Quellensteuer für Schuldner der steuerbaren Leistung

Sie beschäftigen ausländische Mitarbeitende und rechnen für diese Quellensteuer ab? Wir bitten Sie, diese Arbeitnehmenden vorgängig anzumelden.

Inhaltsverzeichnis

Wer ist Schuldner?

Schuldner der steuerbaren Leistung (SSL) sind natürliche oder juristische Personen, welche ihren steuerrechtlichen Wohnsitz oder Aufenthalt bzw. ihren Sitz oder ihre tatsächliche Verwaltung oder eine Betriebsstätte in der Schweiz haben und den Steuerabzug an der Quelle zu erbringen haben. Dies kann typischerweise folgende betreffen:

  • Arbeitgebende
  • Versicherer
  • Organisatoren von Veranstaltungen (Veranstalter)
  • Zinsschuldner von grund- oder faustpfandgesicherten Forderungen
  • Juristische Personen
  • Vorsorgeeinrichtungen
  • Haftpflichtige Dritte

Die Quellensteuer wird durch den SSL vom Bruttolohn abgezogen. Der Steuersatz wird unter Berücksichtigung der familiären Situation und gewisser Abzüge ermittelt.

Als SSL sind Sie haftbar für die Erhebung, Abrechnung und Zahlung der Quellensteuer.

Arbeitgebernummer / SSL-Nummer beantragen

Die Arbeitgebernummer bzw. SSL-Nummer dient zur eindeutigen Identifikation im automatischen Verabeitungsprozess Ihrer Quellensteuerabrechnung. Ohne die SSL-Nummer verzögert sich die Veranlagung und Rechnungsstellung zu Ihrer Abrechnung.

Abrechnungsverfahren Quellensteuer

Das Quellensteuerverfahren wird im Kanton Zürich in zwei Verordnungen geregelt:

  • Quellensteuerverordnung I (QVO I) für Personen mit Wohnsitz in der Schweiz sowie Grenzgänger, Wochenaufenthalter und Personen mit Wohnsitz im Ausland, welche nach dem Wegzug ins Ausland Mitarbeiterbeteiligungen realisieren;
  • Quellensteuerverordnung II (QVO II) für Personen mit Wohnsitz im Ausland und in der Schweiz als Künstler, Sportler, Referenten oder Verwaltungsräte tätig sind und Personen mit Wohnsitz im Ausland, welche Vorsorgegelder beziehen oder Zinseinahmen aus Liegenschaften in der Schweiz erzielen.

Für die QVO I ist das kantonale Steueramt Zürich zuständig, für die QVO II die Gemeindesteuerämter.

Webportal eQuest

eQuest ist ein eService der Transaktionsplattform ZHservices.  ZHservices ermöglicht verschiedene digitale Amtsgeschäfte zwischen Privatpersonen, Unternehmen und Treuhandunternehmen mit der kantonalen Verwaltung. Insgesamt gibt es derzeit 30 verschiedene Services, welche über diese Transaktionsplattform laufen.

eQuest ermöglicht die effiziente Abwicklung des Quellensteuerverfahrens. Nachfolgende Informationen können elektronisch übermittelt werden:

Vorteile:

  • Anmeldungen von Neuanstellungen quellensteuerpflichtiger Arbeitnehmenden
  • Meldungen von Mutationen quellensteuerpflichtiger Arbeitnehmenden
  • Einreichung der Quellensteuerabrechnungen

Voraussetzung für die Nutzung

Vorteile:

  • Sie sind Schuldner der steuerbaren Leistung (Arbeitgebende, Versicherer, Veranstaltende, usw.) oder Treuhänder mit einer Unternehmensidentifikationsnummer (UID) 

Verwenden Sie die Akkordeon-Bedienelemente, um die Sichtbarkeit der jeweiligen Panels (unterhalb der Bedienelemente) umzuschalten.

Vorteile:

  • Vergewissern Sie sich, dass für den Schuldner der steuerbaren Leistung (Arbeitgeber, Versicherer, usw.) eine UID-Nummer (Unternehmensidentifikationnummer) und für alle quellensteuerpflichtigen Personen eine Sozialversicherungsnummer (AHVN13) vorhanden ist.
  • Natürliche Personen, die keine UID-Nummer haben, sind von der Teilnahme am Webportal eQuest ausgeschlossen.
  • Dieser Webservice setzt eine starke Authentisierung voraus. Dabei muss die Identität des Benutzers einwandfrei festgestellt werden. Dies wird mittels eines elektronischen Zertifikats (SuisseID) oder dem mTAN Verfahren (mobile Transaktionsnummer) sichergestellt. 

Die Registrierung für das Webportal eQuest erfolgt in zwei Schritten:

  1. Registrierung bei ZHServices (einmalig) - Hier reichen Sie den Antrag zur Onlineabwicklung der Quellensteuern ein
  2. Erhalt der Zugangsdaten per Post für Abschluss der Registrierung bei ZHServices Business - Ihr Antrag (Schritt 1) wurde geprüft. Aus Datenschutzgründen werden die erstmaligen temporären Zugangsdaten an die UID-Adresse geschickt

Nachdem Sie sich als Schuldner der steuerbaren Leistung für das Webportal registriert haben und sich erfolgreich angemeldet haben, können Sie ihre Abrechnungsstelle Ihrem Treuhänder delegieren. 

Der Treuhänder muss ebenfalls für die Anwendung Treuhandregister registriert sein.

Verwaltung der Unternehmung

Hier können Sie Standorte verwalten, neue Standorte erfassen und Benutzer und ihre Berechtigungen verwalten.

Vorgänge

Unter der Anwendung Vorgänge finden Sie alle eingereichten Geschäftsfälle. Bei ersten Registrierung ist das die Abrechnungsstellen-Registrierung. Die Geschäftsfälle werden nicht sofort übermittelt. So dass Sie genügend Zeit haben, an einem Geschäftsfall Korrekturen vorzunehmen. Die definitive Übermittlung Ihrer Geschäftsfälle findet ohne Ihr Eingreifen nach 20 Uhr statt.

Mitarbeiterverwaltung

Bei der ersten Anmeldung werden, wenn Sie bereits im Kanton Zürich als SSL angemeldet sind, Ihre aktiven Angestelltenverhältnisse synchronisiert. Dies erspart Ihnen die erneute Anmeldung von Ihren Arbeitnehmenden. 

Sollten Sie nicht im Kanton Zürich als SSL angemeldet sein, sind alle quellensteuerpflichtige Personen im Webportal anzumelden.

Die Mitarbeiterverwaltung gibt Ihnen eine Übersicht der aktuell anwenden Tarife und eingereichten Geschäfstfällge bzw. welche Mutation zu welchem Tarif geführt hat. 

Halten Sie die Stammdaten Ihrer quellensteuerpflichtigen Personen auf dem aktuellen Stand. Denn aufgrund dieser Daten werden die Tarife provisorisch und definitiv festgelegt. 

Quellensteuerabrechnung erstellen

Nachdem Sie alle Arbeitnehmenden in der Mitarbeiterverwaltung erfasst haben, können Sie mit der Erstellung der Quellensteuerabrechnung fortfahren. Sollten Sie eine Mutation Ihrer Arbeitnehmenden vergessen haben, können Sie diese ebenfalls direkt aus der Quellensteuerabrechnung einreichen. Bitte beachten Sie hier jeweils die Quellensteuerabrechnung zu aktualisieren.

Abrechnungsstellen

Abrechnungsstellen haben eine eindeutige Arbeitgebernummer. Bei der ersten Registrierung wird immer die Hauptabrechnungsstelle automatisch registriert. Sollten Sie zum Beispiel Arbietnehmende abrechnen, welche nicht auf der gleichen Quellensteuerabrechnung ausgewiesen werden sollen, erstellen Sie eine neue Abrechnungsstelle. Dies kann bei Gastronomiebetriebe mit unterschiedlichen Standorte von Vorteil sein. Bei Muttergesellschaften mit einem Hauptsitz und unterschiedliche Nebendomizilen ohne eigene UID-Nummer, werden die Nebensomizilen als Abrechnungsstelle zusätzlich zur Hauptabrechnungsstelle erfasst. 

Sollten Ihnen unsere Anleitungen nicht weiterhelfen, stehen wir Ihnen unter der angegebenen Telefonnummer oder E-Mail-Adresse gerne zur Verfügung.

Telefon +41 (0) 43 259 37 00

Montag bis Freitag

von 8.00 bis 11.45 Uhr und 13.30 bis 17.00 Uhr

E-Mail: daqu.ssl@ksta.zh.ch

  • Nachdem die Quellensteuerabrechnung eingereicht wurde, wird die Veranlagung automatisch vorgenommen.
  • Sie erhalten innerhalb kürzester Frist die Berechnungsmitteilung mit allfälligen Abweichungsbegründungen.
  • Die Rechnung wird Ihnen durch die Abteilung Inkasso separat zugestellt.

Einheitliches Lohnmeldeverfahren (ELM)

Als Arbeitgeberin oder Arbeitgeber haben Sie die Möglichkeit, die Lohnbuchhaltung mittels «Einheitlichem Lohnmeldeverfahren» (ELM) elektronisch an die Sozialversicherungen sowie an die Steuerämter  zu übermitteln. Im Bereich Quellensteuer können folgende Daten übermittelt werden:

Quellensteuerabrechnung

Vorteile:

  • Die Quellensteurabrechnung ELM erfolgt monatlich an die ausgewählten Steuerkantone
  • Die Übermittlung wird pro Kanton quittiert
  • Es können keine Ergänzungen in der Abrechnung vorgenommen werdne. 

Korrektur vorgängiger Quellensteuerabrechnunen

Vorteile:

  • Korrekturen erfolgen gemäss Swissdec-Richtlinien in der Quellensteuerabrechnung des Folgemonates
  • Grundsätzlich ist es möglich die gesamte Abrechnung zu ersetzen. Die korrigierte Abrechnung bleibt bestehen und wird als Rektifikat markiert. Erkundigen Sie sich diesbezüglich bei Ihrem Softwarehersteller  

Support-Organisation

Vorteile:

  • Sollten Sie fragen zur technischen Umsetzung innerhalb Ihrer Lohnbuchhaltungssoftware haben, wenden Sie sich direkt Ihrem Softwareberater.

Weitere Abrechnungsverfahren

Verwenden Sie die Akkordeon-Bedienelemente, um die Sichtbarkeit der jeweiligen Panels (unterhalb der Bedienelemente) umzuschalten.

Arbeitnehmende anmelden oder mutieren

Abhängig von der gewählten Abrechnungsart bitten wir Sie die Arbeitnehmende für die Tarifbestimmung anhand der zur Verfügung gestellten Formulare anzumelden bzw. die Änderungen bekannt zu geben. Rechnen Sie elektronisch ab, erfolgt die Anmeldung bzw. Mutation zusammen mit Ihrer Abrechnung. 

Abrechnen

Reichen Sie Ihre Abrechnung mit Ihrer bevorzugten Abrechnungsart ein.

Nachträgliche Korrekturen

Sollten Sie Korrekturen für eine bereits abgerechnete Periode einreichen, gehen Sie wie folgt vor: 

  • Ersatzabrechnung - Sie ersetzen die gesamte eingereichte Abrechnung. Dies bedeutet Sie reichen die vollständige (mit allen Arbeitnehmenden) Abrechnung erneut ein. Diese Art der Korrektur empfehlen wir nur bei Abrechnungen, welche komplett falsch sind oder nur wenige Arbeitenhmenden aufweisen.
  • Abrechnung mit rückwirkenden Korrekturen - Sie ersetzen nur die notwenidgen Abrechnungszeilen und deklarieren in der Abrechnung eine rückwirkende Abrechnungsperiode für einzelne Arbeitenhmende. 

Die Korrekturen erfolgen jeweils in effektiven Beträgen und keine Differenzbeträge.

Ihnen wird nur die Differenz in Rechnung gestellt bzw. gutgeschrieben.

Korrekturen dürfen bis zum 31. März des Folgejahres für das vergangene Steuerjahr eingereicht werden. 

Die Rechnung bezahlen

Nach der Verarbeitung Ihrer eingereichten Abrechnung erhalten Sie die Details mit allfälligen Abweichungsbegründungen und separat die Rechnung mit einem Einzahlungsschein. Bitte verwenden Sie diesen Einzahlungsschein zur Begleichung Ihrer Rechnung. 

Quellensteuertarife

Der Tarif wird anhand Ihrer eingereichten Arbeitnehmer-Anmeldung oder -Mutation bestimmt. Die zuständige Steuergemeinde der quellensteuerpflichtigen Person stellt Ihnen die Tarifeinstufung zu. 

Liegt im Zeitpunkt der Lohnzahlung keine Tarifeinstufung vor und weist sich die quellensteuerpflichtige Person nicht zuverlässig aus, sind folgende Tarife anzuwenden:

  • Tarif A0Y für Ledige oder unbestimmten Zivilstand
  • Tarif C0Y für verheiratete Personen

Berechnung Quellensteuerbetrag

Für die Berechnung des Quellensteuerbetrags gehen Sie wie folgt vor:

Bruttolohn im Monat multipliziert mit dem  Steuersatz in Prozent des satzbestimmenden Lohns ergibt den  Quellensteuerbetrag.

Weiterführende Informationen

Verwenden Sie die Akkordeon-Bedienelemente, um die Sichtbarkeit der jeweiligen Panels (unterhalb der Bedienelemente) umzuschalten.

Kontakt

Kantonales Steueramt – Dienstabteilung Quellensteuer

Adresse

Postfach
Bändliweg 21
8090 Zürich
Route anzeigen

   

Telefon

+41 43 259 37 00


Öffnungzeiten

Montag bis Freitag
08.00 bis 11.45 Uhr und
13.30 bis 17.00 Uhr

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