Anbietepflicht

Die Organe der Gemeindeverwaltung und die Gemeindebehörden müssen ihre geschäftsrelevanten Unterlagen nach Ablauf der internen oder gesetzlichen Aufbewahrungsfrist dem Gemeindearchiv zur Übernahme anbieten.

Bewertung

Bewertung ist die Verdichtung der Informationen auf ihren Kerngehalt. Ziel ist es, jenen Teil (Substrat) der Unterlagen zu archivieren, der das kommunale Handeln nachvollziebar macht. Die Bewertung ist eine verantwortungsvolle Aufgabe, da man sie nicht rückgängig machen kann: Was Sie einmal vernichtet oder gelöscht haben, steht nicht mehr zur Verfügung. Die Musteraktenpläne liefern für jede Aktengruppe Bewertungsempfehlungen.

Bewertungskonzepte

Das Staatsarchiv hat verschiedene Bewertungskonzepte für wichtige Unterlagenkategorien erarbeitet. Diese Konzepte erläutern, welche Unterlagen Sie ganz oder teilweise archivieren sollten, und welche Unterlagen Sie nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen vernichten können.

Erschliessung

Erschliessung ist die Aufbereitung der Akten zuhanden der Öffentlichkeit. Das Staatsarchiv hat für die Gemeinden Empfehlungen dazu erarbeitet, wie sie ihre Akten archivisch erschliessen sollten.

Archivplan

Das Staatsarchiv führte bereits 1887 einen Archivplan für Gemeinden ein. Diesen wenden viele Gemeinden bis heute an. Er sieht vor, dass die Bestände nach Unterlagentypen geordnet werden – was nicht mehr zeitgemäss ist.

Ein moderner Archivplan baut auf dem Provenienzprinzip auf. Dies bedeutet, dass die Gemeinden Ihre Unterlagen in ihrem Entstehungszusammenhang und nicht nach Sachthemen oder Unterlagentypen archivieren.

Das Staatsarchiv empfiehlt, bei der Einführung eines neuen Aktenplans (Registraturplans) auch den Archivplan anzupassen.

Benutzung und Umgang mit Einsichtsgesuchen

Im Gemeindearchiv archivierte Unterlagen stehen gemäss Informations- und Datenschutzgesetz und Archivgesetz für die öffentliche Benutzung zur Verfügung. Selbstverständlich gilt dies nur für Informationen, die nicht durch Schutzfristen geschützt sind.

Durch aktive Öffentlichkeitsarbeit können Sie die Präsenz des Gemeindearchivs in der Bevölkerung und dadurch die Benutzung des Archivs fördern.

Benutzungsregeln

Die internen Abläufe bei der Benutzung des Gemeindearchivs müssen Sie klären und in einem Reglement Informationsverwaltung und/oder in einer separaten Benutzungsanleitung regeln. Damit auch verwaltungsexterne Personen archivierte Unterlagen nutzen können, müssen Sie das Archivverzeichnis der Gemeinde öffentlich publizieren und darin auf die Möglichkeit und das Recht auf Benutzung hinweisen (beispielsweise auf der Gemeinde-Homepage).

Informationssicherheit: Zugang zu Ablagen und Archiven

Gemeindeverwaltungen bearbeiten sowohl Personendaten als auch besondere Personendaten. Der Umgang mit diesen sensiblen Daten ist anspruchsvoll. Das vorliegende Konzept enthält Hinweise, wie Sie den Zugriff auf heikle Unterlagen sowohl in der Ablage wie auch im Archiv einfach und sicher regeln können.

Umgang mit Gesuchen zur Einsicht in Unterlagen mit laufenden Schutzfristen

Archivalien, die Personendaten enthalten, sind nach den Vorgaben des Archivgesetzes mit Schutzfristen versehen. Personen können davon ausgehen, dass Sie ihre von Ihnen aufbewahrten Daten gegenüber Dritten vertraulich behandeln.

Als verantwortliche Person in der Gemeinde sind Sie dazu verpflichtet, Akteneinsichtsgesuche in Personendaten durch Dritte den gesetzlichen Vorgaben entsprechend zu bearbeiten.

Beständeerhaltung

Beständeerhaltung meint, dass Archive ihre Unterlagen dauerhaft in einem lesbaren Zustand erhalten oder andernfalls ihre Lesbarkeit wiederherstellen.

Die nachfolgenden Massnahmen dienen der Erhaltung von Unterlagen auf Papier:

1. Verwenden Sie in Druckern und Kopierern alterungsbeständiges Papier gemäss ISO-Norm 9706.
   
2. Entfernen Sie bei der Archivierung alle Plastik- und Metallteile.
3. Verwenden Sie für die Verpackung archivtaugliche (säurefreie) Materialien.
   
4. Schaffen Sie ein konstantes Klima im Archiv und kontrollieren Sie dieses regelmässig (Soll-Werte 16–20°C, 45–55 % relative Luftfeuchtigkeit).
5. Reinigen Sie das Archiv regelmässig und halten Sie es sauber (Entstauben, Absaugen, keine feuchten Reinigungsmassnahmen).
   
6. Lassen Sie beschädigte Archivalien restaurieren.  

Die nachfolgenden Massnahmen dienen der Erhaltung von elektronischen Unterlagen:

1. Legen Sie ihre elektronischen Unterlagen in rechtskonformen und revisionssicheren Geschäftsverwaltungssystemen (GEVER-Systemen, RMS) oder Fachapplikationen ab.
   
2. Wandeln Sie elektronische Unterlagen in archivtaugliche Formate um (PDF/A für Textdateien).
3. Archivieren Sie ihre elektronischen Unterlagen in rechtskonformen elektronischen Archiven und speichern Sie sie auf speziellen Archivservern.
   

Notfallplanung

Als verantwortliche Person in der Gemeinde müssen Sie Ihr Archiv bestmöglich vor Gefahren schützen. Eine durchdachte Notfallplanung und präventive Massnahmen verhindern schlimme Schäden, deren Behebung oftmals viel kostet.

Um ein schnelles und richtiges Vorgehen im Notfall gewährleisten zu können, benötigen Sie in Ihrer Gemeinde einen Notfallplan und eine Liste aktueller Notfalladressen. Plan und Liste sind jährlich zu überprüfen.

Schadensfälle melden Sie bitte dem Staatsarchiv.
 

Schimmel im Archiv

Bei ungünstigen Klimaverhältnissen kann es vorkommen, dass Schimmel einzelne Archivalien oder ganze Archivbestände befällt. Anzeichen eines solchen Befalls sind Verfärbungen, pelziger oder pulvriger Belag oder modriger Geruch.

Schimmel gefährdet die Gesundheit der Mitarbeitenden und schädigt die Unterlagen im Archiv. Deshalb gilt: Nehmen Sie Schimmel im Archiv ernst!

Bei Fragen können Sie sich gerne an unsere Ansprechperson wenden.

Elektronische Archivierung

Auch archivierte elektronische Unterlagen müssen Sie in einer zugriffssicheren Umgebung dauerhaft lesbar halten und einer breiten Öffentlichkeit zugänglich machen. Um dem gesetzlichen Auftrag Folge leisten zu können, benötigen Sie eine Archivinfrastruktur, die den gängigen Normen für die elektronische Archivierung genügt.

Der Kanton Zürich steht vor derselben Herausforderung. Es ist sinnvoll, bei der elektronischen Archivierung Synergien zu nutzen. Das Gemeinschaftsprojekt DigDataZH von Kanton und Gemeinden hat zum Ziel, eine mandantenfähige Infrastruktur für die elektronische Archivierung aufzubauen. Diese kann vom Kanton und interessierten Gemeinden genutzt werden.

Aufsicht über die Gemeindearchive

Das Staatsarchiv übt die fachliche Aufsicht über die Gemeindearchive aus. Politisch unterstehen sie den Bezirksbehörden.

Die Bezirksbehörden verwenden für ihre Visitationen eine Checkliste. Damit lässt sich der Zustand der Informationsverwaltung und Archivierung erheben. Bei Bedarf veranlassen die Bezirksbehörden Massnahmen zur Verbesserung des Zustands.

Die Checkliste kann auch von Gemeinden und Zweckverbänden sowie von Dritten verwendet werden, um die eigene Informationsverwaltung und Archivierung zu überprüfen.

Dienstleistungsangebot Integrierte Informationsverwaltung

Mit Unterstützung des kantonalen Gemeindepräsidentenverbandes (GPV) und des Vereins Zürcher Gemeindeschreiber und Verwaltungsfachleute (VZGV) hat das Staatsarchiv von 2014 bis 2018 mit 10 Pilotgemeinden das Pilotprojekt «Integrierte Informationsverwaltung» durchgeführt. Die Gemeinden liessen den gesamten Lebenszyklus der Informationsverwaltung inklusive Gemeindearchiv durch vom Staatsarchiv angeleitete Gemeindearchivarinnen und Gemeindearchivare betreuen. 

Seit Anfang 2019 ist das Dienstleistungsangebot weiteren Städten und Gemeinden zugänglich. Momentan nehmen 32 Zürcher Gemeinden das Angebot wahr. Ein wichtiger Teil des Angebots ist die Unterstützung der Gemeinden bei der Umstellung auf elektronische Informationsverwaltung und Archivierung.

Gerne informieren wir Sie über das Dienstleistungsangebot.