Physische kantonale Unterlagen anbieten

Anleitung

  1. Für wen dieser Service ist

    Diese Service-Seite ist eine Arbeitshilfe für jene Mitarbeitenden kantonaler Organe, die für Aktenangebote an das Staatsarchiv zuständig sind.

    Alle öffentlichen Organe des Kantons müssen ihre Informationen so verwalten, dass nachvollziehbar ist, wie das Organ gehandelt hat, und dass es darüber Rechenschaft ablegen kann. Diese Pflicht zur Nachvollziehbarkeit und Rechenschaftsfähigkeit betrifft die laufenden und abgeschlossenen Geschäfte, für die noch eine Aufbewahrungsfrist gilt.

    Wenn diese Frist abgelaufen ist, muss das öffentliche Organ seine nicht mehr benötigten Unterlagen dem zuständigen Archiv (in der Regel dem Staatsarchiv) zur Bewertung und Übernahme anbieten.

    Die Anbietepflicht gilt für sämtliche Arten von Informationen, unabhängig von ihrer Darstellungsform und ihrem Informationsträger, also beispielsweise für:

    • physische und elektronische Unterlagen
    • audiovisuelle Medien
    • geheime Dokumente
    • Unterlagen mit besonderen Personendaten
    • Karteien und Verzeichnisse
    • Datenbanken
    • Geografische Informationssysteme.

    Die folgenden Anleitungsschritte helfen Ihnen beim Anbieten und Abliefern physischer (meistens Papier) Unterlagen.

  2. Ruhende Ablage überprüfen

    Überprüfen Sie periodisch Ihre Ruhende Ablage auf Unterlagen, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Bieten Sie diese ausgesonderten Unterlagen dem Staatsarchiv an (vgl. nächster Schritt).

    Machen Sie regelmässige, aber nicht zu häufige Angebote (ca. alle drei bis fünf Jahre, nicht häufiger als einmal pro Jahr).

  3. Unterlagen anbieten

    Listen Sie die ausgesonderten Unterlagen auf dem Formular «Aktenangebot» des Staatsarchivs auf oder erstellen Sie eine ähnliche Liste auf der Basis bereits vorhandener elektronischer Metadaten.

    Dabei sind in der Regel nicht einzelne Dossiers aufzuführen, sondern ganze Aktengruppen (z. B. Personalakten) oder Serien von Unterlagen (z. B. Geschäftsleitungsprotokolle). Wichtig sind überdies Angaben zum Zeitraum und zu den Mengen (in Laufmetern und/oder in Einheiten).

    Zu den ausgesonderten Unterlagen gehören auch die entsprechenden Verzeichnisse. Bieten Sie diese dem Staatsarchiv ebenfalls an, wenn immer möglich in elektronischer Form.

  4. Unterlagen bewerten und auswählen

    Aus der Gesamtmenge der angebotenen Unterlagen wählt das Staatsarchiv einen (in der Regel kleinen) Teil zur dauernden Archivierung aus.

    Häufig besichtigen Mitarbeitende des Staatsarchiv die angebotenen Unterlagen vor Ort und beurteilen zusammen mit den Fachleuten des anbietenden Organs die Archivwürdigkeit.

    Der abschliessende Entscheid darüber liegt beim Staatsarchiv, das die Ergebnisse des Bewertungsbesuchs in einer Ablieferungsvereinbarung festhält.

  5. Ablieferung vorbereiten

    Auf der Basis der Ablieferungsvereinbarung verpacken Sie die archivwürdigen Unterlagen für den Transport. Dabei ist darauf zu achten, dass keine Informationen verloren gehen und die verschiedenen Aktengruppen als solche unterscheidbar bleiben. Ebenso müssen bestehende Ordnungen nachvollziehbar bleiben.

    Falls vom Staatsarchiv benötigt, erstellen Sie ein Verzeichnis der abzuliefernden Unterlagen. Dafür können Sie das Formular «Ablieferungsverzeichnis» verwenden.  

  6. Ablieferung durchführen

    Der Transport der Unterlagen ins Staatsarchiv ist Sache der abliefernden Stelle. Bei Bedarf können Sie dafür die Transportorganisation der Baudirektion in Anspruch nehmen (E-Mail: 3000@bd.zh.ch, Telefon: 043 259 30 00). Diese kann Ihnen auch Umzugsschachteln liefern.

    Bitte kündigen Sie die Ablieferung dem Staatsarchiv zwei bis drei Tage im Voraus an. Nach Erhalt der Ablieferung schickt Ihnen das Staatsarchiv eine Bestätigung.

    Staatsarchiv

    Adresse

    Winterthurerstrasse 170
    8057 Zürich
    Route (Google)
  7. Nicht archivierte Unterlagen vernichten

    Sobald das Staatsarchiv bestätigt hat, dass die Ablieferung vollständig und korrekt ist, müssen Sie die bei der Bewertung nicht ausgewählten Unterlagen (und allfällige Doppel oder Kopien der abgelieferten Unterlagen) vernichten.

    Die Kantonale Drucksachen- und Materialzentrale (kdmz, 043 259 99 80) kann Vernichtungsaktionen organisieren oder entsprechende Firmen vermitteln.

    Dabei müssen Sie sicherstellen, dass ein Missbrauch der Unterlagen ausgeschlossen und die Einhaltung des Datenschutzes gewährleistet ist.

Kontakt

Staatsarchiv – Abteilung Überlieferungsbildung

Adresse

Winterthurerstrasse 170
8057 Zürich
Route (Google)