  • Jede Person hat das Recht auf Zugang zu amtlichen Dokumenten, soweit nicht überwiegende öffentliche oder private Interessen entgegenstehen. (Art. 17 Zugang zu amtlichen Dokumenten)
  • Die Behörden informieren von sich aus und auf Anfrage über ihre Tätigkeit, soweit nicht überwiegende öffentliche oder private Interessen entgegenstehen. (Art. 49 Transparenz)

Informationszugang

Wer nach Informationen fragen darf

Jede Person hat grundsätzlich Anspruch auf alle Informationen, die bei öffentlichen Organen vorhanden sind. Dieses Recht besteht voraussetzungslos: es müssen keine anerkennenswerten Gründe genannt oder irgendwie gearteten schützenswerten Interessen geltend machen. Infolgedessen muss sich jemand, die oder der ein Gesuch auf Informationszugang stellt, ihre oder seine Identität nicht ausweisen. Die zuständigen staatlichen Stellen auf entsprechende Anfragen («Informationszugangsgesuche») immer reagieren.

Nach welchen Informationen gefragt werden kann

Grundsätzlich können alle Informationen, welche bei einer staatlichen Stelle durch die Erfüllung ihrer Aufgaben anfallen, Gegenstand eines Informationszugangsgesuchs sein. Dies unabhängig von der Darstellungsform (Texte, Bilder, Pläne usw.) oder dem verwendeten Informationsträger (Papier, elektronische Medien usw.).

Zugang zu den eigenen Personendaten

Werden Informationen zur eigenen Person verlangt sind speziell geregelt. In diesem Fall muss sich die gesuchstellende Person über ihre Identität ausweisen, bevor sie Zugang zu den sie betreffenden Daten erhält. Für die Erledigung des Gesuchs werden keine Kosten auferlegt, selbst wenn damit ein erheblicher Aufwand verbunden ist.

Ausnahmen vom freien Informationszugang

Einzelne Kategorien von Informationen sind pauschal ausgenommen, nämlich:

  • Auskünfte zu hängigen Verfahren ( diese richten sich nach dem massgebenden Verfahrensrecht)
  • Anträge, Mitberichte und Stellungnahmen zu Geschäften des Regierungsrates
  • Aufzeichnungen, die noch nicht fertiggestellt sind (z.B. Entwürfe)
  • Unterlagen, die zwar eine öffentliche Aufgabe betreffen, jedoch ausschliesslich zum privaten Gebrauch bestimmt sind (z.B. die persönlichen Sitzungsnotizen eines Teilnehmenden an einer Fallbesprechung)
  • Aufzeichnungen, die nicht aus dem hoheitlichen Handeln eines öffentlichen Organs resultieren, sondern aus der Teilnahme am wirtschaftlichen Wettbewerb (zb?)

Was einem Gesuch entgegenstehen kann

Bevor die zuständige Stelle den Zugang zu den verlangten Informationen gewährt, muss es prüfen, ob dem Gesuch nicht wichtige Gründe entgegenstehen.

  • Es kann sein, dass eine rechtliche Bestimmung (insbesondere eine spezielle Geheimhaltungsvorschrift des betroffenen Fachgebiets) den konkreten Informationszugang verbietet.
  • Ebenso können öffentliche oder private Gründe dagegensprechen.

Öffentliches Interesse kann einem Gesuch insbesondere entgegenstehen, wenn

  • die angefragte Information Positionen in Vertragsverhandlungen betrifft
  • die Bekanntgabe der Information den Meinungsbildungsprozess der öffentlichen Organe tangiert
  • die Wirkung von Untersuchungs-, Sicherheits- oder Aufsichtsmassnahmen gefährdet
  • die Beziehung zu den Gemeinden, zu einem anderen Kanton, zum Bund oder zum Ausland belastet
  • die zielkonforme Durchführung konkreter behördlicher Massnahmen beeinträchtigt.

Bei entgegenstehenden Interessen von privaten Drittpersonen kann es sich namentlich um die Wahrung von deren Persönlichkeitssphäre (Datenschutz) oder deren Geschäftsinteressen (z.B. Geschäftsgeheimnisse) handeln.

Stehen dem Informationszugangsgesuch tatsächlich andere Interessen entgegen, nimmt die staatliche Stelle eine Interessenabwägung vor. Dabei darf sie den Informationszugang nur dann verweigern, wenn die überwiegenden entgegenstehenden Interessen anders nicht angemessen berücksichtigt werden können, etwa durch eine Anonymisierung oder eine Abdeckung heikler Passagen.

Wie und innert welcher Frist Informationszugang gewährt wird

Wenn das Gesuch gutgeheissen wird, lädt die staatliche Stelle die gesuchstellende Person entweder zur Einsichtnahme vor Ort ein (beispielsweise wenn ein umfangreicher Aktenbestand vorhanden ist) oder stellt ihr Kopien der gewünschten Dokumente zu (entweder in Papierform oder elektronisch).

Zum Beantworten des Gesuchs hat die staatliche Stelle 30 Tage Zeit. Innert dieser Frist muss der gesuchstellenden Person entweder die verlangte Information herausgegeben, mittels Verfügung der Informationszugang verweigert oder ihr zumindest mitgeteilt werden, weshalb der Entscheid länger dauert und bis wann damit zu rechnen ist.

Wird der Informationszugang gewährt, sind die entsprechenden Dokumente nur im vorliegenden Zustand und in der vorliegenden Form einsehbar. Für Laien unverständliche Dokumente werden nicht erläutert, oder im Sinne einer Rechtsberatung weitergehende Auskünfte dazu abgegeben. Ebenso wenig kann verlangt werden, dass ein Dokument speziell für den Informationszugang hergestellt, aufbereitet oder übersetzt wird.

Welche Kosten entstehen können

Der gewährte Zugang zu staatlichen Informationen bedeutet nicht zwingend, dass das Recht gratis ausgeübt werden kann. Der Informationszugang ist im Gegenteil grundsätzlich gebührenpflichtig. Hierzu hat der Regierungsrat einen Tarif erlassen (siehe «rechtliche Grundlagen»).

Ausnahmsweise wird keine Gebühr erhoben, wenn

  • der Zugang zu Informationen einen geringen Aufwand erfordert, beziehungsweise die Gebühr den Betrag von 50 Franken nicht erreicht
  • sich die Aufwendungen ausschliesslich aus der Berücksichtigung besonderer Bedürfnisse von Menschen mit Behinderungen ergeben

Ist die Beantwortung eines Gesuchs sehr aufwendig, also wenn die anfallenden Kosten voraussichtlich 500 Franken übersteigen, wird die gesuchstellende Person vorab darüber informiert. Sie muss, wenn sie an ihrem Gesuch festhält, dies ausdrücklich schriftlich bestätigen und allenfalls einen Kostenvorschuss leisten.

Anforderungen an ein Gesuch

Grundsätzlich ist ein Gesuch schriftlich einzureichen; nur so darf auch eine schriftliche Antwort erwartet werden. Kleinere Anfragen zur Tätigkeit der öffentlichen Stellen können formlos (z.B. am Telefon oder per E-Mail) gestellt werden; auf solche Anfragen gibt es im Normalfall auch nur eine formlose (beispielsweise mündliche) Auskunft.

Das Gesuch muss beschreiben, welche Information (möglichst welches Dokument aus dem zum Teil riesigen Informationsbestand eines öffentlichen Organs) konkret gemeint ist. Die angefragte Stelle kann das Gesuch nur dann inhaltlich beantworten, wenn klar ist, welche Informationen verlangt werden.

Der Inhalt des verlangten Aktenstücks so präzise wie möglich umschrieben werden. Hilfreich für die angefragte Stelle kann alles sein, was der Identifikation des gewünschten Dokuments dient, etwa der Titel, das Erstellungs- bzw. das Veröffentlichungsdatum oder eine Geschäftsfallnummer, aber auch eine kurze Umschreibung des Sachbereichs.

Wo ein Gesuch eingereicht werden kann

in Gesuch auf Informationszugang ist an jene Stelle zu richten, bei der die Informationen vorliegen. Staatliche Stellen sind verpflichtet, ihre Informationsbestände hierzu offenzulegen.

Es gibt keine zentrale Stelle in der kantonalen Verwaltung, bei der entsprechende Gesuche eingereicht werden können. Immerhin wird ein Gesuch, das offensichtlich an der falschen Stelle eingereicht worden ist, von Amtes wegen an die zuständige Stelle überwiesen.

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