Kantonale Unterlagen anbieten

Die öffentlichen Organe des Kantons sind verpflichtet, alle nicht mehr benötigten Unterlagen dem Staatsarchiv zur Übernahme anzubieten. Das Staatsarchiv wählt einen Teil davon zur dauernden Archivierung aus. Nicht übernommene Unterlagen müssen vernichtet werden.

Inhaltsverzeichnis

Anbietepflicht

Alle kantonalen Organe müssen ihre Informationen so verwalten, dass nachvollziehbar ist, wie das Organ gehandelt hat, und dass es darüber Rechenschaft ablegen kann. Diese Pflicht zur Nachvollziehbarkeit und Rechenschaftsfähigkeit betrifft die laufenden und abgeschlossenen Geschäfte, für die noch eine Aufbewahrungsfrist gilt.
Wenn diese Frist abgelaufen ist, muss das öffentliche Organ seine nicht mehr benötigten Unterlagen dem zuständigen Archiv (in der Regel dem Staatsarchiv) zur Bewertung und Übernahme anbieten.

Die Anbietepflicht gilt für sämtliche Arten von Informationen, unabhängig von ihrer Darstellungsform und ihrem Informationsträger, also beispielsweise für:

Vorteile:

  • physische und elektronische Unterlagen
  • audiovisuelle Medien
  • geheime Dokumente
  • Unterlagen mit besonderen Personendaten
  • Karteien und Verzeichnisse
  • Datenbanken
  • Geografische Informationssysteme.

Die beiden folgenden Anleitungen helfen Ihnen beim Anbieten und Abliefern physischer (meistens Papier) und elektronischer Unterlagen (Daten).

Physische Unterlagen

  1. Ruhende Ablage überprüfen

    Überprüfen Sie periodisch Ihre Ruhende Ablage auf Unterlagen, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Bieten Sie diese ausgesonderten Unterlagen dem Staatsarchiv an (vgl. Schritt 2). Machen Sie regelmässige, aber nicht zu häufige Angebote (ca. alle drei bis fünf Jahre, nicht häufiger als einmal pro Jahr).

  2. Unterlagen anbieten

    Listen Sie die ausgesonderten Unterlagen auf dem Formular «Aktenangebot physische Unterlagen» des Staatsarchivs auf oder erstellen Sie eine ähnliche Liste auf der Basis bereits vorhandener elektronischer Metadaten.

    Dabei sind in der Regel nicht einzelne Dossiers aufzuführen, sondern ganze Aktengruppen (z. B. Personalakten) oder Serien von Unterlagen (z. B. Geschäftsleitungsprotokolle). Wichtig sind überdies Angaben zum Zeitraum und zu den Mengen (in Laufmetern und/oder in Einheiten).

    Zu den ausgesonderten Unterlagen gehören auch die entsprechenden Verzeichnisse. Bieten Sie diese dem Staatsarchiv ebenfalls an, wenn immer möglich in elektronischer Form.

  3. Unterlagen bewerten und auswählen

    Aus der Gesamtmenge der angebotenen Unterlagen wählt das Staatsarchiv einen (in der Regel kleinen) Teil zur dauernden Archivierung aus. Häufig besichtigen Mitarbeitende des Staatsarchiv die angebotenen Unterlagen vor Ort und beurteilen zusammen mit den Fachleuten des anbietenden Organs die Archivwürdigkeit. Der abschliessende Entscheid darüber liegt beim Staatsarchiv, das die Ergebnisse des Bewertungsbesuchs in einer Ablieferungsvereinbarung festhält.

  4. Ablieferung vorbereiten

    Auf der Basis der Ablieferungsvereinbarung verpacken Sie die archivwürdigen Unterlagen für den Transport. Dabei ist darauf zu achten, dass keine Informationen verloren gehen und die verschiedenen Aktengruppen als solche unterscheidbar bleiben. Ebenso müssen bestehende Ordnungen nachvollziehbar bleiben.

    Falls vom Staatsarchiv benötigt, erstellen Sie ein Verzeichnis der abzuliefernden Unterlagen. Dafür können Sie das Formular «Ablieferungsverzeichnis» verwenden.  

  5. Ablieferung durchführen

    Der Transport der Unterlagen ins Staatsarchiv ist Sache der abliefernden Stelle. Bei Bedarf können Sie dafür die Transportorganisation der Baudirektion in Anspruch nehmen (E-Mail: 3000@bd.zh.ch, Telefon: 043 259 30 00). Diese kann Ihnen auch Umzugsschachteln liefern.

    Bitte kündigen Sie die Ablieferung dem Staatsarchiv zwei bis drei Tage im Voraus an. Nach Erhalt der Ablieferung schickt Ihnen das Staatsarchiv eine Bestätigung.

  6. Nicht archivierte Unterlagen vernichten

    Sobald das Staatsarchiv bestätigt hat, dass die Ablieferung vollständig und korrekt ist, müssen Sie die bei der Bewertung nicht ausgewählten Unterlagen (und allfällige Doppel oder Kopien der abgelieferten Unterlagen) vernichten. Die Kantonale Drucksachen- und Materialzentrale (kdmz, 043 259 99 80) kann Vernichtungsaktionen organisieren oder entsprechende Firmen vermitteln. Dabei müssen Sie sicherstellen, dass ein Missbrauch der Unterlagen ausgeschlossen und die Einhaltung des Datenschutzes gewährleistet ist.

Elektronische Unterlagen

  1. Unterlagen aussondern

    Für elektronische Unterlagen (Daten) gelten die gleichen Regeln wie für Papierakten: Sie haben eine bestimmte Aufbewahrungsfrist und müssen anschliessend dem Staatsarchiv angeboten werden.

    Sondern Sie also periodisch jene elektronischen Dossiers aus, die abgeschlossen sind und deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist.

    In einigen Fällen ist es schwierig, eine klare Aufbewahrungsfrist zu definieren, insbesondere dort, wo Daten laufend mutiert werden. In solchen Fällen kann die Lösung darin bestehen, periodisch einen bestimmten Stand per Stichtag zu archivieren.

    Nehmen Sie bei Unklarheiten frühzeitig mit dem Staatsarchiv Kontakt auf.

  2. Unterlagen anbieten

    Bieten Sie die ausgesonderten Unterlagen (Daten) dem Staatsarchiv mit dem Formular «Angebot elektronischer Unterlagen» an. Dieses enthält möglichst präzise Angaben zu den angebotenen Informationen. 

  3. Datenexport spezifizieren

    Das Staatsarchiv bewertet die angebotenen elektronischen Unterlagen. In der Regel wird nur ein Teil dauernd archiviert. Die ausgewählten Unterlagen müssen aus dem Ursprungssystem exportiert und nach bestimmten Vorgaben in ein Ablieferungspaket (Submission Information Package SIP, meistens gemäss Standard eCH-0160) umgewandelt werden. Dieses Paket enthält neben den eigentlichen Unterlagen (Primärdaten) auch beschreibende technische und inhaltliche Metadaten, die die dauernde Les- und Interpretierbarkeit sicherstellen.

    Sie können Unterlagen nicht in beliebigen Ursprungsformaten abliefern, sondern müssen sie in archivtaugliche Dateiformate konvertieren, damit sie langfristig noch gelesen werden können. Die Koordinationsstelle für die dauerhafte Archivierung elektronischer Unterlagen (KOST) führt einen Katalog archivtauglicher Dateiformate, den der Regierungsrat für den Kanton Zürich als verbindlich erklärt hat. Die wichtigsten Formate sind die folgenden:

    Vorteile:

    • PDF/A-2u (für Textdateien)
    • TIFF, JPF (JPEG2000) (für Bilddaten)
    • CSV (für einzelne Tabellen)
    • SIARD (für Extrakte aus Datenbanken)
    • WAV, MJPEG2000 (für Audio- bzw. Videodaten)

    Sie dürfen keine verschlüsselten Daten zur Archivierung anbieten.

    Nehmen Sie bei allen Projekten zur Vorbereitung eines Exports oder zum Bau einer Exportschnittstelle (für wiederholte Exporte) frühzeitig mit dem Staatsarchiv Kontakt auf.

  4. Ablieferung durchführen

    Der Übermittlungsweg ins Staatsarchiv spielt eine untergeordnete Rolle. Wichtig ist, dass die Integrität der Daten zu jedem Zeitpunkt garantiert ist. In der Regel bietet sich für die Übermittlung der WebTransfer ZH an, mit dem Sie Daten unverschlüsselt abliefern können, ohne den Datenschutz zu verletzen. Alternativ können Sie das Ablieferungspaket auch auf einem Datenträger (DVD, USB-Stick, externe Festplatte) speichern und dem Staatsarchiv übergeben. Weniger geeignet ist (zumindest bei sensiblen Daten) die Übermittlung per E-Mail.

    Um sicherzustellen, dass die abgelieferten Daten bei den Kopiervorgängen unversehrt geblieben sind, müssen Sie die Ablieferungen mit einer Prüfsumme (Typ md5) versehen, die Sie ebenfalls mitliefern.

  5. Nicht archivierte Unterlagen löschen

    Sobald das Staatsarchiv bestätigt hat, dass die Ablieferung vollständig und fehlerlos ist, müssen Sie sämtliche ursprünglich angebotenen Unterlagen im Ursprungssystem löschen. Das gilt für

    Vorteile:

    • angebotene, aber vom Staatsarchiv nicht übernommene Daten, sowie für
    • Kopien der dem Staatsarchiv abgelieferten Daten.

Weiterführende Informationen

Verwenden Sie die Akkordeon-Bedienelemente, um die Sichtbarkeit der jeweiligen Panels (unterhalb der Bedienelemente) umzuschalten.

Kontakt

Staatsarchiv – Abteilung Überlieferungsbildung

Adresse

Winterthurerstrasse 170
8057 Zürich
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